Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 47 torsdag den 9. november 2017 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Thomas B. Steffan N. Fraværende: Vivian P. Hanny D. Zacarias S. Fra Kollegiekontoret deltog boliginspektør Gert A. Ejlertsen, økonomimedarbejder Birgit Nørgaard og varmemester Ole Fenger Lassen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning 3. Repræsentantskabsmedlem til Kollegiekontorets repræsentantskab 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 5. Aktuel drift 2017/18 6. Nyinvesteringer 2018/19 7. Orientering fra Kollegiekontoret 8. Evt. Da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 8 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 46 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Side 1 af 7

2 Formand Thomas B. Næstformand Steffan N. Kasserer Vivian P. Sekretær Hanny D. Menigt medlem Zacarias S. Suppleant Andreas K. P. Suppleant Niklas S. H. Ad 3. Valg af repræsentantskabsmedlem Kollegiets beboere har besluttet at bestyrelsen udpeger et repræsentantskabsmedlem og det meddeles at Thomas B. er udpeget til at deltage i Kollegiekontorets repræsentantskabsmøde den 23. november Ad 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 Årets resultat viser et overskud på kr. og skyldes hovedsageligt: Besparelse på rengøring af fællesarealer. Tilbagebetaling af beboerfaciliteter fra tidligere år. Øgede renteindtægter som følge af højere renteniveau i fællesforvaltningen. Ovenstående modsvares til delvis af: Merforbrug på vand, varme, el og almindelig vedligeholdelse. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne inkl. resultatkontoen er forøget med kr. da der i perioden er anvendt langt mindre end der er budgetteret. Nettokapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over afdrag på lån. Offentlige og andre faste udgifter Vandafgift Der er brugt ca kr. mere end budgetteret. Renovation Besparelse på ca kr. Forsikringer Afvigelsen skyldes en lavere indeks regulering end antaget ved budgetlægningen. Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Der indhentes tilbud på forsikring hvert 5. år, der er indgået ny forsikringsaftale pr. 1. august 2017, og kollegiet er de næste 5 år forsikret hos Gjensidige. Side 2 af 7

3 Energiforbrug Varme Der er en mindre afvigelse på ca kr. El Der er en merudgift på ca kr. på grund af øget forbrug. Bidrag til boligorganisationen Administrationsbidrag - Der er indbetalt ca kr. til administrationsbidrag, indstillingsgebyr og tillægsydelser til Kollegiekontoret, hvilket svarer til det budgetterede. Dispositionsfond Der indbetales 559 kr. til dispositionsfonden pr. lejemål. Det er et pligtmæssigt og lovbestemt bidrag til opsparing i boligselskabet, og bruges til at imødegå økonomiske problemer. Den enkelte afdeling kan søge om tilskud såfremt det måtte være nødvendigt, og fonden er et økonomisk sikkerhedsnet og en fælles reserve. Variable udgifter Renholdelse Besparelse på ca kr. på løn til ejendomsfunktionær som følge af færre ansatte. Besparelse på rengøringsartikler og på rengøring af fællesarealer på i alt ca kr. Almindelig vedligeholdelse Der er brugt ca kr. mere end budgetteret, efter gennemgang af regnskabet vil inspektøren gennemgå de udførte arbejder mere detaljeret. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der er brugt kr. der dækkes af de opsparede midler I har som indestående i banken. Inspektøren gennemgår hvilke arbejder der er udført. Særlige aktiviteter Administration og sæbekøb, som er udgiften til drift af fællesvaskeri, skal ses i sammenhæng med indtægten fra vaskeriet, som findes under Ordinære Indtægter. Dermed er der et netto overskud på ca kr. Diverse udgifter Til beboerfaciliteter er der budgetteret kr. og heraf er der overskud på kr., desuden er der i fra 15/16 overført et overskud på kr. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. For at opnå en jævn husleje budgetteres her med 20 år. Ekstraordinære udgifter Afskrivning på lån af egne midler til solceller på kr. Tab ved fraflytning, 4 sager fra tidligere år er afskrevet og dækkes dels af egne henlæggelser kr. (egne henlæggelser svarer til 322 kr./lejemål) og resten dækkes af dispositionsfonden med kr. Årets overskud Årets overskud på kr. anvendes således: Side 3 af 7

