Excel Guiden. Version Fra begynder til ekspert. Af Thomas Skov Iversen. Side 0 af 201

Transkript

1 Excel Guiden Version 2017 Fra begynder til ekspert Af Thomas Skov Iversen Side 0 af 201

2 Indholdsfortegnelse Fakta... 9 Om forfatteren... 9 Hvad du kommer til at lære... 9 Sådan bruger du guiden...10 Hvad er Excel?...12 Brugerfladen En grundlæggende gennemgang...13 Startskærmen...13 Et overblik...14 Hurtig adgang...15 Båndet...16 Formellinjen...18 Regnearket...20 Genvejemenu og miniværktøjslinjen Genveje Opgaveruden...22 Filer...22 Gem og Gem Som...23 Opret ny projektmappe...24 Åben eksisterende projektmappe...24 Udskriv regneark Hvad skal udskrives? Hvordan skal det udskrives? Papirorientering Papirformat Marginer Tilpas indhold i arket til print Oplysninger...26 Indstillinger...27 Side 1 af 201

3 Opdatering...28 Lær din regneark bedre at kende...30 Arbejd med flere regneark...30 Sådan opretter du et nyt regneark...30 Sådan kopiere/duplikerer du et regneark...31 Sådan navngiver og flytter du et regneark...31 Sådan sletter du et regneark...32 Sådan farvelægger du dine regneark-faner...32 Håndtering af selve regnearket...33 Hvad kan et regneark indeholde...33 Markering af celler...34 Musemarkøren 5 udseender...34 Justering af kolonner og rækker...35 Indsæt/slet rækker og kolonner...37 Hjem båndet Formater dit indhold...39 Udklipsholderen Klip, Kopier og Indsæt...39 Klip...39 Kopier...40 Indsæt...40 Udklipsholderpanelet...41 Skrifttype Style dit indhold...42 Justering Flyt dit indhold rundt i cellen...44 Sådan justerer du dit indhold i cellen...44 Roter og indryk dit indhold...45 Tilpas indhold til cellen...45 Tal Vis dine talværdier med den rigtige formatering...46 Typografier Prædefineret formatering af dit indhold...47 Vælg en prædefineret tabelformatering...47 Brug en prædefineret celleformatering...48 Side 2 af 201

4 Sådan gemmer du din egen formatering...48 Celler...50 Redigering en blandet pose bolsjer...50 De grundlæggende funktioner Spar tid med fyld og fyldhåndtaget...51 Fyldhåndtaget Sådan rydder du formatering og eller indhold...53 Grundlæggende sortering...54 Grundlæggende filtre (AutoFilter)...55 Søg og erstat i Excel...57 Formler (og funktioner)...59 Formler og funktioner definitioner...59 Regneoperatorer...60 Matematiske operatorer...61 Sammenligningsoperatorer...61 Sammenføjningsoperatorer...61 Referenceoperatorer...62 Funktionsbiblioteket - Din adgang til funktioner...62 Hjælp til funktioner...62 Hurtig Analyse - endnu en genvej til funktioner...65 Beregn din låne-ydelse - En finansiel funktion...66 Hvis A er højere end B, så skal dette ske - En logisk funktion...68 Fjern de første fem karakterer i en tekst En Tekst funktion...69 Giv mig dato og tidspunkt En Dato og klokkeslæt funktion...70 Find nøgleværdi i tabel En Opslag og reference funktion...71 Afrund et tal En Matematik og trigonometri funktion...73 Relative og absolutte reference...73 Referencer på tværs af ark...76 Navngivning af celler...77 Side 3 af 201

5 Visualisering og sporing af formler...79 Indsæt Illustrationer og diagrammer...81 Sådan indsætter du illustrationer og billeder...81 Sådan laver du et cirkeldiagram...82 Sådan laver du et søjlediagram...88 Sådan laver du et kurvediagram (graf)...90 Sådan laver du et minidiagram...92 De resterende grupper under Indsæt...93 Tilføjelsesprogrammer...93 Links...93 Symboler...94 Sidelayout i Excel...95 Temaer...95 Sideopsætning tilpas dit regneark til indhold og print...95 Skaller til Automatisk skallering til print...96 Arkindstillinger Vis/skjul printområde og gitterlinjer...96 Arranger flyt og roter objekter i dit regneark...97 Vis fanen...98 Forhåndsvisning til print...98 Zoom i dit regneark...99 Lås rækker eller kolonner fast med Frys ruder Gennemse kommentarer, stavekontrol og beskyttelse Sådan bruger du stavekontrol i Excel Indsæt kommentarer til data Sådan beskytter du dit ark eller projektmappe mod rettelser Betinget formatering Avanceret Excel Prædefinerede celleregler Manuelt opsatte formateringsregler Betinget formatering med hurtig analyse Side 4 af 201

6 Flere genveje og deaktivering af Enter Avanceret Excel Tal- og tidsformater Avanceret Excel Talformater Specielle formater Brugerdefinerede formater Tidsformater og regning med disse Indsæt speciel Filtre og sortering Avanceret Excel Brugerdefineret sortering Brugerdefineret og avanceret filtrering Fjern dubletter Avanceret Excel Tekst til kolonner Avanceret Excel Importer og eksporter data Avanceret Excel Pivottabeller Avanceret Excel Sådan opretter du pivottabellen Ændring af opsummeringsmetode Gruppering af Pivottabel data Filtre og tidslinje i pivottabellen Indsæt pivotdiagram Udsnitsværktøjer i pivottabel Opdatering og ændring af datakilde Anvend pivottabel som datakilde Anbefalede pivottabeller Flere diagramtyper Avanceret Excel Træstruktur-diagram Solstråle-diagram Pareto-diagrammer Tendenslinjer i diagrammer Formelevaluering og værdikontrol Avanceret Excel Side 5 af 201

7 Formelevaluering Værdikontrol Kontrolelementer Avanceret Excel Dropdown-menuer (rullelister) Skalafelter Datavalidering Avanceret Excel Scenariestyring Avanceret Excel Sådan opretter du scenarier Resumerapport i scenariestyring Flere funktioner Avanceret Excel Logiske funktioner OG() ELLER() Tekst funktioner STORT.FORBOGSTAV() FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE() FIND() Dato- og klokkeslætsfunktioner EDATO() SLUT.PÅ.MÅNED() DATO.FORSKEL() TEKST() DATOVÆRDI() Opslags- og referencefunktioner FORSKYDNING() INDIREKTE() TRANSPONER() Makroer i Excel Avanceret Excel Hvad er en makro? Side 6 af 201

8 Sådan indspiller du en makro Sådan afspiller du en makro Sådan redigerer du din makro Sådan gemmer du din makro Afsluttende ord Side 7 af 201

9 Side 8 af 201

10 Fakta Titel: Excel Guiden Fra begynder til ekspert 2. udgave, Januar 2017 Copyright 2017, WebHub ApS Sidetal: 200 Forfatter: Thomas Skov Iversen Om forfatteren Thomas Skov Iversen har siden 2010 undervist i og arbejdet med IT både som konsulent, fastansat og i egen virksomhed. Databehandling og dataanalyse har altid været hans fokusområder, og Excel har således helt naturligt været et dagligt anvendt værktøj. Blandt andet hos den Danske modekoncern BESTSELLER har Thomas til daglig arbejdet med komplekse dataanalyser i Excel. I 2011 startede han NemProgrammering.dk, hvor han bl.a. har været med til at skabe undervisningsvideoerne om Excel og Word. Som en forlængelse og udbygning af Excel-undervisningen på NemProgrammering.dk er Excel- Guiden blevet udgivet, og er således resultatet af et samarbejde mellem Excel-Guiden.dk og NemProgrammering.dk Hvad du kommer til at lære Med denne guide vil du lære at bruge Excel fra bunden. Excel Guiden vil tage dig fra begynder til ekspert i Excel. Lang de fleste Excel bøger på markedet i dag vil enten lære dig det grundlæggende Excel eller de mere avancerede ting i Excel denne guide vil lære dig det hele! Efter at have gennemgået og forstået guiden, vil du således med god samvittighed kunne skriver Erfaren bruger af Excel på dit CV. Side 9 af 201

11 Guiden kan bruges af både begyndere, som aldrig har arbejdet med Excel før, og af personer, som allerede har kendskab til Excel, men som gerne vil hæve deres niveau inden for programmet. I denne guide vil jeg benytte mig af Excel 2016, men har du en ældre version af Excel, så kan du sagtens følge med alligevel. De grundlæggende funktioner og muligheder i Excel har nemlig ikke ændret sig ret meget de sidste mange år. Knapperne ser måske lidt anderledes ud, men måden du bruger de forskellige funktioner på er bibeholdt, og sådan vil det sandsynligvis også være i fremtiden. Sådan bruger du guiden Guiden er bygget kronologisk op, således at vi starter med de helt grundlæggende ting, som eksempelvis, hvordan du finder rundt i programmet, hvordan du gemmer og hvordan du printer dine regneark. Langsomt, men sikkert, vil vi bevæge os fremad ved at gennemgå de forskellige faner, områder og funktioner i Excel. Cirka midtvejs i guiden vil du have fået så godt styr på de grundlæggende ting i Excel, at vi sagtens kan skrue ekstra op for niveauet. Vi kigger således herfra på de mere avancerede ting i Excel, såsom makroer, pivottabeller og scenariestyring. Du kan altså, hvis du aldrig har arbejdet med Excel før, starte helt fra bunden, eller, hvis du allerede har erfaring med programmet, springe ind der, hvor det passer dig bedst. Jeg gør for så vidt muligt brug af screenshots igennem hele guiden. På de fleste screenshots anvender jeg desuden orange pile, som angiver de områder og funktioner, der beskrives og fokuseres på. Til denne guide medfølger også 36 Excel undervisningsvideoer, som jeg anbefaler du ser sideløbende med, at du læser de forskellige kapitler og sektioner i guiden. Der er ikke videoer til alt hvad der beskrives i denne guide, men en god del er også dækket i videoerne. I videoerne finder du ligeledes enkelte ting, som ikke gennemgås her i guiden. Bruger du Mac, kan du også anvende denne guide. Specielt hvis du anvender Excel 2016 eller nyere versioner på Mac, så ligner Excel til Windows utrolig meget Excel til Mac. Til videoerne vil der være Excel-data filer, som du kan åbne og arbejde i, præcis som der bliver vist i videoerne. Side 10 af 201

12 Til eksemplerne her i guiden, vil det ikke være nødvendigt med eksempel-data, da eksemplerne er særdeles simple, så du i de fleste tilfælde manuelt kan indtaste de samme data, som jeg bruger i eksemplerne. Side 11 af 201

13 Hvad er Excel? Excel er et databehandlings-program udviklet af Microsoft. Excel er den del af Office pakken, hvor programmer som Word og Outlook også indgår. Den nyeste version af Excel er Excel 2016, og den er en del af Office 365, som typisk købes via en abonnementsmodel. Excel kan bruges til at analysere et hav af forskellige ting, dog typisk større eller mindre datamængder. Med analyse menes der, at man kan bearbejde data, således at det bliver opstillet systematisk og overskueligt f.eks. via grafer og diagrammer. Dette muliggør, at man kan tage fornuftige beslutninger på baggrund af tendenser og mønstre i sin data. Et eksempel på en problematik som Excel kunne løse, kunne være, hvis du gerne vil have et overblik over, hvad du egentlig bruger dine penge på. Her kunne du indtaste eller importere dit kontoudtog og betalingskort-poster fra din netbank for de seneste 6 mdr. i Excel, og herefter anvende Excel til gruppere udgifter, som er ens, samt udregne, hvor mange procent de hver især udgør af de samlede udgifter. Herefter kunne du tage en velfunderet beslutning om, hvor der burde spares, hvis der eksempelvis var en post, som udgjorde en lidt for stor procentdel af det samlede budget. Excel bruges ofte til private gøremål som i eksemplet ovenfor. Det anvendes dog i lige så høj grad i erhvervslivet til at tage beslutninger baseret på data fremfor mavefornemmelser. Grundlæggende kan man derfor konkludere, at Excel er et utroligt brugbart værktøj at kunne, da du både kan drage nytte af det privat samt på arbejdspladsen. Side 12 af 201

14 Brugerfladen En grundlæggende gennemgang I dette kapitel skal vi se på den grundlæggende brugerflade i Excel. Vi skal blandt andet se på båndet i Excel, og hvad der gemmer sig under dette. Efter at have læst dette kapitel, vil du være blevet fortrolig med Layoutet i programmet og have en grundlægende forståelse af, hvordan det er organiseret. Lad os starte helt fra begyndelsen med startskærmen. Startskærmen Alt afhængig af, hvilken version af Excel du bruger, vil du opleve, at programmet starter på forskellige måder. I Excel 2016 bliver du, når du starter programmet, mødt af nedenstående. Hvis du bruger en ændrer version, vil du blive sendt direkte til en tom projektmappe, når du starter programmet. I Excel 2016 får vi dog en række muligheder, når vi starter programmet. Ude til venstre har vi et område kaldet Seneste. Her vil du, hvis du allerede har brugt Excel før, få vist hvilke Excel projektmapper du har arbejdet med i dag, i går og den seneste uge, således at du hurtigt kan komme ind og arbejde videre med en aktuel projektmappe. Side 13 af 201

15 Findes den fil du vil arbejde i ikke på listen, kan du bruge Åbn andre projektmapper til at finde den. For at starte et nyt Excel projekt skal du vælge Tom projektmappe, som vist på billedet ovenfor. Hvis du eksempelvis skal til at planlægge en fest eller lave et familiebudget med Excel, så kan du i stedet vælge en af de præfabrikerede skabeloner fra listen og derefter tilpasse den til dine behov. Hvis du ved, at du næsten altid vil starte Excel med en tom projektmappe, så kan du under Filer vælge Indstillinger nederst i venstre side,og dernæst fjerne den indstilling der hedder Vis startskærm når programmet startes som vist nedefor Når du vælger en tom projektmappe, vil du møde skærmbilledet som vist nedenfor. 1 Et overblik Side 14 af 201

16 Skærmbilledet som du ser foroven, er det du vil se 90% af tiden, når du arbejder i Excel, og derfor vil jeg kort ridset op, hvad de forskellige områder kaldes. I de efterfølgende afsnit vil jeg gennemgå hvert område i detaljer. Excel består af fem hovedområder: 1. Den øverste bjælke kaldes Hurtig adgang, og er en værktøjslinje med nogle af de mest brugte funktioner i Excel. 2. Under Hurtig adgang finder du Båndet, som igen er inddelt i forskellige faner. Under hver fane gemmer der sig forskellige muligheder og knapper. 3. Under båndet har vi formellinjen, som hovedsageligt anvendes til at vise og arbejde med funktioner. 4. I midten har vi dit regneark. Det er her du indtaster og arbejder med dine data. 5. Helt ude til højre har vi opgaverunden. Dette område fremkommer først, når du f.eks. vælger at formatere et diagram. Hurtig adgang Hurtig adgang værktøjslinjen indeholder typisk de tre funktioner Gem, fortryd og Annuller Fortryd. Ved at trykke på Gem ikonet gemmer du din projektmappe. Fortryd knappen bruger du, hvis du har lavet en ændring i din fil, som du ikke ønsker alligevel. Fortryder du, at du fortrød ændringen, kan du annullere fortryd med den modsatrettede pil. Ved at klikke på de små pile ved siden af fortryd og annuller fortryd, kan du bestemme, hvor mange af dine ændringer du vil fortryde, altså hvor langt tilbage i dine ændringer du ønsker at gå tilbage som vist til højre. Selvom der som standard kun er tre funktioner i hurtig adgang, så er der stadig mulighed for at tilføje flere selv. Dette gør du ved at klikke på det lille pil-ikon helt til højre som vist på billede nummer to til højre. Her kan du vinge de funktioner af, som du gerne vil have vist i din hurtig adgang menu. Det er ikke alle funktioner i Excel, som vises i listen, men Side 15 af 201

17 trykker du på Flere kommandoer, vil du få mulighed for at tilføje funktioner ud fra en komplet liste. Båndet Som allerede beskrevet, så består båndet af en række faner. Under hver fane gemmer der sig en lang række funktioner og knapper som igen er inddelt i forskellige grupper. Fanen Hjem er eksempelvis delt ind i en udklipsholder gruppe, skrifttype gruppe, justering gruppe samt en række andre grupper. Trykker du på det lille ikon i en af grupperne, vil du få vist en række mere avancerede indstillinger til gruppens indhold. Båndet består som standard af følgende overordnede faner: Hjem o Her finder du de grundlæggende celleformateringsmuligheder. Du kan f.eks. gøre tekst fed eller venstrestille tal i celler. Indsæt o Skal du lave et diagram, indsætte et billede eller lege med en pivottabel, så er det under indsæt du skal lede. Sidelayout o Under denne fane kan du ændre på layoutet i din projektmappe. F.eks. kan du ændre på margener og størrelse på dit arbejdsark. Formler o Under formler finder du hjertet af Excel, nemlig funktionerne. Funktioner er pænt inddelt i et bibliotek, så du nemt kan finde det, du leder efter. Data o Ønsker du at filtrere, sortere eller importere data, så er det under data fanen du skal kigge. Gennemse Side 16 af 201

18 o Gennemse fanen er som vi kender den fra Word, hvor du kan benytte dig af stavekontrollen, indsætte kommentarer i arbejdsarket og meget mere. Vis o Under vis ændrer du på visningen af dit regneark. F.eks. kan du zoome eller fryse ruder. Når du begynder at arbejde i Excel, vil du opleve, at der kommer flere faner alt afhængig af, hvad du arbejder med i dit regneark. Hvis du f.eks. laver en graf og markerer denne, vil der komme en række nye kontekstafhængige faner, hvor du finder yderligere tilpasningsmuligheder til netop det, du arbejder med. Nedenfor har jeg indsat og markeret en graf. Som du kan se, så har jeg fået de nye kontekstafhængige faner Design og Formatér. Knapperne du finder i båndet fungerer typisk på den måde, at der vises et ikon til venstre for en lille pil. Trykker du på ikonet, vil du anvende den senest brugte indstilling. Trykker du i stedet på pilen ved siden af ikonet, vil du få mulighed for at lave yderligere indstillinger. I eksemplet til højre har jeg klikket på den lille pil ved siden af den knap, du indstiller skriftfarven med. Jeg får nu mulighed for at vælge flere farver end den sorte, som er den jeg senest har brugt. Trykkede jeg blot Side 17 af 201

19 på selve knappen og ikke pilen, ville jeg blot formatere min tekst med en sort farve. Hvis du synes, at båndet fylder for meget, så kan du tilpasse, hvordan båndet skal opføre sig, ved at trykket på ikonet øverst i højre hjørne som vist nedenfor. Som standard er båndet indstillet til Vis faner og kommandoer. Vælger du i stedet indstillingen Vis faner, så vil kun fanerne blive vist, indtil du klikker på en af dem. I det sekund du klikker på fanen vil området med kommandoer og grupper bliver vist. Så snart du igen klikker væk fra fanen eller området med kommandoer, vil du igen kun få vist fanerne. Vælger du Skjul båndet automatisk, vil båndet forsvinde helt. Det er kun ved at klikke på den grønne bjælke, der fremkommer når du fører musen til toppen af programmet, at båndet igen vil blive vist, dog kun indtil du forlader båndet igen. Formellinjen Formellinjen er som navnet indikerer, det sted i Excel, hvor du arbejder med dine formler. Vil du eksempelvis indsætte en funktion i en celle, så kan du markere denne celle og trykke på funktionsikonet. Herefter får du en dialogboks, hvor du kan søge efter den funktion, du ønsker at bruge, som vist på billedet nedenfor. Jeg kommer yderligere ind på funktioner i et senere kapitel. Side 18 af 201

20 Udover at kunne vise formler og indsætte funktioner, så hjælper formellinjen dig også med at se, hvilken celle du er i. I mit eksempel ovenfor er det f.eks. tydeligt, at jeg står i celle A1. Hvis du ikke ønsker, at cellen skal hedde A1, kan du i navnefeltet skrive et navn og trykke Enter. Det har jeg f.eks. gjort på billedet til højre, hvor min celle A1 er navngivet TEST. Ved at trykke på det lille pil-ikon til højre i navnefeltet, kan du desuden se, hvilke navngivne celler og celleområder, der findes i arket. Formellinjen er også det eneste sted, hvor du nemt kan se, hvilke formler og funktioner der anvendes i en celle. I eksemplet nedenfor har jeg markeret celle F13. Kigger man på cellen i selve regnearket, vil man blot se værdien -kr. 65,00, men ser man i formellinjen, vil man også kunne se, hvilken formel, der ligger bag denne værdi. Du kan også se dette ved at dobbeltklikke på selve cellen i regnearket. Dette ser jeg dog nærmere på i næste kapitel. Side 19 af 201

21 Regnearket Regnearket er det sted, hvor du udfører alle dine handlinger og opgaver i Excel. Det er her dine data vises, og det er også herfra, at du analyserer og arbejder med dine data. Regnearket består af kolonner og rækker. Rækkerne er navngivet med tal, og kolonner er navngivet med bogstaver. Hvis du eksempelvis går to kolonner ud og tre rækker ned, så står du i celle B3, altså kolonne B, række 3. Markerer du en celle med musen bliver den aktiv. En aktiv celle har en farvet kontur som på billedet til højre, hvor B3 er aktiv. Det er vigtigt at have styr på dette system, når man arbejder med Excel, da du ofte skal referere til specifikke celler, når du eksempelvis arbejder med funktioner og formler. Via regnearket kan du tilgå en række forskellige menuer og genveje. Disse vil jeg kort ridse op nedenfor. Genvejemenu og miniværktøjslinjen Hvis du højreklikker på en celle, et diagram eller noget helt tredje et sted i dit regneark, vil der fremkomme en genvejsmenu som vist herunder. Denne menu indeholder genveje til funktioner, som du ellers normalt finder i båndet. Genvejsmenuen er intelligent, og de funktioner du finder i den, er således bestemt ud fra hvad du skal / kan bruge, netop det sted du har højreklikket. I nedenstående eksempler har jeg højreklikket på henholdsvis en celle med tekst og et diagram. Læg mærke til at funktioner i genvejsmenuen er forskellige for de to. Side 20 af 201

22 Når du højreklikker eller markerer indholdet i en celle, vil du udover genvejsmenuen også få en mini værktøjslinje, som indeholder mange af de funktioner, du ellers har under Hjem fanen. Det første eksempel nedenfor er den miniværktøjslinje du får, hvis du markerer tekst eller tal i cellen. Det andet eksempel er, hvis du blot højreklikker på cellen. Du anvender typisk denne miniværktøjslinje til at formatere indholdet i cellen. Du kan eksempelvis skifte farve på din tekst eller højrestille et tal via miniværktøjlinjen, og på den måde slipper du for at skulle helt op i båndet for at gøre det. Genveje Udover de genveje du finder ved at højreklikke på figurer og celler, så findes der selvfølgelig også en lang række tastaturgenveje i Excel. Genvejstaster bruger man til at effektivisere sit arbejde, så man eksempelvis blot kan trykke en kombination på sit tastatur for at fremkalde en funktion i stedet for at skulle op i båndet og finde den. Dette er specielt brugbart, hvis du laver de samme handlinger mange gange i samme regneark. Vi kommer mere ind på genvejstaster senere, og jeg vil derfor kun kort introducere dem her. Side 21 af 201

