REFERAT. 3. Fremlæggelse af regnskaber til godkendelse og forelæggelse af revisionsprotokol. HNS fremlagde årsregnskabet for 2014 for hovedforeningen.

Transkript

1 REFERAT Bestyrelsesmøde 9. april :00 Møde indkaldt af Helle Nilsson Schmidt, administrationen Deltagere: Henrik Brønd HB Kjeld Petersen KP Jacob Nilsson JN Bent Nielsen BN Bo Bierbaum BB Torben Rasmussen TR Helle Nilsson Schmidt HNS Revisorerne Søren Bonde og Bente Dollerup, PWC 1. Velkomst HB bød velkommen særlig velkomst til revisorerne. 2. Registrering af fremmødte HNS registrerede de fremmødte alle var mødt op. 3. Fremlæggelse af regnskaber til godkendelse og forelæggelse af revisionsprotokol HNS fremlagde årsregnskabet for 2014 for hovedforeningen. Resultatopgørelsen: Indtægter De samlede indtægter beløb sig til kr. mod budgetteret kr. En merindtægt overskud - på knap kr Den væsentligste årsag hertil er indtægter fra byggesager. Konto Lovmæssige gebyrer merindtægt tkr. 15 posten omfatter indmeldelses-, venteliste og ajourføringsgebyrer samt restancegebyrer. Konto 603 Renteindtægter og konto 604 Afdelingens bidrag m.v. til dispositionsfonden og arbejdskapitalen samt indbetalinger til LBF. Disse to poster har ingen indflydelse på HF drift renteindtægter tkr. 359 fra den fælles forvaltning videreformidles til afdelingerne og tkr. 4,9 mill, som er opkrævet i afdelingerne som loven foreskriver - videresendes med godt: 1 mill til organisationens egen dispositionsfond knap 900 tkr til vores egen trækningsret - og resten cirka 2,8 mill til LBF Landsdispositionsfonden og så tkr. 100 til egen arbejdskapital. Dispositionsfond særlig sikkerhedskapital stødpude overfor eventuelle uforudsete begivenheder.

2 Egne trækningsmidler egen opsparingskonto, som kan benyttes til at yde tilskud til f.eks. forbedringsarbejder. Organisationen beslutter selv (dog max. 2/3 af udgiften). Konto 605 merindtægt tkr. 85 byggesags honorarer vedr. forbedringsarbejder 17 afsluttede projekter i 2014 og tkr 20 oppebåret da vi selv har stået for byggeadministrationen i Birkeparken. Opkrævet tkr 134 i byggeregnskabet til Bestyrelsen. Udgifter Bruttoadministrationsudgifterne udgør kr en merudgift på cirka i forhold til budgettet. Den væsentligste del af afvigelsen kommer fra konto 501 bestyrelsesvederlag nybyggeri tkr. 134 ingen indflydelse på HF. Konto 532 Renteudgifter de renteindtægter som er tilfaldet afdelingerne og konto 533 Afdelingens bidrag m.v. til dispositionsfonden og arbejdskapitalen samt indbetalinger til LBF beløb opkrævet hos afdelingerne og videreformidlet. De samlede udgifter i alt lander på kr og vi slutter som nævnt 2014 med et overskud på kr Balancen pr. 31/ blev gennemgået. Aktiver: Stigningen i de materielle anlægsaktiver i forhold til 2013 på knap 1 mill kr. skyldes investering i edb-udstyr tkr. 48 og resten kommer fra tilbygningen på mandskabsbygning og ombygningen på kontoret med fradrag af foretagne afskrivninger. Finansielle aktiver stort set uændret forskellen er de bevægelser der har været på egen opsparingskonto i LBF - i daglig tale kaldet trækningsmidler. Samlede anlægsaktiver tkr Omsætningsaktiver stigningen fra knap 35 mill. til knap 37 mill. i alt 2 mill. Væsentligst forskel er at Birkeparken kommet med i fællesforvaltningen med 1,7 mill. Posten Andre tilgodehavende på godt kr. 16 mill består af lån ydet af hovedforeningen til afdelinger og til individuelle lån til forbedringer i boligerne de lån, der finansieres ved en huslejestigning. De samlede aktiver beløber sig til godt og vel kr. 43 mill. Passiver: Egenkapitalen er på i alt kr en lille nedgang på tkr. 280 i forhold til sidste år som hovedsalig kommer fra afgang på dispositionsfonden tkr Birkeparken tæret lidt på resurserne - og årets overskud tkr. 150 og afd. bidrag til arbejdskapitalen. Med en forskydning i den kortfristede gæld på ca. kr. 3 mill den væsentligst del stammer fra konto 821 mellemregning med afdelinger i drift udgør balancesummen godt og vel kr. 43 mill. Herefter gennemgik revisor Søren Bonde revisionsprotokollen.