4 Afvikling af underfinansiering (solceller) kr. Overført til opsamlet resultat, kr. Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Der har været en lejeindtægt på kr. som svarer til det budgetterede. Erhverv Lejeindtægt fra TDC og Telia kr. som svarer til det budgetterede. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. For dette regnskabsår er der en forrentning på 1,45 % mod det budgetterede på 0,5 %. Det giver en merindtægt på ca kr. Andre ordinære indtægter Indtægten fra fællesvaskeri er kr. og skal ses i sammenhæng med udgifterne til sæbekøb og administration under Særlige aktiviteter. Afvikling af overskud - der afvikles overskud fra tidligere år på i alt kr. Ekstraordinære indtægter Korrektion vedr. tidligere år Afdragsordning med fraflytter. IT-regnskab Underskud på 148 kr. fra forbrugsregnskabet overføres til det kommende budget. Antenneregnskab Overskud på kr. fra forbrugsregnskabet overføres til det kommende budget. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2016/17. Arbejderne på almindelig vedligeholdelseskontoen blev gennemgået. Vand Et merforbrug i forhold til budgettet på 10 %. Budgettet for indeværende år er sat til m 3. Budgettet for 2018/19 foreslås ændret til m 3. El Et merforbrug i forhold til budgettet på 17 %. Budgettet for indeværende år er sat til kwh. Budgettet for 2018/19 foreslås nedsat til kwh. Varme Et merforbrug i forhold til budgettet på 11 %. Side 4 af 7

5 Budgettet for indeværende år er sat 400 MWh. Budgettet for 2018/19 foreslås ændret til 460 MWh Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på kr., og der er anvendt i alt kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning, græsklipning, grønt arbejde og kloak. Træplantning. Grundejerforeningskontingent. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og beslag og tætning af vinduer. Bygning, boliger Reparation og udskiftning af låse, rengøring efter syn og indkøb af maling til beboere. Bygning, fælles indvendig Falck abonnement. Abonnement på brandmateriel. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer, indkøb af el-artikler, vand- og afløbsinstallationer og ventilationsanlæg. Reparation af elevator samt service. Drift af ADK. Materiel Service plæneklipper, redskaber og værktøj. Bøjle til traktor. Højtryksrenser. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der var planlagte udgifter for kr. Der er anvendt kr. til bl.a. følgende arbejder: Terræn Lysarmatur ved cykelskur. Plantning af træer. Bygning, klimaskærm Beslag til vinduer. Udtagning og isætning af vindue til ny projekt. Bygning, boliger Maling af lejligheder. Bygning, fælles indvendig Indkøb af 4 stk. støvsuger. Bygning, tekniske anlæg/installationer 7 køleskabe er udskiftet. Materiel Ingen udgifter. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Side 5 af 7

6 Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2017/18 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på kr. Der er åbne rekvisitioner for kr. som der er bestilt eller udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. PPV arbejder Der er planlagt udgifter for i alt kr. Der er pr brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Udskiftning af lysstander. Ny lyskilde. Bygning, klimaskærm Faldsikring på tag. Taglem til tag. Vinduesbeslag Teknisk rådgivning for vinduesprojekt Bygning, boliger Maling af værelse og bad. Løbende maling af træværk, vægge og lofter. Udskiftning af badeforhæng løbende. Udskiftning af alle låse, samt skydedøre til cykelrum. Bygning, fælles indvendig Polering af gang ved 1-8 og Dørpumper ved indgangsdøre. Træbetonplader på lofter i gange. Nye lysarmaturer. Bygning, tekniske anlæg/installationer 2 stk. vaskemaskiner Udskiftning af radiator 1 køleskab. Indregulering af ventilationsanlæg efter færdiggørelse af nye køkkener. (Efter vinduesudskiftning) Nye kabelbakker på tag. Reparation af varmeanlæg. Materiel Løvsuger Vinduesprojekt: Præsentation af forslag fra arkitekt. Ønske fra bestyrelsen af termoruder i nordsiden også Side 6 af 7

7 bliver med en høj G faktor (varmereflektion). Brandalarm Beboerne ønsker at der bliver opsat varslingsanlæg på alle gange. GAE indhenter pris på alarmer. Skal kunne advisere alle beboere i en blok. Ad 6. Nyinvesteringer 2017/18 Borde og stole i gange: Optælling fremsendes fra bestyrelsen. Evt. køb af borde fra Svane Kollegiet. Afdelingsbestyrelsen ønsker følgende indarbejdet i kommende budget: Nyt inventar i fællesrum og supplering af borde/stole på fællesgange. Bestyrelsen får optalt hvor mange borde og stole der er på gangene, så vi kan få suppleret op. Evt. køb af borde fra Svane Kollegiet. Ole kan lave en fremvisning ved besøg på Svane Kollegiet. Bestyrelsen kommer med forslag til indretning af fællesrummet. Udskiftning af vinduer er et stort ønske pga. mange reparationer på eksisterende vinduer. GAE rykker vinduesudskiftningen frem. Andre nyinvesteringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar Ad 7. Orientering fra Kollegiekontoret Ingen meddelelser. Ad 8. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der indkaldes til afdelingsmøde snarest, det forventes afholdt inden 4 uger. Formanden sender referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret samt give besked ved ændring i bestyrelsessammensætning. Referatet skal endvidere lægges på kollegiets hjemmeside bestyrelsen kan sende det til Kollegiekontoret, så sørger vi for det. Mødet sluttede kl Referent: Gert A. Ejlertsen/Birgit Nørgaard Referat sendt d /dbs Side 7 af 7