EU-udbud Rådgiverydelse ifm. VVM for Lillebælt Syd Havmøllepark

Transkript

1 EU-udbud Rådgiverydelse ifm. VVM for Lillebælt Syd Havmøllepark Februar 2017 Udgivelsesdato : Projekt : 2199 Dokument nr. : 10 Udarbejdet : Behs Kontrolleret : Ibni, Maho Version : 1.0

2 Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 ORIENTERING Udbyder Udbudsmaterialet Tidsplan for udbuddet Udbudsgrundlag 4 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Tilkendegivelse 5 3 AFLEVERING AF TILBUD 6 4 ØVRIGE FORHOLD Flere i forening Vedståelse Alternative bud Underentreprenører Forbehold Ingen forhandling 7 5 TILBUDDETS INDHOLD Egnethed - udvælgelseskriterier Beskrivelse af organisation og medarbejdere Beskrivelse af kvalitet og referencer 9 6 VURDERING AF TILBUD Vurdering af pris Vurdering af organisation og kvalitet Vurdering af kvalitet og referencer Samlet vægtning 11

3 Side 2 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Underretning Kontrahering 12

4 Side 3 1 ORIENTERING Sønderborg Affald A/S udbyder gennemførelse af VVM-undersøgelse og redegørelse for området Lillebælt Syd Havmøllepark i offentligt EU-udbud i henhold Udbudsdirektivet 2014/24/EU af 26. feb. 2014, på vegne af Sønderborg Forsyningsservice A/S. Rådgiverens arbejde forventes gennemført i perioden april 2017 februar Udbud og tildeling er betinget af, at der er opnået tilladelse fra Energistyrelsen til at gennemføre forundersøgelser, samt at der er givet tilsagn om støtte til projektet. Dette forventes afklaret i februar-april Opgaven omfatter: Fase 1 Planlægning Fase 2 Forundersøgelser Fase 3 VVM-redegørelse Fase 4 Høring og godkendelse Udbudsmaterialet er tilgængeligt via Sønderborg Forsynings hjemmeside Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 161, stk. 3 bedste forhold mellem pris og kvalitet. 1.1 Udbyder Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg Tlf.: Kontaktperson: Betina Hylleberg Skjøth Tlf: behs@sonfor.dk 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fra TED, 2017/S xxxx (dette dokument) ESPD (standarderklæring vedr. udelukkelse og udvælgelseskriterier) i xmlformat og pdf-format. Ydelsesbeskrivelse, herunder kontraktudkast Bilagssamling Tilbudsliste Bilag A Konsortieerklæring Bilag B - Rådgiveraftale Evt. rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål i udbudsperioden.

5 Side Tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter følgende forventede tidsplan. Tidspunkt Beskrivelse 10. februar 2017 Offentliggørelse 8. marts 2017 Vejledende frist for at stille spørgsmål 10. marts 2017 Seneste udsendelse af rettelser og svar på stillede spørgsmål 17. marts 2017 Frist for afgivelse af tilbud Uge 12, 2017 Uge Forventet meddelelse om tildeling Forventet kontraktindgåelse 1.4 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Bekendtgørelse om vurdering af visse offentlige og private anlægs virkning på miljøet (VVM) i medfør af lov om planlægning. (BEK nr af 23. nov. 2016). Øvrige gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EU-direktiver og standarder. Det samlede udbudsmateriale. Tilbudslisten. Eventuelle rettelsesblade.

6 Side 5 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Spørgsmål skal være skriftlige og være på dansk, der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedr. udbuddet. Spørgsmål skal sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth behs@sonfor.dk Den vejledende spørgefrist er onsdag den 8. marts Spørgsmål, der fremsendes inden den 8. marts 2017, vil blive besvaret senest den 10. marts Spørgsmål der stilles efter den 8. marts 2017 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive anonymiseret og besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil blive uploadet samme sted som udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers ansvar at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale, herunder svar på spørgsmål, indtil 6 dage før tilbudsfristens udløb. 2.1 Tilkendegivelse Tilbudsgivere der tilkendegiver deres interesse for udbuddet ved at sende en mail til behs@sonfor.dk vil blive orienteret pr. mail, når der er svar på stillede spørgsmål eller rettelser. Dette fritager dog ikke rådgiveren for ansvaret for, selv at holde sig orienteret om evt. ændringer m.v. i udbudsmaterialet.

