NKT whistleblower GROUP

Transkript

1 NKT whistleblower GROUP

2 Alle i NKT koncernen kan indberette Som medarbejder i NKT Cables, Nilfisk-Advance, Photonics Group, og NKT Holding er du en del af NKT koncernen. NKT Holding har det generelle ansvar for varetagelse af koncernens ressourcer gennem konstruktiv interaktion mellem ledelsen og medarbejderne Hvis du som medarbejder har oplevet uregelmæssigheder i forbindelse med dit arbejde i NKT koncernen, vil koncernens ledelse sætte pris på at du rapporterer dette. Derfor har NKT Holding engageret firmaet LRN. LRN tilbyder en anonym og fortrolig måde at modtage dine forslag, bekymringer eller rapporter om forsømmelse på. De oplysninger du giver, vil blive videreformidlet til os af LRN fuldstændig fortroligt og anonymt. Vi garanterer, at dine kommentarer vil blive hørt. Hvis du som medarbejder har oplevet uregelmæssigheder i forbindelse med dit arbejde i NKT koncernen, vil koncernens ledelse sætte pris på at du rapporterer dette. Vi mener, at NKT koncernens fremtid og integritet afhænger af beskyttelsen af vores vigtigste aktiver, herunder medarbejdere, fysiske værdier og viden. Vi mener også, at vores kommunikation, interne kontroller og processer konstant skal tilpasses virksomhedens skiftende krav og målsætninger samt det skiftende marked. Vi sætter pris på din støtte og dit samarbejde i forbindelse med at sørge for, at NKT koncernen stadig er en etisk virksomhed fra top til tå. Nedenfor ses en række ofte stillede spørgsmål (FAQ) om whistleblowing. OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL (FAQ) Hvad er whistleblowing? Whistleblowing giver dig mulighed for at informere om alvorlige forhold, så vi kan stoppe uregelmæssigheder og dermed beskytte NKT og virksomhedens interessenter. Denne FAQ bør læses sammen med NKTs etiske retningslinjer, der er tilgængelig på og på whistleblower hjemmesiden under menupunktet Etiske retningslinjer. Hvem kan indberette? Alle personer, der arbejder for NKT koncernen, kan rapportere om mistænkelige uregelmæssigheder eller dokumenterede ulovligheder. Hvad kan du foretage indberetning om? Du kan være bekymret om problemstillinger, som du ser eller hører om, mens du er på arbejde. Det er som regel nemt at løse disse problemstillinger internt i din enhed. Vi opfordrer dig til først at rejse problemerne internt i din enhed, med mindre det vedrører din lokale ledelse. Hvis du imidlertid opdager, at der ikke er nogen relevant procedure, eller hvis du har oprigtige bekymringer i forhold til at bruge de almindelige procedurer i din enhed, kan det være vanskeligt at vide, hvad du skal gøre. Følgende er en liste over kategorier, der dækkes af vores whistleblowersystem: Regnskabsførings- og revisionsanliggender Bestikkelsesbekæmpelse Karteldannelse Forfalskning af kontrakter, rapporter eller dokumenter Misbrug af virksomhedens aktiver, tyveri eller underslæb NKT Holding A/S Whistleblower /5

3 Overtrædelse af de etiske retningslinjer Andet Vi henviser til Appendiks A på side 5 for yderligere oplysninger om disse kategorier. Vær venligst opmærksom på, at kategorierne kan være begrænset i forhold til det land, som du indrapporterer fra, sammenlignet med den ovenstående kategoriliste. Samarbejdsproblemer medarbejdere imellem, og mellem medarbejdere og ledelse, uduelighed, fravær fra arbejdspladsen osv. skal ikke rapporteres gennem whistleblower-systemet, men derimod håndteres i henhold til almindelige procedurer i din enhed. Hvornår skal jeg indberette? Der er allerede metoder til at løse mange af dine bekymringer. De procedurer, som skal følges når du rejser disse problemstillinger, er beskrevet i din lokale enheds arbejdsprocedurer. Hvis de lokale arbejdsprocedurer er relevante i forhold til den aktuelle problemstilling, skal disse arbejdsprocedurer anvendes til at løse problemet, med mindre du har oprigtige bekymringer i forhold til at følge arbejdsprocedurerne. I denne situation kan whistleblowing anvendes. Kan jeg forblive anonym? Ja, du kan forblive anonym. Vi opfordrer dig imidlertid til ikke at forblive anonym, så er det nemmere at undersøge problemet, beskytte din stilling og give dig feedback. Vi vil forholde os til alle indrapporteringer, herunder også de anonyme, men vi håber dog, at de forsikringer vi giver her, vil tilskynde dig til ikke at forblive anonym. Hvordan indberetter jeg? NKT har implementeret et elektronisk whistleblower-system. Whistleblower-systemet er udviklet af LRN, der håndterer whistleblower-systemet globalt sammen med EthicsPoint. LRN og EthicsPoint står for driften af elektroniske whistleblowersystemer i mere end organisationer på verdensplan, og de lever op til de højeste standarder for sikkerhed og har de relevante kontroller og sikkerhedsforanstaltninger på plads. Der er to metoder til at indrapportere ved hjælp af det elektroniske system, hvis du har mistanke om uregelmæssigheder eller har konkret bevis på ulovligheder. Du kan enten indgive en rapport online eller via telefon. Ved online rapportering: Følg linket til Whistleblower-siden: Ved telefonisk indrapportering: LRN / EthicsPoint-Callcenter er åbent 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen. Ring på det gratis nummer for dit land. Det gratis nummer er vist på whistleblowers hjemmeside - vælg det land du opholder dig i under menupunktet Indgiv en rapport online. Vil mit telefonopkald blive optaget? Nej. Hvad vil jeg blive spurgt om? Hvis du bruger det elektroniske system, vil du blive stillet en række spørgsmål, og du vil blive bedt om at specificere, hvilken kategori din indrapportering tilhører. Kategorierne er anført i Appendiks A på side 5. Du vil endvidere blive spurgt om: Hvor skete hændelsen? Er du ansat i NKT koncernen (NKT Cables, Nilfisk-Advance, Photonics Group eller NKT Holding)? Hvis du ikke ønsker at forblive anonym, vil du blive spurgt om kontaktoplysninger Identifikation af den/de person(-er) der er involveret i uregelmæssigheden Om du har mistanke om, eller ved, at en mellemleder eller at ledelsen er involveret Om ledelsen har kendskab til problemet Hvad der er sagens egentlige natur At angive specifik eller anslået tidspunkt for hændelsen Hvor længe du tror, at problemet har stået på Hvordan du blev opmærksom på uregelmæssigheden Oplysninger om personer der har forsøgt at skjule uregelmæssigheden, og de ting de foretog sig for at skjule det Hvis du er i besiddelse af et dokument eller en fil, som understøtter din rapport, kan du uploade dokumentet eller filen, hvis du rapporterer via online systemet Oplys alle andre detaljer vedrørende uregelmæssigheden, som kunne være værdifuld ved evalueringen og den endelige løsning af situationen. Hvad sker der, når jeg har indgivet en rapport? Umiddelbart efter du har indgivet en rapport ved hjælp af det elektroniske system, vil du blive bedt om at indtaste en unik adgangskode. Adgangskoden og den rapportkode, som systemet udsteder til dig, vil gøre dig i stand til af følge din rapports status. Dette vil endvidere give mulighed for at NKT og du kan udveksle yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt. Dette gør det også muligt for undersøgelsesteamet at stille dig yderligere spørgsmål via det elektroniske system, samtidig med at du forbliver anonym. Ingen af parterne er imidlertid forpligtet til at give yderligere oplysninger. Hvem vil modtage min rapport? Når du har indsendt dit rapport, vil der øjeblikkelig blive sendt notifikationer til whistleblower-sekretariatet hos NKT Holding (moderselskabet for NKT Cables, Nilfisk-Advance og Photonics Group). Sekretariatet består af den juridiske direktør og koncernøkonomichefen for NKT Holding. Hvis din indberetning involverer nogen i whistleblower-sekretariatet eller NKT Holdings direktion, vil rapporten kun blive sendt til formanden for revisionskomiteen i NKT Holding. NKT Holding A/S Whistleblower /5

4 Hvad sker der, når min rapport er modtaget? Whistleblower-sekretariatet vil forberede en anbefaling til direktionen i NKT Holding om, hvorvidt det er passende med en undersøgelse. Hvis direktionen i NKT Holding beslutter at indlede en undersøgelse, konsulteres det pågældende forretningsområdes administrerende direktør og økonomidirektør (NKT Cables, Nilfisk-Advance og Photonics Group) i relation til undersøgelsen. Hvis en rapport involverer den administrerende direktør og/eller økonomidirektøren for det pågældende forretningsområde, vil de ikke blive konsulteret i forbindelse med undersøgelsen. Ledelsen og de ansatte i de relevante virksomheder i NKT koncernen kan hjælpe med undersøgelsen, og kan blive udpeget til at hjælpe med hermed. Ledelsen og de ansatte vil modtage særlige vejledninger i, hvordan de følsomme oplysninger håndteres, og de vil blive underlagt tavshedspligt. Afhængig af den indrapporterede aktivitets natur vil der blive iværksat en øjeblikkelig undersøgelse for at stoppe aktiviteten og samle beviser. Revisionskomiteen og bestyrelsen i NKT Holding vil løbende blive informeret. Vil personen der undersøges få noget at vide om undersøgelsen? I de tilfælde hvor indberetningen drejer sig om en specifik person, vil personen modtage oplysninger om: 1) at der er blevet indgivet en rapport om personen 2) hvem der har adgang til oplysningerne 3) årsagen til undersøgelsen, og 4) personens adgang til oplysningerne og mulighed for at rette dem. Hvem udfører en undersøgelse? Alle udpegede undersøgelsesteams vil: have kendskab til virksomheden være bundet af fortrolighedsforpligtelser, og blive ledet af en organisations- eller virksomheds-/driftsleder I de tilfælde hvor en uregelmæssighed vurderes som reel og håndgribelig, kan forholdet desuden blive undersøgt af tredjepart, som eksempelvis revisorer og advokater, og informationerne kan blive videregivet til offentlige myndigheder og/eller retsinstanser. Hvad er NKTs forpligtelse overfor dig som whistleblower? Hvis rapporten er indgivet i god tro: Vil din identitet ikke blive afsløret, med mindre en sådan afsløring er påkrævet ved lov eller af regulatoriske bestemmelser Dine oplysninger vil blive beskyttet, og de vil blive behandlet i fuld fortrolighed Det vil ikke have negative følger Du vil ikke blive udsat for modbeskyldninger Hvad er din forpligtelse? Du opfordres i høj grad til at indberette om mistænkelige uregelmæssigheder. Vi tager det imidlertid også alvortligt at beskytte uskyldige medarbejderes rettigheder mod forsætlige falske og/ eller ondsindede beskyldninger. Desuden er whistleblower-systemet ikke beregnet til indrapportering af klager. Vi henviser til de lokale procedurer, hvis du har en klage. Er dette et NKT globalt initiativ? Ja, NKT er forpligtet på globalt niveau til at hjælpe medarbejdere, uanset hvor de ønsker at rejse problemstillinger. Hvad hvis jeg er i tvivl, eller har behov for yderligere oplysninger? Hvis du på nogen måde er i tvivl om, hvorvidt du bør rapportere en problemstilling, skal du rapportere den. Hvis du har behov for yderligere oplysninger, bedes du kontakte koncernøkonomichefen hos NKT Holding (whistleblow@nkt.dk eller ), som vil give fortrolig rådgivning og support. Vil mine oplysninger blive gemt? Lige efter du har indgivet en rapport, vil alle unødvendige oplysninger blive slettet. Alle andre oplysninger vil blive gemt i op til to måneder. Hvis en rapport fører til en undersøgelse, vil alle oplysningerne blive gemt indtil undersøgelsen er afsluttet. Efter en undersøgelse er afsluttet, vil alle oplysninger om de involverede personer blive slettet, og rapporten vil blive gemt i fem år. NKT Holding A/S Whistleblower /5

5 Appendiks A - kategoribeskrivelse Følgende er en liste over kategorier, der dækkes af vores whistleblower-system Kategorier Regnskabsføringsog revisionsanliggender Emnebeskrivelse Den uetiske, systematiske registrering og analyse af de forretningsmæssige og finansielle transaktioner, der er forbundet med god regnskabsskik. (Eksempelvis: forkert indregning eller måling af indtægter, udgifter eller aktiver, forkert brug af regnskabspraksis, ikke gyldige transaktioner). Bestikkelsesbekæmpelse Hvor man forsøger at påvirke en anden persons offentlige eller politiske handling gennem korruptionstilskyndelse, der kan inkludere at give ting, som kan fortolkes som en upassende bestræbelse på at påvirke en forretningsforbindelse eller -beslutning Aktiviteter vedrørende karteldannelse Mundtlige eller skriftlige aftaler, arrangementer eller enigheder med andre forretningsparter om at fastsætte priser, boykotte specifikke leverandører eller kunder, allokere produkter, territorier eller markeder, eller udveksle konkurrencefølsomme oplysninger samt drøftelser vedrørende priser, handelsgodtgørelser eller rabatter, omkostninger, konkurrence, marketingplaner eller marketingundersøgelser, produktionsplaner og -evner samt alle andre fortrolige oplysninger. Forfalskning af kontrakter, rapporter eller dokumenter Misbrug af virksomhedens aktiver, tyveri eller underslæb Forfalskning af optegnelser består i at ændre, opdigte, manipulere eller forfalske hele eller dele af et dokument, en kontrakt eller optegnelse med det formål af opnå en fordel, eller at give et misvisende billede af værdien af dokumentet, kontrakten eller optegnelsen. Fejlagtig eller uautoriseret brug af virksomhedens aktiver (herunder computersystemer og internet), tyveri eller misbrug af virksomhedens midler til personlig brug. Overtrædelse af de etiske retningslinjer Bevidst eller ubevidst handling, der er en direkte overtrædelse af de etiske retningslinjer. (Menneskerettigheder: mangfoldighed og ligebehandling, foreningsfrihed, børnearbejde, tvunget arbejdskraft og sundhed og sikkerhed. Forretningsintegritet: overholdelse af regler, etisk korrekte og lovlige forretningsaktiviteter, korruptionsbekæmpelse, faciliteringsbetalinger og hvidvaskning af penge. Miljø: overholdelse af regler, ressourcer, affald, innovation og tilsyn). Andet Hvis du ikke mener, at ovennævnte definitioner beskriver den hændelse, handling eller situation, som du vil indrapportere, bedes du bruge denne overskrift. NKT Holding A/S Whistleblower /5