Oplæg til fastlæggelse af principper og standarder for e-handel mellem medicobranchen og amterne

Transkript

1 Oplæg til fastlæggelse af principper og standarder for e-handel mellem medicobranchen og amterne

2 1. Indledning Denne rapport er udarbejdet på grundlag af drøftelser i møde den 11. februar 2002 i Sinerfa og Medicoindustriens arbejdsgruppe om e-handel og logistik om etablering af e-handel mellem parterne. Der har igennem en periode været drøftelser mellem parterne om, hvordan man kunne komme i gang med e-handel, og der har været udarbejdet forskellige rapporter og forslag herom. Til mødet forelå et forslag til projektbeskrivelse med følgende målsætning om opgaver. Målsætningen er at skabe enighed om e-handelsprincipper og standarder som forudsætning for at e-handel kan fungere og som forudsætning for en bred opbakning fra amter, kommuner og leverandører. Der skal stilles forslag om fælles standarder for dataudveksling, varekataloger, nomenklautur, varekoder m.v.. Disse skal være i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder. I mødet blev det besluttet, at der som grundlag for projektarbejdet skulle udarbejdes en mere detaljeret projektplan. Oplægget skal samtidig danne udgangspunkt for en ansøgning om støtte til projektet. Det blev under mødet tilkendegivet ønsket om at se nærmere på det svenske e-handelsprojekt SFTI, nomenklaturen GMDN og UNSPSC klassificeringssystemet. Herudover bør fordele og ulemper ved markedspladsløsninger contra individuelle partnerløsninger baseret på fælles standarder overvejes. Det synes underforstået, at der stiles efter en løsning af problemstillingerne ved etablering af selvstændige elektroniske indkøbssystemer hos amterne i modsætning til at anvende leverandørens evt. salgsløsninger via internettet. Dette skyldes i høj grad, at indkøb/salget er initieret af amterne og er baseret på indgåede indkøbsaftaler mellem medicobranchen og amterne - ofte efter forudgående udbud. Denne rapport skal opfattes som et oplæg til drøftelse af problemstillinger ved etablering af elektronisk indkøb og afklaringer af disse forinden etablering af e-handel mellem parterne. Herudover indeholder rapporten et forslag til beslutning om væsentlige problemområder og et udkast til en handlingsplan for det fremtidige arbejde. Som referencepersoner blev udpeget Finn Ketler, Coloplast A/S, Jørgen Qvist Nielsen, Siemens Medical Solutions, Ole Pedersen, Nordjyllands Amt og Jens Peter Bjerg, Amtsrådsforeningen. Under udarbejdelse af rapporten er der gennemført en indkøbsanalyse for Aalborg Sygehus i Nordjyllands Amt. Rapporten er udarbejdet i tæt samarbejde med indkøbschef Ole Pedersen, Indkøbskontoret, Aalborg Sygehus. Aabybro, april 2002 Flemming Beltoft mysupply ApS

3 Arbejdsgruppens anbefalinger Rapportens konklusioner har været forelagt og behandlet i arbejdsgruppens møde den og den Med udgangspunkt i anbefalingerne i denne rapport og gruppens øvrige arbejde, har arbejdsgruppen besluttet at anbefale følgende for det videre arbejde med implementering af e-handelsløsninger. Der er enighed om, at de anbefalinger, som dette projekt har resulteret i, har til formål at være vejledende retningslinier for implementering af e-handelsløsninger mellem amterne og medicobranchen. Ved at anvende fælles normer og standarder vil det smidiggøre interaktionen mellem parterne og fremme udbygningen af e-handlen. Standarder for katalogopbygning Som grundlag for opbygning af elektroniske kataloger i amterne er det besluttet, at medicobranchen beskriver deres produkter på baggrund af GMDN nomenklaturen og tilknytter produktkategorinummer efter UNSPSC-standarden. Beskrivelsen af produkterne tager udgangspunkt i en opdeling i tværgående og fælles produktoplysninger såkaldte globale attributter og i kategorispecifikke produktoplysninger såkaldte lokale attributter. Fastsættelsen af disse oplysninger tager udgangspunkt i den specifi- kation, der er udarbejdet for det fælles produktblad 1, men kan suppleres med øvrige informa- tioner, som findes nødvendige. For hver enkelt produktkategori defineres de kategorispecifikke produktoplysninger, der er ønskelig af hensyn til udarbejdelsen af et velfungerende elektronisk katalog for præsentation af og søgning efter produkter og serviceydelser. Standarder for dataudveksling Med hensyn til udvekslingen af forretningstransaktioner anbefales det, at anvende EDIFACT/EANCOM standarden, hvis der etableres løsninger baseret på EDI-standarden. Hvis der etableres løsninger baseret på dataudveksling via XML anbefales det, at disse baserer sig på ebxml standarden. Principper for etablering af løsninger Gruppen anbefaler, at der mellem medicobranchen og amterne etableres e-handelsløsninger efter Privat Exchange principper, hvor såvel medicobranchen som amterne etablerer selvstændige e-handelsløsninger og udveksler forretningsdata baseret på de anbefalede standarder. Den Offentlige Indkøbsportal anbefales anvendt af amterne i de tilfælde, hvor der f.eks. for andre varegrupper og leverandørgrupper kan være fordele ved at anvende denne indkøbsportal. Katalogadministration 1 Tidligere udarbejdet i forbindelse med definering af retningslinier for produktbeskrivelser i EU-udbud. Side17:35 3 af 72

4 Det anbefales, at der opbygges et landsdækkende generisk standardkatalog baseret på de vedtagne GMDN og UNSPSC standarder samt de definerede produktoplysninger. Dette katalog anvendes som referencekatalog for såvel medicobranchen som amterne. Af hensyn til at reducere leverandørernes arbejde i forbindelse med EU-udbudsforretninger og for lettelse af dataudvekslingen mellem amterne i tilfælde af afholdelse af fælles EU-udbud, anbefales det, at der etableres en løsning, der giver mulighed for at linke såvel leverandørernes som de enkelte amters produktnumre til dette referencekatalog. Det anbefales, at etableringen og vedligeholdelsen af katalogerne varetages af en selvstændig servicefunktion i tæt samarbejde med medicobranchen og amterne. Servicefunktionen skal være koordinerende og forestå arbejdet med distribution og formidling af ajourførte katalogdata til amternes e-handelssystemer. Side17:35 4 af 72

5 2. Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING INDHOLDSFORTEGNELSE RESUME BUSINESS MODEL CONTEXT BUSINESS MODEL CONTENT BUSINESS MODEL COMMERCE BUSINESS MODEL CONNECTION PROJEKTFORSLAG OVERORDNET MODEL OG PROBLEMSTILLINGER SCENARIO 1 ANALYSER AF MARKEDSPLADSMODELLER GENERISKE MARKEDSPLADSMODELLER PRIVATE EXCHANGE LØSNINGER SCENARIO 2 PRODUKTINFORMATIONER CONTENT DIREKTE VARER INDIREKTE VARER SERVICE KAPITALVARER RATIONALISERINGSPOTENTIALE VED E-HANDEL PRODUKTDATA FOR DE FORSKELLIGE INDKØBSTYPER GMDN-SYSTEMET UNSPSC KLASSIFICERINGSSYSTEMET RUS-STANDARDEN CPV-NOMENKLATUREN ANDRE STANDARDER SAMMENFATTENDE VURDERING AF KLASSEFICERINGSSYSTEMER UDBUD/TILBUDSINFORMATION VURDERING AF LEVERANDØRERNES PRODUKTKATALOGER SCENARIO 3 INTERAKTION COMMERCE MODEL 1, ONLINE SALGSLØSNING MODEL 2, INTERN KATALOG MODEL 3, EGET E-HANDELSSYSTEM HOS AMTERNE MODEL 4, EKSTERN KATALOG, MULTILEVERANDØR MODEL 5, MARKEDSPLADSER SAMMENFATTENDE VURDERING AF LØSNINGSMODELLER SCENARIO 4 FORRETNINGSTRANSAKTIONER CONNECTION EDI-STANDARDER XML-STANDARDER SIKKERHED OG IDENTIFIKATION PROJEKTFORSLAG PROJEKTGRUNDLAG TIDS- OG RESSOURCEPLANER FOR DELPROJEKTER CASE FOR NORDJYLLANDS AMT POTENTIALE FOR E-HANDEL FORDELING AF INDKØB MED OG UDEN AFTALER ANVENDELSE AF DOIP SOM E-HANDELSLØSNING BILAG Side17:35 5 af 72

6 3. Resume Diskussionen om e-handel, markedspladser og elektroniske indkøbssystemer har de sidste par år fået en større og større bevågenhed. Mange konsulentrapporter viser store fordele og betydelige besparelser ved at anvende af sådanne løsninger. Erfaringerne har imidlertid vist, at disse enorme besparelsespotentialer endnu ikke er nået. Mange forsøg er blevet betydeligt mere omkostningstunge end forventet, og besparelsen er udeblevet. En af de væsentligste årsager hertil er, at der ikke har været klarhed over, hvilke opgaver, man stod overfor, hvad forstås ved e-handel, markedspladser og elektroniske indkøbssystemer, hvordan måles økonomien i e-handelsløsninger, og sidst men ikke mindst, hvorledes håndteres denne nye verden, og hvilke spilleregler gælder der. Som grundlag for vores analyse og anbefalinger af, hvilke standarder og principper, der bør vælges, har vi taget udgangspunkt i en generel model for analyse af e-handelsløsninger. Business Model "Context" Financial service Logistic service Value Added Service Auctions Global sourcing etc. Business Model "Context" V e n d o r Business Model "Commerce" Business Model "Content" Quality Management Supplier Reationship Management Direct Indirect Service e-catalog e-vendordata Capital Business Model "Commerce" C u s t o m e r Business Model "Connection" Transactions Hardware, software, communication,secure Business Model "Connection" Vurderingen af e-handelsløsninger, og i hvilket omfang de er i stand til at tilføre værdi i forsyningskæden, skal både foretages for hver enkelt område men også som en samlet løsning. Der er således ikke kun een e-handelsløsning f.eks. Den Offentlige Indkøbsportal eller egen indkøbsløsning, der er egnet, men ofte er en kombination af forskellige løsninger på de enkelte områder. 3.1 Business Model Context McKinsey har gennemført en analyse af over 300 forskellige B2B markedspladser og fundet frem til fem generiske markedpladsmodeller Resultatet fra denne undersøgelse giver et godt fundament for vurdering af, hvilken funktionalitet der tilbydes på de forskellige type markedspladser. Side17:35 6 af 72

7 Design og planlægning Udvikle sourcing strategi Identificere relevante leverandører Produkt pris Etablerer vilkår Value Added Transaktion og udførelse Langvarig værdiskabende Serviceudbydere Fokus. markedspladser Indkøbsportaler Indkøbsagenter Netværksudbydere Funktionalitet: Høj Mellem Lav Ud fra en generel og overordnet vurdering vil f.eks. Vamedis og Global Health Care kunne betegnes som fokuserede markedspladser. Den Offentlige Indkøbsportal (DOIP) og dens funktionsområder kan primært henføres til kategorien Indkøbsportaler. SKI vil kunne karakteriseres som Indkøbsagent. Kommunedata og DanNet vil kunne karakteriseres som Netværksudbydere. Undersøgelsen viser også, hvorledes de forskellige former hver især bidrager til den langsigtede værdiskabelse i den totale indkøbsproces, og her har man fundet, at serviceudbydere og fokuserede markedspladser er den type markedspladser, der på lang sigt vil kunne bidrage mest til optimering af indkøbsprocesserne. Som en naturlig konsekvens af at mange etablerede markedspladsers ikke evner at levere langsigtede benefits, er der opstået en ny type e-handelsløsninger, nemlig såkaldte Private Exchange løsninger. Det er løsninger, der primært er baseret på, at de større virksomheder implementerer egne e- handelsløsninger og via disse skaber integration til eksterne parter såvel leverandører, katalogudbydere som andre markedspladser. På denne måde kan man på samme tid udnytte de fordele som forskellige markedspladstyper tilbyder og ens egne ønsker og behov for optimering af indkøbs- og logistikprocesserne. Herudover kan Private Exchange løsninger håndtere interaktionen mellem kunde og leverandør i en mere fortrolig form. Som grundlag for vores anbefalinger og konklusioner er der gennemført en indkøbsanalyse for indkøb til Aalborg Sygehus i Nordjyllands Amt i samarbejde med indkøbschef Ole Pedersen. Den viser, at der kun er fordele ved at anvende SKI og DOIP til indkøb af flybilletter, tog, hotel, biler og databehandlingsudstyr. På alle øvrige områder, som indgår i eplan22, har amtet allerede indgået bedre indkøbsaftaler, end der vil kunne opnås via SKI og DOIP. Side17:35 7 af 72

8 Anvendelsen af DOIP som indkøbsportal bør derfor foretages ud fra en vurdering af, om denne løsning i større omfang vil kunne bidrage til optimering af amtets og leverandørernes indkøbs- og logistikprocesser end alternative løsninger som f.eks. etablering af egne e- handelsløsninger efter Private Exchange princippet. Her viser det sig f.eks., at DOIP pt. kun understøtter søgning efter produkter og udveksling af indkøbsordre og ordrebekræftelse. Denne del af en normal indkøbsproces udgør ca. 18% af den samlede procestid. For Nordjyllands Amts vedkommende betyder det, at potentialet for optimering af indkøbsprocesserne reduceres fra ca. 13,3 mill. kr. til 2,4 mill. kr. Sammenholdes dette med, at udgifterne ved at anvende DOIP f.eks. for Nordjyllands Amts sygehussektor udgør ca. kr , og at det for deres leverandører vil betyde en udgift på i alt ca. 6,6 mill. kr., vil påvirkningen af udgifterne være større end de fordele, der kan opnås i amtet. Der er heri ikke taget højde for eventuelle fordele, som leverandørerne i øvrigt kunne have ved at anvende DOIP. Foretages der en samlet vurdering af, om der bør vælges en offentlige eller privat markedsplads samt de funktionaliteter, der indgår i de fem generiske markedpladsmodeller anbefales det, at medicobranchen og amterne søge at udvikle en e-handelsløsning baseret på Private Exchange principper suppleret med de services som primært forefindes i markedspladsmodellen serviceudbydere. 3.2 Business Model Content Vurderingen af hvilken e-handelsløsning, der er optimal for amterne, må bero på en analyse af sammensætningen af indkøbsprocesserne for forskellige indkøbstyper, og hvorledes disse fordeler sig på de enkelte varegrupper og leverandører. Som grundlag for vores analyse har vi anvendt følgende analysemodel. Varegruppe Leverandører Direkte varer Indirekte varer Service Kapital varer Afdelinger Indkøbsanalysen for Aalborg Sygehus viser at 81% af indkøbene foretages via indkøbsaftaler 35% af det samlede indkøb leveres fra 17 leverandør 67% af det samlede indkøb er fordelt på 16 varegrupper Side17:35 8 af 72

9 Indkøb af direkte varer er 188 mill. kr. og udgør 38% af det samlede indkøb Indkøb af indirekte varer er 142 mill. kr. og udgør 29% af det samlede indkøb Indkøb af service er 127 mill. kr. og udgør 26% af det samlede indkøb Indkøb af kapital varer er 39 mill. kr. og udgør 8% af det samlede indkøb En hurtig effekt ved implementering af e-handelsløsninger vil kunne opnås ved en fokusering på de største leverandører og de største varegrupper. Disse områder omfatter primært direkte og indirekte varer, hvorfor det anbefales at starte e-handel med disse varetyper. Det er tillige interessant at konstatere, at indkøb af serviceydelser udgør 26% af det samlede indkøb. Implementering af e-handelsløsninger der understøtter indkøb af serviceydelser bør derfor vægtes relativt højt. Indkøb af direkte varer stiller ikke særlige krav til produktdata. Der stilles kun krav om, at der findes de data, der er nødvendige for at kunne udstede en indkøbsordre samt til statistikmæssige formål. Indkøb på øvrige varetyper stiller langt større krav til design af produktdata, idet valget af det enkelte produkt eller serviceydelser kræver personlig involvering og vurdering af individuelle personer i forbindelse med indkøbssituationen. For at tilfredsstille dette behov er der udviklet elektroniske kataloger, der på forskellig måde understøtter disse søge- og udvælgelsesbehov. De er designet på en sådan måde, at der kan tilføjes supplerende oplysninger om det enkelte produkt såkaldte attributter. Der skelnes mellem to typer af attributter nemlig globale og lokale. Globale attributter er oplysninger, som kan tilknyttes ethvert produkt i et elektronisk katalog. Det er f.eks. varenummer, beskrivelse, pris, enhedsbetegnelse, EAN-nummer o.lign. Lokale attributter er oplysninger, som kun tilknyttes produkter inden for en bestemt produktgruppe. Det er f.eks. farve, størrelse form for pensler og længde, bredde og tykkelse for lister. Da denne sondring er helt central for opbygning af elektroniske kataloger, er det vigtigt, at der vælges en fælles standard for kategorisering af produkter, således at der kan defineres de relevante attributter for hver enkelt kategori. Det anbefales derfor, at der fastlægges standarder for, hvilken entydig produktnøgle og nomenklautur, der skal anvendes i opbygningen af produktkataloger. Det anbefales tillige, at der vælges en internationalt nomenklatur, som alle partner kan anvende, og som også kan anvendes af eksterne parter f.eks. kommuner. Under projektet er der undersøgt følgende nomenklaturer UNSPSC, GMDN, CPV, ecl@ass, RUS, TUN-registret, VVS-kataloget og EL-kataloget. UNSPSC-systemet synes at være det bedste valg for opbygningen af det elektroniske katalog i amterne, hvorfor det anbefales at anvende denne standard som fundament for definering af produktkategorier. Side17:35 9 af 72

10 Det må imidlertid forventes, at medicobranchen vil basere navngivning og beskrivelser med udgangspunkt i GMDN nomenklaturen på samme måde som øvrige brancher benytter deres specielle klassificeringer. Det anbefales derfor, at amterne designer de elektroniske kataloger med udgangspunkt i eksisterende brancesystemer og definerer lokale attributter til UNSPSC kategorierne, således at de kan indeholde beskrivelser for flere branchekategorier. Det anbefales, at der fastlægges standarder for, hvilke globale attributter det elektroniske katalog skal indeholde. Det anbefales tillige, at standarderne fastlægges i to niveauer. Et for de krav, der aktuelt stilles fra amternes eksisterende indkøbs-/lagersystemer og et for at opfylde de fremtidige krav, som moderne e-handelsløsninger stiller. Arbejdet med afholdelse af udbudsforretninger og afgivelser af tilbud er af betydelig størrelse både for amterne og for leverandørerne. Amterne begynder tillige i større og større omfang at samarbejde om udbudssager. Dette giver særlige problemer i behandlingen af produktoplysninger og tilbudsoplysninger, idet amterne anvender forskellige produktnumre og beskrivelser samt klassificeringer m.v. Undersøgelsen på Aalborg Sygehus viser, at der er indkøbsaftaler med 710 leverandører og at disse indeholder artikler. Med en gennemsnitlig kontraktperiode på 4 år og i gennemsnit 5 tilbudsgivere pr. udbud medfører det behandling af ca artikler pr. år. Da det antages, at stort set samtlige leverandører, der har aftaler med Nordjyllands Amt, også er leverandører til andre amter eller afgiver tilbud i udbudssager, vil en koordineret løsning kunne medføre væsentlige reduktioner i arbejdet med bearbejdningen af tilbud og behandlingen af udbud i amterne. Det anbefales derfor, at der udarbejdes et landsdækkende generisk standardkatalog med navne og definitioner baseret på GMDN nomenklaturen men klassificeret efter UNSPSCstandarden og med de attributter, der er defineret som standard for amternes elektroniske kataloger Dette katalog bør danne fundamentet for defineringen af standardbeskrivelser og dataudvekslingen i udbudssager. 3.3 Business Model Commerce Ved valg og fastsættelse af standarder må der også vurderes forskellige former for katalogadministration, driftafvikling og dataudveksling, idet valget her kan have betydning for fastsættelsen af standarder og især friheden til selv at vælge standarder. Der er vurderet fem forskellige muligheder for etablering af e-handelsløsninger On-line salgsløsning, som er en løsning leverandøren kan tilbyde. Den er især anvendelig for meget specifikke produkter, eller hvor der tilbydes en meget specifik funktionalitet og integration til back-end systemer eller hvor indkøbet foretages af specialister. Eget produktkatalog, som leverandøren kan etablere og lade amterne benytte. Egen e-handelsløsning som det enkelte amt selv etablerer og foretager e-handel igennem efter Privat Exchange princippet. Side17:35 10 af 72

11 Ekstern katalog hosting hvor en serviceudbyder varetager administration og hostning af kataloget for flere leverandører og amter. Efter en gennemgang af de forskellige løsningsmodeller, er der tre betydende problemstillinger, der bør træffes beslutning om. Anvendelse af fælles elektroniske kataloger Driftsafviklingen af de elektroniske kataloger Anvendelse af markedspladser eller etablering af Privat Exchange løsninger Det anbefales at der etableres to hovedkataloger Et katalog som indeholder standardbeskrivelser for artikler inden for medicobranchen, og som er baseret på GMDN standarden og opdelt i kategorier efter UNSPSC-standarden. Dette standardkatalog anvendes som referencekatalog for dataudveksling mellem medicobranchen og amterne og mellem amterne indbyrdes. Et eller flere kataloger indeholdende de eksakte produkter, der er indeholdt i de respektive indkøbsaftaler mellem specifikke leverandører og amter. Dette indkøbskatalog, anvendes til opdatering af amternes indkøbs-/lagersystemer og til daglige indkøbsstyring. Etablering af fælles drift og udvikling af de elektroniske kataloger efter serviceudbyder princippet synes umiddelbart at have de største fordele for parterne. Der er dog ikke foretaget økonomiske kalkulationer herfor. Det anbefales, at der i projektforløbet søges etableret fælles kataloger som udvikles og driftes som en servicefunktion i et tæt samarbejde med medicobranchen og amterne. På grund af eksisterende offentlige markedspladsers strategiske position, synes der kun at være begrænsede fordele ved at anvende disse som platform for e-handel mellem medicobranchen og amterne. Denne vurdering er primært baseret på følgende forhold. Alle væsentlige indkøb er baseret på indgåede aftaler mellem parterne Aftaler er baseret på individuelle udbud og prisaftaler Indkøbet har primært karakter af forretningsprocesser ved direkte indkøb men udvælgelsen sker som for indirekte indkøb Der er tale om relativt få leverandører(medicobranchen) og kunder(amter) i samarbejdet. Der skal under alle omstændigheder etableres individuelle kommunikationsløsninger og standard for udveksling af forretningstransaktioner. Ved at medicobranchen og amterne kan blive enige om fælles principper og standarder for e-handlen elimineres behovet for at have en tredjepart til at varetage og overvåge e- handlen. Samtidig bør planerne for DOIP vurderes i forhold pressemeddelelse udsendt den , hvori der bl.a. udtales Side17:35 11 af 72

12 gatetrade.net har med udgangspunkt i den konstaterede markedssituation revurderet selskabets udrulningsplaner og organisation. For at sikre så omkostningseffektiv en organisation som muligt og samtidig sikre, at de nødvendige kompetencer er tilgængelige, organiseres selskabet efter de mest moderne netværksprincipper. En række virksomheder med forskellige kernekompetencer indgår som partnere i et samarbejdsnetværk, der i fællesskab kan sikre opbygningen af et e-handelsmarked. De udbygningsplaner, der hidtil har været tilkendegivet, må således forventes at blive ændret ret markant efter denne udmelding. 3.4 Business Model Connection Der har været foretaget en gennemgang af forskellige standarder for udveksling af handelsdokumenter. Bl.a. er undersøgt EDI og XML standarder. I det omfang der etableres dataudvekslingsløsninger baseret på EDI-standarden, anbefales det at anvende EDIFACT/EANCOM standarden som defineret i VIBE-projektet. Hvis der ønskes etableret dataudvekslingsløsninger baseret på XML standarden anbefales det at anvende ebxml. Ved etablering af pilotprojekter anbefales det at vælges deltagere, der anvender eller påtænker at implementere e-handelsløsninger fra førende leverandører af e-handelsløsninger, der har bekendt sig til ebxml standarden. Det anbefales tillige, at der foretages en nærmere definering af, hvilke standarder og sikkerhedsprocedurer, der bør gælde for såvel udveksling af katalogdata som for forretningstransaktioner såvel via som øvrige kommunikationsformer som f.eks. ftp. 3.5 Projektforslag Med henblik på at komme videre med implementering af e-handelsløsninger mellem medicobranchen og amterne anbefales det at der gennemføres et etårigt pilotprojekt. Der er udarbejdet et forslag til projektgrundlag indeholdende tids- og handlingsplan for et sådant pilotprojekt. Der foreslås gennemført et etårigt udviklingsprojekt som indeholder fire hovedopgaver. Definering af standarder for klassificering efter GMDN og UNSPSC systemet Udvikling og definering af produktattributter baseret på GMDN og UNSPSC systemet Udvikling af et landsdækkende generisk standardkatalog på grundlag af de vedtagne principper og standarder Dataudveksling af forretningstransaktioner via XML Det samlede projekt er estimeret til 5,4 mill kr. excl. implementering af e-handelsløsninger hos både medicobranchen og amterne samt etablering af snitflader og interfaces. Under projektet anbefales det at der udarbejdes følgende applikationer Side17:35 12 af 72

13 web-applikation for præsentation og information om projektet præsentation af GMDN og UNSPSC kategorierne samt konverteringstabel mellem standarderne præsentation af GMDN og UNSPSC med de globale og lokale attributter, som defineres i projektet Interface mellem leverandører og amter for udveksling af produktinformationer mellem det generiske katalog og deres backend-systemer. Projektet gennemføres efter følgende hovedtidsplan: Projektforberedelse Projektforberedelse og godkendelsel Udvikling af web-applikation Definere standarder for klassificering Uddannelse Klassificeringsarbejde Applikationsudvikling Udvikle og definere produktattributter Uddannelse Definering af globale attributter Definering af lokale attributter Applikationsudvikling Udvikle generisk produktkatalog Etablering af katalog Applikationsudvikling og interfaces Dataudveksling og test Dataudveksling af forretningstransaktioner Impl. af e-handelsløsninger Evaluering Projektafslutning Side17:35 13 af 72

14 4. Overordnet model og problemstillinger Diskussionen om e-handel, markedspladser og elektroniske indkøbssystemer har de sidste par år fået en større og større bevågenhed. Mange konsulentrapporter viser store fordele og betydelige besparelser ved anvendelse af sådanne løsninger. Erfaringerne har imidlertid vist, at disse enorme besparelsespotentialer endnu ikke er nået. Mange forsøg er blevet betydeligt mere omkostningstunge end forventet, og besparelsen er udeblevet. En af de væsentligste årsager hertil er, at der ikke har været klarhed over, hvilke opgaver, man stod overfor, hvad forstås ved e-handel, markedspladser og elektroniske indkøbssystemer, hvordan måles økonomien i e-handelsløsninger, og sidst men ikke mindst, hvorledes håndteres denne nye verden, og hvilke spilleregler gælder der. For at kunne analysere disse områder nærmere må vi se på elementerne i en e-handelsløsning. De enkelte elementer må kunne udskilles som selvstændige elementer, som kan vurderes og kalkuleres individuelt og samlet. I figur 1 er der angivet de overordnede scenarier for en sådan e-handelsmodel. Figur 1 Business model for analyse af e-handelsløsninger Business Model "Context" Financial service Logistic service Value Added Service Auctions Global sourcing etc. Business Model "Context" V e n d o r Business Model "Commerce" Business Model "Content" Quality Management Supplier Reationship Management Direct Indirect Service e-catalog e-vendordata Capital Business Model "Commerce" C u s t o m e r Business Model "Connection" Transactions Hardware, software, communication,secure Business Model "Connection" Funktionaliteten i E-handelsløsninger kan opdeles i de fire scenarier Scenario 1 Business Model Context eller markedspladsmodel angiver, hvilke overordnede modeller som markedspladsen er etableret på baggrund af, og hvilke services den tilbyder. Scenario 2 Business Model Content eller produktinformationer angiver, hvilke produkter portalen dækker, hvilke produktdata som kunden har til rådighed, i hvilken kvalitet og hvilke relationer, der er mellem kunde og leverandør og det omfatter alle opgaver til oprettelse, vedligeholdelse og udveksling af produktdata m.v. Side17:35 14 af 72

15 Scenario 3 Business Model Commerce eller interaktion angiver, interaktionen mellem parterne og hvilke løsninger, der skal vælges for at understøtte e-handlen f.eks. elektroniske indkøbsløsninger og kataloger m.v. Scenario 4 Business Model Connection eller forretningstransaktioner angiver, hvilke transaktionstyper og former for transaktioner der flyder mellem leverandør og kunde. Herunder også omkostninger til den løbende udveksling af forretningstransaktioner og den finansielle påvirkning af omfanget af e-handlen. For hver af disse hovedområder bør der foretages selvstændige vurderinger og udarbejdes løsningsmodeller. Herefter kan der foretages selvstændige vurderinger, kalkulationer for omkostninger og benefits m.v. for at vurdere, hvilken e-handelsmodel, der er bedst egnet til at løse amternes og medicobranchens behov og hvilke funktionaliteter, der er behov for i e- handelsløsningen. Udviklingen fra den transaktionsorienterede e-handel i form af overførsel af forretningsdokumenter som indkøbsordrer, ordrebekræftelser, faktura etc. mellem partnerne til også at omfatter den indholdsmæssige side, har medført helt nye opgaver ved design af e-handelsløsninger. Morgendagens e-handel er ikke blot et spørgsmål om at kunne overføre informationer om produktnummer, ordret antal, beløb og enhedskoder o.lign. standardinformation, der er nødvendig, for at partnerne kan identificere forretningstransaktionen. Det bliver i langt højere grad også et spørgsmål om at kunne overføre værdiskabende information inden for hele forsyningskæden fra producent over distributør til leverandør og kunde. Informationen vil gå fra at være et forhold mellem leverandør og kunde til at være en global problemstilling for hele forsyningskæden. Informationer vil praktisk talt være tilgængelig for enhver og vil tilgå fra hidtil ukendte partnere, og den vil i stort omfang flyde uhindret mellem dem. Udviklingen af produktinformation vil starte hos producenten, og der vil undervejs i forsyningskæden blive tilført nye informationer for til slut at få tilføjet indkøbsspecifikke informationer for slutbrugeren. Alt sammen linket sammen via XML Producenten vil starte kæden med f.eks. at beskrive produktet, angive produktionsoplysninger, produkt- og modelnavn, dimensioner og andre produktegenskaber, GMDN-nummer, CEmærkning, miljømærkning, kemikalier, pvc-andel, kviksølv o.lign. Leverandøren eller lokal forhandler vil tilføje yderligere oplysninger, som er specifik for dette led f.eks. dansk oversættelse, EAN-nummer, varekategori, varenummer, leverandørnavn, pris, enhedsbetegnelse, pakkestørrelse, leveringstid, anvendelsesvejledning o.lign.. Kunden vil tilføje oplysninger af betydning for egen styring som varekategori, konteringsoplysninger, lagerlokation o.lign. Herudover kan der endvidere tilføjes supplerende oplysninger som billeder, illustrationer, link til andre relevante oplysninger o.lign. Side17:35 15 af 72

16 Figur 2 Forsyningskæde for produktinformation Marketing Marketing Indkøbspolitik Produktdata Produktdata Produktdata Bruger Producent Leverandør Kunde For at dette informationsflow kan etableres, må der etableres standarder for indhold og design. Da det omfatter hele forsyningskæden, må disse søges etableret på baggrund af globale, regionale eller branchespecifikke standarder afhængig af udbredelsen. Side17:35 16 af 72

17 5. Scenario 1 Analyser af markedspladsmodeller Mange virksomhedsledere antager, at markedspladser kan give store fordele med reducerede priser, og at markedspladser er løsningen på hele deres indkøbssituation nogle taler sågar om at outsource deres indkøbsafdeling eller dele heraf. Investorer i markedspladser søger at påvirke markedet til at se de store fordele ved at anvende netop deres markedsplads. De har imidlertid ofte fokus på andre områder som f.eks. likviditet og finansiering, antal kunder, transaktionsmængden, synlighed i markedet for at skabe flere kunder end at bidrage til at skabe egentlig værdi i indkøbsprocessen for såvel kunder som leverandører. Leverandørerne står frustrerende tilbage, og kan ikke komme igennem med deres argumenter om reduktion af distributions- og transaktionsomkostninger, og at prisen kun er en af flere faktorer i valg af en leverandør og hans produkter. For at have en mere objektiv tilgang til analyse af markedspladsers fortræffeligheder, bør der forinden defineres et udgangspunkt for kalkulationens formål, og hvad der skaber værdi ved at anvende den ene e-handelsløsning frem for den anden, idet dette er helt afgørende for at foretage en optimal kalkulation. Det antages, at en e-handelsløsning skal bidrage til at maksimere værdien for kunderne gennem information og samarbejde med leverandørerne og give mulighed for at optimere værdien på tværs at hele indkøbsprocessen for at være en holdbar løsning på lang sigt. Værdien er dermed bestemt af, i hvilket omfang e-handelsløsningen bidrager til at reducerer de totale omkostninger. Der er altså ikke tale om et salgsudgangspunkt (leverandør) eller købsudgangspunkt (kunde), men at der ved etablering af løsningen skabes en win-win situation. E-handelsløsninger, der er i stand til at stille værktøjer og ydelser til rådighed og leve op til disse målsætninger, er efter de flestes opfattelse dem, der på lang sigt er det bedste valg. 5.1 Generiske markedspladsmodeller McKinsey har gennemført en systematisk analyse af over 300 B2B markedspladser, interview af chefer i mere end 50 af disse markedspladser og i 15 virksomheder, der anvendte markedspladser. De har på baggrund af markedspladsernes fokus og deres evne til at levere langsigtede benefits for såvel kunder som leverandører identificeret fem generiske markedspladsmodeller. Denne analyse har taget sit udgangspunkt i, hvilken funktionalitet de enkelte modeller tilbyder kunderne, og går på tværs af den traditionelle opdeling af markedspladser i horisontale, vertikale og private markedspladser og om de er købs- eller salgsorienteret. De når frem til fem modeller for markedspladser og angiver, at nogle markedspladser eller portaler omfatter to eller flere af disse modeller: Serviceudbydere (project/specification managers) er virksomheder, der har specialiseret sig i at levere bistand og løsninger til design, planlægning og udvikling af e-handel. Disse virksomheder har værktøjer og serviceydelser, der bidrager til at løse komplekse projekter og processer. Det kan være fra at designe produktinformationer, katalogløsninger, dataflow og til at styre distribution af en hel forsyningskæde. De understøtter samarbejde Side17:35 17 af 72

18 mellem kunde og leverandør og koordinerer opgaver og bidrager til optimering af de fleste områder i hele indkøbsprocessen. De yder rådgivning om optimering af såvel kunders som leverandørens indkøbs- og logistikprocesser. Denne typer omfatter ca. 25% af markedspladser. Eksempler: Der findes ikke udbyggede løsninger i Danmark, men mysupply ApS tilbyder løsninger inden for dette område, men også DOIP og IBX stilles visse ydelser til rådighed inden for denne type. Fokuserede markedspladser (supply consolidators) har specialiseret sig i at samle relevante leverandører for en eller flere kunder og er i stand til at håndtere indkøbstransaktionen. De hjælper med at designe og optimere kundernes indkøbssituation og stiller produktinformation til rådighed fra flere leverandører. De giver på en billig måde adgang til en fragmenteret leverandørskare, der enten er vanskelig at nå, eller der er så mange, at det er uoverskuelig. De stiller ofte detaljeret produktinformation til rådighed med parametersøgning, så kunden kan finde det bedst egnede produkt. De fokuserer ikke på udvikling af processer, men primært på forbedring af indkøb af eksisterende produkter. Denne type omfatter ca. 15% af markedspladserne. Eksempler på fokuserede markedspladser er Global Healthcare Exchange og Vamedis for medicoprodukter, og for industriprodukter. Indkøbsportaler (liquidity creators) etablerer indkøbsmulighederne. De stiller faciliteter til rådighed for handel mellem mange leverandør og mange kunder. De baserer sig på standardaftaler og priser fra de deltagende leverandører. De er ofte meget orienteret mod dynamisk handel som f.eks. auktioner o.lign. De giver kunden mulighed for at købe til reducere indkøbspriser ved at sørge for sammenligning af ensartede produkter. Giver også mulighed for at finde produkter, som i øvrigt kan være vanskelig tilgængelige. Denne type omfatter ca. 20% af markedspladserne. Eksempler: GateTrade og DOIP samt IBX og spotmarkedsportaler samt f.eks. Indkøbsagenter (aggregators) etablerer primært efterspørgsel på tværs af kunderne for herefter at anvende denne styrke til at opnå betydelige rabatter og prisreduktioner fra leverandørerne. Primær fokus er at hjælpe kunden med at finde det rette produkt til laveste pris eller i øvrigt optimere indkøbs- eller logistikprocesserne. Denne type omfatter ca. 10% af markedspladserne. Eksempler: SKI-aftaler er et udmærket eksempel på generelle løsninger, og mere specifikke eksempler er set ved samarbejde mellem amterne. Netværksudbydere (transaction facilitators) sørger primært for håndtering af transaktioner og udveksling af indkøbsinformation. De har en effektiv netværkskommunikation og dataudvekslingsløsninger. Reducerer den komplekse papirbaserede dataudveksling med elektronisk dataudveksling. Søger at reducerede omkostninger ved dataflow og til fejlhåndtering. De hjælper ikke til at finde rette produkter eller i øvrigt optimere indkøbs- eller logistikprocesserne. Denne type omfatter ca. 30% af markedspladserne Eksempler: DanNet og Kommunedata. GateTrade har også planer om at varetage denne opgave. Side17:35 18 af 72

19 Undersøgelsen viser også, hvorledes de forskellige former hver især bidrager til den langsigtede værdiskabelse i den totale indkøbsproces ud fra de tidligere definerede termer for optimering af værdien for e-handelsløsninger. Figur 3 Fokusområder for de fem markedpladsmodeller Design og planlægning Udvikle sourcing strategi Identificere relevante leverandører Produkt pris Etablerer vilkår Value Added Transaktion og udførelse Langvarig værdiskabende Serviceudbydere Fokus. markedspladser Indkøbsportaler Indkøbsagenter Netværksudbydere Funktionalitet: Høj Mellem Lav Markedspladsens differentiering på baggrund af know-how er helt afgørende for det langsigtede valg af e-handelsløsning. Kun derved kan der ske en fortsat udvikling af værdien ved samhandlen. Som det fremgår, kan der ikke opstilles én regel for, hvilke fordele og ulemper der er ved forskellige markedspladser. Det vil være afhængig af, hvilket behov der søges tilfredsstillet og hvilke forskellige varetyper og indkøbsformer, som markedspladsen skal tilfredsstille. Undersøgelsen viser dog, at der kun er to løsningsmodeller der på sigt er i stand til at honorere kravet om skabelse af vedvarende værditilvækst, og det er serviceudbydere og fokuserede markedspladser. 5.2 Private Exchange løsninger De store krav om vækst og konkurrencedygtighed medfører i alle brancher, at virksomheder til stadighed må søge at foretage restruktureringer og fortage ændringer i deres forretningområder som f.eks. outsorcing af ikke kerneområder, øget og tættere samarbejde og fusion med andre virksomheder. Resultatet af disse omstillinger er, at IT-systemer og de økonomiske styringssystemer bliver mere og mere komplekse og forskelligartede. Eftersom medicobranchen og amterne er en del af denne udvikling, må de forudse at skulle samarbejde med flere uafhængige partnere og dette stiller nye krav. Erfaringerne med de mange forsøg og bristede forventninger til offentlige markedspladser har givet anledning til mange overvejelser og analyser af, hvad årsagen har været til, at der ikke Side17:35 19 af 72

20 har været den udvikling, som mange forventede. Disse erfaringer har medført udvikling af nye måder at organisere e-handel på nemlig såkaldte Private Exchange løsninger. Private Exchange er e-handelsløsninger, der er baseret på selvstændige e-handelssystemer og etableret som et samarbejde mellem tæt relaterede forretningspartnere og designet, så de tilgodeser netop de behov og krav, der er i relationen mellem parterne. Der er altså ikke tale om egentlige markedspladser men e-handelsløsninger, hvor man søger at opnå en række af de fordele som markedspladser giver, men uden at have markedspladsen som mellemled i interaktionen. Selv om hensigten med de traditionelle offentlige markedspladser er at udvikle standardiserede måder at handle på og foretage udveksling af data, tager det lang tid, når mange forskelligartede brancher skal integreres. Samtidig bliver standardiseringen og optimeringen af processerne på mindste fællesnævners niveau. Det kan være udmærket for mange områder, men på områder, hvor der er behov for tætte relationer mellem forretningspartnerne som f.eks. medicobranchen og sygehussektoren i amterne, er offentlige markedspladser ikke i stand til at bidrage væsentlig til optimering af de specifikke forretningsprocesser. Udviklingen af selvstændige e-handelsløsninger er gået stærk, og flere af disse løsninger indeholder komponenter, der understøtter etableringen af Private Exchange såkaldte Integration hubs. Private Exchange e-handelsløsninger giver i modsætning til offentlige markedspladser en række nye muligheder som f.eks. Fortrolighed og sikkerhed. Via den direkte interaktion mellem parterne kan dataintegriteten og sikkerhed for fortrolighed bevares, og der gives ikke mulighed for at tredjepart eller konkurrenter har adgang til samhandlen. Fleksibilitet Løsningen kan konfigureres, så den er tilpasset de specifikke behov, der gælder for interaktionen mellem partnerne som f.eks. klassificering, produktbeskrivelser, dataudveksling o.lign. Progressiv udviklingsmulighed Virksomheder kan indlede tættere samarbejde med forretningspartnere, integrere og automatisere forretningskritiske processer. Det vil ofte starte med e-handelsprocesser, men vil hurtigt kunne udbygges til fælles planlægning af efterspørgslen, automatisk lagerstyring, forsendelsesstyring o.lign. Integration af heterogene systemer Når samarbejdet mellem parter foregår på dokumentniveau - ofte XML baseret - og ikke på IT-system niveau, giver det basis for et kvantespring i mulighederne for at inddrage og integrere andre forretningspartnere som f.eks. ved ændringer af processerne i forsyningskæden. Værdikædeoptimering Når der kan skabes direkte interaktion mellem parterne, vil det ændre behovet for at have tredjepart til at varetage kommunikationen og overvåge denne. Dermed undgår man omkostninger til dette mellemled. Vurderingen af behovet for nye led i værdikæden, kan fo- Side17:35 20 af 72