Referat Fra møde i OmrådeUdvalg for Social, Sundheds og Kultur området

Transkript

1 Referat Fra møde i OmrådeUdvalg for Social, Sundheds og Kultur området Dato: 28. august 2014 kl Mødested: Odder Rådhus, møderum 1 Mødelokalet er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Anne Juul Sørensen, Lars Adamsen, Anne Stenbæk, Steen Hattesen Medarbejderrepræsentanter: Rita Ernstsen (næstformand), Viki Kjær Madsen, Camilla Storm Jensen, Hanne Vestergaard Sørensen, Helle K. Nielsen Arbejdsmiljørepræsentanter: Lotte Sørensen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Jette Rud knudsen, Jonas Sørensen, Anette Kaas Van Gucht, Berit Hermansen Dagsorden: 1. Godkendelse af referater fra den 20. marts og 19. juni Begge referater godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Status på arbejdsmiljø - til information om drøftelse Der har været gennemført både interne og ekstern audit i foråret. Følgende institutioner/arbejdspladser er besøgt af Bureau Veritas i juni: a. Fabos/Krogen b. Hjemmeplejen, nattevagter c. Bronzealdervej Der blev givet 3 afvigelser på Krogen, og ingen afvigelser i Hjemmeplejen og på Bronzealdervej Dokumentnr.: side 1

2 Følgende institutioner har haft besøg af intern auditor fra HR (Ulla Salling eller Mette Hornbæk): Tandplejen Ældreservice administration Fabos Krogen Fabos Aktivitetscenter Stenslundcentret Der er givet 2 afvigelser hos hhv. Krogen og Ældreservice Administration, 1 afvigelse hos Fabos AC og på Stenslundcentret og ingen afvigelser hos Tandplejen Arbejdstilsynet har været på besøg på Fabos som opfølgning på en ulykken (som ligger ca. et år tilbage). Der er møde på Fabos med Arbejdstilsynet den 29. august. HR har modtaget halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning. Den viser at vi i første halvår har haft 36 sager hos Falck, hvoraf de 21 vedrører arbejdsrelaterede forhold. I abonnementet indgår 41 sager på årsbasis, hvorefter vi betaler pr. sag. Af de 21 arbejdsrelaterede sager handler 15 om voldsomme hændelse eller stress/udbrændthed. I 2013 havde vi i alt 74 sager hos Falck, og 2014 forventes at ligge på samme niveau. Den økonomiske ramme i abonnementet dækker således kun godt halvdelen af sagerne. HR vil i løbet af efteråret kontakte Falck med henblik på om vi kan komme baggrunden for sagerne nærmere og iværksætte forebyggende tiltag. Bilag: Halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning, doknr Der blev spurgt til om, det er den enkelte institution, der betaler, når vores abonnement er opbrugt. Der udskrives en samlet regning til Odder Kommune og udgiften fordeles solidarisk på alle institutioner. Der blev givet udtryk for ønske om at sager udenfor abonnenment skal indgå i enten arbejdsrelateret eller privat, så man kan se hvad de reelt omhandler. Det blev i øvrigt drøftet om sager udenfor abonnement alene er ekstrabevillinger til allerede oprettede sager der ønskes nærmere viden i forhold til ekstrabevillinger (er det på sager der er i gang) Interessant at få nærmere indsigt i hvad stress og vold/trusler. 4. Status på budgetforhandlingerne for 2015 til information og drøftelse Lederne orienterede om, at direktionen indstiller, at man tager besparelsen i 2015 ved at man ikke fremskriver budgettet og i øvrigt på indkøbsaftaler. Der var lidt usikkerhed om, hvorvidt besparelsen skal findes ved begge dele eller den ene af delene. Der er ikke hos ledelsen en forventning om at området skal finde forslag til besparelser til 2015, men at man kan finde dem af overstående. Dokumentnr.: side 2

