Udskrift af forhandlingsprotokollen for Kløvergården afdeling 10

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Kløvergården afdeling 10 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 63 den 23. marts 2017 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Thomas S. Lukas K. Sarah P. A. Fraværende: Peter C. (meddelt afbud pr. mail ) Rikke M. L. (Uden afbud) Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Jesper P. Hansen, boliginspektør Gert Ejlertsen og varmemester Finn Ottesen Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 62 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Peter C. Næstformand Thomas S. Kasserer Rikke M. L. Sekretær Lukas K. Menigt medlem Sarah P. A. Suppleant Jan C. Suppleant Christian J. Suppleant Mads P. N Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Side 1 af 7

2 Ad 3. Godkendelse af budget 2017/18 Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Udgifterne til lån, optaget i forbindelse med opførelse af kollegiet, er nu færdigbetalte. Fremover budgetteres med udgifter til afviklede/udamortiserede lån. Udgifterne går til Kollegiekontorets dispositionsfond og Landsdispositionsfonden. Kollegiet er dog fritaget for indbetaling til Kollegiekontorets dispositionsfond, hvilket fremgår som Tilskud dispositionsfonden i driftsbudgettet under indtægter. Offentlige og andre faste udgifter Renovation Der er nogle affaldscontainer som er blevet konverteret til glas fremfor almindelig affald. Derved kommer der en besparelse på det samt på det bidrag, der skal betales. Beslutningen er taget i samarbejde med AffaldVarme. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning (der indhentes tilbud på forsikring hvert 5. år). Der indhentes tilbud på nye forsikringsaftaler i løbet af forsommeren 2017, og de nye priser som indgår i regnskabet 2017/18 er på budgettidspunktet ikke kendt. Der er derfor en stor risiko for, at der kan komme afvigelser i forhold til budgettet. Der er i budgettet for 2017/18 regnet med priserne i 2016/17 + 5%. Vand- og kloakudgifter Der budgetteres med lidt faldende pris og et større forbrug. Samlet set en lille stigning i udgift. Varme Størstedelen af kollegiets varmeudgift opkræves og afregnes individuelt. For at mindske varmeforbruget er opsat dørfjedre på indgangsdørene og på radiatorerne er der monteret en spærring. Der budgetteres med et lidt større forbrug, men samtidig budgetteres med et fald i MWh pris. Elektricitet Fokus er på lampesensorer og energisparepærer. Der budgetteres med lavere forbrug og stigende priser. Administration mv. Administration Administrationshonoraret indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Revisionsopgaven har været i udbud og betales fremover af Kollegiekontoret, derfor betales revision fremover via administrationshonoraret. Der sker ingen regulering af prisen i 2017/18. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgere/indstilling til boliger. Revision Revision budgetteres som en del af administrationsudgifterne. Dispositionsfond Bidraget er et pligtmæssigt bidrag til opspring i boligselskabet. Opsparingen kan bruges Side 2 af 7

3 til, at imødegå økonomiske problemer i selskabet eller i en afdeling. Den enkelte afdeling har ikke krav på en andel i disse midler, man kan søge selskabet om tilskud, såfremt det måtte være nødvendigt. Dispositionsfonden er altså et økonomisk sikkerhedsnet, dvs. en fælles reserve. Fra 2017/18 ophører indbetalingen indtil videre til dispositionsfonden, da fonden har tilstrækkelig kapital i henhold til lovgivningen. Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. kørsel og arbejdstøj. Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøringsartikler, ansat rengøringspersonale, rengøring ved firma af fællesarealer i form af vinduesvask, gulvpolering, måtteservice og evt. skadedyrsbekæmpelse. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Der budgetteres med kr. til sæbekøb og udgifter i forbindelse med omkodning af vaskekort. Denne post indeholder udgifter som ikke kan bogføres andet steds. Samt har revisoren pålagt at omkostningen til BL-kontingentet skal være i den enkle afdeling hvor det tidligere har været Kollegiekontoret som har betalt det. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Der budgetteres med kr. Ekstraordinære udgifter Afvikling af underskud Tidligere har kollegiet ikke skulle afvikle på underskuddet da man har haft en ansøgning hos landsbyggefonden. Denne ansøgning er nu afklaret, så derfor skal kollegiet til at afvikle underskuddet efter de gældende regler. Forbedringslån Der budgetteres afdraget kr. på forbedringslån. Da man har fået afslag på sin ansøgning om lån i landsbyggefonden, har kollegiet været nødt til selv at skulle optage et nyt realkreditlån, derfor er der denne stigning på denne post. Afskrivninger- Da man tidligere havde en forventning om at man ville få et lån i landsbyggefonden budgetteres man også med et lån fra dispositionsfond, men da man ikke fik lånet i landsbyggefonden, må man heller ikke låne i dispositionsfonden, derfor er der ikke nogen udgift på denne post. Side 3 af 7

4 Indtægter Leje af ungdomsboliger Ren husleje som der bliver opkrævet. Renteindtægter Der budgetteres med en forrentning på 0,5 % af kollegiets opsparede midler. Betalingsvaskeri og fælles tlf. Der budgetteres med kr. i vaskeriindtægter. Tilskud dispositionsfonden Beregnet af Landsbyggefonden ud fra sidst betalte prioritetsydelser. Antenne og it budget Antennebudget Da folketinget har besluttet at de almene boliger ikke længere må lave kollektive tv aftaler, er aftalen opsagt med YouSee. Fremover skal hver beboer lave en aftale med YouSee hvis man ønsker at beholde muligheden for at kunne modtage tv. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand m 3 El kwh Varme 75 MWh Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Budgetforslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til kr. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) Der er planlagt arbejder for i alt kr. Terræn 7 stålgelænder udskiftes Klimaskærm Tag på cykelskur og nye tagrender. Bolig Lakering af gulv løbende Udskiftning af fuger i brusenicher Fælles indvendig Ingen planlagte opgaver Side 4 af 7

5 Tekniske installationer 4 stk. vaskemaskiner 2 stk. tørretumbler Udskiftning af forbrugsmålere Materiel Kompressor Sækkevogn Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it og a/c vand, varme og el pr. 1. august i år til: 10 stk. 1 vær. lejlighed kr. en regulering på 126,34 kr. 23 stk. 1 vær. lejlighed kr. 135,34 kr. 20 stk. 1 vær. lejlighed kr. 144,34 kr. 4 stk. 1 vær. lejlighed kr. 153,34 kr. 7 stk. 2 vær. lejlighed kr. 227,34 kr. 18 stk. 2 vær. lejlighed kr. 237,34 kr. 14 stk. Værelser i triplet kr. 123,34 kr. 4 stk. Værelser i triplet kr. 132,34 kr. Inspektøren oplyste, at Kollegiekontoret lægger kollegiets budget på kollegiets hjemmeside. Afdelingsbestyrelsen kan dermed henvise til dette som bilag til afdelingsmødet med beboerne, hvor budgettet behandles. Kollegiekontoret sender huslejevarslet direkte til alle beboere, som har givet tilladelse til at vi kan kommunikere pr. mail. De få beboere som endnu ikke har godkendt dette, får varslet på anden vis. Budgettet skal fremlægges til godkendelse af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. Bestyrelsen bedes lægge referatet af afdelingsmødet, hvor budgettet godkendes, på deres hjemmeside og sende det til os. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Der er åbne rekvisitioner for kr. så totalforbruget er kr. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt kr. Der er pr brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Der var påregnet et lån fra Landsbyggefonden, som ikke blev godkendt. Derfor kan det store beløb der var afsat ikke anvendes og ny budget for dette år er sat til kr. Side 5 af 7

6 Terræn Kloak udvendig Porte, døre m.v. vedligehold Tagrender/nedløb pvc Udskiftning af buske og beplantning Klimaskærm Maling af facader, Facader repareres Tagplader udskiftes Indgangsdøre u.sideparti 9 stk. Indgangsdøre m.2 sidepartier 4 stk. Indgangsdøre m.1 sidepartier 14 stk. Ovenlys m/brand 1 stk. Gl. vinduer, ialt 156 stk. Bolig Lakering gulve Udskiftning af bløde fuger i badeværelser Indv. maling vær./bad/køkken Fælles indvendig Intet planlagt Tekniske installationer Ventilation 13 stk. Ventilation R-blok, styring MAC Ventilation renses og justeres Emhætter i alle køkkener. Materiel Højtryksrenser Parkeringskontrol Bestyrelsen varetager selv kontrol, når der er bankospil i nabolaget. Motionsrum - Bestyrelsen prøver at købe lidt brugt udstyr løbende. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. Ad 5. Orientering fra Kollegiekontoret Ønsker bestyrelsen hjælp med udsendelse af indkaldelse til afdelingsmøde? Bestyrelsen fik information om, at Kollegiekontoret kan tilbyde bestyrelsen hjælp med at udsende indkaldelser til afdelingsmøder (beboermøder) direkte til beboernes -adresser. Bestyrelsen skal blot sende indkaldelsen med evt. forslag til Jette i sekretariatet på jb@kollegiekontoret.dk i Side 6 af 7

7 god tid inden 4 ugers fristens udløb. Bestyrelsen kan finde standarddagsordener på WebZonen under Offentlig mappe og Hjælp til beboervalgte. Hvis der skulle være enkelte beboere, der ikke har oplyst en -adresse til Kollegiekontoret, så får bestyrelsen besked om dette, så I kan lægge en indkaldelse i deres postkasse. Hvor skal møder med administrationen afholdes? Kollegiekontoret ønsker, at møder mellem bestyrelser og administration skal være så let tilgængeligt som muligt for de valgte frivillige bestyrelsesmedlemmer. Derfor tilbyder vi, at bestyrelsesmøder med administrationen fremover kan afholdes på kollegiet. Bestyrelsen besluttede, at kommende møder afholdes på Kollegiekontoret medmindre at den nye bestyrelse tog beslutning om det modsatte. Ad 6. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 23 april. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl Referent: Gert Ejlertsen og Jesper P. Hansen Referat sendt den 29. marts Side 7 af 7