23 Blandt genveje findes der selvfølgelig de gængse Ctrl+C (kopier), Ctrl+Z (fortryd), men du behøver faktisk ikke huske alle disse i hoved for kun at navigere via tastaturet. Hvis du klikker på Alt på dit tastatur, vil du få vist en lang række tal og bogstavkoder. Ved at trykke Alt og derefter E, kommer du ind på Hjem fanen, og trykker du derefter 1, så formaterer du din celle med fed skrift. Disse genveje kan måske virke besværlige at bruge i starten, men vender man sig til dem, og bruger dem reglmæssigt, så kan de virkelig forbedre ens effektivitet i Excel. Opgaveruden Som beskrevet tidligere, så fremkommer opgaveruden, når du f.eks. vælger at formatere et diagram. Du gør dette i praksis ved at højreklikke på dit element og derefter vælge formatér [element], i eksemplet til højre, formatér diagramområde. Dette tager dig til de avancerede formateringsmuligheder, som også gemmer sig et sted i båndet. I tidligere versioner af Excel vil du, når du klikker formatér [element], få en dialogboks, hvor de forskellige indstillinger gemmer sig bag en række faner. Vi kommer tilbage til mulighederne i opgaverunden senere. Filer En af de faner, som jeg ikke har gennemgået på samme måde som de andre faner, er Filer. Denne fane er lidt anderledes end de andre faner, da den som sådan ikke indeholder funktioner, du kan bruge til at bearbejde dine data med. Istedet kan du under filer lave nogle grundlæggende ting som f.eks. at gemme, åbne nye projektmapper, oprette nye projektmapper, udskrive og dele. Side 22 af 201

24 Du kan forlade denne fane ved at trykke escape (Esc) på dit tastatur eller trykke på den store tilbagepil øverst til venstre. Hos Mac-brugere vil Filer fanen ikke eksistere. Her skal du i stedet bruge værktøjslinjen øverst i programmet, hvor Filer også fremgår. Gem og Gem Som Når du har arbejdet med en projektmappe, vil du typisk gerne gemme dit arbejde. Dette gøres under Filer, hvorefter du vælger Gem. Du kan også gennem en projektmappe ved hjælp af genvejen Ctrl+S eller via hurtig adgang - ikonet øverst til venstre. Hvis det er første gang du gemmer projektmappen, vil du blive sendt direkte til fanen Gem Som under Filer, hvor du skal bestemme, hvor på din computer / OneDrive du vil gemme projektmappen, og hvad du vil gemme den som. Som standard er Denne pc valgt og du gemmer således projektmappen på din egen computer. Hos mig gemmes den i mappen Dokumenter, men ønsker du at placere projektmappen i en anden mappe, kan du enten trykke på Gennemse eller Dokumenter, som indikeret med pilene på billedet foroven. Når du har gemt filen første gang, vil den automatisk blive gemt på placeringen og med det valgte format og navn, næste gang du trykker Ctrl+S eller trykke på gem-ikonet. Du kan dog vælge at gemme din projektmappe flere forskellige steder og i flere forskellige formater, f.eks. som PDF. Dette gør du ved at vælge Gem Som og vælge en ny placering og format til din projektmappe. Dette har jeg gjort på billedet nedenfor, hvor jeg gemmer min projektmappe som PDF med navnet PDF-udgave på skrivebordet, således at jeg nu har en Excel projektmappe gemt i Dokumenter mappen og en PDF udgave gemt på mit skrivebord. Side 23 af 201

25 Opret ny projektmappe Har du netop gemt din projektmappe, og vil du i gang med en ny, så kan du under Filer og Ny oprette en ny projektmappe ved at klikke på Tom projektmappe. Igen kan du vælge at oprette en helt tom projektmappe eller en projektmappe opsat ud fra en række prædefinerede skabeloner. Når du opretter en ny projektmappe, skal du første gang du gemmer den, igen vælge en placering samt et filnavn. Åben eksisterende projektmappe Skal du arbejde videre med en eksisterende projektmappe skal du under Filer gå til Åben. Du kan også gøre dette hurtigt ved at bruge genvejen Ctrl+O. Hvis det er en fil, som du på det seneste har arbejdet med, så finder du den til højre under Seneste fanen. Hvis ikke du finder din fil her, så kan du trykke Gennemse for at lede efter filen på din computer. Har du gemt filen i dit OneDrive, kan du vælge denne, logge på, og derefter finde din fil. Udskriv regneark Du kan udskrive dit regneark ved at gå til Filer og derefter Udskriv. Alternativt kan du bruge genvejen Ctrl+P. Side 24 af 201

26 Under Udskriv har du en række muligheder i forhold til, hvordan dit regneark skal udskrives Som det første skal du vælge, hvor mange kopier du vil lave, og hvilken printer du ønsker at printe fra. Til højre ser du en visning af, hvordan dit print vil se ud på papiret. Hvordan det ser ud på papiret afhænger af, hvordan du opsætter dine printindstillinger. Nedenfor gennemgår jeg disse Indstillinger en for en. 1. Hvad skal udskrives? Her kan du vælge hvad der skal udskrives i din projektmappe. Er det alle dine ark, eller er det kun det første. Vi kommer tilbage til, hvordan man opretter flere ark i næste kapitel. Du kan desuden vælge, om det kun er et specifikt område i et ark, du vil printe. Markerer du noget i dit regneark, vil denne valgmulighed automatisk være valgt, hvis du efterfølgende går til Udskriv. 2. Hvordan skal det udskrives? Hvis du har valgt at printe flere kopier, kan du her vælge om der skal printes sætvis eller hver enkelt side i en bunke for sig. Side 25 af 201

27 3. Papirorientering Har du f.eks. et meget aflangt diagram, kan det være en fordel at ændre på orienteringen på dit papir, så diagrammet vises i så stor størrelse som muligt. Dette kan du gøre her ved at ændre orienteringen. 4. Papirformat Ønsker du at printe dit regneark på A3, skal du huske at vælge dette format her. 5. Marginer Har du problemer med at få det hele til at være på din side, kan du prøve at ændre på marginer på dit papir. F.eks. kan du vælge smal og derved udnytte mere af pladsen på papiret. 6. Tilpas indhold i arket til print Det hænder ofte, at det indhold du har i dit regneark, fylder mere, end hvad der kan være på én A4 side. I sådan et tilfælde, kan du tvinge Excel til at printe det hele på én side, ved at vælge Tilpas ark til én side. Hvis det er ok, at dit indhold i regnearket strækker sig over flere sider vertikalt (rækker), kan du vælge Tilpas alle kolonner til én side, og så vil det kun være dine rækker, der breder sig over flere sider vertikalt. Tilpas alle rækker til én side vil selvfølgelig gøre det modsatte, og sørge for at printe dine kolonner over flere sider, men ikke dine rækker. Oplysninger Under filer vil du som standard få vist en række egenskaber for din projektmappe. Udover at se, hvornår du har oprettet din projektmappe, hvornår den sidst er blevet ændret og hvem forfatteren er, så kan du også angive en titel, et mærke og en kategori på projektmappen. Dette kan være fordelagtigt, hvis du arbejder med mange forskellige filer, og gerne vil have en måde at kende dem fra hinanden. Side 26 af 201

28 Vil du se endnu flere egenskaber for din projektmappe, kan du klikke på Egenskaber øverst, som vist på billedet til højre. Indstillinger I Excel finder du nederst under Filer fanen en lang række indstillingsmuligheder, som gør det muligt at tilpasse programmet til dine behov. I afsnittet om startskærmen kiggede vi f.eks. på, hvordan du kan slå denne fra ved at gå til Indstillinger under Filer. Der findes dog en lang række andre indstillingsmuligheder. I venstre sider kan du vælge mellem en række forskellige faner, hvorunder der gemmer sig forskellige indstillinger. F.eks. kan du ændre indstillingerne for, hvordan dine projektmapper som standard skal startes under Ved oprettelse af nye projektmapper. Her kunne du sætte skriftstørrelsen til 16, hvis du har svært ved at se skriftstørrelsen på 11, som Excel har valgt som standard. Side 27 af 201

29 Husk altid at trykke Gem, når du har ændret dine indstillinger, ellers træder de ikke i kraft. Hvis du er i tvivl om, hvad en indstilling gør, kan du holde musen hen over det lille og få en forklaring. -ikon Opdatering Har du købt Excel som en del af Office 365 pakken, så vil du opleve, at Excel opdaterer sig selv. Dette sikrer, at din installation altid er opdateret med de seneste muligheder og sikkerhedspakker. Har du en ældre version af Excel, skal du selv sørge for at søge efter og installere opdateringer / nyere versioner. Ønsker du ikke, at Excel opdaterer sig selv uden dit samtykke, kan du under Konto i Filer fanen vælge Opdateringsindstillinger. Her kan du som vist foroven vælge at opdatere nu, hvis der altså er nye opdateringer klar. Du kan også deaktivere opdateringer, samt se hvilke nye ting der kommer med, hvis du vælger at opdatere Excel. Tip! Side 28 af 201

30 Når du nu alligevel er inden under Konto, så kan du øverst under Office-tema ændre på dit programs farvetema, hvis du eksempelvis foretrækker en mere grå udgave. Vær opmærksom på, at du her ændrer farvetemaet for alle dine Office-programmer. Side 29 af 201

31 Lær din regneark bedre at kende Vi har nu været bredt omkring de forskellige menuer, områder og grundlæggende funktioner, der findes i Excel, og det er på tide at gå lidt mere i dybden med et bestemt område. Et godt sted at starte er selve regnearket, altså dit arbejdsområde i Excel. Her findes der nemlig en række forskellige muligheder for formatering og redigering, som er vigtige at kende, for at kunne arbejde effektivt i Excel. En projektmappe i Excel består typisk af flere regneark, så lad os først se på, hvordan du håndterer og arbejder med flere regneark. Arbejd med flere regneark Lad os lige få det helt på plads: Filer i Excel kaldes projektmapper En projektmappe kan indeholde flere regneark En ny projektmappe vil altid indeholde ét regneark. I tidligere versioner indeholdt det tre. Det første regneark hedder som standard Ark1, og du finder det nederst til venstre i dit regneark. Du kan oprette flere ark (næste sektion), og disse ark vil som standard ligge sig ved siden af dit første ark. Du kan se de andre ark ved at klikke på dem med musen. På billedet til højre har jeg oprettet tre regneark, og det regneark jeg arbejder i er Ark3. Sådan opretter du et nyt regneark Der findes en række måder, hvorpå du kan oprette et nyt regneark. Det nemmeste er at trykke på det lille plus-ikon markeret med pilen på billedet ovenfor. Alternativt kan du højreklikke på et eksisterende regneark og vælge Indsæt. Herefter kan du vælge Regneark for at indsætte et nyt regneark. Der findes, som du kan se, også andre ark du kan indsætte, f.eks. et diagram, men det vil jeg gennemgå i et senere kapitel. Billederne nedenfor illustrerer, hvordan du gør. Side 30 af 201

32 Sådan kopiere/duplikerer du et regneark Har du lavet et regneark, som du godt kunne tænke dig at tage udgangspunkt i i et nyt regneark, så kan du kopiere/duplikere dette ark. Dette gør du ved igen at højreklikke på det ark, du vil kopiere, hvorefter du vælger Flyt eller kopiér. Herefter skal du vælge, hvor arket skal placeres, samt at du vil oprette en kopi. På billederne nedenfor vælger jeg at kopiere ark3, og placere det før ark1. Har du flere projektmapper åbne på samme tid, kan du vælge at kopiere arket til en anden projektmappe, end den du står i ved at vælge fra dropdown menuen under Til projektmappe: Sådan navngiver og flytter du et regneark Det er selvfølgelig muligt at ændre navnet på de forskellige regneark. Du gør dette nemmest ved at dobbeltklikke på regnearket, og herefter skrive et nyt navn. Side 31 af 201

33 Ønsker du at flytte rundt på rækkefølgen i dine ark, kan du gøre dette ved at klikke og holde musen inde på et ark, imens du hiver det derhen, hvor du gerne vil have det. På billederne har jeg navngivet Ark1 til Mit første regneark og flyttet det, så det ligger til sidst i rækken af regneark. Sådan sletter du et regneark Ønsker du at slette et regneark, gør du dette, ved at højreklikke på det regneark du gerne vil slette og trykke Slet. Hvis dit regneark er tomt, vil det blive slettet med det samme, men hvis der findes indhold i dit regneark, vil du blive spurgt, om du er sikker på, at du vil slette arket. Her skal du igen svare Slet for at slette arket. Et slettet ark kan ikke genskabes ved at fortryde handlingen. Lukker du dog din projektmappe uden at gemme, vil arket stadig være der, næste gang du åbner projektmappen. Sådan farvelægger du dine regneark-faner Har du mange regneark-faner, kan det være svært finde rundt i dem, også selvom du har navngivet dem forskelligt. Hvis det er tilfældet, kan du farvelægge dine ark. Dette gør du ved at vælge Fanefarve, hvorefter du vælger en farve til din fane. Side 32 af 201

34 Håndtering af selve regnearket Når du arbejder i selve regnearket er der en række tilpasnings og -redigeringsmuligheder, som du bør kende. Først vil jeg dog forklare lidt om, hvad et regneark egentlig kan indeholde. Hvad kan et regneark indeholde Et regneark anvendes til at gemme forskellige former for indhold. Indhold i regnearket kan være data i celler, med hvilken man kan udføre beregninger og visualiseringer. Et regneark kan også indeholde diagrammer, tegninger, billeder og mange andre objekttyper. Man indsætter data i regnearket ved at markere en celle eller gruppe af celler, og herefter indtaste eller indsætte de data, som man ønsker. En celle i regnearket kan have indhold samt et format. Indhold o En celle kan grundlæggende indeholde tre forskellige datatyper nemlig tekst, værdier og formler. Tekst er beskrivende elementer såsom navne, overskrifter mm. Værdier kan være tal, datoer, tidspunkter Formler kan bearbejde og benytte sig af både tekst og værdier. Formler indeholder typisk også funktioner. o Derudover kan en celle indeholde kommentarer til dens indhold (mere om det senere) Format Side 33 af 201

35 o En celle kan være formateret med skrifttype, skriftfarve, baggrundsfarve talformat etc. F.eks. kan talværdien i cellen være 30, men formateret med talformatet Valuta, og derfor vises den som kr. 30,00. På billedet nedenfor ses en række eksempler på værdier og formateringer. Vi kommer ind på, hvordan du i praksis udfører formateringer i næste kapitel. 1 Markering af celler Som allerede beskrevet, så kan du aktivere en celle ved at klikke på den, hvormed den vil få en farvet kontur, som indikerer, at den er aktiv. Du kan også aktivere flere celler ved at markere flere af dem med din mus, som vist på billedet til højre. Vil du aktivere flere forskellige celler, som ikke er lige ved siden af hinanden, kan du holde Ctrl nede, og klikke med musen på de celler du gerne vil aktivere. Det har jeg gjort på billede nr. 2 til højre. Du kan navigere rundt mellem cellerne med dine pil-taster. Hvis du netop har skrevet noget i en celle, kan du desuden med Enter hurtigt hoppe til cellen under. Musemarkøren 5 udseender Din musemarkkør kan have fem forskellige udseender, og alt efter hvilket udseende musemarkøren har, har du også forskellige muligheder. Side 34 af 201

36 2 Holder du din mus ind over en celle, vil markøren se således ud. Du kan nu holde musen inde og markere flere celler. Holder du din mus ind over en aktiv celle, vil den se ud som ovenfor. Hvis cellen har indhold, kan du nu holde musen inde og flytte indholdet til en ny celle prøv selv! 3 Holder du Ctrl nede, vil det forrige museikon, blive til det du ser på billede herover. I stedet for at flytte en celles indhold, kan du nu kopiere en celles indhold til en anden celle. 4 Når musemarkøren ser således ud, kalder man den for et fyldhåndtag. Hvis du har en værdi, tekst eller formel stående i cellen, kan du holde musen nede og trække i håndtaget for at udfylde tilstødende (vandrette eller lodrette) celler med samme værdi, tekst eller formel. Jeg kommer nærmere ind på fyldhåndtaget i et senere kapitel. 5 Holder du Ctrl nede mens du har markøen som vist i 4, vil din markør se ud som foroven. Har du en talværdi i din celle, kan du trække i håndtaget og automatisk lave en stigende talrække. Har du f.eks tallet 1 stående i din celle, kan du trække i håndtaget, mens du holder Ctrl nede for at lave en talrække på 1,2,3,4,5 osv. Justering af kolonner og rækker Du vil på et tidspunkt opleve, at enten tekst eller værdier ikke kan vises i en standard cellestørrelse. Nedenfor ser du to eksempler på, hvordan det ser ud, hvis indholdet af en celle er større end, hvad cellen kan vise. Side 35 af 201

37 I eksemplet ovenfor er teksten for lang, og vises derfor henover andre celler. Det er vigtigt at understrege, at indholdet ikke ligger i de tilstødende celler, det vises kun ind over de andre celler. I eksemplet ovenfor er det en talværdi, der er for lang til at vises i cellen, og derfor vises den med havelåger (########). Du kan undgå disse problemer ved at tilpasse størrelsen på dine celler. Den nemmeste måde at gøre dette på, er ved at dobbeltklikke på kanten af den kolonne, som ikke er bred nok til at vise hele indholdet. Ved at gøre dette vil kolonnens bredde automatisk tilpasse sig indholdet, der ikke kan vises. Billederne nedenfor viser, hvordan du gør. Før musen op på kolonnen, som du vil tilpasse automatisk, indtil din musemarkør ser ud som på billederne og dobbeltklik herefter. Du kan også tilpasse dine kolonner og rækker manuelt, ved blot at holde musen nede og flytte den enten vandret eller lodret indtil din celle har den højde eller bredde, du ønsker. Billederne nedenfor viser, hvordan jeg har gjort celle A2 en del højere ved blot at trække i den. Side 36 af 201

38 Husk på, at det er hele rækkens og/eller kolonnens højde, du ændrer, og ikke blot den individuelle celle. Vi kommer yderligere ind på, hvordan du tilpasser indhold til celler i næste kapitel. Indsæt/slet rækker og kolonner Det sker, at man enten vil indsætte eller slette en hel kolonne eller række. For at gøre dette skal du først markere den række eller kolonne, som du ønsker at indsætte en række eller kolonne før. Herefter går du til Hjem, og under Indsæt i gruppen Celler kan du så vælge enten at indsætte en arkrække eller en arkkolonne. Ønsker du at slette en række eller kolonne, kan du på samme måde markere kolonnen eller rækken, gå til Hjem og derefter Slet i gruppen Celler, for så til sidst enten at vælge slet arkrækker eller slet arkkolonner. Side 37 af 201

39 Du kan desuden slette en række eller kolonne ved at højreklikke på selve kolonnen eller rækken, og derefter vælge Slet i menuen, der fremkommer, som vist på billedet til højre. Som du måske allerede har bemærket, så kan du også, fra Indsæt og Slet menuerne i Hjem båndet, enten indsætte eller slette et helt ark. At vi nu for første gang er begyndt at bruge nogle funktioner i båndet, giver god mening, da vi i næste kapitel skal tage et nærmere kig på de muligheder, du finder under Hjem båndet. Side 38 af 201

40 Hjem båndet Formater dit indhold Hjem båndet er det sted i Excel, hvor du formatere og styler dit indhold i regnearket. Udover at kunne formatere indholdet, har du under Hjem også mulighed for at kopiere og indsætte indhold samt sortere og filtere data. Lad os kaste os ud i den første gruppe under Hjem, nemlig Udklipsholderen Udklipsholderen Klip, Kopier og Indsæt Du har sikkert allerede prøvet at klippe, kopiere og indsætte noget i andre programmer. Dette er selvfølgelig også muligt i Excel, hvor det ofte kan spare en for en masse tid og besvær f.eks. at kunne kopiere store mængder data og indsætte dem i et andet ark. Klip Ønsker du at flytte indhold i fra en celle til en anden eller fra et regneark til et andet, kan du anvende Klip funktionen. I eksemplet nedenfor flytter jeg talrækken 1-5 fra kolonne A til kolonne B ved først at markere den, trykke på Klip, markere det sted den skal flyttes til og til sidst trykke Sæt ind. Du kan også udføre denne manøvre ved at bruge genvejstasten Ctrl+X for at klippe og derefter Ctrl+V for at indsætte. Side 39 af 201

41 Kopier Kopier fungerer på samme måde som Klip, hvor du markerer noget indhold, trykker på Kopier for til sidst at indsætte det det sted, hvor du vil kopiere til. Forskellen er selvfølgelig, at du her kopiere indholdet i stedet for at flytte det. Genvejen til at kopiere indhold er Ctrl+C. Indsæt Sæt ind indsætter som standard det indhold, du enten har klippet eller kopieret, med den samme formatering. Der findes dog forskellige måder, du kan indsætte indhold på. For at få vist de forskellige indsættelsesmuligheder, kan du trykke på den lille pil under selve sæt ind ikonet. Har du en værdi i en celle, som er regnet ud fra en formel, kan du eksempelvis vælge at indsætte denne værdi som formelen eller blot som den værdi, der findes i cellen. Genvejen for indsæt er Ctrl+V. Ønsker du at få alle indsættelsesmulighederne via en genvej, kan du bruge Ctrl+Alt +V, som vil give dig nedenstående dialogboks, hvor du får lov at indsætte på en række forskellige måder. Side 40 af 201

42 Udklipsholderpanelet Har du udført flere forskellige kopieringer eller klip, vil en historik over disse blive gemt i udklipsholder panelet. Herfra kan du gå tilbage og indsætte eller rydde indhold, som du tidligere har kopieret. Du tilgår udklipsholderpanelet ved at trykke på den lille knap, som vist på billedet til højre. Udklipsholder gruppen indeholder også en formatpensel, men den giver bedre mening at gennemgå i næste sektion, som skal handle om gruppen Skrifttyper. Side 41 af 201

43 Skrifttype Style dit indhold Under skrifttype har du mulighed for at ændre den måde din tekst og værdier fremstilles på i Excel. F.eks. kan du lave din tekst fed og med rød skrift for at fremhæve den i forhold til det resterende indhold i dit regneark. Nedenfor finder du en tabel med forklaringer på hvert ikon under skrifttype Med dette ikon kan du få din skrift til at stå med fed. Med dette ikon kan du få din skrift til at stå med kursiv Med dette ikon kan du understrege din skrift. Ønsker du en dobbelt understegning, kan du trykke på den lille pil, hvorpå du vil få denne mulighed vist. Med dette område, kan du ændre skrifttypen samt ændre skiftstørrelsen. Ved du ikke præcist, hvilken skriftstørrelse du ønsker, kan du bruge det store og lille A til at gå enten én skriftstørrelse op eller én skriftstørrelse ned. Selvom det måske kan se sådan ud, så er der faktisk ikke kantfarve på dine celler i dit regneark som standard. Det betyder, at hvis du printer dit regneark, så vil du ikke have de markeringer af celler, som du ellers ser i programmet. For at tilføje en kant, kan du anvende denne funktion. Du kan f.eks. vælge kun at sætte en kant på højre eller venstre side af dine celler. Under denne knap kan du desuden bestemme, hvilken farve kanten skal have, og hvor tyk den skal være. Side 42 af 201

44 Med denne knap kan du fylde dine celler ud med en farve, altså en slags baggrundsfarve. Ønsker du at vælge mellem flere farver, kan du trykke på Flere farver Med denne knap kan du give din skrift en farve. Ønsker du at vælge mellem flere farver, kan du trykke på Flere farver I nedenstående eksempel har jeg formateret det første tal i min 1-5 talrække med kanter, fyldfarve, en anden skrifttype, skriftfarve samt skriftstørrelse. Jeg kan rigtig godt lide denne formatering, og derfor kan jeg nu bruge min formatpensel, som jeg kort nævnte under Udklipsholder, til at påføre denne formatering på de andre tal i kolonnen. Dette gør jeg ved først at markere cellen med min formatering, klikke på formatpensel og derefter trække i cellens håndtag ned over de andre tal. Side 43 af 201

45 Justering Flyt dit indhold rundt i cellen I gruppen Justering, har du mulighed for at flytte dit indhold rundt i cellen samt tilpasse celler til dit indhold. Sådan justerer du dit indhold i cellen Ovenstående knapper giver mulighed for at placere dit indhold øverst, nederst eller i midten af din celle. Som standard vil dit indhold blive placeret nederst i venstre hjørne af din celle, men dette kan selvfølgelig ændres, som jeg har gjort på billedet nedenfor, hvor min tekst er justeret i midten. På samme måde kan man med cellen. placere indhold til højre, venstre eller i midten af I nedenstående eksempel har jeg justeret teksten i midten både vertikalt og horisontalt. Side 44 af 201

46 Roter og indryk dit indhold Med ikonerne vist til højre, kan du enten rotere dit indhold eller indrykke det i cellen. I eksemplet nedenfor har jeg valgt at ændre retningen på min tekst til at være lodret. Indrykning (de nederste to ikoner) virker som i Word, hvor du kan rykke dit indhold et stykke ind på siden. I Excel er det bare i cellen du indrykker indholdet. Tilpas indhold til cellen Det sker ofte, at indholdet i dine celler ikke passer til cellens størrelse. I et tidligere kapitel så vi på, hvordan du kunne tilpasse cellens størrelse til dit indhold, men faktisk kan du også tilpasse indholdet til din celle. Har du eksempelvis en tekst, som er alt for lang til én celle, kan du bruge Ombryd tekst funktionen til at bryde din tekst op over flere linjer i cellen. I eksemplet nedenfor, har jeg brugt funktionen til at ombryde en tekst, som er alt for lang til cellen. Marker blot en eller flere celler du vil ombryde og tryk så på knappen. Ombrydning virker kun med tekst og ikke med talværdier. Side 45 af 201

47 Celler i Excel kan desuden flettes sammen, så hvis du ikke ønsker at udvide en celle, kan du i stedet vælge at samle flere celler til én stor celle. Dette kan du gøre ved hjælp af funktionen Flet og centrer. I eksemplet nedenfor sammenfletter jeg cellerne A1, B1, C1 og D1, så min tekst kan være i én samlet celle. Jeg vælger Flet og centrer, da min tekst også vil blive centreret herved. Du kan altid ophæve en fletning af celler ved at vælge denne funktion, mens du markerer de celler, du tidligere flettede. Tal Vis dine talværdier med den rigtige formatering Vi har allerede været kort inde på det tidligere, men arbejder du med tal, så findes der en række muligheder for at formatere dem, så de fremstår som den taltype de er. F.eks. kan du, hvis du arbejder med valuta i dit regneark, formatere dit tal som danske kroner eller som US dollar. Du vælger din formatering fra dropdown menuen som vist på billede til højre. Her kan du også vælge om formatet skal være et klokkeslæt, dato, procent eller bare et almindeligt tal. Du kan også fra Tal gruppen bestemme, hvor mange decimaler du vil vise dine tal med. Det gør du ved hjælp af ikonerne, hvor du ved at trykke på den første tilføjer et decimal og fjerner et ved at trykke på den sidste. Side 46 af 201

48 I Tal gruppen er der også indbygget en rækker genveje, så du hurtigt kan lave den formatering, du har brug for. F.eks. vil ikonet formatere din talværdi som procent, mens formaterer talværdien som en valuta. Trykker du desuden på den lille pil ved siden af ikonet, får du lov at vælge andre valutaer end den danske krone. Typografier Prædefineret formatering af dit indhold Under Typografi gruppen kan du anvende en række prædefinerede formateringer til dit indhold. Har du selv lavet en formatering, kan du desuden gemme den og bruge den fremover. I denne gruppe findes der også noget som hedder Betinget formatering, men da dette er et ret avanceret emne, vælger jeg at vente med at gennemgå det til et senere kapitel. Vælg en prædefineret tabelformatering Med Formatér som tabel kan du vælge en række prædefinerede formatering, som passer til tabeller. For at bruge denne funktion, skal du først markere det indhold, du ønsker at formatere som en tabel, og derefter vælge en tabeltypografi som vist nedenfor. Herefter vil der komme en dialogboks, hvor du skal bekræfte og evt. ændre det område, du gerne vil formatere som en tabel. Se eksemplet nedenfor. Side 47 af 201

49 Idet du trykker OK, vil din tabel blive formateret i henhold til den tabeltypografi du valgte. Har din tabel allerede overskrifter skal du huske at vinge af i Tabellen indeholder overskrifter, ellers laver Excel nemlig selv nogle nye til dig. Derudover vil der blive tilføjet filtre til dine tabeloverskrifter. Vi kommer nærmere ind på filtre og sortering senere i dette kapitel. Brug en prædefineret celleformatering eller Celletypografi fungerer på samme måde som tabelformatering, hvor du først vælger den eller de celler du gerne vil formatere, og derefter vælger en af de prædefinerede celleformateringer. Forskellen på celle- og tabelformatering er, at man med celleformatering typisk kun formatere enkelte celler, f.eks. overskrifter og lignende, mens man med tabelformatering formaterer hele tabeller, samt tilføjer filtre på tabeloverskrifterne. Sådan gemmer du din egen formatering Har du lavet din egen formatering, om end det er en celle eller en hel tabel, kan du gemme denne, så du kan bruge den næste gang du arbejder i Excel. Det gør du ved at markere den eller de celler med den formatering, du gerne vil gemme, og derefter trykker du ny tabeltypografi eller ny celletypografi. Side 48 af 201

50 Det har jeg selv gjort i eksemplet nedenfor, hvor jeg gemmer celletypografien Min celle. Side 49 af 201

51 Celler Den næste gruppe er Celler, men da vi allerede har gennemgået, hvordan du indsætter og sletter kolonner og rækker, samt tilpasser størrelsen på dine celler, vil jeg ikke gennemgå denne gruppe yderligere. Formatér har jeg ikke gennemgået, men her finder du blot nogle yderligere funktioner til manuelt at indtaste højde og bredde på dine celler samt håndtering af ark, som vi også allerede har gennemgået. Redigering en blandet pose bolsjer Redigering gruppen er lidt en blandet pose bolsjer. Du finder både filtre, funktioner, fyldfunktioner og søgeværktøjer i denne gruppe. De grundlæggende funktioner. Ikonet i redigering gruppen er en genvej til en række af de mest brugte funktioner i Excel. Du kan blandt andet vælge mellem følgende funktioner ved at trykke på den lille pil: SUM(), kaldet Autosum. o Med denne kan du finde summen af en række tal ved at markere dem og derefter trykke på Autosum ikonet. Jeg viser hvordan i eksemplet nedenfor. MIDDEL(), kaldet Middel o Med denne kan du finde gennemsnittet af en række talværdier. TÆL(), kaldet Antal tal o Med denne kan du tælle antallet af talværdier i det område, du har markeret MAKS(), kaldet Maks. o Med denne kan du finde den højeste talværdi i en række af talværdier MIN(), kaldet Min. o Med denne kan du finde den laveste talværdi i en række af talværdier Du kan desuden vælge flere funktioner, men disse yderligere funktioner kommer jeg ind på senere. For at bruge en af de nævnte genveje til funktioner, skal du blot markere de tal du vil udføre funktionen på. Det har jeg gjort i eksemplet nedenfor, hvor jeg gerne vil finde summen af en række tal: Side 50 af 201

52 Som du kan se, så fungerer funktionen både vandret og lodret, således at hvis jeg markere de to celler med 20, så regnes summen til højre, og hvis jeg markere 20, 30 og 40, så regnes og indsættes summen under disse prøv selv! De fire andre funktioner fungerer på samme måde. Spar tid med fyld og fyldhåndtaget Med ikonet kan du udfylde celler på baggrund af en eller flere andre celler. Hvis du eksempelvis har en lang række navne stående i en kolonne, og du gerne vil have disse kopieret til kolonnen ved siden af, kan du markere hele kolonne ved siden af og trykke Fyld -> Højre, som vist nedenfor. Dette vil udfylde hele den tilstødende celle med de samme navne. Jeg markerer hele kolonnen ved at trykke på P som er kolonne navnet. Der findes dog en anden måde, hvorpå man kan udfylde andre celler på baggrund af en eller flere andre celler, og det er med fyldhåndtaget, som jeg også har omtalt tidligere. Fyldhåndtaget Med fyldhåndtaget kan du hurtigt gentage talværdier, tekst og funktioner i nye celler på baggrund af en eller flere andre celler. Hvis du ikke kan huske det, så så fyldhåndtaget sådan her ud: Side 51 af 201

53 I nedenstående eksempel bruger jeg det til at kopiere en SUM() funktion til tilstødende celler, da jeg gerne vil finde det totale antal af æbler og citroner i både række B, C og D. Talværdien 3 er resultatet af min SUM() funktion. Ved at markere denne celle, hvori funktionen findes, kan jeg nu kopiere denne funktion til de tilstødende celler, hvor jeg også gerne vil kende det totale antal æbler og citroner. Jeg gør det ved at føre musen ned i højre hjørne af cellen så jeg får fyldhåndtaget på. Derefter holder jeg musen inde, og trækker den mod højre. Herefter slipper jeg musen, og Excel vil nu udfylde de to celler med SUM() funktionen også. Læg mærke til, at Excel selv finder ud af at lægge de to ovenstående tal sammen i kolonne C og D i stedet for at fortsætte med at tage summen af kolonne B. På samme måde kan du bruge fyldhåndtaget til automatisk at udfylde celler med talværdier og tekst, f.eks. måneder, som vist nedenfor, hvor jeg blot skriver Jan, og så kan Excel selv regne ud, hvad de efterfølgende celler skal udfyldes med. Side 52 af 201

54 Sådan rydder du formatering og eller indhold Man kan slette indhold i en eller flere celler ved blot at trykke Delete på tastaturet, efter at man har markeret og derved aktiveret cellerne med det indhold, man vil slette. Men hvad nu hvis man gerne vil slette indhold og ikke formatering? Eller omvendt, kun slette formatering og ikke indhold. Dette kan du bruge Ryd funktionen til, som vist nedenfor. Som du kan se, så har du mulighed for at rydde alt, hvad der er i cellen eller blot formater eller indhold. Du kan også rydde kommentarer eller fjerne et aktivt link. For at bruge funktionen, skal du blot markere det indhold i dit regneark, du vil rydde noget i, og herefter vælge fra Ryd-menuen. Side 53 af 201

55 Grundlæggende sortering Vi er nu ved at nærme os noget af det, som gør Excel til et utroligt kraftigt program. Under Redigering gruppen finder vi nemlig en række muligheder for at opsætte filtre og sortering. Filtre og sortering kan anvendes på både talværdier og tekst. For at sortere tekst eller tal, skal du først markere det du ønsker at sortere. Herefter vælger du enten at sortere det fra A til Å eller Å til A. For tal vil det fungere således: For tekst kan du sikkert regne ud, hvordan sorteringen fungerer. Har du to kolonner ved siden af hinanden, og du sorterer den ene, vil du blive spurgt, om du også ønsker at udvide din sortering, så den påvirker de tilstødende kolonne. Til dette kan du svare ja, så alle kolonner sorteres efter indholdet i den ene kolonne. Svarer du nej og Fortsæt med den aktuelle markering, vil det kun være det, du markerer, der vil blive sorteret. Nedenfor har jeg valgte at udvide min formatering, så jeg sorterer en liste med navne og aldre efter navn. Side 54 af 201

56 Grundlæggende filtre (AutoFilter) Lad os antage, at du har en liste med navne og alder, og du kun vil se dem, som er 23 år. I sådan et tilfælde vil det give rigtige god mening at bruge et filter og filtrere alle de rækker væk, som indeholder andre aldre end 23 år. For at påføre et filter, skal du først markere det område, du vil filtrere på. Typisk har alt data en overskrift, som angiver, hvad der findes i kolonnen eller rækken. Derfor vil Excel automatisk placere filter-knappen på den øverste del af det område, du markerer. I eksemplet nedenfor vil jeg gerne udføre opgaven som beskrevet før. Derfor markerer jeg min tabel, og vælger at påføre et filter: Mine tabel overskrifter påføres nu filter-knapper som vist nedenfor. Ved at klikke på disse filter-knapper, får du mulighed for at opsætte en lang række filtre såkaldte AutoFiltre. Jeg vil ikke vise alle muligheder, da vi kigger nærmere på avancerede filtre senere. Side 55 af 201

57 For at filtrerer alle aldre undtagen 23 fra, vælger jeg udelukkende 23 som vist nedenfor. Havde jeg haft mange forskellige aldre i min tabel kunne jeg søge efter 23 via søgefunktionen. Trykker jeg OK nu får jeg følgende resultat: Alle aldre undtagen 23 er nu filtreret væk. Læg mærke til, at filtret påvirker alle rækker i tabellen. For at fjerne filtre, kan du enten markere tabellen og vælge Ryd under Sortér og Filtrer. Alternativt kan du, under filter-knap-menuen, vælge Fjern filter fra [kolonne navn] som vist nedenfor. Side 56 af 201

58 Søg og erstat i Excel Du kan søge i hele dit Excel ark ved at klikke på Søg og vælg og derefter Søg. Du kan også frembringe søgeren ved hjælp af genvejen Ctrl+B. Herefter kan du søge efter et tal eller en tekst i dit regneark. Hvis der er flere resultater, vil du kunne trykke Find næste for at finde det næste resultat. Cellen, hvor det du søger efter findes, vil blive markeret som vist ovenfor. Vil du gerne finde og erstatte indhold, kan du som før klikke på Søg og vælg og derefter Erstat. Side 57 af 201

59 Du kan nu søge efter det, du gerne vil have erstattet. Når du har fundet det, kan du erstatte det med det du skriver i Erstat med. I mit tilfælde vil jeg erstatte talværdien 23 med 24. Ønsker jeg at erstatte en ad gangen trykker jeg Erstat, men hvis jeg bare vil have erstattet alle i hele regnearket med det samme, kan jeg trykke Erstat alle. Genvejen til erstat er Ctrl+H. Side 58 af 201

60 Formler (og funktioner) I sidste kapitel så vi på en række grundlæggende funktioner. I dette kapitel skal vi se på flere og mere avancerede formler og funktioner, som alle er organiseret under Formler fanen. Lad os først tage et kig på hvad definitionen på en formel og en funktion er. Formler og funktioner definitioner Ønsker du at regne noget ud eller behandle data, deriblandt tekst og datoer, skal du gøre brug af en formel. Formler anvender enten indtastede inputs eller værdier fra andre celler, også kaldet referencer, til at beregne et resultat. Formler er således dynamiske, idet du kan ændre værdien i en celle, som formlen benytter, og derved ændre formlens resultat. Når du laver en formel, kan du gøre det ved enten at markere cellen og skrive formlen ind via fomellinjen eller ved at dobbeltklikke på cellen og skrive formlen direkte ind i cellen. Så snart du forlader cellen, f.eks. ved at trykke Enter, vil resultatet af formlen blive vist. For at starte en formel skal du altid skrive lighedstegn (=) først. I eksemplet nedenfor har jeg lavet 3 formler. Alle tre formler giver det samme resultat og tager de samme værdier, men de er alle bygget forskelligt op. Formel med indtastning Formel med referencer Side 59 af 201

61 Formel med blanding af referencer og indtastning En formel kan bestå af følgende: Operatorer (+ (addition), - (minus), *(multiplikation) etc ) - mere om det i næste afsnit Værdier Tekst Skal altid skrives mellem i formler. Funktioner (f.eks. SUM(), MAKS() etc. ) Funktioner er således prædefinerede regnskabsfunktioner i Excel, som kan anvendes i formler. Man kunne eksempelvis bruge en funktion i en formel som vist nedenfor. Læg mærke til, at funktionen gør additionsarbejdet en del lettere for os. SUM(E1:E2) er nemlig det samme som =E1+E2. I dette tilfælde er der ikke meget forskel på de to, men havde du haft 20 forskellige udgifter, have det været langt lettere at bruge en funktion som SUM(E1:E20) i stedet for at skrive formlen =E1+E2+E3+E4+E5+E6+E7.osv. Regneoperatorer Når man arbejder i Excel, er det en rigtig god ting, at kunne de mest almindelige regneoperatorer, som kan anvendes i formler. Derfor har jeg nedenfor samlet en række operatorer, så du kan få et overblik og måske huske en del af dem. Side 60 af 201

62 Matematiske operatorer Matematiske operatorer bruges til at udføre udregninger. Man anvender dem på samme måde som i matematik, og derfor skal du også huske at anvende de aritmetiske regler for operatorprioritet, når du opbygger din formel. F.eks. giver =2+3*3 ikke 15, men 11. Vil du gerne lægge de to tal sammen først, skal du anvende prentes, ligesom i matematikken, så din formel se således ud: =(2+3)*3. Operator Beskrivelse Eksempel + Lægger to tal sammen. 4+4 = 8 - Trækker to tal fra hinanden 8-4 = 4 * Ganger to tal med hinanden. 4*4 = 16 / Dividerer det første tal med det andet tal. 4/4 = 1 ^ Opløfter et tal til en eksponent. 4^4 = 256 Sammenligningsoperatorer Sammenligningsoperatorer bruges til at sammenligne to værdier. Hvis betingelsen er sand returneres der SAND, hvis ikke, returneres FALSK. Operator Beskrivelse Eksempel < <= > >= = <> Returnerer SAND, hvis den første værdi er mindre end den anden værdi. Returnerer SAND, hvis den første værdi er mindre end eller lig med den anden værdi. Returnerer SAND, hvis den første værdi er større end den anden værdi. Returnerer SAND, hvis den første værdi er større end eller lig med den anden værdi. Returnerer SAND, hvis den første værdi er lig med den anden værdi. Returnerer SAND, hvis den første værdi ikke er lig med den anden værdi. Sammenføjningsoperatorer 1 < 2 -> SAND 2 < = 2 -> SAND og 1 < = 2 -> SAND 4 > 3 -> SAND 4 > = 3 -> SAND og 3 > = 3 -> SAND 4 = 4 -> SAND 5 <> 4 -> SAND Sammenføjningsoperatorer bruges til at sammensætte tekststrenge. Et brugsscenarie kunne eksempelvis være, at du har en kolonne med fornavne og en med efternavne. I den Side 61 af 201

63 3. kolonne vil du gerne sammensætte disse tekstværdier til det fulde navn. Det kan du bruge en sammenføjningsoperatorer til. Operator Beskrivelse Eksempel & Kombinerer de to tekstværdier til én streng/tekstværdi. "Peter "&"Jensen" = Peter Jensen Referenceoperatorer Referenceoperatorer bruges typisk til at oprette referencer til celler eller celleområder samt til anvendelse i funktioner. Operator Beskrivelse Eksempel : Områdeoperator. Angiver et område. (A1:D1), markere de 4 celler fra A1 til D1 ; Foreningsoperator. Forener to områder (A1:D1;A2:D2), forener de 8 celler i henholdsvis A1:D1 og A2:D2. Nedenfor ser du et eksempel på, hvordan disse to bruges. Det jeg gør, er at jeg ønsker at finde gennemsnittet af Januar og Februar. Jeg anvender funktionen MIDDEL() på de to områder A1:A4 og B1:B4. : bruges til at angive områder mens ; forener de to områder i funktionen. Funktionsbiblioteket - Din adgang til funktioner Funktionsbiblioteket er den første gruppe under Formler. Her er funktioner inddelt i forskellige funktionskategorier, og du finder også et par andre ikoner og knapper, som vi har kigget på tidligere. Hjælp til funktioner De første knapper, man møder i funktionsbiblioteket er dem du ser nedenfor. Side 62 af 201

64 Indsæt funktion kiggede vi på, da vi kort gennemgik formellinjen. Knappen gør det samme om end du tilgår den via Formeler fanen eller via formellinjen. Trykker du på indsæt funktionen, får du mulighed for at bruge en dialogboks til at vælge og sammensætte din funktion. At klikke på Indsæt funktionen er et alternativ til selv at skrive = i en celle og derefter selv skrive funktionen. At skrive funktionen selv er typisk det hurtigste, men hvis man ikke kan huske, hvad funktionen, man ønsker at bruge hedder, kan dialogboksen være en god hjælp. Nedenfor har jeg fremkaldt dialogboksen ved at markere en celle og derefter klikket Indsæt funktion: Jeg får nu mulighed for at vælge den funktion, jeg vil bruge fra en liste. Listen indeholder som standard de 10 senest brugte funktioner. Du kan desuden søge efter en funktion ved at beskrive, hvad du vil foretage dig. Jeg vælger SUM() funktionen, da jeg ønsker at finde det samlede antal for Januar og Februar måned. I det jeg trykker OK får jeg nedenstående dialogboks Side 63 af 201

65 Excel har allerede valgt for mig, at det er celleområdet B1:B2, jeg ønsker at finde summen af. Alternativt kan man markere cellerne en for en i helholdvis Tal1 og Tal2 som vist nedenfor. Resultatet vises i dialogboksen og trykker du OK, så indsættes funktionen. Alt efter hvilken funktion du vælger at indsætte, vil der være forskellige ting du skal udfylde. Disse ting kaldes funktionsargumenter. Du vil opleve, at hvis du selv skriver funktioner ind, så vil Excel også komme med forslag, som kan hjælpe dig til at finde/huske den funktion, du leder efter. I eksemplet nedenfor er jeg begyndt at skrive =SU i en celle og Excel giver mig automatisk en række forslag. Side 64 af 201

66 Jeg kan nu med musen klikke på den funktion jeg ønsker at bruge. Excel vil herefter indsætte funktionen og vise, hvilke funktionsargumenter funktionen kræver. Det første funktionsargument du skal give funktionen vil stå med fed, mens valgfrie funktionsargumenter vil stå mellem [ ]. Du kan også vælge den ønskede funktion fra listen med dine pil-taster, hvorefter du skal trykker på tabulator tasten (Tab) for at vælge funktionen. Du vil i de næste afsnit se, hvordan funktioner kan tage en række forskellige argumenter. Autosum kender vi allerede fra Hjem fanen og Redigering gruppen, hvor vi gennemgik, hvordan man med denne kan indsætte funktioner, der automatisk finder ud af, hvad det f.eks. er man vil lægge sammen. Hurtig Analyse - endnu en genvej til funktioner En funktion som du ikke finder i ældre Excel versioner, er Hurtig Analyse. Hurtig analyse kan bruges til flere forskellige ting, men i dette afsnit vil jeg i første omgang kigge på funktionsmulighederne. Har du en større tabel, som du gerne vil udføre en beregning på med en formel, kan du markere det område, du vil arbejde med og trykke på det lille Hurtig Analyse ikon som vist på billedet nedenfor. Herefter kommer der en række muligheder, og under Totaler finder du hurtigt analyser, der anvender funktioner. Side 65 af 201

67 F.eks. kan jeg vælge Sum, og derved udregne summen af alle mine måneder som vist ovenfor. Beregn din låne-ydelse - En finansiel funktion Funktioner som du finder i funktionsblioteket, er opdelt i forskellige kategorier. Den første kategori fra venstre er finansielle funktioner. Et eksempel på en finansiel funktion er YDELSE(), som kan anvendes til at beregne ydelsen på et lån. YDELSE() funktionen tager følgende funktionsargumenter: Rente Den rentesats der skal anvendes på lånet nper Lånets løbetid nv Nutidsværdi fv Fremtidsværdien, udfyldes denne ikke, er det forudsat, at værdien vil være 0 type Her kan du enten taste 0, intet eller 1. 0 og intet betyder, at ydelsen forfalder ved periodens afslutning, mens 1 betyder, at ydelsen forfalder ved periodens begyndelse. Lad os prøve at bruge YDELSE() til at beregne ydelsen på et lån med nedenstående eksempel: Side 66 af 201

68 I eksemplet har jeg lånt kroner, til en rente på 4% og løbetid på 10 år. Den årlige ydelse er således ,47 kr. Det vises med negativt fortegn, da du jo skal af med pengene. Skifter jeg til en månedlig ydelse, skal jeg huske at dividere renten, da jeg skal have en månedlig rente samt hæve løbetiden til 120 (10*12). Side 67 af 201

69 Den månedlige ydelse er således 5.062,26 kr. på lånet. Læg mærke til, hvordan den samlede ydelse er lavere, når jeg har en månedlig ydelse i stedet for en årlig hvorfor mon? Lige meget om du har forstand på finansielle udregninger eller ej, så er dette i hvert fald et godt eksempel på, hvordan en funktion kan tage adskillige funktionsargumenter, men hvor det ikke er alle der behøver at blive udfyldt. Hvis A er højere end B, så skal dette ske - En logisk funktion Den næste kategori er logiske funktioner, hvor man bygger logik ind i sin funktion, således at resultatet af funktionen afhænger af, hvad udfaldet af logikken er. Lad os prøve at tage et eksempel. HVIS() er en logisk funktion. HVIS() funktionen tager tre funktionsargumenter: En logisk test, også kaldet en betingelse, som enten skal kunne evalueres SAND eller FALSK En værdi hvis udfaldet af betingelsen er SAND En værdi hvis udfaldet af betingelsen er FALSK Side 68 af 201

70 Lad os se på eksemplet nedenfor. Jeg har fået en tilmeldingsliste til en fest. Problemet er bare, at festen bliver holdt på et diskotek, hvor der udskænkes alkohol. Derfor må jeg kun lukke folk ind, hvis de er 18 år eller derover. Min logiske test lyder således: Hvis gæsten er 18 eller derover, skriv JA i Adgang kolonnen, hvis gæsten er under 18 skriv NEJ i Adgang kolonnen: Ovenfor ses resultatet af min logiske HVIS() funktion. Grundlæggende siger jeg, at hvis alderen i kolonne B er højere eller lig med 18, så skal min værdi_hvis_sand være JA, hvis ikke så skal min værdi_hvis_falsk være NEJ. Læg mærke til, hvordan Excel hjælper mig med at huske funktionsargumenterne, når jeg skriver funktionen (se pile). Fjern de første fem karakterer i en tekst En Tekst funktion I Excel findes der også funktioner, som kan behandle tekst på forskellige måder. F.eks. findes der funktionen VENSTRE(), som kan bruges til at vælge x-antal karakterer fra venstre. Tilsvarende findes der HØJRE(), som gør det samme blot fra højre. I nedenstående eksempel har jeg fået en liste med navne, men hvor der i hvert navn er indsat navn-[navn], fordi det er et udtræk fra et andet IT-system. Jeg vil dog gerne have renset navnet, så det står for sig selv. Først prøver jeg at bruge VENSTRE() og tage de første fem karakterer i kolonne A. Side 69 af 201

71 Som forventet, så vælger funktionen de første fem karakterer. Det er dog ikke helt det jeg vil opnå, da det er navn- jeg vil have slettet. For at gøre dette kan jeg gøre brug af LÆNGDE() funktionen, som tæller antal tegn i en tekst-streng. Derudover vælger jeg i stedet HØJRE(). Jeg kan bruge det hele således: HØJRE(tekstcelle;LÆNGDE(tekstcelle)-5) Det som jeg reelt gør, er at jeg først finder længden af min tekst i kolonne A (navn-charlotte = 14), og herefter trækker jeg 5 fra. Jeg ved at navn- er 5 karakterer, og derfor vil jeg på den her måde altid vælge det antal karakterer fra højre, som navnet er = 7 = Mogens 8-5 = 3 = Ole 14-5 = 9 = Charlotte Og på den måde har jeg nu brugt en tekst funktion til at rense en række navne. Giv mig dato og tidspunkt En Dato og klokkeslæt funktion Skal du arbejde med datoer og klokkeslæt i Excel, så findes der også en lang række funktioner til dette. En af de helt simple er NU(), som giver dig datoen og det præcise klokkeslæt. Gemmer du din projektmappe, og åbner det nogle dage eller timer senere, så vil NU() automatisk opdatere sig selv. På den måde kan du bruge funktionen til at lave beregninger baseret på det tidspunkt, hvor projektmappen er blevet åbnet. Side 70 af 201

72 Find nøgleværdi i tabel En Opslag og reference funktion En opslag og reference funktion som er yderst brugbar at kende i Excel er LOPSLAG(). LOPSLAG bruges til at slå noget op lodret (deraf L) i en tabel, på baggrund af nogle inputs som du giver funktionen. Har du f.eks. en lang liste med medarbejdere, deres navn og deres alder, kan du bruge LOPSLAG() til at slå et medarbejder id op og vise personens navn og alder. Lad os tage et eksempel. LOPSLAG() tager 4 argumenter 1. Hvad du ønsker at slå op (opslagsværdi) 2. Hvor du ønsker at lede (tabelmatrix) 3. Hvad du ønsker returneret (kolonneindeks_nr) 4. Om det skal være et intervalopslag eller ej (Lig_med) Nedenfor har jeg lavet løsningen på mit eksempel ovenfor: Først angiver jeg, hvad det er jeg gerne vil slå op. Det jeg gerne vil slå op, står i min celle B1, hvor jeg kan indtaste medarbejder id, og derfor vælger jeg dette. Herefter angiver jeg, hvor jeg ønsker at lede. Jeg vil gerne lede i tabellen under, og derfor er den valgt (markeret med rødt A6:C10). Den værdi jeg gerne vil have returneret fra tabellen er Navn, hvilket er kolonne nr. 2 i det røde område derfor skriver jeg 2. Jeg ønsker ikke at det skal være et interval opslag og skriver derfor til sidst FALSK. Side 71 af 201

73 Dette giver mig følgende resultat: Jeg har slået medarbejder id 34 op, og det er Jonas, som er 54 år. Alderen er slået op på samme måde som navn, men i stedet for at få returneret værdien i kolonne nr. 2 får jeg værdien i kolonne nr. 3 (=LOPSLAG(B1;A6:C10;3;FALSK)). Argumentet FALSK fortæller vores funktion, at vi vil finde en eksakt værdi. Havde vi i stedet skrevet SAND, havde funktionen ledt efter den nærmeste lavere værdi, hvilket er noget man typisk bruger til f.eks. bonusafregninger, hvor det ikke er muligt at angive alle opslagsværdier. Der findes også en anden opslagsfunktion kaldet VOPSLAG(). Denne funktion fungerer på samme måde blot med den forskel, at man slår noget op vandret (V) i stedet for lodret(l) Hvis vi prøver at tage det samme eksempel som foroven, men hvor tabellen er struktureret således, at id og aldre står vandret i stedet for lodret. Her vælger jeg igen, at slå medarbejder id op i B1. Jeg sætter min opslags-tabel til B5:E6, og vælger desuden at få returneret den værdi der er i række 2 (ikke kolonne som før) i min valgte tabel. Side 72 af 201

74 Her finder jeg således medarbejderen med id 43 og kan se, at han eller hun er 45 år. Afrund et tal En Matematik og trigonometri funktion Matematik og trigonometri funktioner er til udregning af matematiske formler, som f.eks. indebærer cosinus, sinus, pi mf. En simpel matematik og trigonometri funktion er AFRUND() funktionen, som enten runder et tal op eller ned til nærmeste heltal. F.eks. ville = AFRUND(4,5678;0) give resultatet 5, da jeg fortæller at jeg vil have afrundet tallet med ingen cifre (0). Havde jeg skrevet 1, ville resultatet have være 5,6. Der findes masser andre funktioner, som kan hjælpe dig med at runde op, ned, finde det nærmeste hele tal, lige tal og meget mere. Relative og absolutte reference Som du måske allerede har lagt mærke til, så er alle referencer i Excel som standard relative, hvilket betyder, at Excel selv vil flytte dine referencer, hvis du flytter formlen. F.eks. har jeg lavet formlen =B1+B2 nedenfor i celle B3 og kopieret den til C3. Her flyttes referencerne i formlen relativt, så der nu står =C1+C2 i den. Hvis du ønsker, at en eller flere referencer ikke skal være relative, kan du låse dem ved at markere dem og trykke F4, hvorpå Excel vil påføre $ i referencen, således at f.eks. den relative B1 vil blive absolut og se således ud $B$1. Dette er specielt nyttigt, hvis du skal lave udregninger, hvor der er en konstant. Side 73 af 201

75 Det kunne eksempelvis være, at du vil regne 5% af en række tal, og derfor vil holde din referencecelle, hvori de 5% står, konstant: Havde jeg i eksemplet ovenfor ikke lavet A2 til en absolut reference, ville jeg have oplevet, at min udregning ville være gået galt, som vist nedenfor, fordi jeg for Henry ville have flyttet referencen til A3 (=A3*B6 -> 0), og Jørgen A4 (=A4*B7 -> Ugyldig værdi). Det er også muligt at lave blandede referencer. A$1 ville eksempelvis være en blandet reference, da kolonne A er relativ og række 1 er absolut. Omvendt så ville $A1 være absolut i forhold til kolonne A og relativ i forhold til række 1. Det er altså $, som fastlåser enten kolonnen, rækken eller dem begge. Nedenfor har jeg lavet et helt simpelt eksempel på et brugsscenarie. Jeg vil gerne i de blanke celler lægge de to tal sammen, som står i henholdsvis kolonne (A1:D1) og række (A1:A4). I B2 skal der eksempelvis stå 2. Side 74 af 201

76 Laver jeg en simpel formel, hvor jeg plusser A1+B1 i cellen B2 og efterfølgende bruger fyldhåndtaget til at udfylde de resterende felter, så går det galt som vist herunder. A4+D4 giver i hvert fald ikke 30, og det er fordi, at mine referencer er relative og dermed flytter sig, således at formlen i D4 rent faktisk er C4+D3. For at få udfyldt tabellen rigtigt skal jeg sørge for, at kolonne A altid bruges og række 1 altid bruges. Det kan jeg opnå ved at bruge blandede referencer således $A2+B$1, hvorefter formlerne vil være korrekte, selv når jeg bruger fyldhåndtaget. Kigger vi igen på D4 kan vi se, at det stadig er række A der bruges, men at vi nu er rykket ned til række 4, som jo er ok, da det kun er kolonne A der er absolut. Vi kan desuden se, at vi bruger kolonne D, men at vi holder række 1 konstant, hvilket også var hensigten. Side 75 af 201

77 Referencer på tværs af ark Lige som du kan anvende referencer i et ark, kan du også anvende referencer til celler i andre ark. Det gør du nemt ved blot at gå til det ark, hvori værdien, du vil bruge i din formel, findes, og derefter klikke på cellen med værdien. Excel vil nu indsætte denne celle i din formel med syntaksen 'ark-navn'!celle I eksemplet nedenfor har jeg hentet 4 værdier fra 4 forskellige ark ind i min formel i Ark5. Ligesom med almindelige referencer kan du også gøre en reference mellem ark absolut ved at tilføje $. 'Ark1'!$B$1 er eksempelvis den absolutte udgave af 'Ark1'!B1. Har du rigtig mange ark, hvor du henter værdier fra det samme sted, kan du med fordel forkorte din formel således: ='Ark1'!$B$1+'Ark2'!$B$1+'Ark3'!$B$1+'Ark4'!$B$1 Her hentes værdier i B1 i alle fire ark. Derfor kan det skrives kortere på denne måde: =SUM('Ark1:Ark4'!$B$1) Side 76 af 201

78 Navngivning af celler Vi har kort været inde på det tidligere, men i Excel har du mulighed for at navngive dine celler. Dette løser også problemet med relative og absolutte referencer, da en navngivet reference automatisk vil være absolut. Du kan navngive celler under Formler i Definerede navne gruppen. Tager vi eksemplet fra før med udregning af 5% bonus, hvor vi gerne vil holde procentsatsen absolut, kan vi i stedet for at låse den med F4, give den et navn. Det gør vi ved at markere cellen samt den celle, som den skal navngives ud fra. Hvorefter vi klikker på Opret ud fra markering. Herefter skal vi vælge, hvordan cellen skal navngives. Jeg har allerede oprette en overskrift kaldet Procentsats, og derfor vælger jeg at navngive min celle efter Øverste række Side 77 af 201

79 Min Celle er nu navgivet Procentsats, og kan nu bruges som en absolut reference i min formel for udregning af bonus. Udover at oprette et cellenavn på denne måde kan du også gøre det manuelt ved blot at markere en celle og derefter skrive et navn ind i navnefeltet helt til venstre i formellinjen og trykke Enter. Nedenfor er jeg f.eks. ved at navngive cellen B2 Stor_bonus : Læg mærke til, at jeg ikke kan bruge mellemrum i mit navn, og derfor bruger jeg _ i stedet. Du kan klikke på det lille pil-ikon i navnefeltet for at se, og gå til navngivne celler i regnearket. Side 78 af 201

80 Visualisering og sporing af formler Under Formel fanen findes der også en gruppe kaldet Formelrevision. Jeg vil ikke gennemgå det hele i denne nu, men i stedet gemme lidt til senere i denne bog, hvor vi skruer lidt mere op for niveauet. Det jeg vil gennemgå, er de muligheder, du har for visualisering og sporing. I båndet ser knapperne således ud: Du kan bruge disse funktioner til at illustrere og spore, hvilke referencer din formel tager. Hvis vi tager eksemplet fra tidligere, hvor jeg udregner en bonus til tre medarbejdere. Her kunne det være, at jeg var i tvivl om, hvordan denne bonus er udregnet. For at få illustreret, hvilke andre celler bonussen er regnet ud fra, kan jeg markere en af cellerne, hvor der er regnet bonus, og derefter trykke på Spor forudgående. Excel vil herefter med blå pile vise, at det er celle A2 og B5 som anvendes til at udregne bonussen. Hvis jeg omvendt ville vide, i hvilke formler min procentsats bliver brugt, kan jeg i stedet markere dennes celle og trykke Spor efterfølgende. Side 79 af 201

81 I mit tilfælde er det måske ikke så svært at gennemskue, hvordan udregningerne hænger sammen, men har du et meget stort regneark, kan denne funktion være ganske nyttig. Du fjerner alle pile ved at trykke på Fjern pile. Under Formler findes der også er par andre muligheder, men da disse er lidt mere avancerede, gemmer vi dem til senere i bogen. I stedet hopper vi nu til Indsæt fanen. Side 80 af 201

82 Indsæt Illustrationer og diagrammer Vi har nu prøvet at arbejde med forskellige formler og funktioner. I dette kapitel skal vi se nærmere på, hvordan du præsenterer data via diagrammer og grafer, for på den måde at visualisere og overskueliggøre dine data. Det er under fanen Indsæt, at vi finder diagrammer og grafer. Under denne fane finder du desuden funktioner til at indsætte billeder og figurer i dit regneark. Den første gruppe under Indsæt er Tabeller. Denne gruppe indeholder det man kalder for Pivot tabeller. Dette vil jeg dog ikke komme ind på i dette kapitel, men i stedet gemme til senere, hvor vi skal kigge på de lidt mere avancerede ting i Excel. Det samme gælder for gruppen Filtre, hvor vi blandt andet har Udsnitsværktøj. Dette tager vi også i forbindelse med pivottabellerne. Sådan indsætter du illustrationer og billeder Som i Word kan man i Excel indsætte billeder i sit regneark. Du har også mulighed for at indsætte figurer og SmartArt objekter. Trykker du eksempelvis på Billeder i gruppen Illustrationer, vil en dialogboks komme frem, hvor du skal vælge det billede på computeren, som du vil indsætte. I eksemplet nedenfor har jeg indsat Excel Guidens logo i mit regneark. Billeder flyder ovenpå dine celler, og påvirkes som standard ikke af andet indhold i dit regneark. Som i Word får du mulighed for at formatere billeder i en ny kontekstafhængig fane kaldet Formatér, hvor du blandt andet kan beskære og tilføje ramme til dit billede. Figurer og SmartArt objekter opfører sig på samme måde som billeder i dit regneark, og de indsættes også ved at trykke på ikonet i gruppen Illustrationer. Side 81 af 201

83 Sådan laver du et cirkeldiagram Et cirkel diagram er godt, når du gerne vil illustrere en fordeling i dine data. Excel definerer det således: Et cirkeldiagram bruges til at vise proportioner af et hele. I eksemplet nedenfor vil jeg f.eks. gerne have et visuelt overblik over mine udgifter. Jeg ved, hvor meget de hver især udgør procentvis, men det er svært at få et overblik ved blot at kigge på listen. Et cirkel diagram kan hjælpe os med at få et overblik. For at lave et cirkeldiagram skal vi ind under gruppen Diagrammer, hvor vi kan klikke på ikonet. Dette venter vi dog lige med, da Excel faktisk også kan hjælpe os med at bestemme, hvilket diagram der er bedst, på baggrund af den data vi har. Prøv derfor i stedet at markere dine data og tryk på Anbefalede diagrammer. Dette giver en dialogboks, som vist nedenfor, hvor Excel anbefaler en række diagrammer, samt viser, hvordan de vil se ud, hvis vi valgte dem til vores data. Side 82 af 201

84 Jeg vil dog gerne indsætte et cirkeldiagram, og vælger derfor denne. Side 83 af 201

85 Et cirkeldiagram er nu blevet indsat, og vi kan formatere og tilpasse det på forskellige måder. Vi har også fået to nye kontekstspecifikke faner nemlig Design og Formatér Under disse faner kan du skifte farve og udseende på dit cirkeldiagram. På selve diagrammet har vi også en række muligheder (markeret med pile på billedet) for at tilpasse det efter vores ønsker. Disse tilpasningsmuligheder finder du også under de to nye faner. For det første kan du ændre navnet på dit diagram ved blot at klikke på navnet, i mit tilfælde Procent, og derefter skrive et nyt navn. Trykker du på det lille grønne plus-ikon, kan du vælge at tilføje dataetiketter og/eller fjerne diagramtitlen, som jeg har gjort nedenfor. Side 84 af 201

86 Trykker du på den lille pensel under plus-ikonet, får du flere muligheder for at ændre selve designet på dit cirkeldiagram. Det har jeg gjort nedenfor, hvor jeg har valgt en diagramtypografi, hvor diagrametikette og forklaring til procent-værdien vises på selve diagrammet. Ønsker jeg at gøre mit diagram større, kan jeg blot hive i de runde punkter, der findes i udkanten af diagramområdet, som vist med pilen på billedet. Det sidste ikon er en tragt. Med denne kan du nemt og hurtigt bestemme, hvad der skal vises i diagrammet. I mit tilfælde vil jeg ikke vise alle de små udgifter, og derfor vælger jeg at filtrere dem fra, så jeg kan se fordelingen mellem de store udgifter. Side 85 af 201

87 Man bruger filtret ved først at fravælge dem, man ikke ønsker at vise og derefter trykke på Anvend. Viser det sig, at cirkeldiagrammet ikke er det rigtige diagram til formålet, kan du nemt ændre det ved at markere diagrammet og derefter under Design fanen trykke på Skift diagramtype. Dette giver dig ovenstående dialogboks, hvor du enten kan vælge at skifte den grundlæggende diagramtype eller ændre til en anden type cirkeldiagram. Side 86 af 201

88 Jeg vælger eksempelvis et 3-D cirkeldiagram som vist nedenfor. Vi har nu prøvet at oprette et cirkeldiagram. Du kan også oprette et cirkeldiagram ved at bruge hurtiganalyse, som vi har kigget på tidligere. Markerer man sine data og klikker på hurtiganalyse ikonet, kan man under Diagrammer vælge en række anbefalede diagrammer. Las os prøve at gå videre til et søjlediagram. Side 87 af 201

89 Sådan laver du et søjlediagram Der findes både liggende og stående søjlediagrammer. Ifølge Excel bruges søjlediagrammer til: At sammenligne værdier på tværs af nogle få kategorier. Et søjlediagram oprettes på samme måde som et cirkeldiagram, ved først at markere de data, der skal visualiseres med et søjlediagram, og derefter trykke på ikonet Diagrammer fanen. under Du skal derefter vælge, hvilken type søjlediagram du ønsker, lige som vi gjorde da vi skiftede typen på vores cirkeldiagram. Jeg vælger blot et almindeligt stående 2D-søjlediagram. Side 88 af 201

90 Du kan formatere, filtrere og tilpasse dit søjlediagram på samme måde, som vi gennemgik under cirkeldiagrammet. Hvis du ønsker at indsætte diagrammet i et helt andet ark, kan du blot markere din datae som beskrevet ovenfor og trykke F11. Side 89 af 201

