Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 24. marts 2010 i Fælleshuset, Mølleparken 18 i Jægerspris

Transkript

1 Jægerspris Boligselskab 133 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 24. marts 2010 i Fælleshuset, Mølleparken 18 i Jægerspris 1. Godkendelse af referat fra mødet den 22. september Godkendelse af boligselskabets regnskab 2008/ Godkendelse af boligselskabets budget 2010/11 4. Godkendelse af organisationsbestyrelsens årsberetning 5. Mødeplan for Ansøgning om midler fra dispositionsfonden til renovering af fjernvarmesystemet i afdeling Ansøgning om forhåndstilsagn fra dispositionsfonden for afdeling Møllehegnet 8. Fremtidssikringsanalyser 9. Fremtidig rentepolitik 10. Information fra BL 11. Sager fra formand og afdelinger a. Placering af postkasser på Esrogårdsvej b. Sikringsrapporter fra Willis c. Forvaltningsrevision forelæggelse af bearbejdet koncept 12. Sager fra administrationen a) Godkendelse af regnskab for studieturen den 28. august Uddannelsespolitik i Jægerspris Boligselskab 14. Eventuelt Deltagere fra organisationsbestyrelsen: Jørgen Cramer, formand Bente Christoffersen, næstformand Bent Puggaard John Würfel Jørgen Christensen Gert E. Olsen Erik Sejersten Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Anders Hornehøj, Domea Formanden bød velkommen og forslog Bent Gordon Johansen som dirigent, samt Anders Hornehøj som referent. Bent Gordon Johansen blev valgt som dirigent og Anders Hornehøj som referent. Alle deltagere var indforstået med, at organisationsbestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde blev gennemført sideløbende.

2 Jægerspris Boligselskab 134 Pkt. 1: Godkendelse af referat fra mødet den 22. september 2009 Referatet blev udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 6. oktober Referatet blev godkendt og underskrevet uden bemærkninger. Pkt. 2: Godkendelse af boligselskabets regnskab 2008/2009 Kopi af regnskab 2008/2009 for selskab og afdelinger er udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer. Endvidere er revisionsprotokol vedlagt. På afdelingsmøderne er følgende resultater fremlagt og godkendt: 29/01 Møllehegnet Underskud på kr /02 Mølleparken Underskud på kr /05 Børneinst. Regnbuen Underskud på kr /08 Egeparken Underskud på kr /12 Krabbelodden Overskud på kr /13 Parkvej Overskud på kr /14 Esrogårdsvej Underskud på kr /26 Esromarken Underskud på kr /27 Smedeparken Underskud på kr Dispositionsfonden I Jægerspris Boligselskab er i dette regnskabsår faldet fra kr kr. til kr hvilket primært skyldes, at der er afholdt udgifter til lejeledighed i afdeling Krabbeloden. Bent Gordon Johansen orienterede om den forestående tvangsauktion for afdeling Krabbeloden. Jørgen Cramer spurgte, hvorvidt afdelingerne kunne indfri gammel gæld på antenneanlæg. Bent Gordon Johansen oplyste, at det kunne de ikke, idet antennegæld i henhold til loven kun kan opkræves direkte hos lejerne. Organisationsbestyrelsen godkendte regnskaberne uden bemærkninger. Pkt. 3. Godkendelse af boligselskabets budget 2010/11 Kopi af budget 2010/11 for selskab og afdelinger er udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer. Der er vedtaget følgende huslejestigninger på afdelingsmøderne: Afd Møllehegnet: Huslejestigning på 6,56% Afd Mølleparken: Huslejestigning på 5,98% Afd Børneinst. Regnbuen: Huslejestigning på 7,16% Afd Egeparken: Huslejestigning på 9,54% Afd Parkvej: Huslejestigning på 3,94% Afd Esrogårdsvej: Huslejestigning på 6,96% Afd Esromarken: Huslejestigning på 4,33% Afd Smedeparken Huslejestigning på 5,97% I alle budgetter er der således taget højde for de store prisstigninger på offentlige ydelser, som løbende sker.

3 Jægerspris Boligselskab 135 Organisationsbestyrelsen godkendte budgetterne uden bemærkninger. Pkt. 4: Godkendelse af organisationsbestyrelsens årsberetning Beretningen var udsendt skriftlig. Organisationsbestyrelsen roste og godkendte den meget fyldestgørende beretning uden bemærkninger. Pkt. 5: Mødeplan for 2010 Kopi af mødeplan for 2010 var udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer. Organisationsbestyrelsen tog planen til efterretning uden bemærkninger. Der vil være fællesmøde den 14/ Pkt. 6: Ansøgning om midler fra dispositionsfonden til renovering af fjernvarmesystemet i afdeling Kopi af brev var udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer. Mølleparken ansøger om et beløb på op til kr til nødvendig renovering af afdelingens fjernvarmesystem. Anders Chr. Hornehøj arbejder sammen med bestyrelsen og Jægerspris Kraftvarmeværk på at finde den for afdelingen bedste løsning. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der bevilliges et træk på op til kr fra dispositionsfondens/arbejdskapitalens midler, til formålet. Pkt. 7: Ansøgning om forhåndstilsagn fra dispositionsfonden for afdeling Møllehegnet Kopi af brev udsendes til organisationsbestyrelsens medlemmer vedlagt indkaldelsen. Møllehegnet ansøger om et beløb på op til kr til nødvendig renovering af afdelingens fjernvarmesystem. Anders Chr. Hornehøj arbejder sammen med bestyrelsen og Jægerspris Kraftvarmeværk, på at finde den for afdelingen bedste løsning. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der bevilliges et træk på op til kr fra dispositionsfondens/arbejdskapitalens midler, til formålet.

