G U I D E T I L H Å N D T E R I N G AF E - F A K T U R A E R TIL DEAS EKSTERNE EJENDOMSSERVICEFIRMAER

Transkript

1 G U I D E T I L H Å N D T E R I N G AF E - F A K T U R A E R TIL DEAS EKSTERNE EJENDOMSSERVICEFIRMAER

2 M Å L G R U P P E DEAS benytter elektronisk fakturering. Det har betydning for alle ejendomsservicefirmaer, der fungerer som vicevært på en ejendom administreret af DEAS. Denne vejledning er til dig, hvis du arbejder i et ejendomsservicefirma og: Din virksomhed fungerer som vicevært på en ejendom administreret af DEAS Hvis du bestiller og godkender ydelser og varer på ejendommens vegne Opfylder du ovenstående kriterier, skal du læse denne vejledning grundigt. Du skal vide hvordan du bestiller en ydelse, så fakturaen leveres som e -faktura Du skal have adgang til digital leveringsgodkendelse via DEAS hjemmeside Driftsweb 2

3 I N D H O L D Når man bestiller en ydelse og DEAS EAN/GLN-nummer Oplysninger på fakturaen Købers ordrenummer Driftsweb Hjemmeside til godkendelse af fakturaer > Sådan finder du Driftsweb > Adgangskode og brugernavn > Ret kodeord i 3 step > Indbakken > Vis bilagsdokument (se hele fakturaen) > Godkend faktura i 2 step > Afvis faktura i 2 step > Fejl i faktura/kreditnota Brug for hjælp 3

4 N Å R M A N B E S T I L L E R E N Y D E L S E E A N / G L N - N U M M E R Når en ydelse bestilles skal du give leverandøren fem oplysninger for at vi kan modtage e-fakturaen korrekt. De 3 første er som vi plejer 1. Leverings- og Fakturaadresse (ejendommens adresse) 2. Navn/nr. på finansenhed/ejendom, der skal betale 3. Dine initialer eller dit navn og firmanavn Eventuelt rekvisitionsnummer eller FS opgavenummer (Dispatcher) Hvem er Betaler? Ejendom De næste 2 er nye 4. DEAS EAN/GLN-nummer: Købers ordrenummer (se forklaring på følgende sider) Leverandøren kan læse mere på Vigtigt Hold styr på bestilte opgaver Det er ikke et krav at bruge papirrekvisitioner med gennemslag i tre kopier

5 O P LY S N I N G E R P Å FA K T U R A E N Fakturaen skal indeholde følgende oplysninger: Købers ordrenummer: Oplyses af bestilleren Bestillerens navn: Navn eller initial* Leveringsadresse: Oplyses af bestilleren (Adressen hvor opgaven er udført eller varen leveret) Fakturaadresse: Oplyses af bestilleren (Adressen der skal betale regningen) Rekvisitionsnummer eller FS opgavenummer**: Oplyses af bestilleren Eksempel: Købers ordrenummer: W1F Bestillers navn: Anders Andersen, Servicefirmaet Fejekosten Leveringsadresse: Tinghøjvej 57a, 2860 Søborg Fakturaadresse: Tinghøjvej 57-65, 2860 Søborg Rekv./Opgave nr.: Eventuelt CVR-nummer: Ejendommens CVR-nummer Hvis leverandøren kræver CVR-nummer er det ejendommens CVR-nummer, der skal påføres -IKKE DEAS CVR-nummer. *Er Bestilleren et eksternt ejendomsservicefirma, der agerer som Vicevært på en ejendom, skal både firmanavn og bestillerens navn skrives i feltet. **Er kun påkrævet, hvis bestilleren har oplyst et nummer. Opgavenummeret og rekvisitionsnumre skal skrives i feltet Besked til kunden. 5

6 K Ø B E R S O R D R E N U M M E R VIGTIGT! Numrene skal skrives med bindestreger bortset fra sagsnr. Der kan både bruges store og små bogstaver Der må ikke være mellemrum Du skal kende ejendommens nummer eller sagsnummer 3 typer af Købers ordrenummer F.eks.: W1F W1 = Workflow 1 F = Finansenhed De forskellige workflows Workflow Navn Opbygning af Købers Eksempler på Købers ordrenummer ordrenummer W1 Drift/Vedligehold W1Fxx-xx W1F W2 Byggesag W2Sxxxxxx W2S W3 Forening W3Fxx-xx W3F W4 Flyttesag W4Lxx-xx-xx W4L W6 Forsikringssag W6Sxxxxxx W6S W8 FS W8F2-10 W8F2-10 W14 Flyttesag Almene W14Fxx-xx W14L Forklaring Start altid med W+workflowets nummer Derefter indsættes F+ejendommens nummer Husk én bindestreg L+lejemålsnummer Husk to bindestreger S+sagsnummer Husk INGEN bindestreger Eksempel Wxx WxxFxx-xx WxxLxx-xx-xx WxxSxxxxxx

7 D R I F T S W E B - H J E M M E S I D E T I L G O D K E N D E L S E A F FA K T U R A E R Hjemmeside til godkendelse af fakturaer Du kan få en når der er fakturaer til godkendelse Tjek indbakken HVER DAG som fast rutine - fx efter frokost Virker på alle enheder: PC Tablet/Ipad Smartphone Indeholder også Kontaktinfo på medarbejdere tilknyttet ejendommen Drift og vedligeholdsbudgetter på ejendommen Beboerlister Saldo indvendig vedligehold Fraflyttere Tomgang Driftsweb er IKKE en erstatning for Unik Web: Viceværter

8 S Å D A N F I N D E R D U D R I F T S W E B Step 1: Gå ind på DEAS.dk og klik på Login Step 2: klik derefter på Login til Driftsweb

9 D R I F T S W E B - A D G A N G S K O D E O G B R U G E R N AV N Har du ikke et kodeord, skal du kontakte ITsupport: Send en til 112@deas.dk og oplys følgende: > Hvem du er (firmanavn og CVR-nummer) > > Mobilnummer/Direkte nummer > Navn og Nummer på ejendomme du er tilknyttet Du skal rette kodeordet til et personligt kodeord FØRSTE gang du logger ind Brugernavn og Kodeord er personligt og må IKKE deles med andre Klik på LOG PÅ Ansvaret for en fakturagodkendelse er knyttet til brugerprofilen (brugernavn og kodeord)

10 D R I F T S W E B - R E T D I T K O D E O R D - 3 S T E P Ret dit kodeord første gang du åbner Driftsweb 10 Step 1: Klik på dit navn og klik derefter på undermenuen Kontooplysninger Step 2: klik på knappen SKIFT for at rette kodeord. PS: Brugernavn kan IKKE rettes. Step 3: Skriv først det gamle kodeord. Skriv det nye kodeord to gange klik derefter på OK

11 D R I F T S W E B - I N D B A K K E N Du finder de fakturaer du skal godkende i indbakken. Step 1: I INDBAKKE vises en liste med alle de fakturaer du skal godkende. Klik på en faktura for at åbne den og se mere. Step 2: Vælg mellem Godkend, Afvis, Se bilagsdokument eller gå Tilbage til indbakken

12 D R I F T S W E B V I S B I L A G S D O K U M E N T ( S E H E L E FA K T U R A E N ) Sådan får du vist den faktura leverandøren har sendt. Step 3: Faktura åbnes. Step 1: Knappen Hent bilagsdokument åbner fakturaen så du kan se hvad leverandøren har skrevet. Step 2: Klik på knappen Åbn i den gule bjælke, der dukker op i bunden. (Vises anderledes på en Ipad eller smartphone)

13 D R I F T S W E B G O D K E N D FA K T U R A 2 S T E P Sådan godkender du en faktura. Step 1: Klik på knappen GODKEND hvis fakturaen er ok, og klar til leveringsgodkendelse. Step 2: Når du godkender en faktura kan du skrive konto-oplysninger i notefeltet og eventuelt andre kommentarer, som er relevant for modtageren. Knappen OK gennemfører godkendelsen Knappen ANNULLER går tilbage til fakturaen.

14 D R I F T S W E B A F V I S FA K T U R A 2 S T E P Sådan afviser du en faktura. HUSK du må kun afvise fakturaer du ikke kender til. Fejl i en faktura kræver en kreditnota og skal ikke afvises Step 1: Klik på knappen AFVIS hvis du ikke kender til fakturaen og derfor ikke kan godkende den. Step 2: Afvis KUN fakturaer du IKKE kender til. Skriv ALTID hvorfor du afviser fakturaen i notefeltet. Knappen OK gennemfører afvisningen Knappen ANNULLER går tilbage til fakturaen.

15 D R I F T S W E B F E J L I FA K T U R A / K R E D I T N O TA Er der fejl i en faktura DU skal selv kontakte leverandøren og informere om fejlen Er der fejl i fakturaen, skal leverandøren fremsende en kreditnota og en ny korrekt faktura Fakturaen med fejl lader du stå i indbakken indtil du modtager kreditnotaen. Når du har modtaget kreditnotaen Godkend fakturaen med fejl skriv i notefeltet at fakturaen har fejl og kreditnota er modtaget Godkend kreditnota Godkend den nye korrekte faktura

16 B R U G F O R H J Æ L P Der er flere hjælpemidler Ejendomsservicefirmaer/Viceværter Tal med Driftschefen Skriv en til e-fakturateamet på efakturateam@deas.dk Se vejledninger på Angående adgangskode til Driftsweb - skriv en 112@deas.dk Leverandører E-fakturateamet skriv en til e-fakturateamet på efakturateam@deas.dk Ring til Indkøbschef Boe Siersbæk på Vejledninger på