3 På psykiatriområdet er der en særlig udfordring i at man har et overforbrug, som giver anledning til at der opleves en besparelse på området, for at hente underskudet ind. 5. Kompetenceudvikling for arbejdsmiljøgrupperne opfølgning til beslutning Arbejdsmiljørepræsentanterne og Ulla orienterer om de forslag der er kommet fra de forskellige arbejdsmiljøgrupper til emner for kompetenceudvikling om arbejdsmiljø, og udvalget træffer på den baggrund beslutning om, hvad der skal fokuseres på. Udvalget drøftede at noget af det der er svært, er når arbejdsmiljøet bliver til en potentiel konflikt i forhold til dialogen med borgeren (f.eks. kan det opleves svært at skulle stille krav til borgeren om, hvordan hjemmet skal indrettes). Der kan også opstå konflikter mellem kolleger hvis man ikke er enige om hvordan man gør hos borgeren eller hvis kolleger ikke efterlever de aftaler, man har lavet i fællesskab. En anden konflikt er at arbejdsmiljøloven og ex. serviceloven nogle gange er i strid med hinanden. Det er rigtigt svært at håndtere den konflikt og der er også udfordringer i at håndtere det som arbejdsmiljøgruppe. Der var et forslag fra visitationen i forhold mere viden om kommunikation med nye borgere med anden etnisk baggrund muligvis kan vi gøre brug af viden hos kollegerne i integrationsteamet. Der var også et forslag fra Tandplejen om erfaringsudveksling omkring, hvad virker som personalegoder på arbejdspladsen. Udvalget drøftede at man måske både kan lave erfaringsudveksling og få oplæg udefra fra videnspersoner om, hvad der virker. Udvalget prioriterede at der i første omgang arbejdes videre med en dag med fokus på den vanskelige kommunikation i forhold til det ovenfor nævnte. Ulla orienterede om, at Mette Hornbæk i HR i øjeblikket også er ved at undersøge mulighederne for at udbyde et kursus for alle med borgerkontakt i kommunikationen med borgeren. 6. Opfølgning fra Hovedudvalgsmødet den 18. august. Følgende punkter kan have særlig interesse for områdeudvalgene: a. Information om beskæftigelsesreform, seniorjobs og nyttejobs Ole Stounbjerg orienterede om, at vi p.t. har 7 personer i seniorjob på forskellige arbejdspladser i kommunen. Vi har p.t. 5 personer i nyttejob på Højmarken og 8 i nyttejob andre steder i kommunen. I forhold til forventninger til den nye beskæftigelsesreform orienterede Ole om, at Dokumentnr.: side 3

4 tilskuddet til personer i løntilskud nedsættes, hvilket betyder, at institutioner enten selv skal dække en del af udgiften, eller det er indregnet i budgettet hos Jobcentret. Derudover forkortes perioden for løntilskud og der indføres en karensperiode. Endelig afskaffes den kvote kommunen hidtil har haft. Hovedudvalget drøftede i øvrigt problemstillinger omkring hvem der som medarbejder skriver under når der oprettes løntilskudsjob. b. Opfølgning på sygefravær Vi har fået en henvendelse fra Cabi (netværks- og videnshus for socialt ansvar) om at deltage i en komparativ undersøgelse af sygefraværet på daginstitutionsområdet. Der er udvalgt en række kommuner med hhv. lavt og højt sygefravær på området, hvor Odder Kommune i 2013 ligger i den høje ende. Projektets formål er bl.a at forsøge ved en helhedsorienteret tilgang at afdække, hvad der særligt karakteriserer området i de kommuner, der har lavt fravær i forhold til kommunerne med højt fravær for at identificere de elementer, der kan have særlig betydning... fokus vil således være på, hvad der ser ud til kunne skabe en positiv forandring. I undersøgelsen indgår både en række data, som leveres fra HR til Cabi og et fokusgruppeinterview med nøglepersoner på området. Interviewet er ikke fastlagt men vil blive afviklet i løbet af efteråret. Af vedlagte bilag fremgår hvilke oplysninger Cabi har ønsket til brug for projektet. Det forventes at resultatet af projektet vil kunne give inspiration til arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet også i andre sektorer. HR foreslår derfor, at vi frem for selv at kortlægge nærmere viden om sygefraværet afventer resultatet af Cabi s undersøgelse og herefter drøfter hvilke elementer vi evt. kan arbejde videre med i hele organisationen. Hoveududvalget tilsluttede sig HR s forslag. Samtidig arbejder Økonomi og HR videre med kvalificering af sygefraværstallene (f.eks. opdeling i korttids- og langtidsfravær) og mulighed for løbende opgørelser hen over året, men dette er ikke på plads endnu. c. Måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund Kommunalbestyrelsen skal fastsætte måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund. Dette har til formål at sikre, at andelen af indvandrere/efterkommere blandt de ansatte afspejler befolkningssammensætningen i det omkringliggende samfund. Kravet om at opstille måltal er en del af trepartsaftalen fra Der var enighed i Hovedudvalget om, at sende en signal videre om, at vi naturligvis ønsker at man har fokus på mangfoldighed på arbejdspladserne, men vi lægger først og fremmest vægt på at få den bedst kvalificerede medarbejder når vi Dokumentnr.: side 4

