Styregruppemøde Niels Bohrs Allé

Transkript

1 Styregruppemøde Niels Bohrs Allé Mødedato 10. november 2014 Starttidspunkt 10:00 Sluttidspunkt 12:00 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Dagsorden Dokumentnummer Arbejdsområde Referent SKR Deltagere: Erik Knudsen, Christian Jansson, Ulla Mulbjerg, Lars Lund, Helle Ravn, Jens Erik Bech, Ib Valdemar Nielsen, Niels Ibsgaard Fraværende: Ambrosia Hansen Referent: Sine Rudfeld 1. Projektstatus Totalrådgiver indleder Styregruppemødet med en kort status / orientering om: Projektforløbet / projektstade Hovedtidsplan / projektforløb / beslutninger Rammebudget / prioriteringer Problemfelter / interessekonflikter Punktet udgår, idet det er inkluderet i drøftelsen af de øvrige dagsordenspunkter. 2. Fremlæggelse af opjusteret dispositionsforslag Med baggrund i dispositionsforslag som fremlagt på styregruppemødet d. 27. oktober 2014, kommentarer fra styregruppen samt fremsendte udkast til granskningsnotat, har Totalrådgiver foretaget en række justeringer af dispositionsforslaget. Projektansvarlig Ib Valdemar Nielsen, a/s, og projektleder Niels Ibsgaard, Søren Jensen a/s, vil på mødet fremlægge et opjusteret dispositionsforslag med fokus på de konkrete justeringer i forhold til det oprindelige forslag. I forbindelse med præsentationen gennemgås ligeledes det fremsendte notat vedr. mu- lige scenarier for ændret placering af radiografuddannelsens faciliteter. side 1/6

2 2.1 Indstilling: Det indstilles, at styregruppen endeligt vedtager dispositionsforslaget, inklusiv beslut- ning vedr. placering af radiografuddannelsen, samt godkender at et justeret gransk- ningsnotat indgår som grundlag for det videre arbejde med projektforslaget. I granskningsnotatet nævnes, at der blot er 850 cykelpladser Dispositionsforslaget rummer nominelt 1001 (muligvis minus 20) pladser. Veksø er kontaktet vedrørende optimering af cykelparkering samt tilhørende økonomivurdering. Det oplyses at det faktiske antal P-pladser nu er 895. Der arbejdes fortsat med fjernelse af fortove i færdselsstrøget både mod nord og syd Der bør ikke umiddelbart spares på antal bad/omklædningsrum i kælderen. fremlægger to mulige placeringer af radiografernes nye bygning: Forslag 1 er placeret syd for "Campusgaden" og ligger dermed udenfor Lokalplanens byggefelter, men friholder parkeringsarealet, og giver optimale adgangsforhold mod vest. Forslaget vil delvis skærme for indblik til det fine sydvendte facadeforløb, set fra Hjallelsevej. Forslag 2 er placeret nord for "Campusgaden" og dermed indenfor et af Lokalpla- nens byggefelter, men lægger samtidig beslag på et antal P-pladser og har mindre klare adgangsforhold. Væsentligst begrundet i opretholdelse af maksimalt antal P-pladser, og sekundært bedre adgangsforhold, prioriteres forslag 1 højest, og mulighederne herfor underfremlægger snarest et alternativt forslag med tilhørende økonomisk vurdering søges hos myndigheder. vedr. leaset "containerløsning" til radiografernes faciliteter eller dele heraf. Der disponeres fortsat med "vandhuller" i nordenden af alle fingre i sydfløjen. Dette kan eventuelt ændres hvis "trykprøvning" af de samlede faciliteter for fælles forbereendelig på plads. delse nødvendiggør dette. Indretning og antal hyldemeter i Videns- og Læringscenter er faldet Trappe midt i det lille front office-område i sydfløjen fastholdes. CFU/EVU er igen placeret som oprindelig i blok D, etage 2-3, hvormed uddannelser- ne PB i offentlig adm. og socialrådgivere er tilbage i stueplan i blok E. PÆD/SAMF mener, de mangler faglokaler og har på møde oplyst, at de for et år siden har fremsendt materiale vedr. professionsfaciliteter herunder f.eks. æstetiklab, som aldrig er nået frem til. Dette bør genfremsendes straks og indgå i det samlede dispositionsforslag med henblik på afklaring, om der mangler lokaler. side 2/6

3 Faciliteter for materialedesign (sløjd o.l.) og musik (hvis soloundervisning) løses udenfor Niels Bohrs Allés rammer. Studievejledningen placeres ved front office i sydfløjen, hvor der for nuværende er placeret videnmiljøet inklusion (som PÆD/SAMF ikke kender til og derfor ikke har ak- tier i). fremstiller et revideret / opdateret dispositionsforslag (med tilrettede tegnin- ger) både som mappe og digitalt, samt en revideret økonomisk oversigt. De fremligeledes en del af det sendte granskningsnotater besvares / kommenteres, og udgør samlede dispositionsforslag sammen med referatet fra dette møde. Handlingspunkter undersøger mulighed for placering af radiografbygning vest for blok A, men syd for Campusgaden Afklaring af hvad radiografernes bygning skal indeholde af ud- styr, herunder også afklaring af de økonomiske implikationer i forhold til, hvorvidt der skal i anlægsbudgettet skal regnes med afskærmning og tekniske installationer, eller om dette leveres som en del af det samlede tekniske udstyr Ansvarlig : Hvad disponeres der med nu? UCL (Helle Ravn/Ulla Mulbjerg): Gennemgår sammen med radiograferne om det er det, de forventer at skulle bruge, og hvor meget inventar der skal med (og godkendes derefter af Erik Knudsen). Deadlinedato Snarest muligt Afklaring af alternativ løsning (containerløsning) for radiograf- Snarest uddannelsen Intern kommunikation af beslutning vedr. materialedesign og soloundervisning til de berørte uddannelser Det skal afklares, hvorvidt der skal være musikundervisning, og hvilken form, i teorilokalerne ved bevægelsessal, da der i så fald skal være meget fokus på lyddæmpning. Opfølgning på, hvorvidt der i nordfløjen er eksisterende akustikrum, der evt. kan bruges til musikundervisning. UCL UCL Simulering af lokale- og auditoriebehov Helle Ravn Med udgangen af indeværende uge (dvs. senest fredag d. 14. november) Opdateret dispositionsforslag (med tilrettede tegninger) både som mappe og digitalt, samt en økonomisk oversigt og besvarelse af de fremsendte 2 granskningsnotater. Torsdag d. 13. november om aftenen. side 3/6

4 3. Gennemgang af økonomiske prioriteringer I forlængelse af fremlæggelse af opjusteret dispositionsforslag fremlægger projektleder Niels Ibsgaard, Søren Jensen a/s, et oplæg til økonomiske prioriteringer og konsekvenser af samme, på indstilling fra byggeudvalget. Dette sker med udgangspunkt i den prioriteringsliste som blev præsenteret på styregruppemødet d. 27. oktober Indstilling: Det indstilles, at styregruppen i videst muligt omfang drøfter de økonomiske prioriterinpå denne baggrund fastlægger de nødvendige prioriteringer og evt. justeringer ger, og inden for det fastlagte rammebudget. Afrensning af facade fastholdes som del af anlægsbudget. Omklædning, bad og cykelværksted i alle blokke i sydfløj fastholdes. Elevatorer til penthouse fastholdes som del af anlægsbudget. Mulighed for besparelse til komplet ny vandrørsinstallation i kælderen revurderes udarbejder risikovurdering ift. at bibeholde det eksisterende, for det tilfælde at der skulle komme et brud på et af rørene. Mulighed for at erstatte glasfelter i vægge ind til teorilokaler og professionslokaler med glasdøre / rammedøre med glas til samme lokaler undersøges. Døre til gruppelokaler vil fortsat kunne fungere med lille vindue. udarbejder overslag over, hvorvidt dette kunne udgøre en besparelse, når også miljøforhold ved fjernelse af vægge for glaspartier medregnes. søger at finde yderligere samlet besparelse på 5 mio. kr. fordelt på de forskelli- ge fagområder, f.eks. som en 3-5% reduktion, Det accepteres, at budgetrammen tilhørende dispositionsforslaget indtil videre ligger ca. 5 mio. kr. over det samlede rammebudget, idet der inkluderes fortsat mulighed for tilvalg og fravalg i økonomien i projektforslagsfasen. gennemarbejder prioriteringsliste og budget, som herefter vil derefter udgøre det økonomiske afsæt for projektet. Rammebudgettet øges samlet med kr excl. moms ved at "overføre" budgetposterne (27) Bygherrerådgivning, (28) Byggeweb, (29) Byggetilladelse (30) Re- produktion og (31) Øvrige ydelser, prøver m.m. til "Bygherreleverancer."" Herved bringes rammebudgettet i fuld overensstemmelse med udbudsmaterialet og lever samtidig op til aktstykkets formulering. Det noteres i denne sammenhæng, at pkt. 27 er udgifter, der er afholdt i regnskabsperioden , pkt. 29 forventes at bortfalde grundet ny beslutning i Odense Kommune, pkt. 30 nedjusteres til reelt kr , og pkt. 28 og 31 er i forvejen defineret som bygherreleverancer. side 4/6

