Tønder Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmødet, Tirsdag den 12. april 2011 kl , i fælleshuset, Kastaniealle.

Transkript

1 Tønder Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmødet, Tirsdag den 12. april 2011 kl , i fælleshuset, Kastaniealle. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Tønder Boligselskab Udstilling i butiksvindue og kampagne om tomme boliger Bernadotteparken Forretningsføreraftale Brofennen elevatorer Orientering om afdelingernes økonomi Vedtægtsrevision Bestyrelsens forretningsorden Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Orientering om driftsforhold Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Allis M. Jensen, formand Anne Christiansen, næstformand Eli Kølleskov, medlem Hans-Jørgen Nielsen, medlem Svend Weiland Petersen, medlem Kaj Ringsted, udpeget af Domea Der var afbud fra: Rita Mortensen Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Domea Erik Lønne Gottfredsen, Domea Domea Boligcenter Haderslev, den 4. maj 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordenen blev godkendt. 2 Tønder Boligselskab 2.1 Udstilling i butiksvindue og kampagne om tomme boliger Leje af butiksvindue i gågaden til udstilling om boligselskabet. Ejendomsmester Allan Bak Christensen har undersøgt muligheden og fundet et vindue nær torvet i gågaden. Prisen for vinduet er 1000 kr. + evt. strøm. Vi kan leje det indtil butikken bliver udlejet igen. Allis Jensens forslag er at vi prøver at lave en udstilling med noget af det materiale vi har haft med på messen, suppleret med evt. en pc er eller et tv, der kan vise vores afdelinger både ude og inde. (Efterligning af en ejendomsmæglerbutik). Det er vigtigt at vi fastholder den gode respons fra Messen. Det er ideen at denne del af reklamekampagnen betales af arbejdskapitalen fra Tønder Boligselskab. Der er også et forslag om at dele en mulepose ud til hvert lejemål med en forklaring om at udgifterne til de tomme boliger betales af de øvrige beboere via budgetterne. Der lægges en folder i posen Find en ny lejer og få en gave - gaven kan være en middag for 2 eller et gavekort eller måske noget andet. Se i øvrigt pkt. 2.5 vedrørende tab ved tomgang. Efter udsendelsen af dagsordenen, var det ledige butikslokale blevet udlejet. Punktet blev dog drøftet alligevel og der blev taget en beslutning om at kom der et andet ledigt butikslokale, så skulle der etableres en udstilling. I forbindelse med udstillingen ønskes der: 1) En stor fladskærm som viser billeder både ude- og indefra i de forskellige bebyggelser samt opstilling af de roll-up skilte der blev lavet til messen i Tønder Hallerne. 2) Der skal findes en fotograf til at tage disse billeder, evt. en professionel, Mogens Gabs blev nævnt. Fotos kan evt. udleveres til kommende lejere på CD. 3) Der skal tages nye luftfotos af bebyggelserne, således disse kunne bruges på de nye hjemmesider. 4) Der laves A-gadeskilt med reklame for boligselskabet til opsætning ved Vestergade og Brofennen (ordning med udsætning og indtagning skal aftales med nogen fra bebyggelsen). Forslaget om hjælp fra beboerne til udlejning af tomme boliger blev drøftet, men der var ikke enighed om hvorledes dette tiltag skulle genindføres. Omdeling af Domea magasinet til lægers venteværelser iværksættes. Det blev besluttet at Tønder Boligselskab skulle se der var noget i det oplæg til markedsføring som Skovvænget/Brombærvej afdelingen var ved at få lavet hos Degn Marketing, som kunne bruges i Tønder. Side 2 af 5

3 Bestyrelsen bevilligede foreløbigt kr fra arbejdskapitalen til at igangsætte ekstra markedsføringstiltag af tomme boliger. 2.2 Bernadotteparken Helhedsplan for Bernadotteparken (nødvendigt for at vil kunne søge tilskud i Landsbyggefonden). Der er modtaget et tilbud (kopi vedlagt) fra Rambøll om at lave første stade af helhedsplanen. Domea har lavet en foreløbig accept af tilbudet på ca. kr ekskl. moms for at undgå for store forsinkelser i udarbejdelsen af helhedsplanen. Bestyrelsen bedes godkende at helhedsplanen skal laves og at udgifterne til dette dækkes af dispositionsfonden (saldo : ) eller arbejdskapitalen (saldo : ). Det blev godkendt at Rambøll laver fase 1 af helhedsplanen, udgifterne betales af arbejdskapitalen. Det forventes at første del af arbejdet vil være færdigt i senest august Forretningsføreraftale Fornyelse af forretningsføreraftale mellem Tønder Boligselskab og Domea. Den nugældende aftale skal genforhandles og dette har været forsinket af bl.a. momsproblematik og fornyelse af Domeas ydelsesbeskrivelse og muligheder for tilvalg. Der orienteres om Domeas koncept og bestyrelsens forventninger/ønsker drøftes. Domeas nye ydelseskatalog blev udleveret, således bestyrelsen har mulighed for at sætte sig ind i omfanget af aftalen. Omfanget af tillægsydelser blev drøftes, såfremt det er muligt laves der sammenligning med øvrige administrationsselskaber i området. Der indkaldes til et separat møde inden sommerferien, hvor aftalen færdigforhandles. 2.4 Brofennen elevatorer Stade på elevatorer i Brofennen - der er netop kommet en byggetilladelse fra Tønder Kommunen, denne indeholder dog nogle betingelser, som vi pt. ikke kender løsningen på. Der har været holdt licitation på arbejdet og resultatet af denne holder sig indenfor den ramme der blev aftalt på bestyrelsesmødet Licitationsindstillingen fra Arkitektfirmaet 78 er vedlagt til orientering. Arkitektfirmaet 78 er ved at undersøge kravet fra kommunen nærmere, bl.a. er der stillet krav om at elevatortårnene skal være i beton/murværk, hvilket vil gøre tårnene dyrere end den afholdte licitation. I øjeblikket er der kun 2 boliger med tomgang (2, 2.th. og 4, 2.tv.) i de berørte opgange, Brofennen Såfremt det er muligt at opføre elevatortårne indenfor Side 3 af 5

