Atea Smart Office - optimering af kommunikation og samarbejde Microsoft Danmark d. 28. august 2018

Transkript

1 Atea Smart Office - optimering af kommunikation og samarbejde Microsoft Danmark d. 28. august 2018 Jørgen Rahbek Concept Manager, Productivity Jorgen.Rahbek@atea.dk Tlf.:

2 Nye generationer nye præferencer 2016

3 De næste 45 minutter Styrk produktivitet og samarbejde med Office 365 og Teams Møderumsløsninger til Skype for Business og Teams Kundecase: konferenceløsninger i Viborg Kommune Realisering af forretningsværdi med organisatorisk implementering

4 Microsoft Office 365 Den velkendte Office-oplevelse Altid på den nyeste version af Office og Office Web Apps Mulighed for Office på Tablet og SmartPhone Gem filer sikkert i skyen og vær compliant Office 365 til PC/Mac, Smartphones og Tablets Online videomøder med deling, whiteboard, recording m.v. Chat og presence på tværs af værktøjer Eksterne personer kan deltage i møder uden ekstra licenser Mobile Apps til ios og Android Intranet, Team-sites, dokumentbibliotek mm. Ekstranet til samarbejdspartnere Sikker dokument- og indholdsdeling SharePoint til - Mobile Apps til ios, Android SharePoint til proces-og forretningsspecifikke løsninger Op til 100 Gb postkasse og personligt arkiv Integreret med Skype, SharePoint og OneDrive mm. Anti-virus/Spam og sikkerhedspolitikker mod datatab Optimal beskyttelse for brugere og for virksomheden Brugere kan selv lave fællespostkasser Samlingspunkt for kommunikation og samarbejde i teams Integrerer værktøjerne fra Office, SharePoint, Skype for Business, trediepart m.v. Hvert team sammensætter værktøjskasse og struktur efter opgaver, der skal løses Teams kan bestå af både interne eksterne medlemmer Brug BI til indsigt og analyse af data. Understøt vidensdeling gennem transparens Produktivitet, samarbejde, samskabelse og mobilitet Del videoer til uddannelse og intern kommunikation Digitalisér forretningsprocesser og sæt strøm til blanketter Office 365 inkluderer værktøjer til understøttelse af identitet, sikkerhed, databeskyttelse & compliance

5 Microsoft Stream Gør det let at anvende video som medie i organisationen

6 Tilføj intelligens til enhver video Automatiske undertekster øger videoens rækkevidde. Ansigts-tidslinje genereret af den automatiske ansigtsgenkendelse, giver bedre navigation i videoen. Automatisk genereret transskribering af tale i videoen giver mulighed for at søge i alt hvad der bliver sagt Klikbare tidskoder i kommentarsektion, transcript eller indholdsfortegnelse, bringer dig til et specifikt sted i videoen.

7 Samarbejde på brugernes præmisser

8 Forskellige grupper har forskellige behov Projektstyring Mail & kalender Enterprise Social Integration til fagsystemer Telefoni, video & møder Sites & content management Samskabelse af indhold Eksterne deltagere Chat-baserede arbejdsrum

9 Microsoft Teams UC Meetings Enterprise Voice Collaboration Office 365 Messaging Contacts Enterprise Compliance GDPR ediscovery Governance AI Microsoft Graph Cognitive Services Cortana Devices Meeting rooms Phones Accessories

10 Om møder

11 Møder etablerer formål og fremdrift Bevar kontekst for mødet og fasthold dialogen <<<<< Den løbende konversation Forbered agenda og diskutér indhold Book mødet i enten Teams eller Outlook Deltag i mødet fra den ønskede enhed Video og indhold er naturlige elementer Deling af skrivebord, apps og indhold Optagelse af møde (2Q18) Fortsat dialog om emner på mødet Deling med andre (@navn) Planlæg opfølgningsmøder i kontekst Afspilning af mødeoptagelser

12 Livscyklus for projekter og opgaver Nye medlemmer i Teamet kan let blive opdateret på historikken Team 1 Dokumenter, kommunikation og kontekst bevares samlet i Microsoft Teams Værktøjskassen sammensættes efter Teamets behov Team 2

13 Microsoft Teams Er jeg blevet nævnt? Notifikation for Kanaler jeg har valgt at følge Se dine Teams Chat, audio- og videoopkald udenfor team-kontekst Svarer til brugen af Skype for Business i dag Chat med Bot Vælg Teams Se dine møder i både Teams og Outlook Se filer på tværs af Teams og i eget OneDrive Planlæg møder i Teams

14 Microsoft Teams Søg efter samtaler, filer eller personer. Tast hurtigkommando

15 Connectors

16 Tabs

17 Microsoft Teams Vigtige dokumenter som Tabs Klik for at redigere Blivende samtaler direkte i den relevante kontekst Start møder direkte i kontekst. Historik dokumenteret i samtale.

