UDBUDSBETINGELSER Rammeaftale om fælles evaluering af den regionale vækstindsats. 19. juni 2015 Sagsnr

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Rammeaftale om fælles evaluering af den regionale vækstindsats 19. juni 2015 Sagsnr

2 Udbudsbetingelser side 2/21 Indhold 1. Overordnede rammer for udbuddet De ordregivende myndigheder Om udbuddet Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale Tilgængelighed af udbudsmaterialet Procedure og tidsplan for udbuddet Tidsplan for udbudsforretningen Spørgsmål om udbuddet og mulighed for ændring af udbudsmaterialet Spørgemøde Form og procedurekrav til aflevering af tilbud m.v Sprog Datering og underskrift på tilbud Format og øvrige formkrav for aflevering af tilbud Tilbudsfrist Forbehold for annullation af udbudsforretningen Alternative tilbud Udgifter til tilbudsmaterialets udarbejdelse m.v Aktindsigt Forhandlingsforbud Krav til tilbuddets form og indhold Tilbudsgivers kontaktoplysninger og underskrift Den juridiske person Tilbud afgivet af konsortium eller partnerskab Kontraktgrundlag Tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbudsgivers opgaveforståelse Tilbudsgivers opgaveløsning, aktiviteter og leverancer Tilbudsgivers organisering og kompetencer i bemandingen Organisationsdiagram og kompetencer m.v Oplysninger om brug af underleverandører eller samarbejdspartnere Tilbudsgivers tidsplan

3 Udbudsbetingelser side 3/ Optioner Pris Vedståelsesfrist Forbehold Underskrevet tro og love erklæring om endelig afsagt dom Pligtig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen Mulig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen Underskrevet tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Evaluering af tilbud Behandling af forbehold Tilbudsvurdering Tildelingskriterium Underkriterier og vægtning af underkriterier Tildeling og aftaleindgåelse Underretning om resultatet Indgåelse af kontrakt Klagefrist

4 Udbudsbetingelser side 4/21 1. Overordnede rammer for udbuddet 1.1 De ordregivende myndigheder De ordregivende myndigheder, som er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning, er: Erhvervsstyrelsen Region Nordjylland Region Midtjylland Vejlsøvej 29 Niels Bohrs vej 30 Skottenborg Silkeborg 9229 Aalborg Ø 8800 Viborg CVR-nr.: CVR-nr.: CVR-nr.: Region Syddanmark Region Sjælland Region Hovedstaden Damhaven 12 Alléen 15 Kongens Vænge Vejle 4180 Sorø 3400 Hillerød CVR-nr.: CVR-nr.: CVR-nr.: Bornholms Regionskommune Landemærket Rønne CVR-nr.: Om udbuddet De ordregivende myndigheder, jf. 1.1, udbyder hermed opgaven Rammeaftale om fælles evaluering af den regionale vækstindsats. Rammeaftalen bliver med én enkelt leverandør (gerne et konsortium, jf. 4.1) og er ikke eksklusiv. Rammeaftalens varighed er 4 år fra underskriftstidspunktet. Den fælles evaluering af den regionale vækstindsats omfatter evaluering af en lang række EU-strukturfondsprojekter (projekter som medfinansieres af Regionalfonden eller Socialfonden) og REM-projekter (vækst- og udviklingsprojekter, som medfinansieres med regionale udviklingsmidler, men ikke med strukturfondsmidler). Evalueringerne skal være virkningsevalueringer med fokus på, om projekterne har virket eller ej og hvorfor. Evalueringerne skal supplere de registerbaserede effektmålinger, som de ordregivende myndigheder selv foretager, jf. kravspecifikationen. Begrebsmæssigt skal evalueringerne således have karakter af theory based impact evaluations, ikke counterfactual impact evaluations. 1 Evalueringerne skal vurdere projekternes resultatskabelse og bidrage til at styrke den systematiske læring på tværs af regioner med henblik på at udvikle og igangsætte endnu mere effektfulde strategier og projekter i fremtiden. Ud over evaluering af enkeltprojekter skal evaluator uddrage læring på tværs af projekter og regioner inden for 1 Jf. ook.pdf 4

