Vejledning til mindstelønsportal

Transkript

1 Vejledning til mindstelønsportal Siden 1. januar 2017 kan anmeldelsen ske elektronisk for de chauffører, som er ansat i en ikke tysk-virksomhed, og som udfører transporter til/fra/i Tyskland (transit er som eneste undtaget). Indtil 30. juni 2017 vil det stadig være muligt at anmelde ved hjælp af fax. Efter denne dato vil det ikke være muligt at anmelde via fax. Virksomheden skal oprette en brugerkonto. Yderligere information kan findes under Questions and answers på hjemmesiden (tilgængelig på tysk/engelsk/fransk). Når man har lavet en anmeldelse på den elektroniske portal, vil man efterfølgende modtage en bekræftelse, som kan udskrives eller gemmes på computeren. Eneste ændring fra 1/ er, at anmeldelsen fremadrettet skal ske elektronisk, samt at mindstelønnen er steget til 8,84 euro pr. time. Ellers er der ikke yderligere ændringer i regler. Denne vejledning angiver, hvordan brugerkontoen oprettes, og hvordan anmeldelsen laves med følgende punkter: Punkt 1 - Startside Punkt 2 Registrering af virksomheden Punkt 3 Oplysninger om virksomheden Punkt 4 Startsiden, når du er logget ind Punkt 5 - Anmeldelsen af chauffører (egne ansatte) Punkt 6 - Anmeldelse af chauffører (ved anvendelse af lånte/lejede chauffører vikarer) 1

2 Punkt 1 - Startside For at følge denne vejledning skal engelsk vælges som sprog. Dette kan vælges øverst i højre hjørne på startsiden (markeret med rødt). På startsiden er der følgende muligheder: 1 Sign in/register: Her kan man oprette brugerkontoen samt logge ind. 2 Insurances of Supplier: Skal anvendes i tilfælde af, at man udlejer/udlåner chauffører, der skal køre transport til/fra Tyskland. 3 FAQ. 2

3 Punkt 2 Registrering af virksomheden 1 For at kunne lave en elektronisk anmeldelse skal man oprette en brugerkonto. Dette skal kun gøres første gang, inden man laver anmeldelsen. Husk derfor brugernavn og kode til næste gang, du skal lave en anmeldelse. For at oprette en brugerkonto skal du klikke på Sign in/register på startsiden. Herefter åbner der et nyt vindue. For at oprette en brugerkontro skal du her klikke på Create user account. 3

4 I feltet User name (1) skal du indtaste et valgfrit brugernavn. Dette skal bruges, når du senere skal logge ind igen. I feltet address (2) skal du indtaste den adresse, du vil bruge. For at aktivere kontoen bliver der sendt en til denne adresse, hvor man skal klikke på et link for at aktivere kontoen. I felt Repeat your address (3) skal du indtaste din adresse igen. I felt Password (4) skal du indtaste dit kodeord. Dette skal bestå af mindst 8 tegn, hvoraf der skal indgå mindst fire bogstaver, et tal eller specialtegn. Derudover må der ikke være to ens tegn efter hinanden. Kodeordet skal igen indtastes ved Repeat password (5). Derefter skal du sætte kryds i boksen (6). Når du sætter kryds her, bekræfter du, at du har læst deres datapolitik og samtykker til denne. Herefter skal du trykke på Create an account (7). Herefter bliver der sendt en aktiveringmail til din . For at gøre registreringen færdig skal du trykke på dette link. Se nedenstående (8). 4

5 Når du har trykket på linket, åbner et nyt vindue med et link (1). For at fortsætte registrering skal du klikke på dette link. Herefter kommer du videre til loginsiden, hvor du kan logge ind på din nyoprettede konto. I feltet user-id (1) skal du skrive dit brugernavn. Under password (2) skal du skrive dit kodeord. For at komme videre skal du klikke på Login (3). Før din første anmeldelse skal du indtaste virksomhedens data. For at komme videre skal du trykke på Continue. 5

6 Punkt 3 Oplysninger om virksomheden Der skal ske angivelse i alle felter. Surname (1) = Efternavn First name (2) = Fornavn Company (3) = Firmanavn Street (4) = Vej House number (5) = Nummer Postal code (6) = Postnummer Place (7) = By Country of origin (8) = Land For at gemme dataene skal du trykke på Save changes (9). Herefter skal du trykke på Continue (10) for at komme videre til startsiden. 6

