Program for intern overvågning

Transkript

1 Program for intern overvågning Bøssemagervej 8, 8800 Viborg CVR-nr

2 Indledning Elforsyningen Net8800 (fremover kaldet distributionsselskabet) er ifølge elforsyningslovens 20 a underlagt reglerne om etablering af program for intern overvågning. Selskabsoplysninger Distributionsselskabet ejes af moderselskabet Energi Viborg og distribuerer el ud til ca forbrugssteder. Selskabet har endvidere en ejerandel på 100 procent i selskabet Energi Viborg Strøm, der er et elhandelsselskab. En del af distributionsselskabets administrative opgaver vedrørende kundekontakt samt opkrævnings-/inkassofunktion udføres af moderselskabet, med hvem der er indgået en skriftelig aftale. Elforsyningsloven har pålagt distributionsselskabet en energisparerforpligtigelse. Distributionsselskabet skal benytte 3. part til energispareropgaven, og derfor er der indgået sammenarbejde med et ikke koncernforbundet firma til at løse opgaven. Et formaliseret samarbejde omkring elhandel er indgået mellem Energi Viborg og Midtjysk Elhandel, i hvilket selskab Energi Viborg (moderselskabet) ejer 25,9 procent af aktiekapitalen. Generelt om distributionsselskabets program for intern overvågning Det overordnede ansvar for implementering, kontrol og udarbejdelse af årsberetning for det interne overvågningsprogram er placeret hos chefen for distributionsselskab. Programmet for intern overvågning beskriver de foranstaltninger, som distributionsselskabet har truffet for at sikre at: Distributionsselskab ikke må diskriminere virksomheder, som selskabet ikke har en ejermæssig relation til. Det skal sikres, at adgangen til nettet sker på ikke diskriminerende og gennemsigtige vilkår, og at virksomheder, som distributionsselskabet har interessesammenfald med, ikke favoriseres med oplysninger om kundeforhold og lignende Der på passende måde sker kontrol af programmets overholdelse Der udarbejdes og offentligøres en årsberetning Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Distributionsselskabet og Energi Viborg har givet en række medarbejdere adgang til forretningsmæssige følsomme oplysninger. Det skyldes, at disse oplysninger spænder vidt og består af en sammenkobling imellem såvel økonomiske forhold om enkeltkunder og oplysninger af tekniske karakter. Denne kreds af medarbejdere, der via det daglige arbejde får kendskab til forretningsmæssigt følsomme oplysninger, skal via information og instrukser sikre at det nødvendige kendskab og forståelse for håndteringen overholdes. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger I henhold til elforsyningslovens 84a skal distributionsselskabet sikre, at alle forretningsmæssige fordelagtige oplysninger videregives på ikke-diskriminerende måde. Distributionsselskabet har foretaget en kortlægning af forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger, der omfatter oplysninger om selve virksomheden, fx kontrakter i koncernen, andre aftaler, udbygningsplaner m.v.

3 Adgangen til de forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger reguleres med adgangskoder til ITsystemet, der ud fra en individuel vurdering af den enkelte medarbejders jobfunktion begrænser, hvilke oplysninger der er adgang til. Videregives der fordelagtige oplysninger til personer, der ikke indgår i det interne overvågningsprogram, skal disse være til rådighed for alle, der har interesse heri, så der ikke opstår diskriminering. Alle medarbejdere, der arbejder med forretningsmæssige fordelagtige oplysninger, skal følge programmet for intern overvågning og underskrive en instruks, hvori medarbejderen erklærer at være bekendt med reglerne i programmet. Adgang til distributionsnettet For at sikre kundernes adgang til nettet Både ved tilslutningen af nye brugere og i forbindelse med vedligeholdelse og udbygning er der udarbejdet retningslinjer, som alle berørte medarbejdere har kendskab til. Kundekontakt I både distributionsselskabet og hos Energi Viborg er der en række medarbejdere, der har adgang til forretningsmæssige følsomme oplysninger. De fleste kundefølsomme data foreligger i elektronisk form, og her er den generelle brug af adgangskoder og password samt chargesektionering medvirkende til, at kun berettigede medarbejdere har adgang. Den kreds af medarbejdere, der via det daglige arbejde får kendskab til forretningsfølsomme oplysninger, er identificeret og er igennem informationsmøder og instruks sikret den nødvendige kendskab og forståelse for håndteringen. Selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter og regnskabsmæssig adskillelse Distributionsselskabet udøver alene aktiviteter, der ligger inden for bevillingen. Heraf følger, at aktiviteter i koncernen vedrørende blandt andet drift/udbygning af kommunalt ejet gadelysanlæg er udskilt til Energi Viborg Gadelys, der ligeledes udgør et datterselskab under Energi Viborg Distributionsselskabets særskilte identitet. Distributionsselskabet skal sikre at der i kommunikation og identifikation ikke skabes tvivl og den selskabsmæssige identitet. På moderselskabets hjemmeside er der et link til distributionsselskabets separate hjemmeside. Den separate hjemmeside skal sikre at der ikke sker sammenblanding af identitet. Der henvises ikke til selskabets andre konkurrenceudsatte aktiviteter eller koncern forbundne selskaber fra distributionsselskabets hjemmeside. Ligeledes skal distributionsselskabet være entydig i sin skriftelige samt mundtlige kommunikation, så parten der kommunikeres med ikke er i tvivl om selskabets identitet. Efter lovgivning om at der skal være entydig identitet for distributionsselskabet, gældende fra juni fra Denne dato bliver distributionsselskabet navn og logo ændret, så identiteten er entydig og ikke kan forveksles med resten af koncernen. Der vil ikke kunne findes omtale eller henvisning til distributionsselskabet fra moderselskabets hjemmeside. For opgaver der udføres i det offentlige rum, kræves det at logoer på tøj og på biler entydigt identificerer distributionsselskabet. Benyttes der eksterne ikke vertikalt integreret underleverandører, kræves det ikke at disse skal benyttes distributionsselskabets logo. Sikring af habilitet

4 Elforsyningslovens forbud mod ledelsesmæssigt sammenfald mellem monopolvirksomheden og virksomheder med kommercielle aktiviteter gælder alene for transmissions-og netvirksomheder med forbrugere eller flere. Med cirka forbrugssteder er distributionsselskabet ikke omfattet af de særlige regler om habilitet, der fremgår af elforsyningslovens 45 Indgåelse af aftaler Jfr. reglerne i elforsyningslovens 46, der har til formål at sikre, at aftaler indgås på markedsmæssige vilkår, således at der ikke sker krydssubsidiering mellem monopol- og konkurrenceudsatte aktiviteter. Der forligger rammeaftaler mellem distributionsselskabet og Energi Viborg (moderselskab) og Energi Viborg Elteknik A/S (søsterselskab). Dansk Energi har den 17. august 2017 udsendt instruks vedrørende behandling af koncerninterne transaktioner i elnetkoncerner om intern afregning. Formålet med instruksen er at der ikke skabes tvivl om prisfastsættelse i interne aftaler i forhold til markedspriser. Prisfastsættelse Distributionsselskabet følger Dansk Energi s tariferingsvejledning i forbindelse med fastsættelse af tariffer, abonnement, tilslutningsbidrag, gebyrer mv. Tariferingsprincipper der beskriver fastsættelsen af de enkelte tariffer på de forskellige kundeniveauer, er offentliggjort på distributionselskabets hjemmeside samt anmeldt til Energitilsynet. Sikring og kontrol af programmets overholdelse. Afdelingslederne i distributionsselskab og moderselskab er ansvarlige for, at alle anførte medarbejdere der er nævnt i medarbejderoversigten, kender og overholder de instrukser og retningslinjer, der tilknytter sig til nærværende internt overvågningsprogram. Overvågningsprogrammet er oprettet til sikring af ikke diskriminereende adfærd, og at nye medarbejdere får en grundig indføring i dette program Ved en årlig audit, efterses og gennemgås det interne overvågningsprogram med de berørte medarbejdere. For udførelse af denne kontrol er der udarbejdet en medarbejdererklæring, der skal læses og underskrives af de berørte medarbejdere. Procedure i forbindelse med overtrædelse af intern overvågning. Der skal beskrives procedure for en løsning, såfremt at programmet for intern overvågning bliver udfordret. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger: Ved udfordring af de forretningsmæssigt følsomme oplysninger, involveres selskabets øverste ledelse for at kortlægge de udfordringer som er opstået og forhindre lignende gentagelse. Ved en utilsigtet offentliggørelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger, vil berørte parter blive kontaktet. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger: Ved udfordring af de forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger, skal der klarlægges hvilket område, samt parter der er blevet berørt. De parter som er berørt og ønsker adgang til samme information, skal have uhindret adgang til den pågældende information, således at diskrimination ikke opstår. Adgang til distributionsnettet:

