Manual til elektronisk timeregistreringsværktøj

Transkript

1 Manual til elektronisk timeregistreringsværktøj Den Europæiske Regionalfond & Den Europæiske Socialfond Denne manual er udarbejdet til det elektroniske værktøj til beregning af strukturfondsprojektets totale lønudgifter, i forbindelse med anvendelse af: Regnskabsskema R2, R3, S2 og S3 Projektmedarbejdere bør gennemlæse vejledningen før registreringen påbegyndes 1

2 Generelt - Kom godt i gang... 3 A: Generelt vedr. indsendelse af regnskab og revisorgodkendelse... 3 B: Hjælp til regnskabsregler og dokumentationskrav... 4 C: Systemforudsætninger... 4 D: Kapacitet:... 4 E: Fanen 'MENU'... 4 Værktøjet trin for trin Indtast bevillingsoplysninger under fanebladet 'STAMDATA' Knappen: Lås periode Opret medarbejdere under fanebladet 'MEDARBEJDERE' Knappen: Opret ny medarbejder Indtast medarbejderoplysningerne Knappen: Opdatér medarbejder : Registrer løn og timer under fanen 'N_REGISTRERING' Indtastning af timer og løn for medarbejdere Timeregistrering (alle): Løn og normtimer ved anvendelse af faktisk løn for måneden Lønberegning for timelønnede Anvendelse af standardsats Beregnede støtteberettigede lønudgifter Finansieringsfordeling Fanen 'N_RAPPORT' til brug for oplysninger til regnskabet Korrektioner til tidligere fremsendt godkendt regnskab Forklaring af rapportindhold 'N_RAPPORT' Periode N (AKTUEL): Periode N (RAPPORTERET): Periode N (KORREKTIONER): Periode N (DIFFERENCE): Afsendelse af rapport med medarbejdertimer og lønudgift Knappen: RAPPORT (TIL REVISOR): Registrering af udgifterne i perioderegnskabet Knappen RAPPORT (ENDELIG): Bilag A: Aktivering af makroindstillinger i forskellige versioner af excel

3 Generelt - Kom godt i gang Erhvervsstyrelsen stiller på et elektronisk værktøj til rådighed for projekterne, som anvendes til beregning af de samlede medarbejderudgifter (løn konti) til brug for regnskabsaflæggelsen. Rigsrevisionen har ved sin revision af strukturfondsprojekter i 2011 konstateret, at anvendelsen af dette beregningsværktøj nedbringer fejlrisikoen i forbindelse med afrapportering til Erhvervsstyrelsen betydeligt. Projekterne anbefales derfor at anvende værktøjet, hvortil Erhvervsstyrelsen yder teknisk support. Anvendelsesområde: Værktøjet hjælper med at beregne strukturfondsprojektets totale lønudgifter, hvad enten de jf. tilsagnsbrevet er baseret på: 1) Standardsats eller 2) dokumentation for de faktisk afholdte og betalte udgifter Værktøjet kan anvendes relateret følgende konti for projekter der anvender et af følgende regnskabsskemaer: R, R3, S2, S3: Selve værktøjet hentes på og gemmes lokalt på server, hvorefter det løbende anvendes igennem hele projektets levetid. Værktøjet bør anvendes ved beregning af den lønandel, der kan indregnes i projektregnskabet for medarbejdere på strukturfondsfinansierede projekter. I værktøjet registreres medarbejdernes timer og løn. Fra værktøjets beregninger og fordeling af lønudgiften for de enkelte medarbejdere på udgifts- og finansieringskonti kan oplysningerne indtastes i projektregnskabet. Værktøjet bør anvendes for alle medarbejdere, som ikke arbejder fuld tid på projektet. Værktøjet kan med fordel anvendes for alle medarbejdere på et projekt, når lønudgifterne er fordelt på flere udgifts- og finansieringskonti i projektregnskabet. I værktøjet er der indeholdt en funktionalitet til brug for udregning af korrektioner, såfremt der bliver behov herfor i forhold til tidligere fremsendte udgiftsberegninger. For at få det bedste udbytte af værktøjet anbefales det at læse manualen igennem, inden du går i gang. Bemærk: Udgangspunktet for brug af dette værktøj er, at projektet kun indtaster støtteberettigede timer, når der foreligger en gyldig og godkendt timeregistrering, lønsedler og timesedler. Ligeledes skal der kun indtastes timer og løn, der er dokumenteret i overensstemmelse med dokumentationskravene. Projektet skal alene anvende de konti, der fremgår af tilsagnsskrivelsen eller jf. senere godkendte budgetændringsanmodninger. A: Generelt vedr. indsendelse af regnskab og revisorgodkendelse Bemærk