Udligningsordningen, procedurer og dokumentation. Indhold. 1. Generelt om portalen Overordnet beskrivelse. 14.

Transkript

1 14. juli 2017 neh/ Udligningsordningen, procedurer og dokumentation Dette notat beskriver procedurer for indsendelse, behandling samt godkendes af udligningsansøgninger. Principperne beskrevet i dokumentet er gældende fra 15. februar Indhold 1. Generelt om portalen Overordnet beskrivelse Forsiden Oprettelse af bruger Log on Problemer med adgang, glemt eller udgået password Sager Sagsoversigten Sag, åbne og redigere Sagsoplysninger Bilag Debat (meddelelser) Sagsbehandling og historik Bilag 1, selskabsnumre Generelt om portalen Overordnet beskrivelse Formålet med udligningsportalen er: Give et generelt overblik over hvad der ligger af verserende sager, samt deres status og tilhørende dokumentation Arkiv over afsluttede sager samt dokumentation Holde samling på dokumenter i udligningsordningen, både overordnet og per sag. Sikrer at den rette information tilgår de rette personer ved f.eks. godkendelse af sager, samt adgang til de aktuelle dokumenter i de aktuelle sager. Dok /9

2 Grundlæggende består udligningsportalen af en række separate Sharepoint sider, hvor der oprettes én for hver sag. På denne side defineres sagen igennem en række valglister, der uploades de relevante dokumenter, samt der kan gives kommentarer igennem debatter som et led i sagsbehandlingen. På denne side kan man også indsende, godkende eller returnere en sag, afhængig hvilke rettigheder man har på den pågældende sag. Sagsoversigten giver overblik over oprettede sager, samt deres status i sagsbehandlingen. Adgangen til sagsoversigten og de enkelte sager kræver login, og i sagsoversigten kan man kun se de sager, man har adgang til at åbne. Forsiden er offentlig, og indeholder lidt generelt information om udligningsordningen samt adgang til udligningsmodellerne. Forside (offentlig) Sagsoversigt (kræver login) Enkeltsager (kræver login) 1.2 Forsiden Forsiden indeholder lidt generel information om Udligningsordningen. Under Dokumenter ligger den aktuelle udligningsmodel samt bilag til udfyldelse. Login er nødvendig for at få adgang til sagsoversigten. Ved login bliver man automatisk ledt over i sagsoversigten Dok. AcadreDocumentUniqueNumber, Sag AcadreCaseNumber 2/9

3 1.3 Oprettelse af bruger Er man allerede bruger af én af Energinet.dk s andre portalløsninger, f.eks. selvbetjeningsportalen, kan man få tilknyttet samme bruger til udligningsportalen. Hvis dette er tilfældet, så send brugernavnet til neh@energinet.dk. Er man ikke i forvejen bruger hos Enerignet.dk, oprettes en ny ved at trykke på Ny bruger, udfylde formularen og trykke Submit. BEMÆRK: Feltet Company skal udfyldes med nummeret på det netselskab, man er tilknyttet. Numrene er i henhold til Dansk Energi s selskabsnumre, listen er vist i bilag 1. Før brugeren aktiveres skal den godkendes af Energinet.dk. Der kan derfor gå et par dage før en ny bruger godkendes. Når brugeren godkendes fremsendes en mail med besked om kodeord. Dok. AcadreDocumentUniqueNumber, Sag AcadreCaseNumber 3/9

4 1.4 Log on Tryk på Log on, og udfyld brugernavn og password. Husk altid at starte med SI\ 1.5 Problemer med adgang, glemt eller udgået password Et password udløber i løbet af 3 måneder. Dette vil oftest være årsagen hvis man tidligere har haft adgang til sagerne, men ikke har det længere. I dette tilfælde er første skridt at bede om et nyt password. Tryk på Glemt password, skriv dit brugernavn og tryk på Reset password. Derefter fremsendes et nyt password til din mail. Energinet kan ikke fremsende dit password, idet det er et systemgenereret personligt password. Hvis du har glemt dit brugernavn, eller har ændret , kontakt Niels Ejnar Helstrup, neh@energinet.dk. 2. Sager 2.1 Sagsoversigten Dok. AcadreDocumentUniqueNumber, Sag AcadreCaseNumber 4/9

