Sektorredegørelse Fællescentrene Forslag til nye og ændrede indsatsområder samt kvalitetsmål

Transkript

1 Sektorredegørelse Fællescentrene Forslag til nye og ændrede indsatsområder samt kvalitetsmål 1. Udfordringer og tilhørende indsatsområder Aktuelle udfordringer og tilhørende indsatsområder Udfordring 1: Økonomi i balance De økonomiske rammer for kommunerne er blevet stadig strammere, og den statslige kontrol af kommunerne er taget til. Det er derfor vigtigt at fastholde og udvikle en økonomi i balance. Greve Kommune skal overholde budgettet og derved leve op til Økonomiaftalen med regeringen og have en sund økonomi i balance. Budgetloven fra 2012 indebærer, at der fra og med 2014 indføres 4-årige udgiftslofter for de kommunale serviceudgifter. Dette øger nødvendigheden af et budgetfokus ud over det indeværende år. Indsats: Budgetstyring For at kunne forebygge budgetoverskridelser og sikre kontrol med forbrugsudviklingen er det nødvendigt med en stram og struktureret budgetstyring. Økonomien i Greve Kommune styres overordnet efter de økonomiske styringsregler, hvori det bl.a. fremgår, at hvert politisk udvalg har ansvar for at overholde den tildelte økonomiske budgetramme. Forudsætningen for den politiske budgetstyring er den månedlige, administrative budgetopfølgning, hvor der bl.a. er fokus på merforbrug og forbrugsudvikling, og de 2 årlige politiske opfølgninger som giver mulighed for at igangsætte konkrete tiltage for at sikre at budgettet overholdes. Økonomi & It vil arbejde med at videreudvikle økonomistyringen og skabe en endnu tydeligere sammenhæng mellem sektorredegørelserne og den løbende økonomi- og aktivitetsrapportering. Indsats: Controlling I er der arbejdet med udvikling af konceptet omkring økonomiske kontroller, så der ud over fokus på både kontrol og service/konsulentbistand, vil blive arbejdet med effektivisering af de økonomiske arbejdsgange ud fra en fælles dialog mellem Økonomi & It og den konkrete institution/center. Projektets mål er at lede frem til et mere effektivt kontrolniveau. Anbefalingerne vil blive implementeret i 2013 og samlet vil det betyde, at kommunen fremadrettet i endnu højere grad vil gennemføre kontroller ud fra en kontrolstrategi, der forholder sig til væsentlighed og risiko. Derved gennemføres de rigtige kontroller på de områder, hvor sandsynligheden for fejl og svig er størst og konsekvenserne værst. Indsats: Indkøb For at sikre bedst muligt råderum indenfor de økonomiske rammer, som kommunen er underlagt, skal der være fokus på at finde nye områder der med fordel kan konkurrenceudsættes samt at optimere og genudbyde eksisterende indkøbsaftaler. Som et led i arbejdet med at konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser har Byrådet vedtaget en udbudsstrategi for Greve Kommune for perioden Denne udmøntes i en udbudsplan, for 2013, der indeholder en identifikation af de varekøb og tjenesteydelser, der skal konkurrenceudsættes i Dette forventes bl.a. at dreje sig om rengøring af kommunale bygninger, vinduespudsning i kommunale bygninger, kantinedrift (afventer resultat af benchmark rapport), ekstern revision, rotte- og anden skadedyrsbekæmpelse, hjemmehjælp og evt. FÆLLESCENTRENE Side 1 September 2012

2 hjemmesygepleje på fritvalgsområdet, fastprisaftale på boligindretning samt byggekonsulentopgaver samt tolkebistand. Der sker en kontinuerlig videreudvikling af arbejdet med udbud og indkøb igennem kommunens samarbejde med bl.a. regionens øvrige kommuner i det såkaldte Fællesudbud Sjælland (FUS). Administrationen har endvidere indgået en række forpligtende aftaler gennem Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI). Udfordring 2: Kvalificeret betjening af politiske udvalg og Direktionen Betjening af den politiske og administrative ledelse er en væsentlig opgave for fællescentrene, der løbende udvikler betjeningen, så den foregår både kvalificeret og effektivt. Ny indsats: Kvalificere politiske beslutningsgrundlag. Ensartethed Kvaliteten i de politiske beslutningsgrundlag er løbende i fokus i fællescentrene, så politikerne får udleveret både velbelyste og gennemskuelige dagsordener og bilag som grundlag for de politiske beslutninger. For at skabe størst mulig ensartethed og kvalitet i de politiske beslutningsgrundlag udarbejder fællescentrene løbende skabeloner og retningslinjer for opstilling af de politiske dagsordener samt tilbyder kompetenceudvikling af nøglepersoner. Effektivitet I forhold til betjening af det politiske niveau smelter ønsket om større effektivitet sammen med ønsket om at digitalisere. Alle dagsordner og referater bliver produceret digitalt i kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, så det praktiske skridt hen imod den digitale politiker behøver ikke være stort. Fordelen ved en øget digitalisering er, at både administrationen og politikerne ikke skal håndtere de store mængder af papir, og det bliver nemmere at få adgang til og søge i det historiske materiale. Når det nye Byråd starter op til januar 2014, forventes det at være elektronisk. Ny indsats: Understøtte fokusområder i direktionens strategiplan Det voksende krydspres mellem forventningerne fra borgere og virksomheder og begrænsede offentlige ressourcer kalder på fortsat effektivisering og innovation i offentlig politik og service. Det handler grundlæggende om at skifte gear, bryde rammer og udvikle langtidsholdbare fleksible løsninger i forhold til servicering af borgerne. Nytænkning og kreativitet fremmes gennem løbende udvikling og ved at skabe en radikal innovativ organisationskultur, der støtter ledere og medarbejdere i at blive bedre til at løse opgaverne med færre ressourcer eller flere og nye opgaver med de samme ressourcer. Fællescentrene skal i dette arbejde både gå foran og vise vejen og facilitere processen i resten af organisationen. Som led i dette arbejde har Greve Kommune i samarbejde med andre kommuner samt Roskilde Universitetscenter iværksat et længere kompetenceudviklingsforløb med fokus på innovationsledelse og indgået i et samfinansieret PHD-projekt. Målet er, at understøtte udvikling af innovative løsninger, innovative metoder og innovationskultur. Fællescentre og fagcentre understøtter generelt direktionens arbejde med effektivisering og innovation og specifikt i forhold til direktionens 3 fokusområder og projekter, der udmønter de 3 fokusområder. Velfærdsteknologi og digitalisering Tættere samarbejde med civilsamfundet Nærvær og trivsel på arbejdspladsen FÆLLESCENTRENE Side 2 September 2012

3 Velfærdsteknologi og digitalisering Kernen i velfærdsteknologi og digitalisering er brugen af teknologi i mødet med borgeren og i kommunens interne processer. Velfærdsteknologi og digitalisering skal være med til at fastholde og udvikle et højt serviceniveau og frigive tid til de mellemmenneskelige relationer. Teknologiens arbejdskraftbesparende potentialer skal også udforskes og anvendes til løbende optimering af organisationen og understøtte borgerne i at blive mere selvhjulpne og dermed opleve større frihed. Byrådet har godkendt en digitaliseringsstrategi for Greve Kommune for perioden 2012 til 2015, der blandt andet indeholder elementer fra Den fælleskommunale og den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Strategien opstiller tre strategiske mål med det formål: at skabe økonomisk råderum gennem effektivisering og digitalisering. at udvikle den kommunale service og sikre en attraktiv kommune for borgere og virksomheder. at kommunen er en arbejdsplads i front med digitalisering og en attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Strategien udmøntes gennem årlige handleplaner. Handleplanen for 2012 er ved at blive gennemført, og der udarbejdes en handleplan for 2013, der forelægges til orientering for Byrådets Digitale Følgegruppe. Tættere samarbejde med civilsamfundet Der er et stort velfærdspotentiale i at mobilisere frivillig arbejdskraft i dele af velfærdssamfundets kernefunktioner. I Direktionens Strategiplan er der derfor sat fokus på udvikling af et tættere samarbejde mellem kommunens ansatte og civilsamfundet. Formålet er at skabe en udvikling, hvor de frivilliges bidrag i højere grad kan være med til, at kommunens ressourcer anvendes til at løse behov hos borgerne, der kræver en professionel indsats. Direktionen har nedsat et Frivillighedsnetværk som er ansvarlig for at udarbejde en frivillighedspolitik og styrke det frivillige arbejde, herunder være med til at skabe rammer for udvikling af Den Aktive Borger og Det Aktive Medborgerskab. Nærvær og trivsel på arbejdspladsen Indsatsen for at nedbringe sygefravær skal udvikles og løftes kontinuerligt for at effektivisere den samlede ressourceanvendelse i organisationen. I HR-regnskabet 2011 er udviklingen i sygefraværet og indsatsområder beskrevet. Årsagerne til sygefravær er komplekse og derfor er der iværksat flere tiltag for at nedbringe sygefraværet med særlig fokus på god ledelse, f.eks.: Obligatoriske velfærdssamtaler i forbindelse med sygefravær, uddannelse af B4 (before)-stressteams, psykologhjælp og diverse sundhedstiltag. Som led i budget er der iværksat et projekt som en forretningsmæssig investering med det formål at afsætte flere ressourcen til ekstraordinær indsats i de enheder, der har et højere sygefravær end det gennemsnitlige sygefravær inden for relaterede områder. Desuden kontaktes ledere, der har medarbejdere med mere end 40 dages fravær gennem det sidste år. Endelig er der igangsat et pilotprojekt inden for SFO og Hjemmeplejeområdet (MedHelp), hvor halvdelen af medarbejderne i tilfælde af sygdom melder sig syge til en sundhedsfaglig person, der kan rådgive omkring sygdomssymptomer. Projektet er forlænget indtil medio 2012, hvor også nogle skoler er med i ordningen. FÆLLESCENTRENE Side 3 September 2012

