Optagelse og Studenterservice v. Philip S Hansen

Transkript

1 Optagelse og Studenterservice v. Philip S Hansen Matrikelteam Varetager al moduladministration fra og med de nyoptagne studerende er placeret på 1. semesters moduler af optagelsesteamet, dvs. i samarbejde med uddannelserne få afklaret moduler og antal moduler/hold, få dem oprettet i SIS og placeret studerende på hold. Håndtering af studerende der kommer i studiemæssig utakt pga. f.eks. barsel, orlov, sygdom. Sikrer information ved skranken, infoskærme, fronter, informationsmaterialer om forhold af studieadministrativ karakter. Varetagelse af kassefunktionen, administration i forbindelse med studiepraktik og særlige opgaver i relation til de enkelte uddannelser. Teammedlemmer: Philip S. Hansen (Teamkoordinator til hen i efteråret), Lenda Ballum, Tine Erenskjold, Shila Sørensen, Anne Sofie Spanggaard Christensen, Anne Johansen, Christine Adellund og Lene R Andersen. Følgende medarbejdere indgår i øvrigt med opgaver i matrikelteamet: Mette V Hededal, Kirsten E Jacobsen, Lisbeth Christensen, Margit Kallestrup, Hayriye Basoda (fra 1/ Marina Skok Nielsen), Birgitte Olsen, Lone Osterhammel, Lone S Svinding, Dorte Hansen, Anne Birgitte Rasmussen, Dorte Brygger, Marianne ne Lund Hansen, Ole Sørensen, Dorthe Lørup, Pernille K Berring, Marianne B Grue, Annette Christensen, Susanne Møller Larsen, Joan Dusi og Kathrine Bøtker Krogh. 1

2 Optagelsesteam: Tjekker og registrere alle ansøgninger i det studieadministrative system, herunder får ansøgerne placeret på relevante KOT-grupper. I samarbejde med uddannelserne får kvote 2 ansøgere vurderet og registreret med kvalifikationspoint/score. Indberetning af ansøgere til den KOT. Fordeling at ansøgere på henholdsvis sommer- og vinteroptag. Oprettelse af ansøgere som studerende og placering af disse på hold. Skriftlig kommunikation med ansøgerne undervejs, primært via Teammedlemmer: Trine C Greve (Teamkoordinator), Margit B Pedersen, Susanne M Larsen, Marianne B Grue og Pernille K Bering. SU/SPS-teamet Løbende tjekke kontrollister i US2000 og gennemføre studieaktivitetskontrol i det studieadministrative system. Primært via SU-hotline telefonen ( ) og su-hotline@ucl.dk. Betjene og vejlede de studerende om forhold af betydning for deres SU. Håndtere ansøgninger om ekstra SU-klip som følge af forsinkelse (sygdom eller andre særlige forhold). Varetagelse af SPS-vejledning og sagsbehandling er samlet hos en SPS-koordinator. Teammedlemmer: Hayriye Basoda (fra 1/ Marina S Nielsen) (Teamkoordinator), Marie-Louise P Almar, Anne S Christensen, Mette V Hededal, Cristina Z Lerche. Internationalt team Registrering af ind- og udgående studerende i det studieadministrative system, herunder få indrejsende studerende sat på hold og få registreret gennemførte og godkendte studieaktiviteter for udrejsende studerende. Sikre at det administrative grundlag for at der kan gennemføres evaluering, via f.eks. Survey Exact, er til stede. Udfærdigelse af certifikater til udenlandske studerende. Udarbejde mobilitetsstatistik til det internationale kontor. Teammedlemmer: Cristina Z Lerche (Teamkoordinator), Christine Adellund, Marina S. Nielsen (fra 1/ ), Trine C Greve og Margit L Kallestrup (løser udelukkende opgaver med internationale studerende i Jelling). Uddannelsesservice v. Katarina Opacak Eksamensteam Varetager alt omkring eksamensplanlægning som udarbejdelse af holdlister over de studerende der skal til eksamen, modtagelse af afmeldinger/sygemeldinger, bestilling og afregning af censorer, planlægning af reeksamen. Ved skriftlige prøver oprettes rum på Fronter til elektronisk aflevering og der laves plagiatkontrol i samarbejde med biblioteket. Modtager opgaver der afleveres i papirform og sender til de relevante personer. Indsamler og indtaster resultater i SIS. Udskriver eksamensbeviser og arkiverer karakterlister. Teammedlemmer: Tine Erenskjold (Teamkoordinator), Birgitte Olsen, Anne M Johansen, Lone S Svinding, Anne Birgitte Rasmussen, Annette Christensen, Birthe Lohmann, Dorthe Lørup, Mette V Hededal, Kirsten E Jakobsen, Lone Osterhammel samt indtil juni Karina T Nielsen. Skemateam Planlægger skemaer i samarbejde med det pædagogiske administrative personale. Varetager indtastning af skema i både SIS og skemalægningssystemet. Modtager informationer om skemaændringer og indtaster i de relevante systemer til offentliggørelse. 2

