Uanmeldt tilsyn på Boenhederne, Høskoven. Udført den 28. februar Boenhederne, Høskoven

Transkript

1 Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn på Boenhederne, Høskoven Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Udført den 28. februar 2013 Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Side 1 Boenhederne, Høskoven Damagervej Viby J Tel Hoeskoven@ps.rm.dk Afdelingsleder: Jane Nørgaard Larsen Boenhederne tilbyder længerevarende døgntilbud til yngre med erhvervet hjerneskade og fysisk handicap. Der er 27 to-værelses lejligheder, der er indrettet med bad og tekøkken, og der er også fælles køkkener og opholds- og aktivitetsrum Ydelserne til beboerne ydes efter 83 til 87 i Lov om social service Specialområde Hjerneskade Engtoften 5A, 8260 Viby J, Tlf.: Områdeleder: Driftsleder: Ann Frederiksen Jan Madsen

2 Tilsyn og historik Tilsynene udføres efter Lov om Social Service 148a og i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på Listen omfatter tilsyn fra 2010 og frem på Høskovens afdelinger før dannelse af Specialområde Hjerneskade. Alle tilsynsrapporter kan ses på Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Boenhederne Boenhederne Fogedvænget Boenhederne Seneste tilsynsrapport ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter Aktivitetscentret Boenhederne Handi-K@ Træningsgruppen Tilsynets fokusområder Tilsynets metode Dette uanmeldte tilsyn havde fokus på: Den generelle faglige indsats: Tilbuddets ydelsesbeskrivelse: o sammenhæng med Tilbudsportal og o sammenhæng med tilbuddets praksis Magtanvendelse: o o tilbuddets praksis implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Risikovurdering: o tilbuddets praksis Dokumentation: o opbevaring af personfølsomme oplysninger jf. Persondataloven Fysiske og sundhedsmæssige rammer: Medicinhåndtering: o tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Utilsigtede hændelser: o organisering af arbejdet med UTH og tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Organisatoriske forhold: Aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere tilsynsrapporter, informationer i regionens elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, på tilbuddets hjemmeside og i Tilbudsportalen. Herunder: Eksempler på magtindberetninger ydelsesbeskrivelse I forbindelse med tilsynet blev følgende udleveret: et eksempel på individuel plan eksempel på dagsrapporter Side 2

3 Procedure vedrørende medicinhåndtering for Aktvitetscentret, Daghøjskolen, Bocentret og Boenhederne gældende fra februar 2013 Specialområde Hjerneskades lokale tilføjelse til standarden Magtanvendelse endnu ikke behandlet i LMU Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet: Jane Nørgaard Larsen, afdelingsleder plejehjemsassistent, praksis koordinator social og sundhedsassistent, social og sundhedsassistent Medarbejderrepræsentanter var udvalgt af afdelingslederen. Medarbejdernes navne er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Tilsynet ankom kl. 9 og forlod tilbuddet igen kl. 12. Tilsynet blev planlagt sammen med afdelingslederen, som afslutningsvist fik en tilbagemelding af tilsynet. Tilsynet er udført af Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Camilla Rebekka Rask Tilsynskonsulent Tlf.: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: camilla.rask@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering For den generelle faglige indsats er det tilsynets vurdering: at der er overensstemmelse mellem Boenhedernes ydelsesbeskrivelse og den daglige praksis i forhold til ydelser, medarbejdersammensætning mv. at Boenhederne ikke har en ensartet og gennemskuelig praksis i forhold til udformning af mål og delmål samt at den daglige dokumentation ikke på tilfredsstillende vis understøtter opgaveløsningen og lever op til de regionale retningslinjer for standarder individuel plan at Boenhederne efterlever reglerne for opbevaring af Personfølsomme oplysninger samt at ledelsen har relevant fokus på området at oplysningerne på tilbudsportalen ikke er opdaterede Boenhederne indgår i Specialområde Hjerneskades organisering vedr. Dansk Kvalitetsmodel, og der udarbejdes fælles lokale retningslinjer for to af de tre nye standarder/regionale retningslinjer for Magtanvendelse og Utilsigtede Hændelser, UTH, mens der for Medicinhåndtering er udarbejdet forskellige lokale tilføjelser gældende for afdelingerne. Det er endvidere tilsynets vurdering at: alle magtanvendelser i Boenhederne registreres og indberettes efter gældende regler samt at magtanvendelse er genstand for løbende drøftelse og videndeling med henblik på fælles læring og forebyggelse at Boenhederne arbejder med risikovurdering for udvalgte beboere. For de sundhedsfaglige forhold er det tilsynets vurdering: at medicinhåndteringen på Boenhederne efterlever standarden/den regionale retningslinje; dvs. at medicinhåndteringen er sikker og korrekt, forestås af medarbejdere med de nødvendige faglige kompetencer samt at Bosted System anvendes til dokumentation. at Procedure for medicinhåndtering efterlever kravene til medicininstruks jf. Sundhedsstyrelsens vejledning af , dog således at Side 3

4 der ikke er procedurer for medicinhåndtering ved indlæggelse på og udskrivelse at Boenhederne har procedurer for indberetning af Utilsigtede Hændelser til Dansk Patientsikkerhedsdatabase, samt at der er etableret en UTH-organisation dels på tværs af specialområdet og dels lokalt at Boenhederne indberetter såvel medicineringsfejl som andre typer af UTH, fx fejl ved sektorovergange For de organisatoriske forhold er det tilsynets vurdering: at udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, herunder ny ledelsesstruktur og højt sygefravær, imødekommes og italesættes således at arbejdsmiljøet udvikler sig positivt til gavn for opgaveløsningen Anbefalinger Opmærksomhedspunkter Tilsynet anbefaler: at Procedure for medicinhåndtering tilføjes et afsnit om procedurer for formidling af oplysninger om ordineret medicin ved indlæggelse på og udskrivelse fra sygehus, herunder oplysning om dosisdispensering (Sundhedsstyrelsens vejledning af ) at oplysningerne i Tilbudsportalen opdateres Ledelsen skal sikre at den regionale retningslinje for Individuelle planer efterleves, dvs. at der er udarbejdet mål og delmål samt at der dokumenteres herfor Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview, observationer under tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Aktuel status Boenhederne Høskoven indgår i Specialområde Hjerneskade sammen med regionens øvrige hjerneskade tilbud indenfor både døgn- og dagtilbud. Områdeledelsen, dvs. område-, drifts, administrations- og stabsleder har til huse i Viby, mens der er to administrative afdelinger på hhv. Høskoven og på Svalevej. Belægning Organisatoriske udfordringer Der er fuld belægning på Boenhedernes 27 pladser samt to enkeltmandsprojekter; en beboer i pavillon i haven samt en beboer i egen lejlighed ca. 3 km væk. Dannelsen af specialområdet har medført store ledelsesmæssige forandringer på Boenhederne, hvis organisation nu består af en afdelingsleder samt to koordinatorer. Fagkoordinatoren har ansvar for den faglige indsats og udvikling, konferencer, indslusning af nye beboere, pårørendekontakt samt magtanvendelser, mens praksis koordinatoren har ansvar for medicinhåndtering, UTH samt er tovholder for arbejdstidsplanlægningen. Afdelingslederen vurderer at Boenhederne er udfordret af den nye ledelsesstruktur samt på arbejdsmiljøet. Afdelingslederen har fokus på at skabe klarhed over Boenhedernes kerneopgave via transparent og tydelig ledelse samt inddragelse af medarbejderne. Afdelingsleder og koordinatorer har netop indledt et udviklingsforløb med en ekstern konsulent med Side 4

5 henblik på at understøtte en koordineret ledelsestilgang. DKM (Arbejde med de 3 nye standarder og regionale retningslinjer) Afdelingerne i Specialområde Hjerneskade arbejder hver især og på tværs af specialområdet med implementering af de tre nye standarder og regionale retningslinjer for Medicinhåndtering, UTH og Magtanvendelse. Der er etableret en ny kvalitetsorganisation med den faglige koordinator, ressourceperson, medarbejderrepræsentanter samt repræsentant fra specialområdet. For Magtanvendelse og UTH er der udarbejdet fælles lokale tilføjelser, mens der er udarbejdet lokale tilføjelse til Medicinhåndtering gældende for en eller flere afdelinger. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Ydelsesbeskrivelse Målgruppe: Målgruppebeskrivelsen er ifølge afdelingslederen dækkende for den aktuelle beboergruppe, dvs. borgere med erhvervet hjerneskade og/eller fysisk handicap og med behov for en faglig indsats i forhold til fx psykisk og fysisk velbefindende, aktiviteter og relationer. Ydelser: Ydelserne til beboerne er i høj grad rettet mod udvikling, og afdelingslederen fortæller at for beboerne i Boenheden er selve det at leve livet træning i sig selv. Beboerne er svært udfordrede både fysisk og mentalt; dvs. de kan fx både have en hjerneskade, misbrugsproblemer og psykiatriske lidelser. Ledelse og medarbejdere skaber udfordringer for den enkelte beboer bl.a. ved at arbejde tværfagligt, sætte nye øjne på og aldrig forfalde til det har vi prøvet. Afdelingslederen fremhæver at Boenhederne har succes med indsatsen, fx at beboerne bliver mere selvhjulpne og mobile og dermed kan deltage i fx aktivitetscentrets tilbud. Hvis der er beboere, som ikke profiterer af støtten og dermed ikke profiterer af tilbuddet, drøftes situationen med handlekommunen, således at Boenhederne fremstår som troværdige samarbejdsparter. Afdelingslederen fortæller at der er fokus på udarbejdelse af mål og delmål og daglig dokumentation af indsatsen. Fra er der ansat en projektmedarbejder, som bl.a. gennem sidemandsoplæring skal udvikle og opkvalificere kommunikation og dokumentation i Boenhederne. Medarbejderrepræsentanterne fortæller at SIP danner udgangspunkt for den individuelle plan, brugerinddragelse samt udformning af individuelle mål. Ved dokumentgennemgang i Bosted System fremgår, at der foreligger individuelle planer samt dagbogsnotater for hver beboer, men at der ikke er en ensartet struktur for hvordan mål og delmål er udformet, om de fremgår af den individuelle plan, af beboerens forside I Bosted System osv. Det udleverede eksempel på en individuel plan på en borger, som flyttede ind i sommer 2012, indeholder beskrivelser af fx beboerens livshistorie, familie og relationer samt en afdækning af kommunikative ressourcer og barrierer, mens der ikke fremgår en afdækning af forudsætninger for brugerinddragelse eller formulering af mål og delmål. Side 5

