STRATEGISK SPACEMANAGEMENT UDVIKLING AF FLYTTEKOMPERATOR en case. DFM Bæredygtig FM: Arbejdspladsen anno 2009 Københavns Ejendomme tirsdag den 5.

Transkript

1 STRATEGISK SPACEMANAGEMENT UDVIKLING AF FLYTTEKOMPERATOR en case DFM Bæredygtig FM: Arbejdspladsen anno 2009 Københavns Ejendomme tirsdag den 5. maj

2 Case: Udvikling af flyttekomperator i samarbejde med Københavns Ejendomme i forbindelse med opgave for Socialforvaltningen i København Socialforvaltningen i Københavns Kommune er med ca medarbejdere landets største forvaltning. Brugerne af Socialforvaltningens tilbud er blandt nogle af de mest sociale udstødte borgere og omfatter blandt andet psykisk syge, misbrugere, vanskeligt stillede børnefamilier og unge samt borgere med handicap. Forvaltningens organisation 2008 Socialforvaltningen er opdelt efter sociale områder som: socialcentre, rådgivningscentre, hjemmepleje osv.

3 Socialforvaltningen lokalisering 2008

4 Case: Socialforvaltningen i København Socialforvaltningen skal være landets bedste målt på kvalitet og effektivitet i såvel de borgerrettede ydelser som i administrationen En kvalitet og effektivitet, som skal være grundlaget for, at vi i 2012 kan være førende i det sociale arbejde, så andre virksomheder henter viden og inspiration hos os Eksisterende centeropbygning 2008 Fremtidig struktur (Sapcepro) Indsats på to fokusområder at tilpasse organiseringen af forvaltningen med sigte på effektiv opgavevaretagelse og sikker drift. at gøre vores arbejdspladser attraktive ved at styrke og understøtte medarbejdere og ledere i det borgerrettede arbejde.

5 Vi blev stillet følgende opgave: 1. Et oplæg til, hvor mange medarbejdere, der kan være på forvaltningens lokaliteter 2. Et forslag til hvorledes en lokalerokaden kan gå op 3. At skabe overblik over, hvilke relevante ejendomme, der kan komme i spil. 4. At vurdere, om det er muligt at få billigere lejemål i spil end SOFs nuværende. 5. At udarbejde udkast til en samlet tidsplan for lokalerokaden. Tidsplan for besvarelse af opgaven: 2½ måned til at udarbejde metoden. Vi udarbejdede følgende metode til løsning

6 Metode og styring af data Områder Centre Teams Stillingsgrupper Medarbejdertyper Lokaliteter Efterfølgende kan vi svarer på spørgsmål: 1) Hvor stort er arealbehovet for et givent team/center 2) Hvilke lokationer opfylder dette behov 3) Er lokationen optaget? 4) Af hvem og hvor meget fylder de (m2 disponibel). 5) Er lokationen disponibel 6) Hvad koster tomgang 7) Hvilke stillingsgrupper er omfattet af ét center 8) Hvor mange adm./udgående medarbejdere flytter 9) Optimalt flyttetidspunkt for et center/team.

7 Datagrundlag Vi forudsætter i vores beregninger at der er 3 typer arbejdspladser til 3 medarbejderkategorier. Som vi har sat følgende kvadratmeter behov på. ID Arbejdsplads type Medarbejder Type Arbejdsplads Lille (25m2 pr. medarb.) Arbejdsplads Stor (30m2 pr. medarb.) 1 Fuldtids plads Administrativ Dele plads Udgående, øvrige 12, Cafeplads Udgående, hjemmepleje 3 4 Vi skal bruge disse tal, når vi opgør kvadratmeterforbruget /behovet for en organisatorisk enhed på en given lokation som ses af eksempel i nedenstående oversigt. Fx 28 medarbejder, hvoraf der er 2 administrative = 2x25 /30= 50/60m2 26 udegående hj.= 26x3/4 = 78/104m2 Dvs. totalt arealbehov for 28 medarbejdere er 128 /164 m2

8 Socialforvaltningens organisation Simulering af rokaden Hvor går det op og hvor halter det.. Bernstorffsgade 15 kælderen skal anvendes til enhed og er derfor medtaget i opgørelsen med lejen der er ,41 kr. plus drift/forbrug I Tiegensgade 31 E, det gamle Rudolf Berghospital vil der i løbet af 2009 blive 170 m2 lokaler ledige, som kan indgå i den store rokade, hvis der er mulighed for det. Lejemålet ligger formentlig på 5. sal. i en Svalegang Rød kasse markerer, hvor der er minus i forhold til arealet ved beregning på 30 m2 pr. medarbejder (stor) Alle lejemål giver plus hvis arealberegningen tager udgangspunkt i 25 m2 pr. medarbejder (lille) Gl. Køge Landevej falder ud med størst mango. Forslag: Voksen teams /Vesterbro kan eventuelt okaliseres andet sted eller ejemålet indrettes med åbne rum. Matthæusgade falder også ud med en mango ved beregning på 30 m2 pr. medarbejder. Lejemålet bør revurderes pga. ringe arealudnyttelse.

9 Socialforvaltningens organisation Simulering af rokaden Lejebesparelse hvis alle de reducerede lejemål medregnes Samt lejemål der kan opsiges:

10 Socialforvaltningens organisation Simulering af rokaden Flytteudgifter i nøgletal I denne simulering er 1623 personer omfattet af rokade og det koster: kr. pr. pers. at flytte m/inventar kr. pr. pers. at flytte u/inventar Nogle steder kunne det være oplagt at ophæve ejerskabet til inventaret altså ikke flytte skriveborde / reoler unødvendigt og fx at foretage en lige-over-bytning af møderums møbler.

11 Socialforvaltningens organisation Simulering af rokaden Fraflytningsudgifter (anslået): Ombygningsudgifter Min ,- kr. pr. m2 Lavt niveau 2.500,- kr. pr. m2 Max ,- kr. pr. m2 Mellem niveau 5.500,- kr. pr. m2 Højt niveau > 8.000,- kr. pr. m2

12 Socialforvaltningens organisation Simulering af rokaden Hvor går det op og hvor halter det.. (MODEL VESTERBROGADE) OBS! Bernstorffsgade 15 kælderen skal anvendes til enhed er ikke medtaget i opgørelsen. Lejen er ,41 kr. plus drift/forbrug skal tillægges I Tiegensgade 31 E, det gamle Rudolf Berghospital vil der i løbet af 2009 blive 170 m2 lokaler ledige, som kan indgå i den store rokade, hvis der er mulighed for det. Lejemålet ligger formentlig på 5. sal. i en Svalegang Rød kasse markerer, hvor der er minus i forhold til arealet ved beregning på 30 m2 pr. medarbejder (stor) Alle lejemål giver plus hvis arealberegningen tager udgangspunkt i 25 m2 pr. medarbejder (lille) Vesterbrogade 1201erstatter Matthæusgade her er det bydækkende socialcenter samt Voksenteam/Vesterbro lokaliseret i huset. Selvom adressen falder ud med en mango ved beregning på 30 m2 pr. medarbejder, så vurderes lejemålet optimalt til indretning som åbne kontorer før indflytning.

13 Adresse: Vigerslev Allé 1 A På Vigerslev Allé 1A ligger det kommunale rådgivningscenter Vest med modtageenhed og behandlerenhed. Rådgivningscenterets modtageenhed har 12 medarbejdere mens behandlerenheden har 23 medarbejdere. Dvs. i alt er 35 medarbejdere på lokationen med et arealforbrug på 70 m2 pr. person. Selvom bygningsstrukturen er meget speciel, vurderer Spacepro at der uden meget store ombygningsudgifter kan skabes plads til en hjemmeplejeenhed (på 91 medarbejdere). Vigerslev Allé Indgang RC /Akutmodtagelsen Indgang RC Gårdrum Eventuel etablering af ny indgang hjemmeplejen Indgang hjemme plejen I den fløj som går vinkelret på Vigerslev Allé er der ca m2 der naturligt kan adskille de to lejemål. Efter en rokade vil Rådgivningscenteret således have ca. 43 m2 pr. medarbejdere til rådighed. Indgangsparti for Rådgivningscenteret modtageenhed

14 Stormøderum i sidefløjen

15 Socialforvaltningens lokalisering 2009-