Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 20. august 2012, kl i Ismejeriet

Transkript

1 #JobInfo Criteria=S1# Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 20. august 2012, kl i Ismejeriet Til stede: Stine Gotved, Niels Rasmussen, Lone Henriksen, Susanne Hviid Thune, Robert Andersen Afbud fra: Marie Buss, Hanne Tennes, Morten Skipper Dinesen Fra administrationen: Forretningsfører Christen Mors, driftschef Viggo Strøm Børsting, økonomimedarbejder Ragavan Rudran, sekretær Gitte Nielsen (referent) Indholdsfortegnelse 1. Referat Konstituering efter generalforsamling Afdelingsmøde den 24. september Til orientering Nyt fra driftschefen Dialogmøde med Københavns Kommune Dansk Bygningsarv Tal fra Udlejnings- og Huslejeområdet EnergiMærkningsOrdning_B Næste møde Eventuelt /9

2 #JobInfo Criteria= Bilagsoversigt Bilag 1: Gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen Bilag 2: Indkaldelse til afdelingsmøde Bilag 3: Aktionsliste pr. august 2012 Bilag 4: Notat huslejeområdet 2011 Bilag 5: Notat udlejningsområdet Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 23. april 2012 blev udsendt den 30. april Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Konstituering efter generalforsamling Efter generalforsamling skal bestyrelsen, i henhold til vedtægterne, konstituere sig med en næstformand. Endvidere skal der efter gældende forretningsordens 2 ske konstituering af aktivitetslistefører, arkivar, kasserer, web-ansvarlig og referent. Som bilag 1 vedlægges gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen. På generalforsamlingen blev Morten Skipper Dinesen, Maries Buss og Niels Rasmussen genvalgt, alle tre for to år. Som suppleanter blev Robert Andersen og Steen Donsby genvalgt, begge for et år. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen konstituerer sig. Bilag 1: Forretningsorden Bestyrelsen konstituerede sig således: Marie Buss næstformand Lone Henriksen listefører 2/9

3 Morten #JobInfo Skipper Criteria= Dinesen kasserer Susanne Hviid Thune web ansvarlig Hanne Tennes arkivar 3. Afdelingsmøde den 24. september 2012 Dagsorden og indkaldelse til afdelingsmødet den 24. september 2012 (Bilag 2) gennemgås og godkendes til udsendelse. Budget for afdeling for perioden gennemgås og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 1,76 % af nuværende leje eller 18,11 kr. pr. m 2 for almene boliger. Budgettet er fremsendt til afdelingsbestyrelsen den 7. august Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender dagsordenen samt driftsbudgettet for 2012 til forelæggelse til godkendelse på budgetmødet, og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. Bilag 2: Indkaldelse til afdelingsmøde Organisationsbestyrelsen godkendte dagsordenen til afdelingsmødet. Ragavan Rudran orienterede organisationsbestyrelsen om en lille fejl i regnskabet, som betyder en huslejestigning på 1,81 % i stedet for 1,76 %. Herefter gennemgik Ragavan driftsbudgettet og forklarede de største afvigelser. Blandt andet stiger renovationsudgifterne, idet der er sat af til ekstra renovation. Stigningen på henlæggelserne er et udtryk for de generelle prisstigninger, forklarede driftschef Viggo Strøm Børsting, som vil indarbejde bemærkninger om de enkelte stigninger i den kommende aktionsliste. Hvad angår energiforbruget, så falder forbruget af fællesstrøm stadig. Omkring særlige aktiviteter, hvor flere ting er slået sammen, drift af Ismejeri, Museum og Kostalden, budgetteres der mindre end sidste år. Ragavan forklarede, at der ikke budgetteres med udgifter til køkken på konto 118* på kr., men på langtidsbudgettet. Omkring istandsættelse ved fraflytning er beløbet sat ned med kr., idet der henstår mange penge på kontoen og der henlægges et fast beløb hvert år. På forespørgsel svarede Ragavan, at de høje varmeudgifter til museet skyldes, at der kun er elvarme. 3/9

4 Forretningsfører #JobInfo Criteria= Christen Mors tjekker med områdechef Lene Vennits, hvorvidt skal betale for at få udarbejdet referater til organisationsbestyrelsesmødet. Dette er en post på kr. i budgettet. Ragavan tilretter budgettet, mailer dette til organisationsbestyrelsen og udarbejder komprimeret budget til omdeling til beboerne inden afdelingsmødet. Organisationsbestyrelsen godkendte driftsbudgettet for 2013 med smårettelserne til forelæggelse til godkendelse på afdelingsmødet og tog i øvrigt orienteringen til efterretning. Til orientering 4. Nyt fra driftschefen Der vedlægges som aftalt aktionsliste (bilag 3) fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 3: Aktionsliste pr. 8. august 2012 Driftschef Viggo Strøm Børsting gennemgik aktionslisten overordnet og besvarede spørgsmål undervejs. Omkring punkt 1 mandskabssituationen vil denne blive taget op efter Viggos sommerferie. Omkring punkt 8 planlagte vedligeholdelsesopgaver og etaperenovering, så har der været få tilmeldinger til at få vedligeholdt vinduerne indvendigt i forbindelse med etaperenoveringen. Hvorvidt tætningslisten ordnes i denne forbindelse vil på forespørgsel blive tjekket. Omkring punkt 9 er gadelamper leverede og defekte af stor model er udskiftede. Hvad angår punkt 10 kostaldens køkken, vil Viggo tage kontakt til Ulla efter sin sommerferie, således at dialogen kommer i gang. En mulighed vil i første omgang være ikke at udskifte hele køkkenet, men det der ikke virker. Organisationsbestyrelsen spurgte specifikt til punkt 11 gavlisolering, hvor der intet nyt er. Viggo forklarede, at han afventer, hvad der sker med eksterne aktører, idet gavlisoleringen skal tænkes ind i en helhedsplan. 4/9

5 Omkring #JobInfo punkt Criteria= 14 affaldshåndtering forklarede Viggo, at man afventer svar fra Københavns Kommune, om hvorvidt der er fundet en vognmand, som kan klare opgaven med afhentning af haveaffald. Formand Stine Gotved sagde, at organisationsbestyrelsen i forbindelse med akkumulering af erhvervsaffald har drøftet en eventuel regulering af huslejen. Beboeren har en stor omsætning og generer meget affald. Forretningsfører Christen Mors vil tjekke huslejen og få udarbejdet en vurdering. Omkring punkt 17 nyt låsesystem erindrede Stine, at aftalen var, at der også til postkasserne skal anvendes samme nøgle som til lejemålet. Dette er ikke tilfældet for nuværende. Viggo tjekker dette med driftsleder Svend Erik Kristoffersen efter sommerferien. Hvad angår punkt 20 P tilladelse så er der udarbejdet nye tilladelser, hvorpå der står, at maksimumfart i er 15 km i timen. Omkring punkt 21 skybrudssikring orienterede Viggo om, at propperne er kommet og at ejendomskontoret er ved at save dem til. Det vil fungere på den måde, at neoprenklodser klemmes ind og 2 sandsække lægges for. Sandsækkene er på lager. Ejendomsfunktionærerne sørger for, at tagrender og vejbrønde er rensede, således at så meget vand som muligt kan løbe bort naturligt. Omkring varsling af beboerne i forbindelse med skybrud, så forklarede Stine, at de beboere, som er hjemme, holder øje og tager aktion. Alle skal blot have en simpel instruktion, som blokrepræsentanten vil være ansvarlig for. Stine skal i den forbindelse have oplyst, i hvilke blokke sandsækkene er lagt ud, hvilket Viggo vil vende tilbage om. Hvad angår sætning af gavl i blok L, er der ikke konstateret yderligere revnedannelser. Viggo har fokus på det og der kan eventuelt blive tale om at foretage en punktudgravning og støtte fundamentet. I tillæg til punkterne på aktionslisten informerede Stine om, at hun havde modtaget en rykker fra ITgruppen i forbindelse med at udrede, hvem der ejer YouSee kablerne. Dette skal afklares, inden der bruges penge fra antenneforeningen på nye routere. Administrationen følger op på spørgsmålet. 5. Dialogmøde med Københavns Kommune 2012 KAB har modtaget meddelelse om, at Københavns Kommune ønsker at flytte dialogmøderne til primo Det skyldes det forøgede administrative pres, der er blevet lagt i forbindelse med, at flere afdelinger indsender helhedsplaner til behandling i kommunen. Derfor har 5/9

6 kommunen #JobInfo flyttet Criteria= fristen for indlevering af materiale omkring styringsdialogen fra 1. september til 1. oktober Materialet til styringsdialogen er delvist udfyldt af KAB og herefter overdraget til afsluttende behandling. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og ultimo september udfylder materialet til styringsdialogen, således at KAB kan indsende dette til Københavns Kommune senest 1. oktober Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Dansk Bygningsarv Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 23. april 2012 at gå videre med Dansk Bygningsarv i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for. Der er indkaldt til intern workshop med deltagelse af bestyrelsen, byggesagkyndige og særligt interesserede blandt beboerne til afholdelse den 27. august Dansk Bygningsarv er informeret herom og vil modtage konklusionerne fra workshoppen efter dens afholdelse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Tal fra Udlejnings- og Huslejeområdet 2011 Vedlagt er to notater fra henholdsvis Huslejeområdet og Udlejningsområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. Notat Huslejeområdet 2011 Bilaget (Bilag 4) er en samlet pdf-fil med notat og bilag A,B,C,D/F. Der er i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser. Når man ser alle boligorganisationer under ét, viser tallene at: 6/9

7 Antallet #JobInfo af Criteria= udsættelser er steget fra 402 i 2010 til 497 i De gennemsnitlige omkostninger pr. udsættelsessag for boligorganisationen er kr i 2011, hvilket svarer til niveauet i Beløbet søges inddrevet hos beboerne. KAB har iværksat flere initiativer til at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. Et af initiativerne er projekt Gældsrådgivning ved køkkenbordet, der er støttet af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Projektet gik i gang december 2011 efter en pilotperiode. Af økonomiske grunde kører projektet i første omgang i København og Furesø kommuner. Projektet består kort fortalt i, at KAB har projektansat en socialrådgiver til at opsøge beboere, der er i farezonen for at blive udsat. Socialrådgiveren kan tilbyde rådgivning og koordinering af rådgivning om gældssanering, ansøgning om boligtilskud m.v. De foreløbige erfaringer viser, at det lykkes for projektet at få fat i beboere, som opfatter KAB s kontakt som en hjælpende hånd til deres økonomiske situation. Vi har nu søgt ministeriet om yderligere midler, så det forhåbentlig bliver muligt at tilbyde samme rådgivning til beboere i andre kommuner. I Bilag C omkring alle fraflytninger, viser tallene blandt andet, at: Beboerne i gennemsnit - efter modregnet indskud betalte kr ved fraflytning mod kr i Notat Udlejningsområdet 2011 Notatet (Bilag 5) er en samlet pdf-fil med notat og bilag A og B. I Bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at: Den gennemsnitlige udlejningsprocent er 11,4 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. I 2011 er antal af opnoterede på ventelister til familieboliger I 2011 er nye boligsøgende opnoteret til ventelister mod i Det svarer til en stigning på 5,2 procent. Hertil kommer nye opnoteringer via BoligButikken på Hovedbanegården. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen gennemgår tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer for boligorganisationen eller afdelinger. Bilag 4: Notat huslejeområdet 2011 Bilag 5: Notat udlejningsområdet 2011 Forretningsfører Christen Mors gennemgik de to bilag. 7/9

8 #JobInfo Criteria= Hvad angår bilag 4 er der under fraflytninger en difference på 1, som Christen vil tjekke med udlejningschef Finn Larsen. Formand Stine Gotved udtrykte organisationsbestyrelsens skepsis overfor tallene, især i forbindelse med særboligerne og Christen vil derfor gennemgå materialet med Finn. Christen forespurgte, hvorvidt organisationsbestyrelsen, hvis det er muligt, vil være interesserede i kun at få tallene for. Det svarede organisationsbestyrelsen ja tak til. 8. EnergiMærkningsOrdning_B På det seneste organisationsbestyrelsesmøde behandlede organisationsbestyrelsen et punkt om ny energimærkningsordning EMO der trådte endeligt i kraft i efteråret Ordningen er lovpligtig, og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB administrerede boligorganisationer. Det blev besluttet at prøve at få dispensation for at skulle iværksætte energimærkningsordningen. Det har ikke været muligt, hvorfor har deltaget i fælles udbud om ordningen og herfor har måttet betale kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. På forespørgsel fra formand Stine Gotved svarede forretningsfører Christen Mors, at Dansk Bygningsarv forventes at vide noget om de krav, som kommunen har til energirenovering i forbindelse med udarbejdelse af en helhedsplan. Der kunne ikke umiddelbart svares på, hvornår energimærkning vil være tilgængelig. Med disse kommentarer tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 9. Næste møde Næste møde med KAB er aftalt til mandag den 5. november 2012 kl Afdelingsmøde afholdes den 24. september 2012 kl i Kostalden. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8/9

9 10. Eventuelt #JobInfo Criteria= Intet at bemærke. 9/9