4 Jægerspris Boligselskab 136 Pkt. 8: Fremtidssikringsanalyser Kopi af brev er udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer. Der er fremsat forslag om, at dispositionsfonden/arbejdskapitalen i Jægerspris Boligselskab yder tilskud på 75 % af udgiften til gennemførelse af fremtidssikringsanalyser i boligselskabets ældste afdelinger. Overslagsmæssigt vil priserne være: Møllehegnet kr Mølleparken kr Egeparken kr Esromarken kr Dispositionsfondens/arbejdskapitalens andel vil anslået være ca fordelt over 2 regnskabsår. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der bevilliges et træk på anslået kr fra dispositionsfondens/arbejdskapitalens midler til formålet. Pkt. 9: Fremtidig rentepolitik Fra og med regnskabsåret 2009/2010 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136,00 pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr svarende til kr pr. bolig. Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Organisationsbestyrelsen godkendte Domeas forslag.

5 Jægerspris Boligselskab 137 Pkt. 10: Information fra BL Der er siden sidste møde udsendt følgende informationsskrivelser fra BL a) BL Informationsmateriale: Medlemskontingent 2010 b) BL Informationsmateriale: Orientering om regelændringer i forbindelse med styringsreformen c) Indenrigs- og Socialministeriet: Orientering om bekendtgørelser ved. den almene boligsektor d) BL Informationsmateriale: Råderetsbeløb, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr regulering af satserne Essensen af informationerne blev gennemgået af Bent Gordon Johansen. Pkt. 11: Sager fra formand og afdelinger a) Placering af postkasser på Esrogårdsvej Der er udsendt bilag Referat af beboermøde omkring situationen/stemningen i boenheden Esrogårdsvej 2-22 b) Sikringsrapporter fra Willis Der er udsendt bilagsmappe Sikkerhedsgennemgange Jægerspris Boligselskab c) Forvaltningsrevision Anders Hornehøj forelagde det af udvalget bearbejde koncept som var udsendt. Beslutninger: Ad a) Organisationsbestyrelsen vedtog, at de 3 postkasser der er placeret andetsteds flyttes om til de øvrige 7 postkasser. Ad b) Jørgen Cramer anbefalede, at bestyrelserne i de enkelte afdelinger arbejdede videre med rapporterne og at man i organisationsbestyrelsen vil tage eventuelle ansøgninger om tilskud til forskellige sikringsarbejder op, når disse fremkommer. Ad c) Den forelagte forvaltningsrevision blev vedtaget uden bemærkninger. Pkt. 12: Sager fra administrationen a) Godkendelse af regnskab for studieturen den 28. august 2009 Regnskabet var udsendt som bilag b) Anmodning om forhåndstilsagt om midler fra dispositionsfonden/ arbejdskapitalen til et forprojekt i afdeling Møllehegnet. Møllehegnet er stillet i udsigt, at man kan få et tilskud fra et støtteprogram i Energistyrelsen, til gennemførelse af et forprojekt med fokus på forbedring af klimaskærmen i afdelingen. Forprojektet vil normalt koste omkring kr Tilskuddet fra Energistyrelsen vil udgøre ca. kr Derfor anmoder afdelingen om et forhåndstilsagn på, at afdelingen kan trække op til kr fra dispositionsfonden/arbejdskapitalen til forprojektet. Afdelingsbestyrelsen har på nuværende tidspunkt ikke taget stilling til, om man ønsker at lave forprojektet. Hvis man ønsker, at gøre det, vil ønsket om midler til fremtidssikringsanalyse i afdelingen, bortfalde.

6 Jægerspris Boligselskab 138 a) Regnskabet blev godkendt. b) Organisationsbestyrelsen godkendte, at der kan bevilliges et træk på op til kr fra dispositionsfondens/arbejdskapitalens midler, til formålet, under forudsætning af at der så ikke samtidig trækkes penge til afdelingen, til det bevilligede beløb under punkt. 8 til fremtidssikringsanalyse. Pkt. 13: Uddannelsespolitik i Jægerspris Boligselskab Der ønskes etableret en uddannelsespolitik for beboerdemokrater og medarbejdere i Jægerspris Boligselskab bl.a. med baggrund i den vedtagne forvaltningsrevision. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer: Det foreslås, at der afsættes kr pr. valgt medlem pr. år, fra Arbejdskapital/Dispositionsfond til kurser dog en maksimal samlet ramme på kr Kompetenceudvikling af valgte af ejendomsmestre og funktionærer: Det foreslås, at der afsættes kr pr. medarbejder pr. år fra Arbejdskapital/Dispositionsfond til kurser. Beløbene budgetteres fremover. Organisationsbestyrelsen godkendte forslaget. Pkt. 14: Eventuelt Der var ingen emner til drøftelse under dette punkt. Dirigenten sluttede mødet og takkede for god ro og orden. Frederikssund Anders Chr. Hornehøj Referent