Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 46 den 27. marts 2017 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Frederik G. K. Martin L. Anders W. P. Vivian P. Christoffer A. L. Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Birgit Nørgaard, boliginspektør Gert A. Ejlertsen og varmemester Ole Fenger Lassen. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 45 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Frederik G. K. Næstformand Martin L. Kasserer Anders W. P. Sekretær Vivian P. Menigt medlem Christoffer A. L. Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Ad 3. Godkendelse af budget 2017/18 Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån ydet til kollegiet i forbindelse med opførelsen og senere forbedringer. Side 1 af 7

2 Offentlige og andre faste udgifter Vand- og kloakudgifter Der er budgetteret med en stigning på 9 %, hovedsagelig begrundet med øget forbrug, men også en mindre prisstigning. Renovation Der er øgede udgifter svarende til 16,6 %, stigningen skyldes øget boligbidrag og øgede udgifter til indsamling og behandling af genanvendeligt affald. Priserne er budgetteret i samråd med leverandøren. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Der indhentes tilbud på nye forsikringsaftaler i løbet af forsommeren 2017, og de nye priser som indgår i regnskabet 2017/18 er på budgettidspunktet ikke kendt. Der er derfor en stor risiko for, at der kan komme afvigelser i forhold til budgettet. Der er i budgettet for 2017/18 regnet med priserne i 2016/17 + 5%. Varme Der budgetteres med en stigning på 8,2 %, hovedsagelig begrundet med en lille forbrugsstigning. Elektricitet Her er budgetteret med et stigende forbrug og hermed en forøgelse af el-udgiften på 15,3 %. Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Administration mv. Administrationshonoraret Der sker ingen regulering af prisen i 2017/18. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgningsskemaer og indstilling til boliger, gebyret er uændret. Revision Revisorydelse er udgået, den er nu indeholdt i administrationsomkostningerne. Dispositionsfond - Der indbetales indtil videre ikke til dispositionsfonden, da der er tilstrækkelig kapital i henhold til lovgivningen. Dispositionsfonden er en økonomisk fælles reserve, der kan træde til, hvis boligorganisationen eller en eller flere af dens afdelinger oplever økonomiske problemer, som truer driften. Det kan for eksempel være økonomiske tab, som skyldes problemer med at få udlejet boligerne. Fonden kan ligeledes yde støtte til forbedringer eller moderniseringer i boligafdelingerne. Støtten kan gives i form af tilskud, lån, løbende støtte eller en kombination af disse. Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Budgettet indeholder en stigning på 1,4 % Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøring af fællesarealer og vinduer. Der budgetteres med en stigning på 0,2 % Side 2 af 7

3 Diverse udgifter Betalingsvaskeri Udgift til administration af kreditkortvaskeri. En forventet stigning på 1,1 % Diverse udgifter Denne post er til diverse små-udgifter. Som noget nyt omfatter denne post også kontingent til BL (Boligorganisationernes Landsorganisation), der tidligere blev afholdt af Kollegiekontoret via administrationshonoraret, det udgør kr., derfor budgetteres der med en stor stigning. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til, at dække kollegiets forventede udgifter i mindst 10 år. Der henlægges til 20 år, for at give en mere stabil husleje, da udgifterne til større arbejde herved bliver udjævnet. Hensættelsen til tab på debitorer Der skal som minimum henlægges et beløb der svarer til 322 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Der er ikke behov for henlæggelser i det kommende år. Ekstraordinære udgifter Afskrivninger - Der budgetteres med en investering i solcelleanlæg, pris på kr., der afdrages over maksimalt 10 år, låneperioden kan afkortes hvis afdelingen har overskud (afvikling af underfinansiering). Afvikling af underfinansiering - En afdeling kan låne af sin egen opsparing til forbedringsarbejder i afdelingen. Hvis afdelingen låner af egen opsparing til forbedringsarbejde skal det tilbagebetales inden for 10 år. Hvis afdelingen har et overskud bruges det til at nedbringe lån af egen opsparing, hvorved låneperioden forkortes. Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 2,5 % på huslejen. Andre indtægter Leje mobilantenne stiger med 2,9 %. Renteindtægter Der budgetteres med en forrentning på 0,5 % af kollegiets opsparede midler, der forventes faldende renteindtægt på 27,6 %. Faldet er indtil videre velbegrundet. Betalingsvaskeri og fælles tlf. Der forventes fald i indtægt fra fællesvaskeri på 16,4 %, begrundet med lavere vaskepris i perioder for at udnytte elproduktion fra solceller bedst muligt. Afvikling af overskud Ved budgetlægning gælder det, at udgifter og indtægter skal være lige store. Men når regnskabsåret er slut viser det sig altid at resultatet er anderledes end man regnede med. Hvis der er et overskud, skal dette først anvendes til at dække en underfinansiering, dvs. en gældspost, hvis der er en sådan. Er der ikke underfinansiering indsættes overskuddet på en resultatkonto som et plus. Side 3 af 7

4 Overskuddet skal over de kommende 3 år, med lige store beløb, føres som en indtægt. For kommende budget afvikles der et overskud på kr. Antenne-, telefon og it budget It-budgettet viste et underskud fra tidligere år på kr. Antennebudgettet viste et overskud på 6.001,39 kr. fra tidligere år. Der er sket en sammenlægning af og It- og antennebudget, og budgettal for 2016/17 kan ikke sammenlignes med budgettal for 2017/18. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand m 3 El kwh Varme 450 MWh Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til kr. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) (se side 9) Der er planlagt arbejder for i alt kr. Terræn Belysningsarmaturer på gangbroer og udvendige lamper. Ændring af lås på døre til cykelskure til smæklås. Renovering af kældertrappe. Klimaskærm Nye vinduer til lejligheder. Bolig Maling af træværk i boliger. Maling af vægge og lofter i bad/toilet. Udskiftning af badeforhæng, løbende. Løbende udskiftning af gulvbelægning i lejligheder. Udskiftning af låsesystem - døre, postkasser og hængelåse. Fælles indvendig Nye træbetonlofter i gange og ny belysning indbygget. Maling af fodlister. Maling af kælderforgang, vægge og døre. Tekniske installationer Løbende udskiftning af køleskabe og blandingsbatterier. Side 4 af 7

5 Udskiftning af støvsugere. Kaffemaskine i fællesrum. Evt. udskiftning af varmeveksler og cirkulationspumpe. Indregulering af ventilationsanlæg. Materiel Ingen. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august i år til: 1 vær. lejlighed kr. en regulering på 68,66 kr. Kollegiekontoret lægger budgettet på kollegiets hjemmeside. Afdelingsbestyrelsen kan dermed henvise til dette som bilag til afdelingsmødet med beboerne, hvor budgettet behandles. Kollegiekontoret sender huslejevarslet direkte til alle beboere, som har givet tilladelse til at vi kan kommunikere pr. mail. De få beboere som endnu ikke har godkendt dette, får varslet på anden vis. Budgettet skal fremlægges til godkendelse af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. Bestyrelsen bedes lægge referatet af afdelingsmødet, hvor budgettet godkendes, på deres hjemmeside og sende det til os. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på kr. og der er åbne rekvisitioner på kr. så saldoen viser en totaludgift på kr. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt kr. Der er pr brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Reparation af udvendig belægning. Klimaskærm Faldsikring på tag. Dørpumper på indgangsdøre udskiftes. Bolig Nye køkkener. Maling af vægge og lofter i bad. Maling af vægge, lofter og træværk i værelse. Udskiftning af cylinder og nøgler i døre til lejligheder. Fælles indvendig Indkøb af 4 stk. støvsugere. Side 5 af 7

6 Tekniske installationer 4 køleskabe er udskiftet. Løbende udskiftning af køleskabe, blandingsbatterier. Løbende udskiftning af sanitet. Materiel Ingen arbejder. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. Emner som tages op indsættes således: Nye køkkener Der mangler stadigvæk 4 køkkener at blive skiftet. Bliver udført i uge 13 og 14. Internet - fra firmaet Bolignet.dk (ikke at forveksle med BoligNet Aarhus). De har sendt et tilbud, men Gert har sendt et opsummering til Frederik formand, af forhold i skal se nærmere på. Borde til gange Svane Kollegiet har nogle borde i overskud, som kan købes og derudover opsummeres med manglende borde. Bestyrelsen finder ud af hvor mange borde, der skal fornyes/udskiftes. Rengøring af gange Der er stadigvæk udfordringer med, at beboerne selv gør rent. Det fungerer ikke altid. Derfor er der indhentet pris fra rengøringsfirma, som vil give en udgift på 58 kr. pr lejemål pr. md. Det skal tages op på næste afdelingsmøde. Cykelværksted Bestyrelsen ønsker, at anvende det nuværende motorcykelsrum til cykelværksted. Ole følger op. Overdækket terrasse Der er et stort ønske om en overdækket terrasse eller en dobbelt markise. Kan evt. finansieres med lån i egne midler. TV i fællesrum Stofa opkræver intet for signalet og bestyrelsen må reagere, hvis der sker ændringer i levering af signal. Elevator - Der skal laves en gennemgang af stålsøjler ved elevator. Teknologisk Institut sættes på opgaven. Ad 5. Orientering fra Kollegiekontoret Bestyrelsen fik information om, at Kollegiekontoret kan tilbyde bestyrelsen hjælp med at udsende indkaldelser til afdelingsmøder (beboermøder) direkte til beboernes -adresser. Bestyrelsen skal blot sende indkaldelsen med evt. forslag til Jette i sekretariatet på jb@kollegiekontoret.dk i god tid inden 4 ugers fristens udløb. Side 6 af 7

7 Bestyrelsen kan finde standarddagsordener på WebZonen under Offentlig mappe og Hjælp til beboervalgte. Hvis der skulle være enkelte beboere, der ikke har oplyst en -adresse til Kollegiekontoret, så får bestyrelsen besked om dette, så I kan lægge en indkaldelse i deres postkasse. Kollegiekontoret ønsker, at møder mellem bestyrelser og administration skal være så let tilgængeligt som muligt for de valgte frivillige bestyrelsesmedlemmer. Derfor tilbyder vi, at bestyrelsesmøder med administrationen fremover kan afholdes på kollegiet. Bestyrelsen besluttede, at kommende møder afholdes på Kollegiekontoret. Ad 6. Evt. Forslag om opdeling af motorcykelrum til cykelværksted og motorcykelrum. Forslag om opsætning af en aftapningshane på toilet, så der er mulighed for, at hente vand til cykelvask. Indkøb af nye sammenklappelig borde/stole, evt. køb fra Svane Kollegiet, der har nogle til salg. Forslag om opsætning af markise til overdækning af terrasse i lighed med løsning på Skejbyparken. Forslag om, at ændre beboerrengøring til firmarengøring, hvilket betyder en ekstraudgift på 58 kr. pr. lejemål pr. md. Forslag om belysning på P-plads. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 26. april. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl Referent: Gert A. Ejlertsen og Birgit Nørgaard Referat sendt den Side 7 af 7