Statsforvaltningens brev til en borger Henvendelse vedrørende aktindsigt i Hørsholm Kommune

Transkript

1 Statsforvaltningens brev til en borger Dato: Henvendelse vedrørende aktindsigt i Hørsholm Kommune I forlængelse af Statsforvaltningens udtalelse af 16. oktober 2015 har Hørsholm Kommune den 17. december 2015 truffet en ny afgørelse om retten til aktindsigt i kommunens kontrakter med X om levering af el. Du har den 18. december 2015 på vegne af Y rettet telefonisk henvendelse til Statsforvaltningen vedrørende afgørelsen, idet kommunen på ny har meddelt delvist afslag på aktindsigt. Forelagt Statsforvaltningens telefonnotat af 18. december 2015 har Hørsholm Kommune den 29. januar 2016 genvurderet afgørelsen. Da afgørelsen fastholdes er sagen indbragt for Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at de undtagne oplysninger i kontrakterne er oplysninger om X drifts- og forretningsforhold, der er omfattet af offentlighedslovens 30, nr. 2. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Eva Sonne Telefon: EAN-Nr skriv til os via borger.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på Statsforvaltningen har endvidere under hensyn til oplysningernes karakter konkret vurderet, at disse er undtaget fra retten til aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 30, nr. 2. Det er således Statsforvaltningens opfattelse, at Hørsholm Kommune har været berettiget til at undtage de pågældende oplysninger, idet der gælder en formodning for, at en udlevering af oplysninger af den omhandlede karakter vil indebære en nærliggende risiko for, at X vil lide økonomisk skade af betydning. Hørsholm Kommune har ikke i den konkrete sag færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen af vores udtalelse af 16. oktober 2015, og kommunen har heller ikke underrettet dig om udsættelsen, grunden herfor eller hvornår anmodningen kunne forventes færdigbehandlet, inden fristens udløb, jf. offentlighedslovens 36, stk. 2. 1

2 Efter en samlet vurdering er det Statsforvaltningens opfattelse, at den tid, der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodning, ikke ligger inden for lovens rammer. Statsforvaltningen bemærker, at Hørsholm Kommune først den 18. november 2015 har underrettet dig om grunden for udsættelsen, og at kommunen i den forbindelse ikke har angivet en mere præcis oplysning om, hvornår der kunne forventes at foreligge en afgørelse. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Den 16. oktober 2015 har Statsforvaltningen afgivet en udtalelse om Y ret til aktindsigt i Hørsholm Kommunes kontrakter med X om levering af el. Det fremgår af denne udtalelse, at ikke alle de oplysninger, som kommunen i sin afgørelse af 6. marts 2015 har undtaget fra retten til aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 30, nr. 2, er omfattet af bestemmelsen, idet oplysninger om blandt andet navne på kommunens medarbejdere, de pågældende medarbejderes kontaktoplysninger samt klokkeslæt ikke er omfattet af undtagelsesbestemmelsen. Det fremgår endvidere af udtalelsen, at kommunen ikke i medfør af offentlighedslovens 30, nr. 2, med den i afgørelsen af 6. marts 2015 anførte begrundelse, har været berettiget til at undtage oplysninger om forretningsforhold, der ellers som udgangspunkt er omfattet af bestemmelsen. På foranledning af Statsforvaltningens udtalelse har Hørsholm Kommune genoptaget behandlingen af sagen. Forud for afgørelsen har kommunen indhentet en ny udtalelse fra X. Du har ved af 9. november 2015 på vegne af Y rettet henvendelse til Hørsholm Kommune vedrørende sagen og påpeget, at du ikke er bekendt med, at kommunen har foretaget sig noget i anledning af Statsforvaltningens udtalelse. Hørsholm Kommune har ved af 11. november 2015 meddelt dig, at sagen er genoptaget og under behandling. Du har samme dag rettet henvendelse til Statsforvaltningen om Hørsholm Kommunes sagsbehandling. Efterfølgende har Hørsholm Kommune ved af 17. november 2015 sendt dig en udtalelse af 5. november 2015 fra X. Du har ved af 18. november 2015 svaret, at det ikke er nødvendigt at inddrage X i sagen eller partshøre dig, og at det er din opfattelse, at Hørsholm Kommune forhindrer dig i hurtigt at modtage den fulde aktindsigt, som du har bedt om for længe siden. Hørsholm Kommune har ved af samme dag over for dig gjort rede for, hvorfor det ifølge kommunens opfattelse er nødvendigt at inddrage X i sagen. 2