5 Ved udfordring af adgangen til distributionsnettet, indkaldes driftsansvarlig samt udførende medarbejder, for at drøfte forløbet samt at forhindre gentagelser. Den berørte eksterne part inviteres til at drøftelse af en tilfredsstillende løsning, med information om klagemuligheder. Kundekontakt: Ved udfordring af intern overvågning i forbindelse med kundekontakt skal der uden ophold konstateres om nogen part har lidt skade, og den påførte skade begrænses. Skadelidte kontaktes og informeres om muligheden for at indgive klage til de rette myndigheder. Distributionsselskabets særskilte identitet. Ved udfordring af distributionsselskabets særskilte identitet skal der hurtigst muligt rettes op på tvivlssagen, samt at det berørte område bliver revideret for at forhindre fremtidige udfordringer på området. Indgåelse af aftale: Ved udfordring af intern overvågning i forbindelse med indgåelse af aftaler skal der uden ophold konstateres om nogen part har lidt skade, og den påførte skade begrænses. Skadelidte kontaktes og informeres om muligheden for at indgive klage til de rette myndigheder. For alle ovenstående punkter, vil der i sager af strafferetlig karakter blive taget kontakt til de relevante myndigheder. Den ansvarlige for intern overvågning kan uhindret, individuelt og uden repressalier tage kontakt til Energitilsynet, hvis denne synes at energitilsynet skal indrages. Sikring af den interne overvågningsansvarliges uafhængighed. Ifølge bekendtgørelsen for program for intern overvågning 2 stk. 3 jf. elforsyningslovens 20 a stk. 2 og 3, skal den overvågningsansvarlige uafhængighed sikres. Den ansvarlig for intern overvågning er ansat i distributionsselskabet, og referere direkte til øverste leder for distributionsselskabet. Den ansvarlige for intern overvågning har ingen interesser i andre koncernforbundne selskaber. Den interne overvågningsansvarlige skal have adgang til alle oplysninger i koncernen, og er ikke blevet nægtet sådanne oplysninger. Den interne overvågningsansvarlige deltager ligeledes i aktiviteter hvor det skønnes nødvendigt, for at sikre at programmet for intern overvågning bliver overholdt. Årsberetning Der udarbejdes en årsrapport, der beskriver det interne overvågningsprogram om årets tiltag i forbindelse med eventuelle overtrædelser eller ændringer af programmet. Endvidere indeholder årsrapporten ledelsens kommentarer. Senest den 1. juni offentliggøres rapporten på selskabets hjemmeside, fremlægges på distributionsselskabets kontor og fremsendes til Energitilsynet. Viborg den 31. maj 2018

6 Program for intern overvågning Medarbejderoversigt Bøssemagervej 8, 8800 Viborg CVR-nr Medarbejderoversigt

7 Elteknik A/S Stig Vinkens Økonomi/kundeservice Bente Carlsen Hanne Nørgaard Mette Høgh Lotte Bak Rasmussen Lene Madsen Marianne Døssing Linda Rahbæk Jette Brøndum Elnet Morgan Hill Viborg den 31. maj 2018

8 Program for intern overvågning Instruks For håndtering af forretningsmæssige følsomme oplysninger Bøssemagervej 8, 8800 Viborg CVR-nr

9 Instruks for håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger Et væsentligt element i reglerne om ikke diskriminerende adfærd i distributionsselskaberne er at sikre at de virksomheder, der er interessesammenfald med, ikke favoriseres med oplysninger om kundeforhold og lignende. De forretningsmæssigt følsomme data, som skal behandles fortroligt, omfatter følgende data: Forbrugsdata for erhvervskunder og private kunder. Forbrugsprofiler for kunder med timemåling. Kunders betalingsmønstre og økonomiske forhold. Oplysninger om virksomheders produktionsforhold. Aftagernummer a) Behandling af fortrolige oplysninger Det fortrolige materiale befinder sig primært i distributionsselskabet og moderselskabets kundeservice og økonomiafdeling. Kun medarbejdere i distributionsselskabet og i moderselskabet, som har et konkret behov for oven nævnte oplysninger, har adgang til disse. Medarbejdernes adgang til data, som findes elektronisk i afregningssystemet eller i økonomisystemet, begrænses med adgangsrettigheder/adgangskoder til systemerne. Der foretages løbende overvågning af dedikerede medarbejders adgangsrettigheder, og rettigheder tilpasses ved medarbejdernes overgang til andre funktioner og ved fratrædelse, ligesom der årligt foretages en IT-revision med henblik på klarlægning af ansattes adgang til serverrum. b) Videregivelse af fortrolige oplysninger til 3. part. Aftagernummer og forbrugsdata kan videregives til relevante markedsaktører under forudsætning af forudgående accept/fuldmagt fra den pågældende kunde. Der er markedsaktørens ansvar, at der foreligger en accept/fuldmagt. Videregivelse af forbrugsdata, forbrugsprofiler og lignende må alene ske i henhold til gældende markedsforskrifter, der er udarbejdet af den systemansvarlige. Det gælder eksempelvis måledata til brug for leverandørens afregning over for kunden samt forbrugsprofiler mv. til den systemansvarlig. Anonymiseret videregivelse af fortrolige oplysninger til statistiske formål til eksempelvis Dansk Energi, Danmarks Statistik og andre myndigheder er tilladt. Videregivelse af fortrolige oplysninger til andre formål er ikke tilladt med mindre der foreligger en skriftelig accept/fuldmagt fra kunden. Videregivelse af betalingsmønstre og økonomiske forhold er ikke tilladt. c) Videregivelse af ikke fortrolige oplysninger

