Referat af bestyrelsesmøde tirsdag, den 26. juni 2012 kl i bestyrelseslokalet på Nygårds Plads 7

Transkript

1 9. juli 2012 FR/eo Det sociale Boligselskab Brøndbyparken Referat af bestyrelsesmøde tirsdag, den 26. juni 2012 kl i bestyrelseslokalet på Nygårds Plads 7 I mødet deltog: Afbud fra: Freddy Rasmussen (FR) Brian Nissen(BN) Henrik Schjøning (HS) Freddy Østergaard (FØ) Tina Laursen (TL) Mads Greve (MG) Brian Abrahamsen (BA) og Esbern Ott (EO) (ref.) Aase Stisen (AS) Benny Jensen (BJ) Der var fastsat følgende dagsorden: 158. Forelæggelse af revisionsprotokol Godkendelse af forretningsorden Status på helhedsplanen i afd Fastlæggelse af fremtidige møder/kurser Godkendelse af målsætninger Offentliggørelse af referater Åbenhed og afholdelse af aftaler Huslejesammenligning/varme Målsætninger - opfølgning Antenneudvalget Økonomisk status i afdelingerne (budgetkontrol). 1

2 169. Meddelelser fra formanden Meddelelser fra administrationen Meddelelser fra bestyrelse og suppleanter Eventuelt Forelæggelse af revisionsprotokol. Forelagt Godkendelse af forretningsorden. Godkendt efter en kort drøftelse af enkelte punkter Status på helhedsplanen i afd. 1. EO redegjorde for at, - Helhedsplanen blev vedtaget på et afdelingsmøde med 86 % at stemmerne - på afstemningstidspunktet var der 170 husstande til stede. - jvf. den forelagte skitse til finansiering fra Landsbyggefonden (LBF) vil dispositionsfonden skulle bidrage med kr ,- i kapitaltilførsel, trækningsretten skal bidrage med kr. 3,6 mill., og den forventede delvise fritagelse for A- & G-indskud vil gå til (delvis) finansiering af huslejestøtten. - de midler som dispositionsfonden hidtil har afholdt af udgifterne til igangsætning af helhedsplanen, vil blive inddraget i den endelige finansiering og vil derfor gå tilbage til dispositionsfonden. Disse midler kan bruges til at støtte afdelingen med gennemførsel af de arbejder der ikke kom med i planen, f.eks. ovenlysene i opgangene i tværblokkene. - den videre procedure er, at Kuben Management nu udfærdiger Skema A og fremsender dette til godkendelse hos kommunen, efter godkendelse her fremsendes det til endelig godkendelse hos LBF. Forventet godkendelse i oktober. Efter den endelige godkendelse udbydes totalrådgiveropgaven i først prækvalifikation og siden licitation. Sammen med Skema A vil der blive ansøgt om at vi selv overtager udlejningen i den periode hvor der skal genplaceres beboere fra de lejemål som skal omdannes til ældre- & handicapvenlige, ligesom vi selv vil anvise 1.-gangsindflytningen af disse boliger. Bestyrelsen godkendte, at ingeniørfirmaet Birger Lund A/S og Kuben Management A/S fortsat bruges som rådgivere, i det omfang ydelserne ikke er underlagt udbuds- eller licitationsforpligtelse. FR: Der er kommet forskellige udmeldinger fra LBF vedr. finansieringen - holder den udmeldte husleje? EO: Iflg. Birger Christensen fra LBF fastholdes det endelige huslejeniveau, de enkelte dele af finansieringen tilpasses dette. Meddelelse herom er udsendt på mail til bl.a. FR. FR: Den vedligeholdelsesplan der er udarbejdet for afd. 1 indeholder arbejder som er med i Helhedsplanen? EO: Den er udarbejdet før vedtagelsen af Helhedsplanen. Der er en ny under udarbejdelse. 2

