Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 3. maj 2011, kl i Tingstedet, Valmuens Kvarter 31, 2990 Nivå

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 3. maj 2011, kl i Tingstedet, Valmuens Kvarter 31, 2990 Nivå Til stede: John Olsen, Henrik Harsberg, Tove Larsen og Vivi Stormbach Afbud: John Resting, Linda Storgaard og Pia Jespersen Fra KAB: Søren Martinussen, Flemming Stagis, Michael Nielsen-Elgaard og Bjarne Wiingaard. Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden...4 Sager til beslutning Afdelingernes budgetter for perioden 1. juli 2011 til 30. juni Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme...5 Sager til orientering Vedtægter Bestyrelsesseminar den 14. maj Nyt fra afdelingerne Nyt fra ejendomskontoret Tryg Bolig projektet Moms på opnotering /22

2 14. Selskabets økonomiske situation Investeringsforeninger 1. kvartal KAB s energiydelser Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles elindkøb i Årsrapport for fælles indkøb af gas i Beboerklagenævnssager Kommende møder i Eventuelt Referat fra mødet fortrolighed...22 Bilag 0: Afdelingernes budgetter for perioden 1. juli 2011 til 30. juni Bilag 1: Rapportering fra KAB investeringsforeninger...17 Bilag 2: Oversigt beboerklagenævnssager /22

3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2011 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2011 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 4. marts at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Formand Næstformand John Olsen Henrik Harsberg John Resting Linda Storgaard Pia Jespersen Tove Larsen Vivi Stormbach Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3/22

4 4. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har følgende sammensætning: Rikke Bjerregaard Helge From Helge Bjørklund Henrik Harsberg John Olsen John Resting Linda Storgaard Nick Olesen Ole Olsen Per Rothgarn Pia Jespersen Tove Larsen Vivi Stormbach Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning dog med den kommentar, at Helle Bjørklund er anført som Helge Bjørklund. 5. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand John Olsen orientere om relevante forhold. John Olsen orienterede om det kommende projekt i Niverød III og Niverød IV omhandlende etablering af individuel vand- og varmeaflæsning. I langtidsplanerne er der afsat 1,1 mio. kr. I Niverød III, og 1,5 mio. kr. til projektet i Niverød IV. John Olsen oplyste, at han havde fået et prisoverslag der ligger under det budgetterede. Derudover var det nye tilbud interessant ved, at de nye målere kan fjernaflæses. Ejendomskontoret skal således med det system ikke ud i boligerne og aflæse. Herudover bliver det muligt for beboerne selv at aflæse deres forbrug på internettet. 4/22

5 Yderligere orienterede John Olsen om, at hans arbejde med etablering af et Web-sted, en hjemmeside for, nu er så langt, at det i første omgang vil blive præsenteret for bestyrelserne på det kommende seminar den 14. maj Sager til beslutning 6. Afdelingernes budgetter for perioden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 Der er afholdt ordinære beboermøder i Niverød III, Niverød IV og Niverødgård. På alle møderne blev næste års budget behandlet og godkendt. De nye budgetter medfører, at huslejen i Niverød III stiger med 3,39 %, Niverød IV 2,04 % og huslejen i Niverødgård forbliver uændret. Mergeltoften I stiger med 4,55 %, Mergeltoften V med 0,62 % og Bofællesskabet Byvejen forbliver uændret. Budget for Mergeltoften I og V samt for Bofællesskabet Byvejen er godkendt af Henrik Harsberg og John Olsen. Bilag 0: Afdelingernes budgetter for perioden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for perioden 1. juli 2011 til 30. juni Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes budgetter. 7. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Beslutningen er taget på baggrund af varsling om væsentlige forsikringsforhøjelser. Gjensidige har efter længere tids forhandling ønsket en gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr. 1. oktober Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer i 2010 har været ca. 48,5 mio. kr., og netto forsikringspræmien har været 36,4 mio. kr., så de har haft en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til administration osv. Selvom 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. 5/22

6 Fordelingen på skadesgrupper i 2010 var: Vandskader med 33 %, brandskader med 31 %, rørskader med 15 %, tyveri med 9 % og glas & sanitet med 5 %. Øvrige skader, som dækker en lang række typer, udgjorde i alt 7 %. Især vandskader er vokset eksplosivt på grund af de meget kraftige regnskyl (skybrud) i 2010, og rørskader er også vokset meget. Sidstnævnte er sandsynligvis en indikation af, at der er behov for at renovere rørsystemerne, hvilket er billigere end at lade forsikringen betale for løbende reparationer. Endeligt er tyveri også vokset, og her er det blandt andet ødelagte døre, der fylder. Fra Codan til Gjensidige Med til historikken om forsikringer hører, at forsikringsselskabet CODAN i starten af 2009 varslede en generel præmieforhøjelse på over 50 %. Derfor blev KAB s forsikringsramme sendt i EU-udbud i foråret Resultatet af udbuddet blev, at forsikringsselskabet Gjensidige, der dengang hed Fair Forsikring, vandt udbuddet. Dermed blev præmiestigningen pr. 1. oktober 2009 kun ca. 5 % plus den almindelige pristalsregulering og lovpligtig stempelafgift. Gjensidiges tilbud var meget favorabelt og byggede blandt andet på en fælles forventning om en reduktion i antallet og omfanget af skader. Desværre har de KAB administrerede organisationer haft et meget uheldigt skadesforløb i KAB s forventninger til fremtiden På baggrund af skadesudviklingen er Gjensidiges tilbud ikke urimeligt, hvis forventningen er, at 2011 og fremover bliver lige så dårlige skadesår som Det er imidlertid ikke vores forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. Willis har rådet KAB til at gå i EU-udbud med forsikringen. Det er derfor overvejende sandsynligt, at et EU udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lavere end tilbudt af Gjensidige. Der vil dog være tale om præmiestigninger for næsten alle boligorganisationers vedkommende baseret på de individuelle skadestal. Disse vedlægges til orientering. Frist for accept den 1. september Den 18. juli kendes vinderen af udbuddet og senest den 1. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan nå at gælde fra 1. oktober Alle boligorganisationer bør derfor senest den 1. september enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde med deltagelse af en repræsentant fra vores forsikringsmægler Willis eller have bemyndiget forretningsføreren til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. 6/22

7 Alternativet til at acceptere tilbuddet er at købe 4 måneders yderligere forsikringsdækning hos Gjensidige og i denne periode gennemføre et eget udbud. Den fælles forsikringsramme udbydes med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis nul, kr. og kr. at organisationsbestyrelsen beslutter enten at behandle det nye forsikringstilbud på et organisationsbestyrelsesmøde i august eller bemyndiger forretningsføreren til at godkende tilbuddet på organisationens vegne, og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen besluttede at bemyndige formand og næstformand sammen med administrationen at behandle og træffe beslutning om valg af forsikringstilbud. Administrationen har truffet aftale med Willis om deltagelse i et møde, hvor forholdet kan blive behandlet. Administrationen tilrettelægger forløbet. Såfremt særlige forhold skulle vise sig, ønskede organisationsbestyrelsen at blive indkaldt. Sager til orientering 8. Vedtægter På organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2011, blev Fredensborg Kommunes kommentarer til de af organisationsbestyrelse og repræsentantskab godkendte vedtægter behandlet. Fredensborg Kommunes kommentarer til vedtægterne blev taget til følge af organisationsbestyrelsen, dog således at spørgsmålet om formandens stemme ved stemmelighed i repræsentantskabet blev fastholdt, med den ændring i formuleringen, at fra at tælle for to, blev formuleringen, at formandens stemme er afgørende. Fredensborg Kommune har efterfølgende godkendt denne formulering. De ændrede vedtægter fremlægges til godkendelse på førstkommende repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7/22

8 9. Bestyrelsesseminar den 14. maj 2011 Bestyrelsesseminaret afholdes lørdag den 14. maj 2011 fra kl til kl for alle afdelings-, organisations- og repræsentantskabsmedlemmer samt suppleanter. Seminaret afholdes på Fredensborg Rådhuset, Egevangen 3B, Kokkedal. Følgende temaer vil blive drøftet: 1. Procedurer i forbindelse med flyttesager 2. Procedurer i forbindelse med husordenssager 3. Forvaltningsrevision 4. Boligorganisationens handleplan og formålsbeskrivelse Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Vivi Stormbach gav udtryk for, at hun ikke havde modtaget invitation til seminaret den 14.maj Det blev besluttet at fremsende invitationen elektronisk til Niverød IV s bestyrelse. 10. Nyt fra afdelingerne Niverød IV Renovering Alle bygningsarbejder på selve hus-kroppene er færdige med hensyn til dræn, sokkelisolering og facadeisolering/-beklædning, og der mangler kun ganske få skure og plankeværker. Gartneren har fremsat krav grundet stilstand i vinterperioden. Det oprindelige krav var over 1 mio. kr., men er nu nede på ca. ½ mio. kr. Byggeledelsen mener, at kravet stadig er for højt, og ønsker dokumentation for kravet. Endvidere har samme underentreprenør meldt ud, at han ikke vil mande op, men fortsætte med de to mand, der p.t. er på pladsen. Det betyder, at boligernes haver regnes færdige primo juni 2011, mens udenomsarealer først vil være færdige medio august Hvis de to arbejder skal følges ad, så er der et krav om merpris på ca kr. Følgegruppen accepterede, at havearbejder gøres færdig først, og at udenomsarealerne først er færdige til august Derfor accepteres ingen merpris. Endelig er der ved at blive udarbejdet materiale til Landsbyggefonden vedrørende reguleringskontomidler, lejetab og tab på fraflytning. Materialet skal sammen med teknikernes tid- 8/22

