REFERAT. E/F Skyttegårdsvej/Vigerslevvej ordinær generalforsamling

Transkript

1 EJENDOMS- ADMINISTRATION Frederiksberg, 20. april 2017 REFERAT Ejd.nr E/F Skyttegårdsvej/Vigerslevvej ordinær generalforsamling Mødested: Foreningslokalet, Skyttegårdsvej 5, 2500 Valby Mødedato: 4. april 2017 kl Fremmødte: Der var repræsenteret 16 af foreningens 76 lejligheder, repræsenterende 240 af ejendommens i alt stemmeberettigede 982 fordelingstal, idet ejerforeningen selv ejer6 kælderrum, der er registreret som ejerlejligheder svarende til 24 fordelingstal. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent. 2. Formandens beretning. 3. Forelæggelse af regnskab. 4. Indkomne forslag. 5. Forelæggelse og godkendelse af budgetforslag. 6. Valg af formand og øvrige bestyrelsesmedlemmer. 7. Valg af administrator. 8. Valg af revisor. 9. Eventuelt. 1. Valg af dirigent og referent. Bestyrelsesmedlem Pernille Qvist Olsen blev valgt som dirigent. Tina Skou Hansen/DEAS blev valgt som referent. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og afholdt i henhold til vedtægternes bestemmelse og at generalforsamlingen var beslutningsdygtig i dagsordenens punkter. 2. Formandens beretning. Formanden aflagde beretningen, som i sin helhed er vedlagt referatet som bilag. Der blev stillet enkelte afklarende spørgsmål til årsberetningen, der derefter blev taget til efterretning. Beretningen er vedhæftet referatet som bilag. 3. Forelæggelse af regnskab. Tina Skou Hansen fremlagde årsregnskabet for 2016, der viste et resultat på kr ,- som var disponeret overført til foreningens egenkapital, der herefter pr udgjorde kr Årsregnskabet blev enstemmigt godkendt. 4. Indkomne forslag. Der var ikke indkommet forslag til behandling. 5. Forelæggelse og godkendelse af budgetforslag. Bestyrelsen havde sammen med budgetforslaget udsendt tidligere udarbejdet vedligeholdelsesoversigt frem til 2022 som blev fremlagt og godkendt på sidste års generalforsamling og gennemgik i den forbindelse bestyrelsens drøftelse og forslag til at få udarbejdet et beslutningsoplæg til et samlet projekt om DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel info@deas.dk cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding

2 totaludskiftning af vinduer og døre i ejendommen i 2018 i stedet for en flerårig udskiftning. En samlet udskiftning vil reducere udgifterne væsentligt. Projektet blev drøftet overordnet af generalforsamlingen Et udarbejdet beslutningsoplæg herunder finansieringsforslag med fælleslån eller kontant indbetaling vil blive fremlagt på en senere ekstraordinær generalforsamling Derefter gennemgik dirigenten bestyrelsens øvrige budgetforslag for 2017 med uændrede fællesudgifter. Det fremlagte budget for 2017, herunder godkendelse af evt. køb af 1 kælderejerlejlighed, blev enstemmigt godkendt som nedenstående. Vedligeholdelsesoversigten er ligeledes vedhæftet referatet som bilag: Indtægter: Aconto E/F-bidrag Parkering/garage/carport Andre indtægter I alt Indtægter i alt Udgifter: Bidrag til grundejerforening m.m. Fællesudgifter kælderrum Forbrugsafgifter Grundskyld Fælles elforbrug Vand Renovation Forsikringer og abonnementer Forsikringer Abonnementer Vicevært/renholdelse Ejendomsservice, trappevask mm Materialeudgifter og anskaffelser Drift af fællesarealer Administrationshonorar Administrationshonorar, DEAS A/S Øvrige administrationsomkostninger Godtgørelse til bestyrelse Revisor Ingeniør, teknisk bistand Udarbejdelse af varmeregnskab Gebyrer mv Porto Mødeudgifter Diverse Løbende vedligeholdelse Løbende vedligeholdelse Større vedligeholdelses arbejder Ifølge vedligeholdelsesplan Hensættelser Hensættelse til grundfond Hensættelse til vedligeholdelsesplan Samlede udgifter i alt