at anvendte timeregistreringsfiler altid skal indsendes til styrelsen som bilagsdokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelse. Materialet fremsendes som bilag til perioderegnskabet i status Rapport (til revisor). Først når projektets perioderegnskab er revideret af PwC og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten, anbefales det at sætte status til Rapport (endelig) for den pågældende periode. Det elektroniske medarbejdertimeregistreringsskema skal altid indsendes til Styrelsen og indsendes i excelformat. Bemærk: Fra værktøjets rapportfaner N rapport vil det være afsnittet periode N (rapporteret), der danner baggrund for registrering af lønudgifter. Regnskabstallene for lønudgifterne hentes fra Fanen (N) rapport, Periode (N) (Rapporteret): Total efter korrektioner. Fra Total efter korrektioner overføres udgiftsbeløbene pr. udgiftskonto til regnskabets bilagsliste. Udgifternes finansieringsfordeling fremgår ligeledes af Total efter korrektioner. Se vejledning til perioderegnskab. 3

4 Vedrørende den valgte metode indsendelse af samtlige bilag eller ved stikprøve. Ved Indsendelse af samtlige bilag indscannes og fremsendes bilagene til Erhvervsstyrelsen sammen med det øvrige regnskabsmateriale i projektet. Erhvervsstyrelsen videresender materialet til PwC. Ved stikprøve skal de af PwC udvalgte timesedler og lønsedler indscannes og fremsendes til PwC med kopi til Erhvervsstyrelsen. Styrelsen sender materialet videre til PricewaterhouseCoopers. Se endvidere vejledning til fremsendelse af perioderegnskaber. B: Hjælp til regnskabsregler og dokumentationskrav For hjælp vedrørende regnskabsregler og dokumentationskrav henvises til følgende dokumenter: Link: Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 Link: Retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter Link: Vejledning til regnskabsskema C: Systemforudsætninger Bemærk: Værktøjet kan kun anvendes ved korrekt makroindstilling. For at kunne bruge værktøjet skal sikkerhedsniveauet for Excel være sat, så makroer er aktiveret. Årsagen er, at værktøjet anvender makroer. Makroindstillingen er afhængig af, hvilken excelversion der benyttes. Det er derfor vigtigt at indstille makroer korrekt, inden værktøjet kan tages i brug. Se bilag 1 i denne vejledning for aktivering af makroer afhængig af den benyttede excelversion. D: Kapacitet: Der kan indtastes oplysninger for 50 medarbejdere i 8 perioder. Som udgangspunkt anvendes et skema(fil) pr. projekt. Dog kan særlige forhold medføre, at der anvendes flere skemaer. Er der fx behov for at registrere flere medarbejdere og/eller anvende flere perioder downloades en ny fil. Projektet kan også vælge at anvende en fil pr. partner. E: Fanen 'MENU' Anvendes til at navigere mellem de tilgængelige ark ved at klikke på de grå bokse. På hvert enkelt faneblad trykkes på et link benævnt 'GÅ TIL MENU', hvorefter man vil blive sendt tilbage til fanebladet 'MENU'. Brugeren vil også kunne navigere rundt i værktøjet ved at trykke direkte på fanerne nederst i skærmbilledet. Værktøjet trin for trin 1. Indtast bevillingsoplysninger under fanebladet 'STAMDATA' Bemærk: Værktøjet vil kun kunne anvendes, såfremt alle felter er udfyldt, og der efterfølgende er trykket på 'LÅS PERI- ODE'. Oplysningerne til brug for indtastningen hentes fra tilsagnsskrivelsen. For enkelte felter vælges fra relevante lister. Felterne er indbyrdes afhængige, derfor udfyldes de én efter én fra toppen Knappen: Lås periode Når start- og slutdato er angivet, trykkes på knappen 'LÅS PERIODE'. Derved oprettes det antal perioder, der er nødvendige. Løber projektet eksempelvis fra 1. marts 2011 til 31. august 2012, opretter systemet i alt 3 perioder, da projektets varighed er 18 måneder. Perioderne er baseret på de i bekendtgørelsen fastsatte rapporteringsperioder (halvårlig). For hver periode vil der være mulighed for at indtaste timer og løn / standardsats for medarbejdere samt mulighed for at afsende rapport, der opsummerer forbruget. Se mere om rapportering og indtastning i kapitel 5 og 6 i denne manual. Det er muligt efterfølgende at forlænge projektperioden. Bemærk: Det kræver skriftlig tilladelse fra Erhvervsstyrelsen at forlænge projektperioden. 