FarmTest - Bygninger nr Drift og vedligehold

Transkript

1 FarmTest - Bygninger nr Drift og vedligehold

2 Drift og vedligehold Af Mads Urup Gjødesen, Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret, Byggeri og Teknik

3 Titel: Drift og vedligehold Forfatter: Konsulent Mads Urup Gjødesen, Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret, Byggeri og Teknik Review: Landskonsulent Kjeld Vodder Nielsen, landskonsulent Niels H. Lundgaard og konsulent Benjamin B. Andersen, Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret, Byggeri og Teknik Layout: Sekretær Marianne Mikkelsen, Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret, Byggeri og Teknik Tryk: Dansk Landbrugsrådgivning Udgave: 1. udgave 2004 Oplag: 75 stk. Udgiver: Dansk Landbrugsrådgivning Landscentret Byggeri og Teknik Udkærsvej 15, Skejby 8200 Århus N Telefon Fax farmtest@landscentret.dk ISSN: Drift og vedligehold 3

4 Forord Systematisk drift og vedligehold på bedriften er længe blevet nedprioriteret af landmændene til fordel for andre arbejdsopgaver. I takt med den stigende mængde teknik, der installeres på moderne landbrug, er det efterhånden på tide at sætte fokus på vedligehold af teknik. Undersøgelser viser, at der alene på danske svinebedrifter årligt bruges 1 mia. kr. på vedligehold. Den samlede værdi på byggeri og teknik er over 50 mia. kr. Med øget fokus på området er der potentiale til at spare mange penge og samtidig opnå en mere sikker og stabil produktion. Dansk Landbrugsrådgivning har i denne FarmTest afprøvet en it-løsning til styring af systematisk vedligehold. Programmet hedder Driftschefen og udbydes af ICEconsult. FarmTesten undersøger også, om it-administration af vedligehold egner sig til landbruget. Dansk Landbrugsrådgivning vil gerne takke ICEconsult, DPL Invest samt de tre bedrifter, som deltog aktivt i undersøgelsen. Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger, kan de rettes til Dansk Landbrugsrådgivning. Ivar Ravn Dansk Landbrugsrådgivning Landscentret Byggeri og Teknik Skejby, maj 2004 Drift og vedligehold 4

5 Indhold Forord Sammendrag og konklusion Programbeskrivelse Programmets egnethed til landbruget Opstart Daglig brug af programmet It-administration af vedligehold til landbruget Erfaringer fra FarmTesten Konklusion Indledning og baggrund Hvorfor bruge tid på at vedligeholde? FarmTest af Driftschefen fra ICEconsult Tidligere undersøgelser Metoder og analyser Administration af vedligeholdsdata Udvælgelseskriterier Opstartsregistrering og gennemførsel Undersøgelsens resultater Valg af it-program til FarmTesten Krav Programbeskrivelse Registrering og drift af program Daglig brug af programmet Programmets egnethed til landbruget ICEconsults kommentar til Programmets egnethed til landbruget Landbrugets krav til et it-værktøj It-administreret vedligehold stiller krav til landbruget Konklusion på afprøvningen hos brugerne...24 Drift og vedligehold 5

6 1. Sammendrag og konklusion Formålet med undersøgelsen var, at: Undersøge programmet Driftchefen s egnethed til landbruget. Undersøge om it-administration af vedligehold egner sig til landbruget. Skabe erfaringer og få tilbagemeldinger fra brugerne. 1.1 Programbeskrivelse Bedriftens bygninger og anlæg, vedligeholdsaktiviteter og interval indtastes i programmet. Programmet sender derefter løbende meddelelser (kaldet rekvisitioner) til brugeren om anlæg, der skal vedligeholdes. Rekvisitionen indeholder en tjekliste over vedligeholdspunkter, der skal efterses. Brugeren tilbageregistrerer alle hændelser i vedligeholdet til programmet. Var der dele, som blev udskiftet, registreres der, hvilke dele det drejede sig om, pris og brugt arbejdstid. Alle data lagres i programmet. Derefter kan der trækkes informationer på de enkelte bygninger og anlæg. Programmet indeholder også en række funktioner, der gør det muligt at lave statistik og opstille budgetter for drift og vedligehold. Alt software er placeret på en server hos ICEconsult. For at få adgang logger brugeren sig på over internettet. Eneste krav til brugeren er derfor en pc med internetopkobling. Brugeren har ikke software liggende på sin egen pc. 1.2 Programmets egnethed til landbruget Opstart Opstartsregistrering af data forløb uden problemer hos ICEconsult. Ventetiden på ca. tre uger til indtastning og registrering af bedriftens bygninger og maskineri var i orden. Dertil kommer specielle tilpasninger, så opsætningen passede til brugerens ønsker. Det er muligt selv at foretage registreringen, men det kræver dybdegående kendskab til programmet. ICEconsult ændrede senere brugerfladen på opfordring af de tre brugerne. Det skete for at opnå et mindre tidskrævende system. Ændringerne blev foretaget på ca. en uge. Der var mange muligheder for individuel opsætning af programmet. Det var muligt at tilføje funktioner i takt med, at man lærte programmet bedre at kende. Brugerfladen var relativ kompleks opbygget. Det tog derfor tid at lære programmet at kende Daglig brug af programmet Den daglige betjening af programmet fungerede fint via internettet. Drift og vedligehold 6

7 Programmet bestod af to dele: Servicewebben, hvor alle vedligeholdsrekvisitioner blev behandlet. Her foregik alle indtastninger, som brugeren skulle foretage i forbindelse med servicetjek. Infowebben, hvor det var muligt at trække oplysninger og foretage ændringer i registreringerne og opsætningen. Den webbaserede betjening var et stort plus. Der var ingen problemer med softwaren, og man slap for dyre supportbesøg. Desværre var programmet på grund af brugerfladen ikke egnet til betjening over internettet. Indtastningen af vedligeholdsdata krævede mange klik mellem rekvisitionens faneblade og nedsatte derfor arbejdshastigheden. Programmets brugerflade var meget kompleks, og det tog tid at lære. Funktionerne var ikke logisk opbygget. Under testforløbet var programmet relativt stabilt. Der opstod enkelte uforklarlige hændelser. Fordele og ulemper ved programmet Driftschefen. Fordele Registrering og opstart af data hos ICEconsult Mange muligheder for individuel tilpasning God support fra ICEconsult Ingen software på brugerens pc Betjening via internettet Programmet er altid opdateret Al support kan afhjælpes ved hjælp af telefon eller mail Programmet indeholder mange funktioner Der er mulighed for at starte enkelt og udbygge mængden af funktioner løbende Ulemper Registrering af bedriften kræver erfaring med programmet Det er svært for brugeren at foretage ændring-er Kompleks og uoverskuelig brugerflade i indtastningsprogrammet Der kræves to login for at bruge programmet Internetbetjeningen og et stort antal faneblade nedsætter arbejdshastigheden Meget tidskrævende indlæringsfase Programmet har mindre børnesygdomme 1.3 It-administration af vedligehold til landbruget FarmTesten har bidraget med en lang række nye erfaringer. Ud fra disse erfaringer er det muligt at opstille en række krav til et it-værktøj, der egner sig til brug i landbruget. Følgende minimumskrav er fastsat ud fra erfaringerne fra undersøgelsen: Oprettelse af data i opstartsfasen Krav: Programmet skal indeholde en teknikdatabase, hvor alle anlægstyper og nødvendige vedligeholdsdata er oplyst. I opstartsregistreringen af bedriften skal brugeren så blot udvælge de anlæg i databasen, som matcher bedriftens. Drift og vedligehold 7

8 Daglig brug Krav: Meget brugervenligt. Skal kunne bruges uden større introduktion fra dag ét. Simpel og overskuelig brugerflade. Hurtig og præcis indtastning af vedligeholdsdata. Alle data skal indtastes i samme faneblad/skærmbillede. Få funktioner i opstartsfasen med mulighed for at udbygge programmet. Printvenlige vedligeholdsplaner til medarbejdere indeholdende checkskemaer. Mobilitet Krav: Internetløsning. Lettere at yde support. Programmet er altid opdateret. Alle data ligger på central server, hvor der kan laves statistik. Brugerne kan trække på hinandens erfaringer. Lettere at opdatere maskinoversigtsdatabasen. Skal kunne udbygges med håndholdt computer (PDA) eller skannerløsning. 1.4 Erfaringer fra FarmTesten Undersøgelsen viste, at det ikke kun er programmet, som skal være egnet til landbruget. Brugerne skal også overholde visse krav for at opnå succes. Ud fra afprøvningen kan følgende krav til brugeren opstilles: Bedriften skal have en vis størrelse, inden brug af it-styring af vedligehold kan betale sig. Flere ansatte. Deltager tre til fem personer i vedligeholdelse af produktionsanlæg, er en styring nødvendig. Meget teknik. Indeholder bedriften tre til fem større anlæg, som har stor betydning for produktionen, er systematisk vedligehold relevant. Manglende overblik over vedligeholdssituationen, (hvad blev udskiftet/vedligeholdt hvornår, økonomi, etc.). Brugeren skal have lyst, evner og ressourcer til at indføre systematisk vedligehold. Medarbejderne skal være indstillet på en øget arbejdsbyrde til vedligehold og registrering. Der skal påregnes minimum tre til fem timer ugentligt for en stor bedrift. Tålmodighed. Gevinsten ved systematisk vedligehold er en langsigtet proces. Det tager minimum to til tre år, før der er opsamlet tilstrækkelig data til at trække erfaringer. Vedligeholdsopgaverne skal prioriteres højt og skal gennemføres rettidigt. 1.5 Konklusion Programmet Driftschefen var i den anvendte opsætning for tungt og kompliceret for brugeren. Den daglige betjening var ikke tilstrækkelig brugervenlig, hvilket medførte, at brugeren ikke fik udført opgaverne. Betjeningen via internettet forløb fint, og mulighederne for individuel opsætning var også god. FarmTesten viste, at det er vigtigt, at landmanden er engageret og bruger den fornødne tid i opstartsfasen. Vedligeholdelsesopgaverne skal prioriteres på højde med de Drift og vedligehold 8

