Vejledning til kommunernes fremtidige it-udbud vedrørende brug af de fælleskommunale Støttesystemer

Transkript

1 Vejledning til kommunernes fremtidige it-udbud vedrørende brug af de fælleskommunale Støttesystemer KOMBIT udarbejder i samarbejde med kommunerne en trin-for-trin Drejebog, der vejleder kommunerne i det komplekse arbejde med monopolbruddet de kommende år. Drejebogen indeholder bl.a. en praktisk vejledning i tilpasning af eksisterende lokale systemer, snitflader og kontrakter, der ruster kommunerne organisationsmæssigt, ressourcemæssigt og operationelt til de kommende implementeringer og udrulninger af systemerne, så kommunerne kan fokusere på at realisere de store gevinster, monopolbruddet vil medføre. Drejebogen ligger på og beskæftiger sig med de nye fælleskommunale itsystemer; Kommunernes Ydelsessystem, Kommunernes Sygedagpengesystem, Støttesystemerne og Serviceplatformenom. Denne vejledning er en del af Drejebogen, men omhandler udelukkende de fælleskommunale Støttesystemer. For at sikre monoopolbrud skal kommunerne begynde at indarbejde bestemmelser, der sikrer en fremtidig brug af Støttesystemerne. Dette dokument fokuserer kun på udbud og genudbud af it-systemer, der skal anvende Støttesystemer,og altså ikke på implementeringen af Støttesystemerne. Dokumentet er en version 2.0, som løbende vil blive opdateret, og kommunerne bør derfor holde øje med disse opdateringer.drejebogen og denne vejledning er tænkt som inspiration og er ikke obligatoriske for kommunerne med mindre andet er angivet eksplicit. Vejledningen henvender sig primært til de personer i kommunerne, der beskæftiger sig med at udarbejde kravspecifikationer og andet materiale i forbindelse med it-udbud, og giver forslag til, hvordan brugen af Støttesystemerne kan indgå i kommunens kommende udbudsmateriale. Det er dog afgørende at bemærke, at det kun er en vejledning og foreslagene derfor i høj grad skal tilpasses det konkrete udbudsmateriale. 1. Hvorfor denne vejledning De fælleskommunale Støttesystemer (Støttesystemerne) er en central del af det kommende monopolbrud, da de vil understøtte behov for data og funktionalitet på tværs af it-systemer. Støttesystemerne er endnu ikke udviklet, men kommunerne bør allerede nu begynde at tage højde for Støttesystemerne i kommende udbud, gen-udbud, indkøb og kontraktforhandlinger for at sikre, at den fremadrettede brug af støttesystemerne fremgår af kommunernes it-kontrakter. Læs mere om Støttesystemerne, hvad de indeholder og tidsplan mv. her. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/14

2 Vejledningen er primært relevant ved kommunernes kommende udbud af nye itsystemer og genudbud af eksisterende it-systemer. For eksisterende it-systemer, hvor kommunerne ikke på kort sigt har planer om at genudbyde systemet, vil det være relevant allerede nu at indlede en dialog med leverandøren for at undersøge de kontrakts- og udbudsmæssige muligheder for, at systemet kan udvikles til at anvende Støttesystemerne. Videreudvikling eller tilretning af en it-kontrakt er typisk dyrt og tidskrævende. Det er derfor vigtigt, at leverandørerne i kommunernes kommende it-udbud allerede i forbindelse med afgivelsen af tilbud beskriver: 1) i hvilket omfang deres løsninger vil kunne anvendes eller overgå til anvendelse sammen med Støttesystemerne, 2) hvordan en sådan overgangsproces vil blive håndteret samt ikke mindst 3) prisen for dette. For at leverandøren kan angive ovenstående er det afgørende, at kommunen præcist beskriver med hvilket formål de enkelte Støttesystemer skal anvendes, og hvorvidt dette påvirker funktionaliteten i systemet. Fx skal kommunen beskrive, hvilke hændelser man forventer at modtage fra Beskedfordeleren, og hvad systemet skal gøre, når det modtager en hændelse. Kommunerne opnår oftest det bedste tilbud, hvis brugen af Støttesystemerne er klart beskrevet for tilbudsgiver, og det er derfor en afgørende forudsætning for kommunens it-anskaffelse, at man i hver enkelt kommune og pr. it-anskaffelse har gjort sig konkrete overvejelser herom. Denne vejledning sammen med vilkår for Støttesystemerne blev offentliggjort første gang d. 6. maj Støttesystemernes integrationsmodel blev ændret hen over sommeren 2013, hvorefter vejledningen sammen med vilkår for integration til Støttesystemerne blev offentliggjort d. 18. september. Denne version er 1.2 og er offentliggjort d. 6. november 2013 på baggrund af indkomne høringssvar med frist d. 4. oktober. 2. Hvilke it-systemer skal indarbejde krav om Støttesystemerne Det er ikke alle it-systemer i kommunerne, som Støttesystemerne er lige relevante for på kort sigt. Som beskrevet i kommuners drejebog for monopolbrud bør kommunerne etablere og vedligeholde sit eget overblik over den lokale it-systemportefølje. Dette overblik kan med fordel udvides til at beskrive, hvilken relevans (høj, middel, lav) som Støttesystemerne har for det pågældende it-system. På kort sigt vil det især være de sagsbærende systemer, som vil være relevante at sikre kan aflevere sagsmetadata til de fælleskommunale indekser for at kunne etablere et tværgående sagsoverblik i SAPA. Som minimum må det forventes, at alle de KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/14

3 sagsbærende systemer, som i dag integrerer til KMD Sag, vil være relevante at tilpasse til at anvende Støttesystemet S&D-indeks. Hertil kommer de sagsbærende systemer, som kommunen villle ønske integrerede til KMD Sag i dag. Endelig vil systemer, der er afhængige af beskeder/hændelser i andre systemer, typisk være relevante at tilpasse til at anvende Støttesystemet Beskedfordeler til at udveksle disse beskeder/hændelser. Endvidere er det helt centralt for anvendelsen af Støttesystemer, at kommunens itsystemer anvende den fælleskommunale adgangsstyring, da der ellers ikke kan skabes adgang til støttesystemerne. Kommunerne skal selv foretage denne eller tilsvarende forretningsmæsige analyser, af hvilke systemer, der forventes at anvende hvilke støttesystemer og til hvad. 3. Den fremadrettede brug af støttesystemerne Støttesystemerne er endnu ikke udviklet og det er derfor nødvendigt at arbejde med en interim løsning, indtil Støttesystemerne er idriftssat. Kommende systemer skal derfor udvikles, så de er funktionsdygtige uden Støttesystemerne, men skal være opbygget, så omlægning til Støttesystemerne kan ske nemmest muligt. Kommunerne bør foretage en analyse af, hvor dyr denne interim løsning vil være, i forhold til en udskydelse og om interim løsningen eventuelt er en point of no return, specielt i forhold til adgangsstyring. Da Støttesystemerne ikke er udviklet endnu, skal anvendelsen/omlæggelsen til brug af Støttesystemerne indarbejdes som en option i udbudsmaterialet. Optionen vil herefter kunne udnyttes, når Støttesystemerne kan tilgås og er operationelle. Det er på denne baggrund afgørende, at kommunerne ikke blot automatisk indsætter nedenstående optioner på den fremadrettede brug af Støttesystemerne, men samtidgt i tilbudsvurderingen lægger vægt på, at systemet nemt kan omlægges til brug af de relevante Støttesystemer, og at dette sker til en omkostningsbaseret pris. Kommunerne bør ligeledes beskrive den fremadrettede brug af Støttesystemerne i udbudsbekendtgørelsen. Det skal af udbudsbekendtgørelsen fremgå, at der forventes et vist omfang af videreudvikling i forbindelse med brug af Støttesystemerne. Dette for at sikre, at kommunerne ikke kommer i udbudsmæssige problemer i forbindelse med at omlægge en eksisterende it-løsning til brug af Støttesystemerne. Kommunen skal dog i forbindelse med videreudvikling mv. i hvert enkelt tilfælde tage stilling til, hvad der fremgår af udbudsbekendtgørelsen og de aktuelle udbudsregler for videreudvikling. I forbindelse med Afsendersystemers opdatering af informationer i flere systemer hvor et eller flere støttesystemer indgår, som ønskes udført i ét commit-scope, skal det enkelte Afsendersystem tage stilling til, hvorledes det håndterer fejlsituationer f.eks. ved anvendelse af kompenserende transaktioner. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/14

4 4. Optioner på brug af Støttesystemerne i kommunernes egne udbud Ved optioner er det afgørende, at kommunerne fjerner mest mulig tvivl for leverandørerne, da ikke bare den primære ydelse (it-systemet), men også eventuelle optioner skal prisfastsættes i forbindelse med afgivelse af tilbud. Eventuelle usikkerheder vil typisk medføre en forøget pris i form af et risikotillæg i tilbudsgivers tilbud. Der bør derfor angives flest mulige forudsætninger/beskrivelser i forbindelse med beskrivelsen af optionerne for at minimere denne tvivl. Der er på nuværende tidspunkt vanskeligt at opstille de specifikke vilkår for, hvordan et it-system tilgår Støttesystemerne, og ligeledes den helt præcise funktionalitet og dataindhold af de enkelte Støttesystemerne, da de endnu ikke er udviklet. KOMBIT har imidlertid offentliggjort de forventede vilkår for brugen af Støttesystemerne for at afbøde dette. Se som løbende vil blive opdateret. Det skal forventes af tilbudsgivende leverandører, at de er bekendte med og forholder sig eksplicit til disse vilkår. Vilkårene dækker alt brug af Støttesystemerne og kommunen skal derfor i udbudsmaterialet definere, hvilke vilkår der skal opfyldes fx og der kun skal afleveres beskeder til beskedfordelerne eller om der også skal hentes beskeder. For optionen på hvert enkelt støttesystem skal kommunen som minimum beskrive: 1. Hvilke behov skal støttesystemet opfylde 2. Hvilke dataområder er der tale om 3. Forventes der systemændringer fx brugergrænseflader, advis eller funktionalitet 4. Andre individuelle forhold Kommunerne bør endvidere overveje at indsætte kontraktbestemmelser om fradrag i driftshonoraret for dele af den oprindeligt udbudte løsning, der bliver afløst af støttesystemet. Kommunerne bliver direkte afregnet for forbrug af Støttesystemerne i henhold til afregningsmodellen for monopolbrud. Det er derfor afgørende, at kommunernes itløsninger ikke kalder støttesystemerne mere end nødvendigt. Kommunerne bør derfor i deres udbudsmateriale tilbudsvurdere, hvor mange kald der forventes til Støttesystemerne eller andre forbrugsafregnede registre. 5. Skabelon for option på brug af de enkelte Støttesystemerne Nedenstående er en skabelon for, hvordan kommunen kan indarbejde en option vedrørende konkrete systemers kompatibilitet med Støttesystemerne for at sikre muligheden for kommunens fremtidige brug heraf. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/14

5 Optioner er lavet for hvert enkelt støttesystem, da der hermed opnås den højeste detaljeringsgrad. Kommunerne bør specielt være opmærksom på beskrivelsen af optionen på Beskedfordeleren og Adgangsstyring, da disse støttesystemer kan have stor betydning for arkitekturen og funktionaliteten i it-systemet. Option på brug af Støttesystemet Adgangsstyring Det er en forudsætning for anvendelse af Støttesystemer, at kommunens it-systemer anvender den fælleskommunale adgangsstyring. Formål med systemet Er at sikre at kun autoriserede systemer eller brugere for adgang til de data og systemer de er autoriserede for. Forudsætning for at bruge systemet Det fagsystem der bruger Støttesystemet adgangsstyring skal have registreret servicen på den fælleskommunale Serviceplatform. Anvendere af systemet Alle anvendersystemer der skal have adgang til Støttesystemerne eller andre monopolbruds løsninger, skal bruge støttesystemet adgangsstyring. Hvordan bliver systemet anvendt Støttesystemet adgangsstyring varetager autentifikation og autorisation i Rammearkitekturen i henhold til en fødereret sikkerhedsmodel. Hver gang en bruger eller et system forsøger at få adgang til data bliver adgangen autoriseret i henhold til de gældende adgangsrettigheder. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/14

6 Option # Systemet skal kunne anvende Støttesystemet Adgangsstyring Kategori: (O) Type: Beskrivelse: Systemet skal kunne omlægges til i størst muligt omfang at anvende Støttesystemet Adgangsstyring (indsæt link). Dette i overensstemmelse med vilkårene herfor. (insæt link) Tilbudsgiver bedes beskrive, i hvor høj grad Systemet kan omlægges til at anvende Støttesystemet Adgangsstyring og eventuelt begrunde, hvorfor Støttesystemet Adgangstyring ikke kan anvendes. Tilbudsgiver bedes endvidere beskrive processen for omlæggelsen af Systemet til anvendelse af Støttesystemet Adgangsstyring. Det vægtes højt, at Systemet i størst muligt omfang kan omlægges til at anvende Støttesystemet Adgangsstyring, og at processen for omlæggelsen er smidig. Option på brug af Støttesystemet Beskedfordeler Forudsætning for at bruge systemet Det fagsystem der bruger Støttesystemet Beskedfordeler skal have registreret servicen på den fælleskommunale Serviceplatform. Anvendere af systemet Fagsystemer og andre anvendersystemer der har behov for at sende eller modtage beskeder om hændelser der kan aktivere en handling i andre fagsystemer eller anvendersystemer. Hvordan bliver systemet anvendt Det IT system, hvor en hændelse sker som er interresant i andre IT systemer, skal sende en besked til beskedfordeleren. De IT systemer der bruger eller vil agere på hændelsen skal abonnere på de relevante beskedtyper. Tilpasninger af anvendervilkårene Da det ikke kan forudsættes at alle beskeder har det nødvendige indhold for at modtagerne kan udtrykke den ønskede granularitet i deres abonnementer, understøtter beskedfordeleren beskedagenter der bliver ansvarlig for behandling af beskeden forud for distribution. Tilhørende dokumenter Til Vilkårene tilhører også beskrivelse af beskedkuverten. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 6/14

7 Option # Systemet skal kunne anvende Støttesystemet Beskedfordeler Kategori: (O) Type: Funktionelt Beskrivelse: Systemet skal kunne omlægges til i størst muligt omfang at anvende Støttesystemet Beskedfordeler (indsæt link). Dette i overensstemmelse med vilkårene herfor. (indsæt link og versionsnummer) Tilbudsgiver bedes beskrive, i hvor høj grad Systemet kan omlægges til at anvende støttesystemet Beskedfordeler og eventuelt begrunde, hvorfor støttesystemet Beskedfordeler ikke kan anvendes. Tilbudsgiver bedes endvidere beskrive processen for omlæggelsen af Systemet til anvendelse af Støttesystemet Beskedfordeler. Det vægtes højt, at Systemet i størst mulig omfang kan omlægges til at anvende Støttesystemet Beskedfordeler, og at processen herfor er smidig. Option på brug af Støttesystemet Klassifikation Formål med systemet Støttesystemet Klassifikation udstiller klassifikation i forskellige formater til fagsystemer hos kommunerne samt andre Støttesystemer. Forskellige klassifikationssystemer kan vedligeholdes til det formål at opmærke information, sager og dokumenter. Støttesystemet Klassifikation kan indeholde klassifikationer der både er specifikke for de enkelte kommuner og generelt på tværs af alle kommuner. Forudsætning for at bruge systemet Det fagsystem der bruger Støttesystemet Klassifikation skal have registreret servicen på den fælleskommunale Serviceplatform. Anvendere af systemet Anvendere af Klassifikation er kommunale fagsystemer der har brug for de klassifikationssystemer som klassifikation udstiller. Det kan være den fælleskommunale opgaveklassifikation KL Emnesystematik [KLE], den fællesoffentlige forretningsreferencemodel, Indenrigsministeriets Kontoplan samt andre relevante klassifikationssystemer. Yderligere kan Fagsystemer vedligeholde et eget klassifikationssystem. Hvordan bliver systemet anvendt Støttesystemet klassifikation tager sit afsæt i OIO specifikationen for Klassifikation (Informations- og meddelelsesmodeller for Klassifikation) der definerer omfang og snitflade, samt Specifikation for af serviceinterface for Klassifikation (Sag og dokument standard) hvor informationsmodellen for klassifikation er beskrevet. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 7/14

8 Tilhørende dokumenter Til Vilkårene tilhører også Begrebsmodeller og informationsmodeller som separate bilag Option # Systemet skal kunne anvende Støttesystemet Klassifikation Kategori: (O) Type: Funktionelt Beskrivelse: Systemet skal kunne omlægges til i størst muligt omfang at anvende Støttesystemet Klassifikation. (indsæt link). Dette i overensstemmelse med vilkårene herfor. (indsæt link og versionsnummer) Tilbudsgiver bedes beskrive, i hvor høj grad Systemet kan omlægges til at anvende Støttesystemet Klassifikation og eventuelt begrunde, hvorfor Støttesystemet Klassifikation ikke kan anvendes. Tilbudsgiver bedes endvidere beskrive processen for omlæggelsen af Systemet til anvendelse af Støttesystemet Klassifikation. Det vægtes højt, at Systemet i størst mulig omfang kan omlægges til at anvende Støttesystemet Klassifikation, og at processen herfor er smidig. Option på brug af Støttesystemet Organisation Formål med systemet Støttesystemet Organisation udstiller forskellige organisationer til fagsystemer hos kommunerne samt andre Støttesystemer. Forskellige organisationer kan vedligeholdes. Organisation kan indeholde organisationer der er specifikke til hver enkelt kommune og organisationer der eksisterer på tværs af forskellige kommuner. Forudsætning for at bruge systemet Det fagsystem der bruger Støttesystemet Organisation skal have registreret servicen på den fælleskommunale Serviceplatform. Anvendere af systemet Anvendere af Organisation er kommunale fagsystemer der har brug for et organisationssystem. Det kan være lønsystemer, økonomisystemer mm. Hvordan bliver systemet anvendt Støttesystem Organisation tager sit afsæt i OIO specifikationen for Organisation, der definerer snitfladen og det primære scope, samt, hvor informationsmodellen er beskrevet. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 8/14

9 Tilhørende dokumenter Til Vilkårene tilhører også Begrebsmodeller og informationsmodeller som separate bilag Option # Systemet skal kunne anvende Støttesystemet Organisation Kategori: (O) Type: Funktionelt Beskrivelse: Systemet skal kunne omlægges til i størst muligt omfang at anvende Støttesystemet Organisation. (indsæt link). Dette i overensstemmelse med vilkårene herfor. (indsæt link og versionsnummer) Tilbudsgiver bedes beskrive, i hvor høj grad Systemet kan omlægges til at anvende Støttesystemet Organisation og eventuelt begrunde, hvorfor Støttesystemet Organisation ikke kan anvendes. Tilbudsgiver bedes endvidere beskrive processen for omlæggelsen af Systemet til anvendelse af Støttesystemet Organisation. Det vægtes højt, at Systemet i størst mulig omfang kan omlægges til at anvende Støttesystemet Organisation, og at processen herfor er smidig. Option på brug af Støttesystemet Sags- og dokumentindeks Formål med systemet Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks har til formål at opsamle metadata om sager og dokumenter fra en lang række it-systemer, og via services udstille disse data til brug for andre it-systemer, der skal give medarbejdere hos myndigheder et overblik over sager og dokumenter om en borger eller en virksomhed. Forudsætning for at bruge systemet Anvendersystemet skal have indgået en tilslutningsaftale via Serviceplatformen. Anvendere af systemet Fag- og esdh-systemer, der er sagsbærende, vil skulle aflevere sags- og dokumentmetadata til Sags- og Dokumentindekset - således at systemer, der har brug for at samle et overblik over sager/dokumenter, kan modtage metadata herom fra Sags- og Dokumentindekset. Endvidere kan det være relevant for Sags- og Dokumentindekset at systemer, der opbevarer indgående post, afleverer metadata om dokumenter, der endnu ikke er blevet lagt på sager i sagsbærende systemer. Hvordan bliver systemet anvendt KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 9/14

10 For at opnå den fulde værdi af Sags- og Dokumentindeks, skal dette opdateres med metadata om alle sager og dokumenter, der har relevans for den borger/virksomhedsrettede sagsbehandling i den danske kommunale sektor. Metadata om sager og dokumenter, der alene vedrører interne forhold i en myndighed, personalesager, lovforberedende arbejde, statistikker o. lign. skal derfor som udgangspunkt ikke lægges i Sags- og Dokumentindekset. Det er muligt at lade flere Afsendersystemer opdatere de samme sager/dokumenter, idet Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks vil gennemføre alle opdateringer, der indeholder nyere data end de eksisterende. Der kan være Afsendersystemer, hvor systemejer er vidende om at visse typer og grupperinger af metadata også opdateres i Støttesystemet Sags- og dokumentindeks fra andre Afsendersystemer. Af hensyn til belastning, effektivitet og for at undgå dubletter i Støttesystemet Sags- og dokumentindeks vil det være hensigtsmæssigt at Afsendersystemet ikke medtager disse metadata i opdateringen af Støttsystemet Sagsog dokumentindeks. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks vil kunne opdateres af Afsendersystemer via to mekanismer: Anvendelse af en række OIO-lignende opdateringsservices i Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks Modtagelse af beskeder via Støttesystemet Beskedfordeler. Tilpasninger af anvendervilkårene Myndighederne skal ved option på brug af Sags- og Dokumentindekset, beslutte sig for i hvilket omfang man vil kræve at Afsendersystemet understøtter begge måder at opdatere Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks på, om man vil lade det være valgfrit for leverandøren hvilken opdateringsform, der anvendes, eller om man vil kræve én bestemt opdateringsform anvendt. Myndigheden skal, afhængig af hvilken opdateringsstrategi man vælger, medtage begge eller kun det ene af de to vilkår vedr. opdatering af Sags- og Dokumentindekset. Hvis begge vilkår medtages, fordi begge metoder skal kunne anvendes, efter leverandørens skøn, skal teksten i vilkårene rettes til at afspejle denne anvendelse. Myndigheden skal være opmærksom på, at hvis der vælges opdatering via Beskedfordeler, får Systemet ikke returbeskeder om fra Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks om fx manglende opdatering af indeks pga. at opdateringen indeholdt et registreringstidspunkt der var tidligere end det eksisterende registreringstidspunkt i indekset. To af vilkårene specificerer, at leverandøren indenfor tre måneder skal tilpasse integrationen til Ydelsesindekset til ændringer i OIO-standarder, informationsmodel eller andre ændringer i Ydelsesindekset. Myndigheden bør overveje om de tre måneder ud fra et forretningsmæssigt synspunkt er det rigtige vilkår. Myndigheden bør overveje i hvilket omfang der er brug for den hop-funktionalitet, der er beskrevet som vilkår, idet dette i nogle situationer kan være dyrt at etablere. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 10/14