2. Opret medarbejdere under fanebladet 'MEDARBEJDERE' Der kan først registreres timer og satser for medarbejdere, når den enkelte medarbejder er oprettet og opdateret Knappen: Opret ny medarbejder Tryk Opret ny medarbejder for at få adgang til at tilføje en ny medarbejder. Medarbejderen vil automatisk blive nummereret fortløbende. Bemærk at den angivne start- og slutdato har betydning for, om der for en medarbejder kan indtastes timer og løn / standardsats for en given måned. En medarbejder skal som udgangspunkt kun oprettes én gang i systemet. 4

5 BEMÆRK: Det er muligt efterfølgende at ændre medarbejderens start- og slutdato inden for projektperioden samt de øvrige oplysninger om medarbejderen med undtagelse af navnet. Når oplysninger om den enkelte medarbejder er indtastet / ændret, skal der trykkes på knappen Opdatér medarbejder som beskrevet nedenfor Indtast medarbejderoplysningerne Bemærk: Det er nødvendigt at indtaste de forskellige data for medarbejderne. Det er således ikke muligt at benytte copy-paste til eksempelvis at kopiere et oplyst medarbejder CPR-nummer fra en ekstern kilde (mail, word-dokument el.lign.) ind i arket for den pågældende medarbejder. Dog er det muligt at kopiere internt i regnearket (eksempelvis kopiere start- og slutdato for en medarbejder til en eller flere andre medarbejdere). Navn: Medarbejderens fulde navn CPR-nr.: Det fulde CPR nr. med følgende format DDMMÅÅXXXX Startdato: Første dag medarbejderen er aktiv i projektet dd-mm-åååå Slutdato: Sidste dag medarbejderen er aktiv i projektet dd-mm-åååå. (Kan altid ændres, hvis dette bliver nødvendigt). Medtages: Som udgangspunkt skal der stå 'Ja' i dette felt. Ja betyder, at registreringerne for medarbejderen medtages i opgørelsen af de samlede udgifter. 'Nej' skal kun anvendes undtagelsesvist, såfremt man ønsker at slette alle timer og al løn for en medarbejder i projektet. Hvis der er perioder, hvor en given medarbejders timer ikke skal med i projektregnskabet, registreres der ingen timer i timeregistreringen for medarbejderen for den givne periode. Eksempel: Arbejder medarbejderen kun i 1. og 3. måned i en periode, registrerer man en start- og slutdato, der dækker alle tre måneder, men der registreres alene timer i 1. og 3. måned. Normtid er antal af timer medarbejderen skal præstere for at oppebære sin løn for en måned (som udgangspunkt er dette angivet til 134,42 timer pr. måned jf. Retningslinjerne for strukturfondsfinansierede projekter). Bemærk: Normtimetallet er afgørende for korrekt beregning af den faktiske timesats, og værktøjet vil som udgangspunkt foreslå 134,42 timer pr. måned svarende til en fuldtidsansat. I værktøjet er indlagt valideringer, som sikrer, at der ikke medtages mere løn end den bruttoløn, der har dannet baggrund for udbetalingen. Bemærk: Den beregnede løn kan ikke overstige den faktisk udbetalte. Læs mere vedrørende normtid i kapitel 3. Normtimetal for deltidsansatte: Løn og normtid skal matche. Er der tale om deltidsansat medarbejder, og hvor normtiden er mindre end en månedsnorm på 134,42, kan benyttes nedenstående omregningstabel for fastsættelse af normtimetallet. Tabellen tager udgangspunkt i omregningsfaktoren 134,42 / 160,33 = 83,8396 %. Eksempel: For en medarbejder, der har en ansættelsesaftale på 100 timer pr. måned, anvendes normtimetallet 83,84 jf. nedenstående beregningstabel for normtimetal. Beregningstabel for fastsættelse af normtimetal ved deltidsansættelse. Tabellen tager udgangspunkt i om- regningsfaktoren 134,42 / 160,33 = 83,8396 %. månedlig antal Beregnet månedlig antal Beregnet månedlig Beregnet månedlig Beregnet månedlig Beregnet månedlig Beregnet timer normtid timer normtid antal timer normtid antal timer normtid antal timer normtid antal timer normtid 5 4, , , , , ,18 6 5, , , , , ,02 7 5, , , , , ,86 8 6, , , , , ,69 9 7, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,14 160,33 134,42