5 Udbudsbetingelser side 5/21 samme indsatsområde i Regionalfonden og Socialfonden og gennemføre udvalgte temaevalueringer, fx af de regionale klyngeindsatser og indsatser for at styrke væksten i yderområderne. Antalsmæssigt forventes rammeaftalen at omfatte evaluering af ca projekter. Hertil kommer som nævnt, at der skal uddrages læring, som skal forankres i vækstforumsekretariaterne og hos Erhvervsstyrelsen, samt udvalgte temaevalueringer. Beløbsmæssigt forventes rammeaftalen at omfatte i alt ca mio. kr. Der henvises i øvrigt til rammeaftalen og kravspecifikationen for oplysninger om indholdet af opgaven. Alle interesserede opfordres til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Opgaven udbydes i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (EU-udbud). 2. Udbudsmaterialet 2.1 Det samlede udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelsen (offentliggøres på TED og udbud.dk) Nærværende udbudsbetingelser Kravspecifikation Rammeaftaleudkast Evt. spørgsmål/svar eller rettelsesblade, der udformes og offentliggøres i udbudsperioden på under menuen Udbud Tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Tro og love erklæring om endelig afsagt dom Regionalfondsprogrammet , inkl. indikatorvejledning Socialfondsprogrammet , inkl. indikatorvejledning Regionale strategier/handlingsplaner for henholdsvis Nordjylland, Midtjylland, Syddanmark, Sjælland, Hovedstaden og Bornholm (ikke alle strategier og handlingsplaner er endeligt vedtaget og foreligger derfor i udkast) 5

6 Udbudsbetingelser side 6/ Tilgængelighed af udbudsmaterialet Alt materiale i forbindelse med udbuddet vil blive offentliggjort på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, under menuen Udbud. 3. Procedure og tidsplan for udbuddet 3.1 Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: Tidsfrist Aktivitet 18. juni 2015 Udsendelse af udbudsbekendtgørelse 10. august 2015 Frist for indsendelse af spørgsmål til udbuddet, hvor spørgsmålet kan påregnes besvaret 17. august 2015 Sidste frist for svar på spørgsmål og opdatering af udbudsmaterialet 24. august 2015, kl Frist for aflevering af tilbud 14. september 2015 Forventet underretning om tildeling 24. september 2015 Forventet udløb af standstill-perioden 1. oktober 2015 Forventet indgåelse af kontrakt De ordregivende myndigheder tager forbehold for ændringer i tidsplanen. 3.2 Spørgsmål om udbuddet og mulighed for ændring af udbudsmaterialet Al henvendelse vedrørende udbuddet skal ske skriftligt og helst pr. til: Erhvervsstyrelsen Att.: Hans Henrik Nørgaard postru@erst.dk Tilbudsgivere og andre interesserede opfordres til løbende i udbudsperioden at holde sig orienteret på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, under menuen udbud, hvor bl.a. eventuelle spørgsmål og svar vedrørende udbuddet gøres tilgængelige i anonymiseret form. Alle spørgsmål, der modtages senest den 10. august 2015, kan påregnes besvaret. De ordregivende myndigheder besvarer spørgsmål løbende (også i juli 2015). Spørgsmål, der fremsendes efter 10. august 2015, vil blive besvaret, såfremt det er muligt af besvare dem senest den 17. august

7 Udbudsbetingelser side 7/21 Efter den 17. august 2015 vil der ikke blive foretaget ændringer i udbudsmaterialet, og der kan således ikke besvares spørgsmål hertil efter denne dato. 3.3 Spørgemøde Der vil ikke blive afholdt spørgemøde. 3.4 Form og procedurekrav til aflevering af tilbud m.v Sprog Tilbud skal afgives skriftligt og være affattet på dansk. Dog accepteres eventuelle CV er på engelsk i det omfang, de ikke findes på dansk Datering og underskrift på tilbud Tilbud skal være dateret og underskrevet af tilbudsgiver Format og øvrige formkrav for aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i mindst to eksemplarer i papirformat samt et digitalt eksemplar på USB-stik. Det er udelukkende tilbudsgivers ansvar, at det afleverede materiale er læsbart for de ordregivende myndigheder, hvorfor digitale filer fx kan være i PDFformat eller i MS Word- eller Excel-format. Tilbud afleveres i receptionen på følgende adresse: Erhvervsstyrelsen Att. Hans Henrik Nørgaard Vejlsøvej 29 DK-8600 Silkeborg Tilbudsfrist Tilbud skal være afleveret inden tilbudsfristens udløb (se tidsplanen i punkt 3.1). De ordregivende myndigheder er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb Forbehold for annullation af udbudsforretningen Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en gensidigt underskrevet, endelig kontrakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af de ordregivende myndigheder, såfremt myndighederne finder, at der er saglig grund hertil, fx hvis der ikke indkommer kvalificerede tilbud, eller hvis der ikke kan opnås enighed mellem tilbudsgiver og udbyder om kontraktens form og indhold Alternative tilbud Der kan ikke afleveres alternative tilbud. 7

8 Udbudsbetingelser side 8/ Udgifter til tilbudsmaterialets udarbejdelse m.v. Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud er de ordregivende myndigheder uvedkommende. De ordregivende myndigheder forbeholder sig ret til at beholde det indkomne materiale. De i tilbudsmaterialet indeholdte informationer er de ordregivende myndigheders ejendom Aktindsigt Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i nærværende udbud vil kunne være omfattet af regler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af de ordregivende myndigheder, dog typisk efter høring af den eller de virksomheder, oplysningerne vedrører. Såfremt der er specifikke oplysninger i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra en eventuel anmodning om aktindsigt, kan tilbudsgiveren med fordel på forhånd angive dette i sit tilbud med præcisering og afgrænsning af hvilke oplysninger eller passager, herunder om pris, der ønskes undtaget, bl.a. af hensyn til de krav til kort sagsbehandlingstid, der gælder for anmodninger om aktindsigt. Ordregiverne vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen Forhandlingsforbud De ordregivende myndigheder gør opmærksom på, at myndighederne som ordregiver ikke vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der må i overensstemmelse med EU-retten kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er affattet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. 8

9 Udbudsbetingelser side 9/21 4. Krav til tilbuddets form og indhold Tilbuddet skal indeholde og disponeres efter følgende hovedafsnit: 4.1 Tilbudsgivers kontaktoplysninger og underskrift Den juridiske person Tilbudsgiver skal i tilbudsmaterialet klart og tydeligt angive, hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Tilbudsmaterialet skal endvidere være tydeligt forsynet med hovedansvarlig kontaktperson. Tilbudsgiver skal underskrive tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at anføre underskrift(er) på den side der beskriver, hvem der byder på opgaven Tilbud afgivet af konsortium eller partnerskab De ordregivende myndigheder opfordrer til, at tilbud afgives af et konsortium eller partnerskab omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere. De juridiske personer skal i givet fald hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget (projektansvarlig), som de ordregivende myndigheder med bindende virkning for konsortiet eller partnerskabet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium eller partnerskab får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet eller partnerskabet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. Der kan findes vejledning om konsortiedannelse og betingelser for, at et konsortium kan afgive fælles tilbud på et udbud i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens publikation Vejledning i konsortiedannelse. De konkurrenceretlige aspekter af en konsortiedannelse er behandlet i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens publikation Konsortiesamarbejde i forhold til konkurrenceloven. Endelig har Kammeradvokaten lavet et Udkast til standardkontrakt for konsortiedannelse, der frit kan anvendes som aftalegrundlag mellem eventuelle konsortiedeltagere. 4.2 Kontraktgrundlag Tilbudsgiver forpligter sig ved afgivelse af tilbud til at ville indgå aftale med de ordregivende myndigheder på grundlag af det rammeaftaleudkast, som indgår i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver kan tage forbehold for vilkår i rammeaftaleudkastet, men opfordres til at afstå herfra. Der henvises til punkt 4.12 for yderligere information vedrørende forbehold. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår. 9

