Årsberetning For områder under Økonomiudvalget, herunder virksomheden. Rådhuset

Transkript

1 Årsberetning 2010 For områder under Økonomiudvalget, herunder virksomheden

2 1. Tværgående årsberetning Kommunens økonomi 2010 har i høj grad været præget af håndteringen af de økonomiske udfordringer, som kommunen stod overfor allerede i starten af året regnskabet på den skattefinansierede, ordinære drift viste et underskud på 30,3 mio. kr., 23,1 mio. kr. mere end forudsat i det korrigerede budget. Årsagen lå især i øgede udgifter på det specialiserede socialområde, herunder anbringelser af udsatte børn og unge samt botilbud og foranstaltninger for handicappede og psykisk syge, men også en række virksomheder kom ud af 2009 med merforbrug. Merudgifterne i 2009 medførte udfordringer i forhold til overholdelse af budget Udfordringerne blev håndteret i forbindelse med genåbningen af budget 2010 i marts/april 2010, ved indgåelse af tillægsaftaler med en række virksomheder om afvikling af gæld i perioden samt ved budgetrevisionen pr. 31. maj Samtidig har der været gennemført en tæt, løbende økonomiopfølgning og været gennemført tiltag til imødegåelse af merudgifter. Tiltagene har båret frugt, når man ser på regnskabsresultatet for 2010: Den skattefinansierede, ordinære drift udviser et overskud på 46,8 mio. kr., 11,6 mio. kr. mere end forudsat i det korrigerede budget Strukturændringer 2010 har også stået i strukturtilpasningernes og strukturanalysernes tegn. I forlængelse af Projekt bæredygtige virksomheder er der blevet gennemført en række omorganiseringer og sammenlægninger med henblik på at fremme den økonomiske, administrative og faglige bæredygtighed. Det drejer sig f.eks. om ændringer af juniorklubber til SFO-klubber og ungdomsskolevirksomhed, sammenlægninger af daginstitutioner i Hundested og fusionering af en række virksomheder med virksomheden, herunder Sundhedstjenesten, PPR, Dagplejen, Job og Kompetenceudvikling samt Musikskolens og Ungdomsskolens administration. Som optakt til Budget er der desuden udarbejdet strukturanalyser på dagtilbuds-, skole- og ældreområdet. Analyserne medførte, at der i forbindelse med budgetlægningen blev indgået et delforlig mellem partierne i Byrådet om en ændret struktur på disse 3 områder, som skal udmøntes i de kommende år. Effektiviseringer Effektiviseringer har i 2010 været et gennemgående tema, som der har været arbejdet med, både politisk og administrativt. Politisk har emnet bl.a. været drøftet i forbindelse med budgetlægningen for , hvor der har indgået en lang række effektiviseringstiltag, som i de kommende år forventes at medføre økonomiske gevinster. Ud over ovennævnte strukturændringer, drejer det sig bl.a. om hjemtagelse af misbrugsbehandling, effektiviseringer af rengøringen og Natur og Vej, indførelse af flex-trafik og en ændret ledelsesstruktur på dagpasningsområdet. Administrativt har der også været arbejdet med effektiviseringer, bl.a. via bedre arbejdstilrettelæggelse, herunder ved anvendelse af Lean på, øget digitalisering, indkøbsbesparelser og energibesparende tiltag i regi af ESCO-projektet. Der vil i 2011 blive udarbejdet en effektiviseringsstrategi, som skal sætte rammerne for de kommende års arbejde med effektiviseringer. Sygefravær Èt af Økonomiudvalgets øvrige fokuspunkter i 2010 har været udviklingen i sygefraværet blandt kommunens ansatte, som bl.a. har kunnet følges i de månedlige, tværgående LISrapporter (ledelsesinformation). Der har i 2010 været arbejdet målrettet på at sænke

3 sygefraværet, ikke mindst i form af de tiltag, der er blevet iværksat i regi af Projekt Aktiv Omsorg. Bestræbelserne begynder også så småt at give resultat: Det gennemsnitlige sygefravær for alle kommunens ansatte er således faldet fra 6,5% i 2009 til 6,0% i Sygefraværet er ikke mindst faldet i virksomheder inden for ældreområdet samt på handicapog psykiatriområdet. I Budget er der fastsat et langsigtet mål om, at sygefraværet inden udgangen af 2014 skal bringes på niveau med landsgennemsnittet, dog maximalt 4,9%. Virksomheden har i 2009 og starten af 2010 undergået en række fysiske ændringer, herunder en ombygning af borgermodtagelsen, således at der er skabt én indgang for borgerne til rådhuset. Der er også ændret på kontorindretningen, hvilket har skabt plads til Jobcentret hovedbygningen på rådhuset i forbindelse med en intern omflytning samt givet plads til indflytning af de virksomheder, som i løbet af 2010 eller starten af 2011 er rykket ind på rådhuset. Der er også sket organisatoriske tilpasninger på rådhuset. Bl.a. er børne- og familieområdet opsplittet i et dagtilbudsområde og et familieområde med hver sin områdechef. 2. Status for arbejdet med resultatkrav 2.1 Opfølgning på resultatkrav Sammenfattende har området følgende resultatkrav for 2010: Fælles, tværgående resultatkrav: Virksomhed Opfyldt Delvist Ikke Antal resultatkrav Alle 58 virksomheder * I procent % * 12 virksomheder har ikke afgivet svar i forbindelse med opfølgningen. En del af disse virksomheder er blevet nedlagt i forbindelse med sammenlægninger i 2010 eller pr. 1/1 2011, og en del af de tidligere virksomhedsledere er ikke længere ansat i kommunen. Virksomhedsspecifikke resultatkrav: Virksomhed Opfyldt Delvist Ikke Antal resultatkrav I procent % I alt I alt Side 3 af 9

