Contract Management - Et proaktivt værktøj til virksomheders håndtering af kontrakter

Transkript

1 Eksamensnummer: Vejleder: René Franz Henschel 1. maj 2013 Institut: Business and Social Science Århus Universitet Juridisk Institut Contract Management - Et proaktivt værktøj til virksomheders håndtering af kontrakter Udarbejdet af Marie Hessner Anslag uden mellemrum:

2 Indholdsfortegnelse... 0 Abstract Indledning: Problemformulering Metode Juridisk Økonomisk Virksomhedscase empirisk behandling af den juridiske og økonomiske teori Sammenfatning af metode Litteratur Vurderingskriterier Credibilitet Transferabilitet Dependabilitet Confirmabilitet Opgavens struktur Afgræsning Beskrivelse af den anvendte teori Udviklingen Den Konventionelle jura Proaktiv jura Contract management Proaktive Kontrakter: Værdi Porters værdikæde Risiko Product life cycle Sammenfatning: Teoretisk behandling af Contract Management IFT. Virksomheders værdikæder Aktiviteter i værdikæden Støtteaktiviteter: Virksomhedens struktur: Side 1 af 62

3 5.3.2 Teknologiudvikling Indkøb: Primær aktiviteter: Produktion: Sammenfatning Teoretisk behandling af Contract Management IFT. PLC Contract Management i et produktlivscyklusforløb Vurdering Fokuspunkter i forhold til anvendelse af proaktive kontrakter Hvad bør den proaktive kontrakt indeholde Proaktiv tilgang til løsning af konflikter Kan en proaktiv kontrakt skabe værdi? Empirisk behandling af contract management IFT. Virksomhedens værdikæde Kvalitativ metode Research question: Valg af kvalitativ metode: Interviews: Tematisering Design Interviewgennemførelse Beskrivelse af virksomheden - Semann og Tipsmark Sammendrag af interviews Interview 1 Peter Bach Pedersen Interview 2 Claus Tipsmark Nuværende Situation Virksomhedens struktur: Problemstillinger Optimering og effektivisering af værdikæden Indkøb Teknologi PLC Contract Management i et empirisk produktlivscyklusforløb Beskrivelse af Serman og Tipsmark produkter PLC kurven Side 2 af 62

4 10. Validering af den empiriske undersøgelse Crediabilitet Transerabilitet Dependabilitet Confirmabilitet Konklusion Litteraturfortegnelse Bilag Interviews bekræftelse Side 3 af 62

5 Abstract Contract management - a proactive tool for companies managing contracts This paper sets out to discover if and how contract management can create more value in a coorporation. Todays companies face a new reality, where fast moving inovation and tough competition makes it necessary to think in new ways. One aspect in this new reality is law. In todays fast pace society, companies are looking at how to use law in a more proactive way. Instead of seeing law as a reactive tool, law is use to preempt the occurrence of conflict. Conventially law is used to settle disputes and resolve issues after the occurance of a given event. Proactive law is a tool that can be used to gain competitive advantages and value. It is a tool that combines the economic school and the law school, and can be used to formulate strategies of how to create more value. Contract management can be used to create more value, by minimizing risk and maximizing operational performance. Porters value chain is a tool that is used to identify the activities in a firm that deliver a product. After identifying the different processes, it is possible to easier establish where it is possible to create more value. By benchmarking against other companies you can identify where the firm can create more value. In this paper I have choocen to focus on specifik parts of the value chain, these are the parts i have found most interesting in the quest for encreasing value. These are firm infrastructure, technology development and procurement, categorised as support activities and operation being a primary activity. I look into how contract management in used in these different activities. The paper also look into how the products position in the product lifecycle effects how to proberly use contract management. Proactive contracting is an important tool to create more value. It entails a closer bond between the company and its surpliers. The goal is to on one hand to handle and preempt a conflict, and on the other hand manage and optimize the colaboration between the two parties. In this paper I use the company Semann og Tipsmark, to validate my findings empirically. I try to discover how the company can use contract mangament to reduce risk and optimize the different processes in the value chain to create greater value. In the analysis I use both product life cycle and the value chain as tools to achieve these goals. Side 4 af 62

6 1. Indledning: Virksomheder står i dag overfor flere og flere udfordringer. Med konstant forandrende konjunkturer og markedsudfordringer, både i form af nye konkurrencesituationer og verdenshandlen generelt. Grundet dette er der et stigende behov for nye tilgange til hvordan juraen kan anvendes med henblik på at skabe succes for en virksomhed, både for at manøvrere i det skiftende handelsmiljø, samt for at være bedre rustet til at tackle de fremtidige forandringer. Når der tales om proaktiv jura og værdiskabelse kan det tolkes på mange måder. I denne afhandling anvendes det til at belyse og analysere hvorledes en proaktiv tankegang kan være værdiskabende. Der ses på hvordan skiftet fra den konventionelle jura, der er præget af en reaktiv tilgang, til en tankegang der benytter proaktive redskaber til at styre virksomheders adfærd, kan være værdiskabende. Når man ser på historien bag udviklingen, fra det konventionelle juridiske paradigme til proaktiv jura, står det klart at jurister og forretningsfolk har forskellige meninger og holdninger til hvordan der sikres og skabes værdi. Jurister har deres fokus rettet mod at mulige ricisis skal afdækkes så udfyldende som muligt, hvorimod forretningsfolk fokuserer på at skabe muligheder og vækst. 1 En proaktiv tilgang kan begunstige et samspil mellem de 2 ovennævnte fokuspunkter, hvilket kan resultere i at de to grupper kan komplementere hinanden. Derved kan der fokuseres på eventuelle juridiske uenigheder og ønsket om at skabe muligheder og vækst. Det kan være svært at definere, hvorfor anvendelsen af en proaktiv tankegang kan være værdiskabende for en virksomhed. Begrebet værdi kan have mange betydninger, og det kan være svært at se hvorledes en implementering af proaktiv kontrakthåndtering kan skabe en direkte værdi for en virksomhed. Kontraktlige aftaler er en af de vigtigste elementer i en succesfuld virksomhed. Kontrakter er meget vigtige for alle profitable virksomheder, lige fra at indgå aftaler, afslutte aftaler og definere relationer med kunder, leverandører eller interessenter. I betragtning af den vidtfavnende karakter af kontrakter, er det ikke overraskende, at god kontraktstyring kan gøre en verden til forskel for en virksomhed succes. 1 PAMPAL Sorsa, K. (2011). Proactive Management and Proactive Business Law A Handbook. Turku University of Applied Sciences. Side Side 5 af 62

7 Hvis en virksomhed ikke formår at forvalte en kontrakt, har den i høj grad øget den juridiske eksponering. I værste tilfælde kan den kontraherende part beslutte, ikke at kun opsige kontrakten, men også fortsætte videre med sagsanlæg. Undgåelse af disse potentielle retslige tvister, kombineret med enhver mulighed for omkostninger og udnyttelse af eventuelle muligheder er en vigtig grund til, hvorfor en investering i god kontakt management reducerer den samlede langsigtede udgifter til administration af kontrakter. Grundet overstående finder jeg det interessant, at undersøge hvorledes anvendelsen af en proaktiv håndtering af virksomheders kontrakter kan skabe strategiske fordele, og hvilken effekt det har på virksomheders succes. 1. Problemformulering Med udgangspunkt i proaktiv jura ønskes det undersøgt, hvordan en virksomhed kan drage fordele af contract management med henblik på at skabe øget succes. Hvordan kan en virksomheds anvendelse af contract management være værdiskabende? Ovenstående hovedspørgsmål besvares ud fra følgende problemstillinger og områder der ønskes belyst. - Hvilke kontraktmæssige forhold er væsentlige i forhold til øget værdi? - Hvilket formål og anvendelse har kontrakter i forbindelse med virksomheders opnåelse af værdiskabelse? - Hvad skaber værdi for en virksomhed ved anvendelse af Contract Management? Side 6 af 62

8 3.Metode Dette afsnit klarlægger det metodiske fundament for opgaven, herunder hvilken tilgang der anvendes i opgaven, hvilke teorier samt en kort gennemgang af anvendt litteratur. Afsnittet beskriver derudover også, hvordan cases vil underbygge de teoretiske elementer med empirisk data fra interviews. 3.1Juridisk Denne afhandling består både af økonomiske og juridiske aspekter. Kombination af økonomiske og juridiske værktøjer gør det vanskeligt at anvende den traditionelle retsvidenskab. Det betyder, at opgaven ikke kan kategoriseres under de retsvidenskabelige kernediscipliner. ( retsdogmatik, retspolitik, retssocologi, og retshistorie. 2 I stedet anvendes en nyere tilgang til juridisk metode. Law and economic, som også kan betegnes erhvervsjuridisk. Det er en teori, hvor økonomiske metoder bliver anvendt i det juridiske. Da afhandlingen har til formål at vurderer effekten af en proaktiv kontrakthåndtering, hvor både juridiske og økonomiske elementer vil blive inddraget, vil den juridiske metode i denne afhandling betegnes som erhvervsjuridisk. 3.2 Økonomisk Dette afsnit beskriver de økonomiske teorier, som anvendes til analyser i denne opgave. Teorierne beskrives i det omfang nødvendigt for en forforståelse af emnet og der refereres til hvilke områder i opgaven de vil blive anvendt. Til afdækning af hvilke kontraktmæssige forhold, der er væsentlige i forhold til øget værdi for en virksomhed ved anvendelse af contract management, anvendes Porter værdikædeteori. Denne teori behandler virksomhedens interne konkurrencemæssige situation og via de enkelte faser og støtteaktiviteter i modellen, beskrives formål og anvendelse af kontrakter, samt hvad der skaber strategiske fordele. Derefter kigges der et niveau længere ned i virksomhedsmæssig forstand dvs. hvad er afgørende for et produkts livscyklus set ud fra et contract management perspektiv. Et produkt gennemlever mange faser fra start til slut og vil deraf være afhængig af forskellige contract management elementer. For at afdække denne problemstilling anvendes teorien om PLC og de faser et produkt 2 Jens Evald & Sten Schaumburg-Müller Retsfilosofi, retsvidenskab og retskildelære Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1. udgave/2. oplag, 2004, s Side 7 af 62

9 typisk gennemlever. Der vil her være en redegørelse for, hvilke kontraktelementer, der er relevante for de forskellige faser, samt hvilket kontraktindhold, der kan være afgørende i en enkelt fase. 3.3 Virksomhedscase empirisk behandling af den juridiske og økonomiske teori Til underbyggelsen af de teoretiske elementer anvendes en virksomhedscase, der skal danne et supplement til konklusionerne i afhandlingen, har Virksomheden Semann og Tipsmark har indvilget i at give input vedr. problemstillinger ift. deres kontraktmæssige situation, dette vil indgå i denne afhandling som empirisk datagrundlag. Data er indsamlet via interviews med medarbejdere i virksomheden, samt efterfølgende telefonsamtaler for afklaring af spørgsmål og øvrige temaer. Grunden til disse er lavet er for at, identificerer de relevante problemstillinger der måtte være, i forhold til håndteringen af deres kontrakter, samt at få belyst virksomhedens situation, mål og ønsker. Der har igennem forløbet med interviews været anvendt forskellige tilgange. Dette skyldes, at de interviewede personers forskellige baggrunde og at de arbejder under forskellige diskurser. Der er derfor både blevet foretaget semi-strukturede og orienterings interviews. Derudover er det også blevet lavet opfølgnings interviews, der er gjort for at opnå større kendskab til de allerede kendte problemstillinger. Dette interview gjorde det også muligt at sikrer sig, at der var overensstemmelse i forhold til det første interview. I opfølgnings interviewet var der et bedre kendskab til hvilke problemstillinger der ønskes belyst, derfor blev der anvendt en mere struktureret tilgang, interviewguiden var denne gang mere struktureret, og spørgsmålene gjort mere specifikke, så de relevante problemstillinger blev belyst mere konkret og detaljeret. 3.4 Sammenfatning af metode Den overordnede metode tilgang er illustreret nedenfor, og tager udgangspunkt i den teoretiske metode, herunder Porter værdikæde på virskomhedsniveua og PLC-teorien på produktniveau. Den teoretiske tilgang suppleres med empiri fra casen og alle 3 elememter danner tilsammen grundlaget for at besvare på undersøgelsens problemformulering. Side 8 af 62

10 Kilde: Egen til vending 3.5 Litteratur De anvendte informationer og kilder er baseret på kendte teorier og artikler, og empirisk case der understøtter teorien. Denne afhandlings emnne, er stadig relativ nyt og er derfor begrænset hvor meget etableret litteratur der findes. Derfor er der blev anvendt en lang række artikler, og suppleret med relevante bøger. Bøgerne er især blevet brugt til at sikrer en forforståelse for udvalgte emner, og til at finde anerkendte definitioner og forklaringer af de anvendte begreber og modeller der er anvendt i afhandling. Den primære litteratur der er anvendt i denne afhandling er skrevet af ledende forskere på området, herunder George J. Siedel og Helena Haapio. En stor del af den nødvendige baggrundsviden er søgt i bogen Contract and commercial Management The Operational Guide, og andre relevante rapporter der er udarbejdet af IACCM( International Assocation for Contract and Commercial Management). Derudover er bogen ProActive Management and ProActive Law, et resultat af PAM PAL-projektet, blevet benyttet i stor grad. Ligeledes har der også været rettet fokus mod The Nordic School of proactive Law. Side 9 af 62