6 Virksomhed: Navn på den virksomhed medarbejderen er ansat hos. Løntype: Her vælges hvilken type løn, der er tale om. Anvendes der standardsats for den pågældende med- arbejder, registreres der også løntype, relateret om medarbejderens løn (ansættelsesforhold) er fx privat eller statslig. Der kan vælges følgende typer: Privat; Kommunal; Regional, Stat eller Offentlig lignende. Dette valg har betydning for den finansieringssammensætning, der er i projektet, når der skal aflægges perioderegn- skab. CVR-nr.: CVR-nummer for den virksomhed medarbejderen er ansat i. SMV: Angivelse af om virksomheden kan kategoriseres under kategorien Små og Mellemstore Virksomheder. For definition af SMV henvises til bilag I i forordning 800/ Knappen: Opdatér medarbejder : Efter tilføjelse af ny medarbejder trykkes på denne knap. Den tilføjede deltager vil herefter være tilgængelig for registrering. 3. Registrer løn og timer under fanen 'N_REGISTRERING' Timer registreres pr. måned pr. medarbejder på baggrund af det fysiske time- og aktivitetsgrundlag. I hver enkelt periode vil der være op til 6 måneder tilgængelig afhængig af start- og slutdatoen for projektet. Indtast alene timer, der følger den kontoplan, projektet har fået tilsagn på. Bemærk: I den enkelte måned vil kun de medarbejdere, der er aktive, være tilgængelige. Om, en medarbejder er aktiv eller ej i en måned, afhænger af medarbejderens start- og slutdato i projektet jf. indtastningerne under stamdata. 3.1 Indtastning af timer og løn for medarbejdere For den enkelte medarbejder vil stamoplysninger fra fanebladet 'MEDARBEJDERE' være vist. Afhængigt af projekttilsagnet indtastes medarbejderens bruttoløn for måneden eller anvendt standardtimesats. Nedenfor er de enkelte ind- tastningsfelter forklaret, ligesom de beregninger, der automatisk bliver foretaget på baggrund af de indtastede oplysninger, er forklaret. Generelt skal der indtastes jf. tilsagnet. Den valgte opgørelsesmetode for den enkelte medarbejder skal anvendes for hele projektperioden Timeregistrering (alle): Indtast den enkelte medarbejders anvendte timetal Konto: For hver enkelt konto kan der indtastes afholdte og dokumenterede timer. Dette gøres for den enkelte medarbejder på baggrund af den fysiske timeregistrering, som altid føres for personer, der ikke arbejder fuld tid på projektet. Dette gælder uanset, om der anvendes en standardsats eller faktisk afholdte og betalte udgifter. Der kan alene anvendes de konti, der er givet tilsagn på. Bemærk at der ikke må tastes i de skraverede felter. Bemærk: Normtimetallet er afgørende for korrekt beregning af timesatsen. Værktøjet vil som udgangspunkt foreslå 134,42. I værktøjet er indlagt valideringer som sikrer, at der at der ikke medtages mere løn end den faktiske udbetalte bruttoydelse, der har dannet baggrund for udbetalingen. I værktøjet er der ligeledes en validering som sikrer, at der ikke medtages timer ud over normtimetallet. Dette har betydning både for projekter der anvender faktisk løn og for projekter der anvender standardsats jf. nedenfor. Der henvises til dokumentet: Retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter Løn og normtimer ved anvendelse af faktisk løn for måneden Særligt for projekter der jf. tilsagn anvender faktisk afholdte udgifter og dokumentation Løn og normtid for måneden anvendes ved beregning af timesatsen for den enkelte medarbejder. Der kan aldrig medtages mere løn end den bruttoydelse, der har dannet baggrund for udbetalingen til medarbejderen. Der kan kun medtages løn / underhold, der svarer til den af arbejdsgiveren faktisk betalte. Bemærk at ved anvendelse af bruttoløn og normtime- tal er der i værktøjet indlagt en validering som sikre, at den beregnede løn ikke overstiger den faktisk udbetalte løn. Se beskrivelsen af hvert enkelt felt nedenfor. Indtast bruttoløn for måneden Her indtastes den dokumenterede månedsløn for medarbejderen Bemærk at der jf. dokumentet Retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter skal foreligge udbetalingsdokumentation, der dækker de perioder, hvor lønudgifter medtages i projektregnskabet. For definition af, hvad der anses for udbetalingsdokumentation, og for definition af, hvad der kan indregnes som lønudgift (bruttoløn), henvises til dokumentet Retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter. 6

