Bilag til Kasse- og regnskabsregulativ for Vejen Kommune. Bilag 9: Regler for opbevaring af midler og værdier der administreres for andre

Transkript

1 Bilag til Kasse- og regnskabsregulativ for Vejen Kommune Bilag 9: Regler for opbevaring af midler og værdier der administreres for andre 9.1 Baggrund Som hovedregel administrerer klienter og beboere på kommunens institutioner selv deres økonomi og værdier (penge, dankort, smykker m.v.) eller har pårørende eller andre (netværk) til at hjælpe. Enkelte klienter og enkelte beboere på kommunens institutioner kan ikke selv og har ikke mulighed for at få hjælp fra eget netværk, hvorfor kommunen er behjælpelig med at administrere deres værdier, dvs. opbevaring og registrering af værdierne. Formålet med regler for opbevaring og registrering af værdier, der administreres for andre, er at beskytte klienten eller beboeren mod misbrug at beskytte personalet mod uberettiget anklage/mistanke Udgangspunktet for reglerne er: 1. Midler tilhørende den enkelte beboer på kommunale institutioner: I tilfælde af at beboeren ikke selv er i stand til at tage vare på sine værdier, er udgangspunktet, at nærmeste pårørende eller værge står for administrationen af værdierne. Institutionen kan dog stå for opbevaring af en beboers midler/værdier, hvis beboeren ikke er i stand til det, og der ikke er pårørende eller værge. 2. Midler tilhørende hjemmehjælpsmodtager i eget hjem: Hvis en hjemmehjælpsmodtager ikke er i stand til at hente penge i pengeinstitut, og en pårørende eller andre ikke kan gøre det, kan der søges om og visiteres hjemmehjælp til at påtage sig opgaven. Dog kun i forhold til indkøb af dagligvarer. Andre faste udgifter forudsættes betalt over betalingsservice. 3. Kommunal assistance Yder kommunen assistance omkring betaling, administration eller opbevaring af midler for en beboer eller klient skal dette være forankret i en administrationsaftale, der underskrives af borger og kommune/institution. 9.2 Administration af værdier for andre, Forhold der skal overholdes i forhold til administration af værdier generelt: Det er altid den enkelte institution, der har ansvaret for at sikre, at der er klare aftaler (dokumenteret med dato/underskrift) mellem beboer og institution omkring institutionens involvering i borgerens økonomi. Til understøttelse heraf er der udarbejdet udkast til Administrationsaftale, som dog altid skal tilpasses i forhold til de konkrete forhold. Kommunens administration af værdier for andre foregår i hovedreglen ved anvendelse af beboerens/klientens egne konti i pengeinstitut, og i begrænset omfang ved opbevaring af kontante beløb 1