11 George J. Siedel er Williamson Family Professor of Business Administration og Thurnau Professor of Business Law at the Ross School of Business. Siedel s undersøgelser fokuserer på international business, forhandling, konfliktløsning og -forebyggelse. kilde Helena Haapio arbejder for Lexpert Ltd i Finland, som International Contract Counsel. Hun hjælper virksomheder med at blive mere succesfulde i deres relationer, ved at anvende en proaktiv tilgang. Hun har derudover arbejdet med research der fokuserer på proaktiv kontraktsanvendelse, som et middel til at skabe et samspil mellem økonomi og jura. Hun er medlem af IACCM advisory council og grundlægger og koordinator for IACCM Finland, samt af stor betydning for udviklingen af Nordic School of Proactive Law og ProActive ThinkTank. kilde 3.6 Vurderingskriterier Til slut i denne afhandling, vil der blive foretaget en vurdering af de konklusioner den empiriske undersøgelse viser, dette vil blive gjort gennem de fire kvalitative vurderingskriterier. credibilitet, transferabilitet, depenabilitet og confirmalitet Credibilitet Under dette punkt medtages nogle af de af Maaløe(Maaløe 2002:286) diskuterende sandhedskriterier for at sikre, at der hersker troværdighed, i såvel data, som i de endelige konklusioner. Dette skal bruges til at understøtte mine konklusioner har hold i virkeligheden Transferabilitet For at påvise om der eksisterer transferabilitet, skal mine konklusioner kunne overføres til en anden kontekst. Dvs. det skal undersøges, om der kan ske en generalisering Dependabilitet Dependabilitet er en vurdering af i hvor stor grad, mine konklusioner afhænger af de valgte informanter, og om jeg kunne have valgt anderledes eller udvalgt et større antal. Derudover vurderes der også om tidspunktet, samt locationen for undersøgelsens interviews kunne have haft indflydelse på de samlede resultat Confirmabilitet Det sidste vurderingskriterium, har til formål at bekræfte mine konklusioner fra anden side. Dette gøres da man ubevidst påvirker casen med egne bias, 4 herunder både personlige- og 3 Maaløe,Erik m.fl. (2004). Adfærdsvidensakbelig Metode- kvalitativ metode.institut for Organisation og Ledelse. Side 10 af 62

12 erkendelsesmæssige bias. Den udefra kommende vurdering er vigtig, da der i en kvalitativ case sker en betydningsfuld vekselvirkning mellem informanter og den der undersøger, hvilket konklusionen afhænger meget af. 3.7 Opgavens struktur Denne opgave indledes med en introduktion til det valgte emne, derefter bliver problemformuleringen fastlagt. Det følgende afsnit beskriver den metodiske analyseramme, som skal bruges til at belyse problemstillingen. I afsnit 3 beskrives den anvendte teori og præsentere det analyse apparat, som vil blive anvendt senere i afhandlingen. Man kan dele dette afsnit op i to, da der dels præsenteres juridiske teorier og begreber, og et analyse apparat hentet fra økonomi. I den juridiske del vil begrebet proaktiv jura blive beskrevet, jeg har vurderet at forståelsen af den proaktive tankegang, er en vigtig del af denne afhandling. Derfor vil dette afsnit ikke kun indeholde en beskrivelse af selve begrebet, men også en beskrivelse af udviklingen fra det traditionelle juridiske paradigme til proaktiv jura. I den økonomiske del vil værdibegrebet blive belyst, for at illustrer dette vil Porters værdikæde blive anvendt. Inddragelsen af denne model gøres for bedre at kunne forstå, hvordan kontrakter kan skabe værdi. Modellen har til formål, at analysere virksomhedsaktiviteter for at identificere, hvor virksomheden opnår konkurrencemæssige fordele, og derved kan skabe værdi. Desuden vil der forekomme en præsentation af begreberne Product Life Cycle, og risiko. I afsnit 5 vil der blive undersøgt, hvor i værdikæden man kan skabe mere værdi ved brug af contract management. I afsnit 6, undersøges der om man kan bruge PLC i udviklingen af virksomhedens tilgang til contract management. I afsnit 7, vil der med udgangspunkt i mine definitioner og det teoretiske analyse apparat, blive foretaget en vurdering af hvorvidt en proaktiv tilgang til virksomheders kontrakter, kan ses, som et værktøj til at skab værdi for virksomheder. Den empiriske behandling har i denne afhandling til formål at underbygge og eksemplificere den anvendte teori der er blevet behandlet i de foregående afsnit. I afsnit 10 af denne afhandling, vil de fire valideringskriterier, som er beskrevet i afsnit 3.6, blive anvendt. Dette gøres for at vurderer afhandlingens empiriske undersøgelse og de konklusioner der er blevet foretaget. Afslutningsvis vil der blive givet en konklusion. 4 Heldbjerg,Grethe (2003): Grøftegravning i metodisk perspektiv. Frederiksbjerg C:Samfundslitteratur. Side 11 af 62

13 3.8 Afgræsning Contract management er et bredt og omfattende område, hvor det ikke vil være muligt at afdække alle aspekter i denne afhandling. I afhandlingen vil baggrundsretten ikke blive beskrevet, da det antages at læsere af afhandlingen er bekendt med disse. Når kontrakter og virksomheders kontrakthåndtering bliver belyst og analyseret, vil der hovedsageligt være fokus på downstream aktiviteter i forsyningskæden. Dette vil betyde, at fokus er rettet på virksomheders relationer og kontrakter til dens leverandører, dvs. verticale relationer. I starten af PLC kan det være vigtigt, at den lovgivning der muligvis skal skabes indenfor et område, ikke er til skade for en virksomhed. Men dette kræver en mere omfattende undersøgelse. Når kontrakter og virksomheders kontrakthåndtering bliver belyst og analyseret, vil der hovedsageligt være fokus på downstream aktiviteter i forsyningskæden. Dette vil betyde at fokus er rettet på virksomheders relationer og kontrakter til dens leverandører, dvs. verticale relationer. I den teoretiske behandling af Contract Management ift. Værdikæden, undersøges kun relevante aktiviteter af værdikæden. Det vil være de aktiviteter, hvor det er vurderet at der er en høj grad af værdi at hente ved brug af Contract Management. 4. Beskrivelse af den anvendte teori 4. 1Udviklingen Samfundet udvikler sig hele tiden, og bevæger sig mere og mere hen mod et individualistisk og globaliseret samfund. Denne ændring har flere åbenlyse konsekvenser med sig; det påvirker de mellemmenneskelige relationer, måden hvorpå vi udformer regler og love, advokater og udformningen af deres faglige holdning. Denne ændring i samfundet kræver en mere proaktiv tilgang 5 5 PAMPAL Sorsa, K. (2011). Proactive Management and Proactive Business Law A Handbook. Turku University of Applied Sciences.side 128 Side 12 af 62

14 4.1.2Den Konventionelle jura Som det første vil den konventionelle jura blive kort beskrevet. Det konventionelle juridiske paradigme kan være vanskeligt at karakteriserer, men grundlæggende handler jura om et sæt regler, der skal definerer hvad der forstås ved lovlig handlemåde og straffeadfærd. I ethvert retssystem har lovgiveren traditionelt til opgave at fortolke, hvad der er i samfundets fælles interesse og hvis det er nødvendigt fastlægge dette ved lov. Retssystemet indeholder regler om de rettigheder og pligter borgerne har og regler der mulighed for at træffe juridiske beslutninger. Derudover omfatter det også de regler der er i forbindelse med den retsvirkning der er når der handles i strid med disse regler(kilde.) I den traditionelle jura udvises der en ex post adfærd, med det menes, at der først reageres når problemerne er realiserede. Fokus er altså i på konflikter og løsninger af disse. Traditionelt set har kontrakten haft til formål at sikre de rettigheder man har når der indgås en aftale, fokus har altså været på at ens rettigheder skulle sikres. Ud fra ovenstående antages det at den konventionelle jura anvender en reaktiv orienteret tankegang. Her fokuseres der på fortiden, og de erfaringer man har gjort sig i forhold til fejl og problemer. Ved denne reaktive adfærd anvendes den konventionelle kontrakt, når en konflikt opstår, her findes den frem, for at løse konflikten. Det er flere steder i den relevante litteratur på området, blevet slået fast at der er behov for ændringer, bland andet i The European Economic and Social comittee, der i a further step towards better regulation at EU, fastslår behovet for et paradigmeskift. Tiden er nu inde til, at man går bort fra det århundredegamle reaktive syn på ret til fordel for en tilgang baseret på proaktiv ret. Tiden er til et andet syn på ret og lovgivning: At se fremad i stedet for bagud, at fokusere på hvordan loven anvendes og virker i dagligdagen, og på hvordan den modtages i det lokalsamfund, den søger at regulere 6. På trods af ovenstående er det fortsat vigtigt at reagere og løse problemer, men der skal ligeledes være fokus på at forebygge årsagerne til problemerne opstår. Derved gøres den proaktive kontrakt mellem virksomheden og den kontraherende part lettere. Gennem deres udtalelse The proactive law approach: A step forward to better regulation understreger Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg vigtigheden af nye former for regulatoriske metoder og holdninger fra lovgivers side. Dette skal være med til at sikre et mere overskueligt internationalt erhvervsmiljø. Ligeledes 6 Side 13 af 62

15 mener Siedel og Haapio at det konventionelle syn på kontrakter, hvor de kun anvendes, som et juridisk redskab er for indskrænket. De mener derimod, at kontrakten skal ses som et ledelsesredskab, der skal skabe og fordele rettigheder og forpligtigelser imellem virksomheder og de kontraherende parter Proaktiv jura Proaktiv jura udspringer fra den præventive jura. Et nøgleord i den præventive jura er forebyggelse, som skal medvirke til at konflikter og problemer ikke indtræffer. Når der tales om den præventative jura har Luise M. Brown en betydelig rolle. Han har det berømte motto: It usually cost less to avoid getting into trouble than to pay getting out of trouble. 8 Dette beskriver den tankegang der er bagved den præventive jura, hvor fokus er på at håndterer konflikter igennem forebyggelse. Et andet vigtig element i den præventive jura er at fokus ikke længere kun er rettet mod et juridisk perspektiv med også mod et forretnings perspektiv. Pampal: figur 1 9 Proaktiv tilgang er en reaktion på den reaktive adfærd, der ofte præger management og jura. Reaktiv adfærd kan defineres som en adfærd, der sigter til at håndtere problemer, når de realiseres. 7 Siedel, G. J. & Haapio, H. (2011). Proactive Law for Managers: A Hidden Source of Ceompetetive Advantage. Burlington, VT.:Ashgate Publishing Co., print. 8 Brown, L. M. (1986). Lawyering Through Life: The Origin of Preventive Law. Littleton, Colorado. F. B. Rothman, print. 9 PAMPAL Sorsa, K. (2011). Proactive Management and Proactive Business Law A Handbook. Turku University of Applied Sciences. Side 122 Side 14 af 62

16 Håndtering af problemer, når de opstår, kan det være en bekostelig affære, og medfører et tab af muligheder. I modsætning hertil fokuserer proaktiv adfærd på, hvordan man skaber succes, undgår omkostninger og skaber nye muligheder. Proaktiv adfærd handler derfor ikke kun om at analysere årsagerne til fejl og forhindre dem i fremtiden, men om at analysere, skabe og gennemføre strategier for at levere succes og nye muligheder. Den proaktive tilgang bringer herved et innovativt element til traditionelle juridiske og erhvervsøkonomiske uddannelser ved at fokusere på, hvorledes man ved at kombinere proaktiv management og proaktiv jura kan påvirke selskabets konkurrencemæssige miljø og værdikæde i positiv retning. Traditionel lov reagerer og arbejder ud fra fejl og mangler, hvorimod proaktiv lov indebærer, at man handler i forventning og tager kontrol. Traditionel lov og jura er meget omkostningsfuldt, idet man først reagerer når skaden er sket. Bæredygtige forhold og et godt samarbejde er vigtig for private og virksomheder. I Gennem proaktiv lov forsøger man at udvikle begreber, værktøjer og teorier, der kan bruges som juridiske instrumenter med henblik på at nå disse mål. 10. En proaktiv tankegang har fokus på forandringer, og på at reagerer forud for problemer der kan opstå på længere sigt. Hvis man kigger på The Nordic School of Proactive Law, defineres proaktiv jura, på følgende måde: en fremtidsorienteret tilgang til retten, der lægger vægt på, at juridisk viden skal anvendes før et problem opstår. Det omfatter en særlig juridisk tangegang, samt et sæt færdigheder, praksis og procedurer, der kan være behjælpelige med at identicificerer muligheder rettidigt, for at opnå konkurrencemæssige fordele, heraf, samt opdage potentielle problemer, mens indsats stadig er mulig 11 Som det er beskrevet i afsnit 4.1 er der sket en udvikling i forhold til anvendelse af juridiske tangegange. Førhen blev der handlet reaktivt på eventuelle forandringer, og formålet var hovedsageligt at beskytte de interesser en virksomhed måtte have. Som det også fremgår af den ovenstående definition, er der ved anvendelsen af proaktiv jura, fokus på at reagerer før der sker 10 PAMPAL Sorsa, K, Henschel.m.f. (2011). Proactive Management and Proactive Business Law A Handbook. Turku University of Applied Sciences.side Nordic School of Proactive Law, N. D. Set d. 22/ Side 15 af 62