7 Punkt 4 Startsiden, når du er logget ind På startsiden, når du er logget ind, er der følgende muligheder: 1 My account information Her kan du ændre din adresse og kodeord. 2 My registration information Her kan du ændre dine registreringsdata. 3 Log-out Her kan du logge ud. 4 My notifications Her finder du de anmeldelser, du har lavet tidligere. 5 My drafts Her finder du de anmeldelser, som du har gemt som udkast. 6 Notification Anmeldelse. 7 Employer s operational scheduling (stationary) Anmeldelse, hvis man har ansatte, der arbejder uden for tidsrummet kl til 22.00, eller som har forskellige arbejdssteder. 8 Employer s operational scheduling (mobile) Anmeldelse, hvis den ansatte ikke har faste arbejdssteder som eksempelvis ved godstransport. Har du ansatte chauffører, der kører til/fra/i Tyskland, er det denne, du skal anvende. 9 Notification by the user Anmeldelse for virksomhed, der låner/lejer den ansatte (vikar). 10 User s operational scheduling (stationary) Anmeldelse for virksomhed, der låner/lejer den ansatte (vikar), og som arbejder uden for tidsrummet kl til 22.00, eller som har forskellige arbejdssteder. 11 User s operational scheduling (mobile) Anmeldelse, hvis den ansatte ikke har faste arbejdssteder som eksempelvis ved godstransport. Har du lånt/lejet chauffører (vikarer), der kører til/fra/i Tyskland, er det denne, du skal anvende. 12 Insurances of Supplier Erklæring fra arbejdsgiver ved anvendelse af vikarer. Anvender du chauffører, der er lånt eller lejet ind, skal du ved anmeldelsen uploade denne erklæring, som skal være underskrevet af arbejdsgiver. For at udfylde erklæringen skal du trykke på feltet. Erklæringen kan hentes ned på tysk, engelsk og fransk. 13 Questions and answers Spørgsmål og svar (FAQ). Denne findes på tysk, engelsk og fransk. 7

8 Punkt 5 - Anmeldelse af chauffører (egne ansatte) For at lave anmeldelsen skal du klikke på Employer s Operational Scheduling (mobile) (8) på startsiden (se punkt 4). Når du klikker her, kommer du frem til dette billede: Når du kommer frem til dette billede, vil de registreringsdata, du har indtastet (under punkt 3), fremgå her. Kontroller, at dataene er korrekte, og klik på Continue (1) for at komme videre. 8

9 Angivelse af arbejdet På denne side skal du angive oplysninger om arbejdet. Ved feltet Sector selection (1) skal du angive branche. Her vælger du Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe (klik på pilen i højre side for at udvælge branchen). Ved Begin (2) vælger du starten for arbejdet (hvornår anmeldelsen skal begynde fra). Ved Expected end (3) vælger du afslutningen af arbejdet. Anmeldelsen kan ske for maksimalt 6 måneder. For at komme videre skal du klikke på Continue (4) 9

10 Dokumentation På denne side skal du angive, hvor dokumentationen for mindstelønnen (eksempelvis ansættelsesaftale, arbejdstidsfortegnelse, lønsedler) bliver opbevaret. Enten kan du vælge, at dette skal være et sted i Tyskland. Hvis du opbevarer dokumenterne i Tyskland, skal du udfylde punkt 1-7. Alternativt kan du vælge, at dokumenterne ligger i udlandet (eksempelvis på virksomheden i Danmark). Hvis du vælger at opbevare dokumentationen uden for Tyskland, skal du krydse af i boksen (8). Når du krydser af i boksen, erklærer du, at du i tilfælde af forespørgsel fra det tyske toldvæsen vil fremsende dokumentationen på tysk til de tyske myndigheder. I tilfælde af en sådan kontrol vil man få en frist fra myndighederne til at sende dokumentationen. ITD har hjulpet flere medlemmer med at indsende dokumentation for overholdelse af mindstelønnen. Hvis man ikke indsender dokumentation, kan dette straffes med bøde. For at komme videre til næste side skal du klikke på Continue (9). 10

11 Oversigt over udsendte chauffører På denne side skal du angive oplysninger om de chauffører, der skal køre til/fra/i Tyskland. Denne side svarer til den side, der tidligere skulle faxes til de tyske myndigheder. Ved Surname (1) skal du angive chaufførens efternavn. Ved First name (2) skal du angive chaufførens fornavn. Ved Date of birth (3) skal du angive chaufførens fødselsdato. Ved Begin (precise date) (4) skal du angive startdato. Ved Expected end (5) skal du angive slutdato (maksimalt 6 måneder efter startdato). Ved Number of deployments (6) skal du angive det forventede antal transporter for chaufføren i Tyskland i den valgte periode. Hvis du skal anmelde flere chauffører, skal du klikke på + i venstre hjørne (7). For at komme videre skal du klikke på Continue (8). På næste side kommer der en oversigt over de data, du har indtastet. Hvis der er fejl, skal du klikke tilbage til de tidligere sider for at lave rettelser. Klik på Back (1). Er oplysninger korrekte, skal du klikke på Continue (2). 11

12 Erklæring På næste side skal man lave en erklæring om, at man ved arbejde i Tyskland overholder de tyske regler. Når du sætter kryds i boksen (1), erklærer du, at du overholder de tyske regler. For at sende anmeldelsen skal du herefter klikke på Send (2). Når du har klikket på Send, kommer der et billede op, hvor man skal erklære, om dataene er korrekte og fuldstændige. For at sende anmeldelsen, skal du bekræfte ved at klikke på Yes (1) 12

13 Bekræftelse Når du har sendt anmeldelsen, modtager du en bekræftelse, som kan udskrives ved at klikke på Print (1). For at afslutte anmeldelse skal du klikke på End (2). 13

14 Punkt 6 - Anmeldelse af chauffører (ved anvendelse af lånte/lejede chauffører vikarer) For at anmelde chauffører, som man har lejet eller lånt (vikarer), skal du vælge User s operational scheduling (mobile) på forsiden (se under punkt 4). Når du klikker på den, kommer du frem til denne side. Her vil de data, du har tastet ind om virksomheden, fremgå. Kontroller, at disse er korrekte. For at gå videre klik på Continue (1). 14

15 På denne side skal du angive oplysninger om arbejdet. Ved feltet sector selection (1) skal du angive branche. Her vælger du Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe (klik på pilen i højre side for at udvælge branchen). Ved Begin (2) vælger du starten for arbejdet (hvornår anmeldelsen skal begynde fra). Ved End (3) vælger du afslutningen af arbejdet. Anmeldelsen kan ske for maksimalt 6 måneder men anmeldelsen bør dog ikke ske for længere end den periode, chaufføren er lejet/lånt. Punkt 4-11 er oplysninger om den virksomhed, man har lånt/lejet chaufføren fra. Surname (4) = Efternavn First name (5) = Fornavn Company (6) = Firmanavn Street (7) = Vej House number (8) = Husnummer Postal code (9) = Postnummer Place (10) = By Country of origin (11) = Land Ved nummer 12 skal du uploade en erklæring fra den ansattes arbejdsgiver, om at de overholder de tyskle regler se nummer 12 under punkt 4. Klik på symbolet ved nummer 12 for at uploade erklæringen. 15

16 Når du klikker på symbolet for at uploade, kommer dette billede frem. For at uploade erklæringen skal du klikke på Choose files (12a). Herefter har du mulighed for at indsætte dokumentet fra din computer. Når du har valgt filen, skal du klikke på Attach (12b). Herefter klikker du på Back to the form (12c) for at komme tilbage til anmeldelsen. Når du er tilbage ved anmeldelsen skal du klikke på Continue. Dokumenter Du skal her angive, hvor dokumentation på overholdelse af mindstelønnen opbevares. Såfremt den uploadede erklæring fra arbejdsgiveren er korrekt, sætter du kryds i boksen (1). Du erklærer herved at alle oplysningerne er korrekte og fuldstændige. Alternativt kan du angive en adresse, hvor dokumenterne opbevares i Tyskland (nr. 2-8) Når du har lavet en af de to angivelser, skal du klikke på Continue (9) for at komme videre. 16

17 Oplysninger om chaufføren På denne side skal du angive oplysninger om de chauffører, der skal køre til/fra/i Tyskland. Denne side svarer til den side, der tidligere skulle faxes til de tyske myndigheder. Ved Surname (1) skal du angive chaufførens efternavn. Ved First name (2) skal du angive chaufførens fornavn. Ved Date of birth (3) skal du angive chaufførens fødselsdato. Ved Begin (precise date) (4) skal du angive startdato. Ved End (5) skal du angive slutdato. Ved Number of deployments (6) skal du angive det forventede antal transporter for chaufføren i Tyskland i den valgte periode. Hvis du skal anmelde flere chauffører, skal du klikke på + i venstre hjørne (7). For at komme videre skal du klikke på Continue (8). På næste side kommer der en oversigt over de data, du har indtastet. Hvis der er fejl, skal du klikke tilbage til de tidligere sider for at lave rettelser. Klik på Back (1). Er oplysninger korrekte skal du klikke på Continue (2). Når du har klikket på Send, kommer der et billede op, hvor man skal erklære, om dataene er korrekte og fuldstændige. For at sende anmeldelsen skal du bekræfte ved at klikke på Yes (1). 17

18 Når du har sendt anmeldelsen, modtager du en bekræftelse, som kan udskrives ved at klikke på Print (1). For at afslutte anmeldelse skal du klikke på End (2). MFE/