7 Side 6 3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbuddet skal være skriftligt og være på dansk. Sidste frist for aflevering af tilbud er fredag den 17. marts 2017, kl Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth Tilbuddet skal være tydeligt mærket: TILBUD Rådgiver til VVM Lillebælt. Tilbuddet skal bestå af: 1 stk. papirbaseret og underskrevet originalt tilbud 1 stk. USB med tilbuddet i elektronisk udgave, f.eks. pdf-udgaver. Hvis tilbudsgiver ønsker kvittering på at have afleveret tilbud, vil udbyder udarbejde en kvittering. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske udgave, er det den underskrevne originale papirudgave som er gældende. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid, i rette form og rette antal. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Ethvert tilbud, vil blive behandlet fortroligt af Sønderborg Affald A/S. Udbudsprocessen er dog i øvrigt undergivet de almindelige kommunale regler om aktindsigt. Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende om alt vedr. de konkrete opgaverelaterede forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. De bydende har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene.

8 Side 7 4 ØVRIGE FORHOLD 4.1 Flere i forening Hvis en sammenslutning af aktører (f.eks. et konsortium) tildeles den udbudte kontrakt, skal deltagerne i sammenslutningen hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse over for udbyder. Sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der med bindende virkning for alle sammenslutningens deltagere kan indgå bindende aftaler vedrørende den udbudte kontrakt. Der kan ligeledes kun være en kontaktperson, som udbyder har kontakt til. Tilbudsgivere, der byder i forening, skal udfylde og underskrive dokumentet Bilag A - Konsortieerklæring. 4.2 Vedståelse Tilbudsgiver skal, uden forbehold, vedstå sit tilbud i 4 måneder fra tilbudsfristen. 4.3 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke. 4.4 Underentreprenører Der må anvendes underentreprenører til forundersøgelser m.v., men det skal være defineret hvad der bruges underentreprenører til og hvem der er tale om. Der må anvendes underentreprenører til rådgivningsydelsen, men kun op til et niveau på 20 % af den samlede timeindsats for rådgiveren. Evt. underentreprenører må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudsloven. 4.5 Forbehold Forbehold accepteres ikke. 4.6 Ingen forhandling Det skal understreges, at Sønderborg Affald A/S ikke har mulighed for, at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Derfor opfordres tilbudsgiverne til, at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger.

9 Side 8 5 TILBUDDETS INDHOLD Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er krævet i dette udbudsmateriale, og som skal danne grundlag for vurderingen af tilbuddene. Tilbuddet skal indeholde følgende: Udfyldt og underskrevet ESPD Udfyldt og underskrevet tilbudsliste Evt. udfyldt Bilag A Konsortieerklæring Beskrivelse af organisation og medarbejdere Beskrivelse af kvalitet Tilbudsliste og konsortieerklæring er i en word-udgave, og tilbudsgiver må ikke ændre i tekster eller mængder i forbindelse med tilbudsafgivelsen. 5.1 Egnethed - udvælgelseskriterier Tilbuddet skal indeholde følgende erklæring vedrørende egnethed: ESPD Erklæringen i udbudsmaterialet (ESPD) skal anvendes. Vedrørende Del III kan der ikke indgås kontrakt med en virksomhed, der ved aftalens indgåelse er omfattet af udelukkelsesgrundende nævnt i Udbudslovens 135 eller 137. For så vidt angår Del IV, kan tilbudsgiverne nøjes med at udfylde punkt α vedrørende opfyldelse af udvælgelseskriterierne. Økonomisk og finansiel formåen Rådgiver skal angive årsomsætning for de seneste 5 år. Finansielle nøgletal Rådgiver skal oplyse samlet årsomsætning for de seneste 5 år. Teknisk og faglig formåen Der skal være en referenceliste der indeholder tilbudsgivers væsentligste erfaringer vedr. udarbejdelse af VVM-undersøgelser for vindmøller/vindmølleparker de seneste 3 år, dvs. i perioden For hver reference oplyses kunde, kontaktperson hos kunde, beskrivelse af opgaven og udførelsesperiode. Minimumskravet til faglig og teknisk kapacitet er mindst 1 reference for udarbejdelse af VVM-undersøgelser for større vindmøller eller vindmølleparker (land eller vand) indenfor de seneste 3 år. Det skal oplyses om der er tilknyttet underentreprenører. Erhvervsansvarsforsikring Rådgiver skal have en erhvervsansvarsforsikring.