6 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Af eksemplet på dagbogsnotater for en uge på en anden beboer fremgår, at notaterne føres under forskellige typer, fx Fysioterapi, Kontakt til sagsbehandler, Medicin eller oftest under Observationer. Det fremgår ikke at observationer er beskrevet i forhold til konkrete opmærksomheder eller mål/delmål udover et enkelt notat, som er under typen 3. Samspil med omverdenen. Tilsynet får yderligere et eksempel på Basisoplysninger for sanseoplevelser på en 3. beboer, som er et delmål med angivelse af metode/handlinger, formål for hhv. beboer, personale og øvrige samt succeskriterier. Medarbejdere: Der er ca. 55 medarbejdere ansat ved Boenhederne med en ligelig fordeling mellem pædagogisk og sundhedsfagligt uddannet personale samt ergo- og fysioterapeuter og køkken og servicemedarbejdere. Der er to kontaktpersoner tilknyttet hver beboer. Afdelingslederen har overvejelse vedr. sammensætning af medarbejderteams med udgangspunkt i hver beboers behov for pædagogisk, sundhedsfaglig eller terapeutisk støtte. Boenhederne samarbejder med en neuropsykolog, som inddrages til supervision til indsatsen for beboere med svære psykiske vanskeligheder, og arbejder derudover med supervision fra tilbuddets egne psykologer samt kollegial supervision. Eksterne samarbejdspartnere: Boenhederne samarbejder med relevante parter i forhold til hver beboers behov, fx misbrugscenter. Tilbudsportalen: Der er overensstemmelse mellem ydelsesbeskrivelsen og oplysningerne på Tilbudsportalen vedr. døgntaksten, mens oplysningerne på Tilbudsportalen ikke er opdaterede i forhold til den nye organisation, herunder oplysninger om ledelse, pladsantal mv. Opbevaring af personfølsomme oplysninger Boenhederne har ydet en målrettet indsats for at alle dokumenter med personfølsomme oplysninger ikke ligger på fællesdrevet, men enten er udskrevet og slettet eller overført til Bosted System. Ledelsen har vedvarende opmærksomhed på at opretholde orden på fællesdrevet. Den generelle faglige indsats Magtanvendelser Tilsynet har set de indberettede magtanvendelser fra Boenhederne i Der er ansøgt om tilladelse til magtanvendelse i hygiejnesituationer for en beboer. Der føres registreringer i et skema, og der er tydelige procedurebeskrivelser til hver situation. Derudover er der indberettet i alt 4 tilfælde af akut magtanvendelse, hvoraf to omhandler andre tilfælde af magtanvendelse, som ikke er beskrevet i serviceloven, og mere har ka- Side 6