3 FR: Kommer der hurtigt en afklaring af, hvilke boliger der skal være ældre- & handicapvenlige? Usikkerheden kan give udlejningsproblemer. EO: Birger Lund og Bue Kjems er p.t. i gang med at anvise de mulige opgange. Herefter skal kommunen forhøres om der er personer med arealdispensation i disse opgange. Herefter kan de relevante opgange udpeges. Det vil ske så hurtigt som muligt for at undgå usikkerhed og udlejningsproblemer. TL: Hvem afholder udgifterne til Birger Lund og Kuben? EO: Frem til LBF's endelige godkendelse af Skema A, sker det som hidtil: Ingeniør og arkitekt betales af dispositionsfonden og Kuben betales af afdelingen. Herefter optages der en projektkredit, som skal afholde udgifterne frem til og med entreprenørudbud & licitation (Skema B). Herefter optages der en byggekredit som opsamler alle udgifter indtil den endelige realkreditbelåning kan ske ved arbejdet afslutning Fastlæggelse af fremtidige møder/kurser. Godkendt Godkendelse af målsætninger. Godkendt Offentliggørelse af referater. FR: I forbindelse med seneste referat i punktet omhandlende helhedsplanen, var et afsnit blevet udeladt af EO pga. der var et personnavn nævnt. Det kunne have været løst ved at erstatte navnet med 'en beboer', hvilket EO erklærede sig enig. i. Dersom det ikke i referatet er nævnt, at det er et lukket punkt, eller at punktet er fortroligt, og der ikke er kommet indsigelser fra bestyrelsen, skal referater offentliggøres uden korrektioner Åbenhed og afholdelse af aftaler. FR kritiserede, at der var mange forskellige m2-priser i afd. 1 efter stigningen som medfør af Helhedsplanen. Mente at der burde være ens m2- priser, og at lejestigningen for badeværelser i tværblokkene burde have været holdt uden for grundhuslejen, så de blev friholdt for fremtidige %- stigninger. Mente at dette burde have været fremført på afdelingsmødet. EO anførte, at m2-priser i budgetter er gennemsnitlige, og at der er forskel i alle afdelinger på den gennemsnitlige og den individuelle m2-pris. I afd. 1 er der forskel - også før huslejeændringen iværksættes. I afd. 4 blev der for godt 20 år siden lavet en huslejeomberegning, således at alle lejemål fik den samme pris for hhv. køkken og bad, og resten af lejen fordeltes efter m2. Dette medførte, at de små lejemål blev dyrere og de store billigere. Denne forskel udjævnes over mange år, men er stadig markant i afd. 4. Alle lejestigninger - som ikke er individuel modernisering - tillægges huslejen Huslejesammenligning/varme. FR anførte, at vores afdelinger var blevet dyrere i forhold til de øvrige i boligafdelinger i Brøndby. Opfordrede til at holde huslejen nede. 3

4 EO anførte, at tallene i LBF's statistikker ikke kan anses for fuldt pålidelige, jvf. eksempel i opstillingen. HS mente, at så længe huslejen blev holdt på et acceptabelt niveau, var det i orden. Det koster at holde lejemålene i en vis kvalitet. Man må se på, hvad man får for pengene. Mener at når afdeling 3 har så lav en m2-pris, er det fordi de har en meget dårlig standard. FR forstod ikke dette, og ønskede at få det uddybet efter mødet Målsætninger - opfølgning. Intet Antenneudvalget. Cirque har udsendt tilbud om nye opgraderinger af hastigheder på internettet til fordelagtige priser, samt mulighed for 4G. Der var enighed om, at det implementeres hurtigst muligt Økonomisk status i afdelingerne (budgetkontrol). FR fandt at for kt. 115 overholdt alle afd. budgettet. For kt. 117 er der et overforbrug i afd. 3, hvilket bl.a. skyldes at der er brugt mange penge på indkøb af VVS-artikler. Afd. 3 har skiftet VVS-firma til et billigere Meddelelser fra formanden. FR orienterede om: - at der pr er kommet nye regler omkring opkrævning af husleje, hvor de 3 såkaldte løbedage fjernes. Dette indebærer at huslejen er forfalden til betaling d. 1., dersom dette ikke er grundlovsdag, en lørdag, søndag eller helligdag. Det er i denne forbindelse undersøgt, om man kan forlange at der betales via Betalingsservice. Det kan man ikke - man kan kun opfordre folk til at tilmelde sig. - at han ville foreslå, at man afregnede varme á conto over 10 mdr. og ikke over 12 som nu - juni og december friholdes. Så havde folk flere penge til ferien og til jul. De månedlige beløb vil naturligvis blive større. BN: Vi har lige talt om, at det er hensigtsmæssigt at opkræve leje mv. hos lejerne når de har penge på kontoen, dvs. d. 1. Mener at der skal opkræves jævnt over 12 mdr. EO anførte, at for de der har en budgetkonto, vil det nok ikke give anledning til problemer, men for de mennesker der har en anstrengt økonomi, vil dette kunne medføre restancer. Bestyrelsen besluttede at fastholde opkrævning over 12 mdr Meddelelser fra administrationen. EO orienterede om, at - Lokalaftalen for de HK ansatte. Et flertal af bestyrelsen godkendte, at sagen lukkes og at den eksisterende lokalaftale forlænges uændret i perioden til vores nuværende styresystem til serveren fra år 2000 udgår i løbet af efteråret. Ny software koster ca ,-. Er ved at afklare, om de gamle servere kan køre med en ny opdatering. Udgifter hertil afskrives. TL: er det undersøgt hvad det koster at give bestyrelserne adgang til kon- 4

5 tiene på EDB-systemet via egen computer. EO: Det er ikke undersøgt, men det er dyrt. FR orienterede om, at der p.t. arbejdes på at indføre elektroniske rekvisitioner. Dette vil give et bedre overblik og en bedre styring. EO: Opfølgningen på de elektroniske rekvisitioner vil være, at der også kan synes elektronisk via bærbar PC Meddelelser fra bestyrelse og suppleanter. - intet Eventuelt. HS fremførte, at det er en god idé at overveje solceller. FR: Stilladsprisen fordyrer det meget. På Torvet er der mulighed for - via stillads i forbindelse med altanvinduespartiudskiftningen - at etablere solceller på de sidste 3 blokke uden væsentlige ekstraomkostninger til stillads. MG: Elevatorer på Torvet burde ikke køre i stilling i kælderen - burde stå i stueplan. EO: Det er et afdelingsanliggende. Ref. Esbern Ott Bestref4.Doc 5