4 2.2 Opfølgning på fælles, tværgående resultatkrav Resultatkrav Grad af opfyldelse Hvor mange virksomheder ud af det samlede antal har indfriet kravet? resultatkravet. Hvilke resultater er der skabt? Beskriv hvilken effekt resultatet har haft for området/virksomhederne 1 TV. Nye øjne på arbejdsgange Virksomhederne iværksætter konkrete aktiviteter til at effektivisere arbejdsgange. Virksomhederne vælger selv, hvordan de vil arbejde med resultatkravet i deres virksomhedsplaner. Delvist indfriet 38 ud af 58 virksomheder har oplyst, at kravet er helt indfriet. 7 ud af 58 virksomheder har oplyst, at kravet er delvist indfriet. 1 ud af 58 virksomheder har oplyst, at kravet ikke er indfriet. 12 virksomheder har ikke afgivet svar i forbindelse med opfølgningen. * Helt indfriet: Personalet har været inddraget i effektiviseringen, og en række tiltag er iværksat, herunder bl.a. lean af arbejdsgange, mødeaktivitet og procedure. Eksempelvis er fælles retningslinjer gjort elektroniske og tilgængeligt for alle medarbejdere. Delvis indfriet: Effektiviseringen foregår løbende og har gjort det de seneste 4 år. Helt indfriet: Effekten har bl.a. været, at alle har følt sig inddraget i processen samt, at ting er blevet taget på forkant. Medvirker til bl.a. at opretholde serviceniveauet i forhold til borgerbetjening mv. på trods af budgetbesparelser. Der har bl.a. været sat fokus på, hvordan personalet i hverdagen og i pressede situationer kan effektivisere arbejdsgange gennem dialog og samarbejde. Ikke indfriet: Resultatkravet har været til dialog ad flere omgange i 2010, men den bedste model er endnu ikke Side 4 af 9

5 Resultatkrav Grad af opfyldelse Hvor mange virksomheder ud af det samlede antal har indfriet kravet? resultatkravet. Hvilke resultater er der skabt? Beskriv hvilken effekt resultatet har haft for området/virksomhederne fundet og igangsat. 2 TV. Tid til ledelse og kompetenceudvikling Virksomhederne arbejder systematisk med at fastholde eller forbedre ledernes og medarbejdernes trivsel, med særlig fokus på ledelse, vedligeholdelse af viden og kompetenceudvikling. Også her er det op til virksomhederne at vurdere, hvordan der i praksis skal arbejdes med resultatkravet. Delvist indfriet 33 ud af 58 virksomheder har oplyst, at kravet er helt indfriet. 12 ud af 58 virksomheder har oplyst, at kravet er delvist indfriet. 1 ud af 58 virksomheder har oplyst, at kravet ikke er indfriet. 12 virksomheder har ikke afgivet svar i forbindelse med opfølgningen. * Helt indfriet: Der er bl.a. indført en god systematik omkring planlægning af arbejdstid, og derved er der blevet mere tid til ledelse. Alle oplever det som en væsentlig forbedring. Der er bl.a. udarbejdet en kompetenceplan for alle i ledelsesteamet. Der er lagt faste ledermøder på aktivitetsplanen for hele året. Der er udarbejdet en ansvars- og arbejdsfordeling for alle i ledelsesteamet. Delvist indfriet: Usikkerhed og afskedigelser har påvirket trivslen negativt. Det er afhjulpet med samtaler, anerkendende ledelse, fælleskurser m.m. Sygefraværsprocenten er steget i løbet af året, da flere af de afskedigede medarbejdere valgte at langtissygemelde Helt indfriet: Det samlede kompetenceniveau er udbygget og ledernes evner til at navigere i en kompleks kontekst er afgørende for indfrielse af politiske og administrative krav, samt de ledelsesmæssige udfordringer. Der er mere kollegialt sparring. Den viden den enkelte får på f.eks. temadage eller kurser gives videre på bl.a. møder. Det har været en stor styrke, og det har været kompetenceudviklende. Der er blevet en mere tydelig ledelse, hvilket giver mere ro omkring beslutninger og de daglige udfordringer Side 5 af 9

