Retningslinjer for anlægsarbejder i Haderslev Kommune

Transkript

1 Retningslinjer for anlægsarbejder i Haderslev Kommune 17. juli 2012

2 Indhold 1. Indledning Retningslinjernes anvendelsesområde Den politiske behandling Kompetencediagram ved anlægsopgaver over 10 mio. kr Kompetencediagram ved anlægsopgaver mellem 2 og 10 mio. kr Anlægsopgaver under 2 mio. kr Anlægsarbejdets faser Idéoplæg Anlægsprogram Projektforslaget For- og hovedprojekt Indkøb af rådgivnings- og entreprenørydelser Indkøb af rådgiverydelser Indkøb af entrepriser

3 1. Indledning Disse retningslinjer er udarbejdet for at danne en ramme for visse anlægsopgaver, der udføres af Haderslev Kommune inden for Udvalget for Plan og Miljøs område og for havne, der vedrører Økonomiudvalget. Formålet med retningslinjerne er, at afklare de politiske beslutningsprocesser i forbindelse med en række større anlægsopgaver, samt at give administrationen en vejledning i, hvilke oplysninger der bør være til stede i forbindelse med den politiske beslutningsproces. Herudover angives rammerne for indkøb af rådgiver og entreprenørydelser i forbindelse med et anlægsarbejde. 1.1 Retningslinjernes anvendelsesområde Retningslinjerne anvendes i forbindelse med større anlægsopgaver over 2 mio. kr. (eksklusiv moms), hvor kommunen er bygherre inden for byggemodninger, infrastruktur, natur og miljø, havne og lignende anlægsopgaver, der afholdes inden for det skattefinansierede område. Retningslinjerne er ikke gældende for byggearbejder. 3

4 2. Den politiske behandling Behandlingen af en anlægsopgave i det politiske system afhænger af, hvor stor udgiften til opgaven er. Retningslinierne skelner mellem opgaver over 10 mio. kr., opgaver mellem 2 og 10 mio. kr. og opgaver under 2 mio. kr. Alle beløb er ekskl. moms. Der henvises i øvrigt til Haderslev Kommunes Kasse-regnskabsregulativ, bilag 16. Nedenfor er vist opgavefordelingen mellem administration, fagudvalg, økonomiudvalg og byråd i processerne fra idéen til en anlægsopgave opstår, og indtil der har været afholdt licitation på anlægsarbejdet. 2.1 Kompetencediagram ved anlægsopgaver over 10 mio. kr. (eksklusiv moms) idéoplæg Fagudvalg Administrationen Økonomiudvalg Byråd Indstilling Anbefaling Anbefaling Projektrådgiver anlægsprogram Projektforslag Indstilling Anbefaling Anbefaling, samt meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb for- og hoved projekt Indstilling licitation * * Licitationsresultat godkendes administrativt, hvis udvælgelseskriteriet for licitationen er billigste pris. Hvis andet er tilfældet, skal licitationsresultatet godkendes i fagudvalget. 4

5 2.1 Kompetencediagram ved anlægsopgaver mellem 2 og 10 mio. kr. (eksklusiv moms) idéoplæg Projektrådgiver Fagudvalg Administrationen Økonomiudvalg Byråd Indstilling Anbefaling Anbefaling Samt meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb anlægsprogram Indstilling Projektforslag for- og hoved projekt licitation * * Licitationsresultatet godkendes administrativt, hvis udvælgelseskriteriet for licitationen er billigste pris. Hvis andet er tilfældet, skal licitationsresultatet godkendes i fagudvalget. 2.3 Anlægsopgaver under 2 mio. kr. (eksklusiv moms) Ved en anlægssum mindre end 2 mio. kr. ekskl. moms, vil der udelukkende blive en politisk behandling i fagudvalg, økonomiudvalg og Byråd i forbindelse med meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb. Anlægsregnskabet aflægges løbende for fagudvalget og indgår derefter i årsregnskabet. 5

6 3. Anlægsarbejdets faser De enkelte faser i et anlægsprojekt er kort beskrevet i dette kapitel. 3.1 Idéoplæg Et ideoplæg indeholder typisk oplysninger om: Hvad der er tanken og ideen bag projektet. Beskrivelse af, hvordan projektet kan realiseres. Planmæssige forudsætninger for projektets realisering. Evt. jordkøb og jordbundsforhold. Evt. tegninger af eksisterende forhold og skitser af fremtidige forhold. En tidsramme for projektet. Et skøn over den samlede anlægsomkostning Evt. andre myndigheder eller interesseorganisationer der skal inddrages i projektet. Fremtidige driftsomkostninger afledt af anlægsprojektet (Skøn). 3.2 Anlægsprogram Anlægsprogrammet bygger videre på idéoplægget, og angiver typisk følgende: Omfanget af anlægget, herunder en beskrivelse af evt. konstruktioner og installationer der skal etableres. Kvalitetsmål for projektet f.eks. overfladekvalitet, miljømålsætninger, mål for infrastruktur og trafiksikkerhed m.v. De forundersøgelser der skal foretages for at belyse anlæggets forudsætninger, som f.eks. geologiske, miljømæssige, topografiske, arkæologiske, arealforhold, trafikale forhold, juridiske forhold samt særlige myndighedskrav og eksisterende forsyningsforhold. Skitser af anlægget med funktionsbeskrivelser. En tidsplan opdelt i faser, såsom projektering, myndighedsbehandling og udførelse. Et budget for anlægsopgaven opdelt i forskellige poster, som minimum i posterne grundanskaffelser, anlægsomkostning og øvrige omkostning Nødvendige oplysninger vedr. planmæssige forhold, miljøforhold, tilslutningsmuligheder til forsyningsanlæg og trafikale forhold. Hvordan anlægsarbejdet er tænkt udbudt. Fremtidig drift og vedligeholdelse af anlægget, herunder fremtidige driftsomkostninger. 3.3 Projektforslaget Projektforslaget indeholder: Supplerende undersøgerlser, der er nødvendige for den videre projektering. En redegørelse for berørte arealer, samt overordnede tegninger og beskrivelser af anlægsarbejdet. Overordnede tegninger og beskrivelser af de konstruktioner og installationer, der måtte indgå i anlægsarbejdet. En ajourført tidsplan for projektering, udbud og udførelse. Principgodkendelser fra diverse myndigheder. Projektforslaget kan undlades ved mindre opgaver. 6

7 3.4 For- og hovedprojekt For- og hovedprojektet indeholder: Materiale der skal fremsendes til myndigheder Tegninger, arbejdsbeskrivelser og evt. tilbudslister, der skal anvendes til indhentning af tilbud. Detaljeret tidsplan for udførelse og aflevering af anlægsarbejdet. Et ajourført budget for anlægsarbejdet. 7

8 4. Indkøb af rådgivnings- og entreprenørydelser I forbindelse med indkøb af rådgivnings- og entreprenørydelser er nedenstående rammer gældende. 4.1 Indkøb af rådgiverydelser Rådgivningsaftaler udarbejdes i overensstemmelse med Almindelige betingelser for rådgivning og bistand (ABR 89). Hvis rådgivningsudgifterne har en størrelse, så EU-direktivernes grænseværdier overskrides, skal der gennemføres et EU-udbud, som hovedregel med forudgående prækvalifikation af tilbudsgiverne. I henhold til Lov om tilbudsindhentning skal tjenesteydelser over kr. annonceres. Beløbet opgøres for ensartede ydelser over 48 måneder for kommunen som helhed. Indkøb af rådgiverydelser skal endvidere ske i henhold til Politik for konkurrenceudsættelse i Haderslev Kommune og efter de administrative retningslinjer. Som alternativ til annoncering eller EU-udbud kan rådgiverydelsen indkøbes via en SKIrammeaftale. 4.2 Indkøb af entrepriser Fag- og hovedentrepriser indhentes på grundlag af Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (AB 92). Totalentrepriser indhentes på grundlag af, Almindelige betingelser for Totalentreprise (ABT 93). Anlægsopgaver vil alt efter opgavens karakter blive udbudt i fag-, hoved. eller totalentreprise, i offentlig eller begrænset licitation eller i underhåndsbud. Hvis entreprenørydelserne har en størrelse, så EU-direktivernes grænseværdier overskrides, skal der gennemføres et EU-udbud, som hovedregel med forudgående prækvalifikation af tilbudsgiverne. Ved udbud under EU s grænseværdier skal udbud ske i henhold til Tilbudsloven, Lovbekendtgørelse 562, samt Politik for konkurrenceudsættelse i Haderslev Kommune, og efter de administrative retningslinjer. 8

9 Kommunale Ejendomme Haderslev Kommune Gåskærgade Haderslev 9