3 Årets resultat A Note: Kælderrum, ekstern ejer Vigerslevvej Omkostninger Del af vedligeholdelsesplan Valg af formand og øvrige bestyrelsesmedlemmer. Davur Joensen blev valgt som formand. Som øvrige bestyrelsesmedlemmer blev følgende valgt: Hanne Engel Winkel, Pernille Qvist Olsen og Jon Kjærsgaard, Mogens Møller Som suppleanter: Signe Strange Jensen og Mark Busk Nielsen Bestyrelsen er herefter således sammensat: Davour Joensen ejer af Vigerslevvej 146, 1. tv. (på valg i 2017) og Vigerslevvej 148, 1. th. Hanne Engel Winkel ejer af Skyttegårdvej 1, st. tv. (på valg i 2017) Pernille Qvist Olsen ejer af Skyttegårdvej 11, 1. mf. (på valg i 2017) Jon Kjærsgaard eker af Skyttegårdvej 5, 2. mf. (på valg i 2017) Mogens Møller ejer af Vigerslevvej 148, 2. th. (på valg i 2017) Suppleanter: Signe Strange Jensen ejer af Skyttegårdvej 11, st. th. (på valg i 2017) Mark Busk Nielsen ejer af Skyttegårdvej 11, st. tv. (på valg i 2017) 7. Valg af administrator. DEAS blev genvalgt. 8. Valg af revisor. Revisionsfirmaet Niels Harder A/S, Østbanegade 3, 2100 København Ø blev genvalgt. 9. Eventuelt. En ejer, der desværre ikke havde mulighed for at være tilstede havde fremsendt ønske om at drøfte de fremmødte ejeres interesse for altanetablering. Emnet blev drøftet. Konklusionen blandt forsamlingen blev at man først ville have gennemført vindues- og dørudskiftning før man ønskede at arbejde videre med evt. altanetablering. En ejer foreslog at det kunne undersøges, hvad evt. udvidelse af fransk altan vil koste. Tidligere indkøbte havestole er forsvundet. En ejer ønskede at drøfte mulighed for dispensation for forbud mod husdyrhold. Bestyrelsen meddelte at ejer kan stille forslag om vedtægtsændring. Der trænger til oprydning i cykelkælder Storskraldssituationen blev drøftet generelt. Henstilling til at der ikke smides cigaretskod ud fra altanen og til at man skal huske at rydde op efter sig efter brug af haven. Ønske om optegning af parkeringsbåse. Det er kun foreningens egne parkeringspladser der kan foretages optegning af. Dirigenten hævede generalforsamlingen og takkede de fremmødte for en god og saglig debat. Generalforsamlingen blev afsluttet kl Dette referat er underskrevet elektronisk ved brug af NemID, jf. Foreningens tegningsregler. Underskrifterne fremgår af dokumentets sidste side.

