UDBUDSBETINGELSER KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 1

2 INDHOLD 1. Indledning Definitioner 3 2. Den ordregivende myndighed 4 3. Udbudsmaterialet 4 4. Tidsplan for udbudsforretningen Anmodninger om yderligere oplysninger Frist for modtagelse af tilbud Standstill- periode Vedståelsesfrist 6 5. Egnethedskriterier Teknisk kapacitet Økonomisk og finansiel kapacitet Sammenslutning af leverandører Leverance baseret på andre enheders formåen 7 6. Mindstekrav og forbehold 7 7. Alternative tilbud 8 8. Tildelingskriterier 8 9. Uklarheder Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbud Aktindsigt Tilbuddets udformning Checkliste 11 KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 2

3 1. INDLEDNING Nærværende udbud er udbudt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Udbuddet omfatter indgåelse af én rammeaftale med én leverandør om levering af tjenesteydelser inden for de specialpædagogiske støtteordninger (SPS). Målgrupperne for den personlige hjælp er uddannelsessøgende med bevægelsesvanskeligheder, hørenedsættelser (døve/hørehæmmede), synsnedsættelser (blinde/svagsynede), læse/- skrivevanskeligheder samt psykiske funktionsnedsættelser efter følgende lovgivninger: Lov om specialpædagogisk støtte ved videregående uddannelser (LBK nr. 539 af 28. maj 2013 med senere ændringer). Bekendtgørelse om specialpædagogisk støtte ved videregående uddannelser (SPSbekendtgørelsen) (BEK nr. 819 af 2. juli 2007 med senere ændringer). Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelser m.v. (BEK nr af 9. december 2013). Støttemodtagerne er elever på ungdomsuddannelser og studerende på videregående uddannelser. Kontrakten omfatter levering af personlige hjælpere og personlige støttefunktioner til følgende områder: Sekretærbistand Praktisk hjælp Støtteperson-ydelser Leverandøren skal kunne levere landsdækkende personlig hjælp og have en administration, hvor der kan bestilles hjælpere til hele landet. Der indgås en rammeaftale af 2 års varighed fra kontraktens indgåelse. Der er desuden option på forlængelse på 1 år af rammeaftalen med én gentagelse. 1.1 Definitioner I dette udbudsmateriale vil ordregiver operere med begreberne minimumskrav, mindstekrav og konkurrenceparametre. Med disse begreb forstås: Minimumskrav: Mindstekrav: Med minimumskrav menes krav til tilbudsgiver. Kravet går på tilbudsgivers forhold. Tilbud, der ikke opfylder minimumskravene, vil ikke blive taget i betragtning. Et mindstekrav er et krav, som tilbuddet ubetinget skal opfylde/overholde, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold for et mindstekrav. KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 3

4 Konkurrenceparametre: Et konkurrenceparameter er udtryk for ordregivers ønsker til leverancen og er et parameter, som tilbudsgiver kan konkurrere på. Tilbud, der indeholder forbehold overfor konkurrenceparametre, medfører ikke, at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Det vil blive tillagt positivt vægt ved evalueringen i det omfang, at tilbuddet kan opfylde konkurrenceparametrene. 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed er: Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn Frederiksholms Kanal 25 DK-1220 København K Tlf.: ktst@ktst.dk Internetadresse: og Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes skriftligt til: Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn Att. Jannie Eriksen jannie.eriksen@ktst.dk 3. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består udover udbudsbekendtgørelsen af: Del 1 Del 2 Del 3 Udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag til rammeaftale Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Samarbejdsorganisation Bilag 4: Priser og afregning Rammeaftalen med bilag fastlægger overordnet set parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af tjenesteydelserne. Rammeaftalen med den valgte leverandør underskrives i forbindelse med udbudsforretningens afslutning. Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades fra styrelsens hjemmeside: KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 4

