ACTIVE WORKFLOW. Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Dynamics NAV. Optimeret økonomistyring. Tidsbesparende bilagssøgning og godkendelse

Transkript

1 1 Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Dynamics NAV Optimeret økonomistyring Tidsbesparende bilagssøgning og godkendelse Minimering af fejl og automatiseret opfølgning Scanning og behandling af bilag i Microsoft Dynamics NAV

2 2 DOKUMENTHÅNDTERING I Active WorkFlow er et modul til Microsoft Dynamics NAV, der medvirker til at alle bilag nu kan scannes og behandles i Microsoft Dynamics NAV. Ved investering i kommer du lidt nærmere det papirløse kontor! Her er nogle eksempler på, hvorfor Active WorkFlow er en god idé: Centralisering Active WorkFlow kan samle al fakturabehandling i Microsoft Dynamics NAVs kreditorsystem. Enkel tilgang Alle købsbilag gemmes i Microsoft Dynamics NAV, så de ikke forsvinder i intern post og altid kan vises og godkendes direkte i Microsoft Dynamics NAV. Fleksibillitet Fakturagodkendelse kan gennemføres via webbaseret intranetløsning, så medarbejdere på andre lokationer kan deltage i Active WorkFlow. Nem indstigning Active WorkFlow er udviklet til Microsoft Dynamics NAV og er nemt at implementere og komme i gang med for eksisterende brugere. Enkel integration Total integration med Microsoft Dynamics NAV er mulig uden særskilt investering i yderligere hardware, hvis du i forvejen har en scanner. Ovennævnte eksempler tager afsæt i bilagsbehandling af købsfakturaer, men Active Workflow kan også anvendes til håndtering af følge- og retursedler, reklamationsrapporter og andre bilag der i dag eksisterer i virksomheden. Det papirløse kontor Ved investering i Active WorkFlow kommer du lidt nærmere det papirløse kontor! 3

3 4 FJERN OVEFLØDIGE RUTINER OG SPAR OMKOSTNINGER Active Business Solutions kan hjælpe med en nærmere belysning af hvilke fordele din virksomhed kan få mest ud af ved Active WorkFlow, men her er de mest indlysende: Struktureret arkivering Arkivering af indscannede dokumenter direkte i Microsoft Dynamics NAV med mulighed for OCR scanning og forregistrering af købsbilag. Fjerner fejlmuligheder Godkendelsesprocedurerne omkring bilag systematiseres, så fejl og forsinkelser undgås. Automatisk opfølgning Automatisk styring af bilagsgodkendelse med indbygget rykning via til godkender, der ikke overholder tidsfristen. Fordele Udover de indlysende fordele kan Active Business Solutions belyse hvilke fordele din virksomhed kan få mest ud af ved Active WorkFlow. Indbygget interaktivitet Styring af informationsindsamling til det enkelte bilag direkte i Microsoft Dynamics NAV. Det er muligt at opsætte de informationer, du ønsker brugerne skal svare på, når de godkender bilag. Elektronisk arkivering Fra alle poster kan du se det indscannede bilag direkte i Microsoft Dynamics NAV. Der er således ikke længere nogen grund til at hente mapperne frem! Tidsbesparende funktion Ved købsbilag kan de indsamlede oplysninger fra OCR og fra bilagsgodkender anvendes til automatisk at danne købsfakturaer i Microsoft Dynamics NAV, hvilket sparer tid til genindtastning og eliminerer fejl. 5

4 6 7 EKSEMPEL PÅ : KØBSFAKTURA Indlæsning af dokumenter i Microsoft Dynamics NAV Den scannede købsfaktura indlæses i Microsoft Dynamics NAV, hvorefter bogholderiet gennemgår dokumenterne og tilføjer bemærkninger. Herefter videresendes dokumentet til kontering, godkendelse og efterfølgende bogføring. Når bogholderiet har ekspederet købsfakturaen, kan købfakturaoversigten bruges til at få et overblik over hvert dokument og dets placering i workflowet. Det er naturligvis muligt at sortere dokumenterne efter forfaldsdato og beløb. Godkendelse Bogholderiet kan nu sende dokumenterne til en godkender eller til hele grupper, der har brug for at se fakturaen. Der er indbygget et valideringssystem, der sikrer et korrekt workflow efter godkendelsen. Hver godkender har mulighed for at se det indscannede bilag i Microsoft Dynamics NAV og herefter godkende og kontere. Konteringen kan også foregå centralt. Herefter sendes dokumentet automatisk videre til bogføring eller endelig kontering.

5 8 Webinterface 9 Opfølgning Godkendelsen kan også foregå via et webinterface, der kan leveres med Active WorkFlow. Overblik Fra s dokumentkladde i Microsoft Dynamics NAV kan bogholderiet altid se præcist hvilke dokumenter, der er hos hvem, og hvor langt de er kommet i godkendelsesforløbet. Et godt workflow kræver også et effektivt opfølgningssystem. Active WorkFlow udsender automatisk en til de godkendere, der ikke har overholdt den fastsatte tidsfrist. Bogholderiet har altid det fulde overblik i Microsoft Dynamics NAV.

6 10 ACTIVE BUSINESS SOLUTIONS MODULER Active WorkFlow kan udbygges eller tilpasses, så workflowet afstemmes efter din virksomheds individuelle behov. Active WorkFlow grundmodul Med dette modul kan du indlæse scannede bilag og selv påsætte dem købsfakturaer eller ordrer, så de fremover kan ses direkte i Microsoft Dynamics NAV. Active WorkFlow OCR Med dette modul kan du opsætte skabeloner, så du automatisk kan hente informationer til bogføring fra det scannede bilag. Active WorkFlow Distribution Med dette modul kan du opsætte og distribuere dokumenterne til godkendelse via intranet/internet. Du kan anvende de modtagne oplysninger til at danne købsbilag i Microsoft Dynamics NAV. Du kan anvende forregistrering. Få mere at vide om hvad Active WorkFlow kan gøre for din virksomhed ved at kontakte administrerende direktør Jesper Messerschmidt på telefon Active Business Solutions leverer løsninger af høj kvalitet inden for projektledelse, support, konsulentassistance og udvikling inden for Microsoft Business Solutions NAV og relaterede systemer. Vi tilbyder dig løsninger med reel merværdi og nogle af markedets dygtigste eksperter inden for forretningsudvikling, analyse, udvikling, systemintegration og ikke mindst implementering. Mange års erfaring har gjort Active Business Solutions til specialister i analyse, udvikling, systemintegration og implementering af Microsoft Dynamics NAVprodukter. 11

7 12 Produktblad Active Business Solutions A/S København Skjulhøj Allé 2 DK-2720 Vanløse Tlf Oslo Vollsveien 13D N Lysaker Telefon: