Uanmeldt tilsyn ved Bo- og Aktivitetstilbuddet Bo-Hedensted tlf Bygmarken 25, 8722 Hedensted Hus 23

Transkript

1 Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn ved Bo- og Aktivitetstilbuddet Bo-Hedensted tlf Bygmarken 25, 8722 Hedensted Hus 23 Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Udført af Bunk & Elkjær: Vivian Elkjær og Ruth Bunk den 7. juni 2011 Dato Indledning og formalia Bo-Hedensted er et specialiseret bo- og aktivitetstilbud til voksne, der har autisme og/eller betydelig og varig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. På Bækketoften er der 19 pladser til borgere med autisme (Lov om Social Service 108/ 104), og på Bygmarken er der 24 pladser til borgere med væsentlig funktionsnedsættelse (Lov om Almene Boliger m.v. 105 stk. 2/Lov om Social Service 83-87). Bo- og aktivitetstilbuddet er integreret og gives som et helhedstilbud. Ellen Brunebjerg Tel Side 1 Forinden tilsynsbesøget forberedte tilsynet sig ved hjælp af rapporten fra det seneste anmeldte tilsyn og den udarbejdede handleplan for opmærksomhedspunktet, rapporten fra det seneste uanmeldte tilsyn og den udarbejdede handleplan, to magtindberetninger, samt hjemmesiden og Tilbudsportalen. Under tilsynsbesøget blev der udleveret lokale tilføjelser til retningslinjer for individuelle planer, kommunikation og brugerinddragelse, udkast til årshjul, beskrivelse af diverse faner og oversigter i Bosted System, kommunikations-observationsskemaer i forhold til den enkelte borger, oversigt over graden af indflydelse på eget liv individuelt og i fællesskabet samt en instruks for medicinhåndtering. Seneste tilsyn var anmeldt og fandt sted den 30. september Der var følgende opmærksomhedspunkt i tilsynsrapporten: Medicinadministration: Tilbuddet bør udvikle procedurer for hvordan fejl og utilsigtede hændelser anvendes til fælles læring i afdelingen og i hele organisationen. Tilsynsrapporten er tilgængelig på tilbuddets hjemmeside og på Region Midtjyllands hjemmeside, men ikke på Tilbudsportalen. Dette uanmeldte tilsyn på Bygmarken havde fokus på: - Opfølgning på relevante opmærksomhedspunkter fra tidligere tilsyn. - Implementeringen af Den Danske Kvalitetsmodel på Socialområdet i forhold til individuelle planer, kommunikation og brugerinddragelse. - Forhold vedrørende magtanvendelse og medicinhåndtering. Deltagere i tilsynet

2 Ledelsen: Forstander Karen Bro Pædagogisk leder Pia Graakjær Medarbejder: Pædagog Gennemgang af individuel plan Bruger: Født i 1952, boet i tilbuddet siden juli 2010 Født i 1932, boet i tilbuddet siden juli 1985 Program Tilsynet gennemførte interview med den pædagogiske leder og en medarbejder. Der blev gennemgået to individuelle planer i Bosted System med henblik på at undersøge implementeringen af de regionale retningslinjer i Den Danske Kvalitetsmodel på Socialområdet og de lokale tilføjelser til de retningsgivende dokumenter. Planerne blev tilfældigt udvalgt af tilsynskonsulenterne som en stikprøvekontrol. Afrunding af tilsynet blev foretaget sammen med forstanderen. Tilsynets samlede vurdering Bo-Hedensted har lavet lokale tilføjelser til de retningsgivende dokumenter vedrørende individuelle planer, kommunikation og brugerinddragelse. En gruppe bestående af den pædagogiske leder, arbejdsmiljøkoordinatoren og fire medarbejdere har arbejdet med den Danske Kvalitetsmodel på det sociale område (DDKM), Social Indikator Projekt (SIP) og implementeringen i Bosted System på fuld tid i den seneste måned. Der afholdes nu temadage for medarbejderne, så de bliver introduceret i anvendelsen af de nye muligheder i Bosted System. Der er endvidere udarbejdet et årshjul, som giver overblik over årets forløb. Individuelle planer skal fremover udarbejdes af dokumentationsteamet i dialog med kontaktpersonerne. Planerne skal indeholde en funktionsbeskrivelse, livshistorie, livskvalitetsskema og en helbredsmæssig beskrivelse. Der formuleres mål og delmål, og kommunikationsobservationsskemaet og skemaet vedrørende indflydelse på eget liv indgår som arbejdsredskab. Konceptet er nylig udmøntet i en skabelon i Bosted System, og den skal anvendes ved udarbejdelse af fremtidige planer. I skabelonen er der en hjælpetekst blandt andet med det formål at sikre borgerens inddragelse eller beskrivelse af manglende inddragelse. Den overordnede og koordinerende handleplan er udarbejdet på halvdelen af borgerne i forbindelse med statusmøder i efteråret, og det forventes, at den anden halvdel af borgerne får en handleplan i forbindelse med statusmøderne i foråret. De konkrete planer, som der blev taget udgangspunkt i under tilsynet, er forskellige, idet den ene består af et SIP skema, og der er diagrammer for borgerens tilfredshed i forhold til de enkelte livsområder, men der er ikke formuleret mål. Den anden plan er en egentlig individuel plan, der indeholder mål, indsatser og evaluering, lige som borgerens eventuelle ønsker/foretrukne aktiviteter fremgår. Der er udfyldt et medbestemmelses- og medindflydelsesskema, og borgeren har været inddraget i arbejdet. Side 2

3 Kommunikation afdækkes fremover via kommunikations-observationsskemaet, som udfyldes senest tre måneder efter indflytning og for nuværende borgere inden den 1. november Det samlede skema ligges som bilag til den individuelle plan i Bosted System. I den ene konkrete plan er der et særskilt punkt, der hedder kommunikation, som er udfyldt. Brugerinddragelse beskrives via en oversigt over graden af indflydelse på eget liv individuelt og i fællesskabet. Der tages udgangspunkt i borgerens funktionsbeskrivelse, og for hvert punkt vurderes indflydelsen på henholdsvis individuelt og fælles niveau, og svaret begrundes fagligt. I den ene konkrete plan er der vedlagt et medbestemmelses- og medindflydelsesskema samt et ugeskema. Indflydelsen fremgår tydeligt, og der gives relevante valg. Bygmarken har haft to indberettede akutte magtanvendelser i 2011, og magtindberetningerne viser, at der har været en dialog mellem tilbuddet og regionens konsulent omkring proceduren. Magtanvendelse er et fast punkt på vagtgruppemøder, både hvis der har været en episode og i forhold til hvordan medarbejderne må og kan agere i konkrete situationer. Nye medarbejdere bliver introduceret til magtanvendelse, og tilsynskonsulenterne kan anbefale, at der med et fast interval afholdes tematimer i forhold til lov og praksis, så det sikres, at medarbejdere, der har været ansat i flere år, er opdaterede i forhold til magtanvendelse. Medicinhåndtering beskrives i en fyldestgørende instruks for medicinhåndtering for Bo- Hedensted, der opfylder kravene i gældende vejledninger og bekendtgørelser. Der er en tydelig praksis omkring medicinhåndtering, og der er taget højde for betydningsfulde detaljer, som øger sikkerheden for borgeren, for eksempel popper medicininstruksen op på Bosted System første gang, en medarbejder logger på og ved ændringer, og medarbejderen skal bekræfte, at den er læst og forstået. Der er tydelige forholdsregler ved fejlmedicinering og andre utilsigtede hændelser, og arbejdsmiljøkoordinatoren er nøgleperson i dette arbejde sammen med medicinteamet. Siden sidste tilsyn er der strammet op på opfølgningen af sådanne hændelser, og de drøftes og anvendes nu med henblik på læring og fremtidig forebyggelse. Tilbudsportalen giver relevante informationer, og taksterne fremgår. Hjemmesiden giver sparsomme informationer og er ikke opdateret i forhold til taksterne. Det er fortsat tilsynets anbefaling at arbejde med profilering af tilbuddet via udvikling af hjemmesiden, ligesom de korrekte takster bør fremgå. Tilsynskonsulenterne ser ingen opmærksomhedspunkter Den generelle faglige indsats Aktuelt bor der 17 borgere samt to borgere i enkeltmandsprojekter på Bækketoften og 21 borgere på Bygmarken, og der er således ledige pladser. Bygmarken 19, 21 og 23 fungerer nu som ét hus med to ledere, dels en pædagogisk leder, dels en personale leder. Der er nedsat seks tværgående team dokumentationsteam, pædagogisk udviklingsteam, aktivitetsteam, økonomiteam, forflytningsteam og medicinteam. Side 3

4 Individuelle planer Bo-Hedensted har udarbejdet lokale tilføjelser til de regionale retningslinjer for individuelle planer i henhold til Den Danske Kvalitetsmodel på Socialområdet. Retningslinjerne omfatter indhold og formål, beskrivelse, indsats og ansvarlig, kvalitetsmål samt evaluering ud fra otte forskellige områder af betydning for arbejdet med individuelle planer. Individuelle planer skal udarbejdes af dokumentationsteamet i dialog med kontaktpersonerne, og de skal tjekkes fagligt af den pædagogiske leder, ligesom en administrativ medarbejder skal læse korrektur i forhold til det sproglige. Planerne skal indeholde en funktionsbeskrivelse, livshistorie, livskvalitetsskema (bygger på livsområderne i SIP) og en helbredsmæssig beskrivelse. Der formuleres mål og delmål, og kommunikations-observationsskemaet og skemaet vedrørende indflydelse på eget liv indgår som bilag. Konceptet er udmøntet i en skabelon i Bosted System, som skal anvendes ved udarbejdelse af fremtidige planer. I skabelonen er der en hjælpetekst, som blandt andet har til formål at sikre borgerens inddragelse eller beskrivelse af manglende inddragelse. På forsiden i Bosted System vil de ansvarlige personer blive benævnt, ligesom mål og delmål vil fremgå og kommunikere med dagbogsnotaterne. Den overordnede og koordinerende handleplan, jf. Lov om Social Service 141, er blevet udarbejdet på halvdelen af borgerne i forbindelse med statusmøder i efteråret, og det forventes, at den anden halvdel af borgerne får en handleplan i forbindelse med statusmøderne i foråret. En lovændring har bevirket, at borgerne nu har forskellige sagsbehandlere, idet de har forskellige handlekommuner. Borgerne i Hus 23 kan ikke deltage direkte i arbejdet med handleplaner og individuelle planer på grund af deres funktionsnedsættelser, men de inddrages via dialog med medarbejderne og medarbejdernes tolkninger. Tilsynskonsulenterne udvalgte tilfældigt to individuelle planer i Bosted System. Den første plan er scannet ind som et pdf-dokument. Planen blev forsøgsvis lavet som et SIP-skema, men hverken tilbuddet eller kommunerne syntes, at det var fyldestgørende. Der er udarbejdet diagrammer for borgerens tilfredshed i forhold til de enkelte livsområder, men der er ikke formuleret mål. Den anden plan er ikke et SIP-skema, men en egentlig individuel plan, der indeholder mål, indsatser og evaluering, ligesom borgerens eventuelle ønsker/foretrukne aktiviteter fremgår. Der er udfyldt et medbestemmelses- og medindflydelsesskema, og borgeren har været inddraget i arbejdet. En væsentlig samarbejdspartner har været fysioterapeuten, som har lavet en selvstændig beskrivelse. De ansvarlige medarbejdere er ikke synlige i denne plan, som er udarbejdet af kontaktpersonerne. Kommunikation Omkring kommunikation er der udarbejdet lokale tilføjelser til de regionale retningslinjer i henhold til Den Danske Kvalitetsmodel på Socialområdet. Retningslinjerne omfatter indhold og formål, beskrivelse, indsats og ansvarlig, kvalitetsmål samt evaluering ud fra seks forskellige områder af betydning for arbejdet med kommunikation. Kommunikation afdækkes via kommunikations-observationsskemaet, som udreder og vurderer kommunikationen ud fra tre områder borgerens sprog og signaler i forhold til at udtrykke ja og nej, borgerens sprog og signaler i forhold til hvad borgeren kan lide og ikke kan lide, og hvordan borgeren udtrykker grundfølelser. Skemaet udfyldes senest tre måneder efter indflytning og for nuværende borgere inden den 1. november Det samlede skema ligges som bilag til den individuelle plan i Bosted System. Side 4

5 I den ene konkrete plan er der et særskilt punkt, der hedder kommunikation, som er udfyldt. Kommunikations-observationsskemaet er først udarbejdet nu og skal anvendes frem over, hvilket ifølge den pædagogiske leder vil styrke fagligheden i afdækningen af borgerens kommunikation og dermed medvirke til at præcisere mål og indsats. Brugerinddragelse Omkring brugerinddragelse er der udarbejdet lokale tilføjelser til de regionale retningslinjer i henhold til Den Danske Kvalitetsmodel på Socialområdet. Retningslinjerne omfatter indhold og formål, beskrivelse, indsats og ansvarlig, kvalitetsmål samt evaluering ud fra ni forskellige områder af betydning for arbejdet med brugerinddragelse. Brugerinddragelse beskrives via en oversigt over graden af indflydelse på eget liv individuelt og i fællesskabet. Der tages udgangspunkt i borgerens funktionsbeskrivelse, som omhandler 16 forskellige punkter. For hvert punkt vurderes om der er indflydelse på henholdsvis individuelt og fælles niveau, og svaret begrundes fagligt. Hvis der er indflydelse afkrydses der i forhold til graden af indflydelse bestemmer selv, har indflydelse på eller bestemmes af andre. På organisatorisk niveau har borgerne ikke direkte indflydelse, men forstanderen og nogle pårørende er organiseret i en boligforening. I den ene konkrete plan er der vedlagt et medbestemmelses- og medindflydelsesskema samt et ugeskema. Det fremgår tydeligt, hvilke aktiviteter og arrangementer borgeren kan vælge til og fra. Der arbejdes målrettet med at flytte fokus fra, at alt skal gøres i fællesskab til, at borgeren vælger sit fællesskab selv. Aktiviteter skal være et tilbud, når det giver mening for borgeren. Oversigten over graden af indflydelse på eget liv individuelt og i fællesskabet er en videreudvikling af medbestemmelses- og medindflydelsesskemaet, hvilket ifølge den pædagogiske leder forventes at forbedre arbejdet med brugerinddragelse. Magtanvendelse Bygmarken har haft to indberettede akutte magtanvendelser i Begge episoder omhandlede samme borger, der i forbindelse med konflikter blev ført til egen lejlighed, jf. Lov om Social Service 126 stk. 1. Den ene magtanvendelse er ulovlig, idet den ikke var nødvendig i henhold til loven. Magtindberetningerne viser, at der har været en dialog mellem tilbuddet og regionens konsulent omkring proceduren. Magtanvendelse er et fast punkt på vagtgruppemøder. Hvis der har været en episode eller en voldsom situation, drøftes den, og i nogle tilfælde udarbejdes der særlige forholdsregler i forhold til en enkelt borger med henblik på at undgå magt og vold. Der er ligeledes løbende drøftelser af, hvordan medarbejderne må og kan agere i konkrete situationer. Nye medarbejdere får magtbekendtgørelsen udleveret og skriver under på at efterleve den. Indenfor det første års ansættelse deltager medarbejderne i en introduktionsdag, hvor forstanderen blandt andet fortæller om magtanvendelse. Medarbejderne modtager ekstern supervision ved behov. Tilsynskonsulenterne kan anbefale, at der med et fast interval afholdes tematimer i forhold til lov og praksis, eventuel med deltagelse af regionens konsulent, så det sikres, at medarbejdere, der har været ansat i flere år, er opdaterede i forhold til magtanvendelse. Side 5

6 De sundhedsmæssige rammer Medicinhåndtering Der er udarbejdet en fyldestgørende instruks for medicinhåndtering for Bo-Hedensted, der opfylder kravene i Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler af den 30. juni 2006 og i relevante bekendtgørelser. Instruksen følger endvidere DDKMs standard for medicin. Der er en tydelig praksis omkring medicinhåndtering, og der er taget højde for betydningsfulde detaljer, som øger sikkerheden for borgeren. Ved ændringer i medicininstruksen popper den op på Bosted System første gang, en medarbejder logger på, og medarbejderen skal bekræfte, at den er læst og forstået. Først derefter kan medicinskemaerne ses, og arbejdet med borgerens medicin kan påbegyndes. Kompetencefordelingen i forhold til medicinhåndtering og andre funktioner er tilgængelig på Bosted System, og oplysningerne kan søges og findes hurtigt. Der er tydelige forholdsregler ved fejlmedicinering og andre utilsigtede hændelser, og arbejdsmiljøkoordinatoren er nøgleperson i dette arbejde sammen med medicinteamet. Siden sidste tilsyn er der strammet op på opfølgningen af sådanne hændelser, og de drøftes og anvendes nu med henblik på læring og fremtidig forebyggelse. Medicinen opbevares i aflåste skabe på gangen, og de sidste elementer i medicinmodulet i Bosted System tages i anvendelse i slutningen af denne måned, blandt andet dokumentationen ved udlevering af dosis. Andre forhold Tilbudsportalen giver relevante informationer, og døgntaksten for Bygmarken, der omfatter både bo- og aktivitetstilbud, er 2067 kr. Der er nævnt flere lovparagraffer, men ikke hvilke love de omhandler. Hjemmesiden giver sparsomme informationer og er ikke opdateret i forhold til taksterne. Ved tidligere tilsyn blev det anbefalet at arbejde med profilering af tilbuddet, herunder udvikling af hjemmesiden, og det er fortsat tilsynets anbefaling. Endvidere bør de korrekte takster fremgå af hjemmesiden. Forstanderen oplyser, at der er iværksat et arbejde i regionen omkring udvikling af nye hjemmesider, og personale lederen fra Bo-Hedensted deltager. Side 6