Bilag 1: Teknisk kravsspecifikation

Transkript

1 Bilag 1: Teknisk kravsspecifikation

2 Indholdsfortegnelse Indhold Vejledning... 2 CMS... 3 Indholdsproduktion og kvalitetsstyring... 6 Søgning Søgemaskineoptimering Nyhedsformidling og brugerinddragelse Billeder og video Webformularer [1]

3 Vejledning Bilag 1 indeholder 6 afsnit med specifikation af krav til systemet, som Ikast Brande Kommunes hjemmeside skal baseres på samt de funktionaliteter, som hjemmesiden ønskes at rumme og kunne håndtere. Bilag 1 udgør selve kravsspecifikationen for den tekniske del af Ikast Brande Kommunes nye hjemmeside med de i udbudsmaterialet beskrevne brugsscenarier som baggrund for den tekniske kravsspecifikation. Ikast Brande Kommune ønsker de enkelte krav i den tekniske kravsspecifikation besvaret i kort prosatekst med dertilhørende relevante screenshots. Dvs. de i udbudsmaterialet beskrevne brugsscenarier skal ikke direkte besvares, men der kan med fordel henvises til brugsscenarierne i den skriftlige besvarelse af den tekniske kravsspecifikation. Leverandøren kan med fordel henvise til eksempler fra andre kunder og cases, som kan være med til at belyse hvordan leverandøren vil løse det/de relevante krav som defineret af Ikast Brande Kommune på de følgende sider. Hvert afsnit danner rammen omkring nogle centrale elementer i kravene til hjemmesiden: CMS Indholdsproduktion og kvalitetsstyring Søgning Søgemaskineoptimering Nyhedsformidling og brugerinddragelse Billeder og video Webformular og databaser Hvert krav er angivet med id, titel, beskrivelse og type. For hvert krav er angivet kravtype. Krav er opdelt i Mindstekrav (M) og Krav (K). Alle krav, der er kategoriseret som Mindstekrav skal opfyldes. Opfyldes de ikke, kan Ikast Brande Kommune vælge at afvise tilbuddet. Alle krav, der er kategoriseret som Krav skal opfyldes eller delvist opfyldes. [2]

4 CMS Ikast Brande Kommune forventer et tidssvarende og fremtidssikret CMS, som skal tilbyde en høj grad af brugervenlighed og fleksibilitet for de mange webredaktører samt for systemets administratorer. Krav id: 1.1 Kravtitel: CMS Type: M Ikast Brande er åbne overfor valg af CMS, og vil lade de enkelte leverandører vurdere og redegøre for hvilken platform, der bedst matcher de i udbudsmaterialet beskrevne krav, ønsker, behov og brugsscenarier. Krav id: 1.2 Kravtitel: Udviklingsplan Type: M Leverandøren skal redegøre for udviklingsplanerne for produktet i forhold til dato for næste version, frekvens for nye versioner og kundens eventuelle omkostninger ved opgraderinger. Krav id: 1.3 Kravtitel: Licens og supportmodeller Type: M Leverandøren skal beskrive hvilke licens og supportmodeller CMS et kan købes under og hvad de forskellige modeller koster over en 4 årig periode. Krav id: 1.4 Kravtitel: Databaseunderstøttelse Type: M Leverandøren skal redegøre for hvilke databaseprodukter det valgte CMS understøtter. Krav id: 1.5 Kravtitel: Webstedsunderstøttelse Type: M Leverandøren skal redegøre for hvilke webserverprodukter CMS et understøtter. Krav id: 1.6 Kravtitel: Hardware og software Type: M Leverandøren skal aflevere en detaljeret liste over systemkrav, som skal indeholde samtlige hardware og software krav i forhold til hosting af løsningen. Krav id: 1.7 Kravtitel: Differentierede brugerrettigheder BackendType: M [3]

5 Systemet skal give mulighed for differentierede brugerrettigheder. Som udgangspunkt ønsker Ikast Brande Kommune to niveauer. Krav id: 1.8 Administrator/webmaster kan alt Webredaktør kan oprette sider og strukturere indhold på lavere niveauer De enkelte brugere skal oprettes manuelt, hvorfor der ikke skal være nogen integration til Ikast Brande Kommunes AD. Kravtitel: Dokumentation af systemets opsætning Type: M Leverandøren skal sammen med systemet levere dokumentation for systemets opsætning samt installationsvejledning. Dokumentationen skal til enhver tid i kontraktperioden svare overens med den installerede løsning. Krav id: 1.9 Fejl og andre problemer opstået som følge af en mangelfuld dokumentation løses uden beregning af leverandøren. Kravtitel: Driftsvejledning Type: M Leverandøren skal sammen med systemet levere en driftsvejledning som minimum indeholder: Krav id: 1.10 Beskrivelse af rutiner for back up og restore Beskrivelse af periodiske driftsrutiner herunder databaseoptimering og oprydning Fejlbeskrivelser og korrigerede handlinger Driftsvejledningen skal til enhver tid i kontraktperioden være opdateret. Fejl og andre problemer opstået som følge af mangelfuld driftsvejledning løses uden beregning af leverandøren. Kravtitel: Statistik Type: M Ikast Brande Kommune skal have adgang til statistik over brugen af og andre sites opbygget i CMS et. Ikast Brande Kommune ønsker at benytte Google Analytics som statistiksystem. [4]

6 Krav id: 1.11 Kravtitel: Skabelonbaseret Type: M CMS et skal være fleksibelt i forhold til opbygning af nye side skabeloner og ændring af eksisterende. Det skal være muligt at tilføje, ændre og fjerne felter i skabelonerne. Krav id: 1.12 Se også scenarierne til for uddybning. Kravtitel: Opbygning og ændring af faste elementer Type: K Det skal som minimum være muligt for Ikast Brande Kommune selv at ændre hjemmesidens grundlæggende sideopbygning, elementplacering, struktur, farver, logoer mm. Krav id: 1.13 Leverandøren skal beskrive hvad Ikast Brande Kommune selv kan ændre, og hvad der kræver involvering af leverandør. Kravtitel: Opbygning af URL s Type: M CMS et skal understøtte, at sider kan flyttes rundt uden at links brydes hverken internt eller eksternt. Dette er ofte et problem ved systemer, der danner URL s ud fra hjemmesidens struktur. Der er forskellige løsninger på problemer, eksempelvis: Krav id: 1.14 URL s opbygget efter strukturen kombineret med permanente links Sidernes URL består af et unikt nummer Leverandøren skal redegøre for mulige løsninger og komme med sin anbefaling til opbygning. Den valgte løsning skal tage hensyn til søgemaskineoptimering. Kravtitel: Friendly URL s Type: K Det skal være muligt for Ikast Brande Kommune at lave venlige URL s (URL alias); såsom brande.dk/borgerservice eller Det skal kunne foregå i forbindelse med oprettelse af siden eller efterfølgende. Det skal være så enkelt, at webredaktørerne selv kan gøre det. Systemet skal sikre, at der ikke opstår dubletter. [5]

7 Indholdsproduktion og kvalitetsstyring Ikast Brande Kommune vil tilbyde brugerne service via en overskuelig og brugervenlig hjemmeside. Navigationen skal give overblik, indholdet skal være opdateret og siderne skal være overskuelige. Vi har fokus på brugervenlighed for vores webredaktører og genbrug af data både fra eksterne kilder, men også fra interne både for at spare ressourcer og løfte kvaliteten således at vores indhold altid er opdateret og aktuelt. Krav id: 2.1 Kravtitel: Brugervenlighed for webredaktøren Type: M Processen med at producere og publicere indhold skal være intuitiv og bygget op om brugervenlige værktøjer. Krav id: 2.2 Dvs. det skal være nemt og hurtigt for den enkelte webredaktør eks. at lægge billeder ind på en indholdsside eller at oprette et billedgalleri, som beskrevet i scenarie eller det skal være let at variere og målrette indhold via indholdskasser som beskrevet i scenarie Kravtitel: Artikeleksport fra borger.dk Type: M CMS et skal indeholde funktionalitet til artikeleksport via borger.dk s webservice. Krav id: 2.3 Funktionaliteten er beskrevet her: borger dk/sider/artikeleksport.aspx Ikast Brande Kommune benytter i dag KMD selvbetjening og forudsætter derfor integration til denne løsning. Derudover skal det være muligt for webredaktørerne nemt at kunne integrere relevant og brugerbestemt indhold fra på Ikast Brande Kommunes hjemmeside. Se også scenarie for uddybning. Kravtitel: Arrangementskalender fra Kultunaut Type: K Ikast Brande Kommune har et samarbejde med Kultunaut, hvorfra de kulturelle arrangementer i kommunen kan hentes. Krav id: 2.4 Se også scenarie for uddybning. Kravtitel: Publicering Type: M Publiceringen til hjemmesiden skal kunne foregå automatisk på et fastsat tidspunkt eller ved at der publiceres straks efter redigeringen. [6]

8 Krav id: 2.5 Det skal være muligt at fastsætte en specifik udgivelsesperiode, hvor indholdet automatisk publiceres og afpubliceres. Kravtitel: Visning af publicering Type: M Det skal være muligt at se på ethvert indhold hvorvidt det er udgivet eller ej. Det skal ligeledes være muligt at se, om der er sat en specifik udgivelsesperiode. Krav id: 2.6 Kravtitel: Genbrug af side indhold Type: M Det skal være muligt at udgive samme side indhold til flere forskellige steder i hjemmesidens struktur. Det skal være muligt at bevare breadcrumb og menustruktur på trods af side genbrug fra en anden placering i menuen. Krav id: 2.7 Det skal sikres at redigering af de genbrugte sider kun foregår ét sted. Kravtitel: Muligheder i editoren Type: M Leverandøren skal redegøre for mulighederne i editoren, herunder muligheder for tekstredigering, tabelredigering, indsættelse af medier, imagemaps mv. Leverandøren skal også komme med deres anbefaling af hvilke funktioner, der reelt er nødvendige. Krav id: 2.8 Kravtitel: Typografier Type: M Editoren skal indeholde standardtypografier, som sikrer en ensartet og tilgængelig opbygning af sider. Ved tekstproduktion skal editoren som minimum give mulighed for at arbejde med følgende fast definerede typografier: Overskrift 1 3 Brødtekst Punktopstilling i flere niveauer Nummererede opstillinger Tabeltekst Tabelheadertekst Grafiktekst (Tekst oven på knapper) Billedtekst Krav id: 2.9 Kravtitel: Billedbehandlingsmodul Type: K [7]

9 CMS et skal indeholde en mulighed for at foretage basal billedredigering. Leverandørens skal beskrive mulighederne for redigering af billeder. Krav id: 2.10 Se også scenarie for uddybning. Kravtitel: Stavekontrol Type: K Editoren skal indeholde stavekontrol for sprogene dansk og engelsk. Krav id: 2.11 Kravtitel: Copy paste fra andre kilder Type: K Det skal være muligt at indsætte data fra andre applikationer, samt muligheder for at få koden renset til valid kode. Eksempelvis tekst kopieret fra Word og kopierede tabeller fra Excel. Krav id: 2.12 Leverandøren bedes redegøre for hvordan det foregår i det tilbudte system. Kravtitel: Preview Type: M Editoren skal indeholde en preview funktion der gør det muligt at se hvordan indholdet vil fremstå på hjemmesiden. Krav id: 2.13 Kravtitel: Webeditering Type: K Det skal være muligt at webredaktøren kan stå på en specifik side i frontenden og herfra hoppe direkte til redigering af den specifikke side i backenden eller kan redigere den direkte via frontenden. Krav id: 2.14 Kravtitel: Mediebibliotek Type: M Hjemmesiden skal indeholde et eller flere mediebiblioteker til upload af billeder, video, lyd, dokumenter, pdf mv. Mediebiblioteket skal kunne påføre metadata for de enkelte elementer. Krav id: 2.15 Hvilke metadata, der kunne være relevante i forhold til Ikast Brande Kommune, må leverandøren gerne komme med bud på. Det skal være muligt for administratorer at tilføje og fjerne tilladte filtyper. [8]

10 Kravtitel: Automatisk visning af filer i mapper Type: K Ikast Brande Kommune har ofte brug for at vise en kronologisk samling af bestemte medier fra mediebiblioteket. Eksempler er dagsordner, referater og postlister. Krav id: 2.16 Systemet skal have en funktionalitet, der gør det muligt at indsætte en mappe viser på en side. Mappeviseren skal automatisk og dynamisk vise links til de filer der er i en pågældende mappe. Det skal være muligt at vælge om der skal sorteres på dato eller titel. Kravtitel: Søgning i CMS Type: K Det skal være muligt at søge efter sider, mapper, filer mv. i backenden, så webredaktørerne hurtigt kan finde det de skal rette uden nødvendigvis at skulle navigere gennem hele strukturen. Der skal eks. kunne søges på page id, titel, metadata osv. Krav id: 2.17 Kravtitel: Integreret Kort og GIS Type: K Der ønskes integration til kommunens GIS kort system: brande.dk. Google Maps er ikke en mulighed, da Ikast Brande Kommune ikke ønsker at brede sit virke udover flere systemer. Krav id: 2.18 Se også scenarie for uddybning. Kravtitel: Medarbejdersøgning Type: K Ikast Brande Kommune benytter i øjeblikket Netwise i forbindelse med medarbejdersøgninger, hvilket vi højst sandsynligt fortsætter med et stykke tid endnu. Se også scenarie for uddybning. [9]

11 Søgning Søgning skal gøre det nemt for brugerne, at finde relevant information på tværs af hjemmesidens struktur. Søgemulighederne skal understøtte og hjælpe brugerne til at nå frem til det korrekte søgeresultat i første forsøg. Se også scenarie for uddybning af ønsker til og forestillinger om hjemmesidens søgefunktion. Ikast Brande Kommune overvejer at lave en aftale med firmaet Siteimprove om at bruge deres tjenester Searchimprove og Autocomplete på den fremtidige hjemmeside. Men en anden mulighed er også at bruge Google Site Search eller noget helt tredje. Uanset valget skal søgefunktionen kunne søge på brande.dk og de tilhørende kampagneog institutionssider. Det forudsættes, at søgeresultatet skal præsenteres med sidetitel, resumé eller første del af teksten og fremhævet søgeord samt at brugeren har mulighed for at sortere i søgeresultatet. Desuden skal søgningen tilbyde indtastningshjælp og funktionen Mente du. Krav id: 3.1 Kravtitel: Fritekstsøgning Type: M Søgefunktionen skal søge på alt indhold, der er tilgængeligt på hjemmesiden i htmlformat. Krav id: 3.2 Kravtitel: Avanceret søgning Type: M Brugeren skal have mulighed for at specificere søgningen ved angivelse af metadata. Krav id: 3.3 Kravtitel: Søgning filtyper Type: K Leverandøren skal angive hvilke andre formater end html der understøttes for søgefunktionen. Krav id: 3.4 Kravtitel: Fritekstsøgning fra alle sider Type: M Søgning skal kunne foretages fra et inputfelt, der er tilgængeligt på alle sider på hjemmesiden. Krav id: 3.5 Kravtitel: Indsnævring af søgeresultat Type: K Brugeren skal have mulighed for at indsnævre søgningen yderligere på baggrund af sidernes placering i indholdsstrukturen. [10]

12 Krav id: 3.6 Eksempel: Der kommer 20 søgeresultater frem. Brugeren skal have mulighed for at indsnævre til de søgeresultater der er placeret under Børn og Unge i strukturen. Kravtitel: Statistik Type: K Det skal være muligt at udtrække rapporter over eks.: Anvendte søgeord Søgninger der ikke returnerede et søgeresultat til brugeren Leverandøren skal redegøre for ud fra hvilke data det er muligt at danne rapporter. [11]

13 Søgemaskineoptimering Flere og flere begynder deres søgning i Google og andre søgemaskiner for at finde relevante oplysninger på Ikast Brande Kommunes hjemmeside. Derfor er søgemaskineoptimering vigtig for Ikast Brande Kommune. Det er derfor vigtigt, at hjemmesiden fra starten opbygges så den er søgemaskine venlig og at systemet indrettes så vores webredaktører skaber så søgbar information som muligt. Krav id: 4.1 Kravtitel: Søgemaskinevenlig opbygning Type: M Systemet skal understøtte, at informationer på brande.dk og andre subsites kommer højt op i Google, Bing og andre søgemaskiner. Krav id: 4.2 Leverandøren skal redegøre for dette samt de krav der i den forbindelse stilles til webredaktørernes arbejde. Kravtitel: Tags/keywords Type: K Systemet skal understøtte produktion og tilknytning af tags/keywords til indholdet. Det skal angives om systemet automatisk kan foreslå tags ud fra titel og indhold, og leverandøren skal redegøre for hvorledes webredaktørerne guides til at vælge de bedste tags/keywords. Krav id: 4.3 Kravtitel: XML sitemap Type: K Systemet skal dynamisk kunne generere XML sitemap, som kan anvendes til søgemaskineoptimering. Krav id: 4.4 Kravtitel: Robots.txt Type: K Der skal være fuld adgang til robots.txt. Leverandøren skal opsætte robots.txt. Krav id: 4.5 Kravtitel: 301 URL redirect Type: K Leverandøren skal beskrive mulighederne for 301 URL redirects. Krav id: 4.6 Kravtitel: Dublicate content Type: K [12]

14 Leverandøren skal redegøre for hvorledes man undgår dublicate content. [13]

15 Nyhedsformidling og brugerinddragelse Ikast Brande Kommune lægger vægt på aktualitet og dynamik, og at borgerne kan bruge hjemmesiden interaktivt både til at hente oplysninger og bidrage til den offentlige debat. Krav id: 5.1 Kravtitel: Nyhedsmodul Type: M CMS et skal indeholde et nyhedsmodul til nyhedsartikler, nyhedsbreve og RSS. Krav id: 5.2 Leverandøren skal redegøre for funktionaliteten. Kravtitel: Nyhedsartikler Type: K Nyhedsartikler skal vises både på en samlet nyhedsoversigt og integreret på de sider, som de indholdsmæssigt relaterer sig til. Krav id: 5.3 Kravtitel: Visning af nyhedsartikler Type: K Der gælder de samme krav for nyhedsartikler som for almindelige indholdssider i forhold til indholdsredigering. Krav id: 5.4 Nyhedsartikler skal automatisk være undtaget for emneregister og sitemap. Kravtitel: Nyhedsartikler publiceringsperiode Type: K På nyhedsartikler skal der kunne angives start og slutperiode for automatisk publicering. Start og slutperiode skal kunne angives med år, måned, dato og klokkeslæt. Krav id: 5.5 Kravtitel: Nyhedsarkiv Type: K Når nyhedsartikler har passeret sluttidspunktet for publiceringsperioden, skal nyheden automatisk flyttes til et nyhedsarkiv. Krav id: 5.6 Kravtitel: Nyhedsarkiv sortering Type: K Det skal være muligt for brugeren at sortere nyhedsarkivet i forhold til: Dato [14]

16 Titel Nyhedsartiklens placering/tilknytning til strukturen. Krav id: 5.7 Kravtitel: Abonnement Type: K Det skal være muligt for den enkelte bruger at tilmelde, ændre og opsige abonnement på nyhedsartikler og nyhedsbreve via en central abonnementsliste. Krav id: 5.8 Det skal være muligt for Ikast Brande Kommune at definere hvilke oplysninger brugeren skal angive om sig selv ved tilmelding. Det skal være muligt at tegne abonnement på en række nyhedskategorier og nyhedsbreve defineret af Ikast Brande Kommune. Ikast Brande Kommune skal have mulighed for løbende at tilføje og nedlægge nyhedskategorier og nyhedsbreve. Ikast Brande Kommune skal have mulighed for at tilgå og redigere alle data om abonnenter. Se også scenarie for uddybning. Kravtitel: Udsendelse til abonnenter via mail Type: K Mailen skal automatisk sammensætte én mail der medtager nyhedsartikler fra alle de nyhedskategorier abonnenten er tilmeldt. Den samme nyhed må ikke vises mere end én gang i mailen. Krav id: 5.9 Det skal være muligt at afsende mail til abonnenter på et dagligt fastsat klokkeslæt. Ikast Brande Kommune skal have mulighed for at udsende til abonnenterne på et andet tidspunkt end det dagligt fastsatte afsendelsestidspunkt. Se også scenarie for uddybning. Kravtitel: RSS feed Type: K Det skal være muligt at abonnere på nyhedskategorier via RSS feed. Krav id: 5.10 Ikast Brande Kommune skal have mulighed for at tilføje nye og rette i eksisterende RSS feeds. Kravtitel: Rapporter Type: K [15]