10 Ikke fortrolige oplysninger som for eksempel navne og adresseoplysninger på privat kunder kan videregives til andre virksomheder til brug for markedsføring mv. Det gælder både virksomheder i koncernen og andre virksomheder uden for koncernen. Det forudsættes dog, af kunden forud har givet sit sammentykke til, at distributionsselskabet videregiver sådanne oplysninger jf. persondatalovens bestemmelser herom. Hvis der udsendes markedsføringsmateriale sammen med elregningen, skal der forinden i CPR undersøges, om der er kunder, som har frabedt sig markedsføringen. Såfremt kundens tilladelse opnås og der herefter videregives ikke fortrolige oplysninger til en virksomhed, skal andre virksomheder som anmoder herom på tilsvarende vilkår stilles de samme oplysninger til rådighed. Viborg den 31. maj 2018

11 Program for intern overvågning Retningslinjer for adgang til distributionsnettet. Bøssemagervej 8, 8800 Viborg CVR-nr

12 Retningslinjer for adgang til distributionsnettet Tilslutningen af nye kunder samt vedligeholdelse og udbygning af distributionsnettet skal ske uafhængigt af, om de tilsluttede kunder er energikunder i et koncernrelateret elhandelsselskab eller i andre eksterne elhandelsselskaber. Netbenyttelsesaftalen for distributionsselskabet indeholder flere forhold, som sikre, at der ikke sker diskriminering i forbindelse med forbrugernes adgang til distributionsnettet. Netadgang Distributionsselskabet skal sikre, at alle elforbrugere har lige adgang til nettet uden hensynstagen til elhandelsselskabet. Distributionsselskab skal sikre, af nettet har samme vedligeholdelsestilstand uden hensynstagen til handelsselskabet Distributionsselskabet skal sikre, at tilslutningen og reparation af nettet er ens uden hensynstagen til elhandelsselskabet. Distributionsselskab skal, forud for hver budgetlægning, vurdere nettets tilstand med hensyn til vedligehold, udbygning og udskiftning, samt foretage revurdering ved tilslutning af nye kunder. Tilslutning af nye forbrugere Der må, i forbindelse med tilslutningen til nettet, ikke ske diskriminering af nye forbrugere med hensyn til betaling af investeringsbidrag. Opkrævningen af investeringsbidrag sker i følge gældende satser for distributionsselskabet, og som der er udarbejdet i henhold til Dansk Energi s standardtariffer. Tilslutning til distributionsnettet sker i henhold til leverings- og tilslutningsbestemmelser gældende for distributionsselskabet. Leveringsbestemmelser og bestemmelser for netbenyttelse er udarbejdet i henhold til Dansk Energi s vejledende bestemmelser, som er forelagt Energitilsynet. Endvidere er Fællesregulativet 2017 udgivet af Dansk Energi gældende for elinstallationer og brugsgenstande, der er tilsluttet lavspændingsforsyningsanlæg tilhørende distributionsselskabet. Vedligeholdelse af nettet Vedligeholdelse af nettet foretages efter stærkstrømsbekendtgørelsens afsnit 5. Vedligeholdelse og afprøvning af teknisk udstyr sker endvidere efter de retningslinjer som anbefales af leverandørerne. Udbygning af nettet Distributionsselskabet skal sikre, at nettet udbygges, så alle nye brugere inden for en rimelig frist kan tilsluttes nettet. Distributionsselskabet skal sikre, at alle nettilsluttede forbrugere kan få leveret den mængde elektricitet, de har behov for Udbygningen og forstærkning af nettet sker i henhold til en strategiplan, som distributionsselskabet reviderer hvert år.