91 Sådan laver du et kurvediagram (graf) Et kurvediagram, bedre kendt som en graf, anvendes typisk, hvis man vil illustrere en udvikling. Excel skriver: Et kurvediagram bruges til at vise tendenser over tid eller kategorier, når rækkefølgen er vigtig. Hvis jeg eksempelvis ville se udviklingen i mængden af nedbør over året, kunne jeg med rette anvende et kurvediagram. Et søjlediagram ville måske også kunne bruges, men for eksemplets skyld, bruger jeg et kurvediagram. Jeg vælger at lave et 2D-kurvediagram med datamærker (de små prikker på kurven), så det er tydeligt, hvor hver måned går til. På kurver ønsker man typisk at have aksetitler, og jeg kunne også godt bruge en til min y- akse, så man kan se, at det er nedbør i millimeter, der vises. Derfor markerer jeg mit kurvediagram og vælger Hurtigt layout under Design fanen. Herefter vælger jeg den første mulighed, hvor jeg kan se, at der vil blive tilføjet en akse-titel til min y-akse. Side 90 af 201

92 En anden måde at tilføje aksetitler på er via det lille grønne plus, som også er markeret ovenfor. Her kan du til- og fravælge forskellige elementer på dit kurvediagram. Jeg kan nu gå ind og tilføje en aksetitel ved at klikke på aksetitel og derefter skrive en ny som vist nedenfor. Side 91 af 201

93 Sådan laver du et minidiagram Vi har nu prøvet at lave de tre mest gængse diagramtyper i Excel, nemlig cirkel-, søjle- og kurvediagram. Disse typer findes der dog også miniudgaver af. Minidiagrammer findes også under Indsæt fanen i gruppen minidiagrammer. Minidiagrammer er et lille diagram i en celle, der giver en visuel præsentation af dine data. Et minidiagram kan bruges på sammen måde som deres storebrødre. F.eks. kan man bruge et kurvediagram til at vise en udvikling i data. I eksemplet nedenfor har jeg to sælgere og deres salgstal over et år. Det kan være svært at konkludere noget ud fra tallene som de står der, så lad os prøve at indsætte et minidiagram. Det gør jeg ved først at placere musemarkøren i den celle, hvor jeg gerne vil have et minidiagram. Herefter går jeg til Indsæt og under Minidiagrammer vælger jeg at indsætte et kurvediagram. Det giver mig nedenstående dialogboks. Som diagramområde vælger jeg de data, jeg gerne vil have afbilledet i mit minidiagram. I mit tilfælde B2 til M2 (B2:M2). Side 92 af 201

94 Herefter trykker jeg OK, hvorpå mit minidiagram indsættes. På billedet nedenfor har jeg gjort det ved begge sælgere, og det er nu nemt at konkludere ud fra minidiagrammerne, at Sælger 1 klart performer bedst i slutningen af året, mens Sælger 2 performer bedst i starten. De resterende grupper under Indsæt Vi har nu været omkring en række grupper under Indsæt fanen. Nogle af dem vender vi tilbage til. Dog er der et par stykker, som vi endnu ikke har set på, og som jeg gerne kort vil forklare. Tilføjelsesprogrammer Som så mange andre moderne programmer, kan man til Excel installere ekstra funktioner og features. Disse kaldes tilføjelsesprogrammer, hvor man typisk kalder dem for apps eller udvidelser i andre kendte programmer og styresystemer. Du kan selv prøve at klikke på Store, for at se de udvidelser der findes til Excel. Links Som i alle andre Office programmer kan du i Excel indsætte links. Indsætter du en url (hjemmesideadresse) som vist nedenfor direkte, bliver den automatisk omdannet til et aktivt link. Har du et stykke tekst kan du desuden markere dette og trykke på link som vist nedenfor. Herefter kan du vælge om du vil linke til et andet dokument på din computer, til en hjemmeside eller måske til et andet ark i din projektmappe (under En placering i dette dokument ). Side 93 af 201

95 Symboler Under Symboler gruppen i Excel kan du lige som i Word indsætte en række symboler og ligninger. Det kunne eksempelvis være, hvis du gerne vil visualisere en formel som du anvender i dit regneark, så kan du indsætte denne som en ligning. Excel har en funktion kaldet Håndskrevet ligning, som gør det muligt for dig, at skrive din ligning i hånden, hvorefter Excel fortolker den, og indsætter den i dit regneark. Det har jeg eksempelvis gjort med en simpel ligning nedenfor. Side 94 af 201

96 Sidelayout i Excel Mange af funktionerne under Sidelayout kender du sikker allerede fra Word, og jeg vil derfor ikke gennemgå dem i dybden i denne guide. I stedet vil jeg kort ridse op, hvad du finder under Sidelayout fanen, og hvad du kan bruge det til. Temaer Under Temaer, kan du som navnet antyder skifte tema i dit regneark. Det kunne eksempelvis være, at den virksomhed du arbejder for, anvender en palette af blå farver, og så kan det måske være en idé at bruge et blåligt tema. Du kan vælge at indsætte et tema, som både består af en bestemt skriftype og farve-tema eller blot vælge at skifte farvetemaet i dit regneark. I eksemplet nedenfor kan du se, hvordan jeg skifter fra kontor temaet til storby temaet. Læg mærke til, hvordan blandt andet farver og skrifttyper ændrer sig. Sideopsætning tilpas dit regneark til indhold og print Under sideopsætning kan du ændre marginer og retning på dit regneark. Har du f.eks. svært ved at få hele dit ark til at være på ét A4-ark, kan du prøve at gøre dine marginer mindre eller evt. lægge dit ark ned ved at skifte retning. Ved du, at du skal printe på A3, kan du med fordel under Størrelse skifte sidestørrelsen på dit printområde. Som standard arbejder du, i Excel, altid i printstørrelse A4. Du kan desuden præcisere, hvad udskriftsområdet skal være. Det gør du ved at markere det som skal være dit udskriftsområde og derefter vælge Udskriftområde og derefter Angiv udskriftsområde. Herefter vil dit udskriftsområde blive vist med en lille grå firkant. Dette kan være en god funktion i de tilfælde, hvor du har et område i dit ark, hvor alle dine resultater står, og du ikke ønsker at printe hele arket hver eneste gang. Side 95 af 201

97 Ved at angive dette område til dit printområde, kan du hurtigt printe uden at skulle tilpasse, hvad der skal og ikke skal printes hver gang. Du kan fjerne dit udskriftområde ved blot at vælge Udskriftområde og derefter Ryd udskriftsområde. Vil du gerne have en baggrund på dit regneark, f.eks. et firmalogo, kan du også indsætte dette via sideopsætning gruppen. Skaller til Automatisk skallering til print Dette har vi faktisk allerede gennemgået under udskift af dit regneark, så jeg vil ikke gennemgå det yderligere her. Arkindstillinger Vis/skjul printområde og gitterlinjer Under arkindstillinger kan du fravælge de gitterlinjer der indikerer, hvor dine celler afgrænses. På billedet nedenfor har jeg valgt ikke at vise mine gitterlinjer, men i stedet vise, hvor mit printområde går til. Jeg kan f.eks. se, at hvis jeg printer nu, så vil jeg kun få til og med august med på min første side. Resten vil blive printet på en ny A4-side. Side 96 af 201

98 Det kan være en god idé at aktivere gitterlinjer for print, så man ikke kommer til at spilde print på at printe regneark uden det indhold, man egentlig regnede med kom med. Arranger flyt og roter objekter i dit regneark Under Arranger kan du flytte rundt på dine objekter i dit regneark. Hvis du eksempelvis har to diagrammer eller figurer liggende ovenpå hinanden, kan du vælge at placere det ene objekt bag ved det andet. Det gør du ved hjælp af funktionerne Flyt fremad og Flyt bagud. Du kan desuden rotere f.eks. figurer og billeder ved hjælp af Roter funktionen. Side 97 af 201

99 Vis fanen Under vis-fanen finder vi en lang række funktioner, som vi allerede mere eller mindre har prøvet at arbejde med under andre faner. Derfor vil jeg ikke slavisk gennemgå alle grupperne, men i stedet udvælge nogle gode og brugbare funktioner, som findes under denne fane. Forhåndsvisning til print I forrige kapitel så vi på, hvordan man i Excel kan få vist hvad der kommer med, hvis man printer, og hvordan man kan tilpasse dette via papirstørrelse, marginer og orientering af papir. Under vis findes der lignende funktioner. F.eks. kan du anvende Vis sideskift funktionen for at se, hvorledes dit indhold i regnearket vil blive printet. Det har jeg eksempelvis gjort nedenfor, hvor det er tydeligt, at den sidste del af mit regneark vil blive printet på side 2. Side 98 af 201

100 Man kan ligeledes bruge Sidelayout til at se, hvordan udskriften vil se ud, når man også medtager marginer. På billedet ovenfor har jeg zoomet en del ud i mit regneark, og det skal vi se på, hvordan man gør i næste afsnit. Zoom i dit regneark Man kan zoome på flere forskellige måder i Excel. Side 99 af 201

101 Den nemmeste måde er, at holde Ctrl nede, mens du drejer på mussehjulet. Alternativt kan du under Vis anvende Zoom funktionen til at angive, hvor meget du vil zoome ind og ud. Den sidste mulighed finder du i bunden til højre, som vist herunder. Ved at trykke på henholdsvis plus og minus kan du zoome ud og ind i dit regneark. Trykker du på zoom procenten, vil du få samme dialogboks som, hvis du trykkede på Zoom knappen under Vis. Lås rækker eller kolonner fast med Frys ruder Har man et stor regneark, hvor man risikerer at stå midt inde i sine data og ikke ane, hvad et tal repræsenterer, fordi man ikke kan se overskriften på rækken eller kolonnen, så kan man anvende Frys ruder funktionen til at fryse en eller flere rækker og/eller kolonner. I mit eksempel nedenfor har jeg en masse data, og står jeg et sted længere nede i mit regneark, så kan jeg ikke se overskrifterne i mine data, og det kan være svært at vide, hvad mine data repræsenterer. Side 100 af 201

102 Jeg kan dog løse dette ved at fryse overskrifterne i mit regneark, i mit tilfælde, hele første række. Det gør jeg ved at gå ind under Vis fanen, hvor jeg vælger Frys ruder og derefter Frys første række som vist nedenfor. Når jeg nu scroller ned i min data-liste, vil øverste række følge med ned som vist nedenfor. Læg mærke til, at række et stadig vises først, og derefter vises række 38, fordi jeg har scrollet ned i mine data. Side 101 af 201

103 Ønsker du at fjerne frysningen på din række, vælger du blot Frigør ruder i Frys ruder menuen. Lige som du kan fryse første række, kan du også fryse første kolonne. Du kan desuden vælge at fryse begge på samme tid. Det gør du ved at markere en celle det sted, hvor du ønsker at alt over cellen og til venstre for cellen skal fryses. Herefter vælger du frys ruder i Frys ruder menuen. Det har jeg gjort nedenfor. De første fire rækker og første kolonne er nu frosset i mit regneark. Læg mærke til, at hvis jeg scroller ned, så er række et til fire fast, og række A (B forsvinder bag A) vises altid, selvom jeg går til højre i regnearket. Side 102 af 201

104 Gennemse kommentarer, stavekontrol og beskyttelse Som med Vis fanen, vil jeg ikke slavisk gennemgå alle grupper og funktioner under Gennemse, men i stedet udvælge en række funktioner, som du med sikkerhed kan, og vil få brug for. Sådan bruger du stavekontrol i Excel I Excel findes der ligesom i Word en stavekontrol, for selvom du måske ikke skriver så meget i dine regneark, så er det stadig rart at være sikker på at overskrifter osv. er korrekt stavet i tilfælde af, at regnearket skal præsenteres for eksempelvis ledelsen i din virksomhed. Stavekontrollen aktiveres ved at gå ind under Gennemse og under gruppen Korrektur vælges så Stavekontrol. Det har jeg gjort som vist nedenfor. Stavekontrollen fungerer på den måde, at Excel altid starter med at kontrollere den første række startende fra kolonne A. Hvis Excel ikke finder noget, går stavekontrollen videre til næste kolonne i rækken. Stavekontrollen fortsætter på denne måde, indtil hele rækken er gennemgået, hvorefter næste række gennemgås. Side 103 af 201

105 Du kan selv bestemme, hvilket sprog stavekontrollen skal være på under Sprog. Ønsker du at erstatte et ord, som stavekontrollen mener er stavet forkert, med et af de forslag der findes på listen, kan du vælge at trykke Erstat. Ønsker du, at dette ord skal erstattes overalt, kan du i stedet vælge Erstat alle. Du kan også vælge at ignorere et ord og blot gå til det næste i rækken. Hvis du bruger et virksomhedsnavn, brand eller lign. i dit regneark, kan du med fordel tilføje det i ordbogen, så du ikke behøver at ignorere det, hver gang stavekontrollen melder fejl. I Excel findes der ikke en funktion der, som i Word, understreger ord, der er stavet forkert. Du skal altså altid køre stavekontrollen for at gennemgå dit regneark. Indsæt kommentarer til data Er der andre, der skal læse dit regneark, kan det i nogle tilfælde være en god idé at knytte kommentarer til data og formler. Det kan du gøre ved hjælp af Ny kommentar funktionen i Kommentarer gruppen. Nedenfor har jeg markeret en celle, som jeg gerne vil knytte en kommentar til, hvorefter jeg trykker på Ny kommentar. Læg mærke til, at der kommer et lille rødt mærke i cellen, som indikerer, at der er en kommentar til den. Når kommentaren er oprettet, kan man redigere eller slette den ved at markere cellen og vælge en af de mulige funktioner i båndet som vist til højre. Ønsker du at få vist alle kommentarer i hele regnearket, så du ikke skal sidde og lede efter de røde mærker, kan du anvende funktionen Vis alle kommentarer, som du også Side 104 af 201

106 finder i Kommentarer gruppen. Sådan beskytter du dit ark eller projektmappe mod rettelser Skal du dele dit Excel ark med andre, kan det i mange tilfælde være en god idé at beskytte sit ark eller projektmappe ved at låse det for rettelser. Det kunne eksempelvis være, hvis du har en deltagerliste til et arrangement, hvor du gerne vil have folk til at udfylde alder, men alle andre felter vil du ikke have, at de retter i. Den situation har jeg opsat nedenfor, hvor jeg har en deltagerliste til et arrangement, hvor jeg gerne vil have, at folk skal udfylde deres alder, men ikke kunne rette i alle de andre felter. Vi kan nu prøve at låse vores ark. Det gør vi under Gennemse, hvor jeg trykker på Beskyt ark. Dette giver mig nedenstående dialog Side 105 af 201

107 Her kan jeg vælge, hvad folk skal have adgang til, efter arket er blevet låst. Som standard er der valgt, at man kun skal kunne markere låste og ulåste celler, hvilket er helt fint. Man kan også vælge at beskytte arket med en adgangskode, som man skal udfylde, før end man får rettigheder til det der er vinget af. For mig er dette dog helt fint, så jeg trykker ok. Prøver jeg nu at tilgå nogle af mine celler i arket, vil jeg opleve, at jeg får en besked om, at cellen er låst. Dette er dog også tilfælde i min Alder kolonne, som jeg gerne vil have, at folk skal kunne udfylde. Grunden til at denne kolonne også er låst er, at alle celler som standard er sat op til at blive låst i det sekund man sætter beskyttelse på arket. Dette kan vi dog fjerne. Prøv først at gå til Gennemse igen og tryk derefter på Fjern arkbeskyttelse. Nu har vi fjernet arkbeskyttelsen, og kan igen arbejde i vores celler. Prøv nu at markere hele Alder kolonnen og højreklik derefter. Vælg dernæst Formater celler. I dialogboksen vælger du nu fanen Beskyttelse. Under Beskyttelser, vælger vi at fjerne fluebenet, der som standard er sat i Låst. Når dette er gjort, kan du trykke OK. De celler vi markerede, er nu ikke længere låst som standard, og prøver du at beskytte dit ark igen, vil du opleve at alle celler, undtagen dem vi netop har fjernet låsen på, er låste. Målet med at have et ark, hvor kun alder kolonnen kunne redigeres, er således nået. Side 106 af 201

108 Du kan gøre det samme med funktionen Beskyt projektmappe. Det du beskytter ved at bruge denne funktion, er oprettelse, kopiering og flytning af ark. Vi har nu været omkring de grundlæggende funktioner og muligheder under alle faner udtagen Data fanen, og du skulle derfor gerne allerede nu føle dig godt hjemme i Excel, og de muligheder programmer byder på. De funktioner der findes under data fanen, er avanceret brug af Excel, hvilket er det næste vi skal i gang med. Derfor skruer vi nu lidt op for niveauet og tager hul på de mere avancerede funktioner i Excel. Lad os starte med betinget formatering. Side 107 af 201

109 Betinget formatering Avanceret Excel Betinget formatering findes under fanen Hjem i gruppen Typografier. Man bruger betinget formatering til at formatere celler på baggrund af deres værdi i forhold til andre celler. Man kan således bruge betinget formatering til at få et hurtigt overblik over tal i en tabel, så man nemt kan pege tal ud, som adskiller sig fra de andre. Prædefinerede celleregler Har man f.eks. en tabel med temperaturer for hele året, og gerne vil have vist på en visuel måde, hvilke måneder der er kolde og hvilke der er varme, så kan man anvende en af de mange prædefinerede betingede formateringer. Et sådant eksempel har jeg nedenfor. Det første du skal gøre for at bruge betinget formatering, er at markere det du gerne vil lave formateringen på. I mit tilfælde er det alle cellerne med temperaturer. Husk dog på, at havde en af kolonnerne eksempelvis indeholdt solskinstimer også, så skulle denne ikke markeres sammen med cellerne med temperaturer, da timer og temperaturer ikke kan sammenlignes med hinanden. Side 108 af 201

110 I eksemplet ovenfor markerer jeg først mine temperaturer, hvorefter jeg vælger Betinget formatering. Her vælger jeg efterfølgende en betinget formatering med farveskalaer. En farveskala, hvor rød er højt og grøn er lavt, da det giver mest mening, når man arbejder med temperaturer. Det giver mig resultatet som vist nedenfor: Det er nu tydeligt, hvilke måneder der er de koldeste, og hvilke der har de højeste og laveste maks. og min. temperaturer. Det er vigtigt at huske på, at vi her arbejder med regler og ikke direkte formateringer. Ændrer du således en regel eller betingelse, vil den betingede formatering selv sørge for, at cellernes udseende ændres. Side 109 af 201

111 Du kan fjerne formateringsregler ved at vælge Ryd regler og derefter vælge en af de 4 muligheder. Som du måske allerede har lagt mærke til, så findes der rigtig mange muligheder for forskellige betingede formateringer. Man kan eksempelvis vælge: At vise de højeste 10% af ens data At vise de øverste 10 elementer At vise værdier der går igen (dubletter) At vise datalinjer, som kan virke lidt som mini-søjlediagrammer i cellerne. At vise ikonsæt, som ændres alt afhængig af værdien i cellen i forhold til de andre celler. Jeg vil anbefale dig selv at prøve at lege lidt med de forskellige betingede formateringstyper, da det er forskelligt, hvornår man bør bruge en type fremfor en anden. Manuelt opsatte formateringsregler Man kan også lave en manuel formatering, hvor man selv bestemmer grænseværdierne. Lad os eksempelvis antage, at jeg er gartner, og jeg vil gerne have formateret mine måneder således: 1. Måneder med under 6 grader i snit = Rød o Fordi så skal der skrues ekstra meget op for varmen i drivhuset Side 110 af 201

112 2. Måneder med temperatur mellem eller lig 6 og 11 grader i gennemsnit = Gul o Fordi her kan varmen sættes som normalt i drivhuset 3. Måneder med temperaturer over 11 grader i snit = Grøn o Fordi her kan man slukke for varmen i drivhuset. For at gøre dette skal jeg opsætte 3 formateringsregler, man kan nemlig sagtens have mere end én formateringsregel på de samme celler. Først markerer jeg min gennemsnit kolonne, da det kun er den, jeg er interesseret i at formatere. Jeg vælger Fremhæv celleregler og derefter større end Dette giver mig følgende dialogboks, som udfyldes som vist: Side 111 af 201

113 Jeg opsætter nu min regel nummer tre, som var, at alle temperaturer over 11 grader skulle markeres med grøn. Excel viser mig allerede under dialogboksen, hvilke tal dette er. Jeg gør nu det samme med min regel nummer et, hvor alt under 6 skulle markeres med rød. I stedet for at vælge Større end vælger jeg Mindre end Regel nummer et og tre er nu på plads, og vi mangler blot intervallet 6-11 grader. Det gør vi ved at vælge Mellem Side 112 af 201

114 Vi har nu opsat alle tre regler og formateret vores temperaturer som ønsket. Hvis du gerne vil rette reglerne til, kan du gå ind under Betinget formatering og vælge Administrer regler Her kan du både tilføje nye regler, redigere eksisterende og slette regler du ikke længere bruger: Du kan desuden ændre rækkefølgen på dine regler, således at hvis du har to regler der overlapper hinanden, så kan du angive hvilken en, der skal anvendes først ved at placere den øverst i rækkefølgen. Hvis du gerne vil have endnu mere fleksibilitet i forhold til dine regler, kan du under alle formateringstyper vælge Flere regler Side 113 af 201

115 Med denne funktion får du fuld kontrol over, hvordan dine regler skal sættes op, og du kan f.eks. også vælge større eller lig med i stedet for blot mindre og større end, som vi har anvendt ovenfor. Betinget formatering med hurtig analyse Du kan som med så mange andre funktioner i Excel også lave betinget formatering ved hjælp af hurtig analyse. Alt hvad du skal gøre er at markere de data du vil analysere og derefter trykke på hurtig analyse ikonet. Under Formatering kan du efterfølgende vælge, hvilken type betinget formatering du ønsker: Side 114 af 201

116 Side 115 af 201

117 Flere genveje og deaktivering af Enter Avanceret Excel Efterhånden som du bliver mere fortrolig med Excel, og stille og roligt begynder at føle dig mere hjemme i programmet, vil du finde ud af, at det ofte er en del hurtigere at bruge tastaturet til at navigere rundt i dine ark med i stedet for musen. I Excel findes der en lang række genveje, og vi har indtil nu kun kigget på et par af de helt grundlæggende. Nedenfor finder du flere genveje, som med sikkerhed kan gøre dit arbejde lettere i Excel og måske endda øge din effektivitet i programmet. Marker flere celler ved at holde Shift nede mens du bruger pil-tasterne. Marker det aktuelle område i dit regneark ved at trykke Ctrl + A. Trykker du det igen, markerer du alt indhold i regnearket. Marker hele den kolonne din aktive celle befinder sig i ved at trykke Ctrl + Mellemrum. Marker hele den række din aktive celle befinder sig i ved at trykke Shift + Mellemrum. Marker alt i samme række til venstre for din markering ved at trykke Shift + Home Reset din markering til den celle du står i med Shift + Backspace Gå til bunden af en table med Ctrl + pil ned. Gå til toppen med pil op. Fremkald formatering af celler dialogboks med Ctrl + 1 For at indsætte nye rækker kan du anvende Ctrl + +, mens du står i en celle For at slette rækker kan du anvende Ctrl + -, mens du står i en celle For at indsætte nye kolonner kan du anvende Ctrl + +, mens du har en kolonne markeret For at slette kolonner kan du anvende Ctrl + -, mens du har en kolonne markeret For at formatere celle som tal med to decimaler og tusinde separator brug Ctrl+Shift+1 For at formatere celle som procent brug Ctrl+Shift+5 For at formatere celle som dato brug Ctrl+Shift+3 Naviger mellem ark med Ctrl + Page up / Page down Du har sikkert allerede brugt Excel en del, og har måske lagt mærke til, at hver gang man trykker Enter, så hopper du til cellen under den celle, du lige har arbejdet i. Nogle synes, at dette er problematisk, da man ofte gerne vil blive i den celle, man lige har brugt. Side 116 af 201

118 Du kan deaktivere funktionaliteten ved at hoppe til cellen under ved at: Gå til Filer fanen Vælg Indstillinger Vælg Avanceret Fravælg Efter tryk på Enter flyttes markeringen. Tryk OK Fremover vil du forblive i samme celle, når du trykker Enter. I stedet for Enter, kan du bruge pil-tast ned, som giver den samme effekt, som Enter gjorde før. Side 117 af 201

119 Tal- og tidsformater Avanceret Excel I Excel findes der rigtig mange muligheder for at formatere data alt efter, hvad det er for en type data. I dette kapitel skal vi se på en række mere avancerede formater end f.eks. procent eller valuta. Husk på, at selvom du formaterer din talværdi, så vil det ikke ændre på den grundlæggende værdi kan således både være ,00 og datoen alt efter, hvordan du formatere den prøv selv! For at se alle de muligheder du har for at formatere en celles indhold, kan du trykke Ctrl + 1. Alternativt kan du gå til Hjem fanen og under Tal gruppen trykke på det lille -ikon eller vælge Flere talformater i dropdown menuen Talformater Når man arbejder med specielt store tal, kan det i mange tilfælde give mening at formatere dem med tusinde separator for på den måde at få fremstillet dem rigtigt. I eksemplet nedenfor har jeg et helt uoverskueligt tal til venstre, og det kan være svært at se, om vi snakker millioner eller hundrede-tusinder. Side 118 af 201

120 Ved at formatere tallet, hvor der benyttes tusindeseperator, får jeg en langt bedre visuel præsentation af tallet. Jeg kan desuden vælge at fjerne decimalerne, hvis de ikke er relevante. Specielle formater Tilføjer man et tal mere til mit eksempel ovenfor, kan nummeret faktisk også være et telefonnummer. Jeg kan også formatere det som et telefonnummer. Det gør jeg under Speciel, hvor jeg også har mulighed for at formatere som personnummer og postnummer. Brugerdefinerede formater Ønsker jeg en bindestreg i stedet for et mellemrum i mit telefonnummer, så kan jeg gøre dette ved at oprette et brugerdefineret format. Markerer jeg først Telefonnummer som vist foroven, og derefter går til Brugerdefineret, så vil jeg under type få ## ## ## ## vist, som er formatet på mit telefonnummer. Ændrer jeg dette til ##-##-##-## og trykker OK, så vil mit telefonnummer bliver formateret således, og der vil nederst i menuen, under Brugerdefineret, nu være et ##-##-##-## format, som jeg kan bruge fremover. Side 119 af 201

121 Du kan lave lige så mange brugerdefinerede formater du ønsker, så hvis du eksempelvis har en liste med EAN-13 stregkodenumre, så kan du med fordel lave et brugerdefineret format som f.eks: # ###### ###### Tidsformater og regning med disse Der findes en lang række måder, hvorpå en dato eller et tidspunkt kan formateres. Det nemmeste er at huske på at dd er dag, mm er måned og åå er år. Alt efter hvor mange bogstaver du bruger, jo flere tal vises der. åå vil eksempelvis vise 17 for 2017, mens åååå vil vise 2017 for 2017 Man kan efterfølgende formatere sine datoer, som man ønsker med dette. Vælger man eksempelvis formatet dd/mm/åå for datoen 22. juni 2017, så vil den blive formateret således 22/06/17. dd.mm.åååå vil give osv Side 120 af 201

122 Det samme gælder for klokkeslæt, hvor man arbejder med tt, mm og ss, som logisk nok repræsenterer timer, minutter og sekunder. Klokken kvart over ti vil med formatet tt:mm vises som 10:15. I Excel kan du sagtens lave udregninger, hvor tid og datoer indgår, så længe formaterne i de celler der indgår i beregningerne, er de samme. I eksemplet nedenfor har jeg f.eks. fundet det antal timer, der er gået mellem kl og ved at trække de to tidspunkter fra hindanden. Det samme gælder for datoer, hvis du eksemvis vil regne ud, hvor mange dage der er mellem hver dato. Du kan også lægge tid sammen som vist nedenfor, hvor jeg har lagt tre time-antal sammen. Her skal du dog være opmærksom på, at tidsformatet kun går til 23:59:59,00, så lige så snart du går over dette antal i akkumulerede timer, vil Excel nulstille, da der i formatet ikke indgår dage. Ændrer jeg eksempelvis min sluttid i første række til 21:30, vil vi se, at jeg pludselig kun har 1 time og 15 min. Side 121 af 201

123 At omdanne det til et standard tal format vil heller ikke give meget mening, da det vil vise 1,052, hvilket faktisk ikke er helt forkert, da de 25 timer og 15 minutter jeg i virkeligheden har logget, svarer til 1,052 dage. For at få vist det rigtigt i min beregning skal jeg bruge [] omkring min time formatering t, så formatering bliver [t]:mm (findes også under Brugerdefinerede formatering). Ved at placere klammer omkring antallet af timer, formateres det nu som akkumulerede timer: Side 122 af 201

124 Indsæt speciel Når du kopierer data ind i Excel, eller blot flytter rundt på data mellem ark ved at kopiere og indsætte, så kan det ofte være hensigtsmæssigt at kunne bestemme, hvordan det indhold, man kopierer skal indsættes. F.eks. er det ikke altid, at man ønsker at medtage formateringen, og andre gange ønsker man ikke at medtage formlen, der ligger bag tallene, men blot resultatet af formlen. For at gøre disse specielle indsætninger kan du anvende Indsæt speciel. Prøv først at kopiere noget indhold i dit regneark ved at markere det og trykke Ctrl + C. Brug derefter genvejen Ctrl + Alt + V til at indsætte specielt eller vælg funktionen under Hjem fanen i Udklipsholder gruppen under Sæt ind. Det giver dig følgende dialogboks: Du har nu en lang række muligheder for at indsætte dit kopierede indhold på forskellig vis. Du kan eksempelvis vælger Værdier, hvis du udelukkende ønsker at indsætte værdierne fra dit kopierede indhold og ikke de bagvedliggende formler. Du kan vælge Formater, hvis du blot vil indsætte formateringerne fra dit kopierede indhold. Du kan også udføre en handling på dit kopierede indhold. Har du eksempelvis allerede talværdier stående i den celle du kopiere til, kan du vælge at gange (Multiplicer) disse Side 123 af 201

125 værdier, med de værdier du kopierer ind. Det har jeg gjort i eksemplet nedenfor, hvor jeg kopierer kolonne A og indsætter den i kolonne B med Multiplicer. Omvendt kunne jeg også vælge at kopiere ét tal og lægge det til alle tal i en talrække som vist nedenfor Du kan også transponere dit kopierede indhold, hvilket gør det muligt at indsætte dit indhold i en anden retning end originalen. Nedenfor vælger jeg f.eks. at transpornere en talrække i række 1, som ellers oprindeligt stod vandret i kolonne A. Side 124 af 201

126 Side 125 af 201

127 Filtre og sortering Avanceret Excel I et tidligere kapitel så vi på grundlæggende filtre og sortering, og du bør derfor allerede nu kende til de basale muligheder og funktioner indenfor filtrering og sortering. I dette kapitel skal vi se lidt nærmere på de mere avancerede filtre og sorteringsmuligheder, der findes i Excel. Brugerdefineret sortering Nedenfor ser vi på tabellen med temperaturer fra sidste kapitel. Denne tabel er ikke sorteret korrekt på månederne, og det skal vi derfor have gjort noget ved. Det første jeg gør er at formatere tabellen som tabel, og derved kommer der automatisk filtre på hver kolonne-overskrift. Herefter klikker jeg på det lille ikon på måned-kolonnen, hvor jeg under Sorter efter farve vælger brugerdefineret sortering. Side 126 af 201

128 Dette frembringer en dialogboks, hvorfra du kan opsætte de fulde sorteringsmuligheder på tabellen. Du kan også frembringe denne dialogboks ved at vælge de celler, du vil sortere, og derefter vælge Sortér under fanen Data i Sortér og filtrer gruppen. På billedet ovenfor er det Sortér dialogen, som vises i baggrunden. Her har jeg valgt at sortere på kolonnen Måned. Jeg vælger desuden at sortere på kolonnens værdier. Under Rækkefølge vælger jeg Brugerdefineret liste, hvilket bringer Lister dialogboksen frem. I denne er der en række brugerdefinerede lister. Der findes allerede en for månederne, og derfor vælger jeg den. I det jeg trykker ok, vil der ske det, at min måned-kolonne sorteres i henhold til den brugerdefinerede liste. Dette ville selvsagt ikke være muligt med almindelig A-Z sortering. Som du også kan se på skærmbilledet ovenfor, så kan du også oprette din egen brugerdefinerede liste. Det kunne eksempelvis være, at du har kolonne med størrelser på tøj (XS, S, M, L og XL), hvor du gerne vil have de små størrelser stående først. Dette ville du kunne opnå ved at oprette en brugerdefineret liste, og bruge den på din kolonne. Læg mærke til, når du bruger Sortér dialogboksen, at du også kan sortere på flere ting. I tabellen nedenfor har jeg tilføjet en juli måned mere blot for eksemplets skyld, for hvad skal sorteringen være, hvis der er to ens værdier? Side 127 af 201

129 Som vist ovenfor kan man i sådan en situation tilføje endnu en sortering, som træder i kraft, hvis der er to eller flere ens værdier, som den første kolonne skal sorteres på. I mit tilfælde vælger jeg at sortere på gennemsnit med mindst til størst, og derfor placeres min juli måned med 14 grader i gennemsnit sig over juli måned med 15,5 grader i gennemsnit. Brugerdefineret og avanceret filtrering På samme måde som med sortering, kan du med filtre aktivere en dialogboks, som åbner op for alle filtreringsmuligheder. Du får dialogboksen ved først at formatere dine data som en tabel eller ved blot at markere en celle i tabel og derefter under Data vælge Filtrer. Dette vil frembringe filter- og sorteringsikonerne. Klikker du på en af disse kan du under tekstfiltre/talfiltre vælge Brugerdefineret filtre Side 128 af 201

130 I mit tilfælde kunne jeg godt tænke mig kun at vise temperaturer mellem 6 og 11 grader. Derfor indstiller jeg mit brugerdefinerede autofilter som vist herunder: Læg mærke til, at du i dine dropdown-lister også har mulighed for at filtrere på ting som: Begynder med Slutter med Indeholder Indeholder ikke Etc Læg desuden mærke til, at du kan vælge Og samt Eller. På den måde kan du eksempelvis filtrere på måneder som begynder med A Eller J. I dette tilfælde ville Og ikke give mening at vælge, da en måned selvfølgelig ikke kan starte med to bogstaver. Efter at have påført den brugerdefinerede sortering som vist ovenfor, ser min liste nu således ud: Side 129 af 201

131 Husk på, at du sagtens kan sortere på flere kolonner ad gangen. I eksemplet ovenfor kunne jeg eksempelvis være interesseret i, foruden kun at vise måneder med en gennemsnits temperatur på mellem 6 og 11 grader, også at filtrere de måneder væk der har over 20 grader i maks. temperatur. Det gør jeg nemt ved at opsætte et filter på maks. kolonnen, hvor jeg, som før, angiver, at jeg kun ønsker værdier, der er større end 20 grader. Det giver mig nedenstående resultat, hvor der nu er et filter på begge kolonner: Jeg fjerner nu filtrene igen ved at anvende Fjern filter fra Gennemsnit og Fjern filter fra maks. C funktionerne, der også gemmer sig under filter-ikonerne på kolonnerne. Jeg vil nu prøve at lave et avanceret filter, hvor jeg via et kriterie-område kan styre, hvad der filtres på i tabellen. Det første jeg gør er at oprette et kriterie område, hvor jeg kan angive mine filterkriterier: Side 130 af 201

132 Den øverste række i mit kriterieområde bruges som kolonneoverskrifter, så filtret ved, hvad det skal filtrere på. Det er derfor vigtigt, at de er helt ens med dem i tabellen nedenfor. Under overskrifterne kan man i rækkerne lave filtre via boolske udtryk. Laver man et kriterie i første række (3,) gælder det som et OG kriterie. Laver man det i to (4) eller tre (5) rækker, gælder det som et ELLER kriterie. Det er derfor jeg har lavet flere overskrifter til samme kolonne, så jeg kan lave et OG kriterie. I eksemplet nedenfor ønsker jeg at vise gennemsnitstemperaturer, der er større end 6 OG mindre end 11 grader. Som vist under filterkriterierne fortæller jeg, at min Gennemsnitstemperatur skal være mellem 6 OG 11 grader. Det er OG, fordi de står i samme række. For at påføre filtret markerer jeg først en vilkårlig celle i den tabel, jeg vil filtrere. Herefter trykker jeg på Avanceret under Data fanen i gruppen Sortér og filtrer. Dette giver mig nedenstående dialogboks: Side 131 af 201

133 Listeområdet finder Excel selv ud af at angive ud fra i hvilken dataliste, den celle du har markeret, befinder sig i. Kriterieområdet har jeg markeret til at være den første række under mit filterkriterieområde samt filterkriterieoverskrifterne, $A$2:$F$3. Trykker jeg ok påføres filtreringen: Jeg ønsker nu at gøre mit filter endnu mere avanceret, og tilføjer derfor flere kriterier. Jeg ønsker, at min tabel enten skal vise måneder med gennemsnitstemperatur mellem 6 OG 11 grader som før eller månederne Januar ELLER Februar, hvis de også(og) har en maks. temperatur på over 10 grader. Det skrives således: Side 132 af 201

134 Læg mærke til at ELLER kriterierne, som beskrevet før, skrives i nye rækker. Påfører jeg dette filter, vil det give nedenstående resultat. Husk at jeg ændrer filterkriterieområdet til $A$2:$F$5, hvor det var $A$2:$F$3 før, da jeg skal have mine to nye ELLER kriterier med. Januar vises nu også, da denne måned har en maks. temperatur på over 10 grader. Det har februar ikke, og derfor vises den ikke, da den således ikke opfylder mit kriterie i række 5. Side 133 af 201

135 Et filter som det ovenfor, ville du ikke kunne lave med et almindeligt AutoFilter, her er du nød til at bruge et avanceret filter. Du kan selv prøve at udvide dit avancerede filter for at se, hvordan det er at arbejde med. Side 134 af 201

136 Fjern dubletter Avanceret Excel I Excel findes der et værktøj, som nemt og hurtigt kan hjælpe dig med at fjerne dubletter i dine data. Tag eksempelvis min liste, som vist til højre. Listen indeholder produkter samt deres produktgrupper. Jeg kunne dog godt tænke mig at vide, hvilke produktgrupper der findes, og derfor vælger jeg at fjerne dubletter, så der kun er unikke produktgrupper tilbage. For at fjerne dubletter markerer du øverste celle til venstre i tabellen, og går derefter til Data fane, hvor du trykker på Fjern dubletter, som jeg har gjort nedenfor: Du skal nu vælge, hvilke kolonner der er dubletter i. I mit tilfælde kunne det godt være, at jeg havde det samme produkt flere gange i min liste, og derfor kunne jeg godt vælge også at fjerne dubletter i kolonnen Produkt navn. Det ved jeg dog, at jeg ikke har, og derfor vælger jeg kun at fjerne dubletter i Produktgruppe kolonnen. Det giver mig resultatet som vist nedenfor, hvor Excel fortæller mig, hvor mange dubletter der er fjernet. Min liste er nu også blevet en del mindre. Side 135 af 201

137 Du kan umiddelbart efter fjernelse af dubletter bruge Ctrl+Z til at få alle dine værdier tilbage, ellers vil du ikke på et senere tidpunkt have mulighed for at gendanne listen, som den var før. Side 136 af 201

138 Tekst til kolonner Avanceret Excel Hvis du arbejder med Excel hos en virksomhed, vil du ofte komme ud for, at du får tilsendt CSV eller.txt filer, som du skal åbne og arbejde med i Excel. Når du åbner disse vil det dog typisk se ud som nedenfor (du har sikkert langt mere data): Problemet med dette er, at alt data står i den første kolonne, hvor kolonneafgrænsningerne er lavet med kommaer, semikolon eller noget helt tredje. For at kunne arbejde med den data, du får fra en CSV fil, skal du bruge tekst til kolonner funktionen. Start med at markere den kolonne, hvor dine data står i. Vælg herefter Tekst til kolonner under Data fanen. Side 137 af 201

139 Hvis din tekst er formateret på en måde, så der er en fast afstand mellem hvert ord, kan du bruge fast bredde. Dette er dog sjældent tilfældet, og derfor skal du for det meste bruge Afgrænset i stedet for Fast bredde. Vælg derfor Afgrænset, og tryk Næste. Side 138 af 201

140 Du skal nu vælge, hvad det er der bruges som kolonne-separator i din tekst. I mit tilfælde er det komma (USA), men det kan i mange tilfælde også være semikolon(eu). Under Andet, kan du angive et tegn, hvis ingen af de ovenstående passer til din tekst. Trykker jeg næste, kommer der et step, hvor jeg skal vælge hvilket dataformat mine kolonner skal være i. Jeg vælger Standard, da denne konverterer numeriske værdier til tal, datoværdier til datoer og alle andre værdier til tekst. Trykker jeg til sidst Udfør, får jeg nedenstående resultat, og jeg er nu klar til at arbejde med mine data. Side 139 af 201

141 Importer og eksporter data Avanceret Excel I sidste kapitel så vi på, hvordan man omdannede en.txt eller.csv fil til noget man kunne arbejde med i Excel. I stedet for at åbne filen direkte i Excel kan du også vælge at bruge import funktionen der findes i programmet. Under fanen Data og gruppen Hent og transformér kan du anvende Hent eksterne data funktionen som vist nedenfor. Her kan du vælge at importere fra Access, fra nettet, fra tekst eller fra andre kilder. Hvis jeg vil hente min.txt fil fra sidste kapitel kan jeg gøre det ved at vælge Fra tekst og derefter finde og vælge filen. Excel vil efterfølgende kunne se, hvilken filtype jeg forsøger at importere, og vil således give mig en importguide, der passer til. I mit tilfælde får jeg den samme guide, som jeg fik da jeg anvendte Tekst til kolonner funktionen. Ønsker du derimod at eksportere data i andre formater, skal du gøre dette via Gem Som funktionen. Her kan du vælge mellem et hav af forskellige fil-typer. Side 140 af 201

142 Husk dog på, at hvis du eksempelvis gemmer din projektmappe som.txt, CSV eller.xml, så vil disse filformater ikke understøtte flere ark og andet formatering. Du vil derfor ofte få en advarsel om, at ting som disse kan gå tabt, hvis du vælger at gemme i et givent format. Side 141 af 201

143 Pivottabeller Avanceret Excel Du har sikkert allerede hørt om pivottabeller i Excel, og nu er det på tide at du lærer, hvordan du bruger dem. En pivottabel kan give dig et overblik over de mest komplekse datasæt, og du kan nemt og hurtigt tilpasse dit overblik, hvis du ønsker data fremstillet på en anderledes måde. Med en pivottabel kan du sortere, filtrere og analysere data direkte i din tabel uden at skulle lave en masse mellemregninger i andre celler. Det kan være svært at forklare, hvad der gør en pivottabel så smart, så lad os i stedet komme i gang med at lave en, for så vil du hurtigt se, hvor kraftfuld funktionen er. I dette kapitel skal vi således se på, hvordan du opretter en pivottabel fra bunden. Til sidst ser vi på, hvordan du også kan oprette en pivottabel via hurtig analyse. Lad os først kaste et blik på den data, som vi skal arbejde med. I nedenstående tabel finder du et udtræk fra en hjemmeside, som viser hvor mange personer, der har besøgt hjemmesiden de første 13 dage i maj, og fra hvilken by de kommer fra. F.eks. kan man se, at der den 3. maj var 69 besøgende på siden, som kom fra København. Det samme viser tabellen for alle andre byer i hele verden, og derfor er listen også mere end rækker lang. Side 142 af 201

144 Jeg kunne godt tænke mig at: Finde ud af, hvor mange personer der har besøgt hjemmesiden fra hver by per dag i hele perioden. Og Finde ud af, hvor mange besøgende der har været fra hver by i alt for hele perioden. Disse opgaver virker måske uoverskuelig, men det er de faktisk slet ikke, hvis man bruger en pivottabel. Sådan opretter du pivottabellen For at oprette en pivottabel markerer jeg først øverste celle til venstre i tabellen. Herefter går jeg ind under Indsæt fanen, hvor jeg vælger Pivotabel i Tabeller gruppen. Excel markerer automatisk hele min tabel. I det du trykker ok, vil Excel automatik oprette et ny ark, hvori pivottabellen oprettes. Selvom pivottabellen ligger i et andet ark, er den stadig forbundet til tabellen dennes data i det andet ark. Side 143 af 201

145 Når du har musemarkøren i din pivottabel, vil du altid have de kontekstafhængige faner Analysér og Design samt opgaveruden Pivottabelfelter til rådighed. Der hvor vi skal arbejde til at starte med, er i opgaveruden. Design vil jeg ikke komme ind på, da det blot indebærer de grundlæggende muligheder for at ændre farver og udseende på din pivottabel. Nå pivottabellen er oprettet, kan vi begynde at udforme den, som vi ønsker, ved at hive de kolonner ned, som vi ønsker at bruge. Jeg har som du kan se ovenfor By, Dato og Brugere til rådighed. Der findes fire områder, hvori jeg kan bruge kolonnerne. 1. Rækker a. Dette giver lidt sig selv. Hvis jeg trækker By ned i dette område, vil min pivottabels rækker blive byerne fra min oprindelige tabel. 2. Kolonner a. Som foroven vil jeg, hvis jeg f.eks. trækker dato ned i dette område få alle mine datoer vist som kolonner. Se eksempel nedenfor. Side 144 af 201

146 3. Værdier a. Under værdier kan du angive, hvad der skal udfyldes som værdier i cellerne i din pivottabel. Du kan desuden vælge, om der skal ske en udregning på værdien eller om det bare skal være de rå data fra tabellen, der skal vises. Jeg kunne eksempelvis vælge at trække brugere ned i mit værdiområde, og herved ville min pivottabel blive udfyldt med antallet brugere, der har besøgt hjemmesiden fra den givne by på den givne dag. I eksemplet nedenfor kan du f.eks. se, at der den 9. maj var én bruger fra Abu Dhabi på hjemmesiden. 4. Filtre a. Med filter kan du vælge, om du vil have et filter på din pivottabel, som skal baseres på en af kolonnerne fra din originale tabel. Havde jeg eksempelvis haft kontinent med i min tabel, kunne jeg have valgt at trække dette ind som et filter og filtreret alt andet end europæiske lande fra. Men lad os komme tilbage til de opgaver, som jeg beskrev i starten. Side 145 af 201

147 For at løse den første opgave, vælger jeg at trække by ned som en række. Herefter trækker jeg også dato ned som række, da det vil placere alle datoer, hvor der har været besøgende fra den givne by, under byen i pivottabellen. Som du kan se, placeres alle datoer, hvor der har været besøg fra Ballerup, nu under byen Ballerup Det eneste jeg mangler nu for at løse opgaven, er at sætte værdier på for hvor mange besøgende, det drejer sig om per dag per by. Det gør jeg nemt ved at trække brugere ned som værdi. Side 146 af 201

148 Første opgave er nu løst, og faktisk er opgave nummer to også, da Excel automatisk angiver det totale antal for hver by. Det totale antal kan dog godt vises mere elegant på et par forskelige måde. Enten kan man fjerne Dato fra Rækker, og derved kun få vist byer og Sum af brugere. Alternativt kan man skjule datoerne ved at højreklikke på en vilkårlig dato og under Vis/Skjul vælge at Skjule hele feltet. Side 147 af 201

149 Dette vil resultere i at alle datoer skjules, og det er nu kun byerne med deres totale antal besøg der vises. Du kan også skjule datoer under enkelte byer ved at vælge Skjul frem for Skjul hele feltet eller blot ved at trykke på det lille minus-ikon ud for byen i pivottabellen. Side 148 af 201

150 Ændring af opsummeringsmetode Jeg skrev, da jeg definerede Værdier området, at man selv kunne bestemme, om værdierne skulle vises som en udregning. I mit tilfælde vil det give mening at vise antallet som en procentdel af det totale antal besøg på hjemmesiden i perioden, og det kan jeg faktisk nemt lavet. Alt hvad jeg skal gøre er at ændre Værdifeltindstillingen på Brugere. Det gør jeg ved at klikke på den lille pil ved Sum af Brugere, hvorefter jeg vælger Værdifeltindstillinger. Dernæst skal jeg vælge den type beregning, jeg vil påføre mine værdier. Her er der en del muligheder, men den jeg ønsker findes under Vis værdier som, hvor jeg vælger % af kolonnetotal. Side 149 af 201

151 Det giver nedenstående resultat, hvor det kan aflæses, at personer fra Ballerup udgør 0,75% af alle besøgende for hele perioden. En anden måde at ændre opsummeringsmetoden er ved at højreklikke på selve kolonnen og herefter vælge Opsummer værdier efter eller Vis værdier som, som vist nedenfor. Her vil du få en række af de samme muligheder, som i den første fane i Værdifeltindstillinger dialogboksen ovenfor. Side 150 af 201

152 Gruppering af Pivottabel data Det hænder, at en pivottabel kan blive meget stor og uoverskuelig. For at afhjælpe denne uoverskuelighed kan du vælge at gruppere dine data. Nedenfor har jeg lavet en ny pivottabel, hvor jeg har alle dage fra hele året, og antallet af besøg for hver dag. Side 151 af 201

153 Det siger sig selv, at denne liste er meget lang (365 rækker), og derfor vælger jeg at gruppere på dato, idet jeg godt kunne tænke mig at se listen, og antallet af besøgende fordelt på måneder i stedet for på enkelte dage. Jeg grupperer på dato ved at markere en af dato cellerne i min pivottabel, hvorefter jeg højreklikker og vælger Gruppér. Fordi min dato-kolonne er formateret med datoformat, giver Excel mig automatisk en række grupperingsmuligheder i henhold til dette. Jeg vælger, som vist at gruppere efter dage, måneder og kvartaler. Når jeg trykker ok, får jeg nedenstående resultat, hvor mine datoer er fint organiseret i måneder og kvartaler. Jeg har klikket på det lille plus-ikon for at folde første kvartal ud. Læg desuden mærke til, at der automatisk regnes totaler for måneder og kvartaler samt en hovedtotal for hele året. Side 152 af 201

154 Man kan også manuelt oprette en gruppering. Det gør man ved at markere de rækker, man vil gruppere sammen, og dernæst trykke Gruppér som ovenfor. Her skal du selv give din gruppe et navn efterfølgende. Du fjerner grupperinger ved at klikke på den grupperede celle, hvorefter du trykker Opdel gruppe. Filtre og tidslinje i pivottabellen Du har måske allerede lagt mærke til det, men når du laver en pivottabel, så kommer der automatisk et lille filter-ikon på din kolonne med rækkenavne, som vist nedenfor: Via dette ikon kan du filtrere din pivottabel, præcis som du filtrerer en almindelig tabel. Jeg kan eksempelvis vælge kun at få vist besøgstal i denne måned (i mit tilfælde Maj måned), som vist nedenfor. Side 153 af 201

155 En af de nyere funktioner i Excel, som også er et slags filter, er tidslinjen. Tidslinjen kan dog kun anvendes, hvis din datakilde indeholder datoer. For at indsætte en tidslinje skal du først sætte din musemarkør et vilkårligt sted i pivottabellen. Derefter går du til den kontekstafhængige fane Analysér, hvor du i Filtrer gruppen vælger Indsæt tidslinje. Excel registrerer derefter selv, hvilke felter der indeholde datoer, og viser dig disse i en dialogboks. Vælg dem du gerne vil filtrere på. I mit tilfælde herunder er det kun min Dag kolonne, som indeholder datoer, og derfor vælger jeg kun den som filter. Idet jeg trykker OK indsættes tidlinjen og jeg kan nu filtrere min tabel ved hjælp af denne. Nedenfor har jeg eksempelvis valgt at filtrere alle måneder, undtagen juli og august, fra. Du kan altid fjerne filtret igen ved at trykke på tragtikonet med det lille røde kryds. Side 154 af 201

156 Indsæt pivotdiagram På samme måde som du kan indsætte diagrammer til almindelige tabeller, og dermed få et overblik eller grafisk fremstilling af data, så kan du gøre det samme med pivottabeller. Diagrammer som indsættes til en pivottabel kaldes for pivotdiagrammer, og er lidt mere dynamiske end almindelige diagrammer. F.eks. indeholder et pivotdiagram filtre, og du kan hurtigt tilrette akser og værdier, ved at rette i pivottabellen som pivotdiagrammet afspejler. For at oprette et pivotdiagram skal du først markere din pivottabel og derefter gå til den kontekstafhængige fane Analysér, hvor du i Funktioner gruppen vælger Pivotdiagram. Dette frembringer en dialogboks, hvor du kan vælge, hvilken type diagram du ønsker. Jeg vælger i eksemplet nedenfor at oprettet et ganske almindeligt søjlediagram. Som du kan se nedenfor, så tilpasser mit pivotdiagram sig efter, hvordan min pivottabel er sorteret og grupperet. F.eks. har jeg foldet mine måneder ud i tredje kvartal, hvilket også bliver afspejlet i diagrammet. Folder jeg dem ind igen, vil diagrammet følge med. Jeg kan desuden anvende de indbyggede filtre i diagrammet til eksempelvis kun at vise en eller flere måneder. Filtrer du i diagrammet, vil din pivottabel også påføres filtret. Side 155 af 201

157 Ønsker du at oprette pivotdiagrammet i et separat ark, kan du markere pivottabellen og blot trykke F11. Husk på, at alle de filtre og tilpasninger af data du laver i pivotdiagrammet, også påvirker din pivottabel. Udsnitsværktøjer i pivottabel Endnu en måde at filtrere sine data i sin pivottabel på, er ved at indsætte et udsnitsværktøj. Et udsnitsværktøj fungerer meget på samme måde som almindelige filtre, men er mere visuelle samt brugervenlig, så det kan bruges til at lave et slags kontrolpanel i dit ark. Udover det pivotdiagram og den tidslinje jeg allerede har indsat, kunne jeg godt tænke mig en nem og visuel måde at vise specifikke måneder. Det kan jeg gøre med et udsnitsværktøj. For at indsætte et udsnitsværktøj skal du først markere din pivottabel og derefter gå til den kontekstafhængige fane Analysér, hvor du i Filtrer gruppen vælger Indsæt udsnitsværktøj. Herefter vil du få en dialogboks, hvor du kan vælge, hvilke felter du ønsker at indsætte et udsnit af. Side 156 af 201

158 Jeg vælger måneder, hvorefter jeg klikker OK. Jeg kan nu via et lille kontrolpanel vælge, hvilke måneder jeg ønsker at vise og arbejde med. I eksemplet nedenfor har jeg valgt kun at vise de seks første måneder. Jeg vælger flere måneder ved at holde Ctrl nede, mens jeg klikker på månederne. Læg desuden mærke til, hvordan min pivottabel, pivotdiagram og hovedtotal tilpasser sig til kun at vise første og anden kvarttal, fordi jeg har sat et filter via mit udsnitsværktøj. Side 157 af 201

159 Du kan som altid rydde dit filter ved at trykke på det lille tragt-ikon med det røde kryds. Side 158 af 201

160 Opdatering og ændring af datakilde Er der sket ændringer i din kildedata, som din pivottabel er bygget på, kan du opdatere din pivottabel ved blot at markere den, højreklikke og derefter trykke Opdater som vist nedenfor. Pivottabellen vil herefter blive opdateret med den nyeste kildedata. Under Analysér fanen kan du også finde opdaterings-knappen. Under denne kan du desuden vælge at Opdatere alle, hvilket betyder, at du herved vil opdatere alle pivottabeller i hele projektmappen med den nyest kildedata, og ikke kun den du har markeret i dit ark. Anvend pivottabel som datakilde Ønsker du at anvende resultaterne fra din pivottabel i andre formler eller tabeller, så kan du gøre dette således: 1. Vælg den celle, hvori du ønsker at anvende data fra pivottabellen. 2. Indsæt et lighedstegn = i denne celle 3. Vælg herefter den celle og den værdi i pivottabellen du ønsker. Excel anvender og udfylder på denne måde automatisk funktionen GETPIVOTDATA(). Det har jeg gjort nedenfor, hvor jeg gerne vil vise og anvende hovedtotal fra min pivottabel i en anden celle uden for pivottabellen. Side 159 af 201

161 Anbefalede pivottabeller Vi har set på, hvordan du opretter en pivottabel manuelt, men du kan også oprette pivottabeller på andre måder i Excel. F.eks. kan du lade Excel komme med et bud på, hvordan en pivottabel til din data burde udformes. Det gør du ved at markere den tabel/datakilde som du ønsker at lave en pivottabel på, hvorefter du går til fanen Indsæt og vælger Anbefalede pivottabeller. Excel vil nu analysere din data og give dig bud på, hvordan du kan strukture en pivottabel, således at dine data bliver præsenteret så meningsfyldt som muligt. Side 160 af 201

162 Flere diagramtyper Avanceret Excel Vi har allerede i et tidligere kapitel været omkring, hvordan du opretter, tilpasser og formaterer de tre grundlæggende diagramtyper nemlig søjle-, cirkel- og kurvediagrammer. I dette kapitel skal vi se på et par af de lidt mere avancerede diagramtyper, som er blevet tilføjet i nyere Excel versioner. Du indsætter disse diagrammer på præcis samme måde, som vi har gennemgået tidligere. Træstruktur-diagram Med et træstruktur diagram kan du vise dataværdier som proportioner af rektangler. Det egner sig specielt godt, hvis man vil opnå en hierarkisk visning af ens data. Hvis jeg eksempelvis har en tabel som vist nedenfor, hvor jeg har besøgsdata per by, men under by er der igen en inddeling på landsdel, så kan jeg bruge et træstrukturdiagram til at vise, hvilke byer der hører under hvilken landsdel (hiraki), og hvor meget de udgør af det samlede antal besøg (proportion). I eksemplet ovenfor har jeg skiftet diagramtypografi, så mine landsdele vises som en del af diagrammet. Side 161 af 201

163 Solstråle-diagram Et solstrålediagram fungerer på samme måde som et træstruktur-diagram, og er derfor også egnet til at vise proportioner inden for hierarkiske niveauer. Nedenfor har jeg lavet et solstrålediagram for de samme data, som jeg brugte til mit træstrukturdiagram. Det er ud fra mit solstråle-diagram tydeligt, hvilke byer der udgør den største andel af besøgende fra de forskellige landsdele. Side 162 af 201

164 Pareto-diagrammer Et pareto-diagram er et søjlediagram, hvor data er sorteret, så søjlernes højde falder fra venstre mod højre. Over søjlerne er der en kurve, som viser den akkumulerede procent. Man kan anvende et pareto-diagram til at visualisere, hvor stor en procentdel delmængder udgør af den samlede mængde. Hvis jeg eksempelvis tager de data, som jeg har arbejdet med i de to andre diagrammer, så ville man nemt med et pareto-diagram kunne vise, hvor mange besøgende hver by har, og hvor meget de procentvis udgør: Det er ud fra diagrammet klart, at København og Aarhus tilsammen udgør godt 40 procent af det samlede antal besøgende. Man kan desuden se, at der har været 69 besøg fra København, 35 fra Aarhus og 24 fra Odense. Man kan markere og holde musemarkøren henover søjlerne for at se de præcise dataværdier, i mit tilfælde besøgstal for hver by. Side 163 af 201

165 Tendenslinjer i diagrammer Ønsker du at udregne tendenser i dine data og vise disse grafisk, så kan du med fordel visualisere dine data på et diagram og samtidig tilføje en tendenslinje. I eksemplet nedenfor har jeg en tabel, som indeholder en kolonne med besøgstal for alle dage i januar måned samt en kolonne med de akkumulerede besøgstal for hver dag. Laver jeg et kurvediagram for de akkumulerede besøgstal får jeg følgende: Det er oplagt at tilføje en tendenslinje til denne graf, da jeg på den måde kan forudsige besøgstallene fremover. For at tilføje en tendenslinje, markerer jeg først selve kurvediagrammet, hvorefter jeg vælger den kontekstafhængige fane Design. Dernæst vælger jeg Tilføj diagramelement i gruppen Diagramlayout. Under Tilføj diagramelement vælger jeg den tendenslinje, der passer til mine behov. I mit tilfælde en Lineær tendenslinje. Min tendenslinje tilføjes nu, og jeg vil kunne se den på mit diagram. Markerer jeg tendenslinjen og vælger Formatér tendenslinje, får jeg mulighed for at ændre på den samt tilføje ligningen for tendenslinjen. Side 164 af 201

166 Side 165 af 201

167 Formelevaluering og værdikontrol Avanceret Excel Når du arbejder med komplekse formler i Excel, kan det nogle gange være svært at gennemskue, hvorfor Excel kommer frem til et resultat, hvor du måske i virkeligheden havde forventet et andet. Hvis du oveni dette arbejder med flere end et ark, og dine formler indeholder værdier fra disse forskellige ark, kan det være endnu sværere at holde styr på, hvor det går galt i formlen. Heldigvis indeholder Excel funktionalitet, som formelevaluering og værdikontrol, som kan hjælpe os med at holde styr på vores formler og værdier. Formelevaluering For at gøre det så simpelt som muligt har jeg lavet nedenstående eksempel, hvor jeg forventer, at min formel giver 40, fordi 10 plus 10 er 20, og så ganger jeg det med 2. Desværre har jeg glemt alt om operatorprioritet, og derfor giver min formel 30. Men hvorfor gør den så det? For at finde ud af dette kan jeg evaluere min formel og se, hvordan Excel egentlig laver udregningen. Jeg markerer derfor cellen med formlen og går dernæst til fanen Formler, hvor jeg under Formel revision gruppen vælger Evaluer formel. Excel starter nu en evaluerings boks, hvor det udtryk der startes med at evalueres er understreget. I mit tilfælde nedenfor er det A1. Trykker jeg Evaluer starter evalueringen, og jeg vil se, at værdien af A1 evalueres til 10, hvilket jo er korrekt. Trykker jeg Evaluer igen, går Excel videre i formlen til det næste. Fortsætter jeg på denne måde vil jeg se, at min formel først Side 166 af 201

168 evalueres til 10+10*2, men at 10*2 evalueres før 10+10, og at der på den måde bliver en mellemregning der hedder Jeg kan altså på denne måde se, at jeg har glemt mine parenteser omkring A1+A2. Side 167 af 201

169 Værdikontrol Har du en formel som anvender værdier fra andre ark end det, hvor formlen befinder sig, kan det være svært at overskue, hvilken værdi der ikke er rigtig, hvis formlen skulle give et uventet resultat. Heldigvis kan du med værdikontrol i Excel opsætte en liste med værdier, som du gerne vil holde øje med. I nedenstående eksempel har jeg fire ark med værdier i dem alle, som bruges i min formel i Ark5. Disse værdier i alle fire ark har jeg opsat værdikontrol på, så jeg nemt kan holde øje med dem, uden at skulle ind i hvert ark og kigge. Man kan desuden se, hvis der ligger en formel bag en af værdierne. Dobbeltklikker du på en af rækkerne i vinduet, vil du blive taget til det ark og den celle, hvor værdien findes. Vindue til værdikontrol finder du ved at gå til fanen Formler, hvor du vælger Vindue til Værdikontrol i gruppen Formelrevision. Du opretter en ny værdikontrol ved at trykke Tilføj værdikontrol, hvorefter du indtaster eller finder og markerer den celle, du gerne vil have værdikontrol på. Side 168 af 201

170 Kontrolelementer Avanceret Excel I Excel har du mulighed for at indbygge forskellige menuer og knapper i dine ark, som gør det muligt for andre brugere at interagere med og anvende dit regneark, uden aktivt at skulle ændre i celler og formler. I eksemplet til dette kapitel vil jeg lave et slags kontrolpanel, hvor brugeren skal kunne vælge en rejsedestination og antal nætter og automatisk få regnet den samlede pris for hele opholdet ud. Jeg vil lægge ud med at lave menuen, hvor brugeren kan vælge sin destination Dropdown-menuer (rullelister) For at vi overhoved kan komme i gang med at arbejde med kontrolelementer, skal vi have aktiveret Udvikler fanen i Excel. Det gør du ved at højreklikke på båndet, hvorefter du vælger Tilpas båndet. Dette fremkalder en dialogboks, hvor du i højre side skal sørge for, at der er vinget af i Udvikler. Side 169 af 201

171 Når dette er gjort, skulle du gerne have fået en ny fane med navnet Udvikler. Jeg laver nu mit layout i Excel, som vist nedenfor, hvor min liste med destinationer og priser per overnatning indsættes. Du kan evt. gøre det samme som mig. Det næste jeg skal have gjort er at indsætte et kontrolelement. Det gør jeg ved at gå til fanen Udvikler, hvor jeg vælger Indsæt i gruppen Kontrolelementer. Jeg vælger at indsætte typen Kombinationsfelt. Idet jeg vælger denne, bliver min musemarkør et kryds, og jeg kan nu tegne mit kombinationsfelt. Jeg vælger at tegne det i B2 udfor Destination. Når dette er gjort, højreklikker jeg på kobinationsfeltet og vælger Formatér kontrolelement. Dette frembringer en dialogboks, som jeg udfylder som vist nedenfor. Side 170 af 201

172 Mit inputområde er min tabel med destinationer og priser per nat, altså $G$2: $H$4. Cellekæde er cellen, hvor du gemmer nummeret på den destination der vælges i menuen. Nummeret bestemmes ud fra tabellen med destinationerne, således at Bali er nr. 1, Egypten nr. 2 og Norge nr. 3 Jeg vælger at vise og gemme denne værdi i D2, og trykker OK. Prøv nu at bruge din menu og vælg en destination. Du vil se, at når destinationen vælges, så kommer nummeret på landet til at stå i D2 Nu vil jeg gerne hente prisen per nat for Bali. Det gør jeg ved at bruge INDEKS funktionen. Med INDEKS kan man nemlig slå op i en tabel, hvis man ved hvilken række og hvilken kolonne, man skal kigge i. I celle B3 anvender jeg INDEKS således: Side 171 af 201

173 Med INDEKS vælger man først den tabel man vil kigge i. Derefter vælger man rækkenummeret, hvilket jeg får fra min celle D1, og til sidst vælger man kolonne nummeret, hvilket i mit tilfælde altid er 2 (kolonne 1 er destinationskolonnen). Trykker jeg Enter, vil jeg se, at prisen per nat nu vises i B3. Indsætter jeg manuelt et antal dage og ganger dette antal dage med prisen per nat, får jeg den samlede pris. Jeg kunne dog godt tænke mig, at brugeren ikke selv skal indtaste antallet af dage, og derfor vil jeg nu også lave et skalafelt, så brugeren kan tilføje eller fjerne dage via dette. Skalafelter I dette afsnit fortsætter jeg på eksemplet fra forrige afsnit. For at indsætte et skalafelt går jeg til fanen Udvikler, hvor jeg vælger Indsæt i gruppen Kontrolelementer. Jeg vælger at indsætte typen skalafelt. Jeg vælger at indsætte mit skalafelt som vist nedenfor. Side 172 af 201

174 Igen vælger jeg Formatér kontrolelement, hvor jeg sætter minimumsværdi til 1, fordi man minimum kan bestille 1 overnatning. Maksimumværdien sætter jeg til 365, da man maksimalt kan bestille et helt år. Ændring i tilvækst er 1, da jeg ønsker, at hver gang man enten klikker op eller ned, så skal der tilføjes/fjernes én dag. Cellekæde sætter jeg til D4, da jeg ønsker at gemme værdien her. Herefter trykker jeg OK. I celle B4 indsætter jeg nu =D4, så min værdi fra D4 vises og anvendes her også. Du vil nu se, at du kan tilføje flere dage til opholdet eller ændre på destinationen, og så vil den samlede pris automatisk blive opdateret. Det sidste vi skal have gjort er at skjule D kolonnen, da det ikke er så pænt at vise vores cellekæde. Derfor højreklikker jeg på denne kolonne, hvorefter jeg trykker Skjul. Ønsker du at få vist kolonne D igen, kan du højreklikke på kolonnen og vælge Vis. Side 173 af 201

175 Datavalidering Avanceret Excel I Excel kan du sikre dig, at de data, der indtastes i dine regneark, er rigtige og i det rette format. Det kan du eksempelvis gøre ved hjælp af datavalidering. Lad os tage et eksempel. Jeg har en liste som vist nedenfor, hvor jeg gerne vil have en række personer til at udfylde alder og fødselsdag. Jeg vil dog være sikker på, at de alle indtaster f.eks. dato på den samme måde samt skriver en gyldig alder. Derfor vil jeg påføre datavalidering på begge inputområder. Det først jeg gør er at markere de felter jeg ønsker at tilføje datavalidering. Til Alder vælger jeg således B2:B5. Herefter går jeg til fanen Data, hvor jeg vælger Datavalidering under Dataværktøjer gruppen. I det jeg gør dette, kommer nedenstående dialogboks frem med tre faner. Jeg udfylder alle tre faner således Side 174 af 201

176 Til alder ønsker jeg kun at tillade hele tal. Desuden skal dette tal ligge mellem 1 og 200, da andre tal ville være urealistiske for alder. Meddelelse er en besked, som vil komme frem, hvis man klikker på cellen, som har datavalideringen. Man kan bruge denne besked til at hjælpe brugeren, der skal indtaste data, og derfor skriver jeg en besked som vist på billedet for oven. Fejlbesked er den besked brugeren vil få, hvis han eller hun indtaster data, som ikke går igennem datavalideringen. Her er det igen en god idé at lave en brugervenlig fejlbesked. Jeg vil også gerne have opsat en validering for fødselsdagskolonnen, og derfor vælger jeg på samme måde at oprette validering på disse celler. Det gør jeg som vist nedenfor, og tilføjer selvfølgelig også en besked og en fejlmeddelse. Side 175 af 201

177 Jeg vælger, at man kun må kunne indtaste datoer, samt at denne dato skal være større end I min tabel kan man nu kun indtaste data, som overholder de regler, jeg netop har sat op. Ønsker du mere avancerede regler, kan du anvende typen brugerdefinereret og her indsætte formler. Det kunne eksempelvis være, hvis værdien i cellen med valideringen altid skulle være større end en anden celleværdi (=celle-med-validering > anden-celle A1>B1). Hvis du ønsker at have et prædefineret sæt af valgmuligheder, kan du vælge Liste under Tillad. Her kan du efterfølgende under Kilde indsætte de værdier der skal være tilladt og separere dem med semikolon (eks. Johan;Peter;Minna, hvis det var bestemte navne man skulle kunne vælge imellem). Alternativt kan du, hvis du allerede har en liste med godkendte værdier i dit ark eller projektmappe, vælge denne liste ved blot at markere den (eks. =B1:B5), og Excel vil på den måde bruge værdierne i denne liste til værdikontrollen. Side 176 af 201

178 Scenariestyring Avanceret Excel En yderst anvendelig funktion, som rigtig mange overser at bruge, er scenariestyring. Med scenariestyring kan du ændre værdier i inputområder i dit regneark, og dermed skifte mellem forskellige scenarier for at se, hvordan dine udregninger, totaler, grafer osv. vil se ud, hvis forudsætningerne bag udregningerne ændrede sig. Lad os prøve at tage et eksempel. Lad os antage, at jeg er den glade ejer af tre butikker, en i Aarhus, en i Odense og en i København. Jeg har lavet et fint budget med omsætning osv. for de seneste to år, og kunne nu godt tænke mig at se på nogle scenarier i forhold til, hvad omsætningen vil blive næste år. Jeg har nogle gode bud på hvad væksten i procent vil blive, hvis alt går over forventning, hvad væksten i procent vil blive, hvis alt går galt og hvad væksten i procent vil blive, hvis alting går som forventet. Jeg har altså forskellige præmisser for at udregne omsætningen for næste år, men i stedet for at lave 3 forskellige ark med forskellige udregninger, kan jeg blot lave tre forskellige scenarier i et og samme ark. Sådan opretter du scenarier Nedenfor ser du en simpel udgave af ovenstående eksempel. Jeg ønsker at komme med forskellige bud på omsætningen i Som det er nu, er væksten sat til 0% i alle byer, og derfor er omsætningen i 2017 pt. den samme som i Side 177 af 201

179 Ændrer jeg dog på vækstprocenterne, vil omsætningen i 2017 ændre sig, da D2:D4 indeholder en formel, der udregner omsætningen på baggrund af væksten. Jeg har tre forskellige scenarier for, hvordan væksten kan se ud. Disse scenarier ser du nedenfor. Jeg vil nu oprette disse tre scenarier, så jeg nemt kan se, hvilken effekt det vil give på omsætningen i For at oprette et scenarie går jeg til fanen Data, hvor jeg i gruppen Prognos vælger What if- analyse, og under denne Scenariestyring. Dette frembringer nedenstående dialogboks, hvor jeg trykker Tilføj for at tilføje mit første scenarie. I det jeg trykker Tilføj, kommer der en ny dialogboks. Her skal jeg som det første give mit scenarie et navn. Da jeg ønsker at oprette mit mest sandsynlige scenarie, navngiver jeg det Sandsynligt scenarie. Derefter skal jeg bestemme, hvor de justerbare celler er, altså de celler som mit scenarie kan ændre på. I mit tilfælde er der de procentvise vækstrater for hver by, og derfor vælger jeg $B$8: $B$10. Side 178 af 201

180 Idet jeg trykker OK kommer der en ny dialogboks. Denne udfylder jeg med vækstprocenterne fra mit mest sandsynlige scenarie. I mit eksempel vises cellerne med navnene på byerne, og det er fordi jeg har navngiver B8 som Odense, B9 som Aarhus og B10 som København. Havde jeg ikke gjort dette, ville der blot have stået cellenavnene. Når jeg trykker OK, er mit scenarie oprettet. Jeg gør det samme med mine to andre scenarier. Jeg har nu oprettet alle mine scenarier, og kan via vis knappen få vist de forskellige scenarier. Side 179 af 201

181 Læg mærke til, hvordan procenterne og omsætningen i 2017 ændrer sig, alt efter hvilket scenarie jeg vælger. Resumerapport i scenariestyring Når du har opsat en række scenarier, kan du lave en resumerapport, som giver et overblik over alle scenarier, og hvilke konsekvenser de har for dine udregninger og resultater. Du laver en resumerapport ved at trykke Resume i dialogboksen, som fremkommer, når du åbner scenariestyring. Du skal herefter vælge, hvilke resultater dine scenarier påvirker. I mit tilfælde er det omsætningerne i 2017, som ligger i D2:D4, og derfor vælger jeg dette. Idet du trykker OK, dannes der et scenarieresume i et nyt ark. Mit ser således ud: Side 180 af 201

182 De aktuelle værdier i arket er angivet sammen med de forskellige scenarier og deres påvirkning på omsætningen i de tre byer. Læg mærke til, at mine resultatceller også er navngivet, altså D2 = Odense2017, D3 = Aarhus2017 og D4 = København2017. Side 181 af 201

183 Flere funktioner Avanceret Excel I et tidligere afsnit gennemgik vi en række funktioner, som findes i Excel. Som du sikkert opdagede, findes der dog langt flere funktioner i Excel, end dem vi gennemgik, og derfor vil jeg i dette kapitel se lidt nærmere på en række andre, og måske lidt mere avancerede funktioner, som du med stor sandsynlighed vil få brug for. Jeg vil ikke gennemgå hver funktion med et stort eksempel, men i stedet blot ridse dem op og fortælle kort om, hvordan de bruges, og hvilke funktionsargumenter, de tager. Logiske funktioner OG() I et tidligere afsnit om HVIS() funktionen, kiggede vi på, hvordan et udfald af en funktion kunne bestemmes ud fra om et udsagn var SANDT eller FALSK. Men hvad nu, hvis du ønsker at mere end ét udfald skal være opfyldt før end, at funktionen skal returnere SAND? Det kan du bruge OG() funktionen til. I nedenstående simple eksempel vil jeg gerne finde ud af, om nogle medlemmer i en klub skal have bonus. Det skal medlemmerne kun have, hvis to betingelser er opfyldt, nemlig at de skal være medlem og 18 år eller under. Funktionen i række D er således: =HVIS(OG(B3<=$G$3;C3=$G$4);"JA";"NEJ") Der hvor min HVIS() funktion tager sin logiske test, indsætter jeg OG() funktionen, som gør det muligt at bruge flere betingelser. Side 182 af 201

184 Resultatet er, at kun Simon får rabat, da han er den eneste, der opfylder begge betingelser. ELLER() Omvendt i forhold til OG(), kan man i nogle tilfælde være interesseret i at have to betingelser, men hvor blot én af dem skal være SAND for at hele HVIS funktionen returnerer SAND værdien. Hvis jeg bruger det samme eksempel som ved HVIS(), ser det således ud: Formlen ser nu således ud: =HVIS(ELLER(B3<=$G$3;C3=$G$4);"JA";"NEJ"). Jeg har blot byttet OG() ud med ELLER(). Resultatet bliver nu anderledes, da Jules nu også opfylder én af betingelserne, nemlig at han er under 18, og derfor får han også rabat. Tekst funktioner Der findes en masse tekst funktioner, som du kan anvende til at formatere tekst i dine formler. Her er en række eksempler: STORT.FORBOGSTAV() o Med denne funktion kan du ændre en tekststreng, så kun det første bogstav står med stort og resten med småt. ANDERS vil eksempelvis blive til Anders med denne funktion. FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE() o Med denne funktion kan du fjerne overflødige mellemrum i en streng. Side 183 af 201

185 FIND() o Denne funktion finder og tæller et eller flere sammenhængende tegn eller bogstaver. Skal du eksempelvis finde ud af, hvor mange gange ordet Snyd bruges i en tekststreng, kan du anvende denne funktion. Har du brug for at tilføje et mellemrum mellem tekst i din formel, kan du anvende sammenføjningsoperatoren & og f.eks. skrive =A1& &A2. Dette vil tilføje et mellemrum mellem tekststrengene i A1 og A2. Dato- og klokkeslætsfunktioner Udover NU() funktionen, så findes der selvfølgelig også en lang række andre dato- og klokkeslætsfunktioner i Excel. Her er et par stykker, der kan være ret nyttige: EDATO() o Har du brug for at finde datoen 1, 2, 3 eller flere måneder frem i tiden fra en anden dato, kan du anvende EDATO() funktionen. o SLUT.PÅ.MÅNED() o Ønsker du at finde den sidste dag i en eller flere måneder ud i fremtiden kan du bruge denne funktion. I eksemplet kigger jeg kun frem i den næste måned, da jeg har sagt, at den skal gå 1 måned frem. o DATO.FORSKEL() o Vi har i et tidligere afsnit arbejdet med forskel på datoer. Denne funktion kan regne forskellen mellem to datoer for os. Side 184 af 201

186 o o Man kalder ofte denne funktion for den gemte funktion, da du ikke kan finde den i biblioteket. Skriver du den dog, som jeg har gjort ovenfor, vil den virke fint. Udover de to datoer, som du vil finde forskellen på, skal du medgive et funktionsargument, der angiver, hvordan du vil vise forskellen. d er hele dage, m er hele måneder og y er hele år. TEKST() o Ønsker du at vise en dato som en ugedag, kan du bruge TEKST() funktionen. DATOVÆRDI() o o I stedet for dddd kan du eksempelvis skrive mmmm for at vise måneden. o Det hænder, at man i Excel importerer datoer, som er formateret som tekst. Du vil typisk kunne se det ved at datoer, der er formateret som tekst, er venstrejusteret i stedet for højrejusteret i en celle. For at lave formateringen om, så dine datoer bliver til datoer, du rent faktisk kan arbejde med i Excel, kan du bruge DATOVÆRDI() funktionen, som blot tager ét funktionsargument, nemlig den celle, som skal formateres som dato. Opslags- og referencefunktioner Vi har i tidligere kapitler gennemgået LOPSLAG, VOPSLAG og INDEKS. I denne sektion skal vi kort se på lidt flere opslags- og referencefunktioner, som du måske finder brugbare til dine opgaver i Excel. Side 185 af 201

187 FORSKYDNING() Med FORSKYDNING() kan du returnere en celle eller en gruppe af celler, der er placeret et specifikt antal rækker og kolonner væk fra en given celle eller gruppe af celler. Eksempel: Ovenfor har jeg en liste med en række sælgere og deres salg. Jeg vil nu bruge FORSKYDNING() til at finde salget hos Povl. Jeg bruger formlen =FORSKYDNING(A1;3;1;1;1) Først angiver jeg min start reference, som er A1. Herefter fortæller jeg funktionen, at jeg vil gå 3 rækker ned og 1 række hen, således at jeg rammer B4, som er Povl s salg. Derudover fortæller jeg med 1;1, at jeg kun vil have denne ene celle returneret. Ønsker jeg at finde både Povl og Hannes salg, kan jeg skrive min formel således: =SUM(FORSKYDNING(A1;3;1;2;1)) Det er næsten den samme formel, blot med den forskel, at jeg nu fortæller, at jeg ønsker at medtage et område på 2X1 fra B4, hvilket er B4:B5. Tilføjer jeg SUM() til min funktion, finder jeg summen af B4:B5, hvilket er summen af Povl og Hanne, altså Side 186 af 201

188 INDIREKTE() Indirekte funktionen bruges til at omdanne en tekststreng til en faktisk reference. Har du eksempelvis lavet et kontrolpanel, hvor du via en celle skal kunne bestemme, hvilken celle der skal bruges i en given formel, kan du bruge INDIREKTE() funktionen. Lad os prøve at tage et simpelt eksempel. Nedenfor har jeg et regneark, hvor jeg nederst har regnet mine totale udgifter. Jeg har udgifter til mad, bil og husleje. Jeg har dog lavet det som et slags kontrolpanel, hvor jeg i cellerne under Anvend disse celler til udregningen kan skrive ind, hvilke celler jeg gerne vil bruge til at regne mine totale udgifter. Mine udgift-celler er navngivet således B1 = Husleje, B2 = Mad, B3 = Bil. Min formel til totale udgifter i B9 er =INDIREKTE(A6)+INDIREKTE(A7) Det der så rent faktisk sker for at nå til de 3000 er, at jeg fortæller Excel, at det der står i A6 og A7 skal lægges sammen, og da det er en indirekte reference, så skal cellens indhold behandles som en rigtig reference. =INDIREKTE(A6)+INDIREKTE(A7) bliver således til =Husleje+Bil, hvilket jo er = , fordi det er værdierne for mine navngivne celler. Det smarte er nu, at jeg kan gå ind i f.eks. A7 og skrive Mad som værdi i cellen, og så vil mine totale udgifter automatisk blive regnet ud fra B2, som jo er min celle der er navngivet Mad. Side 187 af 201

189 Med INDIREKTE kan du altså ændre referencen til en celle i en formel uden at ændre selve formlen. TRANSPONER() Med TRANSPORNER() kan du vende lister fra en lodret liste til en vandret liste. Tager vi eksemplet fra før, kan jeg transpornere mine salgstal til at stå i en række ved at bruge formlen =TRANSPONER(B1:B5) Du skal dog anvende denne formel på en bestemt måde, før at den virker korrekt. Først skal du markere det område, hvortil du vil transponere din kolonne, lige som jeg har gjort nedenfor. Herefter kan du i formellinjen eller i C1 skrive formlen =TRANSPONER(B1:B5), hvor B1:B5 selvfølgelig er det område, du ønsker at transponere. Når jeg har skrevet formlen, trykker jeg Ctrl+Shift+Enter, og får følgende resultat Side 188 af 201

190 Makroer i Excel Avanceret Excel I dette kapitel skal vi se på makroer med VBA (Visual Basic for Applications) i Excel. Dette er dog et meget stort emne, og en fuldstændig indføring vil ikke kunne dækkes i dette kapitel der skulle flere bøger til! F.eks. kræver avanceret brug af Makroer viden om programmering, nærmere bestemt VBA-programmering, og det forudsætter jeg ikke, at du har. I stedet vil jeg give dig en grundig introduktion til makroer, så du selv kan prøve at optage, redigere og afspille dem i Excel. Hvad er en makro? En makro er en indspilning af forskellige handlinger, du laver i et Excel ark. Du kan optage disse handlinger og afspille dem, hvis du ved, at du kommer til at lave dem mange gange i fremtiden. Hvis du eksempelvis hver eneste dag skal aflevere en rapport til din chef med omsætningstal fra dagen før, antal solgte varer, gennemsnitlig salgspris osv., så kan du med fordel indspille en makro, som laver hele opsætningen af dit Excel-ark samt udregninger for dig, således at du hver gang kun behøver at indsætte data. Du kan altså med makroer spare utrolig meget tid på standardopgaver. En makro gemmes i et ark i din projektmappe kaldet et modulark. Projektmapper kan indeholde adskillige modulark. Når du indspiller en makro, laver Excel selv et modulark til denne makro. Du kan efterfølgende redigere i makroen ved at redigere i modularket. Modularket redigeres i en Editor, hvilket dem der kender til programmering, kender som et IDE (Integrated Development Environment). Sådan indspiller du en makro Det er faktisk rigtig nemt at indspille en makro, men inden du kan gøre det, skal du have aktiveret Udvikler fanen. Hvis du ikke allerede har Udvikler fanen, kan du følge denne guide: Højreklik på båndet, hvorefter du vælger Tilpas båndet. Dette fremkalder en dialogboks, hvor du i højre side skal sørge for, at der er vinget af i Udvikler. Side 189 af 201

191 Når dette er gjort, skulle du gerne have fået en ny fane med navnet Udvikler. For at holde det helt simpelt, indspiller jeg en makro, der laver et simpelt tabellayout, hvor jeg kan indtaste data, som vist nedenfor. Tabellen består af: Kantfarve på A1:C7 Fed skrift og centrering af tekst i A1:C1 Grå baggrundsfarve i A1:C1 Side 190 af 201

192 For at indspille en makro, der laver dette, går jeg ind under Udvikler fanen, og vælger Indspil makro. Idet jeg trykker, kommer der en dialogboks frem, som jeg udfylder således: Jeg giver først og fremmest min makro et navn. Læg mærke til, at du ikke kan bruge mellemrum i navnet. Derudover giver jeg makroen en beskrivelse, så jeg en anden gang ved, hvad den egentlig gør. Jeg kan også vælge at sætte en genvejstast for denne makro, hvis jeg ved, at jeg kommer til at bruge den ofte. Som standard står der Ctrl+, men da f.eks. Ctrl+S (S for Status tabel) allerede er taget, kan man trykke Shift+S i feltet, og Excel vil automatisk skrive Ctrl+Shift+S Side 191 af 201

193 Jeg vælger desuden at gemme makroen i min projektmappe, da jeg ved, at jeg ikke skal bruge den i andre projektmapper. Gemmer jeg den i projektmappen, kan andre desuden bruge den, hvis jeg en dag skulle dele min projektmappe. Valgte jeg i stedet at gemme min makro i Personlig makroprojektmappe, så ville makroen blive gemt på min computer, således at jeg altid vil kunne bruge den, ligegyldigt hvilket Excel projekt, jeg arbejder i. I det jeg trykker OK i dialogboksen, begynder optagelsen af makroen. Prøv at lave den tabel, som jeg viste ovenfor, imens makroen optages. Du stopper makrooptagelsen ved at gå til fanen Udvikler og tryk på Stop indspilning. Sådan afspiller du en makro Gå først til et nyt ark, hvor du ønsker at afspille makroen. For at afspille en makro skal du igen gå til fanen Udvikler, hvor du trykker på Makroer i gruppen Kode. Dette giver dig følgende dialogboks: Side 192 af 201

194 Her vælger du blot den makro du ønsker at afspille, og trykker Afspil. Alternativt kan du bruge den genvejstast, du gav makroen, i mit tilfælde Ctrl+Shift+S. Under Indstillinger kan du ændre genvejstasten og beskrivelsen af makroen. Idet du trykker Afspil, gentager makroen alt det, du lige har indspillet, og du skulle gerne sidde tilbage med nøjagtig det samme, som du indspillede før, bare i et nyt ark. Sådan redigerer du din makro For at redigere en makro kan du gøre to ting. Enten kan du genindspille din makro forfra med de rettelser du har, eller også kan du rette koden i den makro, du allerede har indspillet. Mange gange kan det være småting, såsom stavefejl eller cellefarver, man ønsker at ændre, og i disse tilfælde giver det ikke ret meget mening at optage det hele forfra. Har du meget erfaring med VBA-programmering, kan du selvfølgelig rette alt via makrokoden, men er du ikke programmør, kan du, hvis du har lavet mange fejl i din makro, som ikke lige er til at rette i koden, være nødt til at indspille en ny. For at Redigere i makrokoden trykker du rediger i dialogboksen, som også fremkom, da du skulle afspille din makro. Side 193 af 201

195 Dette åbner den editor/ide jeg beskrev tidligere. I midten af denne editor finder du koden, som din makro består af. I mit tilfælde ser det således ud: Side 194 af 201

196 Det kan måske se ret overvældende ud, men hvis man læser linjerne lidt grundigere, så giver det faktisk ofte god mening. F.eks. kan man hurtigt se, hvor mine tabeloverskrifter indsættes, som vist med pilene ovenfor. Disse kan man således hurtigt rette til. Scroller man længere ned i koden, finder man følgende linje, som giver mine overskifter en fed skrift. Fjerner man denne linje eller ændre True til False, vil overskrifterne ikke længere få en fed skrift. Side 195 af 201

197 Længere neden i koden finder jeg følgende: Disse linjer kode sætter min cellefarve til grå. Jeg kan selv ændre i farven ved at indsætte.color = RGB(0, 153, 204) I stedet for.themecolor = xlthemecolordark1 Forskellen på de to er, at jeg i den sidste bruger en af de standardfarver, man kan vælge imellem, som vist nedenfor. Men ændrer jeg det til.color, kan jeg selv bestemme en farve ved hjælp af RBG farvekoder. Jeg har valgt RGB(0, 153, 204), ved at gå ind under Flere farver som vist oven for, og derefter fundet en farve under Brugerdefineret jeg kunne lide, hvorefter jeg har noteret dens R, G og B koder ned. Side 196 af 201

198 Jeg gemmer min makro ved at trykke Ctrl+S eller trykker på gem ikonet øverst til venstre i editoren. Makroeditoren åbnes i et nyt vindue, og dette kan du lukke, når du har gemt din makro. Når jeg afspiller min makro nu, får jeg nedenstående resultat, der som forventet har en anden cellefarve i mine overskriftceller. Side 197 af 201

199 Prøv selv at se din kode igennem og find de steder, hvor du tror du kan rette til. Prøv at lave rettelsen og gem din makro. Afspil den derefter, og se om dine ændringer er slået igennem. Ved at prøve dig frem finder du hurtigt ud af, hvordan du laver små rettelser i din makro, også selvom du ikke er VBA-programmør. Sådan gemmer du din makro Når du har optaget en makro og evt. redigeret den, skal du have den gemt, så du evt. kan bruge den en anden gang. Når du gemmer din makro er det vigtigt, at du gemmer den med filtypen Excelprojektmappe med aktive makroer, for ellers vil dine makroer ikke blive gemt, og dermed ikke være tilgængelige, næste gang du åbner din projektmappe. Du gemmer din projektmappe med makroer, som du gemmer normalt under fanen Filer og Gem som menupunktet. Makroen gemmes som en.xlsm fil, hvilket betyder, at den indeholder makroer. Næste gang du åbner din fil skal du være opmærksom på, at makroerne ikke vil være aktive til at starte med. Dette er en sikkerhedsmæssig indstilling i Excel som gør, at der ikke automatisk kan afspilles skadelig kode i dine projektmapper. For at aktivere dine makroer, skal du blot trykke på knappen Aktiver indhold, som vist herunder. Side 198 af 201

200 Ønsker du ikke disse advarsler, kan du under Filer fanen og Indstillinger -> Center for sikkerhed og rettighedsadministration -> Indstillinger for makro sætte indstillingen til Aktivér alle makroer. Side 199 af 201