9 ligere udarbejdede skitser og budgetter anvendes til at få frigivet midler fra reguleringskontoen til renovering af afdelingens friarealer. Landsbyggefonden har dog meddelt, at de ikke vil tage stilling, før der foreligger et regnskab for de nu pågående arbejder, så man har overblik over merudgifterne. Mergeltoften V Koldt brugsvand Entreprenøren har kontrolleret isoleringen omkring koldtvandsrørerne og placeringen af rørerne og har ændret på rørføringen. Vandet er igen blevet kontrolleret for forekomst af legionellabakterier. Der foreligger p.t. ikke noget resultat af undersøgelsen. Vandskade i sundhedscentret Ejendomskontoret ved har i uge 4, i forbindelse med en rutinekontrol, konstateret opfugtning af gipsvæggene i kælderetagen, hvor Fredensborg Kommune har et sundhedscenter, og hvor der er varmecentral for bygningen. Ved eftersyn af drænbrøndene den 31. januar 2011 blev det konstateret, at vandspejlet lå så højt, at samtlige drænbrønde lå under vand. Dagen efter blev de slamsuget, men problemet fortsatte. Den 3. februar 2011 anmodede Søren Martinussen, derfor GVL Enterprise A/S, som ansvarlig hovedentreprenør, om at undersøge sagen snarest. GVL reagerede på anmodningen. Weekenden mellem uge 8 og 9 i slutningen af februar 2011, udførte GVL en udgravning og udbedrede et svigt på drænsystemet. KAB Byggesupport fremsender en formel reklamation til GVL den 21. marts 2011, og anmoder om et møde omkring skaderne. Svigtet skyldes efter KAB s oplysninger, at hovedafledningen fra drænet under bygningen og videre til pumpebrønden, var faldet sammen og tilstoppet, og ikke udført korrekt efter kloaktegningen. I forbindelse med reparationen af drænledningen blev der udført en ny hovedafledning til pumpebrønden. I forbindelse med det opstigende grundvand, er kælderetagens gulve og gipsvægge blevet opfugtet, og der ses kraftig skimmelvækst på væggene. Lokalerne er forladt af kommunens personale på grund af sundhedsfare og sundhedscentrets faciliteter kan ikke benyttes. GVL Entreprise A/S og tilsynsførende arkitekt Thora Arkitekter er efter vor opfattelse ansvarlige for svigt, og de deraf følgende skader på bygningen. KAB har som forretningsfører for, og i denne sag også for Fredensborg Kommune pålagt, at GVI Entreprise foretager udtørring og udbedring af skaderne ved at udskifte gulv og gipsplader m.m. i fornødent omfang, sådan at lokalerne igen kan benyttes. Der har været afholdt møde mellem entreprenøren, Fredensborg Kommune, driftspersonalet ved Ejendomskontoret og KAB Byggesupport, men entreprenøren har indtil nu, ikke ville vedkende sig sit ansvar. KAB Byggesupport har derfor den 6. april 2011 fremsendt krav om 9/22

10 udbedring af skaderne uden udgift for bygherren og samtidig orienteret GVL s sikkerhedsstiller herom. Der foreligger p.t. ikke svar fra GVL. Orientering om Niverødgård Byggetekniske forhold/ hovedpunkter mangelafhjælpningen Projektleder Flemming Stagis vil på organisationsbestyrelsesmødet uddybe forholdene. Der er fra kommunen fremkommet krav om at etablering af brandvægge i lejlighedsskel føres op gennem spidsloft, samt at der foretages ændring af visse kviste, der sidder for tæt, for at hindre brandsmitte. Der er udført prøver på udbedring af dette og i uge 15 indsendt et tillægsandragende, om etablering af brandvægge i tagrummet samt udskiftning af glas i kvistflunke til brandglas, hvor kviste sidder for tæt. Udgifter til dette afholdes af teknikerne. Der har været problemer med varmen, som i vinteren 2010/11 har sat ud 4-5 gange. Det viste sig, at ekspansionsbeholderen var for lille. Denne er nu udskiftet til en større på teknikernes regning. Beboere på 1. sal har klaget over fodkulde. Det blev konstateret, at der var en 5-10 mm bred sprække under udhænget ved tagfoden, hvor der kunne trænge kold luft ind. Dette er nu tætnet. Der har været påtalt løsthængende el-kabler i skunkrum. Dette er ikke en fejl, da der er aflastning i dåsen. Der har siden aflevering været påtalt fejl/mangler ved tagrender. Dette skulle være blevet udbedret i uge 15. Beboerne har haft bemærkninger om en række mindre fejl. En stor del af disse er udbedret. Der er foretaget termografering i marts Fotograferingen viser ikke utilfredsstillende forhold. Det skal bemærkes, at Niverødgård er nybyggeri, som er omfattet af Byggeskadefondens eftersyn. I den forbindelse har der været uvildig kontrol af byggeriet. Der er i den sammenhæng påpeget kritisable forhold, som entreprenøren efterfølgende har afhjulpet. Niverødgård Optagelse af realkreditlån Det var KAB s mål, i forbindelse med boligselskabets overtagelse af Niverødgård, at hjemtagelse af realkreditfinansiering kunne finde sted den 1. april Hjemtagelsen af realkreditfinansiering er endnu ikke gennemført. 10/22