9 øvrige arbejdsrutiner. Undersøgelsen viste også, at brugeren med de laveste vedligeholdsudgifter, også var den mest engagerede i at lære programmet at kende og få det implementeret. Brugerens engagement for drift og vedligehold har derfor afgørende betydning for, på hvilket niveau vedligeholdsudgifterne ligger. Hvis målet om at skabe større fokus på drift og vedligehold skal opnås og indføres i landbruget, er det derfor ikke nok at have et godt it-registreringsværktøj. Landbrugets holdning og prioritering på området skal også ændres, hvis man ønsker succes. Drift og vedligehold 9

10 2. Indledning og baggrund I industrien er der stor fokus på at opnå en optimal produktion uden driftsstop. Dette kan kun lade sig gøre, hvis produktionsapparatet er vedligeholdt. Nedbrud på maskinerne betyder produktionsstop og dermed tabt fortjeneste og utilfredse kunder. Landbruget har ikke den samme fokus på området, men det er ikke mindre vigtigt end i industrien. Oftest kører anlæggene, til de går i stykker, hvorefter en dyr servicemontør udbedrer skaderne. Skader, som ofte kunne være undgået, hvis anlæggene blev vedligeholdt systematisk. Ved at foretage forebyggende vedligehold kan der spares både penge og ærgrelser, samt opnås en større sikkerhed i produktionen. På baggrund af dette har Dansk Landbrugsrådgivning valgt at sætte fokus på drift og vedligehold i landbruget. 2.1 Hvorfor bruge tid på at vedligeholde? Fordelene ved at have et vedligeholdt produktionsapparat i landbruget er mange. Der kan nævnes følgende fordele: Større produktionssikkerhed Færre akutte nedbrud med efterfølgende dyre servicebesøg Større tryghed i dagligdagen Længere levetid på anlæg og komponenter Færre følgeskader Og ulemper: Hvis drift og vedligehold ligger for højt, bruges der mere tid og penge end nødvendigt. Tidsforbruget på drift og vedligehold vil ligge højere end før. Visse komponenter vil blive skiftet, længe inden de faktisk ville være gået i stykker. Indkøring af plan for drift og vedligehold kræver stort engagement og tålmodighed. Ofte tager det ikke mere end et par timer om ugen at vedligeholde de tekniske anlæg på bedriften. For at få størst muligt udbytte af arbejdet, er det vigtigt at registrere alle vedligeholdsoplysninger, såsom udført forebyggende vedligehold, udskiftning af defekte/slidte dele, pris på reparation og brugt arbejdstid. Således gemmes de erfaringer, man løbende får gennem vedligehold. Administrationen af vedligeholdsdata kan være svær at håndtere. Hvad skal vedligeholdes hvornår? Hvornår blev der sidst vedligeholdt, og hvad blev der udskiftet? Til at styre og lagre disse data findes der en række it-programmer. Drift og vedligehold 10

11 2.2 FarmTest af Driftschefen fra ICEconsult Et af disse programmer er Driftschefen fra islandske ICEconsult. Dansk Landbrugsrådgivning har vurderet, at dette program er et af de bedst egnede til landbruget. Der findes p.t. ikke et program, som der er udviklet decideret til landbruget. Ved FarmTesten blev følgende undersøgt: Programmet Driftschefen s egnethed til landbruget. Om it-administration af vedligehold egner sig til landbruget. Skabe erfaringer og få tilbagemeldinger fra brugerne. Testperioden var tre måneder. Det var derfor ikke muligt, at indsamle tilstrækkelig data til at drage konklusioner med hensyn til økonomiske fordele ved at foretage forebyggende vedligehold. Dette kræver en to til tre-årig testperiode. FarmTesten belyser udelukkende programmets egnethed til landbruget. 2.3 Tidligere undersøgelser Der er ikke tidligere foretaget undersøgelser på drift og vedligehold i landbruget. Drift og vedligehold 11

12 3. Metoder og analyser 3.1 Administration af vedligeholdsdata Den mest effektive håndtering af administrationen foregår ved hjælp af it. Der findes en række it-værktøjer til administration af drift og vedligehold. Ingen af disse er udviklet med landbruget som målgruppe, men målrettet større industrivirksomheder og koncerner. Dansk Landbrugsrådgivning har foretaget en vurdering af en række programmer som findes på markedet, og det blev besluttet at afprøve Driftschefen fra ICEconsult. Dette program opfyldte flest af de stillede krav Udvælgelseskriterier Ved udvælgelsen af forsøgsværter blev følgende forhold vurderet: Bedriftsstørrelse. Jo større bedrift og jo flere ansatte, desto mere uoverskuelig er administrationen af vedligeholdet. Vedligeholdelsesøkonomi. Ved at sammenholde bedrifter med høje og lave udgifter til vedligehold, kan der konkluderes på, hvilke faktorer der spiller ind. Svinebedrifter besidder ofte mere teknik end kvægbedrifter og er mere afhængig af driftssikker teknik. Smågrise er meget følsomme overfor forandringer i fodring og klima. Ud fra ovenstående kriterier blev FarmTesten gennemført på tre store svinebedrifter under DPL Invest (Dansk Primær Landbrug). De opfyldte kravene om store svinebedrifter med flere ansatte, meget teknik og detaljeret økonomi. Det blev valgt at teste programmet på tre bedrifter. En med lave vedligeholdsomkostninger og to med høje. Målet med dette var at undersøge, hvilke forhold der har indflydelse på vedligeholdsomkostninger og bruge erfaringerne til at nedbringe udgifterne til vedligehold Opstartsregistrering og gennemførsel Hele bedriftens teknik blev registreret i et regneark. Brugeren satte et interval på de anlæg, som han ønskede at vedligeholde, samt hvilke punkter på anlægget der skulle efterses. Det var brugeren selv, som bestemte vedligeholdsintervaller og omfanget af vedligehold. Udstyr, som ikke krævede løbende vedligehold, blev også registreret. Så var det muligt at notere data på anlægget, hvis der skulle opstå defekter. Regnearket indførtes i Driftschefen af ICEconsult. Alt vedligehold blev fordelt jævnt over hele året, så brugeren oplevede så realistisk et forløb som muligt. Drift og vedligehold 12

13 Havde brugerne ændringsforslag til opsætningen af programmet, blev disse gennemført, såfremt det var muligt. Dette skete for at sikre så optimal en programløsning som muligt. Afprøvningsperioden skulle minimum være tre måneder. Efter endt afprøvning blev brugerne interviewet med hensyn til den daglige brug af programmet. Interviewet skulle belyse fordele og ulemper ved programmet i den daglige drift. Endvidere blev programmet vurderet med hensyn til dets egnethed til landbruget på baggrund af opstartsregistreringen og daglig brug gennem testforløbet. Programmet blev vurderet på følgende områder: Opstartsregistrering af byggeri og tekniske anlæg. Programmets betjening og brugervenlighed. Programmets funktioner og tilpasningsmuligheder. Programmets egnethed og muligheder i forhold til landbrug. Endvidere blev der vurderet på it-administration til styring af drift og vedligehold i landbruget: Landbrugets krav til en it-løsning. En it-løsnings krav til landbruget. Drift og vedligehold 13

14 4. Undersøgelsens resultater Resultaterne fra afprøvningen er opdelt i følgende afsnit: Valg af it-program til FarmTesten Efter hvilke kriterier blev it-programmet til FarmTesten udvalgt. Programbeskrivelse En kort gennemgang af programmet Driftchefen. Opbygning og funktioner. Registrering og drift af program Hvordan forløb opstartsfasen, hvor bedriftens bygninger og anlæg blev registreret hos ICEconsult? Daglig brug af programmet Hvordan forløb den daglige brug af programmet hos brugeren? Hvilke fordele/ulemper viste programmet gennem testforløbet? Programmets egnethed til landbruget Kan Driftschefen bruges i landbruget? Hvad gør programmet egnet/uegnet, og hvorfor? Landbrugets krav til et it-værktøj Hvilke krav stilles der til et program for, at landbruget vil bruge det? Hvilke egenskaber er de vigtigste, at programmet indeholder? It-administreret vedligehold stiller krav til landbruget Hvilke faktorer er afgørende for, om it-administreret vedligehold bliver en succes på bedriften? Det afhænger meget af brugerens indstilling og bedriftens størrelse. Konklusion på afprøvningen hos brugerne Hvilke erfaringer har FarmTesten givet? Kan Driftschefen bruges i landbruget? Hvad skal et vedligeholdsprogram indeholde for at blive en succes i landbruget? 4.1 Valg af it-program til FarmTesten I forbindelse med arbejdet omkring planlagt drift og vedligehold i efteråret 2001 blev der primært arbejdet med Excel- og pdf-dokumenter som administrationsværktøj. Dette arbejde har gjort det klart, at informationsmængden ikke må blive for omfattende, før det bliver meget svært at håndtere i Excel. Sammenholdt med ønsket om at opsamle erfaringer omkring levetid og økonomi, var det nødvendigt at finde et mere egnet stykke værktøj til at håndtere opgaven. Derfor blev der iværksat en analyse på it-værktøjer til administration af vedligeholdsopgaver. Målet med analysen var at finde to egnede leverandører og derefter afprøve deres programmer i en FarmTest. Der er gennem tiden udviklet en række forskellige it-systemer til at løse denne opgave. De første blev udviklet tilbage i midten af 1980 erne. Ofte har det været store ejendomsforvaltere eller rådgivere, som har udviklet eller fået udviklet systemerne Krav Et af de primære ønsker var muligheden for erfaringsopsamling i en central database. Her spillede den geografiske fordeling ind. Da både landmænd, rådgivere og leveran- Drift og vedligehold 14