10 Udbudsbetingelser side 10/ Tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers generelle egnethed og formåen for så vidt angår økonomiske og finansielle forhold. Tilbudsgiver skal angive, hvilken dokumentation de ordregivende myndigheder kan lægge til grund for en vurdering af de nævnte forhold. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver fremlægger følgende: en revisorpåtegnet erklæring om at tilbudsgivers soliditetsgrad var på mindst 20 pct. i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal soliditetsgraden være mindst 20 pct. for hver enkelt deltagende virksomhed. en erklæring om at tilbudsgiver i de seneste tre disponible regnskabsår har haft en gennemsnitlig omsætning for konsulentydelser på minimum 20 mio. kr., afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes den gennemsnitlige årlige omsætning ved at sammenlægge omsætningen for konsulentydelser for hver af de deltagende virksomheder i de seneste tre disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver, herunder et konsortium, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i givet fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. 4.4 Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers generelle egnethed og formåen for så vidt angår tekniske og faglige forhold. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver fremlægger følgende: en liste over de betydeligste lignende leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) angives sammenslutningens betydeligste lignende leverancer. Den i sammenslutningen befuldmægtigede virksomhed udfylder dette punkt på vegne af hele sammenslutningen. Det skal angives, hvilken deltager i sammenslutningen den enkelte leverance vedrører. 10

11 Udbudsbetingelser side 11/21 en erklæring om, at det årlige gennemsnitlige antal beskæftigede (inkl. ledere) har været 20 eller derover gennem de sidste tre år inden for den del af tilbudsgivers virksomhed, der er relevant for nærværende opgave. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes det årlige gennemsnitlige antal beskæftigede (inkl. ledere) ved at sammenlægge antallet af beskæftigede for hver af de deltagende virksomheder gennem de sidste tre år. Der er et mindstekrav, at tilbudsgiver inden for de sidste tre år kan dokumentere erfaring med evaluering af projekter el. lign. inden for mindst seks af de otte indsatsområder i regional- og socialfondsprogrammet, jf. tabel 1 i kravspecifikationen. De ordregivende myndigheder ser gerne, at ovennævnte liste over de betydeligste lignende leverancer for hver enkelt leverance indeholder en kort beskrivelse af den rolle, som tilbudsgiver har haft i forbindelse med leverancen, ordregiver, beløb og tidspunkter for leverancens udførelse. Såfremt tilbudsgiver, herunder et konsortium, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin tekniske og faglige formåen godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i givet fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. 4.5 Tilbudsgivers opgaveforståelse Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers overordnede forståelse af opgaven. Tilbuddet skal omfatte evaluering af projekter, inkl. uddragning, forankring og formidling af læring, inden for alle otte indsatsområder i regionalfonds- og socialfondsprogrammet, jf. tabel 1 i kravspecifikationen. Tilbuddet skal også omfatte evaluering af de såkaldte REM-projekter og tværgående temaevalueringer, jf. kravspecifikationen. 4.6 Tilbudsgivers opgaveløsning, aktiviteter og leverancer Tilbuddet skal indeholde en præcis, konkret og dækkende beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver påtænker at løse opgaven og opfylde de krav, som er indeholdt i kravspecifikationen. Dette kan for eksempel ske ved, at løsningsbeskrivelsen m.v. refererer til kravnumrene i tabellen under punkt 3 i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal beskrive sine overvejelser om metodevalg, risikoanalyse og øvrige procesmæssige udfordringer m.v. Tilbudsgivers overvejelser vedr. uddragning af læring på tværs af projekter inden for de otte indsatsområder i Regionalfonden og Socialfonden skal beskrives. Der forventes derimod ikke nogen beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil løse de tværgående temaevalueringer, idet disse ikke kan specificeres endnu. 11

