Fraværende med anmeldt forfald: Leif Hansen og Gunver B. Nielsen (sygemeldt) Mødet sluttede kl Godkendt.

Transkript

1 Referat for: Næstved Provstiudvalg PU møde 11. oktober Kl. kl ,00 Mødested: Tyvelse Præstegård Fraværende med anmeldt forfald: Leif Hansen og Gunver B. Nielsen (sygemeldt) Mødet sluttede kl Mødepunkt 1 Endelig godkendelse af referat fra sidste møde Beslutning Godkendt. 2 Karrebæk, Ansøgning5% midler vedr. feriepenge fratrådt graver Sag: Karrebæk, ansøgn. 5% midler (1571) - Karrebæk Sogn Karrebæk, Ansøgning5% midler vedr. feriepenge fratrådt graver Provstiudvalget godkendte, at der af 5% midler bevilges kr til dækning af feriepenge for fratrådt medarbejder. Provstiudvalget gør opmærksom på, at der i 2018 vil være en mindre lønudgift for menighedsrådet, i det en nyansat ikke skal have udbetalt løn når der afholdes ferie. Karrebæk, Bilag til 5% ansøgning, lønseddel 3 SV: Opgørelse af tillægsarbejder pr , tagrenovering af Fodby Kirke Sag: Fodby, nyt tegltag på kirken (2173) - Fodby Sogn Af 5% midlerne bevilges kr i henhold til opgørelse af tillægsarbejder ifm. tagrenovering på Fodby Kirke. Beløbet kan udbetales efter modtagelse af endeligt regnskab for anlægsprojektet. SV: Opgørelse af tillægsarbejder pr , tagrenovering af Fodby Kirke 4 Vallensved, Indvendig istandsættelse af Vallensved Kirke: rådgiveraftale, budget og mødereferat Sag: Vallensved Kirke, Myndighedsprojekt. Indvendig renovering (2428) - Vallensved Sogn Til menighedsrådet anmodning om lån til lovede midler er indkommen kan tilføjes, at der udbetales kr til Ankons honorar fra kalkningspuljen. Vallensved, Indvendig istandsættelse af Vallensved Kirke: rådgiveraftale, budget og mødereferat Provstiudvalget har tidligere fremsendt en lignende rådgiveraftale vedr. Herlufsholm MR og Ankon til gennemsyn i Roskilde Stift. Den vejledning fra stiftet som blev givet til Herlufsholm Menighedsråd indeholder følgende punkter som bør tilføjes til rådgiveraftalen mellem Vallensved Menighedsråd og Ankon. Punkt 7 udvides med følgende: Den økonomiske ramme kan ikke overskrides uden menighedsrådets skriftlige accept, betinget af provstiudvalgets godkendelse. Ekstraarbejder må ikke iværksættes uden menighedsrådets skriftlige accept, samt den godkendende myndigheds forudgående tilladelse. Punkt 12 udvides med følgende: Referat, Side: 1