17 forandringer og opstår problemer. Den proaktive tilgang, søger at skabe de bedst mulige forudsætninger for en virksomheds succes, og har bl.a. til formål, at forebygge eventuelle konflikter, skabe og imødegå muligheder. Dette underbygges ligeledes i The Nordic School of proactive Law, der beskriver det på følgende måde: Udover at undgå twister, retssager og andre farer, søger proaktiv ret måder, hvorpå retten kan anvendes til at skabe værdi, styrke relationer og håndtere risici 12 Proaktiv jura har to formål. På den ene side har den til formål at forebygge, hvilket betyder at virksomheder skal reagerer på eventuelle problemer før de opstår, og derved minimerer risicis for at undgå juriske konflikter. På den anden side sigter den proaktive tankegang efter at indfri virksomheders ønske om succes i form af en effektiv risiko håndtering, værdiskabelse og relationer. Proaktiv jura handler altså om at skabe muligheder og realiserer dem på en ansvarlig måde. EU, har formuleret visionen bag dette på følgende måde: Visionen er et samfund, hvor personer og virksomheder er bekendt med deres rettigheder og forpligtigelser og kan udnytte loven fordele 13 De allerede beskrevne mål med anvendelsen af proaktiv jura, skal opnås ved at virksomheder kombinerer evnen til at håndterer de juridiske regler og evnen til at fastlægge mål og de strategier der skal anvendes for at opnå disse. I bogen Proactive Law for managers: formuleres målet med anvendelsen af proaktiv jura: - Promovering af succesfuld indsats og relationer, identificerer og elimere kilder til potentielle problemer - Optimering af risk and return, minimerer skadelige elementer når der opstår et problem - Håndtering af konflikter, forebygge retsager, og minimering af tab og omkostninger, hvor dette er uundgåeligt Nordic School of Proactive Law, N. D. Set d. 22/ Eu-lex: Behov for paradigme skift. 14 Siedel, G. J. & Haapio, H. (2011). Proactive Law for Managers: A Hidden Source of Ceompetetive Advantage. Burlington, VT.:Ashgate Publishing Co., print. Side 16 af 62

18 4.3 Contract management Contract management er i de senere år kom i langt større fokus hos virksomheder. Contract management er en proaktiv disciplin, der sigter efter at optimere virksomheders håndtering af deres kontrakter. 15 Contract management sigter efter at skabe en effektiv og forbedret håndtering af kontrakter, og derved opnå succesfulde relationer. Dette skal medvirke til en reducering af risici der forbundet med de konflikter og overensstemmelser der kan opstå imellem to parter. Contract management kan ses som et redskab til at sikrer at håndteringen og anvendelsen af virksomhedens kontrakter sker på den mest optimale måde. Disse konflikter og uoverensstemmelser kan både direkte og indirekte påvirke begge parter med omkostningsfulde bekostninger, hvilket understreger vigtigheden af en succesfuld kontrakthåndtering. 16 Langt de fleste business to business (B2B), relationer og transaktioner er omfattet af en kontrakt. Derfor er Contract management også en vigtig del af virksomheders håndtering af deres relationer såsom deres leverandører Proaktive Kontrakter: Når der tales om proaktive kontrakter er fokus rettet mod virksomhedens succes. Anvendelsen af en proaktiv håndtering af kontrakter, kan ses som et værktøj, der har til formål at fremme virksomheders succes. 17 Dette ledelsesværktøj skal både ses som et juridisk værktøj såvel som et økonomisk. Dette betyder, at kontrakten ikke kun skal ses som et juridisk redskab der har til formål at beskytte virksomheden, men også som et økonomisk redskab der skal medvirke til at fremme virksomhedens succes. Konflikter og juridiske tvister kan koste en virksomhed dyrt, derfor er det også essentielt at reducerer risikoen for dette. En succesfuld håndtering af kontrakter kræver at der rettes fokus mod minimering af risicis i forhold til de problemer der kan opstå imellem virksomheden og den kontraherende part, såsom uenigheder om levering. Ved at forbedrer ens håndtering af kontrakter PAMPAL Sorsa, K, Henschel.m.f. (2011). Proactive Management and Proactive Business Law A Handbook. Turku University of Applied Sciences. 17 Siedel, G. J. & Haapio, H. (2011). Proactive Law for Managers: A Hidden Source of Ceompetetive Advantage. Burlington, VT.:Ashgate Publishing Co., print. Side 17 af 62

