Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet

Transkript

1 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet Maj 2003

2 Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet (varer og tjenesteydelser) Overordnet politik for indkøb i ministeriet side 3 Strategi side 4 Koordinering side 5 Samarbejde side 6 Elektronisk handel side 7 Miljøhensyn og sociale klausuler side 8 Henvisninger og bilag side 9 2

3 Overordnet politik for indkøb i ministeriet Indkøbspolitikken udgør de principielle retningslinier for gennemførelse af indkøb i hele Fødevareministeriet. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser er omfattet af ministeriets indkøbspolitik. Samlet betragtes hele ministerområdet som en koncern. Indkøbspolitikken gælder således for alle institutioner i ministerområdet uanset fagområde eller finansieringsgrundlag. Det overordnede formål med indkøbspolitikken er at opnå en effektivisering af indkøb. Effektivisering søges opnået gennem konkrete procedurer for koordinering af køb af varer og tjenesteydelser med henblik på, at Fødevareministeriet kan handle som en koncern og udnytte stordriftsfordele i forbindelse hermed. 3

4 Strategi Ministeriet ønsker, at der skal ske en yderligere effektivisering og professionalisering af indkøbene, og at den samlede indkøbsvolumen koordineres i bred forstand for at opnå de bedste indkøbsvilkår. Ministeriet vil udnytte dette til at sikre opfyldelse af kravet om bedst og billigst, samtidig med, at strategiske rammeaftaler (koncern-koordineringskøbsaftaler) anvendes på tværs af den samlede organisation. Strategiske rammeaftaler (koncern-koordineringskøbsaftaler) defineres i denne sammenhæng som langsigtede aftaler gældende i 2 4 år, med en på forhånd fastlagt indkøbsvolumen i et specifikt og nøje beskrevet samarbejde med den eller de valgte leverandører. Enheden for udlicitering og indkøb er ansvarlig for udmøntningen af indkøbspolitikken i form af en løbende tilpasning og udvikling af en handlingsplan for effektivisering og professionalisering af indkøb af varer og tjenesteydelser. Enheden skal sikre, at den nødvendige implementering finder sted i et tæt samarbejde med institutionerne. I tillæg hertil kan den enkelte institution udarbejde en særskilt handlingsplan, hvor det vurderes hensigtsmæssigt. Effektiviseringen af indkøb bør desuden fremmes gennem rationel arbejdstilrettelæggelse og brug af ny teknologi samt løbende kompetenceudvikling af medarbejderne. Ministeriet ønsker at optræde og agere professionelt som en samlet koncern overfor leverandørerne, og dermed opnå de mest attraktive indkøbsbetingelser på kort og lang sigt. Dette sker i et åbent, effektivt og loyalt samarbejde såvel internt som eksternt. 4

5 Koordinering Fødevareministeriet skal som udgangspunkt købe ind som en koncern og sikre, at alle muligheder for stordriftsfordele udnyttes optimalt. Med udgangspunkt i gennemførelsen af opgaverne kan der være særlige regionale eller faglige hensyn, som tilsiger en undtagelse fra koncernkravet. Generelt skal alle indkøbsaktiviteterne gennemføres efter koordinering, samordning og dialog samtidig med, at den samlede viden og indkøbsekspertise skal udnyttes på tværs af det samlede ministerområde. Fødevareministeriet har fastlagt, at indsatsen vedrørende koordinering, indgåelse af aftaler, udbud og kontraktindgåelse på centrale områder i koncernen er placeret i enheden for udlicitering og indkøb. Enheden repræsenterer overordnet ministeriet i fælles indkøbsforhold på nærmere aftalte områder. Enheden rådgiver desuden de enkelte institutioner i indkøbsfaglige forhold. På baggrund af bidrag fra alle institutionerne i ministeriet, koordinerer enheden behovet for indgåelse af koordineringskøbsaftaler på koncernniveau. Institutionerne har en forpligtigelse til orientere enheden før indgåelse af evt. egne aftaler med det sigte, at der forud opnås en bred koordinering. Institutionerne gennemfører selvstændigt bestillinger, sikrer den administrative og praktiske håndtering af indkøbene, herunder betaling af leverandørfakturaer. Desuden har institutionerne den løbende kontakt med leverandørerne. Ministeriet og institutionerne har en forpligtigelse til at anvende koordineringskøbsaftaler, hvor aftalerne er indgået med basis i den estimerede årlige indkøbsvolumen. Anvendelse af såvel rammeaftaler som koordineringskøbsaftaler via Indkøbs Service A/S afløfter ministeriet og institutionerne for udbudspligten. Alle institutioner i ministeriet har pligt til at anvende centralt koordinerede aftaler, der er indgået af Økonomistyrelsen (jf. Cirkulære om indkøb i staten). 5

6 Samarbejde Ministeriet vil styrke og fortsætte det langsigtede indkøbssamarbejde med Indkøbs Service A/S med det mål, at begge parter opnår de bedste indkøbsbetingelser og de laveste samhandels, -administrations- og logistikomkostninger i et bredt perspektiv. Dermed søges den samlede indkøbsvolumen udnyttet for at sikre Indkøbs Service A/S det bedste udgangspunkt ved EU-udbud og kontraktindgåelse omkring koordineringskøbsaftaler. Dette indebærer, at ministeriet og enheden har en konstruktiv og fremadrettet dialog med Indkøbs Service A/S i forbindelse med EU-udbud. Ministeriet samarbejder i indkøbs strategiske sammenhænge med Indkøbs Service A/S, herunder deltagelse i produktbrugergrupper. Fødevareministeriet vil øge og styrke indkøbssamarbejdet med andre ministerier for at optimere indkøbsbetingelser for alle parter. Såfremt der forekommer vareområder, der vurderes relevante for hele ministeriet, og som ikke kan dækkes af en rammeaftale / koordineringskøbsaftale via Indkøbs Service A/S sikrer enheden, at der i givet fald gennemføres et fælles indkøb. Dette kan efter nærmere vurdering søges gennemført i samarbejde med øvrige ministerier for bl.a. at udnytte en større volumen på de pågældende områder. 6

7 Elektronisk handel Anvendelse af e-handel (elektronisk handel) skal gennemføres og successivt øges i ministeriet. E-handel i praksis gennemføres på længere sigt for alle vareområder der vurderes som e- handelsegnede. E-handel skal benyttes, hvor det er muligt og økonomisk fordelagtigt. Ministeriet skal i videst muligt omfang etablere integration mellem indkøb og økonomisystem, bl.a. gennem elektronisk fakturabehandling med henblik på at opnå effektivisering af processerne, samt bidrage til optimeringen af økonomistyringen. 7

8 Miljøhensyn og sociale klausuler Fødevareministeriet vil i videst muligt omfang sikre, at der købes de varer og tjenesteydelser, der under produktion, brug og bortskaffelse medfører en så lille påvirkning af miljøet som muligt. Ved større, samlede indkøb undersøges det, om leverandør-, producent- og konsulentvirksomhederne har en miljøpolitik og gennemfører et forebyggende miljøarbejde Ministeriet vil så vidt muligt vælge produkter med anerkendte miljømærker, og / eller produkter fra certificerede virksomheder Dette indebærer endvidere, at der i EU-udbud konkret efterspørges relevante miljøoplysninger fra de bydende virksomheder, og at de afgivne miljøoplysninger indgår som et kriterium ved tildeling af kontrakten Ved udbud af varer og tjenesteydelser kan Fødevareministeriet, i det omfang det er hensigtsmæssigt, indføje sociale klausuler i udbudsmaterialet og den efterfølgende kontrakt 8

9 Cirkulære om indkøb i staten ( Henvisninger og bilag 9