R A P P O R T. Virksomhedsgrundlag

Transkript

1 R A P P O R T Virksmhedsgrundlag Kncern HR Intern Udvikling g Persnale Juni 2015 Udarbejdet i frlængelse af HR-strategi 2015

2 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 2 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E 1. Grundlag fr Intern Udvikling g Persnale- Kncern HR Organisering af Intern Udvikling g Persnale Mål g funktiner i Intern Udvikling g Persnale Knsulentydelser fra Intern Udvikling g Persnale a. Persnale- g lønadministratin b. Jura g frhandling: c. HR-frhld, arbejdsmiljø, persnaleplitikker m.v....10

3 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 3 1. Grundlag fr Intern Udvikling g Persnale- Kncern HR Ringkøbing-Skjern Kmmune har ca indbyggere g ca medarbejdere i landets gegrafisk største kmmune. Administrativt er vi rganiseret ud fra direktinsmdellen med 3 direktører, 3 stabsmråder samt 6 fagmråder, der er rganiseret i ca. 110 aftaleenheder. Ringkøbing-Skjern Kmmune arbejder ud fra en aftalestyret g decentraliseret rganisatin, hvr ansvaret fr de persnaleplitiske g øknmiske dispsitiner ligger decentralt hs den daglige ledelse ud fra verrdnede fastsatte rammer, aftaler g plitikker. Intern Udvikling g Persnale (IUP) udfører pgaver fr direktinen g fungerer sm knsulenter fr hele rganisatinen, med rganisatins-, ledelses- g medarbejderudvikling. Derudver servicerer vi rganisatinen inden fr HR-udvikling samt persnale- g lønadministratin. IUP s virksmhed har afsæt i Plakaten, hvr Ringkøbing-Skjern Kmmunes missin, visin, værdi- g ledelsesgrundlag fremgår med 3 bærende styringsprincipper: Værdibaseret ledelse, Den lærende rganisatin g Dialgbaseret aftalestyring. Herudver er lvgivningen, rammeaftaler g verenskmster samt lkalt fastsatte rammer g direktinens strategiplan afgørende fr vres virksmhed g ydelser. IUP s virksmhed udgår fra HR-strategien. De knkrete knsulentydelser der leveres til den samlede rganisatin beskrives nærmere i dette tillæg Virksmhedsgrundlag- Kncern HR, Intern Udvikling g Persnale. Under knsulentydelserne fremgår gså de frhld, hvr rganisatinen er pligtig til at inddrage IUP, sm direktinens stab, fr at sikre, at der tages højde fr retsmæssige implikatiner g hensynet til rganisatinens samlede virksmhed.

4 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 4 2. Organisering af Intern Udvikling g Persnale. Intern Udvikling g Persnale hører plitisk under Øknmi- g Erhvervsudvalget, g administrativt refereres til direktinen p.t. ved direktør Anette Ørbæk Andersen. Intern Udvikling g Persnale, Stabschef Karen Marie Jhansen Ledelsesteam KMJ / JH Team Jura g Frhandling Persnalejura, lønaftaler/lønfrhandlinger Krdinering g knsulentfunktiner Ledelse: KMJ Team HR-udvikling Ledelsesakademi, Kmpetenceudvikling MED, Persnaleplitikker, Arbejdsmiljø Innvatin, Prjekter g Prcesser Ledelse: KMJ Team Tværgående Persnaleplitiske analyser, øknmi elever, websystemer, sekretariat, persnaleadm fr adm. g teknisk persnale, ansættelser på særlige vilkår Ledelse: JH Persnale g lønteam: Team Børn g Unge Team Ældre g Handicap Ledelse: JH 3. Mål g funktiner i Intern Udvikling g Persnale Vi yder knsulentbistand til hele rganisatinen indenfr: Persnaleadministratin, ansættelser, løn, rllebaseret indgang g sygefravær Juridisk bistand g frhandling vedr. ansættelses- g afskedigelsesfrhld Frhandlinger m lkal løndannelse g lkale aftaler samt verenskmster Vejledninger g rådgivning inden fr HR persnale g lønfrhld Kmpetence g ledelsesudvikling Tværgående kurser g temadage Innvatin Prfilanalyseværktøjer g caching på lederniveau Uddannelsesmuligheder via ledelsesakademiet MED-rganisatinen Arbejdsmiljø g trivsel Organisatriske frandringsprcesser