3 Teammedlemmer: Bente Madsen (Teamkoordinator), Shila G Sørensen, Anita Hansen, Lisbeth Christensen, Tina Larsen og Kathrine Bøtker Krogh. Praktik-/klinikteam Udskriver lister over de studieaktive studerende der skal i praktik/klinik (inkl. observationspraktik). Modtager ønsker omkring praktik/klinik fra de studerende og hjælper det pædagogiske administrative personale omkring fordeling af praktik-/klinikpladser. Sender fordelingslister til praktikken/ klinikken og indtaster i SIS. Ved de kliniske eksaminer udarbejdes eksaminationslister og der sendes informationer til de kliniske undervisere/censorer. Indhenter praktikgodkendelser og der sørges for at godkendte praktik-/ klinikforløb og/eller eksamensresultater bliver indtastet i SIS. Teammedlemmer: Shila G Sørensen (Teamkoordinator), Henriette Trempenau, Lis G Nielsen, Kirsten E Jakobsen, Susanne Pedersen, Janni Lilleballe, Margit B. Pedersen. STÅ-team Udarbejder tjeklister og undersøger om de studerende har bestået semestre/moduler ved at tjekke om kravet om deltagelse/mødepligt er opfyldt og/eller om eksemerne er bestået. På baggrund af dette godkendes/underkendes semestre for de studerende i SIS og der udarbejdes en indberetningskladde som sendes til SIS-superbrugere. Ved meritstuderende følges den samme procedure og der tjekkes i SIS om alle deltagelsesgebyrer er betalt og registreret korrekt. Hvis der i løbet af semestret opdages fejl, rettes disse ved efterindberetningen, hvorefter det indberettede tjekkes af revisionen. Teammedlemmer: Business Intelligence konsulenten fra 1. august bliver teamkoordinator. Lene R Andersen (fg. Teamkoordinator), Birthe Lohmann, Lis G Nielsen samt Katarina Opacak. Support til uddannelseschefer v. Eva K Dahmberg Support til uddannelseschefer Administration og planlægning af møder m.m. (sekretærbistand for uddannelseschefen, lokalebooking og forplejning). Sekretariatsbistand til korrespondance og dokumentation i forbindelse med lokale internationale aktiviteter og eventuelle andre engagementer. Kalenderstyring for uddannelseschefen. Journalisering (i Teamshare). Indfak. Personalestatistikker, -analyser og planer. Rekruttering, udvælgelse og ansættelse, herunder kommunikation med HR og IT-afdelingen. Introduktion af nyt personale. Personaleregistrering (P-sagsarkiv), Rejseplanlægning, booking og forsikring. Fravær i forbindelse med sygdom og barsel, herunder sygemeldinger - EPOS. Sagsbehandling i forbindelse med klager. Fratrædelse/opsigelse. Diverse interne arrangementer. Ny løn. Økonomi. Teammedlemmer: Eva K Dahmberg (teamkoordinator til efteråret) Dorte Hansen, Anne K. Berthelsen, Sefika Raonic, Susanne N. Hansen, Christine Adellund, Vivi J. Jacobsen, Tina Larsen, Karina Herner, Birthe Lohmann og Gerda Limann (fratræder sommer 2014). Tids-, aktivitets- og ressourcesystemet/nav/smartklik På nuværende tidspunkt allokerer teamet arbejdstimer i samarbejde med uddannelseschefen i fagsystemet (NAV). Herefter udsendes arbejdstidsregnskabet til den enkelte underviser foregår i dag i et regnearks skabelon fremadrettet vil dette ske automatisk fra NAV til SmartKlik. SmartKlik er på nuværende tidspunkt under udvikling. Teamet arbejder også med køb/salg af interne/eksterne timer. 3