10 Side 9 Sønderborg Affald A/S kan efterfølgende kræve eventuel dokumentation og uddybning af de forhold, der er omfattet af erklæringen. Vedrørende Del III består dokumentationen i en fuld Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, der anerkendes af myndighederne i det land, som tilbudsgiver er etableret i. Vedrørende Del IV skal tilbudsgiver på anmodning dokumentere tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet i form af følgende nøgletal: 1) Resultat før renter og afskrivning, 2) samlet omsætning, 3) balancesum og 4) egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Desuden skal tilbudsgiver dokumentere soliditetsgraden ved afslutningen af seneste regnskabsår. Dokumentation består i godkendte og revisionspåtegnede årsrapporter. 5.2 Beskrivelse af organisation og medarbejdere Beskrivelsen skal danne baggrund for at vurdere tilbudsgiverens organisation og medarbejdere til løsning af den konkrete VVM-opgave. Beskrivelsen skal være i samlet pdf-format og min. følgende indhold: Firmaoplysninger Bilag 1 Organisation Her skal indgå et organisationsdiagram med angivelse af navn på projektleder, assisterende projektleder, nøgle- og fagmedarbejdere. Bilag 2 CV ér Her skal indgå CVér på max. 4 sider for projektleder, assisterende projektleder og nøglemedarbejdere. Max. CVér for 15 medarbejdere. 5.3 Beskrivelse af kvalitet og referencer Beskrivelsen skal indeholde oplysninger om den kvalitet rådgiveren kan tilbyde i forhold til det konkrete projekt, herunder referencer for sammenlignelige opgaver. Beskrivelse af intern kontrol med dokumenter og data skal indgå. Beskrivelsen skal være i samlet pdf-format og min. følgende indhold: Rådgiverens kvalitetsfremmende arbejde på det konkrete projekt Bilag A Referencer Referencer på opgaveløsning vedr. VVM på vindmølleprojekter i perioden

11 Side 10 6 VURDERING AF TILBUD Tilbud der er modtaget ved tilbudsfristens udløb, vil blive gennemgået med henblik på at fastslå, om tilbuddet opfylder de formelle krav til udformning og indhold. Tilbuddene vurderes med hensyn til udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterierne, dvs. om tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven. Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 161, stk. 3 bedste forhold mellem pris og kvalitet. Underkriterierne er følgende: Underkriterier Point Vægtning Pris Organisation og medarbejdere Kvalitet og referencer Vurdering af pris Tilbudslistens samlede hovedtilbudssum vil danne baggrund for vurderingen. Det billigste tilbud tildeles 10 point. Der indlægges en spredning på 50 %, svarende til en forventet max. pris på det billigste tilbud + 50 %. Tilbud med en pris på mere end 50 % over det billigste tilbud tildeles 0 point. Tilbuddene tildeles herefter point ved interpolation inden for spredningsområdet. 6.2 Vurdering af organisation og kvalitet Tilbudsgivers beskrivelse vedr. organisation og medarbejder danner grundlag for vurderingen. Det vil vægte højt: At der er tale om en erfaren projektleder med min 10 års projektledererfaring, som har kendskab til VVM arbejde for vindmølleparker eller tilsvarende opgaver. At øvrige nøglemedarbejdere har stor erfaring med de enkelte fagområder der indgår i VVM-arbejdet, og også med selve VVM-processen. At øvrige nøglemedarbejdere har stor erfaring med det enkelte fagområde. Det vil vægte højt, at tilbudsgiver tilbyder en organisering der virker overbevisende, og med klar definering af roller, opgaver og ansvar. Der tildeles 0-10 point.

12 Side Vurdering af kvalitet og referencer Tilbudsgivers beskrivelse vedr. kvalitet og referencer danner grundlag for vurderingen. Det vil vægte højt: At der leveres en høj kvalitet ifm. levering af ydelser baseret på en overbevisende beskrivelse af den kvalitet der leveres. At der demonstreres indsigt i tankegangen omkring rettidig omhu. Der tildeles 0-10 point. 6.4 Samlet vægtning Vægtning af hvert delkriterie tilpasses ved at gange point med vægtningen. Ved vægtning af de tildelte point, vil pointantallet ved en 20 % vægtning, blive ganget med 0,2. Efter vægtning af point for hvert delkriterie, vil der alle de vægtede point blive lagt sammen.

13 Side 12 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Meddelelse og kontrahering vil først blive igangsat, når der er opnået godkendelse til forundersøgelser fra Energistyrelsen og at støtte til projektet også er endeligt på plads. De herunder angivne forventede perioder er derfor alene vejledende. 7.1 Underretning Efter evalueringen får alle tilbudsgiverne samtidig underretning pr. om resultatet af evalueringen, og dermed hvem Sønderborg Affald A/S har til hensigt at indgå kontrakt med. Underretningen vil fordelingen af point på delkriterier for hver tilbudsgiver. Det forventes, at underretningen vil ske i uge 12, Med underretningen igangsættes en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor Sønderborg Affald A/S har udsendt underretningen til tilbudsgiverne. Start og afslutning på Standstill-perioden vil være angivet i underretningen. 7.2 Kontrahering Efter standstill perioden forventer Sønderborg Affald A/S, at der kan indgås kontrakt mellem Sønderborg Forsyningsservice A/S og den valgte tilbudsgiver i uge 13-14, 2017.