4 Formandens beretning 2016, Generalforsamling 4/ kl 19:00 Efter sidste generalforsamling blev en del af bestyrelsen udskiftet, primært fordi den tidligere formand og et par andre medlemmer fraflyttede ejendommen. Der gik det meste af sommeren før den nye bestyrelse var konstitueret og trukket i arbejdstøjet. Bestyrelsen har efterfølgende arbejdet målrettet på at uddele ansvar for de forskellige opgaver blandt medlemmerne således at det ikke kun er formanden som løser opgaverne. Dørprojekt er færdiggjort, alle har fået nøgler og postkasse-lås samt en hængelås til kælderrummet. Der har været 1 års gennemgang af dørene; På nogle af dørene har gummilisten i bunden løsnet sig. Derudover er der et generelt problem idet der er monteret cylinderringe som ikke er dybe nok, dette medfører at låsene er nemmere at bryde op. Bestyrelsen er i kontakt med tømrerfirmaet for at få udskiftet cylinder ringene og udbedret gummilisterne. Tilførselsrøret til Koldtvand i fyrrummet under Skyttegårdvej 5 er blevet udskiftet da det var næsten gennemtæret og der var risiko for at der kunne opstå lækage. Røret til den anden bygning blev iøvrigt skiftet i 2015 Bundene i kælderskaktene ved Vigerslevvej 148, og Skyttegårdvej 5 er blevet renoveret, og væggene pudset op, højvandslukke er monteret som sikrer mod tilbageløb ved høj vandstand. Varmemålere udskiftet i ejendommen. De nye målere muliggør fjernaflæsning således at man ikke behøves at være hjemme når der skal aflæses varme, målerne lejes fra ISTA for en 10 årig periode da dette var den billigste løsning. 1 lejlighed mangler stadig at få skiftet målere. Der er bestilt elektriker til at udskifte belysningen på p-pladsen, da den nuværende belysning ikke giver meget lys. Der vil blive monteret en 150 W LED lampe istedet. Bevægelses sensoren i kælderen Skyttgårdvej 9 bliver også skiftet, da den er defekt. Antenneforeningen er blevet nedlagt. De enkelte medlemmer har fået en del af gebyret retur. De resterende kr er overført til ejerforeningen. Arbejdsdag: Bestyrelsen havde arrangeret arbejdsdag den 7. Aug. Der blev fjernet ca. 20 kubikmeter haveaffald, hegnet ved p - pladsen blev opført og generel oprydning i ejendommen. Meget få deltagere men vi nåede meget, stor tak til de fremmødte! Storskrald; Der har været nogle arbejdsdage henover året hvor rummet til storskrald er blevet tømt. Qua den meget ringe deltagelse er det besluttet at det fremadrettet vil være vores vicevært-firma der varetager opgaven. Det er vigtigt at når man sætter skrald ned i storskrald-rummet så sæt det så langt ind i rummet som muligt, og reoler o.s.v. skal klappes sammen, ellers fylder det for meget og rummet bliver fyldt op for hurtigt. Det er ikke tilladt at efterlade affald i kældergangene! Ejerforeningen har et ønske om at eje alle kælderrum i ejendommen, således at vi har mulighed for at reagere hvis rummene anvendes til uønsket aktivitet. Derfor er 2 kælderrum blevet købt i Foreningen ejer nu alle kælderrum på nær 1. Foreningens hjemmeside. Det er besluttet at foreningens hjemmeside skal flyttes til en anden udbyder. Derved får vi en mere vedligeholdelsesvenlig løsning, og bestyrelsen får mulighed for at gemme dokumenter o.s.v. ét sted. Dette arbejde er ikke færdiggjort endnu. Der har været en del udfordringer med at folk ikke kan finde ud af hvilket kælderrum der hører til deres lejlighed. Det sker typisk når nye folk tilflytter og de skal finde deres kælderrum, så har en anden sat sin hængelås på døren. Det er ønskeligt at man finder en måde at undgå dette problem i fremtiden. Det kunne f.eks. ske ved at hvert kælderrum udstyres med et skilt med lejlighedsnummeret på. Der er en kraftig hængelås til hver lejlighed som skal bruges til kælderrummet. Den bør altid sidde på kælderrummet. Vinduer: Der har været nogle reparationer af vinduer henover året, og det forventes at der vil komme flere over de kommende år da vinduerne er fra ca Derfor er bestyrelsen gået i gang med at undersøge hvordan vi kan få udskiftet alle vinduer i ejendommen. Det er bedre at bruge pengene på nye vinduer fremfor at bruge flere og flere penge på vedligeholdelse. Derudover vil det også give en bedre komfort i lejlighederne og man vil kunne opnå en besparelse på varmeregningen. Vi har den lidt ambitiøse plan at udskiftningen skal ske allerede i Det forudsætter at vi kan planlægge projektet henover sommer/efterår i 2017, og så få det godkendt på næste generalforsamling, som formentlig bliver en ekstraordinær generalforsamling.

5 Opfølgning på vedligeholdelsesplanen for 2016: Planlagte opgaver: Udskiftning af kældervinduer, og tilmuring af kældervinduer hvor det ikke er nødvendigt med vindue: Denne opgave er slettet idet planen nu er at skifte samtlige vinduer i Renovering af kælderskakte ved Vigerslevvej 148 og Skyttegårdvej 5: Arbejdet er udført. Køb af kælderrum fra private ejere: Dette er gennemført. Der er ikke udarbejdet vedligeholdelsesplan for 2017 endnu, idet denne afhænger af hvad vi beslutter omkring vinduesprojektet. Husk: Brug alle containere i affaldsrummet, det er ikke kun de yderste containere der skal bruges, og efterlad ikke affald udenfor affaldsrummet. Storskrald skal i storskraldsrummet, og ikke efterlades i kældergangene. Husdyr er ikke tilladt i ejendommen! Velkommen til nye ejere/beboere!

6

7 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Hanne Engel Winkel Bestyrelse På vegne af: EF Skyttegårdvej/Vigerslevvej Serienummer: PID: IP: :59:56Z Mogens Møller Bestyrelse På vegne af: EF Vigerslevvej/Skyttegårdsvej Serienummer: PID: IP: :30:55Z Davur Joensen Formand På vegne af: EF Vigerslevvej/Skyttegårdvej Serienummer: PID: IP: :26:10Z Jon Kjærsgaard Bestyrelse På vegne af: EF Skyttegårdvej/Vigerslevvej Serienummer: PID: IP: :40:15Z Pernille Qvist Olsen Dirigent På vegne af: EF Vigerslevvej/ Skyttegårdvej Serienummer: PID: IP: :37:12Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: