Kollegiekontoret i Aarhus

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Kollegiekontoret i Aarhus Møde nr. 49 den 26. november 2015 kl december 2015 jb@kollegiekontoret.dk

2 223 Referat af møde nr. 49 i bestyrelsen for Kollegiekontoret i Aarhus den 26. november 2015 kl Til stede: René Skau Björnsson, formand (ankom 17.05) Jan Ove Hansen, næstformand, Svane Kollegiet Søren Ahlers, Skjoldhøjkollegiet Kirstine Conradsen, Dania Kollegiet Martin Larsen, Skejbygård Kollegiet Trine Graugaard, Åpark Kollegiet Thomas Voergaard, Vilh. Kiers Kollegium (ankom 16.45) Jonas Høst, Dania Kollegiet Christian W. Christensen, Damager Kollegiet Torben L. Stoklund, medarbejdervalgt Knud Hansen, medarbejdervalgt Fraværende: Anders Rønnebro (med afbud) Sebastian Albrektsen, Ravnsbjerg Kollegiet (med afbud) Tim Engel, Kløvergården (med afbud) Daniel Ahmed, Tandlægekollegiet Nanna Bak, Nørreport Kollegiet Desuden deltog: Driftschef Kim S. Møller, administrationschef Diana Jørgensen, teamleder Susanne Rye Laursen samt Jette Bergendorff som referent. Revisor Klaus Kristiansen deltog som gæst. Dagsorden 1. Forhandlingsprotokollen (Godkendelse af referat af seneste møder) Revisionsprotokollen 2. Meddelelser 3. Godkendelse af Kollegiekontorets regnskab 2014/15, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2014/15 4. Indstilling om revision 5. Evt. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Diana Jørgensen bød velkommen og oplyste at formanden og direktøren var forsinket pga. kø efter ulykke på motorvejen. Derefter var der var en kort præsentationsrunde. Referat af møde 48 blev godkendt og underskrives efterfølgende af formanden.

3 224 Revisionsprotokollen Udover det fra revisoren udsendte protokollat i tilknytning til årsregnskabet, var der ikke yderligere. Ad 2. Meddelelser Der var udsendt følgende meddelelser, som Diana Jørgensen gennemgik. 1. Udlejning Boliggarantien 2015 er afviklet med seneste indflytning 15. november. Der har i alt været tilmeldte og 655 har fået deres første studiebolig gennem garantien stigninger på ca. 10% ift. sidste år. Aarhus Kommune øger sin anvisning til ledige boliger bl.a. som følge af flere flygtninge. For almene ungdomsboliger øges anvisningsretten fra hver 10. ledige bolig til hver 7. ledige bolig (kommunen kan kræve op til hver 4.). Forøgelsen sker samtidig med et øget nybyggeri af både almene familieboliger og ungdomsboliger vedtaget med kommunens budget for Flyttesyn Elektronisk syn er fuldt implementeret på alle kollegier. Diverse småfejl rettes løbende. Kim S. Møller fortalte bl.a. at der allerede nu er en tidsbesparelse ved systemet. 3. Byggesager Voldgiftssagen for malerentreprisen på Svane Kollegiet er afsluttet. Vi tabte 2-1 forstået på den måde, at maler skal betales med ca. 2/3 af den pris, han forlangte. Udgifterne til sagen afholdes inden for det afsatte beløb, hvorefter byggeregnskabet afsluttes endeligt. Frikøbsbeløbet til kommunen for tilbagefaldsklausulen på Grundtvigs Hus Kollegiet er stadig uafklaret, hvorfor byggeregnskabet endnu ikke er afsluttet. Af samme årsag er det budgetterede byggesagshonorar for sagen ikke indtægtsført i årsregnskabet. Lokalplan er vedtaget, grunden købt og byggeudvalget for nybyggeriet på Søren Frichs Vej/Åbyvej er i fuldt sving med skitsering og øvrige forberedelser af de ca. 200 boliger. Der afholdes licitation i foråret 2016 og byggestart forventes 1. august. De øvrige kommende byggeprojekter Godsbanearealerne, Skejbyparken og Tranekærvej/Bytoften er stadig under indledende forberedelse. Det tager af forskellige årsager hos kommunen lang tid, rammerne for projekterne er uafklarede, og ingen af projekterne forventes at få byggestart før efter Hjemmeside Den nuværende hjemmeside Kollegiekontoret.dk bliver opdateret til den nyeste softwareudgave af Typo3 og samtidig får den et nyt og responsivt design (mobil- og tabletvenlig). Opdateringen påbegyndes inden for den eksisterende resthensættelse på kr., mens eventuel merudgift indarbejdes i det kommende budgetforslag. Søren forklarede, at der vil blive 5 skabeloner, som bestyrelserne/beboerrådene kan vælge imellem og for dem, der ønsker en helt egen side, vil det blive tydeligere, at det kun er juridisk materiale der ligger på Kollegiekontorets hjemmeside. Efter mødet med it-firmaet i morgen ved vi mere om tidshorisonten. Det kan efterfølgende oplyses at forventet tidsplan er som følger: Januar Der arbejdes med design Februar-marts Der arbejdes med udvikling April/maj Kollegiekontoret overfører information fra den nuværende hjemmeside Juni Forventet implementering