19 kan fremtidige konflikter med virksomhedens leverandører eller andre kontraherende parter, foregå mere gnidningsfri og derved også medvirke til en forbedring af virksomhedens ry. Som det fremgår af ovenstående er der en tydelig forskel imellem anvendelsen af proaktive og traditionelle tilgange. Ifølge Haapio og Baines er et vigtig element i den proaktive tilgang relationer. Disse relationer skal skabes og danne grundlag for et gensidigt samarbejde. 18 Den proaktive kontrakt skal bruges til at sætte rammerne for hvordan dette opnås. I den bogen Proactive law for Mangers,berøres dette emne også, her vurderes der at kontrakten skal ses som et ledelsesværktøj, som skal bidrage til at opnå og varetage relationer på en succesfuld måde. Ligeledes bliver der i bogen belyst hvad de to forfattere, Siedel og Haapio, mener kontrakter kan bidrage med. 19 Kontrakten skal som den altid har gjort, håndterer de juridiske forpligtigelser der er ved håndteringen af en virksomheds forretning. Den proaktive kontrakt skal også anvendes som et redskab, til at håndtere virksomheders risicis og minimering af disse. Ligeledes er det et redskab til at forebygge eventuelle fremtidige problemer, så disse ikke udvikler sig til konflikter. Ved anvendelsen af den proaktive tilgang fremgår en kombination af juridiske og økonomiske elementer. Den proaktive kontrakt kan altså ses som et interdisciplinært ledelsesværktøj. Med dette menes, at den juridiske disciplin anvendes i samspil med de øvrige discipliner i en virksomhed. I en verden af øget samarbejdsafhængighed og voksende usikkerhed, kan en proaktiv tilgang, hjælpe sine virksomhedsenheder og ledelse til at tage bedre vare på deres transaktioner og forhold. Ved at arbejde sammen via proaktiv jura og kvalitetsfylde kontrakter, kan der opnås større arbejdssucces: opdage og fjerne de svage led, styrke forhold, give klarhed og sikkerhed, skabe harmoni og forebyggelse af disputser. Når en virksomhed beslutter sig for at inddrage en kontraherende part, til at levere varer eller servicer som dennes selv har produceret, vil man som virksomhed blive konfronteret med mange logistiske og ledelsesmæssige spørgsmål, størsteparten af disse vil være juridiske implikationer. Det samme gælder, når en virksomhed som ellers beskæftiger sig med domestiske handler går ind i udenrigshandler, uanset om det er som køber eller sælger. Virksomhedens processer, kontrakt 18 Haapio, H. & Baines, L. (2007). An Overview of Proactive Contracting. ( Set Siedel, G. J. & Haapio, H. (2011). Proactive Law for Managers: A Hidden Source of Ceompetetive Advantage. Burlington, VT.:Ashgate Publishing Co., print Side 18 af 62

20 formularer og dokumenter er muligvis ikke korrekt justeret til brug i outsourcing og internationale handler. De er måske ikke klarificerende på de specifikke opgaver og skemaer og hjælper ikke virksomheden til at håndtere eventuelle kontraktlige risicis. De kan endda gøre det direkte modsatte. I en handel mellem to parter kan der nemt opstå problemer og uenigheder. Hvis dine leverandører ikke ved, hvad der menes med levering, hvordan kan det så leveres i tide? Hvordan kan de personer som udfylder ordren eller sørger for transport udføre deres job? Når der opstår problemer mistes der mange timer på at forebygge yderligere problemer. Både personlige - og arbejdsmæssige forhold lider, venner bliver til fjender og et skadet ry kan blive permanent, men alt dette behøver ikke at ske. Som det vil blive klargjort senere i dette afsnit, kan simple ændringer i indkøbspraksisser gøre forskel og give en værdifuldt bidrag til bundlinjen. Traditionelt set, har vejen til juridisk hjælp været meget tilsvarende et patientforløb: diagnose, behandling og henvisning det er alle trin som sker efter, at klienten eller patienten har fået problemer. Plejen har altså været reaktiv. Du bliver syg og du søger behandling. Du støder på en diskurs og du søger juridisk hjælp. Vi er nødsaget til at bevæge os væk fra den model. Både den professionelle og klienten vil have gavn af en proaktiv tilgang, som fokuserer på at sikre succes og afhjælpe virksomheder fra juridiske problemer. 20 Det er en anerkendt viden, at des tidligere en diskurs eller en potentiel diskurs bliver adresseret, des bedre er chancerne for en retfærdig og hurtig løsning. I juridisk kontekst, blev ideen om en præventiv tilgang første gang introduceret af Louis M. Brown. Han både praktiserede og var professor i jura. I et forsøg på at hjælpe befolkningen med at minimere risikoen for juridiske problemer og maksimere juridiske fordele, udgav han Preventive Law i 1950, efterfulgt af adskillige andre bøger og artikler om emnet. Proaktiv juridisk rådgivning har dets oprindelse i præventiv jura. Det er baseret på en overbevisning om, at juridisk bistand fungerer bedst når det bliver adresseret førend problemet opstår. Ligesom med præventiv jura har det ligheder med lægevidenskaben: en del af lægevidenskaben arbejder med metoder (så som vaccine), som forebygger sygdomme. I denne sammenhæng kan man sige at proaktiv jura arbejder sig hen imod at vaccinere virksomheder imod sygdommen juridiske problemer, diskurser og retssager. Målet er at opbygge et system som beskytter samarbejdspartneren, dennes ledelse og personale og gør dem modstandsdygtige og stærke; holder dem ved godt juridisk helbred og immune overfor de juridiske risikoer der kan opstå i al 20 Cummins, T., David, M. & Kawamoto, K. (2011). Contract and Commercial Management: The Operational Guide. 1. udg, 1. oplag. Netherlands: Van Haren Publishing, print. Side 19 af 62