5 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 5 4. Knsulentydelser fra Intern Udvikling g Persnale På de følgende sider beskrives nærmere, hvilke ydelser IUP leverer til rganisatinen fra persnaleteams, det tværgående team samt team jura g frhandling g udviklingsteamet. På 4 mråder er der pligt til at inddrage IUP inden ledelsen træffer beslutning: Ansættelse af ledere i ledelsesakademiet Persnalesanktiner Afskedigelser Indgåelse af frhåndsaftaler g lkalaftaler IUP s frnemste pgave er at kvalitetssikre beslutningsgrundlagene, således at beslutningerne sker lvmedhldeligt. Dette frudsætter imidlertid et tæt g velkørende samarbejde mellem lederen g IUP, samt arbejdsgange der er tilrettelagt effektivt g verskueligt fr både ledere g knsulenterne i IUP. Uddannelser g kurser samt øvrige tiltag inden fr HR-mrådet med velfærdsrdninger g persnaleplitikker mm. er tilgængelige på internettet g på intranettet g hldes ajur med de øvrige tiltag, der igangsættes g gennemføres fra IUP. Der er udarbejdet en del vejledninger fra rekrutteringsvejledning til intrduktin, mplacerings-, sygefraværssamtale- g afskedigelsesvejledning, den gde lønfrhandling m.m. Vejledningerne er tilgængelige på intranettet under persnalefanen/persnaleweb, g dels under stabe Intern Udvikling g Persnale. Det frventes, at lederne læser vejledningerne, frinden en sagsbehandling påbegyndes, g knsulenterne kntaktes. I de følgende afsnit fremgår hvilke pgaver g knsulent funktiner der kan frventes hjælp, rådgivning g vejledning til fra teams i IUP 4a) Persnale g lønadministratin 4b) Jura g frhandling 4c) HR- frhld, arbejdsmiljø g persnaleplitikker m.v.

6 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 6 4a. Persnale- g lønadministratin IUP udfører rådgivning g vejledning af ledere i samtlige spørgsmål, der vedrører persnale med udgangspunkt i lvgivningen, rammeaftaler samt ca. 50 frskellige verenskmster. IUP administrerer ansættelsesfrhldene fra ansættelsestidspunktet g til dettes phør. Arbejdspgaverne indebærer administratin af udbetaling af løn til medarbejdere g plitikere. I lønfrhandlinger i frhld til indgåelse af frhåndsaftaler er IUP altid inddraget. Ved individuelle lønfrhandlinger er det vigtigt, at indhente sparring g rådgivning hs IUP i planlægningsfasen g altid frinden en frhandling igangsættes. Team tværgående samt Persnale- g løn team: Persnaleadministratin Kntrl g gdkendelse af decentrale indberetninger i Rllebaseret Indgang Decentral Ansættelse, fr at sikre krrekt persnaleadministratin indenfr: Ansættelse Vedligehld af persnalestamdata Fratrædelse På baggrund af venstående udarbejdes følgende dkumenter i Persnalemappen: Ansættelsesbrev Ændring af timetal Lønaftale, herunder kntakt til den faglig rganisatin i såvel ansættelser sm afskedigelser. Vejledning, Vejledning inden fr: knsulentbistand g udvikling Rammeaftaler indgået mellem KL g Frhandlingsfælleskabet Frtlkning af ansættelsesvilkår Frtlkning af verenskmster Vedtagne revisinsbestemmelser med planlagte knsulentbesøg i aftaleenhederne. Knsulentbistand i frhld til: Persnaleansvarlige g medarbejdere vedrørende ansættelsesvilkår.

7 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 7 Løn-, pensin-, refusing ferieadministratin Ledere m muligheder i lønindplacering efter verenskmster g frhåndsaftaler. Herunder rådgivning eller deltagelse i lønfrhandlinger. Deltagelse i møder fr pkvalificering af decentrale ledere. Anvendelse af Rllebaseret Indgang, til persnalestyring/-øknmi, herunder Løbende Indberetning, Fravær/Nærvær, Decentral Ansættelse g Persnalemappen. Udvikling i frhld til: Effektivisering af digitaliserede arbejdsgange. Herunder nye IT-systemer til datastyring af persnalefrhld samt arbejdsgangsanalyser. Persnaleplitisk redegørelse Sygefraværsscreening Kntrl fr at sikre krrekte stamplysninger på lønmdtager Afregning g udbetaling af løn Afregning til relevante myndigheder sm f.eks. gruppeliv, A-skat/E-indkmst, pensin, feriepenge, ATP Intern kvalitets- g dkumentatinskntrl i henhld til frretningsgangsbeskrivelse Indberetning g udkntering af diverse lønrefusiner sm f.eks. fleksjbrefusin, barsels- g sygedagpenge, kursusrefusin, TR-refusin, skånejbrefusin Lønadministratin af løntilskudsrdninger Krdinering af pligtige jbs i senirjbrdning Kntrl af restferie Udbetaling af feriepenge Centrale puljer Afstemning af mellemregningsknti herunder: Nettløn Refusin Feriepenge Pensin A-skat/AM-bidrag Styring af centrale puljer vedr. persnalefrhld