5 4. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Rammeaftalen forventes at træde i kraft ultimo maj 2014, idet leverandørens ansvar for varetagelse af de af rammeaftalen omfattede ydelser først løber fra den 1. juli 2014 (overtagelsesdagen). 4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger (skriftlige spørgsmål) Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Spørgsmål, der modtages senest tirsdag den 22. april 2014, kl lokal tid vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og rettes til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, Att. Jannie Eriksen, jannie.eriksen@ktst.dk. 4.2 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er torsdag den 1. maj 2014, kl lokal tid. Styrelsen ser gerne, at tilbud afgives i 1 underskrevet eksemplar, 3 papirkopier og én elektronisk version (USB-stick eller lignende). Tilbud må ikke afleveres pr. . Tilbuddet skal sendes til/afleveres i en lukket forsendelse mærket "Udbud af rammeaftale om levering af personlig hjælp - fortroligt" til følgende adresse: Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn Frederiksholms Kanal 25 DK-1220 København K Att.: Jannie Eriksen Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem og er læsbar. Tilbuddet skal afgives på dansk. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Dog gælder, at ordregiver, såfremt mindre dele af det printede tilbud mangler, i stedet kan lægge den elektroniske version til grund, forudsat at denne er komplet. 4.3 Standstill- periode KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 5

6 Styrelsen er i medfør af lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne, jf. 3, forpligtet til efter offentliggørelsen af tildelingsbeslutningen at afvente udløbet af en 10 dages standstill-periode, forinden indgåelse af aftale. 4.4 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Et evt. meddelt afslag kan først frigøre tilbudsgiver fra sit tilbud og vedståelsesfristen, når styrelsen har indgået kontrakt til anden side. 5. EGNETHEDSKRITERIER Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum vedlægge tilbuddet følgende oplysninger: En underskrevet erklæring på tro og love (evt. i form af aktuel serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiver, konsortiet (alle i konsortiet) eller underleverandører på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336/1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre, i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. Ved sammenslutning (f.eks. konsortium) af tilbudsgivere skal oplysningerne gives for hver enkelt tilbudsgiver. Det er dog konsortiet, der tilsammen skal leve op til de ovenstående egnethedskriterier. Erklæringen skal udfyldes, og såfremt der ikke er gæld til det offentlige skal erklæringen forsynes med "0" eller "0 kr.", da tilbuddet ellers vil være at anse for ukonditionsmæssigt. Der er vedlagt en formular til udfyldelse, som kan benyttes ved afgivelse af erklæringen. Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af tilbudsgivere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. 5.1 Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Liste over tilbudsgivers betydeligste leverancer (samlet min 3 og max 10) inden for personlig hjælp, fordelt med minimum 1 reference indenfor henholdsvis både sekretærbistand, praktisk hjælp og støtteperson-ydelser, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og tidspunkter, samt den offentlige eller private modtager. Oplysninger om tilbudsgivers generelle kompetenceprofil, forstået som tilbudsgivers overordnede uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, samt dokumentation for omfanget af ressourcer som tilbudsgiver råder over med henblik på opgavevaretagelsen i henhold til aftalen. 5.2 Økonomisk og finansiel kapacitet KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 6

7 En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår. Gennemsnittet af den årlige samlede omsætning fra seneste tre disponible regnskabsperioder skal være mindst 15 millioner DKK eksl. moms. 5.3 Sammenslutning af leverandører Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (= konsortium) skal oplysninger om teknisk kapacitet, jf. pkt. 5.1, gives for hver enkelt leverandør. Minimumskravet under pkt skal være opfyldt af leverandørerne tilsammen. Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, jf. pkt. 5.2., skal gives af alle leverandører. Minimumskravet under pkt skal være opfyldt af leverandørerne hver især. Hvis et tilbud gives af et konsortium, skal det klart fremgå af tilbuddet hvilke virksomheder der afgiver tilbuddet. 5.4 Leverance baseret på andre enheders formåen En tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders (f.eks. en underleverandørs eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) økonomiske, finansielle og /eller tekniske kapacitet, jf. pkt og 5.2, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre, at tilbudsgiver er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de andre enheders forpligtelser i så henseende. Ansøgeren skal for den støttende enhed fremlægge informationerne om teknisk kapacitet, jf. pkt. 5.1, og/eller økonomiske kapacitet, jf. pkt. 5.2, afhængigt af, hvad ansøgeren basere sig på. Minimumskravene under pkt og 5.2 skal i givet fald være opfyldt af ansøgeren og den støttende enhed tilsammen. 6. MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD Udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav, jf. bilag 1 (Kravspecifikationen). Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold overfor et mindstekrav. Et tilbud der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil ikke blive taget i betragtning. Det er i den forbindelse uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for rammeaftalen og dens bilag. Tilbud, der indeholder forbehold over for rammeaftalen og den bilag vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at angive priser ud over de i pkt. 8, og bilag 4 angivne, herunder angive alternative eller supplerende prissætningsmekanismer mv. I givet fald vil tilbuddet blive afvist. KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 7

8 7. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud, jf. tillige ovenfor pkt TILDELINGSKRITERIER Tildeling af ordren vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Styrelsen vil i den forbindelse lægge følgende kriterier til grund, der er angivet med følgende vægtning: 1. Leveringssikkerhed (30 %) 2. Kvalitet (30 %) 3. Pris (40 %) Ad 1) Leveringssikkerhed: Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på tilbudsgivers redegørelse for, hvordan levering af sekretærbistand, praktisk hjælp og støtteperson-ydelser til de uddannelsessøgende der efterspørger ydelserne vil blive håndteret, jf. bilag 1 pkt. 4.2 og 4.7, herunder i hvor høj grad det tilsikres, at krav til leveringstid for levering af ydelser til uddannelsessøgende og vikardækning opfyldes. Vurderingen sker på baggrund af beskrivelserne i bilag 2. Ad 2) Kvalitet: Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på følgende: I hvor høj grad kvalitetskravene til sekretærbistand, praktisk hjælp og støttepersonydelser opfyldes, jf. bilag 1 pkt I hvor høj grad krav til ansættelses- og arbejdsgiverforpligtelse opfyldes, jf. bilag 1, pkt I hvor høj grad krav til grundlæggende kvalifikationer, tilbudsgivers håndtering af kurser og supervision samt tilbudsgivers håndtering af studierejser opfyldes, jf. bilag 1 pkt. 4.4, og 4.6. I hvor høj grad krav til opførsel, fremtræden, fleksibilitet og opfølgning opfyldes, idet der lægges vægt på, hvorledes tilbudsgiver vil håndtere opførsel, fremtræden, fleksibilitet og opfølgning overfor brugerne af personlig hjælp, jf. bilag 1, pkt Vurderingen sker på baggrund af beskrivelserne i bilag 2. Ad 3) Pris: KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 8

9 Ved vurderingen af pris lægges vægt på den laveste enhedspris, på henholdsvis ydelser, som udløser grundtakst og ydelser, som udløser høj takst, jf. bilag 4. Underkriteriet vægtes med 40 %. 9. UKLARHEDER Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. 10. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Styrelsen er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Det er et krav fra styrelsen, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er styrelsen uvedkommende. 11. FORHANDLINGSFORBUD Der gælder et forhandlingsforbud, og ordregiver vil derfor ikke under udbudsforretningen afholde forhandlinger, ligesom der ikke vil finde en traditionel kontraktforhandling sted efter tildeling af rammeaftalen. Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbuddet er udformet på en måde, at rammeaftalen principielt kan indgås uden forudgående drøftelser mellem ordregiver og tilbudsgiver. Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbuddene er fyldestgørende, indeholder alle nødvendige oplysninger, behandler alle relevante forhold og er præcise i enhver henseende. 12. AKTINDSIGT Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis ved Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 9