11 Fra 1. april 2009 frem til 31. december 2010 har byggelånsrenten været højere end den ydelse, der kunne forventes ved optagelse af realkredit. Differencen mellem realkreditydelsen og byggelånsrenten er beregnet til kr. Pr. 1. januar 2011 er byggelånsrenten af KAB forhandlet ned til 3 % p.a. Overtagelsen af bebyggelsen har vist sig usædvanlig vanskelig og kompliceret. Både hvad angår overtagelse af bygningerne fra kommunen, tinglysning og forhold, der knytter sig til landinspektøropgaver. Langsom sagsgang i KAB i forbindelse med gennemførelse af finansieringen af byggesagen, har yderligere medvirket til, at denne fortsat ikke er på plads. KAB s ledelse har behandlet forholdet, og har fundet det vanskeligt, tilstrækkeligt præcist, at begrunde en eventuel fordeling af den nævnte merudgift mellem de involverede parter. Ledelsen har derfor besluttet, at KAB betaler den nævnte difference på kr. Bofællesskabet Byvejen Byggeskade vedrørende badeværelser Den 24. februar 2011 blev der afholdt licitation på byggeskadesagen, og de samlede udgifter er med licitationen nedbragt væsentligt. Udgifterne udgør nu ca kr. mod tidligere kr. inklusiv moms, og heraf skal afdelingen selv finansiere ca kr. mod tidligere kr. Dette bevirker, at huslejestigningen bliver 3,76 %, svarende til 55,41 kr. pr. m 2. Nuværende leje er 1.473,00 kr. pr. m 2 pr. år, huslejen efter renoveringen vil være 1.528,41 kr. pr. m 2 pr. år. Fredensborg Kommune har godkendt det samlede økonomiske overslag, og stiller garanti for låneoptagelsen på byggeskadesagen. Ifølge BKT arkitekter, som er rådgiver på opgaven, forløber renoveringen planmæssig, og de forventer slutdato den 11. maj Prospekt udarbejdet ved byggesagens start En beboer i afdeling Niverødgård har været utilfreds med, at det i udlejningsbrochuren var oplyst, at der var forberedt installation til vaskemaskine og tørretumbler i lejemålet, uanset at dette ikke var tilfældet. Afdelingen er inden indflytning blevet gennemrenoveret, og byggeprocessen har været præget af, at finanskrisen i Danmark ændrede vilkårene for byggeri. Derfor er der sparet på udgifterne til renovering - herunder stik til vaskemaskine og tørretumbler. Beboeren har indgået en 1. lejekontrakt, som blev annulleret, idet beboeren ønskede opklaret, om der skulle foretages flere arbejder i lejemålet. Efterfølgende blev indgået en 2. lejekontrakt med beboeren. Be- 11/22

12 boeren har siden indgåelse af 2. lejekontrakt stillet yderligere spørgsmål vedrørende lejemålets stand. Sagen har været afgjort i beboerklagenævnet, som var af den opfattelse, at udlejer snarest muligt skulle sørge for, at der blev forberedt for vaskemaskine og tørretumbler i badeværelset - som beskrevet i udlejningsbrochuren. Sagen blev anket til Boligretten. KAB har pr. kulance meddelt at ville dække udgifter til advokat mv. i boligretten. Boligretten kommer i sin tilkendegivelse til samme resultat. Retten lægger i sagen vægt på det tidspunkt, hvor 1. lejekontrakt er indgået. Retten lægger ikke vægt på, at det af udlejningsbrochuren tages forbehold for ændringer eller de samtaler, der har været med beboeren inden indgåelse af lejekontrakterne. Spørgsmålet er herefter, om sagen skal ankes til Landsretten. KAB anbefaler, at dette sker. I modsat fald forventer vi, at beboeren vil kræve de øvrige forhold, som er beskrevet i udlejningsbrochuren udført. Det er KAB s opfattelse, at beboeren ikke har taget højde for balancelejeprincippet, da arbejderne der er nævnt i udlejningsbrochuren vil kunne medføre, at huslejen i afdelingen vil stige væsentligt. Da sagen har principiel karakter for såvel boligorganisationen som for KAB, vil KAB tilbyde at betale halvdelen af de omkostninger, der vil være ved førelse af sagen i Landsretten. De samlede omkostninger skønnes at beløbe sig til ca kr. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om sagens videre forløb. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger om udbedring af fejl og mangler på Niverødgård. Der blev foretaget aflevering af byggeriet den 1. marts 2009, og den 3. marts 2009 overdrages afdelingen til drift. DV-materiale afleveres på dette tidspunkt til driftspersonalet. Ultimo februar 2010 udsættes 1-årsgennemgang grundet ekstremt vintervejr, hvorefter der først afholdes 1-års gennemgang den 13. april Den 19. april 2010 fremsender teknikerne mangelliste fra gennemgangen. Den 20. maj 2010 beder entreprenøren om yderligere fire uger til at udfærdige og udbedre mangler, grundet den kolde vinter og forår, hvilket accepteres. Den 27. juli 2010 meddeler entreprenøren, at der senest den 5. juli 2010 ville blive fremsendt færdigmelding og underskrevet mangelliste, hvilket imidlertid ikke sker. 12/22

13 Herefter meddeler KAB, at man agter at iværksætte de tiltag, som man i henhold til AB 92 er berettiget til for at få afsluttet 1-års eftersynet. Samme dag modtages herefter mangellister (af 13. april 2010) fra 1-års gennemgangen fra entreprenøren med påførte kvitteringer og bemærkninger. Den 31. august 2010 har teknikerne gennemgået de returnerede mangellister og udfærdiget en opsummering af de mangler, der fortsat ikke er afhjulpet. GVL får frist til den 14. september 2010, med de sidste mangler. Den 1. september 2010 sendes en meddelelse til entreprenøren såfremt den fornyede frist ikke overholdes, har KAB til hensigt at agere i henhold til AB 92. Sideløbende med ovenstående har beboere på 1. sal klaget over såvel kulde fra loft som fra gulv samt store trækgener fra skunkrum. Primo december 2010 afholder KAB et møde med teknikere og entreprenør, og der bliver enighed om, at entreprenøren isolerer skunkrum og monterer gipsplade for tætning af samme. Endvidere vil der blive isoleret gavltrekanter i tagrummet. Ovennævnte foretages uden udgift for afdelingen. Der blev endvidere konstateret en revne ved tagfoden, der kunne afstedkomme træk ind under gulvene. Denne revne er blevet fuget samtidig med at tagrender med forkert fald er blevet rettet. Vinteren 2010/11 gik gasfyret flere gange i stå. Det viste sig, at ekspansionsbeholderen var for lille. Denne er blevet skiftet for teknikernes regning. Endvidere har der været en diskussion med Fredensborg Kommune, der har forlangt at der bliver udført brandadskillelser på spidsloftet ved hvert lejlighedsskel. Efter aftale med kommunen har teknikerne nu indsendt et tillægsandragende til den oprindelige byggetilladelse, hvori indgår etablering af brandvægge i tagrummet samt udskiftning af glas i kvistflunker til brandglas, hvor kvistene sidder for tæt på hinanden. Arbejdet er endnu ikke udført, og vil i øvrigt blive betalt af teknikerne. Der er i forløbet efter både aflevering efter 1-årsgennemgangen løbende indkommet lister med fejl/mangler, noteret af driftspersonale og indflyttede beboere. Entreprenøren har taget hånd om en del af de vigtigste, men har på det seneste afvist bl.a. klager over en del ridser og skrammer, grundet den sene tilbagemelding. Endelig skal det påpeges, at samtlige fejl, påpeget ved Byggeskadefondens gennemgang af byggeriet er blevet afhjulpet meget hurtigt. Teknikerne har nu uddelt sedler til beboerne og bedt om en tilbagemelding om eventuel mangel på udbedring. Fristen for tilbagemelding er sat til den 12. maj 2011, og på tidspunktet for organisationsbestyrelsesmødet var der kun kommet tilbagemelding fra nr. 37, som ikke havde nogen mangler. Når omfanget af tilbagemeldinger kendes sættes en uigenkaldelig frist medio/ultimo maj 2011 for udførelse af fejl/mangler. Ultimo maj 2011gør KAB status, og vurderer, om der skal iværksættes procedurer i forhold til entreprenørens garantistiller, og om der eventuelt skal inddrages andre teknikere for at færdiggøre afhjælpningsfasen. 13/22

14 Organisationsbestyrelsen besluttede, at bidrage med halvdelen af de nævnte omkostninger, ca kr. til en førelse af sagen vedrørende udlejningsbrochuren for Niverødgård. 11. Nyt fra ejendomskontoret Ejendomskontorets åbningstid Ejendomskontoret har åbent for beboerhenvendelser hver dag fra , hvor der altid er meget travlt. Herudover er der onsdag aften telefontid fra og åbent for personlige henvendelser mellem kl og Onsdagsvagten bliver varetaget på skift af serviceassistenterne, som senere afspadserer timerne. Det har været normal praksis, at en vagt afspadseres med 5 timer. Der er som oftest her kun meget få, eller slet ingen henvendelser, hvorfor det bør overvejes, om kontorets åbningstid fremover skal ændres. Organisationsbestyrelsen besluttede at ophæve Ejendomskontorets åbningstid onsdag aften. Administrationen udarbejder orienteringsfolder til alle beboere. Folderen skal orientere om Ejendomskontorets ændrede åbningstider, om kontorets vagttelefoner, en anbefaling om at anvende kommunens pladser til storskrald og om muligheden for, at ejendomskontoret afhenter storskrald hos den enkelte beboer. Organisationsbestyrelsen ønskede at få en status i forbindelse med den ændrede åbningstid på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde. 12. Tryg Bolig projektet Tryg Bolig projektet har nu været i gang i ca. et år og er et treårigt projekt. Projektets mål er at sikre trygge boligområder ved at forebygge og begrænse utryghedsskabende hændelser - særligt brand, vold, indbrud, hærværk og klimamæssige hændelser - i almene boligområder. Det gøres blandt andet ved at give medarbejderne i de almene boligafdelinger og boligadministrationerne redskaber til at forebygge og begrænse nogle af disse hændelser, blandt andet gennem påvirkning af beboernes adfærd. 14/22

15 Den stigende skadesfrekvens skaber utryghed og er også med til at præge forsikringspræmierne. Forsikringsselskaberne har varslet store præmiestigninger, blandt andet på grund af de beskrevne hændelser. I projektet udvikles en vifte af værktøjer, der skal tilpasses og integreres i den daglige drift og organisation. Tilbagemeldinger på afprøvede værktøjer i driften har indtil nu været positive. Flere af værktøjerne bliver nu implementeret i boligafdelingerne. Tryghedsgennemgange Et af de nye værktøjer er tryghedsgennemgange. I 2011 vil der blive foretaget 87 tryghedsgennemgange i KAB s administrerede almene afdelinger. Alle boligorganisationer vil få mindst en gennemgang, de store selskaber vil få flere. Gennemgangene udføres af medarbejdere i Willis og afsluttes med en rapport, som bliver præsenteret for afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Tryghedsgennemgangene er et vigtigt værktøj til at holde skaderne nede på et så minimalt niveau som muligt. Det er derfor af yderste vigtighed, at afdelingerne følger anbefalingerne i rapporterne. Situationsplaner over afdelinger Et andet værktøj er situationsplaner over afdelingerne til beredskabet. Situationsplanerne af afdelingerne er et værktøj, som kan minimere tiden for beredskabets indsats og i yderste fald redde menneskeliv, når skaden er sket. Beredskabet vil være i besiddelse af planerne enten elektronisk eller i papirform, så de allerede på vejen til skadesstedet kan orientere sig om adgangsveje, brandkamme, tekniske installationer og andet, som har betydning for en hurtig indsats. I løbet af 2011 vil driftschefer, ejendomsledere, driftsledere og ejendomslederassistenter komme på kursus i brug af de udviklede værktøjer samt den videre formidling til afdelingsbestyrelser, beboere og medarbejdere. Projektet er støttet af TrygFonden og foregår i samarbejde med KAB s forsikringsmægler Willis samt Boligforeningen Højstrup i Odense og Boligforeningen ØsterBo i Vejle. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15/22

16 Administrationen kunne oplyse, at TrygFonden samme dag havde gennemgået Mergeltoften. Henrik Harsberg ønskede, hvis det var muligt, at Niverød IV s komplicerede skiltning kunne blive en del af Tryg-projektet. Administrationen arbejder med dette forslag. 13. Moms på opnotering Nye retningslinjer fra SKAT betyder, at ventelistegebyrer m.m. som noget nyt fra 15. april 2011 tillægges moms. KAB har valgt at justere priserne, så det endelige beløb til beboere og boligsøgende lander på et rundt beløb inklusive den nye moms. Ændringerne er følgende, alle tal i kr.: Ydelse Pris før Pris efter Moms Ialt Opnotering Opnotering fleksibel m.m AKB - KAB opnotering sammen Køb af Boliggarantibevis Indgåelse af afdragsordning I prisbladet findes ydelserne under afsnit og Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den kommentar, at overskriften på punktet mere korrekt skulle havde været Moms på gebyrer. 14. Selskabets økonomiske situation Investeringsforeninger 1. kvartal 2011 Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. 16/22

17 Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i 1. kvartal 2011 været på -0,90 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i 1. kvartal 2011 været på -1,30 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast i 1. kvartal 2011 været på -1,00 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,00 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 12. april 2011 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2010/ 29. september 2010 Indre værdi 12. april ,70 99,10 SEB ,25 98,44 Nykredit ,44 98,94 Ændring af indre værdi -8,60%- point -5,81%- point -8,50%- point Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt udlodning på 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital, 4 kr. pr. andel fra SEB og 5 kr. pr. andel fra Nykredit Portefølje. Bilag 1: Rapportering fra KAB investeringsforeninger Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. KAB s energiydelser I forbindelse med overgangen til de nye produktpakker er også KAB s energiydelser gennemgået og justeret, så der nu leveres ens energiydelser til hele KAB-fællesskabet. Der er helt 17/22

18 grundlæggende tale om de samme ydelser som tidligere, men ydelsernes indhold og prissætning er gjort mere gennemskuelig for både afdelinger og KAB-personale. Energi-ydelserne og priser blev godkendt med det nye ydelseskatalog/prisblad for 2011 af KAB s repræsentantskab i november 2011, og sigtet med justeringen har været: - At ydelserne er klart definerede og at kunderne ved, hvad der leveres. - At ydelserne giver afdelingerne den tryghed og sikkerhed, der generelt er målsætningen med KAB s forvaltningsmodeller. - At prisstrukturen er gennemskuelig og administrerbar. - At der fremover gælder ens vilkår for alle kunder. Forbrugsregnskaber Prisstrukturen og ydelsesindhold er det samme som hidtil, men der er taget højde for, at ydelsen skal kunne tilpasses såvel en lokal driftsmodel, hvor en del opgaver udføres på ejendomskontoret (Pakke L) og en central driftsmodel, hvor flere opgaver udføres i Energiområdet i KAB (Pakke C). Selve forbrugsregnskabsydelsen (grundregnskabet) er lovpligtig og derfor en obligatorisk ydelse, men der er tillige mulighed for forskellige tilkøb til Pakke L, samt for tilkøb af yderligere fordelingsregnskaber m.v. Energi- og varmekonsulentydelse og Ressourceadministration Energi- og varmekonsulentydelsen (EVK-ydelsen) svarer i sit indhold den tidligere ydelse Varmeteknisk tilsyn, dog med enkelte justeringer. F.eks. får afdelingen med 2 årlige besøg af varmekonsulenten, samt mulighed for et årligt akut-besøg pr. varmecentral/boilerrum. Der er også, som noget nyt, etableret et fælles telefonnummer til energi- og varmekonsulenterne, som de ansvarlige for anlæggene kan benytte løbende. Energi- og varmekonsulenterne vil altså fortsat have deres gang i afdelingerne. Men i modsætning til tidligere, hvor der var kontakt direkte med afdelingsbestyrelsen, vil kontakt og rådgivning fremover være rettet mod driftschef/ejendomsleder og det lokale personale. Hvis afdelingen trækker på Energi- og varmekonsulenterne ud over, hvad der indgår i grundydelsen, vil det medføre merbetaling. Med ydelsen Ressourceadministration får afdelingen (afdelingsbestyrelsen) løbende information om ressourceforbruget i afdelingen i form af rapporter trukket fra KABAS. Produktet vil i sin nye form indeholde et større sortiment af mulige rapporter end tidligere, hvoraf nogle vil være yderligere tilkøb til RA-ydelsen. Derudover ligner ydelsen den hidtidige KAB-ydelse Ressourceadministration. Den hidtidige prisstruktur for EVK-ydelsen (pris pr m 2 hedeflade) var uigennemskuelig og svær at administrere. Det samme gælder priserne for Ressourceadministration, der tidligere var opgjort pr. måler. Priserne for begge ydelser er derfor ændret, så der nu er et fast grundbeløb pr. afdeling, samt et bidrag pr. lejemålsenhed. Samlet set er ændringen indtægtsneutral for KAB, men den vil medføre små forskydninger i mellem afdelingernes betaling for ydelserne. 18/22

19 Det nærmere indhold af ydelserne fremgår af Ydelseskatalog 2011 Almene boligorganisationer, nemlig ydelse (forbrugsregnskaber) og og (EVK-ydelse og Ressourceadministration) Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Som tidligere oplyst, skal dagsordener og referater være offentligt tilgængelige. Derfor uploader KAB nu dagsordener og referater fra møderne i organisationsbestyrelser og repræsentantskaber til KAB s hjemmeside, så også beboerne får direkte adgang til at læse og printe disse dokumenter. Placeringen på dokumenterne er: Mange organisationsbestyrelser har hidtil udsendt dagsordener og referater til afdelingsbestyrelser og repræsentanter med post. Den nye fremgangsmåde sparer i mange tilfælde boligorganisationerne en postgang. De referater, der indeholder fortrolige punkter som f.eks. personalesager, vil blive opdelt i en lukket og en åben del. Kun den åbne del bliver offentliggjort på hjemmesiden. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles elindkøb i 2010 På vegne af de boligorganisationer, der i 1. halvår 2008 tilsluttede sig fælles elindkøb, indgik KAB ultimo juni 2008 en forvaltningsaftale om elportefølje med Alpiq Norge, som fastlåste elprisen på ca. 59 øre pr. kwh. Forventningen på det tidspunkt var, at Alpiq Norge i løbet af kunne handle denne pris ned. Det er desværre ikke lykkedes. 19/22

20 Den gennemsnitlige afregningspris for 2010 har været 59,73 øre pr. kg Watt time (KWh), hvilket er 17,82 øre højere end DONG s gennemsnitlige forsyningspris på 41,91 øre i Så prioriteringen af stabile priser har i 2010 kostet 17,82 øre pr. KWh. Dette er for høj en pris, hvorfor aftalen med Alpiq Norge ikke forventes fornyet ved udgangen af 2011, men f.eks. erstattet af et eludbud, som med god succes er gennemført på gasområdet. De foreløbige forventninger for 2011 er stigende elpriser, blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Disse vil ikke påvirke KAB s elportefølgeaftale, der som nævnt har låst prisen på ca. 59 øre. Langt hovedparten af de administrerede boligorganisationer deltager i fællesindkøbet af el. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Årsrapport for fælles indkøb af gas i 2010 I september 2009 afholdtes for tredje gang et miniudbud af naturgasforbruget i boligafdelingernes centrale varmeanlæg på grundlag af den gældende SKI rammekontrakt. Udbuddet omfattede et samlet årsforbrug på ca. 1 mio. m3 naturgas, da vi har et meget beskedent indkøb af naturgas til opvarmning i varmecentraler. På trods af det forholdsvis beskedne udbud opnåede vi et stort fald i prisen i forhold til den gældende aftale. I 2008 og 2009 havde vi en fastprisaftale på 252,3 øre/m3. Vi indgik en ny fastprisaftale for 2010 og 2011 til 167,8 øre/m3 naturgas. Hertil kommer naturligvis transmissionsudgifter, statsafgifter og moms. Vi opnåede således en prisreduktion på ca. 33 % svarende til næsten 1,2 mio. kr. på gaspris ekskl. afgifter. På grund af de nævnte afgifter mv. er den procentvise besparelse på afdelingens energiudgift væsentlig mindre. Besparelsen er dog reel i forhold til den del af prisen, som vi kan påvirke ved at konkurrenceudsætte indkøbet. I nedenstående tabel vises de enkelte afdelingers opnåede besparelser i 2010: 20/22

21 Afdelingens navn Afdelingens nummer Naturgasforbrug 2010 i m3 Anslået besparelse i kr. inkl. moms - excl. afgifter? 4701 Stationsgården Egebjergvang Mosegårdsparken Tubberupvænge I Porsebakken Toftebæksgård Hjortholm Emil Pipers Have Carl Lunds Vænge Nybrogård Kollegiet Baunehøjparken Halkærgård ungdomsboliger Kelstedgård Niverødgård Samlet De foreløbige forventninger for 2011 er stigende gaspriser, blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Dette vil ikke påvirke afdelingernes gasindkøb, da den oplyste kontraktpris også er gældende i Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Beboerklagenævnssager Der vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 2: Oversigt beboerklagenævnssager. 21/22

22 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen vil orientere afdelingsbestyrelsen i Niverød IV om de seneste beboerklagenævnssager fra afdelingen. 20. Kommende møder i 2011 Bestyrelsesseminar lørdag den 14. maj 2011, kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. september 2011, kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 15. november 2011, kl Repræsentantskabsmøde torsdag den 17. november 2011, kl Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Eventuelt Der er ikke nyt i sagen om fjernvarmepriser. Klagen over Energitilsynets afgørelse, som Fredensborg Boligselskab er en del af, over Energitilsynets afgørelse, er blevet taget til efterretning af Energiklagenævnet, som derefter har pålagt Energitilsynet at tage sagen op til fornyet behandling. Styrelsen vil i nær fremtid blive rykket af fjernvarmegruppen for et resultat. 22. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortroligt referat. 22/22