5 rekrutterer. d. Opfølgning på Sundhedsordningen Blandt de tilbagemeldinger der er kommet vedr. vores sundhedsordning tegner sig særligt 2 ønsker/anbefalinger til ændringer. Det ene går på ændringer/udvikling af tilbuddet om kostvejledning. Det andet går på muligheden for at udvide fitnesstilbuddet til andre udbydere i Odder Kommune. I forhold til kostvejledning blev det besluttet, at vi arbejder videre med et tilbud, der også indeholder en individuel del i forløbet. I forhold til udvidelse af fitness-ordningen kan det blive ret dyrt, og der er ikke ledelsesmæssigt et ønske om at udvide ordningen. Hovedudvalget drøftede i øvrigt den kommende trivselsmåling, som behandles særskilt på Områdeudvalgsmødet. Referatet fra mødet kan læses i sin helhed på Bilagene til mødet kan ses på Arbejdsmiljøportalen Der blev spurgt til, hvad der lå i sætningen om hvem der underskriver løntilskudsjob som medarbejderrepræsentant under punkt a. Hovedudvalgets drøftelse gik på om der på nogle arbejdspladser kunne være forskel på, hvilke medarbejdere der skriver under på løntilskudsjob, og om man derved mister overblikket over antallet af medarbejdere i løntilskud på arbejdspladsen. I forhold til måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund tilsluttede Områdeudvalget sig Hovedudvalgets holdning om, at det først og fremmest handler om at få den medarbejder, der er bedst kvalificeret til jobbet. I forhold til sundhedsordningen blev det drøftet om man kunne udgå at lave for lang og bindende aftale vedr. kostvejledning, da Visitationen og Ældreservice arbejder på muligheden for måske på sigt at kunne ansætte diætist i kommunen. 7. Trivselsmåling 2014 information om proces og drøftelse af evt. ekstra spørgsmål til spørgeskema proces og basisskema til information og drøftelse, udvalget træffes beslutning om behov for ekstra spørgsmål specifikt for området En arbejdsgruppe under Hovedudvalget har udarbejdet skema til den kommende trivselsmåling. Skemaet er ændret i forhold til de sidste 2 målinger. Spørgsmålene/udsagnene i skemaet vender generelt mere positivt og skemaet indeholder bl.a. flere spørgsmål omkring social kapital. Derudover indeholder skemaet også spørgsmål omkring MUS-samtaler og handleplaner for kompetenceudvikling Dokumentnr.: side 5

6 Hovedudvalget har tidligere besluttet, at Områdeudvalgene skulle have mulighed for at få enkelte særlige spørgsmål med indenfor eget område, hvis der er behov for det. Områdeudvalget skal derfor på baggrund af basisskemaet tage stilling til, om der er behov for særlige spørgsmål indenfor området. Områdeudvalget drøfter basisskemaet med henblik på beslutning om, hvorvidt der er behov for særlige spørgsmål indenfor området. Derudover drøftes tidsplan og kommunikationsplan. Bilag til punktet: Spørgeskema til trivselsmålingen, doknr Overordnet tidsplan for trivselsmålingen, doknr Kommunikationsplan for trivselsmålingen, doknr Der blev spurgt til det nævnte bilaget vedr. nærmeste leder. HR vil i den kommende tid være i dialog med institutionerne om at få beskrevet nærmere hvem der nærmeste leder for forskellige grupper af medarbejdere på institutionen. Nogle steder. Mange steder giver det sig selv, men på større institutioner kan der være behov for at præcisere strukturen. Formulering af spørgsmålet omkring handleplan for kompetenceudvikling blev drøftet i forhold til om det giver mening der blev stillet forslag om i ( ) skrives aftale om kurser, efteruddannelse m.v. Spørgsmål fra Musikskolen om, om alle medarbejdere på månedsløn (også dem der kun har 20 minutters undervisning) skal deltage i MUS? HR undersøger dette nærmere. Det blev drøftet om det var muligt at få et ekstra spørgsmål med om, om man er blevet tilbudt at deltage i MUS-samtale. I Ældreservice er der tilbud til medarbejderne om MUSsamtale men det er ikke alle der har ønsket at deltage. HR undersøger dette nærmere. I første blok om arbejdsmængde og tidspres blev det nævnt at spørgsmålet om, hvorvidt kravene i jobbet er forenelige er svært at forstå. Der blev givet udtryk for, at det bør efterfølges af noget (hvad er kravene forenelige med?) Det blev også drøftet, at der er rigtigt mange der samarbejder med kolleger i andre afdelinger/ på andre institutioner i kommunen, og der mangler et spørgsmål der omhandler samarbejdet herom. Der ønskes et ekstra spørgsmål herom men ikke særligt for dette områdeudvalg. Det blev også drøftet om ved ikke -rubrikken med fordel kan ændres til ikke relevant. HR tager bemærkningerne med i det videre arbejde det er i sidste Hovedudvalget der er ansvarlig for skemaet, så det er også HU der skal godkende evt. ændringer. Der var i øvrigt enighed om, at man ikke ønsker særlige ekstra spørgsmål indenfor området. Dokumentnr.: side 6

7 Der var i øvrigt enighed i udvalget om at anbefale, at HU overvejer kun at gennemføre MTU hvert 3. år som er kravet i overenskomsten. 8. Eventuelt Information om at Bodil Jeppesen stopper i Hoveudvalget til januar og Rita træder ind i stedet. Mødet hævet kl Næsten møde den 6. november Dokumentnr.: side 7