3 Hørsholm Kommune har den 25. november 2015 telefonisk oplyst over for Statsforvaltningen, at sagens behandling afventer en tilbagemelding fra dig. Statsforvaltningen har samme dag telefonisk orienteret dig herom. Efterfølgende har du ved af samme dag oplyst over for Hørsholm Kommune, at du ikke har bemærkninger til indholdet af X udtalelse. Ved af 7. december 2015 har du på ny rettet henvendelse til Statsforvaltningen om Hørsholm Kommunes sagsbehandling. På foranledning heraf har Statsforvaltningen den 11. december 2015 anmodet Hørsholm Kommune om at oplyse, hvorpå sagen beror. Hørsholm Kommunes har den 17. december 2015 truffet afgørelse om delvist afslag på aktindsigt med følgende begrundelse: Jeg vedhæfter en ny udgave af de kontrakter, som du ved vores afgørelse af 6. marts 2015 fik delvis aktindsigt i. I de fremsendte kontrakter er personnavne og underskrifter, telefonnumre og øvrige kontraktoplysninger m.v. ikke længere undtaget. / / Oplysninger om priser og prisstrategier, herunder fordelingsprocenter, er der stadig ikke givet aktindsigt i (dvs. de er stadig overstreget i dokumenterne), da det efter vores fornyede vurdering fortsat er vores opfattelse, at disse oplysninger er omfattet af offentlighedslovens 30, nr. 2. Det er Hørsholms Kommunes vurdering, at oplysninger om priser og prisstrategier, inkl. fordelingsprocenter, er forretningsoplysninger af en sådan karakter, at de som udgangspunkt er omfattet af bestemmelsen. Vi forstår Statsforvaltningens udtalelse sådan, at Statsforvaltningen er enig heri. Som beskrevet i såvel vores afgørelse af 6. marts 2015 som i Statsforvaltningens udtalelse af 16. oktober, gælder der herefter efter offentlighedslovens forarbejder en klar formodning for, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at DONG vil lide skade af betydning. Spørgsmålet er herefter, om denne formodning i det konkrete tilfælde er bestyrket af de foreliggende nærmere oplysninger, eller om disse derimod afkræfter formodningen. Til belysning af de mulige skadevirkninger af den ønskede aktindsigt har Hørsholm Kommune indhentet en uddybende udtalelse fra X. Af udtalelsen dateret 5. november 2015 fremgår, at X fastholder, at priser og prisstrategier i aftalerne med Hørsholm Kommune er forretningsfølsomme for X og derfor efter Xs opfattelse skal undtages fra aktindsigt. Som begrundelse for dette har X anført: 3