8 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 8 Styring af velfærdsgder i frm af massagestle, fysiterapi g kirpraktik med infrmatin på hjemmesiden g øknmistyring Infrmatin Vedligehld af persnaleinfrmatin på hjemmeside g Intranet, herunder PersnaleWEB. Infrmatin m vejledning g ydelser fra IUP. Nyhedsbreve ved nye tiltag g ændringer i arbejdsgange eller lvgivning, aftaler g verenskmster. Elev- g praktik Ansættelse g øknmistyring af kntrelever uddannelsesfrløb Møder med plæringsansvarlige g krdinering af uddannelses- g praktikfrløb Kntakt med uddannelsesinstitutiner Styring af elevplitikken g prfessinalisering af plæringsansvarlige Udarbejdelse af infrmatinsmateriale til elever g plæringsansvarlige Infrmatin på hjemmeside til ptentielle ansøgere Praktiksted fr studerende/administratinsbachelrer 4b. Jura g frhandling: Sm ffentlig arbejdsgiver er vi underlagt dels kllektive verenskmster, sm KL indgår med de respektive frhandlingsfrbund g dels de særlige regler, der fremgår af frvaltnings- g ffentlighedslv: Ntatpligt, aktindsigt, partshøring, tavshedspligt m.v. Endelig er der almindelig gældende lv, der vedrører arbejdsmarkedet g sm i stadig større grad er en implementering af EU-direktiver. Da arbejdsgiverrllen således er bundet p på en masse regler g aftaler, er en af persnaleknsulenternes vigtigste pgaver at yde sparring, rådgivning g vejledning, således at alle beslutninger i persnalefrhld lever p til gældende regler alternativet er, at man sm arbejdsgiver vil kunne påføres stre g stadigt stigende gdtgørelseskrav fr manglende pfyldelse af regelsættene. Baggrunden er, at de faglige rganisatiner har en stigende pmærksmhed på, m kmmunerne pfylder alle regler, frmalia, prcedurer mv. Manglende verhldelse af reglerne kan blive øknmiseret i efterfølgende frhandlinger med påstand m gdtgørelse til medarbejderen i frm af et antal måneders ekstra løn (helt p til 12 måneders løn). Det skal i den frbindelse understreges, at gså manglende verhldelse

9 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 9 af regler m frmalia, prcedurer mv. kan medføre krav m gdtgørelse til medarbejderen. Der er retspraksis fr, at frvaltningsretlige mangler, brud på verenskmsterne eller andre fejl i ansættelses-/ afskedigelsessager, udløser en øknmisk gdtgørelse til den medarbejder, det er gået ud ver. På den baggrund har kmmunerne ver tid udviklet en praksis, der betyder, at de kmmunale arbejdsgivere betaler, inden en persnalesag går videre i retssystemet, g inden der falder dm. I Ringkøbing-Skjern kmmune bedriver vi rdentlig persnaleadministratin. Det betyder at vi i de enkelte sager fretager en knkret vurdering g tilrettelægger den efterfølgende prces. Jura g frhandling: Rundbrdssamtaler Juridisk bistand Frhandling g rådgivning Frhåndsaftaler m.v. I persnalesager, hvr sygdmsfrløb trækker ud g hvr der er tvivl m den pågældende kan klare tilbagevenden i jbbet, kan der ydes bistand til en rundbrdssamtale. Det er lederen, der indkalder til en rundbrdssamtale, hvr repræsentanter fra den faglige rganisatin samt evt. andre relevante persner, sm f.eks. sagsbehandleren fra Jbcentret, egen læge m.v. kan deltage. Bistanden ydes altid på baggrund af den dkumentatin den decentrale aftaleenhedsleder har fretaget. På baggrund af den dkumentatin den decentrale aftaleenhedsleder har fretaget ydes rådgivning g vejledning til ledere i rganisatinen ved svære persnalesager, herunder tjenstlige samtaler, afskedigelser, vilkårsændringer mv. Ved persnalemæssige sanktiner g afskedigelsessager har lederne en frpligtelse til at inddrage g høre IUP m prcesfrløbet g den juridiske hldbarhed i den påtænkte afgørelse, g der ydes bistand g deltagelse til lederne i prcessen. Frhåndsaftaler er meget bindende fr en rganisatin, g IUP skal altid medvirke ved indgåelse af frhåndsaftaler i Ringkøbing-Skjern Kmmune. Medvirke ved frhandling g rådgivning m løn- g ansættelsesvilkår. Ved større løn- g rammefrhandlinger i et fagmråde eller ved særlige frhandlinger i aftaleenheder

10 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 10 Vejledninger sm hjælp til frtlkningen af regler g verenskmster Undervisning i ansættelsesret g persnaleadministratin medvirkes ved frhandling g rådgivning. Der ydes endvidere bistand til planlægning g gennemførelse af frhandlinger. Ved uenighed i de decentrale frhandlinger, går sagen videre til lkal frhandling på niveau 2, hvr IUP g persnalerganisatinen medvirker. Eventuelt videre til niveau 3 i KL med IUP sm part. IUP udarbejder vejledninger til ledere i persnalefrhld, eksempelvis vedrørende rekruttering, individuelle lønfrhandlinger, håndtering af sygefravær g afskedigelser. Vejledningerne er tilgængelige på persnaleweb på intranettet g pdateres løbende. I intrduktinsfrløb fr nye ledere samt ved wrkshps undervises i ansættelsesret g persnaleadministratin. 4c. HR-frhld, arbejdsmiljø, persnaleplitikker m.v. HR-Udvikling arbejder særligt ud fra det frmål at sikre rganisatins-, leder- g medarbejderudvikling. HR-udvikling understøtter sikring af arbejdsmiljølven g en velfungerende MED-rganisatin, hvr persnaleplitikker g frandringsprcesser, medvirker til at fasthlde den attraktive arbejdsplads g det gde arbejdsliv. Målet er, at lederne klædes på til, at udføre kmpetent ledelse i en str rganisatin g får den nødvendige lederuddannelse g knsulentbistand til sikring af gde udviklingsprcesser i deres del af rganisatinen samt bistand til styring af arbejdsmiljø g persnaleplitiske frhld. Sm arbejdsgiver vil man kunne påføres stre g stadigt stigende erstatningskrav i frbindelse med arbejdsskadesager, sm vi vil tabe, hvis der kan påvises manglende pfyldelse af arbejdsmiljølvens regler. Derfr skal alle ledere g arbejdsmiljørepræsentanter gennemføre den lvpligtige arbejdsmiljøuddannelse, g den aftalte MED-uddannelse, så vi sikrer et kmpetent arbejde i MED-rganisatinen, hvr såvel arbejdsmiljø sm persnaleplitikker er frankret. Det er dyrt både at ansætte g afskedige persnale. Derfr er det vigtigt at rekrutteringsprcessen i enhver ansættelse udføres grundigt g kmpetent. Lederansættelser er gså særdeles vigtige, hvrfr det ved ansættelser af ledere, der er

11 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 11 mfattet af ledelsesakademiet, er pligtig at inddrage IUP til gennemførelse af prfilanalyse, sm et af elementerne i kvalificering af rekrutteringsprcessen. Desuden bistår IUP med sparring i frbindelse med afklaring af jbindhld g persnprfil fr den pågældende stilling, ligesm IUP kan være behjælpelige med udarbejdelse af jbannnce. Der henvises til rekrutteringsvejledningen på intranettet, der beskriver faserne i en rekruttering. Ledelsesakademiet indehlder frskellige tiltag, der skal understøtte udviklingen af ledelseskmpetencer. Fx lederuddannelser, der fr en str dels vedkmmende gennemføres i partnerskabet UniQ, sm vi er tilsluttet sammen med 6 øvrige midt- g vestjyske kmmuner samt uddannelsesinstitutinerne VIA g HIH/Århus Universitet. HR-Udvikling: Rekruttering Knsulentbistand til ansættelser g intrduktin af ledere Ved rekruttering af ledere i ledelsesakademiet g andre særlige nøglepersner efter knkret vurdering, gennemføres prfilanalyse (Ne-Pi-r) sm knsulentbistand til ansættelsesudvalget. Tilbud m pfølgende 3-parts samtale mellem leder, chef g knsulent i relatin til prfilen Rekruttering g fasthldelsesstrategi Talentudvikling Intrduktin til nye medarbejdere g ledere Der afhldes 2 årlige velkmstfrløb á ½ dag, fr alle nye ledere g medarbejdere med deltagelse af brgmester, direktin, IUP g Kmmunikatin mm. til intrduktin af Ringkøbing-Skjern Kmmune. Der afhldes 2 årlige lederintrduktinsfrløb á 2 dage m centrale ledelsesfrhld. Ledelsesakademi Ledere i ledelsesakademiet (niveau 1, 2 g 3 samt ngle niveau 4) er mfattet af Ringkøbing-Skjern Kmmunes ledelsesakademi, sm indehlder: Cachingbistand 2 årlige lederknferencer Lederuddannelse via UniQ Partnerskab g interne kurser med ledelse sm mdrejningspunkt g fkus på strategisk ledelse

12 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 12 HR-Prjekter med udgangspunkt i Direktinens strategiplan Prcesknsulentbistand Interne kurser g medarbejderudvikling Opsamling af LUS frløb i rganisatinen med indmeldinger m behv fr lederkurser i ledelsesakademiet eller andet 360 graders lederevaluering- Hver 3. år gennemføres en lederevaluering af ledere tilhørende ledelsesakademiet 3-årigt frskningsprjekt med CBS Lederudvikling med Mandag Mrgen 3-årigt Kultur- g Kmpetenceudviklingsprces med VIA Levendegøre Plakaten Retning på innvatinsindsatserne Ledere i Ledelsesakademiet kan rekvirere prcesbistand til værdi-, kultur-, g frandringsprcesser. Desuden ydes prcesbistand til dannelse af lederteam g udbygning af kmpetencer i lederteamet. Den rekvirerende leder deltager altid selv i prcessen. IUP arrangere kurser der har udgangspunkt i Plakaten Desuden afhlder vi kurser, MED-uddannelser g Arbejdsmiljøuddannelser g TR-dage samt aktuelle centralt fastsatte prjekter. MED-rganisatin Grundlag i MED-aftale Styring af MED-rganisatinens struktur Årsfrløb fr punkter til behandling i MEDrganisatinen Sekretær fr HvedMED dagsrdener g referater Sagsbehandling fr HvedMED Frmidling g undersøgelser i rganisatinen m sager i relatin til HvedMED Arrangementer fr MED-udvalgene til udvikling g pkvalificering af MED-rganisatinen g den attraktive arbejdsplads med det gde arbejdsmiljø. Arbejdsmiljø g trivsel Trivselsundersøgelser g psykisk APV hver 3. år i en 3 årlig cyklus Fysisk APV hver 3. år i en 3 årlig cyklus Leder APV hver 3. år i en 3 årlig cyklus Årlig beretning m arbejdsmiljø Sygefraværsstatistikker sm pmærksmhedsdata til nedbringelse af sygefraværet

13 V i r k s m h e d s g r u n d l a g S i d e 13 Supplerende arbejdsmiljøuddannelse fr arbejdsmiljøledere g repræsentanter Opfølgende arbejdsmiljøuddannelse fr nye arbejdsmiljøledere g repræsentanter der har taget arbejdsmiljøuddannelse. Aftale med Nrdisk krisekrps m akut krisebistand Aftale med prfessinel arbejdsmiljørådgiver (AMgruppen) Vedligehldelse af arbejdsmiljøprtalen på intranettet med viden, links g infrmatiner m igangværende arbejde Facilitering af cachnetværk, hvr interne caches frmidles på intranettet til rganisatinens brug. Persnaleplitikker Frestå udarbejdelse g implementering af kmmunens verrdnede persnaleplitikker. Udvikle g frmidle de generelle plitikker, der er tilgængelig på intranet g internet MUS, LUS g GRUS kncepter Lvpligtig ligestillingsredegørelse hvert 2. år der sendes til indenrigsministeriet. Måltal i Øknmiudvalget ift ansatte med anden etnisk baggrund end dansk. IUP kan altid kntaktes via telefn eller mail. På intranettet kan du se hvem vi er, g hvilke funktiner de enkelte teams g medarbejdere har. Intern Udvikling g Persnale maj 2015 Karen Marie Jhansen, Stabschef