2 Kommunens personale ikke må medvirke til anbringelse af værdier i værdipapirer (obligationer, aktier, pantebreve m.v.), men må alene medvirke til at anbringe i pengeinstitut på beboerens/klientens egne konti De økonomiske bevægelser ved kommunens administration er klare og gennemskuelige Retningslinierne for opbevaring udleveres til beboeren De værdier, kommunen administrerer for andre, bogføres ikke i institutionens/ kommunens regnskab. Værdier kommunen administrere skal være omtalt i administrationsaftalen mellem borgeren og kommunen. Alle ind- og udbetalinger samt ind- og udleveringer registreres på godkendt deposita-blanket i relevant omfang vedlagt udgiftsbilag (se vedlagte underbilag) eller på tilsvarende bilag udarbejdet af den enkelte institution. Alle ind- og udbetalinger samt ind- og udleveringer er forsynet med underskrift enten af beboeren og én medarbejder eller to medarbejdere i fællesskab. Deposita-blanketterne til enhver tid kan afstemmes med det deponerede, og at dette sker minimum hvert kvartal Deposita-blanketterne med tilhørende bilag skal opbevares af institutionen i mindst 3 år fra sidste registrering 9.3 Økonomiske bevægelser m.v. Konkrete forhold der skal overholdes i forhold til administration af og berøring med beboers eller klienters økonomiske midler: Betaling af faste ydelser sker via betalingsservice i pengeinstitut uden involvering af kommunen Større enkeltudgifter betales som hovedregel via netbank alternativt banken Registreringen tilgodeser krav fra eventuel værge om regnskab i form af kopi af deposita-blanket Bankbøger, dankort m.v. opbevares betryggende. Ansatte må kun have fuldmagt til beboeres bankkonti når de er underlagt institutionens kontrol. Det kræves at medarbejderne identificerer sig fx med en underskrift, personlig NemID eller erhvervs NemID, når der hæves/overføres penge eller betales regninger. Ansatte må dermed ikke hæve/overføre penge eller betale regninger ved at anvende beboers eller klienters kreditkort/købekort/dankort med videre. Alternativt kan der oprettes en fast overførsel fra beboerens konto til institutionens bankkonto mht. lommepenge, som personalet kan hæve og udbetale til beboeren, med 2 underskrifter. Beslutning om oprettelse træffes af den enkelte institution efter aftale med beboer/værge. Midlerne bogføres i økonomisystemet. NemID er strengt personligt og ifølge Regler for NemID til netbank og offentlig digital signatur udstedt af Nets DanID må man ikke oplyse sin adgangskode, sine nøgler eller overlade sit nøglekort/sin nøgleviser til andre. En beboers / klients NemID må dermed ikke overdrages til ansatte i Vejen Kommune. I Social- og Integrationsministeriets Rapport om etisk håndtering af beboermidler fra november 2012 er det dog angivet, at ansatte kan hjælpe beboeren i enkeltstående tilfælde. I rapporten er følgende eksempel angivet: Hvis beboeren har NemID og er i stand til at anvende og administrere dette, kan en medarbejder sidde ved siden af beboeren og hjælpe med forståelse og anvendelse af de elektroniske selvbetjeningsløsninger, fx hjælpe med at betale at betale en regning eller foretage en indberetning. Ansatte må ikke yde assistance til beboers / klienters brug af MobilePay/Swipp eller lignende betalingsværktøjer. Der må ikke gives gaver eller ydes lån o.lign. mellem beboeren/hjemmehjælpsmodtageren og personalet/institutionen. (Beskedne gaver kan dog accepteres. Hvis personalet er i tvivl har pågældende pligt til at afklare med nærmeste foresatte.) Der ikke må finde handel af personlige effekter sted mellem beboere/hjemmehjælpsmodtagere og personalet/institutionen 2

3 9.4 Fælleskasser (Kostkasser, aktivitetskasser med videre) Hovedreglen i Kasse- og regnskabsregulativet er, at alle kasser/konti der administreres af ansatte skal registreres i kommunens regnskab. Der dispenseres generelt fra denne regel, for fælleskasser på Bo- og beskæftigelsescentrene. Har en institution tilhørende Bo- og beskæftigelsescentrene i Vejen Kommune truffet beslutning om, at der skal være en fælleskasse og det er personalet, der administrer fælleskassen, gælder, at kassen ikke bogføres ind i kommunens regnskab. Bo- og beskæftigelsescentrene underretter Social- og ældreafdelingen om, at der findes en kasse. For hver enkel fælleskasse, der oprettes i Vejen Kommune skal der tages stilling til interne kontroller og hvilken dokumentation der skal foreligge for indtægter, udgifter og interne kontroller. Det er lederens ansvar, at ledelsestilsynet for den enkelte fælleskasse bliver beskrevet og udført. Lederen må ikke selv stå for administrationen af en fælleskasse. Ledelsestilsynet kan uddelegeres til medarbejder, der ikke er involveret i administrationen af fælleskassen. Lederen skal dog fortsat sikre, at ledelsestilsynet udføres i overensstemmelse med beskrivelsen heraf. For fælleskasser med fortsættende aktivitet skal der som minimum udarbejdes et årligt regnskab, hvor der gøres status over kassens størrelse og hvor der tages stilling til om der skal reguleres i de beløb der opkræves. For fælleskasser hvor aktiviteten ophører, skal der laves et afsluttende regnskab og der skal foretages afregning med involverede beboere. Et eventuelt overskud må ikke tilfalde kommunen og som udgangspunkt skal underskud opkræves ved de involverede borgere. 9.5 Dispensation fra ovenstående Det kan forekomme, at enkelte institutioner ikke kan overholde ovenstående f.eks. kravet om to underskrifter ved udbetaling. Institutionen kan søge om dispensation til ikke at skulle overholde konkrete dele af ovenstående. Ansøgning fremsendes til regnskabschefen, som forelægger ansøgningen for Direktionen. Bilaget gælder fra... Bilaget godkendt den. af.. (Fremtidige indholdsændringer og redaktionelle ændringer kan godkendes af Regnskabschefen. 3

4 Bilag 9a Deposita-blanket - kontanter Beboerens navn: Cpr.nr.: Dato Tekst (formål m.m.) og henvisning til bilag (dokumentation) Startsaldo To personaleunderskrifter eller Beboer/klient og én personale-underskrift. Hævet Indsat Beholdning 4

5 Bilag 9b Deposita-blanket - materielle værdier (f.eks. smykker o.lign.) Beboerens navn: Cpr.nr.: Dato Tekst - hvad det er for en værdi To personaleunderskrifter Hævet Indsat Beholdning 5

6 Bilag 9c Regler omkring administrationsaftale Indledning Ansvaret for administration af beboernes egne midler, er som udgangspunkt beboerens (eventuelt sammen med pårørende eller værge) eget ansvar. Når det er relevant for den enkelte beboer kan bostedet støtte beboeren med disponeringen af beboerens økonomi, eller eventuelt disponere økonomien på beboerens vegne. Dette dog kun efter nærmere aftale om omfanget af assistancen. Omfanget af assistancen fastlægges i en administrationsaftale, der underskrives af involverede parter. Kommunens udkast til en administrationsaftale er udarbejdet i forhold til: at beskytte klienten eller beboeren mod misbrug at beskytte personalet mod uberettiget anklage/mistanke at sikrer synliggørelse af kommunens assistance med beboerens midler i forhold til ansatte, beboer, pårørende og / eller en eventuel værge. Det er altid det enkelte bosted, der har ansvaret for at sikre, at der er klare aftaler (dokumenteret med dato/underskrift) mellem beboer og bosted omkring bostedets involvering i borgerens økonomi. Til understøttelse heraf er der udarbejdet udkast til Administrationsaftale, som dog altid kan tilpasses i forhold til de konkrete forhold. Aftalens omfang: Til administrationsaftalen kan høre underaftaler/uddybende materialer, f.eks. i form af budgetskema. Underaftaler / uddybende materialer skal være beskrevet i administrationsaftalen for at være omfattet af denne. Det er bostedets ansvar, at Administrationsaftalen er dækkende og tilpasset de konkrete forhold. Budget / Betalingsaftale Aftale om beboerens budget / betalingsaftale skal indgås med udgangspunkt i forudsætning om, at 1. Ophold i botilbuddet er frivilligt. 2. Den enkelte beboer administrerer og træffer selv beslutning om sine midler i det omfang, det er muligt. 3. Myndige personer kan selv disponere over egne midler. Personale og pårørende til en myndig beboer har intet juridisk grundlag for at disponere på dennes vegne, medmindre beboeren har bemyndiget de pågældende hertil. Administration af pengekonti I det omfang bostedet er involveret i administration af beboers pengekonti i pengeinstitut har bostedet også en tilsynsforpligtigelse i forhold til samtlige bevægelser på kontoen og kontoens udvikling. Opsparingskonti, formuekonti kan som udgangspunkt ikke omfattes af bostedets administration. For pengekonti omfattet af administrationsaftalen skal følgende oplysninger være registreret: 6

7 1. Pengeinstitut: Hvilken bank, kontoen er oprettet i, og hvilken konto, der er tale om. Eksempelvis lønkonto, budgetkonto. 2. Registrerings- og kontonr. 3. Bemyndigelse: Her skal stå, hvilke medarbejdere, der er bemyndiget til at hæve på beboerens konti og hvilken dokumentation der kræves i forbindelse hermed. 4. Bostedet skal føre kontrol med pengekonti, hvor bostedet er involveret i administrationen af pengekontoen. Se endvidere under punktet Kontrol af Budget / Betalingsaftale. Kvitteringer: Som udgangspunkt skal der være kvittering/dokumentation for samtlige indtægter / udgifter, der er omfattet af administrationsaftalen. En undtagelse kunne eksempelvis være lommepenge. Undtagelser skal omtales i administrationsaftalen. Fælleskasser (kostkasser/aktivitetskasser mv.): Bostedets brug af kostkasser / aktivitetskasser og beboerens betaling herfor bør fremgå af administrationsaftalen eller bilag hertil. Kontrol af Budget / Betalingsaftale: Bostedet har pligt til at forholde sig kritisk og gribe ind i forhold til beboerudgifter som virker usandsynligt store eller i øvrigt er påfaldende. Bostedet skal med jævne mellemrum (mindst hver 3. måned, frekvens fastsættes i den enkelte aftale) udføre kontrol af beboerens Budget / Betalingsaftale. Ved kontrollen skal bostedet sikre, at Budget / Betalingsaftalen i alt væsentlighed svarer til de faktiske forhold (alternativt skal der laves ny aftale) og at der er tilstrækkelig dokumentation for indtægter / udgifter omfattet af Budget / Betalingsaftalen. Endvidere skal der laves kontrol af, at der er dokumentation / kvittering for samtlige bevægelser på konti i pengeinstitut omfattet af administrationsaftalen. Udført kontrol skal kunne dokumenteres og efterprøves. Dokumentation for udført kontrol skal underskrives af leder (eller repræsentant herfor). Afstemning eller kontrol heraf skal udføres af ansat / leder, der ikke til daglig er involveret i administration af beboerens økonomi. Betaling over Betalings Service: Skal som udgangspunkt anvendes til mindst alle de faste udgifter. Opbevaring/udlevering til beboeren: Det er botilbuddet, der er ansvarlig for, at aftalen i sin helhed udleveres til beboeren og dennes eventuelle værge. Botilbuddet har ansvaret for opbevaring af aftalen. Revision af aftalen/ajourføring: Da der skal laves et budget hvert år, skal aftalen revideres mindst én gang om året. Ved samme lejlighed gennemgås administrationsaftalen og tilhørende bilag. Hvis der er brug for at aftalen revideres oftere, skal dette skrives i administrationsaftalen. Bostedet har ansvaret for at sikre at ajourføringen laves. Underskrift: Beboeren er kun i stand til at indgå administrationsaftalen på egen hånd, hvis pågældende er myndig og i øvrigt i stand til at handle fornuftsmæssigt. Er beboeren undergivet enten et samværgemål eller et økonomisk værgemål, der omfatter forhold, som berøres af økonomi-aftalen, skal (sam-)værgen underskrive sammen med beboeren. Er 7