4 den økonomi der fremgår af licitationsindstillingen fortsætter arbejdet med tilskud fra LBF. 2.5 Orientering om afdelingernes økonomi Foreløbig budgetopfølgning: Afd. 1303, Klostervej m.v. umiddelbart ingen problemer. Afd. 1303, Sælstræde, Rømø tab på fraflytter og tomgang giver en ekstraordinær udgift på kr og der er kun årets henlæggelser på kr til at dække denne udgift, så årsresultatet kan blive et underskud. Afd , Kastaniebo der har været et merforbrug på kto 114, lønudgifter m.v. på grund af vinterberedskab, denne udgift dækkes dog af andre besparelser på variable udgifter. Afstemning af udgifterne til ejendomsskat og forsikring mangler og kan udløse et underskud. Afd. 1329, Tønder Byhuse - der har været et merforbrug på kto 115, små reparationer, denne udgift dækkes dog af besparelser på kto 114, lønudgifter m.v. I alt er der besparelser på de variable udgifter på ca. kr der er dog store ekstraordinære udgifter på tomgang, ca. kr og tab ved fraflytninger, ca. kr (samlet ca. kr ) der er årets henlæggelser på kr til at dække disse udgifter, så der opstår et underskud på ca. kr pga. det. Afstemning af udgifterne til ejendomsskat og forsikring mangler og kan udløse et øget underskud. Der er ekstraordinære indtægter på ca. kr pga. nedsættelse af ejendomsvurdering/-skat og indbetalinger fra tidligere fraflyttere. Afd. 1351, Sæl- og Hvalstræde, Rømø: umiddelbart ingen problemer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og det blev besluttet at afdelinger som vil få underskud pga. tab fra tomme boliger og fraflytninger vil få et tilskud fra dispositionsfonden til udligning af beregnet underskudsaldo, således ingen afdelinger vil få underskud på grund af disse ekstra ordinære udgifter. Domea laver oplæg til huslejenedsættelse i tomgangsboliger, da det vil være bedre at få disse udlejet med tilskud fra dispositionsfonden end at have de løbende lejetab på disse. 2.6 Vedtægtsrevision Socialministeriet har besluttet at ændre fristen tilbage til de 6 måneder for indsendelse af regnskaber. Rettelse til 6 5 måneder rettes til 6 måneder Rettelse til 14, stk. 4 4 måneder rettes til 5 måneder Rettelse til 22 5 måneder rettes til 6 måneder. Bestyrelsen godkendte de reviderede vedtægter, endelig godkendelse sker på det kommende repræsentantskabsmøde. 2.7 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden fra 1998 vedlægges. Ny forretningsorden vedlægges. Side 4 af 5

5 Forretningsordenen blev godkendt og underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 2.8 Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Bilag: Brev af 21. januar 2011 Med vedlagte brev af 21. januar 2011 til organisationsbestyrelsens formand har Domea anbefalet et obligatorisk uddannelsesforløb for boligorganisationens ledende ejendomsfunktionærer og disses stedfortrædere. Forløbet indebærer en afklaring af medarbejdernes aktuelle kompetenceniveau og et efterfølgende tilpasset kursusforløb. Det noteres for god ordens skyld, at boligorganisationen har tilsluttet sig det obligatoriske kursusforløb. Bestyrelsen tilsluttede sig at ejendomsmesterens og assistentens hele tiden skulle være opdateret på IT-området og tog ovenstående til efterretning. 2.9 Orientering om driftsforhold Regnskabsåret er netop sluttet og et nyt driftsår er begyndt. Afdelingsbestyrelserne besøges i de kommende måneder for at ønskerne til vedligehold kan registreres og de kommende års drifts- og vedligeholdelsesplaner kan ajourføres. Renovering af 10 badeværelser i afd. 1303, Klostervej m.v. er netop afsluttet og mangelgennemgang foretages af håndværkere og arkitekt i denne måned - arbejdskapitalens tilskud til dette arbejde udgør kr (10 x ) ifølge referat af Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Eventuelt Allis Jensen orienterede om mødeaktiviteter m.v. siden sidste ordinære bestyrelsesmøde den der har været 10 forskellige møder m.v. oversigt fra Allis Jensen er vedlagt som bilag. Eventuelle problemer med PBC i gamle bygningsdele blev drøftet, men der blev ikke taget beslutningen om egentlig PBC-undersøgelse, spørgsmålet bliver taget op i forbindelse med den næste drøftelse af helhedsplan for Bernadotteparken. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 5 af 5