4 Der er et særlig opmærksomhed omkring informationer fra andre teams (snitflader) og det samme gæler med data fra andre systemer (EPOS, GP-Untis). Teammedlemmer: Karina Herner (Teamkoordinator og superbruger), Susanne N. Hansen, Anita Hansen, Vivi J. Jacobsen, Bente Madsen, Sefika Raonic og Phuong Tran. UCLs service Teamet yder en række services som kitter UCL sammen ved at studieadministrative medarbejdere håndterer en række ganske forskelligartede tjenesteydelser. Eksempelvis telefoni, skrankebetjening, praktiske opgaver i forbindelse med eksamen og andre administrative og praktiske ad hoc-opgaver. Dette område har snitflader til fx Teknik og Bygninger, Ledelsessekretariatet, campusfunktioner m.v. Teammedlemmer: Margit L. Kallestrup, Dorte Brygger, Marianne Lund Hansen, Henriette Trempenau, Katja Lani Andreasen og Joan Dusi. Legalitet og ledelsesinformation Teamet varetager opgaver, der tager afsæt i det juridiske aspekt i uddannelsernes aktiviteter: fortolkning af love og bekendtgørelser, klager, optagelsesgrundlag mv. Desuden leveres nøgletal og anden ledelsesinformation. Teammedlemmer: Lars Udengaard, Eva K Dahmberg, Katarina Opacak og Philip S Hansen, samt fra 1. august Business Intelligence konsulenten. Digitale løsninger og (andre) tværgående opgaver TeamShare Teamet arbejde på harmonisering af to specifikke områder; studentersager og struktur i den fælles studieadministration. Der er et stort udviklingsarbejde i at få udarbejdet retningslinjer, FAQ, procedurebeskrivelser således at alle går i samme retning. Der er taget de første skridt, og hernæst skal der udarbejdes en procesplan med fokus på de to områder, og hvordan dokumentationen sikres. Arbejdet sker i tæt samarbejde med ledelsessekretariatet. Teamet består af alle teamkoordinatorer, hvilket er en nødvendighed for at få ensrettet arbejdsgange og struktur i alle teams. Teammedlemmer: Eva K Dahmberg (teamkoordinator) sammen med alle teamkoordinatorerne. Superbrugere: Phuong Tran, Kathrine Bøtker Krogh, Ole Sørensen, Karina Herner og nogle flere henad vejen Studie Hotline: Kathrine Bøtker Krogh, Margit Birkebjerg Pedersen, Marianne Bøg Grue, Lenda Ballum og Kirsten Ovesen (Studiekoordinator/TOL) Elevansvarlig: Eva K Dahmberg er elevansvarlig for studieadministrationen. Kontorelever har et år fast i den fælles studieadministration under deres uddannelsesforløb i UCL. Der vil fremadrettet blive opbygges et tæt team af oplæringsansvarlige, som skal varetage den daglige oplæring af elev ud fra fælles retningslinjer. Der laves faste forløb for kontoreleverne, som understøtter det faglige niveau, de skal tilegne sig igennem deres tid i den fælles studieadministration. 4

5 Studieadministrationens kontakt til uddannelseschefer Philip S Hansen: Pædagoguddannelsen i Odense (Mette Fedders), Læreruddannelse på Fyn (Lars Breinholt Søndergaard) Administrationsbacheloruddannelsen i Odense (Søren Jan Rasmussen), Socialrådgiveruddannelse i Odense og Vejle (Jon Lamberg). Eva K Dahmberg: Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle (Lone Hougaard)Pædagog og Læreruddannelse i Jelling (Ulla Riisbjerg Thomsen), Sygeplejerskeuddannelsen i Svendborg (Helle Majbritt Stryhn) Katarina Opacak: Sygeplejerskeuddannelsen i Odense (Lena Busch Nielsen), Bioanalytikeruddannelsen (Aino Elmegaard Larsen), Ergoterapeutuddannelsen(Jette Rasmussen), Fysioterapeutuddannelsen(Birgitte Ebbe Mathiesen), Radiografuddannelsen (Marianne Gellert Olesen). 5