5 Efter login ledes man som standard ind i sagsoversigten. I sagoversigten vises kun de sager, man har adgang til, og den vises i sammenfoldet form, dvs med med en linje par status samt i parentes hvor mange sager man har adgang til under den pågældende status. Ved at trykke på det lille plus tegn, åbnes listen under den pågældende status op, og de enkelte sager under den pågældende status vises med sagsnummer, titel, RULU godkender, selskabsnummer, sagstype samt RULU område. Af sagsoversigten fremgår: Sagsnummer (Case number), der oprettes af systemet. Titlen (title) Den tilknyttede RULU sagsbehandler (RULU). Selskab (CompnyNo). Efter Dansk Energi s selskabsnumre. Sagstype (CaseType) RULU område (RULUType) Dok. AcadreDocumentUniqueNumber, Sag AcadreCaseNumber 5/9

6 2.2 Sag, åbne og redigere En sag åbnes ved at klikke på enten sagsnummeret eller sagsnavnet. 2.3 Sagsoplysninger Sagsoplysningerne rettes direkte i felterne. Normalt vil de indledende oplysninger som navn, seslskab og sagstype være udfyldt, således at ansøger kun skal indtaste det beløb der søges udlignet. Bemærk at ændringer skal gemmes, før de slår igennem. VIGTIGT: HUSK AT TRYKKE GEM Hvis du ikke har ret til at ændre i sagsoplysningerne, vil du få en access denied besked, når du forsøger at gemme 2.4 Bilag Under bilag lægges alle nødvendige bilag til den konkrete sag. Hvilke bilag der er nødvendige, afhænger af sagstypen, og fremgår af kapitel Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. Derefter vises følgende skærmbillede, hvor man kan udvælge den fil, der skal tilknyttes sagen, og herefter trykke OK. Dok. AcadreDocumentUniqueNumber, Sag AcadreCaseNumber 6/9

7 2.5 Debat (meddelelser) Det primære formål med debatten er trods navnet ikke at debattere, men at give meddelelser omkring sagen eller dokumentationen, særligt i forbindelse med statusskift. Hvis der f.eks. mangler et dokument efter at sagen er modtaget til RULU behandling, kan RULU sagsbehandleren returnere sagen til selskabet med en besked om at uploade det pågældende dokument. Enhver handling, der går mo0d det sædvanlige godkendelsesflow, bør følges op med en kommentar igennem Debat. Debatten kan ses af alle med adgang til sagen, men kun den der har sagen kan bidrage. Hvis der er rettigheder til at bidrage til debatten, vil: - være synlig. Meddelelsen indeholder et emne (subject) og selve beskeden (Body). Derudover er der mulighed for at tilknytte en fil. En meddelelse åbnes ved at klikke på overskriften i listen under Debat. Efter åbning: Dok. AcadreDocumentUniqueNumber, Sag AcadreCaseNumber 7/9

8 Hvis der tilknyttede filer til meddelelsen vises en clips ved siden af View properties Man svarer ved at trykke på Reply. 2.6 Sagsbehandling og historik Under sagsbehandling vises de væsentlige datoer for sagsbehandlingen, dvs. hvornår sagen er indsendt til RULU, hvornår sagen er godkendt i RULU, samt hvornår den er endelig godkendt. Under sagen vises også eventuelle kommentarer til sagen. Hvis den aktuelle bruger har de nødvendige rettigheder til at behandle sagen ud fra den nuværende status, vises mulighederne igennem de tilgængelige knapper. I det viste eksempel er sagen indsendt til behandling i energinet.dk regí (Robert Olsen), der har mulighed for enten at endeligt godkende sagen, eller returnere den til RULU. Dok. AcadreDocumentUniqueNumber, Sag AcadreCaseNumber 8/9

9 3. Bilag 1, selskabsnumre Kun selskaber med aktiviteter i udligningsordningen er medtaget. For fuldstændig liste kontakt Dansk Energi. Navn DEnr_nyt DONG Energy eldistribution A/S 791 Energi Fyn Net A/S 543 EnergiMidt Net A/S 131 Frederikshavn Elnet A/S 51 Faaborg Elforsyning A/S 552 Galten Elværk Net A/S 145 HEF Net A/S 44 LEF Net A/S 532 MES Net A/S 246 NOE, Nordvestjysk Elforsyning A.m.b.a 347 Nord Energi net A/S 31 NRGI Net A/S 151 Nyfors Net A/S 32 RAH Net A/S 348 RAVDEX A/S 531 SEAS-NVE net A/S 740 SEF Net A/S 533 SydEnergi Net A/S 344 Thy-Mors El-Net A/S 331 TRE-FOR El-net A/S 244 VOS Net A/S 248 Ærø Elforsyning Net A/S 443 Østjysk Energi Net A/S 232 Østkraft Net A/S 911 Dok. AcadreDocumentUniqueNumber, Sag AcadreCaseNumber 9/9