Persondatapolitik for koncernen NK-Forsyning A/S

Transkript

1 Persndataplitik fr kncernen NK-Frsyning A/S Intrduktin Fr at kunne levere vand- g elfrsyning, samt brtlede spildevand er der vigtige persnplysninger, vi har behv fr at behandle. Vres persndataplitik er ment sm en hjælp til at frstå, hvilke data vi indsamler, hvrfr vi indsamler dem, g hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige plysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem. Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere infrmatin, er du velkmmen til at henvende dig til vres persndataansvarlige: Kntaktplysninger på persndataansvarlig , nkf@nk-frsyning.dk. Dataansvarlig NK-Frsyning A/S, Ærøvej 2, 4700 Næstved, , nkf@nk-frsyning.dk, CVR: NK-Service A/S, Ærøvej 2, 4700 Næstved, , nkf@nk-frsyning.dk, CVR: NK-Vand A/S, Ved Fjrden 18, 4700 Næstved, , nkf@nk-frsyning.dk, CVR: NK-Spildevand A/S, Ved Fjrden 18, 4700 Næstved, , nkf@nk-frsyning.dk, CVR: NKE-Elnet A/S, Ærøvej 2, 4700 Næstved, , el@nk-frsyning.dk, CVR: Vres behandling af dine persnplysninger Vi behandler persnplysninger, sm du eller en anden part, eksempelvis ejendmsmægler eller udlejer, har udleveret til s i frbindelse med din tilflytning til vres frsyningsmråde. Endvidere behandler vi løbende plysninger m dit frbrug af vand g elektricitet samt afledning af spildevand. Disse persnplysninger behandler vi fr at kunne leve p til vres kntraktlige frpligtelser ver fr dig i frbindelse med fakturering g afregning af frbrug samt vres frpligtelser i frbindelse med Vandfrsyningslven, Elfrsyningslven g Spildevandsbekendtgørelsen. Uden disse plysninger vil vi ikke kunne frsyne dig med vand, elektricitet g brtlede dit spildevand. Typisk drejer det sig m disse persnplysninger: Navn, adresse, telefn, Målernumre, aftagenummer, frbrugernummer (kundenummer) Frbrugsdata der kan henføres til en persn/husstand 1

2 Persnplysningerne kan vi gså behandle på andre måder, sm følger lvgivningen, f.eks. til levering af services såsm sms-varslinger, inddrivelse af skyldig frbrugsafregning, lukning af vand, afbrydelser af elfrsyning, kmmunikatin med myndigheder/fged/kuratr eller tilsvarende instanser, databehandling eller teknisk supprt. Vi behandler ligeledes ckies m besøgende på vres hjemmeside til brug fr vurdering af brugbarheden af vres hjemmeside. Du kan læse mere m dette i vres Ckieplitik på vres hjemmeside. Vi indsamler g anvender desuden de persnplysninger, du selv indtaster på vres selvbetjeningsprtal. De plysninger anvender vi til f.eks. at sende frbrugspgørelser g infrmatin m driftsfrstyrrelser til dig, samt sammenhlde plysningerne md centrale registre eller kmmunikere med dig i frbindelse med andre frmål, sm fremgår af mstændighederne, eller sm vi plyser dig m, når vi indsamler persnplysningerne. NK-Frsyning behandler kun persnplysninger i det mfang, det er nødvendigt fr at pfylde de frmål, plysningerne er indsamlet til. Ønsker du et tilgdehavende udbetalt via NemKnt i stedet fr gennem din betalingsserviceaftale, er det en frudsætning, at vi på frhånd har mdtaget g registreret dit CPR-nummer via selvbetjeningsmenuen på vres hjemmeside, hvr du samtidig skal gdkende en samtykkeerklæring m, at du giver s lv til at behandle dit CPR-nummer. Det samme gælder, hvis du ønsker, at vi skal sende pst til dig via e-bks. Vær pmærksm på, at du ikke kan sende s dit CPR-nummer via , da det ikke er en sikker måde at verføre private plysninger på. Retsgrundlag Behandlingen sker efter følgende retsgrundlag: At behandling er nødvendig af hensyn til pfyldelse af en kntrakt, sm kunden er part i, jf. artikel 6, stk. 1, litra b i Persndatafrrdningen, jf. Databeskyttelseslvens 6. At behandlingen er nødvendig af hensyn til verhldelse af retlige frpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra c i Persndatafrrdningen, jf. Databeskyttelseslvens 6. At kunden eventuelt har samtykket til behandlingen, jf. artikel 6, stk. 1, litra a g art. 7, stk. 2, litra a i Persndatafrrdningen, jf. Databeskyttelseslvens 6. At behandlingen er nødvendig fr at beskytte kunden eller en anden fysisk persns vitale interesser, hvis de ikke selv er i stand til at give et samtykke, jf. artikel 9, stk. 2, litra c i Persndatafrrdningen. At behandlingen er nødvendig fr, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller frsvares, jf. artikel 9, stk. 2, litra f i Persndatafrrdningen. Behandlingen af CPR-numre baserer sig på et samtykke fra kunden i henhld til 11, stk. 2, nr. 2 i Databeskyttelseslven, medmindre der kan behandles CPR-numre efter lvgivningen. Tidsfrister fr sletning/pbevaring Vi stræber efter at slette (eller annymisere) persnplysninger, så snart de ikke har ngen relevans. Dg pbevarer vi dem altid i minimum 5 år plus indeværende regnskabsår af hensyn til Bgføringslvens 10. Ofte pbevarer vi installatinsplysninger længere af hensyn til statistiske frmål, eksempelvis i frbindelse med ejerskifte. 2