2 Mødepunkt Restaurering af Vallensved kirke - a`contobeløb Beslutning Rådgiver forpligtiger sig til at opretholde forsikringsdækningen i 5 år fra byggeriets aflevering og til at underrette klienten uden ugrundet ophold om forhold, der kan få væsentlig indflydelse på klientens risiko for ikke at få fuld dækning for en ansvarsskade. Det bemærkes, at punkt 10 har 2 underpunkter med nummer Det bør rettes ved samme lejlighed. Vedr. spørgsmål om likviditet. Der er i uge 41 overført kr fra kalkningspuljen. Hvis menighedsrådet har brug for yderligere likviditet kan der bevilges et midlertidigt lån af provstiets 5% midler. Lånet kan højest løbe op til 1 år. Provstiudvalget vil af regnskabstekniske hensyn anbefale, at lånet først effektueres efter 1. januar Men det kan selvfølgelig lade sig gøre før, hvis der er behov for det. 5 Ting Jellinge Kirke, proj. svampeangreb Ting Jellinge Kirke Sag: Ting Jellinge Kirke - angreb af ægte hussvamp (2568) - Ting Jellinge Sogn Afventer opklarende besked fra MR. Ting Jellinge Kirke, proj. svampeangreb Ting Jellinge Kirke Provstiudvalgsmedlem Mogens Kessel kunne meddele, at menighedrådets rådgiver Per Stenbøg har oplyst, at projektbeskrivelse med budget er fremsendt til provstiudvalget. Provstiudvalget har ikke modtaget dette hverken pr. brev eller pr. mail. Provstiudvalget imødeser ansøgning til 5% puljen. Når projektbeskrivelsen modtages, kan den videresendes til godkendelse i Roskilde Stift. Det blev bemyndiget provst Vagn Birk Jensen, at godkende en 5% ansøgning op til kr inkl. moms. 6 Ansøgning om godkendelse af igangsætning af renovering af Kvislemark Sognegård med revideret budget pr Sag: Fremtidig præstebolig og sognelokaler (2163) - Kvislemark Sogn Provstiudvalget har på PU møde d. 14. juni 2017 besluttet, at der kan anvendes kr inkl. moms og alt inklusiv. Beslutningen fra PU mødet er vedhæftet som bilag. Genfremsendes. Ansøgning om godkendelse af igangsætning af renovering af Kvislemark Sognegård med revideret budget pr Kvi-Fyr-Før, PU svar vedr. omdann. af præstegård til sognegård Menighedsrådets ansøgning om igangsættelse af renovering af Kvislemark Sognegård blev ikke godkendt, idet det fremsendte projekt på kr ,75 er overskredet med kr ,00, og dermed ikke opfylder provstiudvalgets betingelser besluttet ved provstiudvalgsmøde d. 14. juni Her blev det besluttet, at der kan anvendes kr inkl. moms og alt inklusiv til udførelse af renovering og omdannelse af præstegården til sognegård. Provstiudvalget bad i den forbindelse om dokumentation for, at præsteembedet har de fornødne midler til renoveringsprojektet. Denne dokumentation er endnu ikke modtaget. Derudover fremgår det af menighedsrådets referat af den 29. august 2017, at man på nuværende tidspunkt ikke har sikret finansiel dækning til etablering af optimale adgangsforhold for handicappede. Sidstnævnte er iflg. provstiudvalget ikke acceptabelt at nedprioritere og udskyde i forbindelse med en så gennemgribende renovering og modernisering. Endvidere gør provstiudvalget opmærksom på, at posten til uforudsete Referat, Side: 2

3 Mødepunkt Beslutning omkostninger er underbudgetteret og at indkøb af inventar også hører med under den bevilgede ramme. Provstiudvalget mener i øvrigt at foldedørene, selv om de her og nu er sparet væk, vil være nødvendige at etablere på et senere tidspunkt for et ikke ubetydeligt beløb. 7 Rapport om besparelser på miljø og sikkerhed Sag: Fensmark, Rapport om besparelser på miljø og sikkerhed (2586) - Fensmark Sogn Rapport om besparelser på miljø og sikkerhed Provsten blev bemyndiget at kontakte formanden for Fensmark Menighedsråd og meddele følgende: Provstiudvalget vil ikke anbefale, at der udarbejdes lignende rapporter for andre menighedsråd i provstiet. 8 5% ansøgn. understrygning af tage Sag: 5% ansøgn. understrygning kirketage (2624) - Toksværd Sogn 5% ansøgn. understrygning af tage 9 Holme Olstrup, 5% ansøgning kirkegårdskonsulents vurdering af træer Sag: Træer på Holme Olstrup Kirkegård (2592) - Holme Olstrup Sogn Der blev af 5% midlerne bevilget kr inkl. moms til understrygning af tag på Toksværd Kirke og kr inkl. moms til understrygning af tag på Holme Olstrup Kirke. Beløbet kan udbetales efter fremsendelse af dokumentation for udgiften og oplysning om bank reg og konto nr. Provstiudvalget bemyndigede provst Vagn Birk Jensen til at godkende 5% bevilling på op til kr til dækning af kirkegårdskonsulentens vurdering af træer på Holme Olstrup Kirkegård. Holme Olstrup, 5% ansøgning kirkegårdskonsulents vurdering af træer 10 VS: Faktura vedr. kildebakken 1, 4733 Tappernøje Sag: Everdrup Præstegård, Kildebakken 1, 4733 Tappernøje (2593) - Everdrup Sogn Anmodning om 5% bevilling til dækning af udgift til rapport. Det blev besluttet, at PUK kassen kan dække udgiften til udarbejdelse af fugtrapport i Everdrup Præstegård. VS: Faktura vedr. kildebakken 1, 4733 Tappernøje 11 Revisionsprotokollat PUK d Sag: Regnskab PUK 2017 (2538) Revisionsprotokollat PUK d Til revisionsprotokollatet bemærkning vedr. regnskabsføring meddeles at Sandby Menighedsråd indtræder i et fællesmenighedsråd sammen med pastoratets øvrige sogne pr. 1. januar Hermed overføres regnskabsføringen til anden regnskabsfører. Bemærkning vedr. likvide midler og indestående i bank tages til efterretning. Referat, Side: 3

4 Mødepunkt 12 VS: Regnskabsrapport Hammer 2. kvt Sag: Kvartalsrapport 2017 (2534) VS: Regnskabsrapport Hammer 2. kvt Beslutning PU afventer Hammer-Vester Egesborgs bemærkninger til kvartalsrapporten for 3. kvt Det er aftalt med regnskabskontoret at den fremlægges for menighedsrådet snarest. VS: Sct Mortens sogn referat MR godkendelse af kvartalsrapport 2 kvartal Menighedsrådsvalg i fremtiden - betænkning 1567 Sag: Høring - Menighedsrådsvalg i fremtiden - betænkning 1567 (2615) Menighedsrådsvalg i fremtiden - betænkning VS: provstikontor, forslag fra Leo Andersen og Benny Karlsson Sag: Placering af provstikontor (2432) VS: provstikontor, forslag fra Leo Andersen og Benny Karlsson Provstiudvalget har godkendt forslag til provstikontor og nyt mødelokale i kælderen i administrationsbygningen på Østre Kirkegård. Forslaget der kan godkendes med få ændringer er fremsendt af bestyrelsesformand Leo Andersen. De få ændringer vedr. kun placering af døråbninger og en enkelt væg der ikke er nødvendig, når det nuværende forlokale/gang ikke skal anvendes til kontorer, men blot til trappenedgang. Provstiudvalget har forhåndsgodkendt, at der af 5% midlerne kan anvendes op til 1,5 mio. kr. til ombygningen. Samtidig har provstiudvalget godkendt, at Næstved Kirkegårde kan konvertere opsparede anlægsmidler kr til fjernelse af krematorieovnen. Provstiudvalget anbefaler, at provst, provstisekretær, bestyrelsesformand og kirkegårdsleder sætter sig sammen med arkitekten og får udarbejdet de endelige tegninger. Det er provstiudvalgets håb, at kontorerne kan stå færdige allerede pr. 1. februar VS: Godkendelse af samarbejdsaftale med Kalundborg Kirkegårde Sag: Udlicitering af graverfunktion (2209) - Kvislemark Sogn VS: Godkendelse af samarbejdsaftale med Kalundborg Kirkegårde VS: Kvislemark-Fyrendal-Førslev vil lave Provstiudvalget beder menighedsrådet om, at fremsende deres forretningsorden omgående, idet det af fremsendte referat fra menighedsrådsmøde d. 25. september 2017 ser ud til, at der er stemmelighed og at beslutningen om indgåelse af en samarbejdsaftale med Kalundborg Kirkegård derfor ikke er godkendt af menighedsrådet. Når provstiudvalget har modtaget forretningsordenen, og det kan afgøres at der er en flertalsafgørelse, fremsendes samarbejdsaftalen til Referat, Side: 4