10 uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivning. 13. TILBUDDETS UDFORMNING For at lette sammenligningen af de indkomne tilbud skal tilbudsgivere følge nedenstående disposition: 1. Kontaktoplysninger 2. Leverandørens løsningsbeskrivelse (bilag 2) 3. Samarbejdsorganisation (bilag 3) 4. Prisbilag (bilag 4) 5. Tilbudsgivers forhold 6. Øvrige oplysninger mv. Tilbudsgiveren skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis vi har ofte med succes gjort, man kunne også forestille sig, at, eller det kunne eventuelt søges løst ved, at.. er ikke acceptabelt og vil inden for rammerne i pkt. 8 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. 1. Kontaktoplysninger Dette afsnit skal indeholde følgende kontaktoplysninger: Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. Mailadresse 2. Leverandørens løsningsbeskrivelse Tilbudsgiver angiver en uddybende beskrivelse af tilbudsgivers tilbud på styrelsens udbud i tilbudsmaterialet. Der er til udbudsmaterialet udarbejdet og vedlagt et bilag 2 til udfyldelse, som benyttes ved afgivelse af tilbuddet. Bilaget er alene til brug for styrelsen til at give et samlet overblik over, om alle mindstekravene og eventuelle konkurrenceparametre, jf. bilag 1 er opfyldt. 3. Samarbejdsorganisation Det er til udbudsmaterialet udarbejdet og vedlagt et bilag 3, som benyttes ved afgivelse af tilbuddet. KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 10

11 4. Pris Der er til udbudsmaterialet udarbejdet og vedlagt et bilag 4 til udfyldelse, som kan benyttes ved afgivelse af tilbuddet. 5. Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver afgiver den i pkt. 5 nævnte erklæring vedrørende gæld til det offentlige. Der er til udbudsmaterialet vedlagt en formular til udfyldelse, som kan benyttes ved afgivelse af erklæringen. Tilbud, der ikke indeholder denne erklæring, vil ikke blive taget i betragtning. Såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af leverandører (konsortium), skal oplysningerne i dette punkt afgives for hver af leverandørerne i konsortiet. Endvidere oplyses her om de i pkt. 5.1 og 5.2 anførte forhold vedrørende teknisk kapacitet samt økonomisk og finansiel kapacitet. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på det i pkt. 5.3 og 5.4 anførte. 6. Øvrige oplysninger mv. I dette afsnit kan tilbudsgiver angive eventuelle øvrige oplysninger mv., som tilbudsgiver ønsker at afgive. Disse oplysninger vil ikke indgå i den endelige aftale, men tjener alene til styrelsens orientering. 14. CHECKLISTE Med henblik på at afgive et konditionsmæssigt tilbud opfordres tilbudsgiver til forud for fremsendelsen af tilbuddet at tjekke, at følgende forhold er opfyldt. Tjeklisten er ment som en vejledende hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Forhold Punkt 13.1: Kontaktoplysninger Udfyldt Punkt 13.2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Tilbudsgivers besvarelse af de stillede mindstekravene samt evt. konkurrenceparameter, jf. Bilag 1, sker ved udfyldelse af bilag : Samarbejdsorganisation Tilbudsgivers besvarelse af dette punkt sker ved udfyldelse af bilag : Pris Tilbudsgivers besvarelse af dette punkt sker ved udfyldelse af bilag Tilbudsgivers forhold Er samtlige relevante oplysninger, erklæringer mv. vedlagt og opfylder disse betingelserne/minimumskravene? KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 11

12 Tilbudsmaterialet skal indeholde de i punkt 5 anførte oplysninger. Tilbudsmaterialet skal indeholde de i punkt anførte oplysninger, dvs. en tro- og love-erklæring. Formular til brug herfor er vedlagt dette udbudsmateriale. Punkt 4.2. Frist for modtagelse af tilbud Rettidig afsendelse/indlevering med henblik på overholdelse af tilbudsfristen. Indeholder tilbuddet eksemplarer (papirversioner), dvs. 1 underskreven originalversion og 3 kopier af originalversionen, samt 1 digitalversion på fysisk medie (f.eks. USB-stick). Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 4.2, dvs. en lukket forsendelse mærket Tilbud fortroligt må ikke åbnes ved intern postomdeling KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN - UDBUDSBETINGELSER SIDE 12