15 dører er spredt over hele landet, var en løsning baseret på enkeltstående licenser ikke optimal. En web-baseret løsning var derfor oplagt til at løse opgaven. Med en web-baseret løsning menes, at programmet og databasen findes på én central server, som alle brugere logger på og refererer til. Hermed er alt videnopsamling placeret på samme sted. Således opnås let og simpel adgang til alt dataopsamling, samtidig med at support til brugerne kan klares via telefon og . Programmet skulle være meget brugervenligt og brugbart fra dag ét uden omfattende undervisning. Det anvendte sprog i programmet skulle være dansk med mindst mulig anvendelse af drift- og vedligeholdsrelaterede fagbegreber. Fleksibilitet i opbygning og mulighed for udvidelse af systemet var et væsentligt krav. Der skulle være mulighed for, at brugeren forholdsvist billigt kunne investere i programmet og eventuelt senere udbygge det med flere funktionsmoduler. Programrammerne måtte ikke ligge mere fast, end der var mulighed for at foretage ændringer i opbygning og layout for at kunne tilpasse programmet til landbrugets krav. Kravene kan sammenfattes til følgende: Web-baseret løsning med en central database. Stor brugervenlighed. Dansk sproget brugerflade. Billig modulopbygget program med mulighed for at købe modulerne separat. Fleksibel programopbygning, som giver mulighed for individuel tilpasning til landbruget. Fem leverandører demonstrerede deres programmer for Dansk Landbrugsrådgivning. Kun to af disse levede op til de opstillede minimumskrav. Umiddelbart efter demonstrationen trak den ene sig ud af projektet på grund af økonomiske vanskeligheder. Den eneste egnede leverandør var i sidste ende islandske ICEconsult, som tilbød programmet Driftschefen. Det blev derfor valgt at gå videre med ICEconsult som eneste deltager. 4.2 Programbeskrivelse Der findes p.t. ikke et it-program til styring af vedligeholdsdata, som er udviklet til landbruget. Driftschefen er et it-program, som er udviklet til at administrere styring af vedligehold på bygninger, teknik og udstyr hos større industrivirksomheder og koncerner. Programmet er skalerbart i størrelsen. Det vil sige, at der kan tilføjes eller fjernes funktioner, så det passer til brugerens ønsker og kun indeholder det, han finder nødvendigt. Bedriftens bygninger og anlæg, vedligeholdsaktiviteter og interval indtastes i programmet. Programmet sender derefter løbende meddelelser (kaldet rekvisitioner) til brugeren om anlæg, der skal vedligeholdes. Rekvisitionen indeholder en tjekliste over vedligeholdspunkter, der skal efterses. Brugeren tilbageregistrerer alle hændelser i vedligeholdet til programmet. Var der dele, som blev udskiftet, registreres der, hvilke dele det drejede sig om, pris og brugt arbejdstid. Alle data lagres i programmet. Derefter kan der trækkes informationer på de enkelte bygninger og anlæg. Programmet in- Drift og vedligehold 15

16 deholder også en række funktioner, der gør det muligt at lave statistik og opstille budgetter for drift og vedligehold. Alt software er placeret på en server hos ICEconsult. For at få adgang logger brugeren sig på over internettet. Eneste krav til brugeren er derfor en pc med internetopkobling. Brugeren har ikke software liggende på sin egen pc. 4.3 Registrering og drift af program Dansk Landbrugsrådgivning besøgte brugerne og registrerede alt byggeri og teknik, vedligeholdspunkter og intervaller i et Excel-regneark. Regnearket blev derefter sendt til ICEconsult. Figur 1. Registrering af bedriften foretages i selve Driftschefen, som er placeret på ICEconsults server. Brugeren kan selv foretage registreringen, men det kræver, at programmet er placeret på brugerens pc. Opstartsregistrering af data forløb uden problemer hos ICEconsult. Det tog ca. tre uger fra brugeren indleverede data, til de var indtastet, og programmet var køreklart. En ventetid på tre uger er rimelig i forhold til den store datamængde, som skal indtastes. Dertil kom specielle tilpasninger, så opsætningen passede til brugerens ønsker. I følge ICEconsult er det muligt selv at foretage opstartsregistreringerne. Dette kræver dog stort kendskab til indtastningsprogrammet, samt at programmet er tilgængeligt på brugerens pc. Registreringen kan ikke foretages over internettet. ICEconsult har efter at FarmTesten er gennemført, ændret strukturen på registreringerne på opfordring af de tre brugere. Det skete for at lette arbejdsgangen i den daglige betjening. Antallet af vedligeholdsrekvisitioner blev for stort og tidskrævende. Ændringerne blev foretaget på ca. en uge. Ønskede man selv at ændre i de registrerede anlæg, krævede det et dybdegående kendskab til programmet. Der var mange muligheder for individuel opsætning af data. Programmet kunne tilpasses, så det kun indeholdt de ønskede funktioner. Det var muligt at tilføje flere funktioner i takt med, at man lærte programmet bedre at kende. Drift og vedligehold 16

17 Registrering og drift af program Fordele Registrering af brugerens data og opstart forløb fint hos ICEconsult. Programmets opsætning kan tilpasses brugerens ønsker. ICEconsult er hurtige til at foretage ændringer. Ulemper Brugeren kan ikke selv foretage registrering af bygninger og anlæg uden indlæring. Svært for brugeren at foretage ændringer. Kompleks og uoverskuelig brugerflade i indtastningsprogrammet, når bedriften registreres. På den negative side bør nævnes, at det krævede dybdegående kendskab til programmet at registrere bedriften og foretage ændringer i opsætningen. 4.4 Daglig brug af programmet Programmet bestod af to brugerflader, som begge skulle betjenes via internettet: Servicewebben, hvor alle vedligeholdsrekvisitioner blev behandlet. Her foregik alle indtastninger af brugeren. Infowebben, hvor det var muligt at trække oplysninger og foretage ændringer i registreringerne og opsætningen. De to websider snakkede sammen og opdaterede automatisk hinanden. Det krævede en bredbåndsforbindelse at opnå en tilfredsstillende arbejdshastighed via nettet. Princippet fungerede udmærket. Der var ingen software installeret på brugerens pc, og opstod der problemer, kunne ICEconsult logge sig på brugerens side og assistere. Det var ikke nødvendigt med servicebesøg, og programmet var altid opdateret. Servicewebben var brugerens adgang til vedligeholdsoversigten. Her poppede alle meddelelser (rekvisitioner) frem på anlæg, som skulle vedligeholdes. Hver rekvisition bestod blandt andet af et tjekskema med de ønskede vedligeholdspunkter samt en indtastningsdel, hvor relevante data kunne indtastes. Pludselige defekter blev også registreret i servicewebben ved at oprette en ny rekvisition, som man derefter udfyldte. Drift og vedligehold 17

18 Figur 2. På servicewebben listes alle opgaver op i form af rekvisitioner. Farven på rekvisitionerne antyder, om de er forsinkede (røde), eller om de er i forberedelse (sorte, som på billedet). Når anlægget var efterset, meldte brugeren tilbage, at opgaven var udført. Derefter forsvandt rekvisitionen fra oversigten. Arbejdsgangen i programmet var tung. Det krævede mange museklik at udfylde en rekvisition. Figur 3. I servicewebben fik man adgang til rekvisitionerne, hvor selve indtastningen af vedligeholdsdata foregik. Rekvisitionen var opdelt i faneblade. Drift og vedligehold 18

19 Alle data blev automatisk gemt i infowebben. Her kunne brugeren udvælge hvert enkelt anlæg og se sine indtastninger. Der kunne laves budgetter og oversigter på de enkelte anlæg. Der var mange muligheder. Brugeren kunne derfor have meget svært ved at gennemskue alle funktionerne. Al kommunikation foregår via internettet, hvilket ikke fremmer arbejdshastigheden. Figur 4. I infowebben var det muligt at hente informationer på de indtastede vedligeholdsdata og generere rapporter og lister. Det var ikke muligt at navigere logisk i de to web-sites. Det betød, at nye brugere skulle have en introduktion i programmet. Efter to til tre timers brug lærte man at oprette og checke rekvisitioner. En mulig reduktion af brugerfladen ville forøge indlæringshastigheden. Under testforløbet var programmet relativt stabilt. Der opstod to til tre mindre problemer, som blev udbedret fra dag til dag af ICEconsult. Der opstod to større problemer, hvor serveren var nede i flere dage. ICEconsult har efterfølgende foretaget tekniske ændringer, så systemet kan håndtere mere trafik på serveren. Daglig brug af programmet Fordele Ingen software på brugerens pc Betjening via internettet Programmet er altid opdateret Al support ved hjælp af telefon eller Programmet indeholder mange funktioner Mulighed for personlig opsætning af brugerfladen Ulemper To log in for at bruge programmet Programmet er tungt at arbejde med Internetbetjening og mange faneblade nedsætter arbejdshastigheden Ulogisk opbygning af brugerflade Meget tidskrævende indlæringsfase Programmet har mindre børnesygdomme Drift og vedligehold 19

20 Ideen med at foretage vedligeholdsadministrationen over internettet er god. Der var ingen problemer med softwaren og dyre supportbesøg. Problemet er p.t., at programmet på grund af den anvendte brugerflade ikke egner sig til betjening over nettet. Programmets brugerflade er meget kompleks og tager lang tid at lære. ICEconsults kommentarer til Daglig brug af programmet Der er foretaget nye tiltag, så det er muligt at trække stamdata fra infowebben, mens man arbejder i servicewebben. Man skal derfor kun logge på infowebben, når der skal foretages ændringer i stamdata. I det daglige arbejde med aktiviteter betyder det, at brugeren kun skal arbejde i én web. ICEconsult overvejer at slå de to adgange sammen, men dette vil medføre, at kompleksiteten stiger i det daglige arbejde. Det vil lette arbejdet i de tilfælde, hvor der skal trækkes rapporter og foretages ændringer i stamdata samtidig med, at der arbejdes med daglige aktiviteter. Servicewebben og flere andre moduler er udviklet til anvendelse på en håndholdt Palm computer (PDA), hvilket giver brugeren fordele ved forøget mobilitet. Ind- og aflæsning af den håndholdte computer kan vælges som trådløst eller i fast installation. Denne funktion blev ikke afprøvet under FarmTesten, men kunne være med til at gøre arbejdet mere brugervenligt. ICEconsult har foretaget forenklinger, som ikke har indgået i afprøvningen. Det bliver muligt at foretage samtlige indtastninger i ét vindue, så der ikke skal klikkes rundt mellem fanebladene. Det er muligt at opsætte vinduet præcist, som brugeren ønsker det. 4.5 Programmets egnethed til landbruget Programmet er blevet afprøvet over en tre måneders periode. Et problem er det store tidsforbrug i opstartsfasen, hvor brugerens ønske om personlige vedligeholdsintervaller og -punkter opfyldes. Undervisning i brug af programmet er nødvendigt, ellers kommer brugeren aldrig i gang. Dertil er brugerfladen for kompliceret. Selv efter en introduktion til programmets opbygning og mest nødvendige funktioner er der store problemer for brugerne. Brugerfladen virker ikke logisk, og man gennemskuer ikke programmets opbygning før efter længere tids brug. Drift og vedligehold 20

21 Figur 5. Det kan være svært at navigere rundt i infowebben. Der er mange funktioner, og brugerfladen kunne være mere logisk opbygget. Derfor opgiver brugerne inden de rigtigt er kommet i gang. Det kan ikke forventes, at brugeren har tid og lyst til at fordybe sig i programmet og alle dets muligheder. De skal have et let tilgængeligt og brugervenligt program, som de kan bruge uden undervisning fra dag ét. Programmet tilbyder mange funktioner og et utal af opsætningsmuligheder, men det tager tid at lære programmet og dets funktioner at kende. Man er derfor meget afhængig af support fra ICEconsult, og det koster. Programmets egnethed til landbruget Fordele Ingen software på brugerens pc Betjening via internettet Programmet er altid opdateret Support kan afhjælpes ved hjælp af telefon eller Mulighed for individuelle løsninger Mange tilpasningsmuligheder Ulemper Programmet er tungt og tidskrævende at arbejde i Meget kompleks og uoverskuelig opbygning Tidskrævende indlæringsfase Programmet har mindre børnesygdomme Tidskrævende registrering hos ICEconsult Drift og vedligehold 21

