Udskrift af forhandlingsprotokollen for Nørreport Kollegiet afdeling 13

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Nørreport Kollegiet afdeling 13 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 33 tirsdag den 7. november 2017 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Emil F. M. Ida A. H. Morten F. C. Jutta V. Fraværende: Jonas S. N. Fra Kollegiekontoret deltog boliginspektør Karin Bank Lindberg, økonomimedarbejder Heidi Grud og varmemester Birgitte Østergaard Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning 3. Repræsentantskabsmedlem til Kollegiekontorets repræsentantskab 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 5. Aktuel drift 2017/18 6. Nyinvesteringer 2018/19 7. Orientering fra Kollegiekontoret 8. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 32 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Emil F. M. Næstformand Ida A. H. Kasserer Morten F. C. Side 1 af 7

2 Menigt medlem Jonas S. N. Menigt medlem Jutta V. Fællesrumsansvarlig Ida A. H. Ad 3. Valg af repræsentantskabsmedlem Kollegiets beboere har besluttet at bestyrelsen udpeger et repræsentantskabsmedlem og det meddeles at Morten F. C. er udpeget til at deltage i Kollegiekontorets repræsentantskabsmøde den 23. november Ad 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 Økonomimedarbejderen oplyste kort om regnskabets opbygning og nævnte, at årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes primært øgede renteindtægter, besparelse på el og varme samt besparelse i variable udgifter. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne, som er opsparing til planlagt vedligeholdelse af kollegiet, er øget med kr., og udgør nu kr. Nettokapitaludgifter Ydelser vedr. afviklede prioriteter Beløbet er uændret. Når et lån er betalt ud, indbetales ydelsen stadig. 1/3 går til Kollegiekontorets dispositionsfond og 2/3 går til Landsbyggefonden. Offentlige og andre faste udgifter Vand Udgiften til vand er stort set som budgettet. Renovation Består af et bidrag pr. bolig samt en pris pr. tømning. Udgiften er stort set som budgetteret. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Energiforbrug Varme Der er en besparelse på varme på ca kr. grundet et lavere forbrug end budgetteret. El Grundet en lavere pris pr. kwh og et lavere forbrug end budgetteret er der en besparelse på el på ca kr. Bidrag til boligorganisationen Administrationsbidrag - Indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Der er indbetalt kr. i administrationsbidrag og indstillingsgebyr til Kollegiekontoret, hvilket er uændret. Økonomiarbejderen oplyste, at man ud fra noten til på side 8 kan se, at der er en øget udgift for udarbejdelse af Side 2 af 7

3 forbrugsregnskaber på ca kr. Denne udgift er afhængig af antal flytninger/år. Dispositionsfond Der indbetales til dispositionsfonden pr. lejemål, og er i dette regnskabsår 559 kr. pr. lejemål. Det er et pligtmæssigt og lovbestemt bidrag til boligorganisationens dispositionsfond, som bruges til at imødegå økonomiske problemer ved f.eks. lejetab og tab ved fraflytning. Den enkelte afdeling kan søge om økonomisk støtte af dispositionsfonden. Fonden er altså et økonomisk sikkerhedsnet og en fælles reserve. Variable udgifter Renholdelse Denne post indeholder udgifter til varmemesterens løn, pension, ATP samt diverse udgifter som varmemesteren har til f.eks. telefon og kontor. Derudover indeholder den udgiften til rengøringsartikler samt rengøring af fællesarealer. Her er en besparelse på i alt ca kr., som skyldes en besparelse på løn til ejendomsfunktionærer som følge af færre ansatte. Almindelig vedligeholdelse Varmemesterens konto; udgifter vedr. den daglige vedligeholdelse. Indtægter fra syn bliver modregnet på denne konto. Udgiften er stort set som budgetteret, og inspektøren kommer senere ind på, hvad de kr. er blevet brugt på. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der er brugt kr. som dækkes af kollegiets opsparede midler. Særlige aktiviteter Administration og sæbekøb er udgifterne til fællesvaskeri. Udgifterne skal ses i sammenhæng med indtægten fra vaskeriet, note 118 viser dette. Her ses det, at der er et netto overskud på ca kr., hvilket er ca kr. mindre end budgetteret. Differencen skyldes primært en mindre indtægt end budgetteret. Diverse udgifter Der er budgetteret med kr. til beboerfaciliteter, som er midler afdelingsbestyrelsen kan bruge til f.eks. beboerarrangementer. Der er dog kun brugt for kr., hvilket er en besparelse på ca kr. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter de næste 20 år. Tab ved fraflytninger Der skal være henlagt 321 kr. pr. lejemål, da dispositionsfonden kun dækker tab ved fraflytninger over dette beløb. Det betyder, at der for dette regnskab er henlagt 36 kr. Ekstraordinære udgifter Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. Et lån fra 2001 til et større renoveringsprojekt, nettoydelsen på lånet er kr. Side 3 af 7

4 Årets overskud Årets overskud anvendes således: Overført til opsamlet resultat kr Ordinære indtægter Boligafgifter og lejer Den rene husleje, som beboerne betaler. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. For dette regnskabsår er der en positiv forrentning på 1,45 % mod det budgetterede på 0,5 %. Det giver en indtægt på ca kr. mere end budgetteret. Andre ordinære indtægter Her er indtægten fra fællesvaskeri samt overskud/underskud, som afvikles over 3 år. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2018/19. Nedenstående forbrug vedrører udelukkende fællesområder. Arbejderne på almindelig vedligeholdelseskontoen blev gennemgået. Vand Et større forbrug i forhold til budgettet på 2 %. Budgettet for indeværende år er sat til 210 m 3. Budgettet for 2018/19 foreslås uændret til 210 m 3. El Et mindre forbrug i forhold til budgettet på 18 %. Budgettet for indeværende år er sat til kwh. Budgettet for 2018/19 foreslås nedsat til kwh. Varme Et mindre forbrug i forhold til budgettet på 45 %. Når forbruget korrigeres i forhold til graddage, er der tale om at forbruget er faldet med 10 % ift. budgettet. Budgettet for indeværende år er sat 20 MWh. Budgettet for 2018/19 foreslås nedsat til 15 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på kr., og der er anvendt i alt kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning. Bygning, klimaskærm Justering af døre og pumper i gård. Reparation af velux- Side 4 af 7

5 vinduer. Reparation af zinkkanter på tag efter storm. Bygning, boliger Reparation af døre og låger, reparation og udskiftning af låse, nye gummifuger på badeværelser samt rengøring efter syn. Beløb, der opkræves ved fraflytning pga. misligholdelse mv. bogføres ligeledes på denne konto. Bygning, fælles indvendigt Service/abonnement på brandmateriale. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af vand, varme og el-installationer. Indkøb af el-artikler, vand- og afløbsinstallationer. Reparation af hårde hvidevarer. Materiel Ingen udgifter. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Budgettet var på kr., og der er anvendt i alt kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Bygning, klimaskærm Bygning, boliger Maling i bolig st.1. Nye dørtelefoner. Bygning, fælles indvendig Bygning, tekniske anlæg/installationer Grillrist til komfur. Ny vandlås samt bruser. Materiel Ingen planlagte opgaver. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2017/18 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr. d.d. er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på 655 kr., så saldoen viser en totaludgift på kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Råbalance og indtast konto 115 for almindelig vedligeholdel- Side 2 af 7

6 se eller konto 116 for PPV. PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt kr. Der er pr. d.d. brugt kr kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Ingen udførte arbejder. Reparation af kloakrør. Klimaskærm Ingen planlagte opgaver. Bolig Maling af 2 boliger. Maling af boliger (ved fraflytning efter behov). Udskiftning af pergogulv. Fælles indvendig Reparation af kældervægge og maling af fællesrum. Tekniske installationer Udskiftning af komfurer (afsat 2 stk.). Udskiftning af køleskabe (afsat 2 stk.). Udskiftning af toilet. Udskiftning af håndvask. Udskiftning af bruse og håndvaskarmatur samt blandingsbatteri i køkken. Materiel Ingen planlagte opgaver. Der er foretaget Tv- inspektion af alle kloak og regnvandsledninger og der er konstateret 2 steder, hvor der er læk. Rørstrækningerne udbedres snarest. Birgitte gennemgår frysere og vurderer, hvilke der skal udskiftes. Hun kontakter formanden, som vurderer om de gamle skal sættes til salg. Endvidere tilstræbes det, at der fremover indkøbes skabsfrysere. Birgitte gennemgår samtidig antallet af frysere og funktionen heraf. Ad 6. Nye investeringer 2017/18 Øvrige nye investeringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar Orientering fra Kollegiekontoret Intet. Side 6 af 7

7 Ad 8. Evt. Sofie Birgitte Østergaard tiltræder som ny varmemester pr. d.d. Hendes mobilnummer er: Bestyrelsen sender informationen rundt på Facebook, og Karin Lindberg tilretter akutliste i opgang. Mødet sluttede kl. 09:30. Referent: Karin Bank Lindberg/Heidi Grud Referat sendt den /dbs Side 7 af 7