7 rakter af udøvelse af omsorgspligten eller nødværge. Derudover har Boenhederne siden sidste tilsynsbesøg, hvor tilsynet anbefalede datering af risikovurderinger i forbindelse med anvendelse af stofseler, revurderet alle ansøgninger om anvendelse af bløde seler, hvilket har ført til at de fleste ansøgninger er stillet i bero. Ifølge afdelingslederen er magtanvendelse genstand for vedvarende drøftelse og læring på møderne med henblik på forebyggelse. Fx tilrettelægges den daglige pleje så magtanvendelse kan undgås ved at dele plejen op i mindre faser. Magtindberetninger skal fremadrettet indberettes via Bosted System, hvilket vil bidrage til en mere ensartet og stringent beskrivelse. Alle medarbejdere har fået advis gennem Bosted System med vejledning til udfyldelse af en magtindberetning. På tilsynsdagen er systemet endnu ikke taget i anvendelse, men tilsynet får ved dokumentgennemgang vist at vejledning, skemaer osv. er samlet under et punkt i Informatikafdeling. Risikovurderinger Afdelingslederen fortæller at Boenhederne ikke arbejder med risikovurdering med udgangspunkt i en fast metode eller et koncept. Der er beboere, som risikovurderes fx før der køres i bus, eller har procedurer for, at der altid er to medarbejdere med. For nogle beboere er der udarbejdet indsatsbeskrivelser, som angiver betingelserne for at tage på tur samt konsekvenserne, hvis ikke betingelserne er opfyldt. Vurdering af beboernes risikoadfærd indarbejdes i den individuelle plan for nye beboeres vedkommende. Sundhedsfaglige forhold Medicinhåndtering Boenhederne har en ny Procedure for medicinhåndtering, som er udarbejdet i specialområdet i forbindelse med implementering af den regionale retningslinje. Medicinmodulet i Bosted system anvendes, også til kvittering for givet medicin. Afdelingslederen har fokus på at medicindispensering skal foregå uforstyrret og har som forsøg indført gule forstyr mig ikke veste til medarbejderne, når de dispenserer. Beboernes medicin opbevares i skabe i deres egne lejligheder, hvorfor tilsynet ikke kan se et medicinskab. Utilsigtede hændelser Der er en UTH organisation i specialområdet, hvor UTH-ansvarlig og UTHkoordinator er fra staben, mens der på Boenhederne er en UTHnøgleperson (praksiskoordinator). Procedurer for indberetning af UTH fremgår af Procedurer for Medicinhåndtering. Alle medarbejdere kan indberette UTH via adgangen i Bosted system. De fleste UTHer stammer fra fejl i medicinhåndteringen, fx når beboere har ordineret medicin, som ikke er med i dosispakningen, men skal doseres ved siden af. Der indberettes også andre hændelser, fx ved sektorovergange. Der har været en alvorlig UTH for nylig, hvor indberetningen førte til omgående handling fra sundhedsvæsenets side. I følge afdelingslederen drøftes bagatelgrænser. Der bliver løbende fulgt op på UTH, bl.a. på personalemøder og ved møder mellem praksiskoordinatoren og UTH-koordinatoren. Da de fleste indberetninger omhandler medicinhåndtering i form af medicin, der bliver Side 7

8 Sundhedsfaglige forhold glemt, er der overvejelser om at lave et projekt vedr. dette. Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø Det er både ledelses og medarbejderes vurdering, at arbejdsmiljøet i Boenhederne har været belastet det seneste års tid, hvilket bl.a. har vist sig på sygefraværet. Der er også enighed om at arbejdsmiljøet er i positiv udvikling om end et højt sygefravær i februar pga. influenza. Det er afdelingslederens vurdering, at den positive udvikling i arbejdsmiljøet har tæt sammenhæng med en tydelig og synlig ledelse, som definerer opgave og retning for indsatsen i samarbejde med medarbejderne. Øget klarhed over opgaven skaber øget meningsfuldhed i arbejdet. Der er et tæt samarbejde med tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter, og arbejdsmiljøet italesættes ved møderne. Praksiskoordinatoren oplever at engagementet fra både ledelse og medarbejdere er stort, samt at der er øget opmærksomhed og hjælpsomhed mellem medarbejderne fx når der er sygefravær. Den nye ledelsesstruktur har bl.a. medført at ansvaret for den løbende arbejdstidsplanlægning ligger i hvert hus i Boenhederne. Der er sideløbende hermed indført en procedure for arbejdstidsplanlægning; herunder retningslinjer for hvornår og hvordan medarbejderne søger ferie, og der er indført mulighed for 2 akutfridage hvert halve år, som medarbejderne kan anvende i nødsituationer frem for fx at sygemelde sig. Medarbejderrepræsentanterne medgiver at det øgede fokus på arbejdsmiljøet gennem italesættelse på møder mv. har øget det fælles ansvar for et godt arbejdsmiljø og bidraget til en positiv udvikling. Medarbejderne føler stadig en vis sårbarhed fx ved sygdom, hvilket let kan føre til at medarbejderne føler sig pressede og stressede. Medarbejderne har forståelse for ledelsens begrænsede handlemuligheder, fx i forhold til normeringen, men fremhæver gode initiativer, fx de to årlige udviklingsdage for alle medarbejdere samt et nyt initiativ, hvor der er fælles personalekaffe tre gange om ugen. Side 8