12 Udbudsbetingelser side 12/ Tilbudsgivers organisering og kompetencer i bemandingen Organisationsdiagram og kompetencer m.v. Kvalifikationer og kompetencer for projektteamet skal beskrives og dokumenteres i tilbuddet. I den forbindelse skal der vedlægges: CV er for alle i projektteamet Referencer for lignende opgaver for hver deltager i projektteamet En beskrivelse af teamets særlige kompetencer og forudsætninger for at evaluere hvert enkelt af de otte indsatsområder i regionalfonds- og socialfondsprogrammerne, jf. tabel 1 i kravspecifikationen Da opgaven strækker sig over flere år, og arbejdsbyrden for evaluator kan variere betydeligt over året, skal tilbudsgiver beskrive, hvordan tilbudsgiver vil sikre den fornødne kapacitet, kvalitet og fleksibilitet til at løse opgaven Oplysninger om brug af underleverandører eller samarbejdspartnere Hvis tilbudsgiver agter at anvende en eller flere underleverandører eller samarbejdspartnere til udførelsen af den udbudte opgave eller dele heraf, skal underleverandørernes eller samarbejdspartnernes navne angives klart og entydigt i tilbuddet, såvel som det skal beskrives, til hvilke dele af opgavens udførelse disse påtænkes anvendt. Tilbudsgiver skal endvidere vedlægge dokumentation fx i form af tilbud fra underleverandører og skriftlige hensigtserklæringer eller interesseretilkendegivelser fra partnere. 4.8 Tilbudsgivers tidsplan Med udgangspunkt i kravspecifikationens tidsfrister skal tilbuddet indeholde en detaljeret tidsplan for evaluering af enkeltstående strukturfonds- og REM-projekter samt uddragning af læring på tværs af strukturfondsprojekter inden for samme indsatsområde, jf. kravspecifikationen. Planen kan fx indeholde en angivelse af omfanget (antal timer) af de ydelser, der tilbydes leveret. 4.9 Optioner Der indgår ingen optioner i udbuddet Pris Tilbuddet skal angive en fast pris ekskl. moms på følgende: 12

13 Udbudsbetingelser side 13/21 1) Evaluering af enkeltstående strukturfondsprojekter (Regionalfonden og Socialfonden). Prisen skal være den samme for alle projekter uanset fond, indsatsområde (prioritet) i programmerne, projektets størrelse, antal deltagere, tidsperiode, region etc. Prisen skal omfatte alle aktiviteter forbundet med at udarbejde evalueringsdesign for projektet (snarest muligt efter projektet får tilsagn om EUstøtte), evaluere projektet og med at uddrage, formidle og forankre læring på tværs af projekter inden for det enkelte indsatsområde i strukturfondsprogrammerne, jf. kravspecifikationen. Prisen opdeles på de aktiviteter, som skal gennemføres, og på medarbejderkategorier (antal timer og timepriser). Der angives, jf. bilag 1, en pris for slutevaluering alene, midtvejsevaluering alene og for både slutevaluering og midtvejsevaluering af et enkeltstående projekt (regional- eller socialfondsprojekt) (alle tre priser er inkl. udarbejdelse af evalueringsdesign ved projektopstart og uddrage, formidle og forankre læring på tværs af projekter inden for samme indsatsområde). Prisen på en slutevaluering alene (inkl. udarbejdelse af evalueringsdesign og uddrage, formidle og forankre læring på tværs af projekter inden for samme indsatsområde) må maksimalt være DKK ekskl. moms. Prisen for både midtvejs- og slutevaluering må maksimalt være DKK ekskl. moms, idet det forventes, at det vil være billigere at gennemføre en slutevaluering, når der kan trækkes på erfaringer og kendskab fra en forudgående midtvejsevaluering. 2) Evaluering af enkeltstående REM-projekter. Prisen skal være den samme for alle REM-projekter uanset region, indsatsområde, projektets størrelse, antal deltagere, tidsperiode etc. Prisen skal omfatte alle aktiviteter forbundet med at udarbejde evalueringsdesign for projektet (snarest muligt efter projektet får tilsagn om støtte med regionale udviklingsmidler) og med at evaluere projektet, herunder uddrage, formidle og forankre læring. Prisen opdeles på de aktiviteter, som skal gennemføres, og på medarbejderkategorier (antal timer og timepriser). Der angives, jf. bilag 1, en pris for slutevaluering alene, midtvejsevaluering alene og for både slutevaluering og midtvejsevaluering af et enkeltstående REM-projekt (alle tre priser er inkl. udarbejdelse af evalueringsdesign samt uddrage, formidle og forankre læring). Prisen på slutevalueringer alene må maksimalt være DKK ekskl. moms. Prisen for både midtvejs- og slutevaluering må maksimalt være DKK ekskl. moms, idet det forventes, at det vil være billigere at lave en slutevaluering, når der kan trækkes på erfaringer og kendskab fra en forudgående midtvejsevaluering. 3) For de tværgående temaevalueringer, jf. kravspecifikationen, oplyses timepriser fordelt på medarbejderkategorier. Timeprisen for hver enkelt medarbejderkategori forventes maksimalt at være den samme som timepriserne forbundet med at evaluere projekterne, jf. ovenfor. Pristilbuddet på ovenstående skal udfyldes som angivet i bilag 1 til nærværende udbudsbetingelser. 13

14 Udbudsbetingelser side 14/21 Tilbuddet kan ikke stille krav om hel eller delvis forudbetaling. Vederlaget forfalder og udbetales som fastsat i de ordregivende myndigheders kontraktudkast Vedståelsesfrist Det skal tydeligt anføres i tilbuddet, at tilbuddet mindst skal vedstås i fire (4) måneder fra tilbudsfristens udløb, dvs. mindst indtil den Forbehold Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. De ordregivende myndigheder er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold og vil være forpligtet hertil ved forbehold for mindstekrav eller forbehold for grundlægende elementer i udbudsmaterialet. I tilfælde af usikkerhed om hvorvidt et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver ligeledes til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. De ordregivende myndigheder vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i det udsendte materiale. Ændringer i udbudsmaterialet kan ikke foretages efter den i punkt 3.2 anførte frist. Spørgsmål skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og dermed kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets konkrete indhold. Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhandlingsforbud under offentlige og begrænsede udbud. Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist på en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning: Punkt i udbudsmaterialet Konkret henvisning til præcis hvilket punkt, der tages forbehold over for i udbudsmaterialet Tilbudsgivers forbehold Kort og præcis redegørelse af forbeholdet Begrundelse Kort begrundelse for forbeholdet 14

15 Udbudsbetingelser side 15/ Underskrevet tro og love erklæring om endelig afsagt dom Pligtig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen De ordregivende myndigheder har pligt til at udelukke virksomheder fra deltagelse i udbudsproceduren, der ved endelig afsagt dom er dømt for én eller flere af de former for kriminalitet, der er nævnt i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, dvs.: 1. Deltagelse i en kriminel organisation. 2. Overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv. 3. Overtrædelse af forbuddet mod EU-svig. 4. Overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge. Tilbudsgiver skal derfor underskrive og vedlægge en tro- og love erklæring om, at der ikke er afsagt endelig dom om, at tilbudsgivers virksomhed har medvirket til ovenstående forhold. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal hver deltager i konsortiet afgive den omtalte erklæring. Skabelon for denne erklæring er vedlagt Mulig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen Til orientering oplyses, at de ordregivende myndigheder har mulighed for at udelukke fra deltagelse i udbudsprocessen virksomheder, a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som den ordregivende myndighed bevisligt har konstateret e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land, eller g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til udbudsdirektivet, eller som har undladt at give disse oplysninger. Serviceattest 15

16 Udbudsbetingelser side 16/21 For at kontrollere, om der foreligger sådanne udelukkelsesgrunde, kan de ordregivende myndigheder efter tilbudsfristens udløb stille krav om, at den vindende tilbudsgiver fremsender en fuld serviceattest som yderligere dokumentation inden kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb. Mere information om serviceattester kan findes på Underskrevet tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbudsgiver skal underskrive og vedlægge en tro- og love erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal hver deltager i konsortiet afgive den omtalte erklæring. Skabelon for denne erklæring er vedlagt. Serviceattest Ordregiver kan efter tilbudsfristens udløb stille krav om, at den vindende tilbudsgiver fremsender en fuld serviceattest som yderligere dokumentation inden kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb. Mere information om serviceattester kan findes på 5. Evaluering af tilbud 5.1 Behandling af forbehold Tilbud med forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende udbudsbetingelser vil blive kasseret som ikke-konditionsmæssige, jf. punkt Tilbudsgivers forbehold over for vilkår eller krav, der ikke relaterer sig direkte til de anvendte tildelingskriterier vil blive kapitaliseret af de ordregivende myndigheder, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor. Såfremt de ordregivende myndigheder ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på en sikker og saglig vis, og dette vanskeliggør tilbudssammenligning, er myndighederne berettiget til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. 16

17 Udbudsbetingelser side 17/ Tilbudsvurdering Forud for bedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. Er et tilbud ikke konditionsmæssigt er de ordregivende myndigheder berettiget og forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Vurderingen sker herefter på baggrund af de indkomne, konditionsmæssige tilbuds besvarelse af kravspecifikationen og kontraktvilkår. 5.3 Tildelingskriterium Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 5.4 Underkriterier og vægtning af underkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af følgende underkriterier med den angivne vægtning: Underkriterium Vægt Beskrivelse Kvalitet 50 % Ved vurdering af dette kriterium vil der blive lagt vægt på tilbuddets evne til kvalitativt at imødekomme udbudsmaterialets formål og krav. Dette vil blive vurderet ud fra i hvor høj grad tilbuddet: På en fyldestgørende måde opfylder alle forhold i det samlede udbudsmateriale, herunder som angivet i kravspecifikationen Indeholder en konkretiseret og detaljeret beskrivelse af opgaveløsningen Bygger på et velfunderet idégrundlag, og hvorvidt der er god sammenhæng mellem alle opgaveløsningens faser og aktiviteter Anvender metoder/organisation, der er egnet til at sikre, at der vil ske den fornødne inddragelse af ekspertise på de forskellige områder, som opgaven dækker Påpeger relevante risici og udfordringer og opstiller evt. bud på løsning heraf Demonstrerer, at tilbudsgiver har overblik over opgaven Formår at afgrænse opgaveløsningen på hensigtsmæssig måde Giver den fornødne sikkerhed for, at tilbudsgivers udøver relevant kvalitetskontrol, metode- og kildekritik og opgavestyring med henblik på sikring af rettidig og korrekt opfyldelse af kontrakten samt sikring af det faglige ambitionsniveau, relevansen og kvaliteten af aktiviteterne i opgaven 17

18 Udbudsbetingelser side 18/21 Organisering og kompetencer i bemandingen Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Tilbudsgivers opgaveforståelse, jf. punkt 4.5 og Tilbudsgivers opgaveløsning, aktiviteter og leverancer, jf. punkt % Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på, at organiseringen af opgaveløsningen modsvarer opgavens kompleksitet og omfang. Herunder vægtes, at relevante kompetencer og kvalifikationer i høj grad er til stede, og der lægges vægt på den tilbudte bemandings relevante erfaring med løsning af lignende opgaver. Der lægges endvidere vægt på begrundelsen for og beskrivelsen af hvem der er tilknyttet som projektleder og kernemedarbejdere på opgaven, herunder på de enkelte indsatsområder i strukturfondsprogrammerne. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Tilbudsgivers organisering og kompetencer i bemandingen, jf. punkt 4.7. Pris 20 % Ved vurderingen af dette kriterium lægges der vægt på laveste pris på evaluering af strukturfondsprojekter (Regionalfonden og Socialfonden) og REM-projekter samt timepriser fordelt på medarbejderkategorier. Prisen på evaluering af strukturfondsprojekter vægter 70 pct., mens prisen på REM-projekter vægter 20 pct., og timepriserne på medarbejderkategorier vægter 10 pct.. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Pris, jf. punkt Tildeling og aftaleindga else 6.1 Underretning om resultatet Ved de ordregivende myndigheders valg af leverandør vil alle tilbudsgivere blive samtidigt og skriftligt underrettet herom i overensstemmelse med udbudsdirektivet artikel 41 og lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Underretningen til den vindende tilbudsgiver om, at denne tilbudsgivers tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et juridisk bindende tilsagn om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen juridisk bindende kontrakt eller tilsagn herom, før der foreligger en gensidigt underskrevet kontrakt mellem de ordregivende myndigheder og den valgte tilbudsgiver. Resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i EU-tidende i overensstemmelse med de gældende regler herom i udbudsdirektivet. 18

19 Udbudsbetingelser side 19/ Indgåelse af kontrakt Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af den standstill-periode, som i henhold til 3 i lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. er fastsat til 10 dage efter afsendelse af underretningen. Aftale indgås på grundlag af vedlagte rammeaftaleskabelon. 6.3 Klagefrist Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at de ordregivende myndigheder har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor de ordregivende myndigheder har underrettet de berørte leverandører om tildelingen med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. 7, stk. 2, nr. 3, i lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. 19

20 Udbudsbetingelser side 20/21 Bilag 1. Skabelon til angivelse af priser Alle priser angives i DKK excl. moms. 1. Pris pr. projekt for evaluering af strukturfondsprojekter (Regionalfonden og Socialfonden). Prisen skal, jf. 4.10, omfatte alle aktiviteter forbundet med at udarbejde evalueringsdesign for et projekt (snarest muligt efter projektet får tilsagn om EU-støtte), evaluere projektet og med at uddrage, formidle og forankre læring på tværs af projekter inden for det enkelte indsatsområde i strukturfondsprogrammerne. 1a. Samlet pris i DKK excl. moms Pris i alt Midtvejsevaluering alene Slutevaluering alene Midtvejs- og slutevaluering 1b. Pris opdelt på medarbejderkategorier Kategori 1 Kategori 2 Evt. øvrige udgifter I alt Midtvejsevaluering Antal timer Timepris Antal timer x timepris Slutevaluering Antal timer Timepris Antal timer x timepris 1c. Pris opdelt på aktiviteter Aktivitet 1 Aktivitet 2... I alt Midtvejsevaluering Slutevaluering 2. Pris pr. projekt for evaluering af REM-projekter. Prisen skal omfatte alle aktiviteter forbundet med at udarbejde evalueringsdesign for projektet (snarest muligt efter projektet får tilsagn om støtte med regionale udviklingsmidler) og med at evaluere projektet, herunder uddrage, formidle og forankre læring. 2a. Samlet pris i DKK excl. moms Pris i alt Midtvejsevaluering alene Slutevaluering alene Midtvejs- og slutevaluering 2b. Pris opdelt på medarbejderkategorier Midtvejsevaluering Antal timer Timepris Antal timer x Slutevaluering Antal timer Timepris Antal timer x 20

21 Udbudsbetingelser side 21/21 Kategori 1 Kategori 2 Evt. øvrige udgifter I alt timepris timepris 2c. Pris opdelt på aktiviteter Midtvejsevaluering Slutevaluering Aktivitet 1 Aktivitet 2 I alt 3. Timepriser på tværgående temaevalueringer 3a. Medarbejderkategori Timepris Kategori 1 Kategori 2 21