3 Følsmme persnplysninger, jf. Persndatafrrdningens artikel 9, pbevares så længe, de er relevante g nødvendige i frbindelse med en afbrydelse, samt så længe det er relevant g nødvendigt af hensyn til den enkelte kundes eller medarbejders sikkerhed. Dine rettigheder efter persndatafrrdningen I frbindelse med vres behandling af dine persnplysninger har du følgende rettigheder: Retten til at mdtage plysning m, hvrdan vi behandler dine persnplysninger (plysningspligt). Adgangen til indsigt må dg ikke krænke andres rettigheder g frihedsrettigheder. Retten til at få indsigt i dine persnplysninger (indsigtsret). Retten til at få urigtige persnplysninger rettet (retten til berigtigelse). Retten til at få dine persnplysninger slettet (retten til at blive glemt). Retten til at gøre indsigelse md, at dine persnplysninger anvendes til direkte markedsføring. Retten til at gøre indsigelse md autmatiske, individuelle afgørelser, herunder prfilering. Retten til at flytte dine persnplysninger (dataprtabilitet). Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de persnplysninger, sm vi behandler m dig, i et struktureret, almindeligt anvendt g maskinlæsbart frmat, sm du har ret til at verføre til en anden tjenesteyder. Alle venstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vres persndataansvarlige. Når du kntakter s, beder vi dig anføre, hvilke persnplysninger du ønsker at rette, pdatere eller fjerne, samt plyse adressen ændringen vedrører. Vi kan afvise anmdninger, der er urimeligt gentagende, kræver ufrhldsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres persnlige plysninger, eller nget sm vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmdninger m plysninger, der findes sm sikkerhedskpier). Hvis vi kan rette plysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en ufrhldsmæssig str indsats. Vi bestræber s på at vedligehlde vres tjenester på en måde, der beskytter plysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine persnplysninger fra vres tjenester, er det derfr muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kpier fra vres arkivservere med det samme, g det er ikke sikkert, at plysningerne fjernes fra vres sikkerhedskpisystemer. Vi behandler g svarer på kunders henvendelse så hurtigt sm muligt g senest en måned efter, at vi har mdtaget kundens henvendelse, medmindre anmdningens kmpleksitet g mfang gør, at vi ikke kan svares inden fr en måned. I så fald kan svarfristen være p til 3 måneder i alt, jf. Persndatafrrdningens artikel 12. Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet ( Du kan i øvrigt læse mere m dine rettigheder i Datatilsynets vejledning m de registreredes rettigheder, sm du kan finde på 3

4 Oplysninger, vi videregiver NK-Frsyning A/S videregiver kun persnplysninger til andre, herunder til ffentlige myndigheder, f.eks. SKAT, hvis vi er frpligtiget til det via lvgivning, eller i det mfang det er nødvendigt fr leveringen af en ydelse. Vi videregiver ikke persnlige plysninger til virksmheder, rganisatiner g enkeltpersner uden fr NK-Frsyning A/S i andre tilfælde end følgende: Til ekstern databehandling Vi videregiver persnlige plysninger til vres samarbejdspartnere eller andre betrede virksmheder eller persner, der behandler dem fr s. Deres behandling er baseret på vres instrukser g i verensstemmelse med vres privatlivsplitik g andre gældende tiltag til frtrlighed g sikkerhed, eksempelvis en databehandleraftale. Af juridiske årsager Vi videregiver persnlige plysninger til virksmheder, rganisatiner eller enkeltpersner uden fr NK-Frsyning A/S, hvis vi i gd tr mener, at adgang, brug, bevarelse eller ffentliggørelse af plysningerne er nødvendig fr at: verhlde gældende lve, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmdninger fra ffentlige myndigheder. håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af ptentielle vertrædelser. registrere, frhindre eller på anden måde beskytte md prblemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske prblemer. hlde NK-Frsyning g datterselskaber fri fra skade, vres kunder eller ffentlighedens rettigheder, ejendm eller sikkerhed, sådan sm det kræves eller tillades i henhld til lvgivningen. Virksmheder, vi deler ngle data med, er f.eks. NK-Service A/S, (administratinsselskab under NK- Frsyning A/S), de private vandværker i Næstved Kmmune, de private elhandlere samt de virksmheder, der på vres vegne hjemtager målerdata til s: KMD A/S, Kamstrup A/S, Energinet, EnergyAware ApS, Blue Idea ApS. NK-Frsyning har indgået nødvendige databehandleraftaler med alle, der behandler data på vres vegne. Vi kntrllerer løbende, at vres databehandleres behandling af persnplysninger lever p til kravene efter lvgivningen. NK-Frsyning g datterselskaber sælger ikke, deler ikke eller på anden vis spreder dine persnplysninger til tredjepart undtagen i verensstemmelse med denne plitik fr beskyttelse g behandling af persnplysninger. Vi kan dele plysninger, der ikke identificerer persner, med ffentligheden g vres partnere. Vi kan f.eks. dele plysninger med ffentligheden fr at vise generelle tendenser m, hvrdan vres frbrugeres frbrug frdeler sig. 4

5 Infrmatinssikkerhed Vi arbejder hårdt fr at beskytte NK-Frsyning g vres frbrugere md uautriseret adgang, ændring, ffentliggørelse, misbrug, tab eller ødelæggelse af persnplysninger, sm vi lagrer. Vi har implementeret følgende rganisatriske g tekniske franstaltninger generelt i NK-Frsyning A/S g datterselskaber: Antivirus g firewalls på alle it-systemer, der behandler persnplysninger. Backup af alle it-systemer, der behandler persnplysninger. Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne. Adgangsbegrænsning til persnplysninger, så der kun gives adgang, hvr det er nødvendigt. Databehandleraftaler med leverandører, der behandler persnplysninger på NK-Frsynings vegne. Alle ansatte har tavshedserklæring indarbejdet i deres ansættelseskntrakt. Vejledning i sikker behandling af persnplysninger g infrmatinsaktiver fr persnale med adgang til infrmatinssystemer. Gennemførelse af venstående risikvurdering g dkumentatin af alle systemer, der behandler persnplysninger, fr at sikre et plyst grundlag fr sikkerhedsniveauet fr persndatabehandlingen i virksmheden. Overhldelse g samarbejde med tilsynsmyndigheder Vi gennemgår regelmæssigt, at vi verhlder vres egen persndataplitik. Vi verhlder gså adskillige selvregulerende sikkerhedsplitikker. Når vi mdtager frmelle skriftlige klager, kntakter vi afsenderen fr at følge p på klagen. Vi samarbejder med de relevante lvgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, m at løse klager m verførsel af persnlige data, sm vi ikke kan løse direkte med vres brugere. Ændringer Vres privatlivsplitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhld til denne privatlivsplitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivsplitik angives på denne side, g hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre pmærksm på dem på en mere iøjnefaldende måde (fr visse tjenester plyser vi bl.a. m ændringer via ). Versin 1.0 af