8 beboeren umyndiggjort, indgår værgen økonomi-aftalen på beboerens vegne, og det er i disse tilfælde alene værgen, der skal skrive under på aftalen. Modtager beboeren assistance fra pårørende i forhold til administrationsaftalen skal aftalen endvidere underskrives af de(n) pårørende. Afgørelse om værgemål: Såfremt der er indgået værgemål for beboeren, noteres dette i punkt 4. Værge efter værgemålsloven og dokumentationen herfor vedlægges administrationsaftalen. Budgetskema for indtægter og udgifter Indtægter: Pensionen, boligydelsen og varmetilskud fremgår af pensionsmeddelelsen. Husk at beløbet skal være nettobeløbet. Løn fremgår af lønsedlen. Hvis lønnen er forskellige fra gang til gang så find et gennemsnit for en valgt periode. Husk, at det er lønnen efter skat, der skal stå i skemaet. Udgifter: I skemaet skal stå: 1) de faste udgifter betales via Betalings Service 2) variable udgifter og 3) opsparing Ift. balancen mellem indtægter og udgifter, er det vigtigt at sikre, at økonomien hænger sammen også i de måneder, hvor der er flere/større udgifter end i andre måneder. For nogle beboere vil det være en god ide at aftale et fast, ugentligt lommepengebeløb. Lommepenge om måneden kan beregnes til = 4,33 x lommepenge om ugen. 8

9 Administrationsaftale skabelon 1. Persondata Beboerens navn Beboerens CPR-nr. Civilstand 2. Bolig Bostedets navn Afdeling / værelse Indflytningsdato Administrerer beboeren selv sin økonomi: Ja Nej Delvist Hvis ja, udfyldes alene punkt 1 og 2 samt punkt 8 (fornyelse). Beboer Evt. pårørende Evt. værge Bostedets kontaktperson Bostedets ledelse Dato / underskrift 3. Kontaktpersoner mv Gruppeleder Kontaktperson Evt. værge Primær pårørende Relation Adresse Telefon 9

10 Betalingskommune Sagsbehandler 4. Værge efter værgemålsloven Værge i forhold til økonomiske anliggender ( 5) Værge i forhold til personlige anliggender ( 5) Værge i forhold til fratagelse af retlig handleevne ( 6) Samværgemål Ja / nej 5. Administration Støtte til administration af pension til nødvendige udgifter til ophold i boligen, herunder kost (sæt kryds/evt. flere krydser) Beboeren Pårørende Værge Bostedet Beskrivelse af opgavefordelingen: 10

11 Støtte til administration af økonomiske midler - udover pensionsmidler (sæt kryds) Pårørende Værge Bostedet Beskrivelse af opgavefordeling (OBS på, at bostedet ikke må medvirke til formueforvaltning) 6. Kontantbeholdning og bankkonti, hvor bostedet er involveret i administrationen Aktuel kontantbeholdning udgør i kr.: Pengeinstituttets navn: Kontaktperson Telefonnummer Konto (type og nr.) Bemyndigelse: Hvem er hæveberettiget Fuldmagt opbevares af Formålet med kontoen Aktuel saldo udgør i kr. Beskrivelse af kontrol, afstemningsfrekvens og evt. maks. beløbsgrænse (alene relevant for konti, der adm. af bostedet) 11

12 7. Budget / betalingsaftale I tabellen afkrydses, hvem der er ansvarlig for, at den faktiske betaling foretages med beboerens midler. Budgetbeløbet skrives i kolonnen til venstre. Mdl. Årligt Indtægter budget budget Pension efter skat Anden indtægt efter skat Beboer Pårørende / værge Bosted BS Andet beløb beløb Indtægter i alt Udgifter - Faste - BS Husleje El, vand, varme Forsikringer Rengøring Udgifter - Variable Kost Transport Lommepenge *) - - Udgifter - Opsparing Ferie Udgifter i alt Forskel *) Omkring lommepenge har bostedet som udgangspunkt ikke ansvar for at opbevare bilag eller føre regnskab med forbruget af lommepenge. 8. Revision / fornyelse af aftalen Aftalen skal revideres minimum en gang årligt. Det er aftalt, at nærværende aftale revideres senest: Dato for ny aftale: 12

13 13