18 Marketing review Microsoft Teams TODO: Consistent content; Take out Recording Take out call controls Add 3d avatars Start skærmdeling

19 Vælg skærm til deling

20 Call recording direkte i Teams sikrer kontekstbevarelse

21 Virksomhedstelefoni med Microsoft Teams

22 Virksomhedstelefoni med Direct Routing Teleselskab Virksomhed Vælg dit eget teleselskab Interoperabilitet med trediepartssystemer Omstillingsanlæg, contact center, analoge enheder m.v.

23 Møderumsløsninger til Skype for Business og Microsoft Teams

24 Møderumsløsninger til ethvert behov Surface Hub Skype for Business klienter Øvrige løsninger Skype Rooms Systems v2 Video-codec med SfB-registrering Integration til traditionel videokonference Mini-PC med fuld SfB-klient

25 Surface Hub 2

26 Surface Hub multi-touch display 4K+ screen 4K camera (USB-C) Far field microphones Tile up to 4 screens together Built for Microsoft Teams Multi user sign-in Fingerprint sign-in supported Test units end CY18 GA in CY19

27 Case: Møderumsløsninger i Viborg Kommune Henrik Hybertz Bak It-konsulent Viborg Kommune hehb@viborg.dk Jørgen Rahbek Concept Manager, Productivity Atea A/S Jorgen.Rahbek@atea.dk Tlf.:

28 Skype Room Systems i Viborg Kommune 28 lokaler på Rådhuset (4 12 personer) Logitech SmartDock med Surface 4 Pro Logitech MeetUp kamera og audio Samsung 65 tv eller LG 55 Tænder på HDMI2 Kablet netværk Kører ikke med QoS Ikke oplevet problemer med trafikken QoS tilføjes hvis SfB telefoni indføres

29 Indledende udfordringer og løsninger Brugerudfordringer Piller ved kablerne og trækker dem ud - når det ikke virker. Skifter indgang på tv, når det ikke virker. Slukker for fjernsynet via fjernbetjeningen, når de ikke bruger det. Slukker for fjernsynet via knapperne bag på tv et, fordi der ingen fjernbetjening er. Manglende netværk til SmartDock, da netværkskablet er taget ud af væggen. Brugeren skulle bruge kablet, og glemte efterfølgende at sætte det i igen. Frygt for at blive overvåget: Kablet til kamera er taget ud, og Skype-kald er ikke mulige

30 Organisatorisk Implementering

31 Hvorfor fokusere på organisatorisk implementering? Ny IT-investering Nye arbejdsprocedurer Ændring af adfærd Forudsætter motiverede og fortrolige brugere Nye arbejdsprocedurer Ændring af adfærd

32 Jeg har ikke tid! Har ikke brug for dette! Ikke noget for mig! Det gamle er fint nok! Tidlig motivering Vis mig hvordan! Jeg er klar!

33 Hvilken sti foretrækker du? Eksempel på forskellen i brugeradoption af Skype for Business i to virkelige cases præsenteret af Microsofts konsulenter på Ignite 2015 i Chicago. Den gule kunde antog, at brugerne automatisk ville tage tjenesten til sig, når den blev tilgængelig. Den lilla kunde valgte at få sin partner til at assistere med organisatorisk implementering.

34 ROI potentiale vs. realiseret Den teoretiske ROI-model: Potentiel ROI = Gevinster Omkostninger Omkostninger Den virkelige ROI-model: Realiseret ROI = ( Brugeradoption x Gevinster ) Omkostninger Omkostninger

35 Hvorfor er der brug for organisatorisk implementering? Traditionel planlægning Optimal planlægning

36 Hvorfor er der brug for organisatorisk implementering? Traditionel planlægning Optimal planlægning

37 Maslow for Organisatorisk Implementering Fasthold Mål fremdrift og reager ved behov Kommunikér succeser Træn Champions, brugere og sponsorer Motivér What s in it for me Involvér brugerne og afliv myter Kommunikér - Vision og formål - Synlige sponsorer Fastlæg vision, forretningsmål og politikker

38 Sikring af brugeradoption i Viborg Kommune Champion-program: Master-Skyper 11 personer i de enkelte afdelinger undervist af IT Drift & Support Kontaktes hvis man er i tvivl om brugen af udstyret i mødelokalerne. Ved tekniske problemer henvises der til Service Desk eller Henrik H. Bak Undervisning Interesserede kan booke holdundervisning i brugen af Skype Slutter typisk af med undervisning i et mødelokale, så man kan teste og se funktionerne i mødelokalerne på Rådhuset Præsentationer og guides Virtuelle møder på Rådhuset (fire sider) Overblik, gennemførelse af møde, fejlsøgning Planlægning og ledelse af virtuelle møder (12 sider) Guide til bedre virtuelle møder Hvornår relevant, deltagere, praktisk gennemførelse Skype for Business Basis kursus (15 sider)

39 Værdirealisering - hvad tilbyder Atea Atea Customer Success Services Atea Adoption Services Konsulenter Atea Success Center Intranetsite Fokuseret træning

40 Hvad kan Atea gøre for jer? Jørgen Rahbek Concept Manager, Atea A/S Tlf.: