Anbefaling Ansvarlig Prioritet

Transkript

1 Rapport om brug af engelsk som administrativt sprog Endelig handleplan efter behandling på LT-møde den 30. april Anbefaling Ansvarlig Prioritet 1. Udmøntning af parallelsprogspolitikken 1.1 Kommunikationen på og fra universitetet bør ske på det sprog (dansk eller engelsk), som det i den givne situation er mest formålstjenligt at bruge, og tilsvarende på begge sprog (dansk og engelsk), hvis det i den givne situation er mest formålstjenligt. Retningslinjer 1a-d. a) Dansk er det primære administrationssprog på fakulteterne og i Fællesadministrationen. Engelsk kan og bør anvendes i de situationer, hvor det er nødvendigt eller mest hensigtsmæssigt. b) Al væsentlig information fra centralt hold (rektoratet og Fællesadministrationen) og fakulteterne, som er relevant for alle medarbejdere og/eller alle studerende på KU eller det respektive fakultet, herunder samarbejdsudvalg og andre formelle organer, er tilgængelig på både dansk og engelsk. c) Formidling sker parallelt på dansk og engelsk i situationer, hvor målgruppen er bred, eller hvor dens foretrukne sprog ikke kendes, og hvor kommunikationen har betydning for: medarbejdernes muligheder for at udfylde deres funktion effektivt, medarbejdernes muligheder for indflydelse på arbejdspladsen, medarbejderens rettigheder og forpligtelser i ansættelsesforholdet og den sociale integration på arbejdspladsen. d) Institutter og centre kan vælge dansk eller engelsk som primært administrationssprog. Den lokale ledelse har ansvaret for, at ingen medarbejdergrupper føler sig underinformerede på grund af sproglige barrierer. 1.2 Ledelsen giver klare retningslinjer for sprogbrugen i officielle organer på KU, herunder bestyrelsen, akademiske råd, institutråd og samarbejdsudvalg (HSU, FSU, LSU). Retningslinjer 2a-b. a) Det pågældende udvalg afgør selv, om mødemateriale udarbejdes på dansk, engelsk eller begge sprog, og om møderne bliver afholdt på dansk, engelsk eller en blanding af begge sprog. Ved uenighed afgøres sagen af ledelsen på det relevante niveau. For samarbejdsudvalgsmøder gælder særligt, at de skal foregå på både dansk og engelsk, hvis bare ét medlem ønsker det. Samarbejdsudvalgene arbejder under hensyntagen til udtalelse fra Samarbejdssekretariatet af 3. december 2013, hvor sekretariatet vurderer, at i tilfælde af, at der er SU medlemmer, som ikke ønsker at gennemføre hele eller dele af et SU møde på engelsk, bør SU mødet foregå på dansk. b) Hvis et medlem i et officielt organ ikke kan dansk på et tilstrækkeligt niveau til at kunne deltage i udvalgsarbejdet, så skal der foreligge opsummering af sagsfremstillinger og referater på engelsk. Hvis et dansk medlem ikke kan engelsk på et tilstrækkeligt niveau, og udvalgsarbejdet foregår på engelsk, skal der ligeledes foreligge opsummering af sagsfremstillinger og referater på dansk. LT tiltræder foreslåede retningslinjer og beslutter procedure for udmelding heraf. LT tiltræder foreslåede retningslinjer og beslutter procedure for udmelding heraf. 1 Handleplanen er blevet opdateret på baggrund af LT s beslutninger på møde den 30. april 2014 og er derfor blevet justeret i forhold til den oprindelige handleplan, som blev udarbejdet i forbindelse med Rapport om brug af engelsk som administrativt sprog på KU. Implementering af handleplanen skal ske fra 1. september

2 Anbefaling 1.2c Officielle organer ved KU drøfter parallelsproglighed og valg af sprog mindst én gang årligt. Dette hjemles i forretningsordenen for det pågældende organ. Supplerende bemærkning Den nyoprettede engelsksproglige serviceenhed tilbyder efter behov workshops for sekretærer, formænd og næstformænd for officielle organer. Ansvarlig Tidsramme Prioritet Anslået ressourcebehov REKSEK og ledelsen Inden Ændring af på de pågældende udgangen af forretningsordener 2015 indebærer intet særligt (forretningsordenen). ressourcetræk. Den nyoprettede Mht. workshops se engelsksproglige ressourcebehov for ny serviceenhed engelsksproglig (workshops). serviceenhed. 1.3 Den parallelsproglige indsats evalueres regelmæssigt i forbindelse med arbejdspladsvurderinger. Fritekstsvar vedrørende sproglige udfordringer i den danske og engelske APV evalureres. HR&O Løbende frem til og Mellem Opgaven kan rummes 1.4 Ledere med personaleansvar følger ved MUS, LUS og GRUS løbende op på sproglig kompetence og udvikling heraf hos såvel danske som ikke-danske medarbejdere. Der indføres et punkt om sprogkompetencer i de faste skabeloner for MUS, LUS og GRUS. HR&O Skal være klar til MUS, LUS og GRUS 2015 Mellem Opgaven kan rummes 1.5 KU s øverste ledelse arbejder politisk for at få love, bekendtgørelser og andre officielle dokumenter, som er relevante for udenlandske medarbejdere på alle danske universiteter, oversat af ministerierne eller af Danske Universiteter. Dette vil mindske det antal ressourcer, der i øjeblikket bruges på KU til oversættelse af officielle dokumenter. LT, REKSEK Løbende Mellem Opgaven kan rummes 2. Kompetencer 2

3 2.1 Alle nye udenlandske medarbejdere inkl. ph.d.er og postdocs tilbydes automatisk kurset Intro-dansk, som er et gratis offentligt kursus som bl.a. udbydes af CIP. Udenlandske medarbejdere tilbydes kurset ved ansættelse, og der indføres information om retten til gratis danskkurser som voksen udlænding i Danmark og om Intro-danskkurset i optagelsesbrevene. Det undersøges, om kurset for ph.d.-studerende kan tillægges ECTS-vægt. Kurset skal tænkes sammen med ISM s introkursus for udenlandske medarbejdere (anbefaling 5.2). HR&O (ISM) og CIP Løbende frem til og Intro-dansk er et gratis tilbud som finansieres af kursistens bopælskommune eller subsidiært kursistens arbejdsstedskommune. CIP afsætter ressourcer til drift og udvikling af kurset. 2.2 Der stilles krav i opslag til alle TAP-stillinger om, at den ansatte skal kunne begå sig arbejdsmæssigt på både dansk og engelsk, hvor arbejdsopgaverne kræver det. Der oprettes en fælles skabelon til udarbejdelse af jobopslag på KU, hvor sprogkompetencer indgår. Der skal lægges vægt på ordet arbejdsmæssigt. HR&O 3-6 måneder Mellem Opgaven kan rummes 2.3 Danske medarbejdere tilbydes engelskkurser, hvis de har behov for at forbedre deres engelskkompetencer for at kunne varetage konkrete arbejdsopgaver. Den nærmeste leder Løbende frem til og Mellem Engelskkurser for danske TAPmedarbejdere udbydes af CIP. Pris kr. 2.4 HR&O fortsætter med at udvikle efteruddannelseskurser mv. til udenlandske ledere på KU. HR&O Løbende Mellem Opgaven kan rummes 3. Skriftlig og mundtlig kommunikation 3.1 Fakulteter, institutter, centre og FA-afdelinger har ansvaret for at tilvejebringe og kvalitetssikre egne oversættelser. Ledelsen på alle Løbende Mellem Institutterne oplyser p.t. årlige udgifter på kr. for eksterne oversættelser. 3

4 3.2 Ledelsen skal på alle støtte en kultur, hvor det generelt accepteres, at mødedeltagere udtrykker sig på det sprog, som de føler, at de behersker tilstrækkeligt. 4. Webkommunikation Ledelsen på alle Løbende Mellem Opgaven kan rummes 4.1 KU KOM reviderer de nuværende retningslinjer til de eksterne hjemmesider efter principperne for målrettet parallelsproglighed, og der udarbejdes sproglige retningslinjer og minimumsstandarder for indholdet på KUnet, herunder nyhedsbreve. Retningslinjerne og minimumstandarderne drøftes i web-koordineringsudvalget (webkoo), intranetkoordineringsudvalget (intrakoo) og redaktion for intern kommunikation for at sikre fakulteternes opbakning. KU KOM 3 måneder Lav Opgaven kan rummes 4.2 Al kommunikation på KUnet fra centralt hold (rektoratet og FA), som er relevant for alle medarbejdere og/eller alle studerende på KU, sker på både dansk og engelsk. Alle opslag i Medarbejderguiden og al information i selvbetjeningen skal ligeledes være tilgængelige på både dansk og engelsk. KU KOM har det overordnede ansvar for Medarbejderguiden, mens de øvrige FA-afdelinger har ansvar for deres respektive punkter. KIT har ansvar for selvbetjeningen. Alle FAafdelinger gennemgår deres nuværende indhold i Medarbejderguiden og opdaterer derefter manglende engelsk indhold. KU KOM, KIT og de øvrige FA-afdelinger Medarbejderguiden og Selvbetjeningen skal foreligge på engelsk inden for 1 år. Parallelsproglig kommunikation skal ske løbende. - Oversættelse af 437 opslag i Medarbejderguiden = cirka kr KIT må estimere ressourceforbrug ift. selvbetjeningen. - Løbende dansk og engelsk kom. vil kræve ekstra ressourcer i alle FAafdelinger. 4.3 HR&O (ISM) sikrer, at der findes oplysninger på KUnet, som er specielt relevante for en udenlandsk medarbejders hverdag på KU. Der etableres én samlet hjemmeside på KUnet med information om KU og relevante oplysninger for at begå sig i det danske samfund. HR&O (ISM) og de øvrige FA-afdelinger 3-6 måneder Opgaven kan rummes 4

5 4.4 I Medarbejderguiden på KUnet lægger de ansvarlige afdelinger direkte links ind mellem sider på dansk og engelsk med identisk indhold. Hvis der endnu ikke er identisk indhold, skal det fremgå tydeligt i teksten på de pågældende sider. Samme praksis foreslås, hvor det er muligt, til resterende indhold på KUnet. Praksis skal fremgå af de nye sproglige retningslinjer og minimumstandarder for KUnet. Som standard skal der være en boks på hvert opslag i Medarbejderguiden med enten link til opslaget på modsat sprog eller med en oplysning om, at opslaget ikke findes på modsat sprog. For at spare ressourcer anbefales der, at afdelingerne laver en prioriteret liste over websider på KUnet, hvor sprogversioner skal parres. KU KOM og de øvrige FA-afdelinger 1-2 år Mellem Opgaven kan rummes 5. Den flersproglige arbejdsplads 5.1 ISM udarbejder informationsmateriale, så den udenlandske medarbejdergruppe på KU kan vide, hvad der forventes sprogligt, hvilke spørgsmål og problemer der er hjælp til, og hvor man skal henvende sig i givne situationer. Informationsmaterialet kan laves som pjece eller andet, der følger med i en velkomstpakke, men skal også ligge tilgængeligt på KUnet. HR&O (ISM) 1 år Mellem Opgaven kan rummes 5.2 Udenlandske medarbejdere tilbydes automatisk ISM s introduktionskursus til KU, hvor de introduceres til KU som organisation og arbejdsplads. ISM sikrer, at det i velkomstmateriale for nye udenlandske medarbejdere fremgår, at de automatisk tilbydes introduktionskursus. Introduktionskurset skal tænkes sammen med Intro-kurset i dansk (anbefaling 2.1). HR&O (ISM) 6-12 måneder Opgaven kan rummes 5

6 5.3 Medarbejdernes foretrukne sprog (dansk eller engelsk) registreres i ScanPas. Herved muliggøres en målretning efter ønsket sprog af kommunikationen via KUnet, hvis målgrupper er baseret på ScanPas. Det er muligt for medarbejdere selv at ændre registreringen og at vælge, at det foretrukne sprog fremgår af telefonbogen. HR&O undersøger de tekniske muligheder for at kunne tilføje et element i ScanPas, hvor det er muligt for medarbejdere på KU at vælge enten dansk eller engelsk som foretrukket sprog. HR&O 1 år Lav kr. for ekstern leverance samt ti timers arbejde internt. 5.4 De lokale enheders indsats for integration af udenlandske medarbejdere drøftes i LSU/AMU én gang årligt. Da den sproglige integration er tæt forbundet med den samlede integrationsindsats i de lokale enheder, foreslås det, at der lokalt systematisk tages hånd om integrationen. REKSEK og ledelsen på de pågældende 1 år Mellem Opgaven kan rummes 6. Videndeling og best practice 6.1 Universitetet opretter en engelsksproglig serviceenhed. Enheden skal efter beslutning af LT placeres i KU KOM. KU KOM Frem til og 2-3 årsværk til enheden i 2-3 år, derefter faldende behov. 6