4 Elmarkedet er kendetegnet ved ekstrem hård konkurrence og lave marginer og de afgørende konkurrenceparametre er elpris og aftale om finansiel rådgivning ud fra aftalte strategier med adgang for kunden til at kunne vælge at prissikre elprisen under aftaleforløbet. For at kunne begå sig i et sådant marked er det afgørende som leverandør at kunne tilbyde intelligente, robuste og gennemprøvede koncepter, som kunder kan se, at de har behov for. I aftalerne med Hørsholm Kommune er strategien (Risikostyring og Prisoptimering) sammen med de aftalte elpriser således helt centrale elementer. De aftalte priser er udtryk for konkurrencesituationen på tidspunktet for underskrivelsen af aftalerne. Hvis aftalte priser offentliggøres, vil konkurrenter ved at sammenholde dem med den på dette tidspunkt gældende markedssituation på engrosmarkedet (Nasdaq OMX) kunne analysere og få indblik i, hvorledes X på baggrund heraf foretager sin prissætning over for slutkunder. De potentielle økonomiske konsekvenser af en offentliggørelse af elpriserne og strategier vedrørende Risikostyring og Prisoptimering i aftalerne med Hørsholm Kommune vurderer vi til at være et tocifret millionbeløb. Hørsholm Kommune har herefter foretaget en vurdering af X s begrundelse for deres ønske om, at du ikke får aktindsigt i priser og prisstrategier i aftalerne med kommunen. Det er i den forbindelse vores opfattelse, at de risici, som X beskriver, er reelle. Der er således ingen tvivl om, at elmarkedet er kendetegnet ved en meget hård konkurrence, og at prissætning og prisstrategier er afgørende konkurrenceparametre. Det har det konkret været for Hørsholm Kommune ved valg af X som leverandør, og det må det efter kommunens opfattelse også forudsættes at være generelt i markedet. De oplysninger, som er overstreget i de fremsendte dokumenter, giver et indblik i disse forhold, som efter vores vurdering hvis der blev givet aktindsigt i dem må antages at kunne udnyttes kommercielt af virksomheder, der som din egen er i direkte konkurrence med X. Dette vil alt andet lige kunne påføre X en betydelig konkurrencemæssig/økonomisk skade. På den baggrund er det som nævnt indledningsvist vores vurdering, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at X vil lide skade af betydning. Om risikoen kan opgøres til et tocifret millionbeløb som estimeret af X har vi uden indhentelse af eksterne sagkyndige vurderinger som vi ikke mener os forpligtet til ingen mulighed for at vurdere, men det skal i den sammenhæng bemærkes, at skadepotentialet skal opgøres i forhold til en generel offentliggørelse af oplysningerne og ikke kun i relation til, hvilken din virksomheds anvendelse af oplysningerne vil kunne medføre. Det skyldes, at enhver anden konkurrent i givet fald også vil kunne få aktindsigt i oplysningerne, ligesom du eller din virksomhed frit vil kunne videregive oplysningerne. Ved vurderingen har vi desuden lagt vægt på, at det af Klagenævnet for Udbuds kendelse vedrørende aktindsigt af 6. januar 2014 i sagen Damasec IAG JV mod Udenrigsministeriet, j.nr , fremgår: Efter klagenævnets faste praksis vil oplysningerne om en tilbudsgivers delpriser ofte kunne undtages fra aktindsigt i medfør af den hidtidige bestemmelse i forvaltningslovens 15, stk. 1, jf. nu den tilsvarende bestemmelse i 15 b, nr. 5, idet en konkurrerende virksomheds kendskab til en tilbudsgivers konkrete prissætning og interne prisopbygninger vil kunne indebære en nærliggende risiko for, at tilbudsgiverens konkurrenceevne skades med et økonomisk tab til følge. Det er på den baggrund og efter det oplyste om konkurrencesituationen på det pågældende marked 4

5 klagenævnets vurdering, at de pågældende delpriser i bilag M1, bilag N, bilag W og tilbuddenes prisbilag skal undtages fra aktindsigt. Den foreliggende situation er efter vores opfattelse sammenlignelig med situationen i den nævnte kendelse, hvilket bestyrker, at der ved videregivelse af oplysninger om priser og prisstrategier, herunder fordelingsprocenter, underpriser og andre mellemregninger, vil være nærliggende risiko for, at X vil lide konkurrencemæssig, økonomisk skade af betydning. Endelig har vi tillagt det betydning, at du i forbindelse med den gennemførte partshøring ikke har anført nogen argumenter eller oplysninger til støtte for, hvorfor de omhandlede oplysninger om priser og prisstrategier ikke skulle være forretningsfølsomme oplysninger, eller hvorfor videregivelse af dem ikke skulle medføre risiko for at påføre X negative økonomiske konsekvenser, således som X hævder. Samtidig er vi heller ikke selv ved vores undersøgelse og vurdering af sagen blevet bekendt med forhold, som afkræfter den i offentlighedslovens forarbejder angivne formodning for, at aktindsigt i oplysningerne vil medføre en nærliggende risiko for, at X vil lide skade af betydning. På det foreliggende samlede grundlag og under anvendelse af den nævnte formodningsregel må kommunen herefter fastholde, at vi med hjemmel i offentlighedslovens 30, nr. 2, ikke kan give aktindsigt i oplysningerne om priser og prisstrategier i de fremsendt dokumenter. Vi har derimod, jf. ekstraheringspligten i offentlighedslovens 34, givet aktindsigt i dokumenternes øvrige indhold. Vi har endelig vurderet, at vi efter princippet om meroffentlighed i offentlighedslovens 14, stk. 1, alligevel kan give hel eller delvis aktindsigt i de oplysninger, som efter ovenstående vurdering er omfattet af undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 30, nr. 2. Da dette imidlertid ville give køb på den beskyttelse af Xs forretningsfølsomme oplysninger, som følger af 30, nr. 2, og da en videregivelse parallelt hermed ville være i strid med kommunens tavshedspligt efter forvaltningslovens 27, stk. 1, nr. 2, finder vi ikke grundlag for at give meraktindsigt. Du har den 18. december 2015 telefonisk over for Statsforvaltningen oplyst, at du ønsker Hørsholm Kommunes afgørelse af 17. december 2015 indbragt for Statsforvaltningen. Hørsholm Kommune har den 22. december 2015 orienteret Statsforvaltningen om afgørelsen og redegjort således for sagsbehandlingen: Efter modtagelsen af Statsforvaltningens udtalelse af 16. oktober 2015 anmodede vi X (X) om en uddybende redegørelse for, hvorfor de omhandlede oplysninger, som blev undtaget fra aktindsigt ved vores første afgørelse af 6. marts 2015, efter Xs opfattelse er af forretningsfølsom karakter, således at det kan påføre X økonomisk skade af betydning at give aktindsigt i dem. X fremsendte en supplerende udtalelse herom dateret 5. november 2015 (vedhæftet). Den 9. november 2015 rykkede Z for en ny afgørelse i sagen. Vi svarede 11. november 2015, at sagen var genoptaget og under behandling. 5

6 Den 17. november 2015 fremsendte vi Xs supplerende udtalelse af 5. november til Z i partshøring. Z svarede på partshøringen ved mail af 18. november 2015 (refereret i vores nedenstående nye afgørelse). Jeg svarede ved mail af s.d. på denne mail (også refereret nedenfor) Ved mail af 25. november 2015 svarede Z på min mail af 18. november 2015 og bekræftede, at Z ikke havde indholdsmæssige bemærkninger til Xs udtalelse. Mailen, som også indeholder den ovenstående korrespondance tilbage til Zs mail af 9. november 2015, vedhæftes. Sideløbende med partshøringen af ansøger foretog vi efter modtagelsen af X s uddybende udtalelse en fornyet gennemgang og vurdering af aftaledokumenterne omfattet af aktindsigtsanmodningen og fremstillede et nyt sæt dokumenter med reducerede overstregninger. Vi meddelte herefter den 17. december 2015 nedenstående nye afgørelse. Forelagt Statsforvaltningens telefonnotat af 18. december 2015 har Hørsholm Kommune den 29. januar 2016 genvurderet afgørelsen og besluttet at fastholde det delvise afslag på aktindsigt med følgende begrundelse: Hørsholm Kommune har efter modtagelsen af klagen foretaget en fornyet gennemgang og vurdering af sagen, jf. offentlighedslovens 37, stk. 2, 2. pkt. Det er på baggrund heraf fortsat vores vurdering, at de foreliggende omstændigheder, som beskrevet i vores påklagede afgørelse af 17. december 2015, bestyrker den formodning, der gælder efter forarbejderne til offentlighedslovens 30, nr. 2, for, at aktindsigt i de omhandlede forretningsfølsomme oplysninger vil medføre en nærliggende risiko for, at X vil lide skade af betydning. Vi ønsker derfor at fastholde vores afgørelse. Statsforvaltningen har den 17. juni 2016 telefonisk gjort Hørsholm Kommune opmærksom på, at der i en af kommunens kontrakter var undtaget oplysninger vedrørende klokkeslet og navne på medarbejdere, på trods af at Aarhus Kommunes afgørelse af 17. december 2015 angiver, at der er givet aktindsigt i disse oplysninger. Efterfølgende har Hørsholm Kommune ved af 20. juni 2016 sendt dig de pågældende oplysninger og beklaget fejlen. Da Hørsholm Kommune herefter ikke kan antages at have haft til hensigt at undtage disse oplysninger fra aktindsigt i strid med offentlighedsloven, men efter det oplyste har overstreget dem ved en fejl, og da der er rettet op på fejlen, foretager Statsforvaltningen ikke yderligere i relation hertil. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. 6

7 Det tilsyn, som Statsforvaltningen udøver over for en kommune, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt kommunen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Med udtrykket retsgrundlag menes i denne forbindelse offentligretlig lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningen kan derfor ikke tage stilling til spørgsmål vedrørende skønsudøvelsen, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der følger af den offentligretlige lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) finder efter lovens 2 anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det fremgår af offentlighedslovens 7, stk. 1, og stk. 2, at enhver med de undtagelser, der er nævnt i 19-35, kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Følgende fremgår af offentlighedslovens 30, nr. 2: 30. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) [ ] 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan (2014), side 521, er der anført følgende om bestemmelsen: Den beskyttelsesinteresse, der ligger bag 30, nr. 2, er ikke fremhævet i bestemmelsens forarbejder, men det må lægges til grund, at sigtet med bestemmelsen er at beskytte hensynet til erhvervsmæssige (økonomiske) interesser, og således navnlig undtage oplysninger, der af andre virksomheder mv. kan udnyttes i konkurrencemæssigt øjemed (navnlig forretningshemmeligheder). Følgende fremgår af bemærkningerne til 30, nr. 2, i lovforslag L 144 af 7. februar 2013 om offentlighedsloven: Bestemmelsen i nr. 2 er enslydende med den gældende lovs 12, stk. 1, nr. 2. Bestemmelsen forudsætter - i modsætning til nr. 1 - at forvaltningsmyndigheden foretager en konkret vurdering, der falder i to led. Myndigheden skal først tage stilling til, hvorvidt der er tale om oplysninger vedrørende forretningsforhold m.v. Er det tilfældet, skal myndigheden dernæst foretage en vurdering af, om aktindsigt i disse oplysninger må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der typisk af konkurrencemæssige grunde - påføres den pågældende person eller virksomhed navnlig økonomisk skade af nogen betydning. 7

8 Der vil i forhold til oplysninger, der er omfattet af nr. 2, gælde en klar formodning for, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden eller den person, oplysningerne angår, vil lide skade af betydning. Forvaltningsmyndighederne bør dog - som hidtil - indhente en udtalelse fra den, oplysningerne angår, for at få belyst risikoen for, at en udlevering af oplysninger om forretningsforhold m.v. vil medføre den nævnte risiko for økonomisk skade. Drifts- og forretningsforhold vil således kun kunne undtages fra aktindsigt med henvisning til 30, nr. 2, efter at der er foretaget en konkret vurdering af, om aktindsigt må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der påføres den pågældende virksomhed skade, navnlig et økonomisk tab af nogen betydning. I de tilfælde, hvor myndigheden har indhentet en udtalelse fra vedkommende virksomhed, og hvor virksomheden giver udtryk for, at en udlevering vil påføre konkrete skadevirkninger for virksomhedens økonomi, og begrunder dette, må den nævnte formodningsregel indebære, at myndigheden normalt ikke behøver yderligere dokumentation for, at betingelserne for at begrænse aktindsigten efter 30, nr. 2 er opfyldt, jf. Offentlighedslovens med kommentarer, side 530. Formodningsreglen ændrer dog ikke ved, at myndigheden fortsat skal foretage en konkret vurdering af, om udlevering vil indebære nærliggende risiko for, at der påføres virksomheden navnlig et økonomisk tab af nogen betydning. Det fremgår af Betænkning om offentlighedsloven (betænkning nr. 1510/2009), side 653, at kravet om, at risikoen for skade skal være nærliggende, indebærer, at myndigheden må foretage en konkretisering af, hvilke økonomiske skadevirkninger for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, der er tale om. Det skal fremgå, hvorledes det økonomiske tab vil eller kan indtræde som en følgevirkning af, at begæringen om aktindsigt imødekommes. Det er ikke tilstrækkeligt at henvise til undtagelsesbestemmelsens ordlyd, til konkurrencemæssige grunde eller tilsvarende angivelse af beskyttelsesbehovet, jf. FOB 1993, side 294 (302) og FOB 2001, side 281. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at de undtagne oplysninger i kontrakterne er oplysninger om X drifts- og forretningsforhold, der er omfattet af offentlighedslovens 30, nr. 2. Statsforvaltningen har endvidere under hensyn til oplysningernes karakter konkret vurderet, at disse er undtaget fra retten til aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 30, nr. 2. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at der er tale om oplysninger om X konkrete prissætning og interne prisopbygning, herunder oplysninger om faste priser, tillæg, gebyrer og fordelingsprocenter i relation til faste og variable priser i kombination med specifikke beskrivelser af kontraktvilkår og metoder for prisoptimering, risikostyring, prissikring, afregning, prisregulering og beregning af tillæg. Hertil kommer, at den konkrete sammensætning af disse elementer, efter det af X oplyste, er udtryk for et udarbejdet forretningskoncept, som er en i konkurrencemæssigt henseende afgørende del af firmaets produkt, og at elmarkedet efter det oplyste er kendetegnet ved hård konkurrence og lave marginer. X har anført, at en offentliggørelse af de pågældende oplysninger vil give konkurrenter indblik i firmaets forretningskoncept, og at de potentielle skadevirkninger heraf for firmaets forretningsvirksomhed potentielt kan vurderes til et tocifret millionbeløb. Statsforvaltningen er således enig med Hørsholm Kommune i, at de fra retten til aktindsigt undtagne oplysninger, hvis de offentliggøres, må antages at kunne udnyttes kommercielt af virksomheder, der er i direkte konkurrence med X, hvilket må antages at kunne indebære en nærliggende risiko for, at X konkurrenceevne skades med økonomiske tab til følge. 8