17 Beskrivelse Det skal som minimum være muligt at danne rapporter over: Krav id: 5.11 Udsendelse af nyhedsartikler og nyhedsbreve der er fejlet Tilmeldte brugere Nyhedsartikler med kommentarer (mulighed for at sortere på dato og antal kommentarer) Måling af succesrate for udsendelse af mails i form af antal klik Kravtitel: Kommentering Type: K Ikast Brande Kommune ønsker, at det er muligt at slå kommentarfunktionen fra og til på udvalgte nyheder, høringssider og indholdssider, samt at kunne lukke for muligheden for at kommentere efter en given periode, men at det stadig er muligt at se den debat som har fundet sted på siden. Den ansvarlige webredaktør modtager hver gang en mail, når der kommenteres på den givne nyhed eller indholdsside, ligesom det er muligt for webredaktøren at slette en upassende kommentar. Krav id: 5.12 Derudover skal brugeren udfylde en CAPTCHA for at verificere, at det er et menneske, der sidder bag tasterne. Se også scenarie for uddybning. Kravtitel: Deling af indhold Type: K Det skal være muligt for brugerne af kommunens hjemmeside at dele relevant indhold bl.a. på diverse social medie platforme. Ikast Brande Kommune foreslår tjenesten Add this som en mulig platform for dele funktionen. Se også scenarie for uddybning. [16]

18 Billeder og video Ikast Brande Kommune ønsker i vid udstrækning at gøre brug af billeder og video for at levendegøre hjemmesiden. Derudover skal det være muligt at integrere videoklip fra Ikast Brande Kommunes kanal på YouTube. Krav id: 6.1 Kravtitel: Billedalbum Type: K CMS et skal indeholde funktionalitet til billedalbum. Det skal være muligt for webredaktørerne at oprette billedalbums. Se også scenarie for uddybning. Krav id: 6.2 Kravtitel: Metadata Type: K For hvert enkelt billede skal der registreres metadata. Eks. Dato og tidspunkt for upload Beskrivelse/billedtekst Billedstørrelse Navn på webredaktør Krav id: 6.3 Kravtitel: Upload flere filer på én gang Type: K Det skal være muligt for webredaktøren at uploade flere filer på én gang. Krav id: 6.4 Kravtitel: Web TV Type: K Ikast Brande Kommune har sin egen kanal på YouTube, hvor diverse filmklips kan integreres fra. Se også scenarie for uddybning. [17]

19 Webformularer Ikast Brande Kommune ønsker mulighed for, at webredaktørerne nemt og hurtigt kan opbygge webformularer på brande.dk. Krav id: 7.1 Kravtitel: Webformular Type: M Systemet skal indeholde formular funktionalitet. Krav id: 7.2 Kravtitel: Webformular Type: K Beskrivelse Det skal være nemt for webredaktørerne at oprette og vedligeholde webformularer. Krav id: 7.3 Kravtitel: Vedhæftede filer Type: K Det skal være muligt for webredaktøren og brugeren at tilføje vedhæftede filer. Krav id: 7.4 Kravtitel: Output Type: K Det skal være muligt for webredaktøren at få følgende output efter brugerindtastning: Mail CSV format Krav id: 7.5 Kravtitel: Mail Type: K For hver enkelt webformular skal det være muligt for webredaktøren at specificere hvilken mailadresse indtastede data skal sendes til. Krav id: 7.6 Kravtitel: CSV format Type: K Efter hver brugerindtastning skal de indtastede data sendes til en CSV fil, som efterfølgende kan importeres til bearbejdning i eksempelvis Excel. Krav id: 7.7 Der skal være én unik CSV fil for hver formular. Kravtitel: Kvittering for download af filer Type: K [18]

20 Det skal være muligt for brugere via en webformular at udfylde kontaktoplysninger inden download af filer fra brande.dk. Eks. i forbindelse med udbud hvor Ikast Brande Kommune er interesserede i at få kontaktoplysninger på tilbudsgivere i forbindelse med at de selv henter det givne udbudsmateriale fra hjemmesiden. [19]