13 Planlægningen af netudbygninger og forstærkninger sker løbende i overensstemmelse med lokalplaner og udviklingen i forsyningsområdet i øvrigt. Viborg den 31. maj 2018

14 Program for intern overvågning Instruks for behandling af kundehenvendelser til distributionsselskabet Bøssemagervej 8, 8800 Viborg CVR-nr

15 Instruks for behandling af kundehenvendelser til distributionsselskabet Et væsentligt element i reglerne om ikke diskriminerende adfærd i distributionsselskaberne er at sikre, at distributionsselskabet i sin kundekontakt ikke favoriserer bestemte virksomheder interne som eksterne. De fleste kundefølsomme data befinder sig primært i distributionsselskabet og i moderselskabets kundeservice og økonomiafdeling. Kun medarbejdere i distributionsselskabet og i moderselskabet, som har et konkret behov for ovennævnte oplysninger, har adgang til disse. Medarbejdernes adgang til data, som findes elektronisk i afregningssystemet eller i økonomisystemet, begrænses med adgangsrettigheder/ adgangskoder til systemerne. Der foretages løbende overvågning af dedikerede medarbejderes adgangsrettigheder, og rettigheder tilpasses ved medarbejderens overgang til andre funktioner og ved fratrædelse. a) Forespørgsler om valg af elleverandør Der skal altid henvises til elpris.dk. b) Forespørgelser om betingelser for netbenyttelse, priser og gebyrer Kunden oplyses om, betingelserne for netbenyttelse, priser og gebyrsatser. Kunden kan henvises til distributionsselskabets hjemmeside. c) Forespørgelse om tilslutning af stikledning Kunden oplyses om betingelser og priser for tilslutning eller udvidelse af den eksisterende installation. Kunden må selv finde en elinstallatør. d) Forespørgelser om strømafbrydelse Såfremt en strømafbrydelse skyldes forhold i elnettet, informeres kunden om den forventede udetid. Hvis strømafbrydelsen skyldes fejl i kundens egen elinstallation, skal kunden henvende sig til en elinstallatør. e) Forespørgelser fra MEH MEH skal behandles på samme niveau som andre elhandlere. Det vil sige at der ikke må udleveres oplysninger med FFO karakter. Der skal fremhæves at det drejer sig om oplysninger af følgende karakter. Forbrugsdata for erhvervskunder og private kunder Forbrugsprofiler for kunder med timedata Kunders betalingsmønstre og økonomiske forhold Oplysninger om kundens private forhold Oplysninger om virksomhedens produktionsforhold Aftagernummer Se instruks for håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger for yderlige uddybning.

16 f) Forespørgsler om energispareaktiviteter Energirådgivning varetages af Energi Viborg Elteknik A/S på vegne af Distributionsselskab Ved henvendelser vedrørende energisparetiltag skal henvendelsen sorteres i enten: 1. Energispareaktiviteter i forhold til lov om elforsyning Energispareaktiviteter defineres, som aktiviteter med stort indhold af rådgivning. 2. Kommercielle Energibesparelser Kommercielle aktiviteter defineres som aktiviteter med stort indhold af anlægsaktivitet. Energi Viborg udfører kun energirådgivning, anlægsaktiviteten overlades til kunden. Energi Viborg driver ikke installatørvirksomhed, og kan derfor ikke lave kommercielle energibesparelser. Energi Viborg kan kun rådgive i henhold til energispareaktiviteter der opfylder lov om elforsyning. Ved kommercielle energisparetiltag henvises til kundens egen installatør. Viborg den 31. maj 2018

17 Medarbejdererklæring For kontrol af kendskab til, samt overholdelse af selskabets interne overvågningsprogram til sikring af ikke diskriminerende adfærd Jeg bekræfter herved, at have modtaget et eksemplar af programmet for intern overvågning gældende for distributionsselskabet. Jeg bekræfter ligeledes at være gjort bekendt med reglerne i programmet. Jeg er indforstået med at efterleve reglerne i selskabets program for intern overvågning, herunder særligt reglerne om modtagelse, behandling og videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger. Desuden er jeg bekendt med reglerne om, af medarbejderne med dobbeltroller ikke må misbruge viden herunder udveksling af viden mellem koncernforbundne selskaber. Dato Medarbejder underskrift