4 Udfordring 3: Tiltrække, fastholde og udvikle medarbejderne Greve Kommune skal fortsat være en attraktiv arbejdsplads med tilfredse og kvalificerede medarbejdere. Indsats: Attraktive arbejdspladser Byrådet har i 2011 godkendt en HR-strategi, der er med til at skabe grundlag for blandt andet en kvalificeret og prioriteret indsats i forhold til at tiltrække, fastholde og udvikle medarbejderne. Strategien bygger på Byrådets Vision 2020 og bærer overskriften Energi til og fra arbejdet. Strategien fastlægger en række pejlemærker for og beskriver særligt de tværgående indsatser kommunen arbejder med på HR-området. HR-strategien implementeres bl.a. som energi-tjek inden for 4 livsverdener på de lokale arbejdspladser. I 2012 vil der være særligt fokus på innovationsledelse, ledelsesteamudvikling, løndannelse. Opfølgning på HR-strategien fremgår af HR-regnskabet. I HR-regnskabet 2011 er der opstillet følgende udfordringer, som der arbejdes med i organisationen: Stigning i det lange sygefravær Lønsumsreduktion med virkning fra 2012 Øget behov for psykologhjælp Introduktionsforløb Indsats: Rekruttering og personaleomsætning Lavkonjunkturen er med til at ændre mobiliteten på arbejdsmarked gennem de senere år. I Greve Kommune er den eksterne personaleomsætning i første kvartal faldet fra 21% i 2008 til 14% i De kommende år står kommunen overfor flere udfordringer i forhold til at sikre en kvalificeret arbejdsstyrke. Stigning i antallet af ældre medarbejdere og færre økonomiske ressourcer bevirker, at kommunen fortsat skal arbejde på at tiltrække og fastholde de mest talentfulde medarbejdere. Arbejdspladsvurderinger, trivselsmålinger og exit-undersøgelser er med til at synliggøre årsager til personaleomsætning og målrette indsatser fremover. Endvidere er kvalificerede ansættelsesforløb en forudsætning for at kunne rekruttere de bedst kvalificerede medarbejdere. For at understøtte ansættelsesforløbene anvender kommunen tests på leder og specialistniveau og stiller forskellige vejledninger til rådighed på hjemmesiden. Indsats: Kompetence- og teamudvikling Faglig kompetenceudvikling i form af specifikke uddannelsesforløb og udviklende arbejdsopgaver er en vigtig faktor for medarbejdernes opfattelse af Det gode job. Og for organisationen er det centralt at medarbejderne anvender alle sine potentialer og løbende udvikler kompetencer for at kunne leve op til kravene om effektivitet og innovative løsninger. Tværgående interne uddannelsesforløb er med til at skabe større effekt af kompetence- og teamudviklingsaktiviteter. I 2011 blev det besluttet at afsætte kr. af trepartsmidlerne til at etablere en række interne kurser, hvor der er mulighed for at opnå AMU/VEU-støtte. Indsatsen fortsætter i Indsats: Ledelsesudvikling God ledelse er forudsætningen for at skabe arbejdspladser med høj trivsel. Ledelsesgrundlaget blev revideret i 2008, ledelsesudviklingsstrategi blev formuleret i 2009 og ledelsesevaluering blev gennemført i 2010 og Ledelsesudviklingsstrategien danner sammen med HR-strategien FÆLLESCENTRENE Side 4 September 2012

5 rammen for de ledelsesudviklingsindsatser Greve Kommune vægter. Fokus er både på individ, gruppe og organisationsniveau. I efteråret 2011 blev der gennemført et pilotprojekt omkring ledelsesteamudvikling. Projektet er delvist udfoldet i starten af 2012 som et generelt tilbud til kommunens lederteams. Indsats: Trivsel og arbejdsmiljø Den obligatoriske trivselsmåling blev gennemført i 2011 og koblet til de lovpligtige Arbejdspladsvurderinger, herunder sygefraværsmønstret på arbejdspladsen. I 2012 udarbejder alle arbejdspladser handleplaner på baggrund af den samlede trivselsmåling og APV, hvilket danner grundlag for organisationens tværgående indsatser for forøgelse af trivslen. Det samlede trivselsmålingsresultat vil udgøre en del af HR-regnskabet for Arbejdstilsynet har haft stigende deres fokus på Greve Kommune. I 2010 havde kommunen mere end dobbelt så mange tilsyn sammenlignet med 2009 med 6 tilsynsbesøg. I 2011 var besøgsfrekvensen tilbage i normalt leje. I 2012 er antallet af tilsynsbesøg igen steget og der er særligt opmærksomhed på udviklingen i antallet af påbud. FÆLLESCENTRENE Side 5 September 2012