22 Programmet er for tungt og komplekst til brug i landbruget i den testede opsætning. Det tager tid, inden man bliver fortrolig med programmet. Arbejdsgangen er ikke logisk, og den eneste måde at lære programmet på var at prøve sig frem. Inden brugerne var nået så langt, opgav de ICEconsults kommentar til Programmets egnethed til landbruget ICEconsult har erfaring i, at brugeren kan undvære undervisning betinget af, at der udleveres en udførlig brugerrelateret vejledning, og dette kan gøres som et elektronisk dokument med billedmateriale. Programmet kan med al sandsynlighed opsættes i en startversion og med vejledning, der er tilpasset landbrugernes behov for en succesfuld opstart. Programmet indeholder muligheder for mobilitet, der vil tilfredsstille landbruget. 4.6 Landbrugets krav til et it-værktøj Med de erfaringer, der blev gjort under FarmTestforløbet, er det nødvendigt, at programmet opfylder en række krav. Ikke alle krav opfyldes af Driftschefen p.t. ICEconsult arbejder på at opfylde disse krav ved at foretage en række ændringer i programmet. Ændringerne er listet efter kravene. Oprettelse af data i opstartsfasen Krav: Programmet skal indeholde en maskinoversigtdatabase med alle nødvendige vedligeholdsdata, så registreringen af bedriften foregår ved at vinke aktuelle anlæg af i en oversigt og vælge vedligeholdsniveauet. Løsning: Der oprettes standarder for vedligeholdelse af standard anlægstyper. Standarderne oprettes i regneark, der kan importeres i Driftschefen. Herefter skal ejendommens stamdata og anlægsstrukturen oprettes manuelt. Standardskemaet kan afkrydses af bedriftens ejer og sendes til ICEconsult, som på få timer kan oprette anlæg og vedligeholdelsessystematik. Daglig brug Krav: Meget brugervenligt. Skal kunne bruges uden større introduktion fra dag ét. Simpel og overskuelig brugerflade. Hurtig og præcis indtastning og ændring af data. Alle indtastninger i rekvisitionen skal foregå i samme faneblad. Få funktioner i opstartsfasen med mulighed for at udvide senere. Printvenlige vedligeholdsplaner til medarbejdere. Løsning: Der udarbejdes en brugermanual tilpasset landbruget. Brugerfladen minimeres og layout ændres, så den kun indeholder de absolut nødvendige funktioner. Antallet af faneblade reduceres til ét på rekvisitionerne. Programmets aktivitetsoversigt ændres layoutmæssigt og gøres printvenlig. Drift og vedligehold 22

23 Tålmodighed. Gevinsten ved systematisk vedligehold er en langsigtet proces. Det tager minimum tre til fem år, før der er opsamlet tilstrækkelig data til at trække erfaringer. Vedligeholdsopgaverne skal prioriteres højt og skal gennemføres rettidigt. Mobilitet og real time Krav: Internetløsning. Lettere at yde support. Programmet er altid opdateret. Alle data ligger på central server, hvor der kan laves statistik. Brugerne kan trække på hinandens erfaringer. Lettere at opdaterer maskinoversigtdatabasen. Mulighed for at implementere håndholdt pc (PDA) eller skannerløsning. Løsning: Internetløsningen fortsætter uændret, som en hostet web-løsning. Der arbejdes på at indføre en håndholdt pc-løsning. Der oprettes bedriftsgrupper, som samler og evaluerer data. Der gives adgang til data til gruppens interessenter. Løsningen med maskinoversigtdatabase anvendes til opdatering af eksisterende anlæg og vil således også være opdateret til nyimplementeringer. 4.7 It-administreret vedligehold stiller krav til landbruget Undersøgelsen viste, at det ikke kun er programmet, som skal være egnet til landbruget. Brugerne skal også overholde visse krav for at opnå succes. Ud fra afprøvningen kan følgende krav til brugeren opstilles: Bedriften skal have en vis størrelse, inden brug af it-styring af vedligehold kan betale sig. Flere ansatte. Deltager tre til fem personer i vedligeholdelse af produktionsanlæg, er en styring nødvendig. Meget teknik. Indeholder bedriften tre til fem større anlæg, som har stor betydning for produktionen, er systematisk vedligehold relevant. Manglende overblik over vedligeholdssituationen, (hvad blev udskiftet/vedligeholdt hvornår, økonomi, etc.). Brugeren skal have lyst, evner og ressourcer til at indføre systematisk vedligehold. Medarbejderne skal være indstillet på en øget arbejdsbyrde til vedligehold og registrering. Der skal påregnes minimum tre til fem timer ugentligt for en stor bedrift. Tålmodighed. Gevinsten ved systematisk vedligehold er en langsigtet proces. Det tager minimum to til tre år, før der er opsamlet tilstrækkelig data til at trække erfaringer. Vedligeholdsopgaverne skal prioriteres højt og skal gennemføres rettidigt. Drift og vedligehold 23

24 4.9 Konklusion på afprøvningen hos brugerne Driftschefen i den anvendte opsætning er tung og kompliceret for brugeren at komme i gang med. Programmet har for mange funktioner, og det tager tid at lære. Positivt er muligheden for personlig opsætning af funktioner og layout samt betjeningen via internettet. FarmTesten viste, at det er vigtigt, at landmanden er engageret og bruger den fornødne tid i opstartsfasen. Vedligeholdsopgaverne skal prioriteres på højde med de øvrige arbejdsrutiner. Undersøgelsen viste, at brugeren med de laveste vedligeholdsudgifter, også var den mest engagerede i at lære programmet at kende og få udført opgaverne. Her spiller selvfølgelig også en række andre faktorer ind, såsom bedriftens alder, anlægstyper og fabrikat. Hvis målet om at skabe større fokus på drift og vedligehold skal opnås og indføres i landbruget, er det derfor ikke nok at have et godt administrationsværktøj. Brugerens holdning og prioritering på området skal også ændres, hvis man ønsker succes. Drift og vedligehold 24