Ballerup Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 10. februar 2011 kl i Mødelokalet Agernskrænten, 2750 Ballerup.

Transkript

1 Ballerup Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 10. februar 2011 kl i Mødelokalet Agernskrænten, 2750 Ballerup. Mødet afholdes med følgende dagsordenen: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Ballerup Boligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra Domea Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea Personaleforhold Alkoholpolitik Uddannelsespolitik Kataloger om husorden, råderet og vedligeholdelse Boligselskabets afdelinger Udskiftning af tag på Parkskolen Orientering om skimmelsvamp sag i Dalvænget Status på ombygning af ungdomsboliger i Bispevangen II Ansøgning om tilskud til nyt affaldssystem i afdeling Rugvænget Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Lone Thomsen, formand Flemming Frydensbjerg, næstformand Annette Birch Henrik Bolberg fraværende / var mødt op ved Søpavillionen, da han ikke havde fået at vide, at mødet var flyttet Karin Thomsen - afbud May Houmann - fraværende Vinie Larsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Jørgen Kristian Rasmussen, Domea - afbud Jytte Annie Jensen, Domea Domea Boligcenter København, den 7. april 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt af bestyrelsen 2 Godkendelse af referat Referat af møde den 26. oktober 2010 vedlægges. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt af bestyrelsen 3 Ballerup Boligselskab 3.1 Orientering fra formanden Formanden orienterede om dagligdagens opgaver, herunder de udfordringer, som ligger på det boligsociale område omkring sammenhængen på størrelsen af huslejen, contra anvisningen af beboere. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Afbud fra Karin Thomsen Pia Christiansen orienterede om webprojektet som forventes i brug for bestyrelsesmedlemmer 1. april og for funktionærer 1. marts 3.3 Orientering fra Domea Pia Christiansen orienterede om det afholdte dialogmøde med Ballerup Kommune og det blev drøftet, hvem der skulle deltage i dialogmøderne fremover. Bestyrelsen vil fremover gerne deltage med 2 repræsentanter. Styringsrapporten var fejlagtigt ikke blevet udsendt til bestyrelsen det bliver gjort nu. Boligcenter København er flyttet til Tåstrup og ændrer navn til Boligcenter Høje- Taastrup. Der bliver holdt reception snarest for samarbejdspartnere. Side 2 af 7

3 . 3.4 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea Iflg. Punkt på sidste møde, blev det besluttet at medtage punktet nu i febr. På regionsmøderne i foråret 2010 blev ideen om en fælles dispositionsfond i Domea præsenteret og drøftet, og på det ordinære repræsentantskabsmøde den 11. juni 2010 blev det besluttet at etablere en fælles dispositionsfond for Domeas administrerede boligorganisationer pr. 1. januar Dispositionsfonden har til formål at sikre boligorganisationernes og de enkelte afdelingers fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social genopretning af boligorganisationen eller dens afdelinger. Fondens midler fremkommer på baggrund af årlige bidrag fra de tilsluttede boligorganisationer baseret på antallet af administrerede boligenheder. De tilsluttede boligorganisationer forpligter sig til med virkning fra den 1. januar at betale et årligt bidrag på kr. 100,00 pr. lejemål (2011-niveau), der vil blive opkrævet sammen med administrationsbidraget til Domea. Alle boligorganisationer, som i dag administreres af Domea, har indtil den 30. juni 2011 mulighed for at tilslutte sig ordningen, og vil fra det tidspunkt hvor beslutningen træffes være omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder. Boligorganisationer, som vælger at tilslutte sig på et senere tidspunkt, har som hoved regel mulighed for dette, men vil være omfattet af 2 års karenstid. Støtte fra fonden kan kun ydes til formål i de tilsluttede boligorganisationer. De nærmere vilkår er beskrevet i vedlagte Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. Hvis boligorganisationen vælger at tilslutte sig den fælles dispositionsfond, skal der udfærdiges et tillæg til den gældende forretningsføreraftale. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, samt at underskrive 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, samt at underskrive 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale. Referat: Indstillingen blev godkendt af bestyrelsen og de to eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale blev underskrevet. 3.5 Personaleforhold Orientering om nyansættelse i afd , Jytte Jensen orienterede om nyansættelse i Bispevangen: Ejendomsfunktionær Tom Borritsø Larsen starter 15. febr Tom overtager stillingen efter Per Thomsen, der er stoppet pga. sygdom. Side 3 af 7

4 I afdeling er Kenny Brink Jensen opsagt og der ansættes snarest en ny mand. Der blev pointeret at det var meget vigtigt at den nye mand havde kompetencer til at kunne afløse Thomas Duffy ved ferie og sygdom. Jytte Jensen orienterede om at der fremover vil være ændret ansættelsesprocedure der vil skulle være flere kandidater og det er vigtigt at synliggøre at det er et vigtigt job som man ikke blot bliver hevet ind fra gaden til men at man skal have de rigtige kvalifikationer og var den udvalgte. 3.6 Alkoholpolitik Drøftelse af overholdelse af alkoholpolitik. Domeas alkoholpolitik er vedlagt som bilag. 3.7 Uddannelsespolitik. Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i Ballerup Boligselskab. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af boligselskabet - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i Ballerup Boligselskab får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre- og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet Side 4 af 7

5 - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr. pr. medarbejder pr. år - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Der er et ønske at bestyrelsen modtager invitationer fra BL og at de sendes til formændene. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Referat: Bestyrelsen tiltrådte uddannelsespolitikken. 3.8 Kataloger om husorden, råderet og vedligeholdelse Drøftelse af status- Pia Christiansen orienterede om hensigten med katalogerne vi afventer pixiudgaverne forventer de kan nå at komme, så bestyrelserne kan nå at rette det, så de kan blive fremlagt og vedtaget på afdelingsmøderne i år. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Udskiftning af tag på Parkskolen. Jytte Jensen orienterede fra mødet den 3. febr. med Ballerup Kommune (BK). Der har været holdt møder tidligere mellem BK og Domea, men der ligger ikke nogle skrevne referater BK vil udfærdige et skrift om de aftaler, som de mener, er indgået og oplæg til en forventningsafstemning omkring økonomien. Side 5 af 7

6 Det blev påpeget overfor BK at der har været taget meget lidt hensyn til vores beboere i renoveringsperioden det har ikke kunne holde en indetemperatur, som var acceptabel. Vinduerne er blevet skiftet uden dialog med Domea om ønsker / ideer, og vinduerne er skidtet uden at varsle vores beboere BK har taget dette til efterretning. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om denne ansøgning kan imødekommes der skulle have stået: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4.2 Orientering om skimmelsvamp sag i Dalvænget Jytte Jensen orienterede om en omfattende skimmelsvampsag. Det er svære sager at håndtere rundt omkring i afdelingerne og det er noget, som skal sikres, at der tages hånd om betydelig hurtigere. Der var en fin dialog omkring sagen og alle var enige om at den skulle udbedres nu og at der skulle samles op på afdelingens vedligeholdelsestilstand og bestyrelsens rolle følgende punkter blev fremhævet: 1. Det indstilles til bestyrelsen, at bevillige et lån på fra organisationen indtil sagen er afsluttet. Lånet blev godkendt 2. At der skal samles op på forholdene omkring bestyrelsen og beboerne 3. At Kommunen orienteres Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om ovenstående 3 punkter Referat: Ad. 1. Lånet blev godkendt og det blev aftalt, når sagen var afsluttet, at der skulle fremlægges en endelig fordeling af udgifterne, mellem organisationsbestyrelsen og afdelingen. Ad. 2. Det blev aftalt, at der skulle indkaldes til møde. Ad. 3. Organisationsbestyrelsen var enig i, at Kommunen orienteres om ovenstående beslutninger. 4.3 Status på ombygning af ungdomsboliger i Bispevangen II Orientering gives på mødet af Pia Christiansen vi er i gang afventer skema 2 fra kommunen. 4.4 Ansøgning om tilskud til lægning af nyt asfalt i Bispevangen II Ansøgning blev fremlagt på mødet fremsendes, når endeligt tilbud foreligger. Ansøgningen frembragte en god og konstruktiv dialog omkring spilleregler for brug af organisationsmidler og dispositionsfonde Side 6 af 7

7 I dette tilfælde skal der undersøges hvad der er hensat til asfaltarbejde i afdelingen og sikre fremtidige henlæggelser. Derudover skal der indhentes et yderligere tilbud. Når dette foreligger, vil ansøgningen blive sendt som mail godkendelse til bestyrelsen. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om denne ansøgning kan imødekommes. Referat: Ansøgningen blev godkendt, under forudsætning af, at bestyrelsen indhenter 1 yderligere tilbud, hvorefter en endelig godkendelse vil ske via mail. 4.5 Ansøgning om tilskud til nyt affaldssystem i afdeling Rugvænget. Ansøgning var vedlagt og blev uddybet Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om denne ansøgning kan imødekommes. Referat: Indstillingen blev godkendt af bestyrelsen, som giver 50 % til renovationssystemet. 5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Organisations- og repræsentantskabsmøde den 27. maj 2011 kl , DGI Byen, CPH Konference, Tietgensgade 65, 1704 København V Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Eventuelt Lone Thomsen orienterede om et tilbud fra en sælger om farvestrålende brochure af afdelingen. Der blev talt om demokratispil spørgsmålet tages om til repræsentantskabsmødet. Hvordan håndterer vi jubilæer og lign. For ejendomsfunktionærer Lone undersøger. Side 7 af 7