7 BRUTTOLØN FOR MÅNEDEN NORMTIMER NY ANVENDT BEREGNET TIMESATS STANDARD TIMESATS ADM. LØN STD. SATS ADM. LØN FAKTISK PROJEKT LØN STD. SATS PROJEKT LØN FAKTISK Beregning af normtid ved en ansættelsesaftale og med arbejdstid på mindre end 37 timer ugentligt Normtimer (Standard): Vil som udgangspunkt blive anvendt til beregning af timesats. Værdi hentes fra stamoplysninger indtastet under fanebladet MEDARBEJDERE. Normtimer (Ny): Der indtastes et nyt normtimetal, såfremt det ønskes, at systemet skal anvende et andet normtimetal end det, der er angivet som standard. Det kan eksempelvis være i situationer, hvor en medarbejder er blevet reduceret i løn pga. ferie afholdt for egen regning. For deltidsansatte med en mindre månedsnorm end 134,42 kan anvendes ovenstående normtimeberegningstabel. Jf. tabellen svarer deltiden 100 timer månedlig til en beregnet normtid på 83,83, som herefter indsættes i Normtimer (NY). (Til beregning er følgende formel anvendt: 134,42 / 160,33 = 83,8396 %). Normtimer anvendt: Viser altid det antal normtimer, som systemet anvender til beregning af timesatsen. Som udgangspunkt vil det være værdien fra feltet NORMTIMER, som er angivet her. Såfremt der er indtastet en værdi i feltet NY, vil dette normtimetal i stedet blive vist. Beregnet timesats:. Heraf kan aflæses den timesats, systemet beregner på baggrund af indtastet bruttoløn og normtimetal Lønberegning for timelønnede Indgår timelønnedes lønudgifter, skal månedslønnen udregnes ved at indsætte det antal timer, der ifølge lønsedlen er udbetalt løn for og den udbetalte bruttoløn ifølge lønseddel. Den beregnede timesats i filen skal svare til den faktiske udbetalte timesats. Timesats X antallet af timer i måneden indtastes som bruttoløn i måneden. Herefter indtastes normtimetallet, som det antal timer, der arbejdes i måneden. Ved timelønnede udgør normtimetallet 160,33. Den udbetalte løn kan tillægges et beløb svarende til den feriegodtgørelse, som arbejdsgiveren kan dokumentere at have betalt (almindeligvis 12½ %) Anvendelse af standardsats Særligt for projekter der jf. tilsagn anvender standardsats Indtast standardtimesats: Der indtastes den anvendte standardtimesats. Bemærk reglerne vedrørende brug af standardsats som er højeste dagpengesats. Se herom i Retningslinjerne for strukturfondsfinansierede projekter. Indtast medarbejdertimerne Eventuel ændring af normtid til faktisk anvendte timer på projektet. Normtimer (Standard): Vil som udgangspunkt vise det maksimale antal timer der medtages. Værdi hentes fra stamoplysninger indtastet under fanebladet MEDARBEJDERE Normtimer (Ny): Der indtastes et nyt normtimetal, såfremt det ønskes, at medtage flere timer på standardsats end standardforslaget på normtid 134,42. Det kan eksempelvis være i situationer, hvor en medarbejder har arbejdet flere timer på projektet end standardforslaget på 134,42. I nedenstående eksempel har 2 medarbejdere arbejdet hhv. 147 og 150 timer på projektet. Da projektet ønsker at medtage timer på standardsats ud over 134,42 indtastes det faktiske timetal i Normtimer (NY). 7

8 3.6. Beregnede støtteberettigede lønudgifter Lønberegning: Viser beregningen af lønandel til indregning som støtteberettiget lønudgift på baggrund af timeforbrug pr. konto og enten anvendt standardtimesats eller angivet bruttoløn for faktiske afholdte lønudgifter samt angivelse af normtimer Finansieringsfordeling På baggrund af den valgte løntype i medarbejderregistret samt indtastede time- og lønoplysninger angiver systemet en fordeling af de støtteberettigede lønudgifter på finansieringskilder. 4. Fanen 'N_RAPPORT' til brug for oplysninger til regnskabet Der skal jf. bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 indsendes perioderegnskaber pr. ultimo februar og pr. ultimo august hvert år i projektets levetid. For hver enkelt 6 måneders periode er der i værktøjet oprettet en rapport baseret på start- og slutdato for projektet. Kun det relevante antal rapporter er tilgængelige. I rapporterne er timer og løn for perioden opsummeret øverst. Tallene er baseret på de indtastninger, projektet har foretaget i fanebladene N_REGISTRERING. VIGTIGT: Rapporten skal fremsendes som bilag til perioderegnskabet i status Rapport (til revisor). Først når projektets perioderegnskab er revideret af PwC, og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten, anbefales det at sætte status til endelig. Ved status endelig vil der være overensstemmelse mellem regnskabet, udgiftsposten og finansieringsoplysningerne. Det vil efterfølgende være muligt at anvende værktøjet i forbindelse med korrektioner i efterfølgende perioder i forhold til tidligere fremsendte regnskab (se nedenfor). Såfremt der er ændringer til tidligere rapporterede timer og underhold for medarbejdere, vil værktøjet automatisk sørge for, at disse ændringer bliver fremsendt via en efterfølgende periodes rapport. Dette kan illustreres med følgende eksempel Korrektioner til tidligere fremsendt godkendt regnskab Bemærk: At korrektioner ikke skal gøres i den fil, der ligger i foldere rapportering, men i den oprindelige fil. Eksempel: Korrektioner i forhold til tidligere fremsendt regnskab. Et projekt indtaster timer og løn i løbet af det første halvår (periode 1). Ved periodens afslutning indsendes RAPPORT (TIL REVISOR) for dette halvår, og udgifterne medtages i det første perioderegnskab for projektet. Projektet modtager et udbetalingsbrev fra Erhvervsstyrelsen og sikrer sig, at der er overensstemmelse mellem oplysningerne i 1. periode og regnskabet jf. udbetalingsbrevet eller budgetopfølgningsbrevet. Herefter trykker projektet på RAP- PORT (ENDELIG) (se nedenfor). I den efterfølgende periode 2 bliver projektet opmærksom på, at man har glemt at indrapportere timer for en medarbejder, og man ønsker efterfølgende at korrigere denne fejl. Projektet registrerer derfor timer og underhold på normal vis i de måneder, hvor timerne oprindeligt blev forbrugt af medarbejderen, altså i fanebladet 1_REGISTRERING' (i periode 1). Da der allerede er afsendt en endelig rapport for 1. periode, kan der ikke ændres i de afrapporterede tal for denne periode. Værktøjet beregner derfor en korrektion til 1. periode. Denne korrektion kan være enten negativ eller positiv afhængig af, hvilke ændringer der foretages vedrørende de enkelte medarbejders timeforbrug og løn / standardsats. I dette eksempel vil korrektionen være positiv, da der er tale om en forøgelse af lønudgifterne i projektets 1. periode. Når projektet er klar til at indsende rapport for andet halvår (periode 2), vil værktøjet automatisk opgøre korrektionerne vedrørende periode 1 og særskilt vise disse korrektioner i rapporten for 2. periode Forklaring af rapportindhold 'N_RAPPORT' Hver enkelt rapport indeholder data for 6 måneder. De støtteberettigede udgifter er summeret pr. måned for de relevante konti. Endvidere vises finansieringsfordelingen af udgiften pr. måned Periode N (AKTUEL): Viser de til enhver tid indtastede timer for medarbejderen pr. måned samt den beregnede udgift og finansieringsfordelingen heraf Periode N (RAPPORTERET): Er som udgangspunkt ikke udfyldt med værdier. Når perioderegnskab indsendes, vil de aktuelle værdier blive indsat her og vil efterfølgende ikke kunne ændres. I periode 2 og frem vil man ligeledes kunne se, hvad der er rapporteret sammen med den aktuelle periode vedrørende tidligere indsendte perioder. (Denne del af rapporten danner baggrund for registrering af udgifterne i perioderegnskabet (se afsnit 5.3 nedenfor) Periode N (KORREKTIONER): Viser korrektioner foretaget i senere rapporteringer vedrørende den aktuelle periode Periode N (DIFFERENCE): Viser den til enhver tid værende difference mellem tidligere rapporteret og det aktuelle for perioden. Når rapportering har fundet sted, vil alle værdierne være lig 0. 8

9 4.3. Afsendelse af rapport med medarbejdertimer og lønudgift Bemærk at anvendte timeregistreringsfiler altid skal indsendes til styrelsen som bilagsdokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelse. VIGTIGT: Ved indsendelse af rapport med regnskabet anvendes RAPPORT (TIL REVISOR) Lås først rapporten endeligt, når regnskabet er godkendt af revisor, og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten. Oplysningerne hentes fra udbetalings- og budgetopfølgningsbrevet vedrørende sidste periode. For hver enkelt periode (hver 6. måned) skal der, som en del af perioderegnskabet, fremsendes en rapport, der indeholder timer og lønudgift for perioden. På tilsvarende vis skal der efter projektafslutning indsendes en lignende rapport i forbindelse med det endelige projektregnskab. Når projektet afrapporterer sit perioderegnskab, sker dette ved pr. mail til Erhvervsstyrelsen at fremsende perioderegnskabet med tilhørende dokumentation, herunder en zip-fil indeholdende en kopi af nærværende excel-fil i status RAPPORT (TIL REVISOR). Til dette formål anvendes knapperne øverst på periodens rapport. Bemærk at værktøjet selv laver versionsstyret zip-fil og backup. De to knapper, der er tilgængelige på siden, er beskrevet nedenfor. 4.4 Knappen: RAPPORT (TIL REVISOR): Når knappen 'RAPPORT (TIL REVISOR)' anvendes, vil systemet lave en zip-fil af Excel-filen og gemme denne i en mappe benævnt 'RAPPORTERING'. Mappen 'RAPPORTERING' er placeret i samme mappe, som dette værktøj er placeret i. Den genererede zip-fil vil have formatet: "[Journalnummer] - TIL REVISOR MEDARBEJDERFIL FOR PERIODE [rapportperiode] - rapport nr. [fortløbende nummer]". Filen vedhæftes perioderegnskabet, som skal sendes til Erhvervsstyrelsen, der videresender til PwC. Vigtigt: Det er vigtigt, at rapporten inden indsendelse gennemgås nøje i forhold til underliggende bilag og dokumentation for at sikre, at alle oplysninger er medtaget og er korrekte og for at sikre, at kun korrekt dokumenterede og godkendte udgifter er medtaget i perioderegnskabet. Såfremt projektet er i tvivl om forhold, anbefales det at kontakte PwC for rådgivning herom på strukturfond@pwc.dk eller Ligeledes er det vigtigt, at det er rapport-formen (TIL REVISOR), der fremsendes til Erhvervsstyrelsen, således at eventuelle rettelser, som PwC påpeger i deres revision, eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetalingen eller budgetopfølgning, er indarbejdet, inden rapporten sættes i status. Rapport (endelig). Såfremt der efterfølgende skal foretages rettelser vedrørende perioden, gøres dette i værktøjet. Se vedrørende korrektioner til tidligere godkendt regnskab. 4.5 Registrering af udgifterne i perioderegnskabet Periode N (Rapporteret) På baggrund af den udarbejdede RAPPORT (TIL REVISOR) fra værktøjet skal der i perioderegnskabet foretages registreringer af lønudgiften i regnskabet. Når der foretages registreringer i perioderegnskabet, vil det være afsnittet 'Periode N (RAPPORTERET)'. Total efter korrektioner Fra Total efter korrektioner overføres udgiftsbeløbene pr udgiftskonto til regnskabets bilagsliste. Udgifternes finansieringsfordeling fremgår ligeledes af Total efter korrektioner. Se vejledning til perioderegnskab. VIGTIGT: Såfremt der i en periode registreres korrektioner vedrørende tidligere perioder, skal dette tydeligt angives i tekstfeltet, der knytter sig til statusrapporteringen. Det elektroniske medarbejdertimeregistreringsskema skal indsendes til Styrelsen i excelformat, selv om stikprøvekontrol i øvrigt benyttes. I de tilfælde, hvor Rapport (TIL REVISOR) indgår i projektregnskabets bilagsliste som fil med henvisning til flere partnere og flere CVR-numre, som har afholdt udgiften, kan anføres dummyen i partner CVR i regnskabets bilagsliste. Den partner, der har afholdt udgiften for den enkelte medarbejder, vil fremgå af filen. Såfremt Rapport (TIL REVISOR) indgår på en sådan måde, at der for hver partner anvendes en rapport, opføres hver fil som med cvr.nr. for den partner, der har afholdt udgiften i regnskabets bilagsliste. 9

10 Perioderegnskabet samt vejledning til perioderegnskabet kan downloades fra: Knappen RAPPORT (ENDELIG): Når projektets perioderegnskab er revideret af PwC, og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten, skal rapporten gøres endelig. Dvs. når udgifterne svarer til udgifterne i udbetalingsbrevet fra ERST. Dette gøres ved at trykke på knappen 'RAPPORT (EN- DELIG)'. Værktøjet vil herefter generere en zip-fil med kopi af excelfilen samt gemme en backup i mappen benævnt BACKUP. Mappen 'BACKUP' vil være placeret i samme mappe som dette værktøj, og værktøjet giver et klart overblik over udgifter og finansiering i overensstemmelse med periodens endelige regnskab. Værktøjet er klart til næste periodes indrapportering. For regnskaber, der ikke er modtaget udbetaling på, sættes perioden til RAPPORT (ENDELIG), når der er modtaget brev fra ERST. Der kan først genereres rapport til revisor i den efterfølgende periode, når forudgående periodes RAPPORT (ENDELIG) er genereret, men der kan tastes timer og løn ind. Bemærk: At indarbejdelse af de ændringer som revisor eller ERST har påpeget i forbindelse med udbetalingsbrev eller budgetopfølgning skal foretages i den oprindelige fil og ikke i den fil, der ligger i folderen rapportering. Med denne indarbejdelse af ændringer som forudsætning for at sætte rapporten i status endelig vil der være overensstemmelse mellem det akkumulerede perioderegnskab og perioden. Den genererede zip-fil vil have formatet: "[Journalnummer] - ENDELIG DELTAGER FOR PERIODE [rapportperiode] - rapport nr. [fortløbende nummer]". For regnskaber, der ikke er modtaget udbetaling på, sættes perioden til RAPPORT (ENDELIG), når der er modtaget brev fra ERST. VIGTIGT: Når knappen 'RAPPORT(ENDELIG)' er aktiveret, vil der ikke kunne rapporteres igen for perioden. Knapperne på siden vil derfor være deaktiverede. Såfremt der i efterfølgende regnskabsperioder må foretages ændringer i en rapporteret periode, vil disse korrektioner blive rapporteret særskilt i en senere rapport og skal indarbejdes i det efterfølgende perioderegnskab. VIGTIGT: Den backup, der er aktiveret i mappen BACKUP, må ikke slettes eller flyttes, da denne er en del af det kontrol- og transaktionsspor, projektet er forpligtet til at dokumentere. 10

11 Bilag A: Aktivering af makroindstillinger i forskellige versioner af excel Systemforudsætninger Makroer: For at kunne bruge værktøjet skal sikkerhedsniveauet for Excel være sat, så makroer er aktiveret. Årsagen er, at værktøjet anvender makroer. Makroindstillingen er afhængig af, hvilken excelversion der benyttes. Se bilag 1 i denne vejledning for aktivering af makroer. Excel version: Sådan aktiveres makroer i Excel 2003: 1) Tryk på Funktioner / Tools i menulinjen 2) Vælg Makro / Macro i menuen og herefter Sikkerhed /Security i undermenuen 3) Vælg fanen Sikkerhedsniveau / Security level 4) Vælg herefter det ønskede niveau for makrosikkerhed i dit Excel (skal være enten medium eller lav) 5) Luk herefter Excel ned og åbn værktøjet på ny Sådan aktiveres makroer i Excel 2007: 1) Tryk på Office-knappen øverst til venstre i Excel 2) Vælg Excel-indstillinger / Excel options 3) Vælg Sikkerhedscenter / Trust Center i menuen til venstre 4) Tryk på knappen Indstillinger for Sikkerhedscenter / Trust Center settings 5) Vælg Indstillinger for makro / Macro settings i menuen til venstre 6) Vælg herefter det ønskede niveau for makrosikkerhed i dit Excel (makroer skal være aktiverede) 7) Når sikkerhedsniveauet er sat, trykkes på Ok 8) Luk herefter Excel ned og åbn værktøjet på ny Sådan aktiveres makroer i Excel 2010: 1) Tryk på Filer / file knappen (markeret med grønt) øverst til venstre i Excel 2) Vælg Indstillinger / options i menuen 3) Vælg Sikkerhedscenter / Trust Center i menuen til venstre 4) Tryk på knappen Indstillinger for Sikkerhedscenter / Trust Center settings 5) Vælg Indstillinger for makro / Macro settings i menuen til venstre 6) Vælg herefter det ønskede niveau for makrosikkerhed i dit Excel (makroer skal være aktiverede) 7) Når sikkerhedsniveauet er sat, trykkes på Ok 8) Luk herefter Excel ned og åbn værktøjet på ny VIGTIGT: Følg dette link og få en udvidet beskrivelse af sikkerhedsindstillingerne i Excel samt en beskrivelse af, hvordan der sikres det højst mulige sikkerhedsniveau i Excel. Link: Sikkerhedsindstillinger 11