Kontrakten vedrører udbringning af varm og kold mad til borgere i Københavns kommune.

Transkript

1 Kontrakten vedrører udbringning af varm og kold mad til borgere i Københavns kommune. 0a 0b 1a 0 Afhentningsted Der er kun et afhentningssted. Maden afhentes portionsanrettet i kølet form: Københavns Madservice a la Carte, herefter KMS Bystævneparken Brønshøj Levering til borgeren Varm mad ca. 80 % af leverancerne. Maden afhentes portionsanrettet som kølet mad i Centralkøkkenet, sættes i termokasser og opvarmes i forbindelse med / under transporten inden afleveringen til den enkelte modtager / borger. Kold mad ca. 20 % af leverancerne Maden afhentes portionsanrettet som kølet mad i Centralkøkkenet, sættes i termokasser og skal opbevares ved 5 C under transporten inden afleveringen til den enkelte modtager / borger. 1 Antal Der er i øjeblikket ca aktive borgere registreret alle registrerede borgere får ikke leveret mad hver dag. Mandag, onsdag og fredag leveres til ca personer og tirsdag, torsdag, lørdag og søndag leveres til ca personer. I ovennævnte tal indgår leverancer til beboere i Plejehjem/ældreboligkomplekser/dagcentre mv.: Absalonhus, der er registreret 46 brugere levering i bulk, ingen opvarmning under transporten Bellahøj, der er registreret 23 brugere levering portionspakket mad Verahus, der er registreret 27 brugere - levering portionspakket mad Skjulhøjgård, der er registreret 40 brugere - levering portionspakket mad Uanset, at angivelserne er uforbindende for ordregiver, skal Leverandøren ved kontraktens indgåelse kunne levere i overensstemmelse med minimum det ovenfor angivne estimat. 1 af 11

2 2a 2 Tidsrum for afhentning og udbringning Der er to daglige udbringninger. Maden skal leveres i tidsintervallet mellem klokken og mellem klokken Leverancerne er i øjeblikket fordelt således: Ca. 45 % bliver kørt ud om dagen/formiddagen og ca. 55 % bliver kørt ud om eftermiddagen/aften. Ingen borgere modtager to leveringer om dagen. Chaufførerne kan møde hos KMS fra kl Kørelister og mad er først klar kl b 2c 3a 3b 3c Den enkelte borger skal have maden leveret dagligt indenfor en periode af ± 15 minutter, da andre ydelser kan være planlagt efter dette (f.eks. hjemmehjælp). Friskt smørrebrød Friskt smørrebrød smøres dagligt. Til udbringning sammen med aftenleveringen er smørrebrødet færdigt ca. kl Portionstyper En levering består som minimum af hovedret inkl. eventuelt tilbehør (løsdele). Borgeren kan derudover vælge at få leveret biret, morgenmadspakke, smørrebrødspakke og diverse tilkøb som frugtgrød, øllebrød, fromage, grønsagssuppe og energidrik (ved tilkøb kan der være løsdele eksempelvis mælk eller syltetøj). Biretten skal af og til opvarmes, men tilkøb skal aldrig opvarmes. I øjeblikket er der biret eller andet tilkøb med ca. 50 % af leverancerne. Der er for hovedrettens vedkommende valg mellem 4 forskellige menuer. Dertil kommer et antal forskellige diæter. Diæter vil være mærket med diætnavn og af kørelisten (se afsnit om køreliste nedenfor) fremgår hvem, der skal have diætmad. Det er chaufførens ansvar, at aflevere de rigtige diæter ifølge kørelisten. En emballeret hovedret vejer op til ca. 550 g. inkl. emballage. Emballagen fylder ca. 190 x 235 x 50 mm. Volumen af en hovedret er ca. 2,2 dm3. Dimensionerne for en biret er 50 % af dimensionerne for en hovedret. Dimensionerne for en bulk er 330x270x70/50 mm. En bulk rummer typisk 5 eller 10 portioner. 2 af 11

3 4a 4b 4c 4d 4 Kørelister Kørelister udarbejdes på grundlag af ruter som udarbejdes i forbindelse med kontraktens opstart. KMS udarbejder daglige kørelister pr. rute med angivelse af navn og adresse på hver enkelt modtager, der skal have en leverance den pågældende dag. Telefonnummeret til borgerne fremgår af kørelisterne (der kan være borgere som ikke ønsker at oplyse deres telefonnummer). Kørelisterne kan afhentes senest kl til formiddagsruterne og kl til aftenruterne. Kørelisterne kan også modtages og afleveres elektronisk. I weekenden og på helligdage vil alle kørelister og kuverter blive lagt i chaufførrummet, da kontoret er lukket. Al kontakt til køkkenet skal ske via telefon opsat i pakkerummet. 4e 4f 4g Der er pt. tale om 15 dagruter og 17 aftenruter fordelt på henholdsvis 13 og 14 biler. Der gøres opmærksom på, at de ruter, der kører i indre by, på grund af trafikale forhold, ikke kan nå at aflevere lige så mange portioner mad, som de øvrige ruter inden for de afsatte tidsfrister. Der skal i tilbudet tages højde for dette. Af kørelisterne fremgår hvilket produkt / produkter, der skal afleveres til den pågældende adresse. Kørelisterne udarbejdes med hensyn til ruternes længde, antal og geografiske fordeling efter aftale med leverandøren, samt med afleveringsstederne sorteret efter chaufførernes ønske. Af kørelisterne fremgår også det totale antal af hver produkttype, således at chaufføren kan afstemme og pakke bilen. 3 af 11

4 4h Undervejs skal den enkelte chauffør notere på kørelisten, hvis maden ikke kunne afleveres, om maden er sat uden for borgerens dør, om Døgnbasen har været kontaktet mm.. Til orientering skal oplyses at døgnbasen er døgnplejens akutte vagtcentral, hvor borgere, pårørende og samarbejdspartnere i den øvrige pleje- og behandlingssektor kan henvende sig telefonisk, når der opstår akutte omsorgsmæssige problemer hos borgerne uden for normal åbningstid i Områdekontorene eller i hjemmeplejen. 4i 5a 6a 6b 6c 6d Alle kørelister og udleverede kuverter skal returneres til KMS. Ligeledes afleveres alt på kontoret, chaufførerne eventuelt har modtaget fra borgerne. 5 Til- og framelding Modtagerne til- og framelder sig telefonisk eller på anden vis direkte til KMS. Chaufførerne skal ikke deltage i overbringelse af disse til- og frameldinger eller afgivelse af andre meddelelser fra modtageren. 6 Tilrettelæggelse/daglig drift For at sikre den daglige drift skal leverandøren udpege mindst en kontaktperson og udarbejde en procedure for oplæring af nye chauffører. Procedure vedrørende bl. a. oplæring af nye chauffører bedes vedlagt. Da målgruppen er svage borgere, er det af yderste vigtighed, at leverancerne kommer ud til alle borgere 365 dage om året. Derfor bedes tilbudsgiver redegøre for, de foranstaltninger der skal sikre dette, dvs. redegøre for procedurer omkring sygdom, materielsvigt m.v. Det forventes, at leverandøren tilrettelægger transporten således, at der køres i et antal ruter, som er afpasset efter antallet af afleveringssteder og den geografiske spredning, således at maden kan afleveres inden for det forventede tidsinterval. Den enkelte chauffør er ansvarlig for at pakke portionerne, i henhold til den pågældende rute, i thermo- yderemballage som kan leveres af KMS. Det vil også sige, at det er chaufførens ansvar, at alle menuer, biretter og andre tilkøb er med når turen starter. 4 af 11

5 6e Det påhviler leverandøren at sikre, f.eks. ved overordnet controller, at al omladning af portioner foregår i det dertil indrettede kølelokale. Kølelokalet er ca. 50 m 2. 6f Leverandøren skal ligeledes sikre, at der holdes orden på pakkerum, kontor og udendørsarealerne på afhentningsstederne. 6g Den endelige ruteopdeling foregår som et samarbejde med leverandøren og KMS. 6h KMS forventer at afholde opfølgnings-/samarbejdsmøder med chauffører og en kontaktperson eller controller fra leverandøren 6 gange årligt. 7 Biler og indretning 7a Det forudsættes, at leverandøren stiller det nødvendige transportudstyr til rådighed for aftalen og at udstyret overholder gældende lovgivning, herunder miljølovgivning. Alle investeringer i denne forbindelse afholdes af leverandøren og skal være indregnet i det afgivne tilbud. Kølerum 7b Bilen skal være indrettet med kølerum med log, hvor temperaturen maksimalt må være 5 C, til opbevaring af kolde leverancer, samt endnu ikke opvarmede varme leverancer. 7c 7d 7e Leverandøren skal overholde og dokumentere kølekæden hele vejen, i henhold til Europaparlamentets og rådets forordning (EF) nr. 852/2004 af 29. april 2004, kapital 4 stk. 7. Ovnrum Bilen skal være indrettet således, at mad, der skal leveres varm, opvarmes i overensstemmelse med kravene under Opvarmning af mad. Maden skal transporteres og opbevares, også efter endt opvarmning, i termo-yderemballage med ydermålet ca. 400 x 600 x 300 mm. Hver termo-yderemballage rummer 20 hovedretter. Termo-yderemballagen til de kølede portioner kan leveres af KMS, mens det påhviler leverandøren at have termokasser til den opvarmede mad. 5 af 11

6 7f 7g 7h 7i Godkendelse Indretning af biler og håndtering af maden skal følge Bekendtgørelse 1356 om fødevarehygiejne og skal godkendes af Københavns Kommune. Det påhviler leverandøren at sikre, at der foreligger evt. godkendelser af transportvogne, kølerum og opvarmningsudstyr fra Miljø- og Levnedsmiddelkontrollen, samt Arbejdstilsynet og andre tilsynsmyndigheder. Evt. el eller gas installationer skal være godkendt og leve op til alle Sikkerhedsstyrelsens krav. Leverandøren skal sikre, at bilerne til enhver tid kan leve op til gældende lovmæssige krav. 7j 7k 8a Reklamering Leverandørens navn eller en skiltning for KMS skal tydeligt fremgå på bilerne, således at disse let kan genkendes af modtagerne. Der må kun efter aftale med Københavns Kommune og KMS reklameres for eller skiltes med andre leverandører af mad til hjemmeboende, herunder konkurrenter til kommunens eget centralkøkken. Ligeledes må bilerne ikke benyttes som generelle reklameobjekter. Udvidet drift Leverandøren kan frit benytte biler, udstyr og chauffører til anden side, uden for det tidsrum leverandøren er forpligtet i henhold til denne aftale med Københavns Kommune. Der må kun efter aftale med Københavns Kommune og KMS foregå transport til eller for andre kunder, samtidigt med, at der foregår transport i henhold til nærværende aftale. Dette gælder ligeledes andre leverandører af mad til hjemmeboende, herunder konkurrenter til KMS. 8 Opvarmning af mad Hver portion skal opvarmes i ca. 40 min. ved maksimum 100 C, således at maden opvarmes til minimum 75 C og maksimum 80 C. Leverandøren skal ved stikprøvekontrol dokumentere, hvad temperaturen har været ved opvarmning, hvilket skal ske løbende i hele kontraktperioden. Der skal foretages minimum en stikprøve pr. opvarmning. 6 af 11

7 8b 8c 9a 9b 9c 9d 9e 9f Leverandøren skal kontrollere og dokumentere, at chaufførerne følger den fælles opvarmningsvejledning. Der forefindes strømudtag (5 ampere med sikring) til 18 biler i Bystævneparken 15, således at den første opvarmning kan finde sted inden rutens start. 9 Aflevering Ved hver aflevering skal der foretages afleveringskontrol. Beskriv hvorledes dette krav efterleves og hvordan afvigelser registreres. Aftalen er baseret på, at chaufføren afleverer madportionerne ved bopælens hoveddør. Kun i særlige tilfælde må chaufføren bevæge sig ind på modtagerens bopæl. Der er således ikke krav om at maden skal anrettes. Madportionerne skal, med mindre andet fremgår, afleveres ved personlig kontakt til modtageren, og må ikke sættes uden for døren til bopælen med mindre, der er aftale herom med modtageren. Da målgruppen er svage borgere er det vigtigt, at det så vidt muligt, er samme chauffør/afløser, der kommer ud til de samme borgere hver gang. Er der aftale om, at maden kan sættes uden for døren, skal maden afleveres i en pose udleveret af KMS Den enkelte chauffør skal meddele KMS, når de er færdige med afleveringerne til henholdsvis middag og aften. Al overskydende mad skal kasseres. Det er den enkelte chaufførs ansvar, at den overskydende mad kasseres i madcontainer ude hos Københavns Madservice. Reaktionstid Mange modtagere kan være bevægelseshæmmede og skal derfor have tid til at komme til døren. Chaufføren skal give modtagerne rimelig tid til at reagere, når der forsøges at etablere kontakt ved aflevering af maden. For visse modtagere kan der være tale om unormalt lang tid. I disse situationer vil dette være meddelt chaufføren fra køkkenet og modta geren skal gives den fornødne tid. 7 af 11

8 9g 9h Forgæves gang Kan chaufføren hverken få personlig eller telefonisk kontakt til borgeren, skal han øjeblikkeligt kontakte KMS. Uden for dagtid kontaktes Døgnbasen (kl samt weekend og helligdage). I weekenden og på helligdage er der kun muligt, at komme i kontakt med KMS indtil kl , hvor køkkenet lukker. Nøgler Der er modtagere, som af forskellige årsager ikke er i stand til at åbne døre (p.t. op til ca. 30 %). Disse skal have maden bragt ind på bopælen, hvilket leverandøren forpligter sig til. Leverandøren hæfter for følgeudgifter i forbindelse med bortkomne nøgler (udskiftning af lås). Hvis chaufføren og den enkelte modtager finder det hensigtsmæssigt, kan chaufføren ligeledes opbevare og benytte nøgle ved afleveringen. Leverandøren skal kunne dokumentere, at der er givet tilladelse til enhver brug af nøgle. Det påhviler derfor leverandøren at sikre, at der er skriftlig dokumentation for enhver aftale om udlevering af nøgler, hvor modtager, eller dennes pårørende, har underskrevet en aftale om udlevering, samt at Københavns Kommune har en kopi af aftalen. KMS udleverer nøgleblokke til leverandørens chauffører til kvittering hos borger. I tilfælde hvor borger ikke selv er i stand til/har brug for hjælp til at skaffe nøgler, vil KMS kontakte visiterende myndighed for hjælp til at fremskaffe en nøgle I tilfælde af at en borger flytter eller dør, samarbejder KMS omkring distribution af tilbageværende nøgler. I tilfælde af tvister påhviler det leverandøren at løse problemerne i samarbejde med KMS. 9i Temperatur Varm mad skal minimum være 65 C ved aflevering til modtageren, mens kold mad maksimalt må være 5 C. Derfor skal chaufførerne også være opmærksomme på ikke at placere kolde biretter, tilbehør m.m. oven på opvarmet mad. 8 af 11

9 Menuplaner 9j Chaufførerne uddeler menuplaner hver 4. uge og indsamler løbende de udfyldte bestillingslister fra borgeren, og afleverer dem på den pågældende rutes afhentningssted. 10 Konduite 10a Der kræves i vid udstrækning konduite fra chaufførerne i forbindelse med afleveringen af madportionerne. Chaufførerne skal ikke yde ekstraordinær service i forbindelse afleveringen, men skal udvise almindelige menneskelige hensyn i de situationer, hvor modtagerne evt. har behov for hjælp. 11 Kontakt til chauffører 11a Chaufførerne skal som minimum være udstyret med telefon, således at KMS kan kontakte dem direkte. KMS skal således have oplyst den enkelte chaufførs dag- og aften telefonnummer. Stiller leverandøren herudover udstyr/tekniske løsninger til rådighed således at køber nemt har mulighed for at følge og kontakte den enkelte chauffør under 12 Returnering 12a Leverandøren skal sikre at samtlige udleverede termokasser/hjulrammer dagligt tilbageleveres, hvilket skal ske i afhentningsstedernes åbningstid (ca ). KMS har ret til at pålægge termokasser/hjulrammer pant eller indføre et returnerings-system 13 Hygiejne 13a Madportioner og termo-yderemballage må aldrig stilles direkte på, eller komme i kontakt med jorden. 13b Leverandøren skal sikre at bilerne holdes rene og i god stand. Bilerne indrettes så de kan rengøres og desinficeres tilstrækkelig, i henhold til Europa- parlamentets og rådets forordning (EF) nr. 852/2004 af 29. april 2004, kapitel 4 stk af 11

10 13c Leverandøren skal sikre at bilerne ikke anvendes til anden transport end fødevarer eller sikre at bilerne vaskes og desinficeres før udbringning af maden, i henhold til Europaparlamentets og rådets forordning (EF) nr. 852/2004 af 29. april 2004, kapitel 4 stk d Leverandøren skal kunne dokumentere et godkendt egenkontrolprogram jvf. Hygiejneforordningen af 29. april Egenkontrollen skal tilrettelægges efter principperne i HACCP-systemet. 13e KMS forbeholder sig ret til at kontrollere de hygiejniske forhold vedrørende chauffører og biler både ved afhentningsstedet og undervejs på ruten. 14 Uddannelse 14a Chaufførerne skal have et hygiejnecertifikat eller anden form for hygiejnekendskab. Dette skal dokumenteres løbende ved udskiftninger af personalet. 15 Sprog 15a Chaufførerne skal være dansktalende, så de uden sproglige problemer kan gøre sig forståelig for modtageren af maden. 16 Straffeattest 16a Københavns Kommune kræver, at kontrakthaver indhenter straffeattester for chaufførerne jf. 22 i Justitsministeriets bekendtgørelse om behandling af personoplysninger i Det Centrale Kriminalregister. Leverandøren er forpligtet til at kontrollere chaufførernes straffeattest, for at vurdere deres egnethed til at udføre denne opgave. Kommunen betinger sig ret til at få forelagt oplysninger i tilfælde af idømte straffe og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for kommunen. Ved manglende efterlevelse af kravet om indhentelse af straffeattester forbeholder Københavns Kommune sig ret til at ophæve kontrakten. 17 Uniform 17a Chaufførerne skal bære en ensartet påklædning / uniform, som er tilpasset arbejdets art og i overensstemmelse med de lovmæssige bestemmelser. Leverandørens navn og funktion må fremgå, men leverandøren må ikke benytte personale eller uniformering til yderligere reklamering. Uniformen skal godkendes af KMS Leverandøren er pligtig til at sikre, at chaufførerne fremtræder velsoignerede og via egen fremtræden signalerer en høj hygiejnisk standard 10 af 11

11 18 Identifikationskort 18a Det påhviler leverandøren at udstyre chaufførerne, samt evt. andet personale med kontakt til modtagerne, med identifikationskort med billede. Af kortet skal fremgå personens navn, samt at personen arbejder i forbindelse med KMS. Kortet skal bæres synligt, når der udføres arbejde i henhold til denne aftale. Kort og tekst skal godkendes af Københavns 19 Tavshedspligt 19a Der påhviler leverandørens personale tavshedspligt omkring forhold, som de i forbindelse med arbejdet måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved denne aftales ophør. 20 Procedurer for kvalitetssikring 20a Leverandøren skal til enhver tid have en beskrivelse af konkrete procedurer til sikring af kvaliteten i den udbudte ydelse, herunder metode til overholdelse af procedurer af regler og procedurer for stikprøvekontrol i forbindelse med opvarmning, procedurer for kontrol med og dokumentation for overholdelse af opvarmingsvejledning. 21 Procedurer for oplæring af nye chauffører/ansatte 21a Leverandøren skal til enhver tid have en beskrivelse af konkrete procedurer til for oplæring af nye chauffører/ansatte i henhold til kravene. 22 Foranstaltninger for stabil drift 22a Leverandøren skal til enhver tid have en beskrivelse af de foranstaltninger, der træffes for at sikre en stabil drift af den udbudte ydelse. 11 af 11