6 Resultatkrav Grad af opfyldelse Hvor mange virksomheder ud af det samlede antal har indfriet kravet? resultatkravet. Hvilke resultater er der skabt? Beskriv hvilken effekt resultatet har haft for området/virksomhederne sig i hele opsigelsesperioden. Ikke indfriet: år 2009 og 2010 har været 2 år med meget uro i personalegruppen. Først skulle virksomheden lukkes, dernæst sammenlægges med naboinstitutionen. Så vilkårene for at skabe god trivsel for ledelsen og medarbejderne har ikke været til stede. * En del af disse virksomheder er blevet nedlagt i forbindelse med sammenlægninger i 2010 eller pr. 1/ En del af de tidligere virksomhedsledere er ikke længere ansat i kommunen. 2.3 Opfølgning på virksomheden s resultatkrav Virksomhed Resultatkrav Grad af opfyldelse Helt, delvist, ikke resultatkravet Beskriv hvilken effekt resultatet har haft for området/ virksomheden 1 V. Statens effektiviseringskatalog: Virksomheden er i 2010 ansvarlig for at etablere en pro- Delvist Den budgetterede besparelse ved udmøntning af statens afbureaukratiseringskatalog for 2010 på 2,8 mio. kr. Statens effektiviseringskatalog har ikke bidraget til øgede effektiviseringer i kommunens virksomheder i 2010, og Side 6 af 9

7 Virksomhed Resultatkrav Grad af opfyldelse Helt, delvist, ikke resultatkravet Beskriv hvilken effekt resultatet har haft for området/ virksomheden ces til konkret udmøntning af statens effektiviseringskatalog på tværs af kommunens virksomheder. Der vil i den forbindelse være fokus på opfølgning, at bære konkrete sager frem til Økonomiudvalget samt at skabe debat og opmærksomhed om effektivisering. blev i fbm. genåbning af budget 2010 besluttet udmøntet som en rammebesparelse, idet de lovgivningsmæssige rammer for udmøntning af besparelserne endnu ikke var på plads. Der har på trods heraf været et stort fokus på effektiviseringer i 2010, bl.a. i fbm. budget , herunder via budgetanalyser med fokus på indhøstning af gevinster ved sammenlægning af virksomheder, strukturændringer, hjemtagning af tilbud og ændret arbejdstilrettelæggelse. udmøntningen af besparelserne i budget 2011 tyder også på, at det vil få en meget begrænset effekt. Derimod vil de beslutninger, der er truffet i fbm. vedtagelsen af budget få stor betydning for effektiviseringsindsatsen i de kommende år. 2 V. Opfølgning på budgetreduktioner Virksomheden vil i 2010 realisere og håndtere de pålagte budgetreduktioner. Dette sker ved at følge op på, at områderne på rådhuset angiver løsninger, afbødeinitiativer, økonomiske besparelsesinitiativer og fremadrettede forslag til, hvordan bedst kommer videre Helt De reduktioner virksomheden blev pålagt i budget 2010 i form af en fremrykning af besparelserne i trappemodellen blev bl.a. udmøntet via afskedigelse af en række medarbejdere i efteråret Det har medført et ressourcedræn, som er blevet kompenseret via en række forskel- De personalemæssige reduktioner og øvrige budgettilpasninger i budget 2010 har skabt grundlaget for, at virksomheden har kunnet overholde sit budget for Overførslen af opsparede midler fra 2009 har desuden gjort det muligt også at foretage en betydelig opsparing i Side 7 af 9

8 Virksomhed Resultatkrav Grad af opfyldelse Helt, delvist, ikke resultatkravet Beskriv hvilken effekt resultatet har haft for området/ virksomheden som organisation og arbejdsplads med de pålagte reduktioner. lige tiltag, herunder effektiviseringer af arbejdsgange (bl.a. ved hjælp af Lean) samt udsættelse af større tværgående projekter, analyser og politikker til imødegåelse af fremtidige udfordringer og kommende investeringer i IT mv. Tiltagene i forlængelse af personalereduktionerne på rådhuset har medvirket til at bringe serviceniveau og ressourcer i overensstemmelse med hinanden. 3 V. Bæredygtige virksomheder Virksomheden vil i 2010 være tovholder på en proces, som har til formål at vurdere de konkrete muligheder for at justere organisationsstrukturen. Der fremlægges konkrete sager til beslutning i forhold til de opstillede bæredygtighedskriterier. Helt Virksomheden har i 2010 været tovholder for udarbejdelse af en række forskellige forslag til ændringer af organisationsstrukturerne, både på skole-, dagtilbuds-, ældre- og kultur- og fritidsområdet. En række af disse er blevet udarbejdet inden for rammerne af Projekt bæredygtige virksomheder samt via temabudgetanalyser. Projekterne og analyserne har haft den effekt, at der er truffet langsigtede beslutninger i fbm. budget , som medfører strukturændringer og effektiviseringer på de nævnte områder. Side 8 af 9

9 3. Regnskab 2010 Regnskab 2010 Budget 2010 Forbrugspct. Områder udenfor virksomhedsaftaler Virksomheden Administrationen Side 9 af 9