3 Såvel afdelingsregnskaberne, som hovedforeningens årsregnskab for 2014 blev godkendt. Herefter forlod revisorerne mødet og det ordinære bestyrelsesmøde fortsatte. 4. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde afholdt 19. februar 2015 Referatet blev godkendt Administration VAB har ingen tomgange p.t. Flytteoversigten var vedhæftet. Bestyrelsens forslag til placering af container til haveaffald i afd blev debatteret. TR havde priser med på forskellige løsninger og efter nogen debat blev det besluttet at TR finde den for afdelingerne bedste/mest hensigtsmæssige løsning. Børge Westergaard, afd. 26 genopstiller gerne som suppleant til hovedbestyrelsen. Henry Christensen afd. 3 genopstiller ligeledes. HB tager kontakt til Henry, som havde anmodet om lidt info om bestyrelsesarbejdet. Der har været beboerklager fra 3 lejemål på Kløvervej 29, og på Jul. Nielsensvej 18 og 20. Der har været lidt brevskriveri frem og tilbage i begge sager og besøg af flere af parterne her på kontoret i flere omgange, så HNS forsøger at løse konflikteren på mæglingsmøder der afholdes den 23/ Bestyrelsens holdning klar der skal ikke gives lang snor i forhold til ordensregler. HNS har haft møde med Sydbank nyt rådgiverteam for boligforeninger. Debat om forskellige muligheder for forvaltning af midler. HNS har kontakt til et par andre aktører omkring placering af midler. 2. Til kalenderen 14/ kl LBF Støtteordninger HNS og TR deltager 16/ kl Generalforsamling Fuglehaven den private, HNS deltager 23/ kl Mæglingsmøde beboerne Kløvervej 29, HNS og HB (så vidt muligt) deltager 23/ kl Mæglingsmøde beboerne Jul. Nielsensvej 18 og 20, HNS og HB (så vidt muligt) 27/ kl Ekstraordinært afdelingsmøde afd. 13 og 14 Tagrenovering Hotel Vojens HNS, TR, Bestyrelsen og vicevært Knud deltager 6/ kl Generalforsamling VAB på Hotel Vojens Hotel Vojens 6. Birkeparken Færdigførelse af Nørregades forlængelse

4 Ifølge korrespondance af 24/ fra advokat Erik Berg skulle aftalen mellem parterne underskrives i løbet af sidste uge. HNS rykket for svar den 31/ Korrespondancen mellem parterne var vedhæftet. Elevatorsagen mod ThyssenKrupp og A78 etape 1 PD Elevator A/S har fremsendt kontrakt il underskrift. HNS talt med advokat Nicolai, Molt Wengel 9. april 2015 omkring udformningen og kan i samme forbindelse nævne, at istandsættelse af elevatorerne kan påbegyndes 14 dage efter vi har godkendt aftalen med PD Elevator A/S. Har endvidere kontakt til Kuben Byg, som rådgiver. Der var lidt debat om forskellige løsningsmuligheder, men det blev besluttet at administrationen finder løsninger i samarbejde med rådgiverne. Forligsparterne strides stadig men hvis vi lægger ud behøver vi ikke afvente en eventuel Voldgiftssag. Så det gør vi så. Der var ingen indvendinger. Der er opstået et problem med stort spild i vandforbruget i Birkeparken. TR er - i samarbejde med Styding VVS i gang med at finde en løsning. Der skal trykprøves og vandforbruget følges nøje ved ekstra aflæsninger ved såvel hovemåler, som hos den enkelte forbruger. TR orienterede om, at Byggeskadefonden har iværksat undersøgelser i støttet boligbyggeri for at afdække hvilke vindspærreplader der er anvendt i byggeri og renoveringer efter 2010, da der i nogle pladeprodukter er risiko for, at disse plader kan medføre fugtskader. Der har ikke været anvendt risikobehæftede plader i Birkeparken og ej heller i afd Afdeling 12 Renovering Byggeregnskabet for renoveringen i afd. 12 er netop udarbejdet og skal efterfølgende revideres af PWC og skema C indberettes. Huslejestigningen blev grundet den lave markedsrente væsentlig lavere end forventet. Den på afdelingsmødet i 2013 godkendte huslejestigning på mellem kr. 511 og kr. 623 alt efter boligstørrelse endte ud med en stigning på mellem kr. 425 og kr Det har været muligt inden for de godkendte rammer - at tilkøbe bl.a. 11 nye døre og behandle flere gavle med Sylan. 8. Afdeling Tagrenovering TR orienterede om, at projektet er klar til at starte op, hvis afdelingsmødet godkender. Rambøl og TR er i gang og der er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde mandag den 27. april 2014 kl på Hotel Vojens. Hovedbestyrelsen forhåndsgodkendte renoveringsprojektet og finansiering. 9. Styringsdialog Ingen kommentarer til punktet 10. Vojens Fjernvarme BN orienterede om solvarmeanlæggets fremdrift.

5 Forvaltningsrevision Ingen kommentarer til punktet 12. Næste møde Næste bestyrelsesmøde afholdes den 28. maj Eventuelt JN spurgte ind til lejeres anvendelse af garage der var debat om, hvad der kunne tillades. TR orienterede om et beboerønske i afd. 6 omkring specielle fordøre og vinduer og konklusionen blev, at det må medtages på det ordinære afdelingsmøde i september. Mødet blev hævet kl Helle Nilsson Schmidt Referent Godkendt af bestyrelsen