Dagsorden til generalforsamling

Transkript

1 Dagsorden til generalforsamling Generalforsamling for Haveselskabet Engen afholdes mandag, den 25. februar 2013, kl Generalforsamlingen afholdes i Vejgaardhallen, Vejgaard Torv 3, Aalborg. Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Nedsættelse af stemmeudvalg, 3 personer 3. Bestyrelsens beretning hævelse af beløbet til vandrenovering med kr. 200,00 6. Indkomne forslag a. Forslag fra Per havevandringer b. Forslag fra bestyrelse færdiggørelse af byggeprojekter c. Forslag for Claus - overnatning d. Forslag fra Claus - vurderingsudvalg 7. Valg af kasserer - på valg er Nina Ziegler, som modtager genvalg. 8. Valg af 1 bestyrelsesmedlemmer for 2 år - på valg er Kaare Bech, som modtager genvalg 9. Valg af 1 bestyrelsesmedlemmer for 2 år 10. Valg af 1 bestyrelsesmedlemmer for 1 år 11. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. 12. Valg af 2 revisorer for 1 år 13. Valg af 2 revisorsuppleanter 14. Valg af vurderingsnævn bestående af 3-4 personer 15. Valg af 1-2 suppleant til vurderingsnævn 16. Beretning og regnskab for Aktivitetsudvalget 17. Valg af Aktivitetsudvalg. 18. Eventuelt Eventuelle ændringsforslag til indkomne forslag, skal være formanden i hænde senest 4 dage før generalforsamlingen, sendes til Henny Christensen, Sallingsundvej 9, 1. tv., 9220Aalborg Ø eller på formand@hsengen.dk Hvis der ønskes kaffe, te og brød m.m., skal der foretages tilmelding til dette senest 14. februar. Der er adgang til generalforsamlingen, selvom man ikke er tilmeldt. Tilmelding kan foretages pr. kasserer@hsengen.dk eller på tlf. nr (Nina kun mellem 17 og 20) eller (Kaare).

2 / for 2013 Haveselskabet Engen Den øvrige bestyrelse underskriver erklæringen på bestyrelsesmødet den 10. februar 2013.

3 RESULTATOPGØRELSE Ordinære indtægter Kontingenter (165 haver á kr. 850) , , , ,00 Vandrenovering (170 haver á kr. 400) , , , ,00 Forsikringspræmier , , , ,00 Administrationshonorar Codan Vurdering af haver (25 haver) 6.250, , , ,00 Salg af haver (25 haver) , , , ,00 Salg af opsagte haver 2.500, Salg af drænrør 0,00 Ordinære indtægter i alt , , , ,00 Finansielle indtægter Renteindtægter 2.000, , , ,36 Gebyrer, vandåbning (2 haver á kr. 150) 300,00 450,00 300,00 600,00 Gebyrer, vandlukning (2 haver á kr. 150) 300, ,00 600, ,00 Gebyrer, rykkere 1.000, , , ,00 Gebyrer, havevandring (20 haver á 300,-) 6.000, , , ,00 Gebyrer, fælles arbejdsdag 600,00 Gebyrer, mgl. vedtægtshæfte adresseændring Finansielle indtægter i alt 9.600, , , ,36 Ekstraordinære indtægter Tilskud fra Aalborg Kommune 0 Ekstraordinære indtægter i alt 0 0 INDTÆGTER I ALT , , , ,36

4 RESULTATOPGØRELSE UDGIFTER Kontingenter, leje Jordleje , , , ,00 Kontingenter til Forbundet , , , ,00 Kontingenter, leje i alt , , , ,00 Arrangementer Arrangementer (vandåbning og lukning) 3.000, , , ,65 Generalforsamling , , , ,25 Møder 4.000, , , ,95 Præmiefest og præmier 6.000, , , ,00 Gaver 2.000, , , ,50 Arrangementer i alt , , , ,35 Fællesudgifter Vandafgift , , , ,45 Renovation , , , ,71 Vedligeholdelse, fællesområde , , , ,04 Omkostninger, fællesområde , , , ,50 Elforbrug 8.000, , , ,97 Olie og benzin 1.500,00 874, , ,76 Køb af dræn Udgifter i forbindelse med havesalg 6.000, , , ,75 Fællesudgifter i alt , , , ,18 Forsikringsudgifter Præmieudgift haverne , , , ,25 Ansvarsforsikring, bestyrelse 6.000, , , ,00 Fælleshusforsikring 1.500, , , ,00 Ansvarsforsikring, traktor m. klipper 1.500, , , ,00 Forsikringsudgifter i alt , , , ,25

5 RESULTATOPGØRELSE Administrationsomkostninger Kontorartikler, papir, kuverter mv , , , ,22 Kontorinventar Afskrivning PC'er 3.500, , , ,05 Porto 7.000, , , ,00 Gebyrer til PBS 2.000, , , ,80 Gebyrer differencer 3,01 Gebyrer til bank 1.500, , ,00 735,00 Omkostninger hjemmeside 2.000, , , ,00 Gebyrer til regnskabsprogram 1.500, , ,00 Kørselsgodtgørelse 2.000, , ,00 750,50 Kursusudgifter 1.500, ,00 300,00 Omkostninger, vurderingsudvalg 6.000, , , ,00 Omkostninger, bestyrelse 7.000, , , ,00 Administrationsomkostninger i alt , , , ,58 Vandrenovering Vedligeholdelse vandrenovering , , , ,38 Omkostninger 6.000, , , ,00 Henlæggelse vandrenovering , , , ,00 - Overført fra henlæggelser , , , ,38 Vandrenovering i alt , , , ,00 UDGIFTER I ALT , , , ,36 Årets resultat , , , ,00

6 BALANCE - AKTIVER Tilgodehavender Tilgodehavender medlemmer Tilgodehavender i alt 2.000, , , , , , , ,50 PC'er PC'er købspris/værdi årets start 9.294, , , ,18 Årets afskrivninger , , , ,05 Anlægsaktiver i alt 5.022, , , ,13 Likvide beholdninger Kassebeholdning 2.000,00 0, , ,50 Driftskonto , , , ,33 Udlæg formand -128 Opsparingskonto , , , ,45 Depositum i forbindelse med salg af , , , ,09 haver Likvide beholdninger i alt , , , ,37 Aktiver i alt , , , ,00 Egenkapital BALANCE - PASSIVER Egenkapital, primo , , , ,45 Årets resultat , , , ,00 Egenkapital ultimo , , , ,45 Henlæggelser, vandrenovering Henlæggelse, primo , , , ,07 Årets henlæggelse , , , ,00 - overført fra henlæggelse , , , ,38 Henlæggelser ultimo , , , ,45 Kortfristede gældsforpligtelser Kreditorer medlemmer , , , ,00 Kortfristede gældsforpligtelser i alt , , , ,00 Passiver i alt , , , ,00

7 INVENTAR LISTE Stk Beskrivelse Beløbsangivelse Hvor 3 Mobiltelefoner 150 () Formand, næstformand 4 Computere () 3 bestyrelse og 1 vurdering 2 Kopimaskiner 250 () Formand 2 Printere () Vurderingsudvalg og formand 2 Laminatorer 200 () Formand og kasserer 1 Benzin Hækklipper 500 () Redskabsskur 1 Plænetraktor () Redskabsskur 1 Plæneklipper 500 () Redskabsskur 1 Havefræser () Redskabsskur 1 Buskrydder () Redskabsskur 1 Kompressor m pistol 400 () Redskabsskur 1 Akku boremaskine () Redskabsskur 4 Vandpumper () Redskabskur 6 Affaldscontainere () Ved Redskabsskur 2 Lagercontainere () Ved Redskabsskur 1 Trailer 400 () Ved Redskabsskur Håndværktøj i Redskabsskur 3 Rørtænger 4 Skiftenøgler 2 Nedstrygere 6 Skruetrækkere 1 Topnøglesæt 1 Knibetang 1 Sæt gaffelnøgler 1 Pullygribtang 1 Skævbider 3 File 1 Stålbørste 1 Sæt gevindskærere fra 3/8 til 1 1/4 1 Rørskærer Værdi i alt ca kr. Haveredskaber i Redskabsskur 3 Skovle 2 Spader 3 Grebe 1 Spredebrev 3 Skuffejern 2 Rive 1 Rensebånd 1 Målebånd 1 Høle 4 Stophanenøgler 5 Slanger til vandpumper 2 Trillebører Værdi i alt ca kr. Søm, skruer, rørfittings mm.er ikke talt op (vurderet til en værdi på ca kr.)

8 Indkomne forslag til generalforsamlingen 25. februar Forslag a (Per Hesselberg have 11) Vi forslår at bestyrelsen øjeblikkelig holder op med den nidkære måde at forvalte mandatet til haveeftersyn på. Det virker som om bestyrelsen er ude på at haverne skal være 100 % fri for ukrudt omkring hækken, det er uanset om der har været mulighed for at luge eller ej. Havevandring med den nidkære måde at tolke reglerne på hører ingen steder hjemme. Hvis vejret har været dårligt bør der tages hensyn til dette ved næste havevandring. Bestyrelse skal IKKE have mandat til at fortsætte den strenge linje som beskrevet i Nina Zieglers brev. Derfor opfordres alle til stemme imod den mulighed som Nina forlanger. Vi mener at haveforeningen vil blive et sted for kun havefolk og ikke for os der også gerne vil hygge os.

9 Indlæg fra Per Hesselberg på indrykket den 8. januar 2013.

10 Forslag b Byggeprojekter (fra bestyrelsen) HAVESELSKABET ENGEN Bestyrelsen foreslår, at byggeprojekter skal færdigøres senest 1 år efter byggetilladelsen er givet. Hvis projektet ikke fuldføres inden året er gået, skal der søges ny byggetilladelse. Reglen indføres for at sikre, at byggeprojekterne færdiggøres og projekterne færdiggøres i forhold til de aktuelle regler jævnfør Aalborg Kommunes almindelige bestemmelser for kolonihaver samt bestemmelser lokalt for Haveselskabet Engen. Dette kan betyde, at man kan risikere at skulle lovliggøre i forhold til nye regler og dermed måske fjerne noget af sit hus eller flytte det i forhold til skel. Tilladelser givet inden udgangen af udløber december Forslag c Overnatninger i Engen Generalforsamlingen i 2013 (fra Claus Ziegler have 28) Det pålægges bestyrelsen at ansøge dels kredsen, dels kommunen om følgende: En udvidelse af muligheden for overnatninger i Engen, således at der kan overnattes fra vandåbning til og med vandlukning. Det er kommet til mit kendskab, at dette allerede praktiseres i andre foreninger i Aalborg kommune, og jeg regner derfor med at dette uden de store problemer kan bringes igennem.

11 Forslag d Vurderingsudvalget i Engen Generalforsamlingen i 2013 (fra Claus Ziegler have 28) Forslag angående vurderingsudvalg Generalforsamlingen i 2013 Forslag 1. Ændring af bestående 7 stk. 8, således at der ikke fremover kan opstå tvivl om, at det er generalforsamlingen der bestemmer aflønning af vurderingsudvalg. Teksten bliver herefter som følger (ny tekst med kursiv): 7.8 Foreningens vurderingsudvalg skal forinden enhver haveoverdragelse foretage en vurdering og værdi ansættelse efter de retningslinjer, der er udarbejdet af Kolonihaveforbundet for Danmark, Nordjysk Kreds. Vurdering vil finde sted efter skriftlig henvendelse til foreningen. Forinden skal der til foreningens kasserer være indbetalt et gebyr, hvis størrelse fastsættes på general forsamlingen. Af dette beløb fastsætter generalforsamlingen aflønning af vurderingsudvalg. Restbeløb benyttes til investeringer i nyt udstyr mm til vurderingsudvalg. Forslag 2. Bliver forslag 1 vedtaget, ønskes dette forslag behandlet Vi laver en tilføjelse til 7.8. Dette for at aflaste Engens havelejeres økonomi hvis vi selv i højere grad spare op til det vi bruger af udstyr, skal Engen ikke op med pengene for disse ting. Samtidigt giver det mere gennemsigtighed for Engens beboere, når aflønning mm kan ses i vedtægterne. 7.8a Prisen for vurdering af have skal fremover være kr. 500,00, heraf aflønnes vurderingsudvalget med kr. 125,00 til hver. De restende kr. 125,00 går til administration f.eks. toner og indkøb af nyt udstyr. Forslag 3. For at give køber et større indblik i hvad denne har købt, forslår vi følgende tilføjelse til 7.8: 7.8b KØBER af et hus skal have vurderingsrapporten fra den vurdering der er foretaget udleveret. Forslag 4. Planlægningen af vurderinger overlades til vurderingsudvalget. Dette for at arbejdsgangen kan blive mere smidig. Samtidigt vil dette aflaste bestyrelsen (formanden), der bestemt har rigeligt at se til uden at skulle tage sig af vurderinger. Den der ønsker en vurdering kan så nøjes med at kontakte vurderingsudvalget, og sammen med denne henvendelse foretage en overførsel af betalingen (som beskrevet i 7.8). Vurderingsudvalget behøver heller ikke bekymre sig om betaling den dag vurderingen udføres. Bestyrelsen vil naturligvis få besked når et hus er vurderet, på samme måde som i dag.

12 for Aktivitetsudvalget Den øvrige bestyrelse underskriver erklæringen på bestyrelsesmødet den 10. februar 2013.

13 RESULTATOPGØRELSE OG BALANCE AKTIVITETER 2011 Lotterisalg Indtægter lotteri , ,00 Køb af gevinster 5.731, ,79 Køb af lodder 681, ,00 Resultat lotterisalg 5.951, ,21 Alle arrangementer Varesalg 5.907, ,00 Varekøb 5.080, ,50 Diverse 665,00 608,00 Resultat alle arrangementer 161,55-378,50 Administrationsomkostninger Småanskaffelser/kontorartikler mm 1.434,00 205,00 Møder/afslutning 381,50 466,00 Renteindtægter, bank -24,60-22,93 Administrationsomkostninger i alt 1.790,90 648,07 Vedligeholdelse og anskaffelser legeplads m.m. Vedligehold fællesområde 200,00 Anskaffelser fællesområde 6.359,50 Vedligeholdelse og anskaffelser legeplads m.m. i alt ,50 ÅRETS RESULTAT 4.321,98 481,14 AKTIVER 2011 Beholdninger Lotteri gevinster 2.295, ,75 Lotteri lodder 663,58 130,00 Til diverse arrangementer 823,55 795,00 Beholdninger i alt 3.782, ,75 LIKVIDER Kasse Nr. Sundby Bank, Driftskonto , ,25 I alt likvider , ,25 AKTIVER I ALT , ,00 PASSIVER 2011 Egenkapital Egenkapital primo , ,86 Årets resultat 4.321,98 481,14 Egenkapital ultimo , ,00 PASSIVER I ALT , ,00