11 Vilkåret om at Systemet skal kunne identificere fejlagtigt eksisterende objekter i indekset vil i transitionsperioden kunne være dyrt for legacy-systemer at opfylde. Myndigheden kan derfor overveje, gerne i samråd med Kombit, om vilkåret skal udgå eller modificeres. Vilkåret om løbende opdatering af indekset indeholder ikke en præcis angivelse af, hvor hurtigt indekset skal opdateres. Dette skal aftales for det enkelte System ifm. indgåelse af Tilslutningsaftale med Støttesystemerne, ud fra, hvad der i det konkrete tilfælde skønnes at være den rette afbalancering af hensynene til økonomi og aktualitet af indeksets indhold. Tilhørende dokumenter Til vilkårene for brug af Sags- og Dokumentindekset er der som separate bilag vedlagt begrebsmodel og informationsmodel for Sags- og Dokumentindekset. Det er vigtigt at vedlægge disse i udbudsmaterialet, da det er et vilkår, at Systemet i sin kommunikation med Sags- og Dokumentindekset anvender objekter, relationer og attributter som beskrevet i informationsmodellen. Option # Systemet skal kunne anvende Støttesystemet Sags- og dokumentindeks Kategori: (O) Type: Funktionelt Beskrivelse: Systemet skal kunne omlægges til i størst muligt omfang at anvende Støttesystemet Sags- og dokumentindeks. Dette i overensstemmelse med vilkårene herfor. (indsæt link og versionsnummer) Tilbudsgiver bedes beskrive, i hvor høj grad Systemet kan omlægges til at anvende Støttesystemet Sags- og dokumentindeks og eventuelt begrunde, hvorfor Støttesystemet Sags- og dokumentindeks ikke kan anvendes. Tilbudsgiver bedes endvidere beskrive processen for omlæggelsen af Systemet til anvendelse af Støttesystemet Sags- og dokumentindeks. Det vægtes højt, at Systemet i størst mulig omfang kan omlægges til at anvende Støttesystemet Sags- og dokumentindeks, og at processen herfor er smidig. Option på brug af Støttesystemet Ydelsesindeks Formål med systemet Støttesystemet Ydelsesindeks har til formål at opsamle metadata om ydelser fra en lang række it-systemer, og via services udstille disse data til brug for andre it-systemer, KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 11/14

12 der skal give medarbejdere hos myndigheder et overblik over ydelser bevilget til en borger eller en virksomhed. Forudsætning for at bruge systemet Anvendersystemet skal have indgået en tilslutningsaftale via Serviceplatformen. Anvendere af systemet Anvendere af Ydelsesindekset er fag- og esdh-systemer, der håndter sagsbehandlingen eller udbetaling af ydelser, og derfor vil skulle aflevere Bevillingsmetadata til Ydelsesindekset. Samt systemer, der har brug for at samle et overblik over bevillinger, og derfor skal hente metadata herom fra Ydelsesindekset. Hvordan bliver systemet anvendt: For at opnå den fulde værdi af Støttesystemet Ydelsesindeks, skal dette opdateres med metadata om alle ydelser, der har relevans for den borger/virksomhedsrettede sagsbehandling i den danske kommunale sektor. Det er muligt at lade flere Afsendersystemer opdatere de samme metadata om ydelser, idet Støttesystemet Ydelsesindeks vil gennemføre alle opdateringer, der indeholder nyere data end de eksisterende. Der kan være Afsendersystemer, hvor systemejer er vidende om at visse typer og grupperinger af metadata også opdateres i Støttesystemet Ydelsesindeks fra andre Afsendersystemer. Af hensyn til belastning, effektivitet og for at undgå dubletter i Støttesystemet Ydelsesindeks vil det være hensigtsmæssigt at Afsendersystemet ikke medtager disse metadata i opdateringen af Støttsystemet Ydelsesindeks. Systemet skal kunne henvise til den Sag, der er relateret til en Bevilling. 1. Støttesystemet Ydelsesindeks vil kunne opdateres af Afsendersystemer via to mekanismer: Anvendelse af en række OIO-lignende opdateringsservices i Støttesystemet Ydelsesindeks Modtagelse af beskeder via Støttesystemet Beskedfordeler. Tilpasning af Anvendervilkårene Myndigheden skal ved option på brug af Ydelsesindekset, beslutte sig for i hvilket omfang man vil kræve at Afsendersystemet understøtter begge måder at opdatere Støttesystemet Ydelsesindeks på, om man vil lade det være valgfrit for leverandøren hvilken opdateringsform, der anvendes, eller om man vil kræve én bestemt opdateringsform anvendt. Myndigheden skal, afhængig af hvilken opdateringsstrategi man vælger, medtage begge eller kun det ene af de to vilkår vedr. opdatering af Ydelsesindekset. Hvis begge vilkår medtages, fordi begge metoder skal kunne anvendes skal teksten i vilkårene rettes til at afspejle denne anvendelse. Myndigheden skal være opmærksom på, at hvis der vælges opdatering via Beskedfordeler, får Systemet ikke returbeskeder fra Støttesystemet Ydelsesindeks om fx manglende opdatering af indeks pga. at opdateringen indeholdt et registreringstidspunkt der var tidligere end det eksisterende registreringstidspunkt i indekset. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 12/14

13 2. To af vilkårene specificerer, at leverandøren indenfor tre måneder skal tilpasse integrationen til Ydelsesindekset til ændringer i informationsmodel eller andre ændringer i Ydelsesindekset. Myndigheden bør overveje om de tre måneder ud fra et forretningsmæssigt synspunkt er det rigtige vilkår. 3. Myndigheden bør overveje i hvilket omfang der er brug for den hop-funktionalitet, der er beskrevet som vilkår, idet dette i nogle situationer kan være dyrt at etablere. 4. Vilkåret om at Systemet skal kunne identificere fejlagtigt eksisterende objekter i indekset vil i transitionsperioden kunne være dyrt for legacy-systemer at opfylde. Myndigheden kan derfor overveje, gerne i samråd med Kombit, om vilkåret skal udgå eller modificeres. Vilkåret om løbende opdatering af indekset indeholder ikke en præcis angivelse af, hvor hurtigt indekset skal opdateres. Dette skal aftales for det enkelte System ifm. indgåelse af Tilslutningsaftale med Støttesystemerne, ud fra, hvad der i det konkrete tilfælde skønnes at være den rette afbalancering af hensyn til økonomi og aktualitet af indeksets indhold. Bemærk at hvis der ved f.eks. ved månedskiftet er behov for at oprette en større mængde effektueringer anbefales det at benyttes Ydelsesindeksets services og ikke Beskedfordeleren som opdateringsmekanisme forudsat at der ikke er ændringer i effektueringen. Tilhørende dokumenter Til vilkårene for brug af Ydelsesindekset er der som separate bilag vedlagt begrebsmodel og informationsmodel for Ydelsesindekset. Det er vigtigt at vedlægge disse i udbudsmaterialet, da det er et vilkår, at Systemet i sin kommunikation med Ydelsesindekset anvender objekter, relationer og attributter som beskrevet i informationsmodellen. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 13/14

14 Option # Systemet skal kunne anvende Støttesystemet Ydelsesindeks Kategori: (O) Type: Funktionelt Beskrivelse: Systemet skal kunne omlægges til i størst muligt omfang at anvende Støttesystemet Ydelsesindeks. Dette i overensstemmelse med vilkårene herfor. (indsæt link og versionsnummer) Tilbudsgiver bedes beskrive, i hvor høj grad Systemet kan omlægges til at anvende Støttesystemet Ydelsesindeks og eventuelt begrunde, hvorfor Støttesystemet Ydelsesindeks ikke kan anvendes. Tilbudsgiver bedes endvidere beskrive processen for omlæggelsen af Systemet til anvendelse af Støttesystemet Ydelsesindeks. Det vægtes højt, at Systemet i størst mulig omfang kan omlægges til at anvende Støttesystemet Ydelsesindeks, og at processen herfor er smidig. Kommunespecifik tilretning Udbud af it-løsninger er en kompleks og til tider tidskrævende proces. Nærværende vejledning skal derfor kun ses som et forslag til, hvordan Støttesystemerne kan indgå i kommunens kommende udbud, og hvilke kontraktmæssige tiltag kommunen skal være opmærksomme på i forbindelse med adgang til kommunens egne data. Det er derfor afgørende, at den enkelte kommune forholder sig nøje til hvert enkelt forslag og tilpasser det til den konkrete kontrakt og kravspecifikation. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 14/14