9 Det er på ovennævnte baggrund Statsforvaltningens opfattelse, at Hørsholm Kommune har været berettiget til at undtage de pågældende oplysninger, idet der gælder en formodning for, at en udlevering af oplysninger af den omhandlede karakter vil indebære en nærliggende risiko for, at X vil lide økonomisk skade af betydning. Statsforvaltningen finder anledning til at bemærke, at det er Statsforvaltningens opfattelse, at bestemmelsen i offentlighedslovens 36, stk. 2, om, at en anmodning om aktindsigt skal besvares snarest og som udgangspunkt inden for syv arbejdsdage, finder anvendelse i forbindelse med en myndigheds genoptagelse af sagsbehandlingen af en aktindsigtsanmodning. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at en myndigheds genoptagelse af en aktindsigtssags behandling må svare til behandling af en ny anmodning om aktindsigt, hvorfor sagsbehandlingsfristen i offentlighedslovens 36, stk. 2, på ny skal overholdes. Efter bestemmelsen i 36, stk. 2, 2. pkt., kan for eksempel en sags omfang eller kompleksitet undtagelsesvis begrunde en udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning. Det fremgår af de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at med udtrykket snarest er det tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Dette indebærer, at vedkommende myndighed skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen. I de tilfælde, hvor sagens omfang eller kompleksitet kan begrunde en fristoverskridelse, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage. I helt særlig tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser for eksempel juridiske spørgsmål af meget kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage. Det kan for eksempel være tilfældet, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed behandler. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 640 f., er det om bestemmelsen anført, at udtrykket sagens kompleksitet ud over de juriske spørgsmål, som en aktindsigtsanmodning kan rejse, og som den behandlende myndighed selv forsøger at få afklaret, blandt andet sigtes til de tilfælde, hvor der kan være grund til at høre personer eller private virksomheder, hvis interesser kan være til hinder for, at anmodningen imødekommes. Det forudsættes, at en myndighed fastsætter en kort høringsfrist, der tager behørigt hensyn til, at aktindsigtsanmodningen så vidt muligt skal færdigbehandles inden for rimelig tid. I pkt i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven er det om udtrykket syv arbejdsdage anført, at lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen. Hvis en kommune vælger at holde lukket en bestemt hverdag, indgår den pågældende dag derimod i fristberegningen. Såfremt en anmodning om aktindsigt undtagelsesvis ikke kan færdigbehandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af offentlighedslovens 36, stk. 2, 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. 9

10 Underretningen skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. Der henvises til Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 647. Hørsholm Kommune har ikke i den konkrete sag færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen af vores udtalelse af 16. oktober 2015, og kommunen har heller ikke underrettet dig om udsættelsen, grunden herfor eller hvornår anmodningen kunne forventes færdigbehandlet, inden fristens udløb, jf. offentlighedslovens 36, stk. 2. Statsforvaltningen bemærker, at Hørsholm Kommune først den 18. november 2015 har underrettet dig om grunden for udsættelsen, og at kommunen i den forbindelse ikke nærmere har angivet, hvornår der kunne forventes at foreligge en afgørelse. Efter en samlet vurdering er det Statsforvaltningens opfattelse, at den tid, der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodning, ikke ligger inden for lovens rammer. Statsforvaltningen har i den forbindelse lagt vægt på, at sagsbehandlingen af sager om aktindsigt skal prioriteres højt, at din aktindsigtsanmodning omfatter et begrænset antal dokumenter, at det ikke fremgår af Hørsholms Kommunes udtalelse af 22. december 2015, at sagen har rejst juridiske spørgsmål af meget kompliceret karakter i kommunen, og at kommunen ved høring af en 3. part i aktindsigtssager forudsættes at sætte en kort frist for bemærkninger. Statsforvaltningen har endvidere lagt vægt på, at Hørsholm Kommune har modtaget vores udtalelse, som må forstås som en ny anmodning om aktindsigt, den 16. oktober 2015, og at kommunen først har færdigbehandlet anmodningen den 17. december Da Statsforvaltningen forudsætter, at Hørsholm Kommune fremadrettet vil overholde offentlighedslovens sagsbehandlingsregler, foretager Statsforvaltningen efter omstændighederne ikke yderligere i sagen. Hørsholm Kommune er orienteret om Statsforvaltningens udtalelse ved kopi af dette brev. Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Med venlig hilsen Eva Sonne Fuldmægtig 10