5 Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Gennemarbejdning af prioriteringsliste og budget Risikovurdering ift. at bibeholde eksisterende vandrør i kælde- ren Snarest Overslag over, hvorvidt det kunne være besparende ift. akustik og miljøforhold at vælge døre med glas (ind til teorilokaler) Snarest Prisoverslag på etablering af fitness i kælderen Snarest Prisoverslag på scenarie vedr. leje af skurvogne/pavilloner til radiograferne udstyr Snarest 4. Tidsplan og kommende aktiviteter På mødet fremlægger Projektleder Niels Ibsgaard: Evt. ajourføring af hovedtidsplanen Detailplan med særlig fokus på i Projektforslagsfasen. Projektforslaget bliver fremlagt til behandling på styregruppemøde nr. 5 den Eventuelle justeringer/kommentarer til Projektforslaget fra UCL skal foreligge senest på styregruppemøde nr. 6 i januar 2015 (er senere fastlagt til d. 20. januar kl ), hvor endelig godkendelse forventes. UCL skal i den forbindelse sikre sig, at granskningsperioden håndteres så rationelt som muligt. Myndighedsprojekt udarbejdes delvist sideløbende med, at projektforslagsfasen sfasen af- sluttes. Myndighedsprojektet vil ikke blive fremlagt til godkendelse på et styregrup- løbende dialog, bl.a. gennem byggeudvalgs- møder. Erik Knudsen orienteres om eventuelle udfordringer. pemøde, men forventes afklaret ved en Myndighedsprojekt vil samlet blive forelagt på Styregruppemøde nr. 7 den Prækvalifikationsresultat vil samlet blive forelagt på Styregruppemøde nr. 7 den , idet ERKN dog ønsker løbende orientering om forløbet af prækvalifikationsprostyregruppemøde ceduren. Hovedprojektet forventes fremlagt til godkendelse i UCL på udvidet nr. 8 den og forventes endelig godkendt efter detaljeret gennemgang på samme møde. Der udarbejdes grundigt referat fra mødet, og korrektioner, som vurdevil blive tilrettet inden udbudsmaterialet udsendes til de bydende den Evt. efterfølgende bygherrekommentarer håndteres som Totalrådgivers granskningsresultater via udsendelse af rettelsesblad(e) til res at have indflydelse for prisdannelsen, de bydende. Nedbrydningsentreprise forventes påbegyndt før udbud af byggearbejder side 5/6

6 Det skal aftales, hvornår materiale vedr. prækvalifikation skal godkendes datoen skal foreligge inden jul. På styregruppemødet d. 16. december orienteres herom. Det skal afklares, hvilke lokalebehov SDU kan have ifm. deres ønske om at benytte dele af Niels Bohrs Allé efter d. 1. august s holdning er, at det vil være en bygemæssigt stor udfordring at skulle opdele byggepladsen, og at det vil være svært at sikre fuld drift i yderligere 2 måneder. Der skal udarbejdes en intern UCL-plan for hvilke møbler, der genbruges herunder hvad der overtages fra SDU, og hvem der er ansvarlige for hvad fremover. fremsender revideret strategi for udbud, vurderet i relation til formulering af aktstykke. Udbudsstrategi skal endelig fastlægges på møde med advokat Jeppe Lefevre, hvor ERKN ligeledes deltager. Handlingspunkter Planlægning af styregruppemøde i januar Invitationer til forårets styregruppemøder Intern UCL-tidsplan Ansvarlig Sine Rudfeld/Jens Erik Bech Sine Rudfeld Helle Ravn Deadlinedato Uddrag af aktstykke vedr. udbud til Niels Ibsgaard JEB Snarest Indkaldelse til internt møde på UCL om udbudsstrategi Sine Rudfeld Snarest side 6/6