EDS Udrejse Kontekst, regler, proces og data

Transkript

1 EDS Udrejse Kontekst, regler, proces og data 1. Indledning Denne rapport indgår som en del af leverancen fra Effektiv digital selvbetjening i forbindelse med As-Is og To-Be analyserne af de selvbetjeningsområder, der indgår i bølgeplanens 2. bølge. Rapportens primære formål er at redegøre for selvbetjeningsområdets nuværende situation As-Is og anvise en retning for den optimale løsning i et To-Be scenarie. Målgruppen er primært forretningsudviklere og itarkitekter på leverandørsiden, men rapporten kan naturligvis også have interesse for fagpersoner og digitaliseringskonsulenter på kommunesiden. Dokumentet har været igennem et review i kommunerne inden det offentliggøres. Information Proces Rapporten bygger grundlæggende på en opdeling af forretningen i processer, information og regler. En forretning bygger på et antal regler, der kræver nogle informationer, og som afvikles i en proces. Regler Derudover beskriver rapporten en række andre forhold for forståelse af forretningen Kontekstdiagram Det viser, hvem der anvender selvbetjeningsløsningen, og hvilke andre IT-systemer og datakilder der er involveret. Formålet er, at det er tydeligt for leverandøren, hvem der er brugere og hvilke andre IT-systemer, der er snitflader til. Visioner og mål Her beskrives hvad visionen er for borgerens serviceoplevelse og forretningen med den nye løsning. Med forretning menes her kerneopgaven og den måde den faktisk løses på. Visioner og mål viser den vej, vi skal, og hvordan selvbetjeningsløsningen skal bidrage. Det er også her, vi fremhæver de væsentligste potentialer for forbedring af forretningen fx kommunikationen med borgeren, straksafgørelser eller at løsningen understøtter løbende evaluering af nytte og effekt af opgaveløsningen Regler og beslutninger Her gennemgås og diagrammers de væsentligste regler, der ligger til grund for de 1

2 beslutninger/afgørelser, der skal træffes. I procesdiagrammerne er der to faser, som vi kalder Træffer afgørelse og Oplyser sagen. Der er her reglerne primært - men ikke udelukkende - folder sig ud. Afgørelsen forudsætter, at nogle helt bestemte forhold er belyst det er det, der sker i Oplyser sagen, og her er regler for hvert af de delområder, der skal være belyst. Regler og beslutninger er diagrammeret som Decision Models, hvor hver beslutning nedbrydes i regelfamilier. For eksempel vil en beslutning om, hvorvidt en borgers funktionsevne er reduceret tilstrækkeligt, være afgørende for, om man kan tildele et hjælpemiddel. Og beslutningen om, hvorvidt funktionsevnen er tilstrækkelig reduceret, vil kunne have delbeslutninger, som fremgår af regelfamiler. I en decision model kan vi følge hierarkiet af beslutninger, indtil vi når ned til de informationer, der skal bruges til at belyse beslutningen. Processer Her beskrives forretningsprocesser og arbejdsgange ud fra den eksisterende (as is), eksisterende med udfordringsområder og den der svarer til visionen (To-Be). Forretningsprocesserne beskriver de kerneopgaver, der er forbundet med selve kerneopgaven, fraset den faktiske måde man løser opgaven på. Forretningsprocesserne viser hvad, der skal gøres i hvilken rækkefølge. Arbejdsgangene viser den konkrete måde opgaven løses på altså med fokus på hvordan. To be arbejdsgangen er ikke nødvendigvis realiserbar i 2013, men tegner en vision for processen inden for et par års tidshorisont. Den bygger på indarbejdelse af rammearkitekturen. Migrering Kunne også kaldes road map eller handling. Det er her, vi giver forslag til, hvad der kan realiseres i 2013 i forhold til visionen og to be arbejdsgangene. 2. Kontekst systemer og roller Livssituationer Udrejse omfatter ophold i udlandet i mere end 6 mdr, eller ophold i udlandet under 6 måneder, hvor man ikke beholder en bolig i Danmark. Det omfatter både ophold hvor man lokaliserer sig et nyt sted for at leve der, såvel som lange rejser. Særligt ophold i udlandet under 6 måneder, hvor borgeren ikke beholder sin bolig i Danmark, såvel som mange studieophold, forbinder borgere ikke med udrejse, men som midlertidige ophold/rejser i udlandet. Derfor anmeldes denne type udrejse ofte ikke. Typisk situationer hvor udrejse er aktuel: Udstationering/arbejde Studieophold i udlandet Langvarige rejser Emigration som følge af helbred eller andre ønsker om at bo i udlandet 2

3 I udrejse situationen har borgeren mange ting der skal ordnes. En af dem er adresse som er løsningens umiddelbare formål, andre er at få fastlagt skatteforhold, sygesikring, sociale ydelser og optagelse på folketingsvalglisten (som er en mindre del af den eksisterende løsning). As is Anmelderen: Kan være den eneste i en husstand, men kan også være del af en husstand. I sidste tilfælde kan ansøgeren anmelde udrejse for ægtefælle/samleverske og børn. Selvbetjeningsløsningen. Håndterer i dag primært flytning, og herunder udrejse. Henter autentifikation fra Nem Id og data fra CPR Valgnævn: tager stilling til optagelse på folketingsvalglisten hvis borgeren er udrejst i mere end 2 år Fagsystem. Fagsystemet håndterer folkeregisterprocesser CPR: Leverer data til selvbetjeningsløsningen og modtager godkendte data fra fagsystem ESDH: Her gemmer nogle kommuner dokumenter/indberetningen og godkendelser. Andre vælger at lade sagens dokumentation forblive i fagsystemet. 3. Vision og mål Løs hele borgerens situation I dag får borgeren kun løst en mindre del af sine opgaver i udrejseløsningen. Det der optager borgeren mest er skatteforhold og sygesikring. De relaterede opgaver løses efterfølgende med henvendelser og blanketter til Skat og Kommunerne. Derudover kan borgerne være nød til at ansøge særskilt om optagelse på folketingsvalglisten, hvis de udrejser i mere end 2 år. Bagefter eller parallelt hermed kan der være processer vedrørende sociale ydelser, hjælpemidler m.v. Visionen er derfor at vi samler informationer og ansøgninger vedr. alle disse processer i en løsning, uanset myndighed. Reducér socialt bedrageri Det er kommunernes vurdering at færre melder udrejse end der burde være. Udenlandske arbejdere, kan have et incitament til ikke at melde udrejse, når de returnerer til hjemlandet, hvis de under opholdet i Danmark, modtager sociale ydelser, fx børnefamilieydelser. Det er derfor visionen at kommunerne ikke altid skal afvente ansøgning om udrejse, men på baggrund af meddelelser fra E-indkomst, kunne registrere når borgere ikke længere modtager a-indkomst i Danmark og undersøge om der skal ske registrering af udrejse. Forbedre kvaliteten af folkeregistret Et validt folkeregister er en forudsætning for mange andre processer. Uden at vi er sikre på hvem der bor hvor og sammen med hvem, kan vi ikke automatisere og forbedre kontrollen med sociale ydelser. Derfor er det visionen at flere bruger udrejseløsningen. 3

4 4. Regler Den nuværende løsning håndterer en række beslutninger: Skal borgeren melde udrejse? Statsansat, inkl. parnenr og børn, der udstationeres, cpr-lov 24 stk 5-6 Ophold i udlandet i mere end 6 mdr., CPR lov 24, stk 1 Udrejser til nordisk land, CPR-lov 25 Søfarende, inkl. ægtefæller og børn, der opretholder bolig i Danmark og som bruger størsteparten af ferie, fridage m.v. i Danmark. CPR-lov 24, stk. 8-9 Skal udrejse meldes? Ophold i udlandet i mindre end 6 mdr, CPR-lov 24, stk. 1 Den hidtidige bolig i Danmark ikke er til fuld rådighed under opholdet i udlandet Udenlandsk statsborger der udrejser til værnepligt, CPR-lov 24, stk. 4 Anmeldelsen skal indeholder oplysninger om (CPR-loven 26) 1) personnummer, 2) fulde navn eller adresseringsnavn, 3) hidtidige adresse og bopælskommune, 4) flyttedato samt 5) eventuel fremtidig adresse eller bopælsland. Under udenlandsopholdet har vedkommende ret, men ikke pligt, til i CPR at få registreret den til enhver tid aktuelle udenlandsadresse samt en eventuel kontaktadresse her i landet, hvortil offentlige myndigheder og private kan sende vedkommendes post.(cpr-lov 26, stk. 3) Kan borgeren blive optaget på folketingsvalglisten? De fulde regler findes i Bekendtgørelse om optagelse på folketingsvalglisten af personer, der har valgret uanset ophold i udlandet (Bekendtgørelse om optagelse på folketingsvalglisten) 4

5 Hvis opholdet er under 2 år, skal borgeren blot markere at de ønsker at være optaget på valglisten. Er det forventede ophold længere end 2 år skal borgeren begrunde at de ønsker at være optaget på valglisten. Begrundelserne angives som vist nedenfor: Blanket FR045 CPR loven, kapitel 6 5. Processer As is processen I dag 5

6 As is med hot spots Kort beskrivelse, herunder af hot spots Der kan være incitament til ikke at melde udrejse hvis man modtager sociale ydelser Borgerne kender ikke løsningen Løser kun lidt af opgaven med udrejse. Mangler sygesikring og skat Mange boger ved ikke at der findes en udrejseløsning og derfor starter de fleste sager med en telefonisk eller personlig henvendelse. Herefter henviser sagsbehandlerne til den digitale løsning. Sagsbehandlerne vælger dog ofte at henvise til papirblanketten for fx udenlandske studerende eller arbejdere, der ikke forventes at returnere til Danmark, så sparer man tid på at oprette Nem-Id etc. Borgeren udfylder anmeldelse. Men det der typisk optager dem mest er deres skatteforhold og sygesikring. Det løses først efterfølgende. På samme måde kan borgeren ansøge om optagelse på folketingsvalglisten hvis det forventede ophold er mere end 2 år, mens ophold under 2 år kan løses med et kryds i selvbetjeningsløsningen. 6

7 To be en kommende løsning Processen for udrejse i to be løsningen er forskellige fra As is på flere måder; 1) Skærmdialogen får først afklaret om borgeren skal melde udrejse. Det er muligt at udfylde løsningen på såvel tysk som engelsk 2) Dernæst håndterer løsningen tre delopgaver: A - Skat ifm udrejse. Denne del af løsningen kræver et samarbejde med SKAT. Denne del af løsningen skal ejes af skat. B -Sygesikring i udlandet C - Optagelse på Folketingsvalglisten I dag håndteres kun delvist opgave C - Hvis opholdet er under 2 år. Hvis det er over 2 år skal borgeren udfylde en særlig blanket. Opgave A og B er de opgaver der normalt optager borgerne mest 3)Anmeldelsen afslutter for borgeren dels med en kvittering, dels med vejledning i hvem der får besked om udrejsen, hhv. hvem borgeren selv skal henvende til. 7

8 4) I kommunen indledes sagen enten ved at der modtages en ansøgning som i dag. Eller ved at der modtages et advis fra E-indkomst på manglende indkomst i en periode for en borger med udenlandsk statsborgerskab og arbejdstilladelse. Kommunen spørger herefter til borgeren for at finde ud af om borgeren evt. er udrejst. Formålet er at reducere snyd med sociale ydelser. 5) Sagsdannelse i kommunens sagssystem sker automatisk ved at anvende standarden for Sag. Der henvises til Rammearkitekturens Sag og Dokumentstandarder 6. Migrering For så vidt angår: Løsning ift skat. Her skal indgås aftale mellem Skat og KL om samarbejde inden denne del af løsningen kan tages i anvendelse Løsningen ift folketingsvalgliste: Det kræver ganske få ekstra felter. Der kan vælges en fritekstløsning for oplysninger, eller opslag i CPR m.v. Det sidste vurderes ikke at være vigtigt. Løsningen ift sygesikring. Sygesikring i udlandet er helt objektivt regelstyret, og det vurderes at kunne løses med nogle få ekstra spørgsmål og en regelmaskine. Reglerne skal dog beskrives. Løsning ift E-indkomst. Business case og jura skal afklares og det er derfor ikke relevant i første omgang, og desuden under alle omstændigheder en del af en løsning for back office. 8