4 Økonomi De selvejende kollegier har besluttet at udskifte Sirius med Arbejdernes Landsbank som den ene kapitalforvalter efter et par års dårlige resultater. Diana Jørgensen informerede om, at der er afholdt opstartsmøde med Arbejdernes Landsbank og det samarbejdet sættes i værk, så snart alle dokumenter er underskrevet. Ad 3. Godkendelse af Kollegiekontorets regnskab 2014/15, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2014/15 Der var udsendt regnskab, årsberetning for alle afdelinger samt statusregnskab for nybyggeri på Grundtvigs Hus Kollegiet med indkaldelsen. Revisionsprotokollatet vedr. årsregnskabet var sendt direkte fra revisor til alle bestyrelsesmedlemmer. Susanne Rye Laursen gennemgik kort årsberetningens s. 4 og fremhævede bl.a. Årets resultat er et overskud på kr. og Susanne Rye Laursen oplyste, at det primært er resultatet af sparsommelighed. Overskuddet foreslås overført til egenkapitalen. Byggesagshonorar Der er ikke indgået honorar, da byggeregnskabet for Grundtvigs Hus Kollegiet endnu ikke er færdiggjort. Selskabets egenkapital er herefter pr. 1. august kr. Revisionsprotokollat for årsregnskabet Revisor forklarede at det er fast praksis at udsende revisionsprotokollater direkte fra revisor til bestyrelsesmedlemmer. Det giver sikkerhed for at alle bestyrelsesmedlemmer er bekendt med revisors meddelelser. Revisor informerede om de forskellige påtegninger der kan gives og fortalte at Kollegiekontoret har fået en protokol med supplerende oplysninger. Det er dog kun for at meddele, at revisor ikke har revideret budgetter og oplyser desuden vedr. afdeling 2 Grundtvigs Hus Kollegiet, at der er uafsluttet byggeregnskab, pga. at endelig pris for byggegrund endnu ikke foreligger fra kommunen. For afdeling 10 Kløvergården, oplyses at der vil være behov for ekstern finansiering for at 10 års planen kan hænge sammen. Der er også en kommentar ved Svane Kollegiet, da der er en forskel mellem godkendt anskaffelsessum og finansieringen på kr. På forespørgsel svarede Klaus Kristiansen, at bagatelgrænsen for afdelingernes regnskaber er kr. og for Kollegiekontorets kr. for enkeltposter og sammenlagt for kr. Forretningsudvalget indstiller regnskabet til bestyrelsens godkendelse.

5 226 Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Revisionsprotokollen vedr. årsregnskabet samt revisorerklæring blev underskrevet. Afdelingernes regnskaber Der var udsendt årsberetning for alle afdelinger og status-regnskab for tilbygningen i afd. 2, Grundtvigs Hus Kollegiet. Vedr. Skjoldhøj Børneinstitutioner, som ikke har egen afdelingsbestyrelse, godkendte bestyrelsen regnskabet. Bestyrelsen godkendte statusregnskabet for afd. 2. Bestyrelsen godkendte afdelingsregnskaberne, som underskrives af formanden. Diana Jørgensen takkede revisor for samarbejdet og Klaus Kristiansen takkede og fortalte at han tager afsked med vemod efter 20 år som revisor for Kollegiekontoret. Ad 4. Indstilling om revision Der var med indkaldelsen udsendt indstilling fra forretningsudvalget om revision. Administrationen har efter bestyrelsesbeslutning udbudt revisionsopgaven for Kollegiekontoret og de 4 selvejende kollegier. Forretningsudvalget vurderer, at bestyrelsen som følge af prisforskellene bør indstille til repræsentantskabet, at der skiftes revisor fra 1. januar. Tilbuddene fra to af de tre tilbud er prismæssigt stort set ens, hvorfor valg af revisor må ske på grundlag af andre vurderinger. Samlet foreslår forretningsudvalget, som følge af den forskellige firmaprofil, at der indgås aftale med Revisionsinstituttet. I aftalen skal indgå en fordeling af prisen på hhv. Kollegiekontoret og hver af de selvejende kollegier. Det forslås, at udgiften til revision fordeles som andre administrative udgifter nemlig med samme udgift pr. bolig uanset eventuelle forskelle i tidsforbrug m.v. Bestyrelsen tilslutter sig forslaget om at der skiftes revisor og indstiller det til repræsentantskabet for endelig godkendelse. På forespørgsel svarede Diana Jørgensen, at på det almene-område er Revisionsinstituttet meget stærke og deres virksomhedsprofil passer godt til os.

6 227 Ad 5. Evt. René Skau Björnsson fortalte, at der har været møde i 5. kreds, hvor det bl.a. drøftedes, at Aarhus Kommune har brug for lokaler til kulturelle arrangementer eller happenings, når Aarhus er vært for Kulturby i Kommunen stiller medarbejdere til rådighed, så det bliver ikke en udgift for kollegiet, hvis nogle ønsker at deltage. Mødet sluttede kl Formand