5 Mødepunkt aftale med Kalundborg Beslutning Roskilde Stift til offentliggørelse. VS: opsigelse af samarbejdsaftale med Næstved Kirkegårde VS: opsigelse af samarbejdsaftale med Næstved Kirkegårde 16 Genberegning af kirkegårdstakster 2017 Sag: Kirkegårdstakstberegning 2017 (2623) Genberegning af kirkegårdstakster 2017 Provstiudvalgets kirkegårdsudvalg arbejder videre med beregning af taksterne. Indtil genberegningerne er gennemgået fastholdes de nuværende takster. 17 Takstregulering af ydelser i GIAS Sag: Kirkegårdstakster (1393) Takstregulering af ydelser i GIAS 18 Provstebolig, Lindeparken Sag: Provstebolig (2626) - Sankt Mortens Sogn Provstebolig, Lindeparken SV: VS: Vedr. Lindeparken 4 SV: VS: Vedr. Elmeparken 18 Der er foreslået taksregulering med 1,5% svarende til den procentvise stigning i forbrugerprisindekset fra august 2016 til august Provstiudvalget har besluttet, under henvisning til de foreløbige genberegninger af provstiets takster, at der ikke skal ske takstregulering af ydelserne i GIAS pr. 1. januar Provstiudvalget har forhåndsgodkendt købsaftale af boligen Lindeparken 4. Boligen kommer til at tilhøre præsteembedet i Sct. Mortens Sogn. Hermed kan menighedsrådet underskrive købsaftalen. Købsprisen er aftalt til kr Der bevilges af 5% midlerne op til kr til køb og istandsættelse. Desuden bevilges kr som lån af 5% midlerne. Lånet er betinget af, at tjenesteboligen i Ågade sættes til salg og at provenuet fra salget skal indbetales som afdrag på lånet. SV: VS: Vedr. Elmeparken Karrebæk, Bethesda Sag: Bethesda, istandsættelse (2359) - Karrebæk Sogn Karrebæk, Bethesda Ansøgning om midler til Dispositions forslag til ombygning og udvidelse af Karrebæk Sognegård Provstiudvalget afviser bevilling af kr inkl. moms til udarbejdelse af dispositions forslag for ombygning og udvidelse af Bethesda Sognegård i Karrebæk. Provstiudvalget anmoder om, at der indkaldes til et fælles møde hvor menighedsrådets fremtidige ønsker og planer drøftes. Inden mødet afholdes skal der udarbejdes en dagsorden. Menighedsråd og provstiudvalg udarbejder i samarbejde denne dagsorden. Referat, Side: 5

6 Mødepunkt Beslutning 20 Glumsø Præstegård - myndighedsprojekt til Provstiet Sag: Glumsø, istandsættelse af præstegården inden ny præst (2406) - Glumsø Sogn Glumsø Præstegård - myndighedsprojekt til Provstiet Myndighedsprojekt videresendes til Roskilde Stifts godkendelse. Projektet indeholder ikke et budget eller et overslag. Derfor har provstiudvalget ikke har taget stilling til finansiering. 21 [Dok.nr.:111057/17] Herlufmagle Sogn - vejledende udtalelse vedr. rådgiveraftale med arkitekt Sag: Herlufmagle Kirke, indv. renovering (2610) - Herlufmagle Sogn Provstiudvalget henstiller til, at menighedsrådet får indføjet Roskilde Stifts tilføjelser i rådgiveraftalen. [Dok.nr.:111057/17] Herlufmagle Sogn - vejledende udtalelse vedr. rådgiveraftale med arkitekt 22 Aversi Kirke, indvendig kalkning - Myndighedsprojekt Sag: Aversi Kirke, indvendig kalkning (2633) - Aversi Sogn Aversi Kirke, indvendig kalkning - Myndighedsprojekt Provstiudvalget videresender myndighedsprojektet til Roskilde Stift med anbefaling. Menighedsrådet har besluttet, at det indv. inventar i kirken ikke skal renoveres i denne omgang. Menighedsrådet anmoder om, at der inden projektet iværksættes, træffes aftale med varme, energi og klimakonsulent Poul Klenz Larsen for en gemmengang af klimaforholdene i kirken. Der er ikke taget stilling til finansiering af den indv. kalkning. 23 Fuglebjerg Kirke, indvendig kalkning - Myndighedsprojekt Sag: Fuglebjerg Kirke, indvendig kalkning (2632) - Fuglebjerg Sogn Fuglebjerg Kirke, indvendig kalkning - Myndighedsprojekt Myndighedsprojektet videresendes til Roskilde Stift med anbefaling. Menighedsrådet har ved tidligere lejligheder meddelt, at man gerne ser at orglet i Fuglebjerg Kirke udskiftes. Hvis en orgeludskiftning er nært forestående, vil provstiudvalget anbefale at indv. kalkning af kirken udsættes. Der er ikke taget stilling til finansiering af projektet. Referat, Side: 6

7 Orientering 24 [Sag:14/6213] - Kvislemark - terrænregulering på kirkegården Sag: Kvislemark, renovering af mur (1975) - Kvislemark Sogn [Sag:14/6213] - Kvislemark - terrænregulering på kirkegården Kvislemark Kirkegårdsmur - opsparede midler til projektet VS: Fwd: VS: [Sag:14/6213] - Kvislemark - terrænregulering på kirkegården Fortolkning af udtalelse fra Charlotte Skibsted i forbindelse med myndigheds godkendelsen. SV: 14/6213, Kvislemark - terrænregulering, Roskilde Stiftkontor, dokument nr /17 SV: Igangsætning af renovering af Kvislemark Kirkegårdsmur og terræn regulering på kirkegården. 25 [Sag:16/3251] - Førslev Kirke - revideret projekt til nyt varmeanlæg Sag: Renovering i Førslev Kirke (2183) - Førslev Sogn [Sag:16/3251] - Førslev Kirke - revideret projekt til nyt varmeanlæg 26 Registrering af skader i forbindelse med brand i graverbygning. mm. Førslev Kirke. Sag: Graverbygning Førslev (2621) - Førslev Sogn Registrering af skader i forbindelse med brand i graverbygning. mm. Førslev Kirke. 27 VS: Referat ag mødet den 24. august - Herlufsholm Kirkerenovering Sag: Herlufsholm Kirke, renovering (2049) - Herlufsholm Sogn VS: Referat ag mødet den 24. august - Herlufsholm Kirkerenovering Referat, Side: 7

8 Orientering VS: Vedr. indvendig istandsættelse af Herlufsholm kirke 28 Fwd: Budgetopfølgning , tagudskiftning Rønnebæk kirke. Sag: Rønnebæk, udskiftning af kirkens tegltag (2107) - Rønnebæk Sogn Fwd: Budgetopfølgning , tagudskiftning Rønnebæk kirke. Bilag - Rønnebæk, budgetopfølgning tag Rønnebæk, Budgetopfølgning - bilag fra excel Genfremsendes Budgetopfølgning. Renovering af tag, Rønnebæk Kirke 29 Rønnebæk, VS: Ansøgning til Provstiets energipulje Sag: Rønnebæk, Ansøgning til Provstiets energipulje (2618) - Rønnebæk Sogn MR har efterfølgende meddelt, at de kan dække udgiften af driftsmidler. Ansøgningen skal derfor ikke behandles. Rønnebæk, VS: Ansøgning til Provstiets energipulje SV: Ansøgning til Provstiets energipulje VS: Ansøgning til Provstiets energipulje, svar fra Rønnebæk MR 30 [Dok.nr.:107859/17]Herlufmagle Kirkegård - murstykke Sag: Herlufmagle Kirkegårdsmure (2407) - Herlufmagle Sogn [Dok.nr.:107859/17]Herlufmagle Kirkegård - murstykke 31 [Sag:17/2699] - Skt. Jørgens Kirke - udvidelse af parkeringsplads Referat, Side: 8

9 Orientering Sag: Skt. Jørgens, Ny parkeringsplads (2465) - Sankt Jørgens Sogn [Sag:17/2699] - Skt. Jørgens Kirke - udvidelse af parkeringsplads 32 [Sag:17/587] - Mogenstrup Kirke - ændring af bænk ved døbefont Sag: Mogenstrup Kirke, ændring af bænk ved døbefont (2479) - Mogenstrup Sogn [Sag:17/587] - Mogenstrup Kirke - ændring af bænk ved døbefont 33 SV: [Sag:17/4508] - tjenestebolig er klar til ny præst pr. 1/ Sag: Fensmark Præstegård (2573) - Fensmark Sogn SV: [Sag:17/4508] - tjenestebolig er klar til ny præst pr. 1/ Tekstilkunst Sag: Skt. Jørgens, Tekstilkunst (2625) - Sankt Jørgens Sogn Sagen giver anledning til, at bevillinger til kunst drøftes på et kommende visionsmøde. Tekstilkunst 35 Rislev, anmodn. om udb. af 5% midler til tegl på kirkens tag Sag: Rislev, 5% ansøgning tegl (2387) - Rislev Sogn Rislev, anmodn. om udb. af 5% midler til tegl på kirkens tag 36 Ansøgning om sammenlægning af Sandby Menighedsråd og Tyvelse-Vrangstrup- Aversi-og Tybjerg Menighedsråd til et samlet råd med virkning fra 1. januar 2018 Sag: Sammenlægning af Sandby Menighedsråd ogtyvelse-vrangstrup-aversiog Tybjerg Menighedsråd til et samlet råd med virkning fra 1. januar 2018 (2631) - Tyvelse Sogn Referat, Side: 9

10 Orientering Ansøgning om sammenlægning af Sandby Menighedsråd og Tyvelse-Vrangstrup-Aversiog Tybjerg Menighedsråd til et samlet råd med virkning fra 1. januar års eftersynsprotokol, udvendig kalkning af Karrebæk kirke og kirkegårdsmure, Sag: Kalkningssamarbejde i Næstved Provsti 2017 (2485) 1. års eftersynsprotokol, udvendig kalkning af Karrebæk kirke og kirkegårdsmure, [Sag:17/3777] - Vedtaget lokalplaner og kommuneplantillæg Sag: Lokalplanforslag nr. 078 og 079, samt kommuneplantillæg nr. 15, Næstved Kommune (2582) [Sag:17/3777] - Vedtaget lokalplaner og kommuneplantillæg 39 SV: Dokumentation - 3 mdr. fuld ansættelse Bente Vistisen 2017 Sag: KNiPS, Kirke-skolesamarbejde (1432) SV: Dokumentation - 3 mdr. fuld ansættelse Bente Vistisen Nye muligheder på provsti.dk Sag: Provsti.dk (2628) Provstiudvalget ønsker at møder fremover skal indtastes i kalenderen. Nye muligheder på provsti.dk Sv: Nye muligheder på provsti.dk 41 Parkeringsordning, Stationsvej, Glumsø Sag: Provstikontor, Stationvej 4 (1709) Parkeringsordning, Stationsvej, Glumsø 42 Evt. Intet. Referat, Side: 10

11 Orientering Referat, Side: 11

12 Underskrifter vedr. møde d Gunver Birgitte Nielsen Jørgen Larsen Leif von Gersdorff Mogens Kessel Poul Ernst Sandberg Poul Leif Hansen Ulla Gerd Jensen Vagn Birk Jensen Referat, Side: 12