Business Process Management

Transkript

1 Business Process Management

2 Indledning Denne folder beskriver kortfattet et digitaliseringsprojekt på CELF (Center for Erhvervsrettede Uddannelser Lolland Falster). Eller rettere et forretningsudviklingsprojekt, for det er grundlæggende dét, der er tale om. Vores erfaringer har været meget positive vi har på én og samme tid reduceret timeforbruget i en række administrative processer og forbedret kvaliteten i deres udførelse. Folderen er udarbejdet for meget kortfattet at præsentere projektet Hvis man har et ønske om at vide mere, så kontakt os for en uformel snak om, hvilke fordele I kan opnå. Henrik Dyrehave Rasmussen Direktør Økonomi og ressourcer Business Process Management (BPM) på CELF CELF er en erhvervsskole med omkring årselever og 400 årsværk. Skolen er, som andre erhvervsskoler, kendetegnet ved, at en lang række administrative opgaver, løses på tværs af flere afdelinger med involvering af mange forskellige medarbejdere. På CELF har vi særlig fokus på at effektivisere og fejlsikre sådanne tværgående opgaver. Skolen har valgt Business Process Management (BPM) som metodisk grundlag. 1

3 BPM er forretning BPM er en processtyringsmetodik, hvori forretningsprocesser styres, designes og løbende forbedres med henblik at øge effektivitet og værdiskabelse. Som oftest er begavet anvendelse af IT en væsentlig del af løsningen. På CELF har vi et klart udgangspunkt i forbindelse med vores anvendelse af BPM: At der skal være tale om en forretningsmæssig tilgang forstået på den måde, at det grundlæggende handler om at løse opgaver mere effektivt på én gang hurtigere, billigere og med højere kvalitet. Dette lyder måske banalt. Men alt for ofte har vi set eksempler på, at digitalisering mere har været et mål i sig selv end et middel til at løse opgaver effektivt. Det er langt fra tilstrækkeligt at sætte nuværende blanketter øvrigt fortsætte nogenlunde uanfægtet i den gamle gænge. strøm og i Mange opgaveløsninger er desuden designet med udgangspunkt i en snæver afdelingsinteresse frem for at være baseret på en analyse af og indsigt i det samlede opgaveflow mellem de forskellige deltagere i løsningsprocessen. Administrative afdelinger er eksempelvis tilbøjelige til at udforme sine forretningsgange ud fra afdelingens egne administrative behov, selvom forretningsgangene berører mange andre afdelinger. Den silotænkning gør vi op med, så der sker reel effektivisering af administrative rutiner. 2

4 Fra silo til proces Vi anlægger i stedet en procesorienteret tilgang, hvor opgaveløsningen designes på tværs af organisationen fra dens start til dens afslutning. Det er vores erfaring at øget fokus organisationens processer frem for på de enkelte siloer giver mulighed for at: Optimere opgaver på tværs af afdelinger kvalitativt og økonomisk Nytænke opgaveløsningen inden for den enkelte afdeling Reducere gennemløbstider Øge mulighederne for samarbejde mellem medarbejdere Skabe fælles forståelse af, hvordan forskellige afdelinger og medarbejdere bidrager med hver deres del af en samlet værdiskabelse for slutbrugeren af ydelsen Vi har udviklet en systematisk tilgang til at analysere tværgående processer og gennem udstrakt grad af brugerinddragelse udvikle nye løsninger. Brugerne 3

5 BPM er begavet digitalisering Som det fremgår, opfatter vi først og fremmest BPM som forretningsudvikling gennem procesoptimering. Men for CELF er BPM også vidtgående digitalisering. Det er det, fordi vi har valgt at tage fat i problemstillinger, som med fordel kan optimeres ved, at der sættes strøm rocessen. Eksempler på løsninger, som allerede er sat i drift, er følgende: Sygemelding Fraværsanmodning Forskud, udlæg og afregninger IT-helpdesk Bygningsdrift helpdesk Fakturarekvisition Kantinebestillinger Brugerrettigheder Rejseafregning Hvor det er relevant, er løsningerne integreret med vores administrative systemer EASY, Navision og SLS, så behovet for, at de samme informationer skal indtastes flere gange i forskellige systemer, elimineres. Men igen: Der er tale om forretningsudvikling: Alle ovenstående digitale løsninger har bidraget til en større kvalitet i opgaveudførelsen og et lavere omkostningsforbrug. På én og samme tid. Kontakt os Direktør Økonomi og ressourcer Henrik Dyrehave Rasmussen hr@celf.dk Projektleder Bue Worm Rothausen bur@celf.dk

6 Teknikken bag Bag ved det hele ligger en motor baseret på standard komponenter og kald til egenudviklede webservices. Fundamentet er en standard Sharepoint 2010 med Infopath Forms Services 2010 installeret på Windows Server 2008 R2. Ovenpå denne platform ligger Nintex Workflow 2010 og styrer alle arbejdsgangene. Serverne er placeret i et VM-Ware ESX miljø, hvilket sikrer skalerbarhed, høj oppetid og nem systemvedligeholdelse. Backup foretages på Point-In- Time, således at systemerne kan retableres til et præcist tidspunkt. Systemet er designet således, at udgifterne til licenser minimeres, da institutionerne deles om de samme licenser. Sammenhænge i systemet 5

7 Produktinfo - Sygemelding Medarbejdere kan selv indrapportere deres sygemelding Medarbejdere kan indrapportere andres sygemeldinger Automatisk opfølgning på sygefravær til HR-funktion og til nærmeste leder Ved raskmelding overføres sygemeldingen automatisk til SLS Påmindelse om raskmelding sendes automatisk til den sygemeldte BPM har helt klart aflastet indtastningsopgaverne, og vi får automatisk påmindelser om f.eks. langtidssygdom Gitte Holst Hansen Lønbehandler

8 Produktinfo - Arrangementsblanket Elektronisk bestilling af arrangementer hos kantinen Godkendelse og kontering hos budgetansvarlige Nem betjening med touchskærm i køkkenet Overføres automatisk til Navision som finanskladde eller faktura Påmindelse om godkendelse sendes automatisk til den budgetansvarlige Vi har fået en god arbejdsgang i køkkenet og så har vi fået bedre styr på afregningerne. Personalet er meget glade for systemet. Søren Steen Pedersen Kantinechef